KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI, April 2015

PERENCANAAN SDM APARATUR BERDASARKAN E FORMASI

LATAR BELAKANG 1

MENCIPTAKAN

BIROKRASI

BERSIH dari

KKN dan

politisasi

MELAYANI Memberikan pelayan

yang berintegritas

menghilangkan perilaku

priyayi.

KOMPETEN

terhadap tugas dan

tanggung jawab

yang diemban

2

PERENCANAAN SDM APARATUR

UTAMA

MADYA

PRATAMA

PIMPINAN TINGGI

ADMINSTRATOR

PENGAWAS

PELAKSANA

JABATAN ADMINISTRASI JABATAN FUNGSIONAL

Utama

Madya

Muda

Pertama

KEAHLIAN

Penyelia

Mahir

Terampil

Pemula

KETERAMPILAN

3

Penerapan Sistem

Manajemen Sumber Daya Manusi Aparatur (MSDA)

SECARA TERPADU

KOMPENSASI/

REMUNERASI

PENILAIAN KINERJA

SELEKSI/ REKRUT

KARIER

DIKLAT/ PENGEMBANGAN

PENGADAAN

PEGAWAI PERENCANAAN

PEGAWAI

PENSIUN KOMPETENSI

4

10

PENETAPAN KEBUTUHAN

PENGADAAN

PENGEMBANGAN

PENILAIAN KINERJA

DISIPLIN

PENGHARGAAN

PEMBERHENTIAN

PENGGAJIAN DAN TUNJANGAN

JAMINAN PENSIUN & JAMINAN HARI TUA

PERLINDUNGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

ANJAB dan ABK dengan e-formation

Sistem registrasi on-line dan seleksi menggunakan CAT

Berdasarkan kualifikasi, kinerja dan kompetensi; open recruitment; serta diklat merupakan hak pegawai ASN

Berdasarkan SKP dan penilaian 3600

Penjatuhan hukuman disiplin kepada pegawai

Berdasarkan kinerja

Tidak mencapai kinerja

Berdasarkan beban kerja, tanggung jawab dan resiko pekerjaan;

tunjangan berbasis kinerja; tingkat kemahalan sesuai indeks

wilayah

Semangat fully funded

Sistem jaminan sosial nasional dan bantuan hukum

REFORMASI MANAJEMEN ASN

5

ARAH PEMBANGUNAN NASIONAL 2

3 PROGRAM WAJIB, 4 PROGRAM PRIORITAS & 1 PROGRAM

DUKUNGAN

PROGRAM WAJIB KESEHATAN

PENDIDIKAN

PENANGGULANGAN KEMISKINAN

PROGRAM PRIORITAS PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR

PEMBANGUNAN POROS MARITIM

PEMBANGUNAN KETAHANAN ENERGI

PEMBANGUNAN KETAHANAN PANGAN

PROGRAM DUKUNGAN REFORMASI BIROKRASI

NAWA CITA

6

Penetapan jumlah ASN dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi,

guna mengoptimalkan kinerja aparatur dan effisiensi anggaran Pelaksanaan penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil

TUJUAN MORATORIUM PENERIMAAN PNS

Distribusi

pegawai tidak

merata

Belanja aparatur

terus meningkat

Penurunan

jumlah pegawai

sejak 2012

Peningkatan

kebutuhan

pelayanan

publik

MORATORIUM

FORMASI ASN

Zero Growth secara Nasional

Secara Instansional

menggunakan 3 pola:

Growth, Zero Growth, Minus

Growth

KEBUTUHAN

PENGURANGAN

PEGAWAI

KEBUTUHAN

PENAMBAHAN

PEGAWAI

1

2

4

5

Proporsi Jabatan

Fungsional

Umum yg tinggi

3

Batas Usia

Pensiun (BUP)

2015-2019

6

7

ARAH KEBIJAKAN FORMASI ASN

Formasi di prioritaskan

untuk jabatan tertentu

seperti :

Guru,

Tenaga medis,

Penegak Hukum

Tenaga fungsional lain

nya (yaitu 144 JF)

8

Kebutuhan Pegawai

Baru :

Pensiun

Meninggal Dunia

Berhenti

Pindah Instansi

Perubahan Organisasi

Penambahan Beban

Kerja.

