PERENCANAAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENGERTIAN PERENCANAAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Perencanaan (planning) adalah suatu proses untuk menentukan

rencana atau program kegiatan. Suatu perencanaan selalu berkaitan

dengan tujuan. Perencanaan membantu kita mengetahui apa saja yang

harus dilakukan. Perencanaan tidak dapat dibuat secara tergesa-gesa,

namun memerlukan waktu yang cukup.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini diuraikan dalam definisi-definisi

perencanaan menurut para ahli.

1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyebutkan, “Planning is the

function of manager which involves the selection from alternatives of

objectives, policies, procedures and program”. Artinya, perencanaan

adalah fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-

tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program,

dan alternatif-alternatif yang ada.

2. G.R. Terry dalam bukunya Principles of Management mendefinisikan

perencanaan (planning) sebagai berikut, “Planning is the selecting and

relating of facts and the making and using of assumptions regarding

the future in the visualization and formulation of proposed activies

belived necessary to achieve desired results”. Artinya, perencanaan

adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta dan membuat

serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai waktu yang akan

datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-

kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3. Billy E. Goetz menyatakan bahwa, “Planning is fundamentally

choosing and a planning problem aries only when an alternatives

course of action is discovered”. Artinya, perencanaan merupakan

pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika

terdapat alternatif-alternatif.

4. Louis A. Alien menyebutkan, “Planning is the determination of the

course of action to achieve a desired result”. Artinya, perencanaan

menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang

diinginkan.

Suatu perencanaan harus disesuaikan dengan kondisi yang ada

dan menggunakan asumsi-asumsi untuk masa depan sehingga sasaran

atau tujuan yang ingin dicapai benar-benar diwujudkan. Perencanaan

sumber daya manusia membutuhkan kecermatan karena berkaitan

dengan hajat hidup manusia. Suatu perencanaan sumber daya manusia

harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

1. Mengumpulkan informasi secara reguler dan terus menerus.

2. Menganalisis permintaan dan penawaran sumber daya manusia masa

kini dan masa datang.

3. Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan

program, proyek, dan kegiatan di bidang ketenagakerjaan dan

kesempatan kerja.

4. Memanfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan

kualitasnya.

5. Melaksanakan monitoring secara terus menerus terhadap kebijakan

untuk melakukan perubahan atau penyesuaian.

6. Mengintegrasikan perencanaan sumber daya manusia dalam suatu

perencanaan manajemen sumber daya manusia.

Perencanaan sumber daya manusia memiliki hubungan yang vital

dan terintegrasi dengan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan

sumber daya manusia menggunakan informasi berbagai aktivitas sumber

daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dipandang sebagai

suatu proses manajemen, bukan hanya sebagai fungsi personalia. Pada

dasarnya perencanaan merupakan proses menganalisis kebutuhan

sumber daya manusia di tengah kondisi yang terus berubah. Karena

organisasi atau perusahaan harus bersifat terbuka dan daptif terhadap

kondisi yang senantiasa berubah, maka perencanaan sumber daya

manusia merupakan kegiatan dan kebutuhan yang berkesinambungan.

Perencanaan sumber daya manusia seringkali dicampuradukkan

dengan perencanaan aktivitas sumber daya manusia yang lainnya.

Sebagai contoh, perencanaan tenaga kerja terpusat pada perolehan

orang-orang dengan jumlah dan pekerjaan yang tepat, serta pada saat

yang tepat. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang efektif akan

dapat dilakukan analisis terhadap kebutuhan sumber daya manusia suatu

organanisasi atau perusahaan.

Komponen utama dari perencanaan sumber daya manusia adalah

penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi

atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu (jangka pendek, jangka

menengah dan panjang). Perencanaan tenaga kerja merupakan kegiatan

kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang diperlukan

untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan. Untuk menyusun

rencana tenaga kerja, seorang manajer sumber daya manusia akan

memproyeksikan penawaran dan permintaan terhadap sumber daya

manusia. Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara pemerintah

dengan suplay, yakni terhadap kelebihan atau kekurangan, atau beberapa

jumlah suplay sumber daya manusia yang akurat untuk tipe tenaga kerja

atau jabatan tertentu. Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja

berkaitan erat dengan kebijakan strategis organissi atau perusahaan.

B. PENGADAAN TENAGA KERJA DAN ANALISIS JABATAN ATAU

PEKERJAAN

Pada dasarnya pengadaan tenaga kerja merupakan fungsi

operasional manjemen personalia, sedangkan analisis jabatan atau

pekerja merupakan proses mempelajari dan mengumpulkan berbagai

informasi yang berhubungan dengan suatu pekerjaan atau jabatan.

Keduanya tidak terlepas dari lingkup perencanaan sumber daya manusia.

1. Pengadaan Tenaga Kerja

Pengadaan tenaga kerja dimaksudkan untuk memperoleh jumlah

dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga

kerja guna mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini menyangkut penentuan

kebutuhan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, dan penempatannya.

Penentuan kebutuhan tenaga kerja menyangkut jumlah mauoun

mutu tenaga kerja, sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut

masalah memilih dan menarik tenaga kerja, seperti menyeleksi formulir

lamaran, test psikologi, dan wawancara. Pada organisasi yang besar,

fungsi pengadaan tenaga kerja ini biasanya didelegasikan kepada bagian

personalia, sedangkan pada organisasi yang ekcil cukup ditangani oleh

pimpinan unit.

