PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA

PT. TIAR SARI SUKSES

Richardo Manahan Sautada

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, richardo.manahan@gmail.com

Anisetus Dimas Panji Pramudita

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, dimasanisetus@gmail.com

Abstrak Tujuan penulisan ialah bertujuan untuk memberikan usulan rencana strategi teknologi informasi dan strategi bisnis serta strategi manajemen untuk mengetahui bagaimana strategi-strategi yang digunakan agar dapat membantu proses bisnis di dalam perusahaan PT. Tiar Sari Sukses. Metode yang digunakan dalam perencanaan sistem dan teknologi informasi adalah dengan menggunakan kerangka kerja Enterprise Architecture oleh Scott A. Bernard (2005). Hasil yang dicapai adalah Dengan adanya perencanaan kerangka kerja Enterprise Architecture yang baru diharapkan dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh PT. Tiar Sari Sukses. Simpulan adalah dengan melakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan metode Enterprise Architecture akan meningkatkan kinerja perusahaan untuk lebih mudah dalam melakukan proses bisnisnya Kata Kunci: Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Bisnis, Strategi

Abstract The purpose of the writing is aiming to deliver the proposed information technology strategy plan and business strategi and management strategies to find out how those strategies are used in order to help the business process in the company of PT. Tiar Sari Sukses. The Methods used in the planning system and information technology make observation directly to find out the business processes of the company. The Result Achieved are due to the planning system and the new information technologies are expected to overcome the problems encountered by PT. Tiar Sari Sukses. Summary is to do the planning system and information technology strategy with Enterprise Architecture methods will greatly help a company to more easily conduct business process in the company. Keywords: Information Systems, Information Technology, Business, Strategy

1. Pendahuluan

Perkembangan sistem dan teknologi informasi saat ini, membuat sistem informasi telah menjadi suatu elemen penting dalam perusahaan untuk meningkatkan aktivitas bisnis dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat. Sekarang ini, sistem informasi telah menjadi suatu hal yang bisa menjadi keuntungan persaingan (competitive advantage) bagi perusahaan dalam meningkatkan daya jual bisnisnya. Perusahaan berlomba-lomba untuk membuat strategi informasi yang paling cocok dan tentunya sistem informasi yang up-to-date untuk mendukung aktivitas bisnis yang berjalan dan menunjang keberhasilan perusahaan itu sendiri. PT. Tiar Sari Sukses yang terletak di Jl. Pondasi 27b, pulomas Jakarta Timur, adalah salah satu perusahaan jasa yang bergerak dibidang jasa kontraktor, properti, konsultan, export dan import. Dimana perusahaan ini sudah dipercaya oleh Pemerintah dan perusahaan swasta dalam dan luar negri karena telah terbukti atas hasil kerja perusahaan tersebut. Tetapi ada kendala yang membuat kinerja perusahaan PT. Tiar Sari Sukses menjadi kurang beroperasi dengan baik, karena perusahaan ini termasuk perusahaan dalam tahap berkembang. oleh sebab itu terdapatlah permasalahan dalam proses bisnis tersebut, salah satunya yaitu: 1. Kurangnya pengadaan website untuk perusahaan yang baik dan menarik sebagai sarana komersil

seperti penawaran kerja sama antar perusahaan. 2. Manajemen pada PT. Tiar Sari Sukses yang kurang tertata rapi. 3. Kurangnya komunikasi antara karyawan didalam proses bisnis. 4. Sumber daya manusianya kurang memadai 5. Bagian managemen kuarang maksimal Tujuan dari studi yang akan dilakukan adalah : 1. Mengumpulkan data perusahaan, strategi bisnis, sistem dan teknologi informasinya. 2. Menganalisa strategi bisnis, strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan. 3. Membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan mengacu pada strategi bisnis.

