PERENCANAAN MANAJEMENOleh :Adithia PurapratamaNadhratul AslamiyahIis Malasari

Apakah perencanaan itu ?• Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

• Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who) , kapan (when), dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana (how) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

Bagaimana manajer merencana?

•Perencanaan sering disebut fungsi manajemen primer karena menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan para manajer. Tanpa perencanaan, para manajer tidak akan mengetahui apa yang diorganisasi, dipimpin atau dikendalikan. Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

SASARAN (Goals)• Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh

organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja.

• Jenis sasaran Secara sekilas, mungkin tampak bahwa organisasi mempunyai tujuan tunggal: bagi perusahaan bisnis, adalah memperoleh laba; atau bagi organisasi nirlaba, adalah memenuhi kebutuhan sejumlah kelompok yang dilayani. Dalam prakteknya, semua organisasi mempunyai beragam tujuan. Perusahaan bisnis juga ingin meningkatkan pangsa pasar dan membuat karyawan selalu bersemangat terhadap organisasi. Cara lain untuk menggambarkan sasaran adalah berdasarkan apakah sasaran itu nyata atau ditetapkan. Sasaran yang ditetapkan adalah pernyataan resmi mengenai apa yang diyakini oleh berbagai pemercaya sebagai sasarannya.

Bagaimana cara manajer menetapkan sasaran ?• Mengkaji misi organisasi yang menjadi tujuan

organisasi.• Mengevaluasi sumber daya yang tersedia.• Tentukan sasaran secara individu atau dengan

masukan orang lain.• Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu

kepada semua yang perlu mengetahuinya.• Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah

tercapai.• Setelah sasaran ditetapkan, tulislah dan

komunikasikan manajer telah siap menyusun rencana untuk memenuhi sasaran itu.

Apakah Karateristik yang dimiliki Sasaran yang Terancang dengan Baik?• Sasaran yang terancang dengan baik harusla tertulis berdasarkan istilah

hasil bukannya tindakan. Hasil akhir yang diinginkan merupakan unsur yang terpenting dari sasaran manapun, oleh karena itu sasaran harus ditulis supaya mampu mencerminkan hal itu. Berikutnya, sasaran haruslah dapat diukur dan dihitung. Sejalan dengan perincian ukuran pencapaian yang dapat dihitung, sasaran yang terancang dengan baik juga harus jelas kerangka waktunya. Walaupun sasaran yang tidak terbatasi kerangk waktunya mungkin lebih disukai karena fleksibilitasnya, pada kenyataannya, sasaran tanpa kerangka waktu membuat organisasi kurang fleksibel. Selanjutnya, sasaran yang terancang dengan baik haruslah menantang sekaligus dapat dicapai. Berikutnya, sasaran yang terancang dengan baik harus ditulis dan akhirnya, sasaran yang terancang dengan baik dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi yang perlu mengetahui sasaran itu. Mengapa demikian? Karena menyadarkan orang-orang tentang sasaran menjamin bahwa mereka semua ada di “halaman yang sama” dan bekerja dengan cara yang mampu menjamin pencapaian sasaran organisasi.

RENCANA (Plan)• Rencana atau plan adalah dokumen yang

digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan.

• Jenis – Jenis PerencanaanCara yang paling popular dalam

menggambarkan rencana–rencana organisasi adalah menurut luasnya (strategis lawan operasional), kerangka waktu (jangka pendek lawan jangka panjang), kekhususan (pengarah lawan perinci), dan frekuensi penggunaan (sekali pakai lawan terus-menerus).

• Menurut LuasnyaRencana strategis adalah rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut kedalam lingkungannya. Rencana yang merinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh disebut rencana operasional.

• Apakah perbedaan rencana stretegis dengan rencana operasional?Rencana strategis cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang. Rencana strategis juga mencakup perumusan sasaran sedangkan rencana operasional mendefinisikan berbagai cara untuk mencapai sasaran itu, rencana operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek ( bulan, mingguan dan harian).

• Menurut Kerangka WaktuPerbedaan dalam tahun rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang telah banyak memendek. Dahulu rencana jangka panjang itu berarti diatas tujuh tahun. Rencana jangka panjang adalah rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun sedangkan rencana jangka pendek merupakan rencana yang mencakup satu tahun atau kurang.