Sebelum pelaksanaan fungsi pengadaan tenaga kerja, perlu

terlebih dahulu ditentukan:

a. Kualitas atau mutu tenaga kerja yang diinginan sesuai dengan jenis

pekerjaan atau jabatan serta persyaratan jabatan yang ada.

b. Jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan tingkat

pendidikan atau keahliannya.

Kedua hal di atas bersifat overall sehingga diperlukan adanya

koordinasi, singkronisasi, dan kerjasama dari setiap eselon dalam

organisasi yang bersangkutan. Dengan demikiaa, keterpaduan dalam

kegiatan perencanaan pengadaan tenaga kerja akan dapat tercapai.

Untuk menentukan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dbutuhkan

terlebih dahulu diketahui sifat dan kondisi pekerjaan yang memerlukan

tenaga kerja termaksud. Dengan kata lain, diperlukan adanya analisis

jabatan atau pekerja (job analysis).

2. Analisis Jabatan atau Pekerjaan

Nilai pekerjaan, baik bagi individu maupun bagi organisasi, adalah

sebagai berikut :

a. Bagi individu :

Mempengaruhi dan menentukan standar kehidupan, serta

menggambarkan status sosia ekonomi.

Semakin besar penghasilan seseorang, semakin terbuka peluang

memenuhi kebutuhan secara berkualitas dan memuaskan.

b. Bagi organisasi :

Wahana perwujudan eksistensi dan pencapaian tujuannya.

Pekerjaan yang dilaksanakan secara produktif dan berkualitas

yang mempu menghasilkan produk dan pelayanan yang

berkualitas.

Agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efisien dan produktif

maka setiap organisasi akan menghadapi dua tantangan berikut:

a. Perubahan lingkungan yang cepat diiringi dengan meningkatnya

kualitas keinginan dan kebutuhan konsumen. Salah satu perubahan

cepat adalah perkembangan dan kemajuan teknologi, keinginan dan

kebutuhan konsumen yang berkembang secara dinamis.

b. Masalah deregulasi (perubahan penraturan pemerintah) diiringi

dengan meningkatkan kompetisi antar organisasi. Perubahan itu

mengharuskan organisasi menyesuaikan kegiatan operasional

organisasi. Perbaikan, penyempurnaan, dan penggantian rencana

strategi organisasi berakibat terjadinya dinamika pekerjaan.

Untuk menghadapi tantangan yang tidak ringan, setiap organisasi

harus mengantisipasi dengan kegiatan antara lain :

a. Terus-menerus mendesain kembali perencanaan organisasinya;

b. Mendesain kembali fungsi prinsif fundamental jabatan atau pekerjaan;

c. Menambah dan meningkatkan kemampuan kerja SDM-nya.

Setiap organisasi berskala besar, khususnya diukur dari kualitas

sumber daya manusia, memerlukan analisis jabatan atau pekerjaan agar

diperoleh informasi akurat dalam mengintegrasikan perencanaan

organisasi dengan kebijakan manajemen SDM.

Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan adalah sebagai berikut :

a. Proses menghimpun informasi stiap jabatan atau pekerjaan yang

berguna mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.

b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang

berhubungan dengan pekerjaan secara operasional beserta

tanggungjawabnya.

c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan

tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab yang bersifat khusus.

Analisis jabatan atau pekerjaan dapat dibedakan kedalam empat

jenis, sebagai berikut :

a. Job analisys for personnel specifications, yaitu kegiatan yang

bertujuan untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan dari

seseorang calon pekerja agar dapat sukses dalam memangku suatu

jabatan tertentu.

b. Job analisys for traing purpose, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk

menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam

mengajarkan suatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru (keperluan

pendidikan dan pelatihan).

c. Job analisys for setting rates, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk

menentukan nilai masing-masing jabatan dalam suatu organisasi atau

perusahaan sehingga dapat ditentukan tingkat upah secara adil.

d. Job analisys for method inprovement, yaitu kegiatan yang bertujuan

untuk mempermudah cara bekerja bagi tenaga kerja pada suatu

jabatan atau jenis pekerjaan tertentu.

Analisis jabatan atau pekerjaan pada dasarnya bermaksud

menjawab pertanyaan berikut ini.

a. Apa yang harus dikerjakan?

b. Bagaimana mengerjakan?

c. Mengapa harus dikerjakan?

Alasan pentingnya analisis jabatan atau pekerjaan sebagai berikut :

a. Untuk mengidentifikasi fungsi-fungsi sosial suatu pekerjaan melalui

sistem yang sistematik.

b. Menemukan dimensi dalam fungsi sosial suatu pekerjaan yang dapat

dikembangakan dan diperluas yang akhirnya dapat digunakan dalam

menetapkan persyaratan pekerja yang mampu.

c. Dapat digunakan oleh para pekerja untuk mengidentifikasi

kemampuan dalam bekerja terutama memenuhi tuntutan fungsi sosial

pekerja.

