1

USAHA –USAHA MEMINIMALISIR HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI SECARA

EFEKTIF DAN EFISIEN DALAM PENCAPAIAN TUJUAN BERSAMA

BAB IPENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Dalam menjalin relasi dengan orang lain yang ada di dalam ataupun diluar organisasi, kita membutuhkan komunikasi dalam mencapai keinginan individu atau tujuan bersama, sebagaimana dikemukakan oleh Katherine Miler “ Organizational communication, broadly speaking is : people working together to achieve individual or collective goal ”. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profesi (keahlian)1.

Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara manajer atau supervisor dengan karyawan atau di antara karyawan itu sendiri adalah adanya miskomunikasi yang terjadi sehingga apabila hal tersebut dibiarkan akan membuat proses penyampaian program yang berisi pesan dari manajer kepada bawahan akan membuat pelaksana terdepan tidak dapat melaksanakan tujuan atau cita-cita yang telah disepakati bersama.

Selain berfungsi memperlancar dan mengarahkan pekerjaan menuju tujuan yang ditetapkan organisasi. Komunikasi juga merupakan sarana mengevaluasi dan memperoleh informasi keluhan bawahan dalam melaksanakan tugasnya sehingga manajer dapat memiliki keputusan yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Menurut Wilbur Schramm, seorang ahli komunikasi dalam karyanya communication research in the USA. Komunikasi akan berhasil apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator sesuai dengan kerangka acuan [frame of reference) paduan pengalaman dan pengertian [collection of experiences and meanings] yang pernah diperoleh komunikan2..

Untuk bisa berkomunikasi dengan baik dibutuhkan tidak hanya bakat, tapi terutama kemauan untuk melakukan proses belajar yang kontinu. Keterampilan berkomunikasi yang baik meliputi kemampuan dasar untuk mengirim dan menguraikan pesan secara akurat dan efektif untuk memperlancar pertemuan, untuk memahami cara terbaik dalam penyebaran informasi dalam sebuah organisasi, serta untuk memahami makna simbolis tindakan-tindakan seseorang sebagai manajer. Walaupun demikian, terlalu sering kita melakukan pendekatan dengan suatu pertukaran tanpa mempertimbangkan bagaimana pihak lain bereaksi. Pesan yang kita sampaikan seringkali terlalu berorientasi kepada diri sendiri, sehingga apa yang terjadi dengan pihak lain menjadi sesuatu yang terabaikan.

1. Gergen, Kenneth and Tojo Joseph. . "Psychological Science in a Postmodern Context. " Hal. 803-804. Oktober 2001

2. Pace R. Wayne and Faules, Don F, “Komunikasi Organisasi” ,Hal.106, ROSDA, Bandung 2000

2

2. Rumusan Permasalahan

Simbol-simbol bahasa yang digunakan dalam suatu pesan dapat berwujud verbal maupun nonverbal. Pesan verbal merupakan pesan yang diucapkan oleh pengirim, sedangkan pesan nonverbal dapat berupa gerak-gerik atau sikap dari si pengirim pesan. Komunikasi sering menemukan kegagalan apabila terjadi ketidaksesuaian antara pesan verbal yang disampaikan dengan pesan nonverbal yang tampak Meskipun pembicara kadang-kadang telah berusaha mengubah perilakunya untuk menciptakan suatu ekspresi tertentu pada pendengarnya, akan tetapi perilaku nonverbal secara umum ternyata sulit untuk diatur3. Sebagai contoh, kebohongan seseorang dapat diamati dari cara dia berperilaku pada saat dia mengatakan kebohongan itu. Ketika seorang pembicara berkata satu hal dan bahasa tubuhnya mengatakan yang lain, kita akan mengakui keakuratan bahasa nonverbal. Komunikasi yang efektif ditentukan oleh tingkat penerimaan dan pemahaman terhadap arti pesan yang diharapkan.