2. Metodologi Penelitian

Metodologi analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain: 1. Metodologi pengumpulan data

a. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terlibat untuk memperoleh informasi strategis mengenai PT. Tiar Sari Sukses.

b. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung untuk dapat mengetahui informasi mengenai kegiatan bisnis perusahaan.

c. Studi Pustaka Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh dari hasil studi pustaka berupa buku yang digunakan untuk mendukung pembahasan masalah.

d. Internet Mencari informasi perkembangan dunia bisnis dan juga untuk melengkapi penulisan skripsi

2. Metodologi Enterprise Architecture

Menurut buku Enterprise Architecture : An inroduction to Enterprise Architecture EA3, Bernard (2005) a. Analisis rantai bisnis, Analisa rantai nilai [6], memberikan kerangka untuk mengindentifikasi &

inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokan area fungsional ke dalam aktifitas utama & aktifitas pedukung.

b. Daftar fungsi rantai Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisa siklus hidup sumber dayaq yang digunakan dalam metodologi business system planning.

Keseluruhan analisis rantai nilai dengan dekomposisi dirangkum melalui model rantai nilai dengan siklus hidup sumber daya dan produk di dalam tiap area fungsi.

c. Model bisnis Setelah proses didefinisikan, selanjutnya dilakukan identifikasi struktur organisasi yang isinya adalah unit organisasi. Area fungsi beserta proses bisnisnya dipetasilangkan dengan unit organisasi, dengan tujuan untuk identifikasikan lingkup tanggung jawab pengembalian putusan dan keterlibatan tiap unit organisasi dalam tiap unit organisasi dalam tiap area fungsi dan proses bisnis.

3. Hasil dan Bahasan

3.1. Strategi

Berikut ini merupakan usulan dari kami mengenai strategi-strategi perusahaan untuk 3 tahun kedepan: Strategi Untuk Tahun Pertama • Memberikan harga khusus pada klien lama dan baru untuk melakukan repeat order pada jumlah

tertentu dan melakukan after sales yang memuaskan pada klien. • Bekerja sama dengan pemasok dan perusahaan lain untuk mendapatkan potongan harga dan

menawarkan produk dan jasa berupa desain bagunan dan barang. • Menambahkan divisi penjualan dan menambahkan divisi sales marketing di bawah divisi

penjualan • Memberikan pinalti kepada klien yang melewati batas waktu pembayaran yang telah disepakati

kedua pihak • Memperbaiki proses bisnis untuk memajukan perusahaan Strategi Untuk Tahun Kedua • Melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap sistem informasi yang bertujuan untuk

mempertahankan dan meningkatkan pendapatan perusahaan. • Melakukan pelatihan kepada setiap karyawan untuk meningkatkan kemampuan dalam setiap

divisi dan bagian • Memberikan bonus kepada karyawan yang telah memberikan prestasi dan contoh teladan yang

baik • Memberikan sanksi kepada karyawan yang kerjaannya tidak benar • Meningkatkan keamanan sistem informasi perusahaan • Menjaga dan meningkatkan kualitas pekerjaan dan barang dalam melaksanakan tender dengan

baik dan tepat waktu supaya untuk mendapatkan kepercayaan dari klien sebagai perusahaan kontraktor dan pemasok barang yang terpercaya

Strategi Untuk Tahun Ketiga • Membuat sistem yang saling terintegrasi dengan pemasok dan perusahaan lainnya. • Membagun CRM (Customer Relationship Management) dan E-Comemerce ke dalam bentuk

website. • Meningkatkan keanekaragaman produk desain bentuk bagunan dan barang pemasok yang dapat

bersaing dengan perusahaan lainnya

3.2. Proses Bisnis

Gambar 1 CONOPS Tender Proyek

Gambar 1 Menggambarkan CONOPS Tender Proyek yang ada pada di PT Tiar Sari Sukses yang diusulkan. Dimana Perbedaannya terdapat pada adanya tambahan bagian Sales Merketing yang dimana bertugas membuat surat kepada pelanggan dan juga membuat surat yang dimana dapat disimpan kedalam database. Surat-surat yang masuk ke dalam database adalah Surat Proposal, Surat Perjanjian, dan SPK.