Cara pendekatan dalam analisis jabatan atau pekerjaan adalah :

a. Orientasi berdasarkan pekerjaan difokuskan pada usaha

mengungkapkan tugas-tugas yang telah dikerjakan.

b. Orientasi berdasarkan pekerja atau persyaratan kemampuan

difokuskan pada usaha menemukan karakteristik pekerjaan untuk

menetapkan karakteristik pekerja yang dapat melaksanakannya

secara efektif dan efisien.

Analisis jabatan atau pekerjaan adalah suatu proses, metode, dan

teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi

kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. Analisis jabatan atau

pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan aktivitas

kerja dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan,

kemampuan, dan sifat individu) yang diperlukan untuk melaksanakan

aktivitas. Produk akhir dari analisis jabatan atau pekerjaan adalah

deskripsi tertulis dari persyaratan aktual suatu jabatan atau pekerjaan.

Dalam praktiknya, analisis jabatan atau pekerjaan sering disebut dengan

berbagai istilah seperti analisis jabatan atau pekerjaan, analisis aktivitas,

analisis tugas atau penelitian kerja.

Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan atau pekerjaan yaitu:

a. Pertama, untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan

persyaratan jabatan (job specification). Dari uraian jabatan dapat

diketahui jenis tugas dan tanggung jawab, prosedur mengerjakannya

dan alasan si pejabat melakukan pekerjaan tersebut. Sedangkan

persyaratan jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi

oleh seseorang agar mampu mengerjakan pekerjaan itu dengan baik.

Dalam persyaratan jabatan akan tertuang syarat pendidikan minimal

yang harus dimiliki, pengetahuan atau pengalaman kerja,

keterampilan yang dimiliki, bakat, minat, temperamen, kondisi fisik,

dan jenis kelamin (untuk jabatan-jabatan tertentu).

b. Kedua, sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen

SDM. Kegiatan-kegiatan yang dimaksud adalah penilaian kinerja

pejabat yang bersangkutan, apakah sudah sesuai denagn tugas dan

tanggung jawabnya. Selain itu, jika ada kesenjangan antara prestasi

kerja dengan uraian jabatan, tindakan apa yang diperlukan agar

prestasi pejabat tersebut bisa selaras dengan uraian jabatan yang

diberikan, misalnya diberikan pelatihan atau dialihtugaskan ke bagian

lain yang mungkin cocok dengan minatnya.

3. Deskripsi Jabatan atau Pekerjaan

Analisis jabatan atau pekerjaan merupakan suatu proses berfikir

yang bersifat abstrak mengenai suatu jabatan atau pekerjaan. Hasilnya

dirumuskan menjadi deskripsi atau spesifikasi jabatan atau pekerjaan

dalam bentuk tertulis:

Yang dimaksud dengan deskripsi jabatan atau pekerjaan adalah:

a. Hasil analisis jabatan atau pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau

proses menghimpun dan menginformasikan mengenai suatu jabatan

atau pekerjaan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis.

b. Dokumentasi tentang batasan dan penjabaran suatu jabatan atau

pekerjaan menjadi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, kondisi

kerja, dan spesifikasinya.

c. Seluruh penyajian ringkas secara tertulis mengenai informasi jabatan

atau pekerjaan dan syarat pelaksanaannya sebagai hasil analisis

jabatan atau pekerjaan.

d. Uraian tertulis yang berisi tentang tugas pokok dari suatu jabatan atau

pekerjaan sebagai hasil jabatan atau pekerjaan.

Pada dasarnya, deskripsi jabatan atau pekerjaan merupakan hasil

yang diperoleh dari proses analisis jabatan atau pekerjaan yang telah

diuraikan sebelumnya. Deskripsi pekerjaan menunjukkan keteraturan yang

sistematis dan logis dari berbagai tugas dan kewajiban yang harus

dilaksanakan karyawan sesuai dengan jabatan atau jenis pekerjaan

tertentu. Dengan demikian, suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan harus

mudah dimengerti dan dipahami.

Bagian terpenting dari penyusunan deskripsi pekerjaan adalah

menetapkan rincian tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam suatu

jabatan atau pekerjaan tertentu. Kata-kata penolong yang harus

dijabarkan lebih lanjut secara tepat dan sistematis, yakni jabatan atau

pertanyaan: apa, mengapa, dan bagaimana, pekerjaan ataupun tugas-

tugas tersebut. Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan adalah cacatan

yang sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu

jabatan atau pekerjaan yang didasarkan pada kenyataan seperti apa,

bagaimana, mengapa, kapan, dan di mana suatu jabatan atau pekerjaan

dilaksanakan.

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan (job

discription) adalah sebagai berikut:

a. Identifikasi jabatan atau pekerjaan.

b. Ringkasan jabatan atau pekerjaan.

c. Rincian tugas yang dilaksanakan.

d. Pengawasan yang diberikan dan diterima.

e. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya.

f. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan.

g. Kondisi lingkungan kerja.

h. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim.

i. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.

4. Spesifikasi Jabatan atau Pekerjaan

Deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau

pekerjaan biasanya diikuti dengan perumusan spesifikasi jabatan atau

pekerjaan. Spesifikasi jabatan atau pekerjaan dapat diartikan sebagai:

a. Karakteristik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi untuk

dapat melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tertentu.

b. Seluruh ringkasan mengenai persyaratan pekerja yang akan

melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan.

c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemampuan mental,

kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang dipersyaratkan

pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara

efektif dan efisien.