Ada beberapa bagian dalam proses ini yang dapat mengganggu kelancaran berkomunikasi. Sebagai contoh, penerima mungkin tidak mengerti simbol-simbol bahasa. Bahasa dalam arti yang luas seringkali memberikan simbol dan bentuk yang hanya tepat untuk berkomunikasi dalam suatu organisasi tertentu saja, dalam satu lingkungan saja. Atau kadang-kadang juga pengirim terbawa oleh kemampuannya untuk memanipulasi bahasa dan dengan kurang hati-hati mencampuradukkan pesan dengan pesan yang tidak dapat dimengerti oleh si penerima4. Akibatnya penerima pesan tidak dapat memahami apa yang disampaikan oleh si pengirim.

Untuk dapat mensinkronisasikan komunikasi yang disampaikan dan pendengar dapat memahami arti suatu komunikasi yang disampaikan sehingga terjadi feed back atas informasi yang diterima tentunya tidaklah mudah, sehingga dalam tulisan ini penulis mencoba menganalisis antara lain :

a. Bagaimana proses komunikasi dalam organisasi dapat menjadi kekuatan yang sangat signifikan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumya ?

b. Apa saja yang menjadi hambatan – hambatan dalam proses Komunikasi Organisasi baik di dalam internal organisasi itu sendiri maupun hubungannya dengan pihak luar organisasi ?

c. Bagaimana cara untuk menghilangkan hambatan-hambatan dalam proses komunikasi organisasi tersebut diatas ?

3. Jiwanto, Gunawan., “Komunikasi dalam Organisasi”, Hal. 211, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta 1985

4. Leon Festinger, "Informal Social Communication," page 97-98 in Dorwin Cartwright and Alvin Zander, Group Dynamics, New York: Harper & Row, 1968,

3

BAB IIPEMBAHASAN

3. Analisis dan Pemecahan Masalah

3.1. Elemen-elemen Komunikasi

Sebelum mencoba mencari solusi pemecahan masalah dalam proses komunikasi dalam organisasi, baik kiranya kita mengetahui apa saja elemen – elemen dalam komunikasi. Pengirim, penerima, bahasa, pesan, model, dan saluran (channel) merupakan keseluruhan elemen proses komunikasi. Pengirim men-transmit komunikasi. Penerima mendapatkan dan menguraikan kodenya. Pengirim bervariasi dalam hal kemampuannya untuk membangun dan mengirimkan pesan, dan penerima bervariasi dalam hal kemampuannya menerima dan memahami pesan. Pesan dibangun dari simbol-simbol bahasa yang digunakan dalam beberapa model komunikasi dan dikirimkan melalui suatu saluran komunikasi. Pesan disampaikan secara oral/lisan maupun tulisan. Komunikasi formal bergerak melalui organisasi saluran yang terstruktur. Komunikasi informal mengalir diluar struktur organisasi yang formal5. Komunikasi adalah pertukaran dalam kondisi volley. Jadi, begitu pesan dikirimkan, pesan balasan segera dikirim kembali. Pesan seringkali berperilaku sebagai respon atau feedback (umpan balik) bagi si pengirim pesan. Pesan umpan balik itu memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi efektifitas pesan yang terdahulu.

3.2 Model dan Tujuan Komunikasi

Komunikasi tertulis mempunyai makna yang formal dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Pesan tertulis merupakan sesuatu yang nyata (tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari. Satu hal yang menjadi perhatian utama seseorang yang mengirim pesan bisa jadi bahwa diharapkan penerima benar-benar menerimanya. Penelitian menunjukkan bahwa pesan yang telah ditulis dan dikirimkan tidak berarti bahwa orang yang dituju telah membaca dan memahaminya. Sebagaimana diungkapkan bahwa “The type of organization assumes there is a little for two way exchange between organizational level except as they are initiated by a higher level because massage from are considered to be more important than those from subordinates” 6.