2015 s/d 2019

KEBIJAKAN STRATEGIS 3

1. Setiap instansi pemerintah wajib

menyusun kebutuhan jumlah dan jenis

jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan

dan analisis beban kerja.

2. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis

jabatan PNS dilakukan untuk jangka waktu

5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu)

tahun berdasarkan prioritas kebutuhan.

3. Penyusunan kebutuhan PNS, harus dapat

mendukung pencapaian tujuan instansi.

4. Penyusunan kebutuhan PNS untuk jangka

waktu 5 (lima), dilakukan setelah

penetapan rencana strategis instansi.

Penyusunan dan

penetapan kebutuhan

jumlah dan jenis

jabatan PNS dilakukan

sesuai dengan siklus

anggaran.

9

10

1. Penyusunan kebutuhan jumlah dan

jenis jabatan PNS meliputi

kebutuhan jumlah dan jenis:

a. Jabatan Administrasi;

b. Jabatan Fungsional;

c. Jabatan Pimpinan Tinggi.

2. Rincian kebutuhan PNS setiap tahun

disusun berdasarkan:

a. hasil analisis jabatan dan hasil

analisis beban kerja;

b. peta jabatan di masing-masing unit

organisasi yang menggambarkan

ketersediaan dan jumlah kebutuhan

PNS untuk setiap jenjang jabatan;

dan

c. faktor lain.

Tata Cara Penyusunan

Kebutuhan

1. Penyusunan kebutuhan PNS

dilaksanakan dengan

menggunakan aplikasi yang

bersifat elektronik.

2. Ketentuan mengenai tata cara

pelaksanaan penyusunan

kebutuhan yang bersifat

elektronik diatur dengan

Peraturan Menteri.

Dalam pemberian pertimbangan teknis oleh Kepala BKN dan penetapan kebutuhan PNS oleh Menteri harus memperhatikan: a. untuk Pemerintah Pusat:

1. susunan organisasi dan tata kerja; 2. jenis dan sifat urusan pemerintah yang menjadi tanggung jawab instansi; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia untuk setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio jumlah antara PNS yang menduduki jabatan administrator, pengawas, pelaksana,

dan jabatan fungsional; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja instansi secara

keseluruhan.

b. untuk Pemerintah Provinsi: 1. data Kelembagaan Instansi; 2. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 3. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 4. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah Kabupaten/Kota yang dikoordinasikan; dan 5. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan.

c. untuk Instansi Pemerintah Kabupaten/Kota:

1. data kelembagaan Instansi; 2. luas wilayah, kondisi geografis dan potensi daerah untuk dikembangkan; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah penduduk; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan.

11

NOMENKLATUR Nomonklatur Jabatan untuk menunjang optimalisasi SDMA berbasis

kompetensi dalam menunjang operasional dan pencapaian tujuan

organisasi secara efektif dan efisien :

Kepuasan SDM terhadap nomenklatur jabatan

Kepuasan SDM terhadap penempatan (dengan prisip competency-

based)

Perancangan mempertimbangkan kebutuhan (pengembangan)

organisasi termasuk ketersedian sumber daya.

MENYEIMBANGKAN KEBUTUHAN ORGANISASI dengan

MOTIVASI PEGAWAI

TU

JUA

N

1. Evaluasi faktor yang mempengaruhi persepsi pegawai terhadap pekerjaan dan penempatan.

2. Evaluasi kesenjangan rancangan nomenklatur jabatan/organisasi instansi.

3. Analis Kebutuhan pengembangan Nomenklatur dan perangkatnya.

?