Gambar 2 CONOPS Persediaan Bahan Baku

Pada Gambar 2 adalah pengembangan Sistem untuk Persediaan Bahan Baku yang dimana ada data yang masuk kedalam Sistem. Untuk pengembangannya adalah Bagian Gudang dapat memakai Sistem untuk memasukan data Bahan Baku dan kwintansi yang datang dan Bahan Baku yang terpakai untuk proses Pembangunan. Bagian Keuangan dapat memakai sistem untuk memasukan laporan keuangan atas pembeleian

bahan baku dari bagian gudang. Tim Lapangan dapat juga memakai sistem untuk memasukan SPBB. Lalu pengembangan yang lainnya adalah tim lapangan tidak dapat mengirimkan SPBB rangkap 2 yang bertujuan untuk membeli persedian bahan baku, melainkan bagian gudang yang membeli persediaan bahan baku supaya tidak ada kelebihan bahan baku, kecurangan, salah beli,dll yang dapat terjadi pada proses pembelian persediaan bahan baku

1. SPK 2. SPK

3. Kerangkakerja

4. Surat SurveyLapangan

5.1 HasilSurvey

Information Systems

5.2 HasilSurvey

6. LaporanPrencanaan

SPK

7. LaporanPerencanaan

SPK8. DPAwal

8.1 DPAwal

9. SPK

10.1 SuratKontrak

10.2 SuratKontrak

11. PermintaanBahan Baku

12.1 SPBB

12.2 SPBB

13. Tagihan Gaji+ SPP

14.1 Tagihan Pembayaran+SPPk

14.2 Tagihan Pembayaran

+SPPk

15.1 Pembayaran

sisa

15.2 Pembayaran

sisa

16.2 LaporanKeuangan

16.1 LaporanKeuangan

Klien WakilDirektur Direktur

HRD

Mandor

TimLapangan

BagianGudang

BagianGudang

BagianKeuangan

Gambar 3 CONOPS Proses Kerja Proyek

Pada Gambar 3 adalah pengembangan Sistem untuk proses pekerjaan proyek yang dimana ada data yang masuk kedalam Sistem. Untuk pengembangannya adalah Bagian Gudang dapat memakai Sistem untuk memasukan data SPBB yang datang dan Bahan Baku yang terpakai untuk proses Pembangunan. Bagian Keuangan dapat memakai sistem untuk memasukan laporan keuangan atas pembeleian bahan baku dari bagian gudang, pembayaran DP awal dan DP sisa tagihan dan laporan keuangan. Tim Lapangan dapat juga

memakai sistem untuk memasukan SPBB. Lalu pengembangan yang lainnya adalah tim lapangan tidak dapat mengirimkan SPBB rangkap 2 yang bertujuan untuk membeli persedian bahan baku, melainkan bagian gudang yang membeli persediaan bahan baku supaya tidak ada kelebihan bahan baku, kecurangan, salah beli,dll yang dapat terjadi pada proses pembelian persediaan bahan baku. Tim teknik dan tim disain dihapuskan soalnya sering terjadi kertelambatan pekerjaannya jadi disatukan dinamai bagian teknik untuk mempercepat proses kinerja perusahaan.

Gambar 4 CONOPS Tender Barang

Gambar 4 Menggambarkan CONOPS Tender Barang yang ada pada di PT Tiar Sari Sukses yang kami usulkan. Dimana Perbedaannya terdapat pada Bagian Sales Merketing yang dimana membuat surat kepada Pelanggan dan juga membuat surat yang dimana dapat disimpan kedalam database. Surat-surat yang masuk ke dalam database adalah Surat Proposal, Surat Perjanjian, dan SPK.

Gambar 5 Conops Proses SPB

Pada Gambar 5 adalah pengembangan Sistem untuk proses pekerjaan SPB yang dimana ada data yang masuk kedalam Sistem. Untuk pengembangannya pada bagian ini tidak terlalu banyak hanya menambahkan sistem informasi dan surat seperti SPB, LPB surat survey, DP awal, tagihan sisa, surat tagihan sisa dan LPB disimpan kedalam sistem informasi perusahaan.