Dengan penjelasan dan kelengkapan data tentang job description

atau deskripsi pekerja tersebut di atas, maka permasalahan lanjutannya

yakni siapa yang akan memangku jabatan tersebut. Dengan kata lain,

kualifikasi personil yang bagaimana yang seharusnya memangku jabatan

tersebut? Berapa lama pengalaman yang diperlukan?. Seluruh jawaban

pertanyaan tersebut kemudian disusun menjadi apa yang disebut

spesifikasi pekerjaan (job specification). Spesifikasi jabatan adalah catatan

yang menjelaskan persyaratan yang diperlukan seorang karyawan untuk

memangku jabatan dan mengerjakan pekerjaan dari jabatan tertentu.

Dengan demikian, jelaslah bahwa titik berat suatu spesifikasi

pekerjaan adalah pada syarat-syarat yang dibutuhkan oleh seseorang

untuk dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan beban

dan tanggung jawab jabatan tersebut.

Umumnya suatu spesifikasi pekerjaan mengandung hal-hal sebagai

berikut.

a. Identifikasi jabatan

1) Nama.

2) Kode.

3) Bagian.

b. Persyaratan jabatan

1) Pendidikan.

2) Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan.

3) Pengalaman yang diperlukan.

4) Pengetahuan dan keterampilan.

5) Persyaratan fisik.

6) Status perkawinan.

7) Jenis kelamin.

8) Usia.

9) Kewarganegaraan.

10) Kualifikasi emosi.

11) Kemampuan-kemampuan khusus lainnya.

5. Manfaat Analisis Jabatan atau Pekerjaan

Analisis jabatan atau pekerjaan pada dasarnya merupakan alat

bagi pimpinan organisasi atau perusahaan dalam memecahkan masalah

ketenagakerjaan secara profesional dan manusiawi.

Analisis jabatan atau pekerjaan memberikan manfaat dalam banyak

hal, antara lain:

a. Dalam penarikan, seleksi, dan penempatan tenaga kerja;

b. Dalam pendidikan dan pelatihan tenaga kerja;

c. Dalam penilaian jabatan dan prestasi kerja;

d. Dalam perbaikan syarat-syarat jabatan dan pekerja;

e. Dalam penempatan, pemindahan, mutasi, atau promosi jabatan.

Dengan adanya analisis jabatan atau pekerjaan maka kualifikasi

personil tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diketahui dan diprediksi.

Untuk mendidik atau melatih calon tenaga kerja agar dapat memangku

jabatan tertentu, terlebih dahulu harus diketahui keahlian khusus yang

dibutuhkan. Analisis jabatan atau pekerjaan dapat memberikan manfaat

pada perbaikan syarat pekerjaan dan jabatan. Suatu perencanaan

ketenagakerjaan dalam organisasi akan lebih mudah dikerjakan bila telah

diketahui dengan tepat dan jelas batasan masing-masing jabatan atau

pekerjaannya sehingga duplikasi tugas dapat dihindari.

6. Prinsip-prinsip Analisis Jabatan atau Pekerjaan

Beberapa prinsip yang perlu mendapat perhatian manajer dalam

analisis pekerjaan atau jabatan, yaitu sebagai berikut:

a. Analisis jabatan atau pekerjaan harus memberikan fakta akurat yang

ada hubungannya dengan jabatan atau jenis pekerjaan. Fakta-fakta

hasil analisis itu akan digunakan untuk tujuan selanjutnya.

b. Analisis jabatan atau pekerjaan harus dapat memberikan fakta-fakta

yang diperlukan untuk macam-macam tujuan.

c. Hasil analisis jabatan atau pekerjaan harus selalu ditinjau kembali dan

jika perlu dilakukan perbaikan. Dalam organisasi yang besar, jabatan

atau pekerjaan itu tidaklah statis, tetapi terjadi perubahaan, baik

mengenai proses, metode, alat maupun aspek-aspek lainnya. Dengan

demikian, analisis jabatan atau pekerjaan merupakan kegiatan yang

harus dilaksanakan secara terus-menerus (kontinyu).

d. Analisis jabatan atau pekerjaan harus dapat menunjukkan unsur-unsur

jabatan yang paling penting diantara jabatan-jabatan yang ada.

e. Analisis jabatan atau pekerjaan harus dapat memberikan informasi

yang jelas, teliti, dan dapat dipercaya. Untuk itu diperlukan pelayanan-

pelayanan dari tenaga di bidang analisis jabatan atau pekerjaan (job

analysis).

Empat macam informasi penting yang menjadi dasar analisis

jabatan atau pekerjaan, yaitu sebagai berikut:

a. Analisis jabatan atau pekerjaan memberikan gambaran umum tentang

unsur-unsur jabatan atau pekerjaan dalam organisasi atau

perusahaan.

b. Analisis jabatan atau pekerjaan mencacat syarat-syarat perorangan

yang penting untuk masing-masing jabatan atau pekerjaan.

c. Analisis jabatan atau pekerjaan memberikan gambaran akan

tanggung jawab dari pemegang jabatan atau pekerjaan.

d. Analisis jabatan atau pekerjaan memberi catatan tentang beberapa

kondisi kerja yang penting.