Sebagian besar interaksi yang diperlukan dalam organisasi adalah melalui komunikasi oral/lisan. Suatu model dasar komunikasi lisan adalah interview. Interview merupakan suatu interaksi lisan antara dua orang atau lebih yang

5. Uchjana Effendi, Onong.,” Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek”, Hal. 77-78, Remaja Rosdakarya, Bandung 1992

6. Wikipedia encyclopedia, “Organization Communication”, hal 4, hhtp/www.wikipedia.com, 2008

4

menyebarkan atau mempertukarkan informasi (Hunt, 1980). Interview dapat dilakukan untuk berbagai tujuan antara lain :

a. Tujuannya yang pertama adalah untuk mempengaruhi sikap dan perilaku seseorang. Sebagai contoh, seseorang dapat diarahkan, dilatih, diawasi, dan dimotivasi melalui interview tatap muka (face-to-face).

b. Tujuan yang kedua adalah untuk menyampaikan informasi tentang nilai dan iklim organisasi (Katz & Kahn, 1978). Penelitian telah mengindikasikan bahwa kualitas komunikasi itu sendiri mencerminkan sifat dasar iklim sosial organisasi (O’Driscoll & Evans, 1988). Sebagai contoh, dalam suatu studi, bawahan melaporkan bahwa ia merasakan dukungan sosial yang lebih banyak ketika mereka mampu mengawali interview mereka sendiri dengan supervisornya7.

c. Tujuan yang ketiga diajukan oleh Ford dan Ford (1995) yang mengusulkan bahwa komunikasi lisan antar manajer tingkat tinggi mendorong kekuatan program perubahan organisasi.Interview terjadi setiap hari dalam organisasi, dimana anggota organisasi bertemu dengan bawahan, rekan setingkat, dan para atasan. Mereka bertukar informasi pada apa yang mereka kerjakan, pada mengapa suatu jabatan sebaiknya dikerjakan dengan cara yang tertentu, dan pada seberapa baik mereka melaksanakannya8.

Misinterpretasi dapat muncul pada komunikasi ini, terutama ketika partisipan datang dari kultur yang berbeda. Perusahaan internasional telah menemukan bahwa penjelasan persyaratan pekerjaan harus dilakukan dengan hati-hati. Dalam organisasi di Jepang, sebagai contoh, menemukan sejumlah strategi yang menolong dalam penciptaan komunikasi yang efektif, termasuk humor, keluhan kooperatif, dan penggunaan ungkapan orang Jepang dan Inggris (Miller, 1995).

3.3 Arah Komunikasi

Komunikasi organisasi berbeda sesuai dengan apakah tujuan pokoknya mengirim informasi kebawah, ataukah pada arah yang horisontal. Komunikasi kebawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat motivasional pada karyawan. Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan

7. Uma Sekaran, “Research Method for Communication Organization: A. Skill Building Approach”,Hal. 100-101, John Wiley & Sons Inc, New York, 2000

8. Kirmeyer & Lin, “Communication Patterns in Task-Oriented Groups,", Hal 27-28, Cartwright and Zander Group Dynamics, michigan, 1992

5

kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar atau internal pada tingkat bawah organisasi9.

Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Pesan lebih mungkin untuk dimengerti ketika sebuah pertukaran terjadi daripada ketika penerima tidak membuat respon apapun. Dengan komunikasi satu-arah, informasi dikirim ke bawah dari pimpinan kepada anggota. Pimpinan tidak menanyakan atau tidak mengharapkan suatu respon. Tentu saja, jika tidak ada komunikasi keatas, maka akan sangat sulit mengetahui apakah pesan pimpinan telah dapat diterima. Pada komunikasi dua-arah, penerimaan pesan dapat diperjelas sebab suatu respon diharapkan kemunculannya. Komunikasi dua-arah ini memungkinkan misunderstanding/ kesalah-pahaman dapat dijernihkan. Para teoritikus human relation, berusaha mendorong ke arah terbukanya komunikasi antara para pimpinan dan anggota-anggotanya. Komunikasi terbuka merupakan penyingkapan informasi personal dan/atau yang berhubungan dengan pekerjaan10. Dua isu sentral dari konsep itu adalah kejujuran dalam menyingkap informasi dan keikhlasan dalam menerimanya sehingga terjadi persamaan persepsi dalam proses mengirim atau menerima informasi.