3.3. Teknologi

Node 3

Node 2

Node 1

internet

firewall

mandor

Bagian teknikRouter Router

Bagian desainhub

Bagian gudang

Direktur

Bagian keuangan

Wakil direktur

Sales marketing

supplier

server

Gambar 6 System Comunication Description

Gambar 4.30 Network Connectivity Diagram

4. Simpulan Dan Saran

4.1. Simpulan

Dari hasil meningkatkan strategi, operasi, dan teknologi informasi pada PT. Tiar Sari Sukses, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil analisis PEST dan Porter menunjukan adanya pesaing-pesaing dan pendatang

baru dalam bidang suku cadang tetapi perusahaan masih dapat bertahan dan terus berkembang sampai saat ini, namun untuk dapat terus bersaing perusahaan harus dapat melihat kondisi saat ini yang akan mempengaruhi atau berdampak pada perusahaan ke depannya.

2. Berdasarkan hasil analisis SWOT pada PT. Tiar Sari Sukses menunjukan perusahaan ini berada pada kuadran II dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO (strength-opportunity). Strategi ini menjelaskan bahwa PT. Tiar Sari Sukses dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang dimiliki oleh perusahaan.

3. Berdasarkan lingkup enterprise architecture menunjukan bahwa strategi yang ditetapkan perusahaan masih dapat digunakan sebagai acuan dalam menjalankan perusahaan, namun perusahaan harus memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan dan meningkatkan pemanfaatan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang sudah ditetapkan,

4.2. Saran

Berikut adalah beberapa saran yang kami berikan kepada PT. Tiar Sari Sukses dengan menggunakan enterprise architecture yaitu: 1. Menambah sumber daya manusia untuk dapat melengkapi tugas dan tanggung jawab disetiap

masing-masing struktur organisasi, ini dilakukan agar dapat menghilangkan kerangkapan tugas dan jabatan yang dapat berpotensi pada ketidak efektifan kinerja operasional perusahaan.

2. Memperbaiki sistem dan proses bisnis perusahaan dimana masih berbasiskan paper base dan manual menjadi saling terintegrasi dengan sistem yang lainnya. Hal ini dilakukan supaya proses bisnis dan teknologi yang digunakan dapat mendukung perusahaan untuk mencapai strategi yang sudah ditetapkan dimana penggunaan enterprise architecture membantu perusahaan untuk menyelaraskan antara strategi, bisnis, dan teknologi.

3. Memberikan pelatihan yang berhubungan dengan teknologi informasi pada seluruh karyawan untuk dapat meningkatkan kemampuan dalam menggunakan teknologi informasi.

Referensi Bernard, S. A. (2005). An Introduction to ENTERPRISE ARCHITECTURE (2nd ed.). United States of

America: AuthorHouse. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi (2nd ed.). Yogyakarta: ANDI. Kalakota, R dan Robinson, Marcia. (2001). E-Business 2.0 Roadmap for success. Addsion Wesley Longman

Inc, Massachusetts. McLeod, J. R. (2001). Sistem Informasi Manajemen (7th ed.). Jakarta: Pearson Education Asia Pte. Ltd dan

PT Prenhallindo. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial (12th ed.). Jakarta:

Salemba Empat. Porter, Michael E. (1998). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. New

York, NY: The Free Press. Purbo, Onno W.(2000). Mengenal E-Commerce, p2. PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Rangkuti, F. (2009). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama. Shim Jae. K., Siegel Joel. G. (2009). Budgeting Basics & Beyond. (3rd Edition). United States of America:

John Wiley & Sons, Inc. Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R. E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi (3rd ed.). Jakarta: Salemba

Infotek. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons

Ltd,. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy (10th ed.). Pearson

International Edition. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia

Komputer dan Komunikasi (7th ed.). Yogyakarta: ANDI.