7. Metode-metode Analisis Jabatan atau Pekerjaan

Metode yang dapat digunakan dalam menganalisis jabatan atau

pekerjaan adalah sebagai berikut:

a. Metode Observasi

Metode ini dilaksanakan dengan mengadakan observasi,

peninjauan atau pemeriksaan pada tiap-tiap jabatan dan mengadakan

pembicaraan (diskusi) dengan para pekerja pegawai yang bersangkutan

dengan sebaik-baiknya. Pada umumnya metode observasi ini

dilaksanakan oleh penganalisis pekerjaan yang telah memperoleh latihan

secara khusus.

Kelebihannya:

1. Dapat menggali informasi pekerjaan secara aktual.

2. Dapat menghimpun informasi dalam waktu relatif singkat.

Kelemahannya:

1. Tidak tepat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan

yang intensif.

2. Tidak mungkin digunakan untuk menganalisis pekerjaan yang

berbahaya.

b. Metode Interview

Metode analisis jabatan atau pekerjaan yang lain adalah interview

atau wawancara. Informasi tentang hasil analisis jabatan atau pekerjaan

yang dibutuhkan dapat pula diperoleh para penganalisis jabatan atau

pekerjaan (job analyst) dengan mengadakan wawancara langsung kepada

para pekerja. Dalam interview ini harus dihindari kesalahpahaman

ataupun kesalahpengertian antara penganalisis jabatan atau pekerjaan

dengan mereka yang diwawancarai. Biasanya analisis jabatan atau

pekerjaan dengan interview digunakan untuk mengecek kebenaran

informasi yang diperoleh dengan metode yang pertama tadi.

Kelebihannya:

1. Dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan

tidak standar.

2. Dapat mengungkapkan informasi pekerjaan yang pelaksanaannya

dominan bersifat fisik dan mental.

3. Lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan metode lain.

Kelemahannya:

1. Pekerja yang diwawancarai cenderung tidak jujur dalam memberikan

jawaban karena merasa curiga.

2. Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalahtafsirkan.

3. Kelemahan metode ini dapat dikurangi dengan bantuan metode lain.

c. Metode Angket

Daftar pertanyaan atau angket mengenai jabatan (job

questionnaires) dibuat sedemikian rupa dan dikirimkan pada para pekerja

yang bersangkutan. Agar jawaban mereka tidak melantur maka

pertanyaan dibatasi pada hal-hal penting dan benar-benar diperlukan

agar keterangan tentang jabatan atau pekerjaan yang dipertanyakan

dapat terjawab dengan baik.

Kelebihannya:

1. Mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban.

2. Pertanyaan angket dapat dibuat sesuai kebutuhan.

3. Menghemat penggunaan waktu dan tenaga.

4. Informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif.

Kelemahannya:

1. Kurang produktif dalam menggunakan waktu.

2. Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan.

3. Angket belum tentu dapat menyelesaikan semua masalah.

4. Kurang efektif digunakan pada pekerja perseorangan.

d. Metode Kombinasi

Metode ini dilaksanakan dengan menggabungkan ketiga cara di

atas. Selain itu juga dapat ditambah dengan berbagai informasi yang

biasanya terdapat dalam dokumen-dokumen hasil analisis jabatan atau

pekerjaan yang telah ada sebelumnya.

8. Penganalisis Jabatan atau Pekerjaan

Salah satu bagian dari perencanaan analisis pekerjaan adalah

pemilihan orang-orang yang akan menyelenggarakan analisis jabatan

atau pekerjaan secara cermat. Jika kebutuhan informasi analisis jabatan

atau pekerjaan hanya bersifat vokasional, organisasi dapat mengangkat

seorang analisis pekerjaan temporer dari luar perusahaan, misalnya

memakai jasa psikolog. Profesi psikolog yang berkecimpung dalam suatu

organisasi (perusahaan) mensyaratkan beberapa keahlian, di antaranya

melakukan analisis pekerjaan (B.J. Carducci et al, 1987). Pelaksanaan

analisis jabatan oleh psikolog tidak sebatas mencatat atau menguraikan

pekerja yang dilakukan, alat bantu yang harus dipersiapkan untuk

melakukan pekerjaan tersebut, kepada siapa hasil kerja dilaporkan,

dengan siapa saja seseorang berhubungan dalam melakukan pekerjaan

tersebut berhubungan atau sejauh mana tugas dan tanggung jawabnya

dalam melaksanakan pekerjaan. Para psikolog dalam kegiatan ini juga

dituntut lebih jauh, yaitu menganalisis sifat, karakter atau ‘kepribadian’ dari

masing-masing jabatan. Hal inilah yang merupakan esensi seorang

psikolog berkecimpung dalam suatu perusahaan dan keterlibatannya

dalam pembuatan suatu analisis jabatan sehingga spesifikasi jabatan

yang ditentukan dijadikan pedoman untuk melakukan tes fisik maupun

psikologis terhadap calon karyawan.