3.4 Distorsi dan Hilangnya Komunikasi

Sebagai informasi yang dikirim kebawah dari pimpinan kepada anggota organisasi melalui suatu jaringan yang terbatas, seperti jaringan rantai, ia diubah melalui proses Filtering11. Pimpinan tingkat menengah menyaring informasi yang mereka terima dan teruskan. Mereka menghilangkan beberapa bagian dari informasi itu dan menambah detil pada bagian yang lain. Mereka mengirimkannya kepada beberapa bawahan tetapi tidak seluruhnya.

Pada setiap tingkatan yang dilalui oleh sebuah pesan, seorang pimpinan memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu dikirimkan. Jelasnya, dengan sembrono, pesan awalnya menjadi berubah. Informasi hilang, dan pesan menjadi terdistorsi. Seberapa seriuskah masalah filtering ini ? Sebagaimana diungkapkan oleh Nichols beberapa pihak telah melaporkan bahwa sebanyak 80% informasi hilang sebagai pesan yang turun dari atas ke bawah organisasi, mengindikasikan bahwa filtering dapat menjadi masalah besar12.

Bagaimanapun juga, filtering seringkali diperlukan. Komunikasi tentang kebijakan dan prosedur organisasi mungkin butuh diterjemahkan ke dalam bahasa 9. Suwarsono dan Alvin Y, ” Perubahan Kontemporer Komunikasi Individu”, Hal 89-90, LP3ES,

Jakarta, 200110. Ido Hadi Priono, “Pengantar Komunikasi Organisasi )”, hal 22, hhtp/www.ukpetra.edu.id, 200611. Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. “ Modern Communication : A Sistems Approach”, Hal. 112-113, Warthon Publishing, 200412. Smith and Williamson,” Distortion and Communication Missing”, Hal. 61, University of Chicago Press, 1991

6

yang relevan dengan tugas sebelum mereka dikirim kepada anggota. Filtering terjadi pada komunikasi keatas dengan cara yang sama. Pimpinan menengah merangkum informasi dari tingkat bawah sebelum mengirimnya kepada pimpinan tingkat di atasnya. Ini mungkin perlu jika atasan tidak memiliki waktu atau keahlian teknis untuk mengkaji dan mengerti pesan aslinya. Anggota mungkin juga menyaring informasi sebelum mereka mengirimnya kepada seorang atasan.

Beberapa informasi ditahan ketika komunikasi berisikan berita buruk atau ketika atasan di atasnya tidak dipercaya. Kesalahan umum dalam komunikasi keatas adalah penghilangan detail yang penting (Gaines, 1980). Detail yang dihilangkan dari pesan ini seringkali dibelokkan dalam saluran komunikasi lateral. Sehingga informasi yang seharusnya diberikan akan menjadi kehilangan makna dari sebelumnya13.

3.5 Hambatan Komunikasi

Beberapa hambatan yang sering terjadi dalam proses komunikasi dalam organisasi antara lain Hambatan Teknis, hambatan semantik dan hambatan manusiawi14.

a. Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi. Jenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas, kurangnya informasi atau penjelasan, kurangnya ketrampilan membaca, pemilihan media [saluran] yang kurang tepat14.

b. Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.13. Wood, Julia T, ”Interpersonal Communication : Eveyday Encounters “, Hal 55, Thomson & Co

, Singapore, 1997.14. Cruden & Sherman, “Personel Management”, Hal 97-98, Prentice Hall, Minnesota, 1989

7

c. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. Menurut Cruden dan Sherman15 :

1) Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

2) Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.

3.6 Mengatasi kendala Komunikasi dalam Organisasi

Beberapa solusi yang dapat ditawarkan dalam mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam proses komunikasi organisasi antara lain :

a. Hubungan Antar Pesona

Menciptakan hubungan intim yang dimiliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesama sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan antar persona16. Suatu anailisis khusus tentang hubungan antar pesona menyatakan bahwa kita akan berhasil menciptakan komunikasi dalam organisasi bila melakukan hal-hal berikut ini :

1) Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan

2) Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.