• Menurut KekhususanBerdasarkan intuisi, tampaknya rencana pemerinci lebih disukai daripada rencana pengarah, atau yang memberi pedoman secara longgar. Rencana pemerinci (specific plan) mempunyai sasarn yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran. Rencana itu memiliki tujuan yang dinyatakan secara rinci. Tidak ada ambigu dan tudak ada masalah kesalahpahaman. Apabila ketidakpastiannya tinggi dan manajemen harus fleksibel supaya dapat menanggapi perubahan yang tidak terduga, rencana pengarah lebih disukai. Rencana pengarah (derictional plan) adalah rencana yang fleksibel yang menjadi pedoman umum. Rencana-rencana itu memberikan focus tetapi tidak mengunci para manajer kedalam sasaran atau rangkaian tindakan tertentu. 

• Menurut Frekuensi PenggunaanSejumlah rencana organisasi yang disusun para manajer merupakan rencana yang bersinambung sementara rencana lain hanya digunakan sekali saja. Rencana sekali pakai adalah rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Sebaliknya, rencana terus-menerus adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang. Rencana terus menerus mencakup kebijakan, peraturan dan prosedur.

Bagaimana Cara Proses Pembuatan Rencana ?

• Menetapkan tugas dan tujuanAntara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

 • Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan • Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan

dalam pencapaian tujuan.Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

• Membuat sintesaSintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan

Bagaimana faktor kontingensi mampu mempengaruhi perencanaan?

Proses penyusunan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor kontingensi dan oleh pendekatan perencanaan yang dikuti. Tiga faktor kontingensi mempengaruhi perencanaan : tingkatan dalam organisasi, derajat ketidakpastian lingkungan dan lamanya komitmen Untuk sebagian besar, perencanaan operasional mendominasi kegiatan perencanaan manajer tingkatan rendah. Pada tingkatan organisasi yang tinggi, perencanaan berorientasi pada strategi. Faktor kontingensi kedua yang mempengaruhi perencanaan adalah ketidakpastian lingkungan. Ketika ketidakpastian linkungan tinggi, rencana haruslah rinci, tapi fleksibel. Para manajer harus bersiap mengerjakan kembali dan mengubah rencana ketika rencana tiu diimplementasikan. Faktor kontingensu terakhir yang mempengaruhi perencanaan juga berkaitan dengan kerangka waktu rencana tersebut. Konsep komitmen itu berarti bahwa rencana harus cukup jauh membentang supaya dapat mencapai komitmen yang dibuat ketika rencana itu disusun. Perencanaan untuk jangka waktu yang terlampau panjang atau terlampau oendek akan tidak efisien atau tidak efektif.

Masalah Kontemporer Tentang Perencanaan• Kritik terhadap Perencanaan

Perencanaan formal menjadi amat popular dalam tahun 1960-an dan bagi sebagian besar, perencanaan formal masi popular sampai sekarang. Perencanaan formal membuat masuk akal bagi organisasi (dan individu) untuk menentukan sejumlah arah tertentu.

• Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamisKita telah membahas lingkungan yang tidak pasti sebagai salah satu factor kontingensi utama yang mempengaruhi jenis rencana yang dibuat para manajer. Karena lingkungan yang dinamis lebih merupakan norma daripada perkecualian bagi para manajer. Dalam lingkungan yan tidak pasti, para manajer ingin membuat rencana yang khusus dan fleksibel. Walaupun itu tampaknya kontradiksi, tetapi tidak. Agar berguna, rencana memerlukan beberapa kekhususan, tetapi rencana jangan menjadi terpaku. Para manajer harus menyadari bahwa perencanaan merupakan proses yang berkelanjutan.

Apakah keuntungan perencanan ?• Fokus dan fleksiblitas

Fokus adalah mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.Fleksibilitas adalah beroperasi dan punya pandangan kedepanperencanaan membantu manajer karena.

• Perencanaan berorientasi pada hasil (menciptakan pengertian arah orientasi kinerja)

• Perencanaan orientasi pada prioritas (memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama).

• Perencanaan orientasi pada keuntungan (membantu sumber-sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik).

• Perencanaan orientasi pada perubahan (membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik).