RESUME

PERSPEKTIF MANAJEMEN PENGETAHUAN INFORMASI, KOMUNIKASI,

PENDIDIKAN DAN PERPUSTAKAAN

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Knowledge Management

Penyusun :

Adiza Fatin Haikal 1201110234

MANAJEMEN BISNIS TELEKOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2014

BAB 1 MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PERSPEKTIF

Dalam konteks sistem informasi dan sudut pandang analisis sistem informasi, konsep-konsep

pengetahuan (knowledge) bedanya dengan ilmu pengetahuan (science) diuraikan secara umum

sebagai berikut :

- Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, keterampilan,

pemahaman atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses

belajar atau bahkan keahlian yang diperoleh melalui usaha dan bakat tertentu seseorang.

- Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan (explicit knowledge) dan pengetahuan tacit

(tacit knowledge). Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka,

disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi dan buku petunjuk. Bentuk pengetahuan ini

sudah terdokumentasikan atau terformalisasikan, mudah disimpan, diperbanyak,

disebarluaskan dan dipelajari. Contoh : buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.

Seentara itu, pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformalisasikan

sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain. Kira-kira masih dalam batin

seseorang, ide dan pendapat yang bisa muncul, namun sulit diukur, misalnya ide kreatif

yang dikemukakan secara lisan, bentuknya bisa jadi berupa gagasan, persepsi, cara

berpikir, wawasan, keahlian atau kemahiran dan sebagainya.

Manajemen adalah seni mengelola sumber daya yang tersedia, misalnya orang, barang, uang,

pikiran, ide, data, informasi, infrastruktur dan sumber daya lain yang ada didalam kekuasaannya

untuk dimanfaatkan secara maksimal guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Manajemen pengetahuan adalah mengimplementasikan teknologi secara optimal di dalam

perusahaan dengan tujuan meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam

mencari keuntungan yang lebih baik, lebih berkualitas dan akhirnya lebih kompetitif, terutama

jika dibandingkan dengan organisasi sejenis. Sedangkan menurut Hendrik dalm Ilmu

Komputer.com (2003), diakses tanggal 10 Juli 2009, memberikan konsep bahwa Knowledge

Management (KM) adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisasi, memimpin dan

mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan

analisis dari macam-macam sumber yang kompeten. Paham lainnya yang bersumber dari dunia

maya seperti dilansir oleh www.km-forum.org (diakses tanggal 15 Juli 2009), Knowledge

Management adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang

atau organisasi dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang

akan datang.

BAB 2 TEORI-TEORI DALAM PRAKTIK MANAJEMEN PENGETAHUAN BAGIAN

PERTAMA

Pengetahuan tacit dan eksplisit tidak bisa dipisahkan satu sama lain, mereka saling melengkapi,

berinteraksi dalam lingkungan hubungan antar manusia dan disebut konversi pengetahuan.

Menurut Nonaka (Hildreth, P.J. & Kimble, C., 2002), konversi ini terdiri atas empat tahap, yakni

: socialization, externalization, combination and internalization.

Pertama, sosialisasi (socialization), maksudnya adalah transfer pengetahuan tacit diantara

individu melalui observasi, peniruan, persepsi komunikasi dan praktik. Kedua, eksternalisasi

(externalization), yakni jenis pengetahuan yang dipicu oleh dialog atau refleksi kolektif dan

sering lahir atas dasar analogi dan metaphor yang menerjemahkan pengetahuan tacit ke dalam

prosedur dan dokumen, termasuk melalui proses komunikasi bermedia. Sementara itu yang

ketiga adalah kombinasi (combination) yang merupakan rekonfigurasi pengetahuan eksplisit

dengan cara menyortir, mengklasifikasikan dan memengembangkan semuanya melalui

organisasi. Keempat, internalisasi (internalization), yakni proses menerjemahkan pengetahuan

eksplisit ke dalam pengetahuan tacit secara individual. Contohnya antara lain adalah penerapan

melalui pengamatan, membaca dokumen, dan olah pikir untuk pembelajaran.

Kemudian dalam penerapan di organisasi tentu pengetahuan tidak dapat disebarkan tanpa

melalui proses sharing. Menurut David Gurteen Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan

dalah suatu konsep yang menggambarkan kondisi interaksi antar orang, bisa dua orang atau

lebih, dalam bentuk proses komunikasi yang bertujuan untuk peningkatan dan pengembangan

diri setiap anggotanya.