Spesifikasi jabatan merupakan prasyarat bagi seseorang untuk bisa

menduduki jabatan tersebut. Spesifikasi ini meliputi aspek pendidikan,

pengalaman kerja, keahlian penunjang, syarat kesehatan fisik, seperti

panjang jangkauan lengan, tidak buta warna, dan sebagainya; dan aspek

psikologis, seperti taraf kecerdasan, pengendalian emosi, kemampuan

relasi sosial, tanggung jawab, dan kepemimpinan. Tentunya semakin

kompleks jabatan tersebut maka spesifikasi yang ditetapkan akan semakin

banyak. Jadi, mengapa setiap calon karyawan yang akan menempati

posisi tersebut harus menjalani tes kesehatan fisik dan psikologis? Hal itu

untuk mencocokkan apakah ‘kepribadian’ pekerja yang ditawarkan itu

sesuai dengan kepribadian calon karyawan. Sebagai contoh, pekerjaan

menjual (sales) memiliki karakterstik yang berbeda dengan pekerjaan

sebagai tenaga pemeliharaan (maintenance). Pekerjaan menjual

menuntut keterampilan komunikasi persuasif, sifat pekerjaannya dinamis,

berorientasi pada target, dan dominan. Lain dengan karakteristik

pekerjaan pemeliharaan. Pekerjaan ini menuntut ketelitian, cenderung

statis, dan tidak perlu memiliki kemampuan komunikasi persuasif.

Dengan karakteristik inilah, bagian personalia (HRD) akan mencari

calon-calon yang memiliki kepribadian yang cocok dengan kepribadian

masing-masing pekerjaan. kalau sudah cocok, pekerjaan yang dijalani

telah menjadi bagian dari jiwanya. Dengan menjadikan pekerjaan tersebut

belahan jiwanya maka cinta terhadap pekerjaan akan semakin kuat.

Seperti kata-kata bijak, “dengan cinta, tidak ada satu pekerjaan pun yang

terasa berat”.

Sikap yang perlu diperhatikan oleh penganalisis jabatan atau

pekerjaan adalah sebagai berikut:

a. Dengan sikap empatik memperkenalkan diri dan menjelaskan

maksudnya. Untuk mengurangi kemungkinan salah pengertian dari

karyawan atau pejabat yang sedang dianalisis jabatan atau

pekerjaannya, maka penganalisis jabatan atau pekerjaan harus

menjelaskan tujuan, fungsi, dan kewenangannya dan manfaat yang

diperoleh dari analisis jabatan pekerjaan tersebut.

b. Menunjukkan perhatian yang besar terhadap pekerjaan karyawan atau

pejabat yang bersangkutan untuk memperoleh informasi yang

diperlukan.

c. Tidak bersikap seakan-akan mengurangi karyawan atau pejabat yang

bersangkutan. Hal ini akan menimbulkan psychological-friction.

Mereka akan tersinggnug dan kemungkinan besar akan menutupi

informasi yang sebenarnya sehingga dapat mengurangi kuantitas dan

kualitas informasi yang diperoleh.

d. Mengumpulkan selengkap-lengkapnya informasi tentang tujuan

program, seperti:

1. Data tentang kualifikasi dan spesifikasi karyawan/pejabat tertentu.

2. Data training atau metode training, dan sebagainya.

e. Memeriksa kembali informasi yang sudah diperoleh dengan fakta yang

ada di lapangan.

f. Mengadakan pendekatan yang sopan dan dapat dimengerti oleh

karyawan/pejabat yang bersangkutan sesuai tingkat pengetahuan dan

pendidikannya.

C. MENENTUKAN KUALIFIKASI DAN KUANTITAS KERJA

1. Standar personalia

Setiap analisis jabatan atau pekerjaan pasti ada akhirnya berkaitan

dengan persyaratan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk

mengisi jabatan atau pekerjaan yang di analisis. Oleh karena itu, standar

personalia sebagai pembanding harus terlebih dahulu di tentukan. Standar

ini merupakan persyaratan minimum yang harus dipenuhi agar seorang

pekerja, pegawai atau karyawan dapat menjalankan pekerjaan dengan

baik. Penentuan mutu ini, Drs. Heidjrachman, C.S. dalam bukunya

Manajemen personalia, menyangkut hal-hal berikut:

a. Rancangan jabatan atau pekerjaan

b. Studi terhadap tugas dan kewajiban suatu jabatan untuk menentukan

kemampuan karyawan yang diperlukan bagi jabatan.

Dengan demikian, standar personalia harus ditentukan untuk

mempermudah langkah-langkah berikutnya, yakni penarikan, seleksi,

pelatihan, dan sebagainya. Penentuan standar personalia ini sangat

berkaitan erat dengan spesifikasi pekerjaan. Keeratan hubungan antara

standar personil yang dibutuhkan dengan job specification sangat penting

untuk dipahami karena berhasil tidaknya pemangku jabatan yang

bersangkutan melakukan tugas-tugasnya, dipengaruhi benar oleh ada

tidaknya persamaan antara kualifikasi pejabat ataupun karyawan (standar

personil) dengan job specification (spesifikasi pekerjaan).

Spesifikasi pekerjaan merupakan hasil yang diperoleh dari suatu

deskripsi pekerjaan, yang menjelaskan karakteristik dari karyawan/pejabat

yang dibutuhkan untuk memangku jabatan tertentu, yang didasarkan atas

suatu kualifikasi tertentu yang bersifat standar (menurut ukuran tertentu).

Suatu contoh standar personalia bagi seorang calon manajer untuk

dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, yakni calon manajer antara

lain harus memiliki :

a. Taraf intelegence yang setingkat sarjana;

b. Leadership ability yang mantap;

c. Communication ability yang efektif;

d. Moral virtues yang tinggi;

e. Good judgement;

f. Inovatif dan motivatif.