3) Menyampaikan informasi kepada oranglain tanpa menimbulkan kebingunngan, kesalahpahaman, penyimpangan, atau perubahan lainnya yang disengaja

4) Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap mbertahan atau menghentikan proses

5) Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antar pesona yang efektif

6) Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat dalam muslihat atau gurauan atau hal-hal lainnya yang menggangu komunikasi yang menyenangkan

15. Mulyana, Deddy dan Jalaluddin Rakhmat, “Komunikasi Antar Individu” Edisi kedua , Hal 75, PT Remaja Rosda Karya., Bandung, 198816. Drs. Soleh Soemirat MS dan Drs. Elvinando Ardianto, “Dasar-dasar Public Relation”, Hal 109, CV Swara Gama, Bandung , 2002

8

Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal berikut yaitu menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri, menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian, bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.

b. Hubungan Posisional

Hubungan posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugas-tugas fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel (1968) untuk mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi di organisasi17 adalah ;

1) Merencanakan penempatan / pengaturan jabatan secara benarSebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan dalam komunikasi horizontal dan vertikal yang ada dalam organisasi. Untuk dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya melakukan rencana penempatan orang-orang yang ada di organisasi dengan berdasarkan kemampuan dan kesenioritasan yang diakui oleh individu-individu yang ada dalam organisasi

2) Berusaha menjernihkan hubunganKegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara bawahan – atasan..

c. Hubungan Berurutan

Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan ; kepada orang kedua yang

17. Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Hal. 78, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta, 1985

9

kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor)18.

A.G. Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilakukan seorang pengulang pesan, yaitu :menghubungkan, menyimpan, merentangkan dan mengendalikan. Para pengulang pesan adalah orang-orang perantara – penengah antara pengirim dan penerima. Mereka menghubungkan unit-unit sistem dengan menyelaraskan unit-unit tersebut satu sama lainnya19. Adakalanya pengulang pesan mengubah pesan yang dibawanya untuk tujuan menghasilkan keharmonisan antara unit-unit dalam sistem tersebut, namun mengubah pesan bertentangan dengan etika memelihara dan melestarikan sistem. Meskipun demikian, dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan melakukan pengendalian atas sistem komunikasi.

BAB IIIP E N U T U P

4. Kesimpulan Elemen-elemen penting dalam komunikasi antara lain pengirim, penerima,

bahasa , pesan, model dan saluran dimana begitu pesan dikirimkan, maka pesan balasan segera dikirim kembali. Pesan seringkali berperilaku sebagai respon atau feedback (umpan balik) bagi si pengirim pesan. Pesan umpan balik itu memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi efektifitas pesan yang terdahulu. Sebagian besar komunikasi yang dilakukan dalam organisasi adalah melalui komunikasi oral/lisan. Suatu model dasar komunikasi lisan adalah interview. Interview merupakan suatu interaksi lisan antara dua orang atau lebih yang menyebarkan atau mempertukarkan informasi. Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Pesan lebih mungkin untuk dimengerti ketika sebuah pertukaran terjadi daripada ketika penerima tidak membuat respon apapun. Hal ini yang menjadikan proses komunikasi menjadi hal yang sangat signifikan dalam usaha mencapai tujuan yang telah disepakati.

Pada setiap tingkatan yang dilalui oleh sebuah pesan, seorang pimpinan memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu dikirimkan. Jelasnya, dengan sembrono, pesan awalnya menjadi berubah. Informasi hilang, dan pesan menjadi terdistorsi. Beberapa pihak telah melaporkan bahwa sebanyak 80% informasi hilang sebagai pesan yang turun dari atas ke bawah organisasi, mengindikasikan bahwa filtering dapat menjadi masalah besar. Hambatan yang pada umumnya terjadi dalam

18. Carl R Rogers; Fritz Jules Roethlisberger, “Barriers and gateways to communication”, Hal. 56-57, Boston, Mass.: Harvard Business Review, 199019. Mulyana, Deddy dan Jalaluddin Rakhmat, “Komunikasi Antar Individu” Edisi kedua , Hal 112, PT Remaja Rosda Karya., Bandung, 1988

10

komunikasi biasanya terjadi disebabkan hambatan tehnis ( keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi ), hambatan semantik ( salah penafsiran informasi yang diterima ) dan hambatan manusiawi ( faktor emosi, prasangka pribadi dan ketidak cakapan panca indera ).