Di lingkungan organisasi atau perusahaan, praktik-praktik knowledge sharing secara lebih formal

banyak dilakukan, baik oleh jajaran pimpinan maupun oleh sekelompok orang dalam organisasi

yang bersangkutan, seperti kegiatan rapat anggota, rapat pimpinan dan sebagainya. Namun

kegiatan knowledge sharing tidak selalu dalam bentuk kegiatan formal, pada saat santai pun

proses knowledge sharing bisa terjadi seperti kegiatan diskusi, dialog maupun konsultasi di kafe

ketika istirahat makan siang dan di sore hari ketika selesai bekerja.

Dalam buku Knowledge Management in Asia, Experience and Lessons, (2008) : Overview of KM

Theory and Practice, dikatakan bahwa pengetahuan umumnya dipahami sebagai kapasitor aksi

yang efektif, termasuk informasi yang bermanfaat bagi aksi yang efektif pula. Di buku tersebut

dijelaskan bahwa suatu aksi dikatakan efektif jika hasilnya berdekatan dengan keinginan

organisasi dan perorangan. Keinginan yang dimaksud disini adalah nilai pasar bagi organisasi

bisnis dan nilai pelanggan bagi organisasi jasa.

Terkait dengan dengan model atau teori KM ini, ada beberapa tips yang bisa diambil oleh

organisasi bisnis dan jasa sebagai berikut:

- Manajemen Pengetahuan akan sangat baik jika diplikasikan dalam proses bisnis inti yang

merujuk kepada materi atau jasa pokok yang dijadikan ciri organisasi atau perusahaan

yang dimaksud, contohnya indutri jasa, industri asuransi dan industry perbankan.

- Operasionalisasi yang baik bisa meningkatkan produktivitas proses bisnis.

- Tanyakan kepada kita, apakah kita sudah benar dalam menentukan arah dan kinerja kita?

Arah organisasi atau visi misi organisasi harus jelas, misalnya dalam lima tahun

mendatang, organisasi akan menjadi seperti apa.

- Gunakan istilah work process pada organisasi jasa dan sosial.

- Penyatuan manajemen pengetahuan ke dalam sasaran-sasaran proyek, dicapai melalui

penyusunan kerangka kerja yang logis.

BAB 3 TEORI-TEORI DALAM PRAKTIK MANAJEMEN PENGETAHUAN BAGIAN

KEDUA

Dalam manajemen pengetahuan terdapat 2 pandangan tentang pengetahuan tacit, antara lain :

a. Pandangan Konstruktivisme tentang pengetahuan tacit

Kontruktivisme sendiri didefinisikan sebagai pembelajaran yang bersifat generatif, yaitu

tindakan mencipta atau membangun sesuatu makna dari apa yang dipelajari.

Kontruktivisme mempunyai beberapa konsep umum seperti :

- Pengetahuan bersifat subjektif, artinya pengetahuan itu tidak ada yang mutlak

kebenarannya, sebab semua itu disusun oleh orang dengan segala sifat perbedaan dan

keunikannya

- Belajar adalah penyusunan pengetahuan dari pengalaman yang konkret, aktivitas

kolaboratif dan refleksi serta interpretasi yang dibangun oleh individu.

- Sang pembelajar akan memiliki pemahaman yang berbeda terhadap pengetahuan dan

akan tergantung pada pengalamannya selama ini.

- Sang pembelajar harus bebas dari segala tekanan, pilihan atau faktor lain yang datang

dari luar dirinya.

- Sajian konten pembelajaran harus menitikberatkan pda penggunaan pengetahuan secara

bermakna dan mengikuti aturan urutan secara logis.

- Sajian pembelajaran lebih banyak diarahkan untuk menjawab pertanyaan dan membahas

permasalahan yang datang dari sang pembelajar.

- Seseorang membina pengetahuan dirinya secara aktif dengan cara membandingkan

informasi baru dengan pemahamannya yang sudah ada.

b. Pandangan objektivis tentang pengetahuan tacit

Pengetahuan tacit menurut paham objektivis meliputi hal-hal berikut :

1. Pengetahuan seseorang itu unik, independen dan tidak semuanya bisa di

kodifikasikan atau diungkapkan menjadi pengetahuan eksplisit.

2. Pengetahuan tacit erat kaitannya dengan tindakan orang tersebut dalam mencapai

nilai-nilainya.

3. Jenis pengetahuan tacit ini akan muncul dengan sedikit sekali atau tidak ada bantuan

dari pihak lain.

4. Pada kasus di lapangan, terutama di dunia pendidikan, pengetahuan tacit muncul

dalam forum-forum komunikasi kelompok yang biasanya secara spontan dan bukan

akibat dari dukungan orang lain.