12

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis

Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan = Harmonis

x Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis

Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan =

Tidak

Efektif

Mandat x Struktur Organisasi

Proses Bisnis

Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan = Salah

Langkah

Mandat Disain

Organisasi x Proses Bisnis

Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan = Frustasi

Proses ANALISIS JABATAN

1

2

3

4

5

6

7

x

x

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi x Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan =

Tidak

Terarah x

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis x

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan = Bingung x

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis

Analisis Jabatan x

Spesifikasi Jabatan = “Chaos” x

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis

Analis Jabatan

Uraian Jabatan x = Tidak

Efisien x 13

1. Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini;

2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih

dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang “seragam”;

3. Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam

mengidentifikasi indikator kinerja (SKP) secara spesifik dan terukur;

Mandat Disain

Organisasi Struktur

Organisasi Proses Bisnis

Analisa Jabatan

Uraian Jabatan

Spesifikasi Jabatan = Harmonis Praktek

Terbaik

Mandat ? Struktur Organisasi ? ? Uraian

Jabatan Spesifikasi

Jabatan = ?

“lompatan proses”

“lompatan proses”

Kondisi

Saat Ini

Kesenjangan

PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK

14

Arah Pembangunan (RPJMN dan RPJMD) & Visi, Misi

Pembangunan

Desain Organisasi

Struktur Organisasi

Business Process

Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan

ANALISIS BEBAN KERJA

Perencanaan Pegawai

Rekrutmen dan Seleksi

ANALISIS JABATAN

Proses Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

15

Nama Jabatan adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas sisi jabatan, yang berupa Sekelompok Tugas Yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan.

Secara Mapan Diduduki Oleh Seseorang Atau Sekelompok Orang Dalam Organisasi

1. Membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain 2. Bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atau jabatan

tersebut. 3. Sedapat mungkin diusahakan dalam bahasa Indonesia 4. Enak didengar 5. Sedapat mungkin diusahakan nama nya pendek

Syarat suatu Jabatan:

Contoh : JF tertentu : Peneliti, Arsiparis, Pustakawan JF umum : Sekretaris, Bendahara, dll

16

Pengadministrasi Akta Perkawinan, perceraian Pengakuan,

pengangkatandan pengesahan Anak (P4 dan PA)

Pengelola Pemeliharaan Konservasi Lingkungan dan Kawasan

konservasi X

Uraian Tugas adalah uraian lebih lanjut dari ringkasan uraian jabatan

Tugas adalah sekelompok kegiatan kerja yang mempunyai tujuan tertentu

1. Keterampilan yang sejajar 2. Satu rangkaian proses 3. Memerlukan waktu kerja yang sangat

berarti atau tidak terlalu kecil. (harian, bulanan dan tahunan)

4. Menggunakan bahan kerja 5. Menggunakan perangkat kerja 6. Memperoleh hasil yang ditentukan 7. Setiap satu jabatan paling sedikit memiliki

4 (empat) sampai 12 kegiatan.

Syarat uraian tugas jabatan :

ANTARA LAIN

URUTAN TUGAS

MULAI DARI :

a. Mengumpulkan

b. Mengolah

c. Menganalisis

d. Mengevaluasi

e. Melaporkan

17

ANALISIS

JABATAN

ANALISIS

BEBAN

KERJA

ya

PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN

Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif

1250 Jam Kerja (SKP) ( bukan 500 jam)

PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011

5 Tahun

PNS

PPPK

PETA JABATAN

KEBUTUHAN ASN KEKURANGAN FORMASI

18

Nomenklatur Jabatan Tugas Pokok ( Bukan Pokok nya Tugas)

Jabatan (X Ijazah) Unit yg kekurangan

JAM KERJA PNS

Jam Kerja 1 Tahun 1750 Jam Jam Kerja Efektif 1250 Jam Jam Kerja tidak efektif 500 jam

Tugas Pokok bukan nya

Pokoknya tugas

19

KEBIJAKAN e-FORMASI DLM

TRANSFORMASI KEBUTUHAN ASN 4

1. Penataan struktur organisasi.

2. Menetepkan Nomenklatur jabatan

(peta jabatan) melalui analisis jabatan.

3. Menetapkan kebutuhan SDM Aparatur

berdasarkan analis beban kerja.