Dalam mengatasi kendala komunikasi dalam organisasi terdapat beberapa solusi untuk meminimalisir yaitu Menciptakan hubungan intim yang dimiliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antar teman, sesama sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan antar pesona. Kemudian perencanaan / pengaturan jabatan secara benar dan usaha untuk menjernihkan hubungan serta membuat reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor).

5. Rekomendasi

Beberapa rekomendasi yang dapat disampaikan dalam tulisan ini antara lain pentingnya seorang atasan dan bawahan untuk dapat membuka komunikasi secara efektif dan efisien sehingga roda organisasi dapat berjalan dengan lancar dalam mencapai tujuan ( goal ) yang telah ditentukan. Kemudian seluruh individu yang tergabung dalam sistem organisasi hendaknya menyadari perlunya ketanggapsegeraan untuk meminimalisir hambatan komunikasi yang terjadi dengan melakukan beberapa pendekatan / solusi yang ditawarkan yaitu menciptakan hubungan antar persona yang intim, memperbaiki hubungan posisional sehingga dapat menjernihkan hubungan antar individu dan setiap individu yang berkompeten agar memposisikan diri menjadi pengulang pesan ( relayor ).

Demikian Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas yang dberikan oleh Dosen Mata Kuliah Perilaku Organisasi, penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari sempurna maka penulis meminta koreksi, saran dan kritik yang membangun dari para dosen dan pembaca demi lebih baiknya makalah ini kedepan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Gergen, Kenneth and Tojo Joseph. . "Psychological Science in a Postmodern Context. “, Oktober 2001

2. Pace R. Wayne and Faules, Don F, “Komunikasi Organisasi” ,ROSDA, Bandung 2000

11

3. Jiwanto, Gunawan., “Komunikasi dalam Organisasi”, PusatPengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta 1985

4. Leon Festinger, "Informal Social Communication", in Dorwin Cartwright and Alvin Zander, Group Dynamics, New York: Harper & Row, 1968,

5. Uchjana Effendi, Onong.,” Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek”, Remaja Rosdakarya, Bandung 1992

6. Wikipedia Encyclopedia, “Organization Communication”, hhtp/www.wikipedia.com, 2008

7. Uma Sekaran, “Research Method for Communication Organization: A. Skill Building Approach”, John Wiley & Sons Inc, New York, 2000

8. Kirmeyer & Lin, “Communication Patterns in Task-Oriented Groups,", Cartwright and Zander Group Dynamics, michigan, 1992

9. Suwarsono dan Alvin Y, ” Perubahan Kontemporer Komunikasi Individu”, LP3ES, Jakarta, 2001

10. Ido Hadi Priono,“Pengantar Komunikasi Organisasi”, hhtp/www.ukpetra.edu.id, 200611. Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. “ Modern Communication : A

Sistems Approach”, Warthon Publishing, 200412. Smith and Williamson,” Distortion and Communication Missing”, University of

Chicago Press, 199113. Wood, Julia T, ”Interpersonal Communication : Eveyday Encounters “,Thomson &

Co,Singapore, 1997.14. Cruden & Sherman, “Personel Management”, Prentice Hall, Minnesota, 198915. . Mulyana, Deddy dan Jalaluddin Rakhmat, “Komunikasi Antar Individu” Edisi kedua ,

PT Remaja Rosda Karya., Bandung, 198816. Drs. Soleh Soemirat MS dan Drs. Elvinando Ardianto, “Dasar-dasar Public Relation”,

CV Swara Gama, Bandung , 200217. Jiwanto, Gunawan., “Komunikasi dalam Organisasi”, Pusat Pengembangan

Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta, 198518. C. R Rogers; Fritz Jules Roethlisberger, “Barriers and gateways to communication”,

Boston, Mass.: Harvard Business Review, 199019. Mulyana, Deddy dan Jalaluddin Rakhmat, “Komunikasi Antar Individu” Edisi kedua ,

Hal 112, PT Remaja Rosda Karya., Bandung, 1988