Sifat-sifat tersebut merupakan sifat yang sangat berperan untuk

keberhasilan pemimpin melaksanakan tugas/kewajibannya dan dapat

dipergunakan sebagai standarisasi sifat seorang calon manajer sehingga

terwujud suatu standar personil manajer.

Seorang tokoh ilmu manajemen, Peter Drucker beranggapan

bahwa salah satu sifat hakiki dari seorang manajer adalah kesempurnaan

watak atau kepribadian. Ketika mengangkat orang untuk kedudukan

pucuk pimpinan, kesempurnaan tersebut harus dititikberatkan.

Sesungguhnya tiada seorang pun harus diangkat, kecuali jika manajemen

bersedia untuk menggunakan orang itu sebagai contoh semua

bawahannya.

Selanjutnya Unwick mengutip pendapat Marshal Sir William Slim,

yang mengatakan bahwa manusia yang dapat memimpin orang lain

dengan berhasil memiliki lima sifat hakiki, yaitu kebenaran, kemauan,

pikiran yang fleksibel, pengetahuan, dan kesempurnaan pribadi (yang

membuat orang lain menghormat dan mempercayainya).

2. Penentuan Standar personil

Dari uraian-uraian terdahulu dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa

untuk menentukan suatu standar personil yang dibutuhkan suatu

organisasi, ditempuh berbagai cara yang sistematis, antara lain dengan

analisis jabatan atau pekerjaan. Selanjutnya diikuti dengan menyusun

deskripsi jabatan yang diperlukan, yang pada dasarnya merupakan

langkah-langkah untuk menuntaskan penentuan standar personil yang

berkualitas yang dimaksud.

Dengan demikian, spesifikasi pekerjaan boleh dikatakan

merupakan standar personalia yang akan dipergunakan sebagai

pembanding bagi para calon karyawan atau pemangku jabatan yang akan

diisi sehingga akan dapat memberikan dasar bagi penentuan prosedur

seleksi.

3. Kuantitas Kebutuhan Personalia

Masalah lain, kecuali kualitas personil/tenaga kerja seperti

diuraikan di atas, adalah masalah penentuan kuantitas atau jumlah

masing-masing jenis tenaga kerja yang diperlukan. Menurut Drs.

Heidjrachman Ranuqandojo dalam bukunya manajemen personalia, untuk

menentukan jumlah masing-masing jenis karyawan yang diperlukan, perlu

ditempuh dua langkah sebagai berikut:

a. Peramalan Kebutuhan

Hal ini berarti kita perlu melakukan peramalan atau proyeksi

terhadap kebutuhan organisasi untuk suatu periode tertentu. Langkah ini

jelas mempunyai kaitan yang erat dengan peramalan kondisi organisasi di

masa mendatang. Kalau organisasi tersebut berupa suatu perusahaan

misalnya, maka banyak sedikitnya masing-masing jenis karyawan yang

diperlukan akan bergantung pada prospek ekonomi perusahaannya dan

kebijaksanaan perusahaan dalam melakukan investasi peralatan mesi-

mesi yang akan dipergunakan dalam proses pruduksi.

Meramalkan kebutuhan tenaga kerja umumnya dimulai dengan

peramalan penjualan produk yang akan dihasilkan kemudian dilanjutkan

dengan langkah-langkah berikut secara konsisten.

1. Ramalan penjualan.

2. Ramalan produksi (program produksi dan pengendaliannya).

3. Rencana penjualan yang harus dicapai.

4. Penentuan kebutuhan karyawan.

Salah satu cara yang bisa digunakan untuk karyawan operasional

adalah dengan menentukan beban kerja ke dalam “man-hours” (beban

kerja per orang/per jam kerja). Kemudian menentukan jumlah “man-hours”

yang diperlukan untuk menyelesaikan satu barang, memproses satu

formulir, melayani seorang pelanggan, dan sebagainya.

Selanjutnya beban kerja dalam total man hours dibagi dengan man

hours per satuan barang menghasilkan jumlah man hours yang diperlukan

selama priode tersebut. Bila dibagi dengan lama kerja tiap karyawan, akan

menghasilkan jumlah yang diperlukan. Misalnya, suatu perusahaan, satu

bulan merencanakan membuat 22.000 unit, sedangkan proses tiap unit

memerlukan 0,09 jam kerja karyawan. Hal ini berarti sama dengan beban

kerja karyawan.

Untuk jenis-jenis pekerjaan seperti staf dan lain-lainnya yang tidak

dapat diukur hasinya, cara seperti contoh di atas memang tidak dapat

dipergunakan. Terhadap jenis-jenis pekerjaan staf dan semacamnya

harus diperhatikan berbagi faktor seperti kompleksitas pekerjaan,

kepandaian karyawan yang diawasi, dan sebagainya. Prinsip kewajaran

tetap harus diperhatikan dalam menentukan jumlah karyawan yang

diperlukan dan dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut ini.