4. Pengangkatan PNS Dalam Jabatan

Persyaratan Awal

Pelaksanaan Manajemen ASN

20

Apakah peta jabatan sesuai dengan fungsi & tugas

organisasi ?

Apakah beban kerja dengan jumlah SDM sudah seimbang ?

Apakah Rekrutmen, penempatan dan evaluasi kinerja sudah

sesuai dengan hasil Analisis Jabatan & ABK ?

Siapa yang bertanggung jawab terhadap Anjab & ABK ?

21

1. Informasi Peta Jabatan

2. Informasi jumlah PNS / PPPK

3. Informasi jumlah kebutuhan ASN

4. Informasi PNS yang akan pensiun BUP

5. Informasi jumlah kekurangan dan kelebihan ASN

6. Informasi rekapitulasi jabatan/pangkat yang kekurangan

formasi (JFT – Administrasi - Jabatan Fungsional)

Menyediakan Data :

22

A. Jabatan Utama :

1. Merupakan pelaksana tugas pokok suatu organisasi (jika jabatan ini

tidak ada atau tidak diisi maka organisasi tidak berfungsi)

2. Memberikan layanan lengsung pada masyarakat

3. Pekerjaan bersifat teknis substanstif

4. Pelaksanaan tugas tidak dapat/sulit diganti oleh orang lain

B. Pengengkatan jabatan fungsional umum (Pelaksana) kalau memang

belum ditetapkan jabatan fungsional tertentu baru dapat diisi melalui

jabatan fungsional umum.

C. Penetapan Nama-Nama jabatan Fungsional yang akan diisi ditetapkan

oleh Kementerian PAN & RB.

OPTIMALISASI FORMASI

23

OPTIMALISASI

e FORMASI A. Nama Jabatan s/d

Akhir Januari 2015

B. Anjab & ABK s/d Akhir April 2015

Tujuan :

a. Menetapkan Peta

Jabatan

b. Menetapkan ABK

c. Menetapkan Kebutuhan

Kekurangan/Kelebihan

Pegawai

d. Menetapkan Jabatan :

Nama jabatan

Iktisar Jabatan

Tugas Jabatan (SKP)

Syarat jabatan

Kelas Jabatan

Seluruh Informasi

terkait dengan

manajemen ASN

dilakukan dengan

Teknologi Informasi

tujuan

menghemat biaya,

waktu dan efisiensi

untuk

mempermudah

pengelola

kepegawaian

merumuskan

kebijakan scr akurat

SE MENPAN-RB TGL

30 MEI 2014

TTG PENERAPAN e-

FORMASI

24

SISTEM INFORMASI

25

Surat pemberitahuan

formasi

K/L/ Pemda

Analisis Usul Formasi

Melalui e Formasi

Persetujuan Prinsip Formasi

K/L/Pemda

Usul Rincian Formasi K/L/Pemda

Melalui e formasi

Penetapan Formasi

1. K/L

2. Provinsi

(Prov/Kab/Kota)

Kem.

PANRB

Kem.

Keuangan

BKN

1. Analisis Usul Formasi 2. Pertimbangan teknis

formasi

Menpanrb meminta pendapat ke Menteri Keuangan

salah

benar

Untuk

diperbaiki

Untuk

di lanjutkan

di cetak

Usul formasi K/L/Pemda

1. Men PANRB meminta pendapat Kementerian Keuangan 2. Kem Keuangan Memberikan Pendapat tentang ketersedian dana 3. Surat Men PANRB tentang rencana penerimaan tambahan pegawai 4. Usul Formasi dari Instansi ke Kem PANRB tembusan BKN 5. BKN Memberikan Pertimbangan teknis untuk formasi K/L/Pemda 6. Kem LU Memberikan pertimbangan teknis perwakilan Luar Negeri 7. Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda. 8. MENPANRB Menetapan Formasi K/L/Pemda

1

2

3

Oleh TIM

Menpanrb/

Instansi/BKN

3

4

7

Kem LU

4 5

6

8

keterangan

26