BAB 4 MANAJEMEN PENGETAHUAN DAN MANAJEMEN INFORMASI

Pengetahuan dan informasi memiliki makna yang berbeda meskipun sering dikaitkan dan sangat

sulit untuk dikemukakan secara naratif. Pengetahuan lebih merupakan hasil dari pengalaman

seseorang, sedangkan informasi cenderung berupa rekaman pengalaman seseorang atau bisa juga

dikatakan informasi sebagai pemberitaan dari proses dan hasil pengalaman tadi.

Manajemen pengetahuan bertujuan untuk efektifitas dan efisiensi organisasi dengan modal

intelektual sebagai basisnya, baik intelektual yang berkarakter tacit, eksplisit, ataupun implisit.

Sedangkan Manajemen informasi cenderung mengelola sumber daya intelektual yang cenderung

bersifat eksplisit. Kemudian manajemen pengetahuan lebih tampak dalam sifat pengelolaan

komunikasi dan informasi ‘lisan’, sedangkan manajemen informasi lebih tampak dalam

pengelolaan komunikasi dan informasi terekam dan tertulis.

Perbedaan antara informasi dan pengetahuan, termasuk sifat dan teknik pengelolaannya :

Informasi Pengetahuan

Bersifat eksplisit Bersifat tersembunyi, cenderung bersifat tacit

Mudah dikodifikasikan Sulit dikodifikasikan

Mudah ditransfer Sulit di transfer kepada orang lain

Mudah digandakan melalui pengkopian

elektronik

Sulit digandankan menggunakan media

Mudah disimpan dalam beragam media Sulit disimpan dalam media karena adanya melekat pada orang

Mudah diklasifisikan Sulit diklasifikasikan karena sifat pengetahuan ini melekat pada orang

Pengubahan ke dalam beragam media tidak mengurangi konten aslinya

Pengubahan ke dalam media bisa mengurangi konten aslinya

BAB 5 MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI

Manajemen sumber daya informasi berkenaan dengan pengelolaan data dan informasi yang

meliputi manajemen sumber-sumber informasi seperti hardware computer, software,

komunikasi, database internal dan eksternal, perencanaan dan review, juga meliputi integras i atas

semua sumber daya dimaksud guna mendukung pengelolaan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian, manajemen sumber daya informasi bertugas pada tataran kebijakan

manajemen, seperti terimplementasikan dalam fungsi-fungsi manajemen.

BAB 6 MANAJEMEN PENGETAHUAN, TIPE KEPEMIMPINAN, DAN PEMBELAJARAN

ORGANISASI

Menurut seorang ahli psikologi pendidikan bernama Johann Friedrich Herbart , pembelajaran

dalam organisasi ada 5 langkah atau tahapan, yakni :

1. Persiapan (preparation)

2. Penyajian (presentation)

3. Pembandingan dan abstraksi

4. Generalisasi

5. Aplikasi

Watkins dan Marsick (1993,1999), dalam Davis (2005) mengemukakan bahwa terdapat tujuh

dimensi dalam pembelajaran organisasi, sebagai berikut :

- Menciptakan kesempatan belajar secara berkesinambungan kepada seluruh karyawan

- Meningkatkan upaya penemuan dan dialog

- Memberi semangat terhadap pembelajaran tim dan kolaborasi

- Membangun sistem untuk menangkap, menguasai dan membagi pembelajaran secara

individual, kolektif dan tim yang dibingkai dalam sistem organisasi belajar yang

terencana dan berkesinambungan

- Memberdayakan orang-orang terhadap visi kolektif

- Menghubungkan organisasi dengan lingkungannya

- Memberikan kepemimpinan strategic untuk pembelajaran bersama dan personal.

Seiring berjalannya proses pembelajaran dalam organisasi, terdapat tipe-tipe kepemimpinan yang

bisa muncul pada suatu organisasi. Menurut Miftah Toha (2003), tipe kepemimpinan atau gaya

kepemimpinan merupakan norma perilaku yang digunakan oleh seseorang pada saat orang

tersebut mencoba mempengaruhi perilaku orang lain. Beberapa gaya atau tipe kepemimpinan

yang selama ini dikenal, antara lain : otokrasi, demokrasi dan laissez-faire.