1. Distribusi umur penduduk

2. Perkembangan teknologi

3. Persaingan

4. Tingkat aktivitas ekonomi

5. Rencana pengembangan perusahaan

Tingkat kelahiran yang berubah-ubah dari waktu ke waktu akan

memberikan jumlah penduduk yang berbeda-beda untuk masing-masing

kelompok umur. Demikian pula perkembangan teknologi yang makin cepat

akan mengakibatkan diperlukannya para tenaga profesional/ahli dan

tenaga teknik. Perubahan sosial yang mungkin terjadi dapat juga

berpengaruh terhadap perubahan dalam angkatan kerja dan sifat mereka.

Faktor-faktor itulah yang sangat penting untuk diperhatikan oleh

penanggung jawab bidang personalia atau bidang pengembangan SDM.

b. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja (Work Force Analysis)

Yang dimaksud dengan analisis kebutuhan tenaga kerja adalah

melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang

untuk memenuhi kebutuhan jumlah karyawan. Analisis meliputi apakah

tenaga kerja yang sekarang ada bila diatur kembali dapat memenuhi

kebutuhan atau tidak? Kalau belum memenuhi kebutuhan, tenaga dari

luar akan ditarik. Dengan memperhatikan contoh permasalahaan di atas,

berarti perusahaan benar-benar menarik 11 orang karyawan baru

berdasarkan “Woar load analysis”. Kemungkinan yang timbul adalah

selama satu bulan kerja, belum tentu mereka senantiasa berada di tempat

kerja berjam-jam kerja. Kemungkinan absen di antara mereka dapat

terjadi maka dalam hal ini digunakan work force analysis. Karena itu pula

perlu diperhatikan dua hal berikut:

1. Tingkat absensi

Absensi akan timbul apabila karyawan tidak dapat hadir di tempat

kerja. Tingkat absensi merupakan perbandingan antara hari-hari yang

hilang dengan keseluruhan hari yang tersedia untuk bekerja. Dapat

dimaklumi kiranya, bahwa semakin tinggi tingkat absensi, maka besar

kerugian yang diderita suatu organisasi, lebih-lebih apabila organisasi

tersebut suatu perusahaan yang bersifat “Profit-Marking”. Kerugian timbul

karena jadwal kerja terpaksa tertunda, terpaksa pula melakukan kerja

lembur, sedangkan jaminan-jaminan kepada karyawan terus diberikan dan

sebagainya. Dengan demikian jelaslah betapa pentingnya bagi setiap

organisasi, apapun bentuknya, untuk senantiasa menekan tingkat absensi

tersebut.

Untuk mengetahui sebab-sebab absensi dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mencatat nama karyawan yang absen.

b. Mencatat sebab-sebab ketidakhadiran.

c. Memperhatikan kelompok umur yang sering absen.

d. Kelompok jenis kelamin.

e. Hari-hari yang sering tidak masuk.

f. Kondisi pekerjaan.

2. Perputaran karyawan (turnover)

Perputaran (turnover) karyawan dimaksudkan agar terdapat aliran

para karyawan yang masuk dan ke luar organisasi (perusahaan), yang

pada dasarnya merupakan petunjuk kestabilan karyawan. Makin tinggi

“turnover” berarti makin tinggi atau makin sering terjadi pergantian

(keluar/masuk) karyawan, yang berarti makin besar kerugian organisasi

(perusahaan) yang bersangkutan.

Hal tersebut antara lain disebabkan hal-hal berikut.

a. Timbulnya biaya baru untuk penarikan karyawan baru.

b. Timbulnya tambahan biaya latihan untuk karyawan baru.

c. Perlunya waktu penyesuaian bagi karyawan.

d. Peralatan produksi mungkin terpaksa tidak dapat digunakan selama

proses pergantian.

Turnover yang tinggi pada suatu bidang dalam suatu organisasi

menunjukkan bahwa bidang yang bersangkutan perlu diperbaiki kondisi

kerjanya atau cara pembinaannya. Misalnya, jika suatu perusahaan

memiliki rata-rata 800 tenaga kerja per bulan, dan selama itu terjadi 16 kali

karyawan keluar (accession) dan 24 kali pemecatan (separation) maka

accession rate adalah:

𝟏𝟔

𝟖𝟎𝟎𝒙𝟏𝟎𝟎%=𝟐%

Sedangkan separation rate adalah:

𝟐𝟒

𝟖𝟎𝟎𝒙𝟏𝟎𝟎%=𝟑%

Dengan demikian tingkat replacement (penggantian) atau replacement

rate adalah sama dengan accession rate yakni 25 sebab replacement rate

selalu harus seimbang dengan accession rate-nya. Hal ini berarti

keluarnya seorang pegawai/karyawan berarti juga ada pengganti

(replacement). Tingkat replacement tersebut sering pula disebut net labour

turnover, yang menekankan pada biaya perputaran tenaga kerja untuk

menarik dan melatih karyawan pengganti.

Berdasarkan contoh di atas, bila kita memperhatikan tingkat

absensi, kita hanya perlu menarik 11 karyawan, bukan 12 karyawan.

Namun, apabila kita memperhatikan peraturan karyawan tadi (turnover),

mungkin kita perlu menambah jumlah karyawan yang ditarik bukan 11

orang atau 12 orang karyawan, tetapi 13 karyawan. Dengan demikian,

untuk menentukan jumlah karyawan yang harus ditarik, perlu juga

diperhatikan analisis beban kerja, prosentase absensi, dan prosentase

turnover.