BAB 7 PEMBELAJARAN ORGANISASI DAN KNOWLEDGE SHARING

Dalam proses pembelajaran organisasi tentu terdapat pengetahuan yang dibagikan kepada orang

lain atau biasa disebut dengan knowledge sharing. Namun, perlu diketahui dan diingatkan

kembali bahwa jenis pengetahuan yang di-share itu adalah jenis pengetahuan yang memiliki

kebenaran didalamnya. Kebenaran yang dimaksud adalah kebenaran yang memiliki ciri-ciri

tertentu yang bersifat kontekstual dan yang selama ini dikenali, yakni Kebenaran sesuai dengan

realita, Kebenaran atas dasar keteguhan, kebenaran atas dasar otoritas, kebenaran atas dasar

klenik, kebenaran atas dasar intuisi, kebenaran atas dasar revelasi, kebenaran atas dasar

anggapan umum (common sense), kebenaran atas dasar ilmu (kebenaran ilmiah), dan kebenaran

atas dasar agama.

Ada beberapa alasan yang dikemukakan oleh Skyrme, David (2002), tentang adanya praktik-

praktik knowledge sharing dilakukan atau tidak dalam organisasi, adalah sebagai berikut :

- Pengetahuan adalah kekuatan

- Adanya sindrom

- Tidak jelasnya kegunaan jenis pengetahuan tertentu bagi pihak lain

- Kurangnya kepercayaan

- Kurang waktu

- Merasa ahli dibidangnya

- Karakter individualistic kurangnya peralatan untuk mengakses pengetahuan

- Teknologi tidak memadai

- Kompetisi internal

- Kepemimpinan otoriter

BAB 8 KNOWLEDGE SHARING DAN TACIT KNOWLEDGE

Tacit Knowledge adalah sebuah konsep yang menggambarkan jenis pengetahuan yang dimiliki

seseorang yang bersifat khas yang berarti pengetahuan tersirat atau pengetahuan yang masih

dalam bentuk ide pada diri seseorang dan belum dikodifikasikan, belum diartikulasikan dan

bahkan belum didokumentasikan. Ketika seseorang atau organisasi akan melakukan knowledge

sharing maka otomatis pengetahuan yang telah dimiliki dalam pikiran harus dituangkan,

diungkapkan dan didokumentasikan untuk menjadi pengetahuan yang nyata dan dapat di

sampaikan kepada orang lain. Dibawah ini terdapat beberapa contoh kegiatan sehari-hari yang

menggambarkan adanya proses knowledge sharing yang melibatkan tacit knowledge , yakni :

- Pada saat istirahat makan siang ; kita sering ‘ngobrol’ dengan sejawat,bawahan atau

atasan atau mungkin kenalan baru, ketika sedang acara makan siang.

- Komunikasi informal ; ketika sehabis rapat formal atau sehabis memberikan sajian materi

diskusi atau ketika sedang berada pada situasi tidak resmi seperti di kereta, bandara atau

tempat sejenis lainnya.

- Observasi

- Konsultasi

- Presentasi ilmiah

- Diskusi kelompok

- Rapat pimpinan terbatas

- Rapat pleno

- Laporan lisan

- Teleconference

- Virtual meeting

- Media interactive learning

- Saat kegiatan instruksional

- Penelusuran informal manual

- Penelusuran informasi elektronik

- Penelusuran informasi secara online

BAB 9 MANAJEMEN PENGETAHUAN DAN PEMBELAJARAN VIRTUAL (E-LEARNING)

Pembelajaran virtual berarti pembelajaran yang terjadi pada diri seseorang atau sekelompok

orang sebagai akibat dari terimplementasikannya fungsi-fungsi teknologi informasi khususnya

internet dalam proses pembelajarannya. Orang mendapat pembelajarannya lewat beragam

kehadiran media pembelajaran, utamanya yang bersifat elektronik dan lebih khusus lagi

teknologi internet dengan segala asesorinya.

BAB 10 MANAJEMEN PENGETAHUAN DAN ORGANISASI PERPUSTAKAAN

Manajemen perpustakaan berarti seni dan teknik mengorganisasikan semua sumber daya yang

ada di perpustakaan , yang meliputi informasi dan sumber-sumber informasi, baik dalam bentuk

tercetak maupun dalam bentuk noncetak dengan tujuan untuk pemanfaatan secara optimal bagi

penggunanya. Untuk menampung dan menyebarkan informasi secara merata melalui sumber-

sumber cetak dan non cetak ini dilakukan penyebaran perpustakaan di beberapa tempat dan

daerah seperti perpustakaan di sekolah-sekolah dasar, perpustakaan di SMP tiap daerah,

perpustakaan di SMA tiap daerah, perpustakaan di setiap perguruan tinggi serta perpustakaan di

kantor-kantor maupun tempat umum.