MANAJEMEN ADMINISTRASI

Oleh:Ditya Martiningtyas

1Kegiatan

LKMM-TM, Tgl 23-24 Februari 2013 Sasana Krida Jati Jejer

TUJUANPeserta mampu menyusun program kerja yang baikdan efektif dan mampu mengelola kegiatan secaratepat sasaran serta tertib administrasi untukmencapai visi organisasi.

2

POKOK BAHASAN1. Pengertian Visi2. Pengertian Manajemen & administrasi3. Fungsi administrasi4. Format Proker5. Menyusun time schedule6. Teknik pengisian, pengajuan dan pencairan dana.7. Berkas-berkas/sarana yang dibutuhkan dalam tertib administrasi

VISI dan MISIVisi adalah gambaran masa depan, visi merupakan sebuahimpian yang akan dicapai oleh organisasi, di masa yang akandatang.

Misi adalah ‘action’ dari visi. Misi adalah langkah-langkah apayang akan dilakukan demi mencapai visi.

3

VisiMenjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul dan Terkenal

VISI dan MISI

Bagaimana VISI dan MISI

DEMA ?SEMA ?HIMA ?UKM ?

4

MANAJEMEN

5

Menurut Ricky W. Griffin :Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumberdaya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif danefesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuaidengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugasyang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuaidengan jadwal.

Menurut James A.F. Stoner :Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya darianggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telahditetapkan sebelumnya.

ADMINISTRASI

6

Menurut KalugeAdministrasi yang paling sederhana adalah kerja samauntuk mencapai tujuan.

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraankebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Administrasi dalam arti sempit adalahkegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang bersifatteknis ketatausahaan.

Fungsi Administrasi• Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di

dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

7

FORMAT PROGRAM KERJA

1. Program Kerja Objective/Strategi/Rencana Kerja2. Indikator Kinerja3. Target BL, MID, END4. Capaian5. Anggaran6. Waktu7. Keterangan

8

PROGRAM KERJA (Objective/Strategi/Rencana Kerja)

9

Melihat Visi-Misi dan Tujuan Organisasi, sehingga Program Kerja yangkita buat sesuai dengan arah kemana organisasi.

Contoh:(O) MENCIPTAKAN KEUNGGULAN PENELITIAN

(S) Mengirim Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) keDikti

(R) PKM GT dan AI(R) PKM-P, dll

INDIKATOR KINERJA

10

Pada Bagian ini kita uraikan indikator keberhasilan dari program kerjayang kita buat.

Contoh :

(R) PKM GT dan AIIndikator kinerja :Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti minimal 5 judul.(R) PKM-P, dllIndikator kinerja :Jumlah Proposal PKM-P, dllterkirim ke Dikti minimal 20 judul.

TARGET

Menguraikan target yang ingin dicapai, target HARUS BISA di ukur.Contoh:(R) PKM GT dan AI BL = 2 MID = 5 END = 5(R) PKM-P, dllBL = 16 MID = 20 END = 20

11

CAPAIANMenguraikan capaian kegiatan sekaligus persentase kegiatan yang telah dilaksanakan dengan mengacu kepada indikator kinerja yang telah ditetapkan.(R) PKM GT dan AIIndikator kinerja :Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti minimal5 judul.Capaian: Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim keDikti 4 judul (80%)

12

ANGGARANMenentukan anggaran yang akan digunakan. (buat rincian anggaran sesuai kebutuhan)

Contoh:(R) PKM GT dan AI Anggaran : Rp. 1.000.000

13

WAKTUMenentukkan waktu pelaksanaan kegiatan, cukupdi tulis dengan MM.WW (Month, Week).

Contoh:(R) PKM GT dan AI Waktu: 02.1–02.4 (artinya Bulan Feb Minggu I s.d Minggu IV)

14

KETERANGANDalam keterangan, biasanya di isi dengan catatan-catatan penting, misalkan PIC atau Penanggungjawabkegiatan ini, dll.

Contoh:(R) PKM GT dan AI Keterangan: Bekerjasama dengan PRODI

PIC: Linda

15

Contoh format Proker:NO.

OBYEKTIF –STRATEGI -

RENKER

INDIKATOR KINERJA

TARGET CAPAIAN (%)

ANGGARAN

(000)

WAKTU KETERANGANBASEL

INEMI

DEN

D

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101.0.0

1.1.0

1.1.1

1.1.2

(O)MENCIPTAKAN KEUNGGULAN PENELITIAN

(S)Mengirim Proposal Program Kreativitas Mahasswa (PKM) keDikti

(R) PKM GT dan AI

(R) PKM-P, dll

Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti minimal 5 judul

Jumlah Proposal PKM-P, dllterkirim ke Dikti minimal 20 judul

2

16

5

20

5

20

A: 75

A : 225

02.1–02.4

09.2–10.4

Link: Prodi

Link: Prodi

16

MENYUSUN TIME SCHEDULETujuan diantaranya:1. Sebagai monitoring tugas atau rencana kerja

organisasi2. Untuk mempermudah kita dalam me-manajemen

kegiatan yang telah kita rencanakan3. Sebagai tolok ukur keberhasilan atas rencana kerja

yang telah kita tetapkan4. Sebagai bahan evaluasi kerja pada periode berikutnya5. dll

17

Format Time ScheduleBiasanya dalam menyusun Time schedule memuatbeberapa poin sebagai berikut :1. Nomor Urut2. Uraian Rencana Kerja3. Bulan/Minggu selama 1 tahun atau lebih4. Keterangan

18

No Rencana Kerja Bulan Keterangan

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nop Des

1 PKM GT dan AI PIC : Linda

Prosedur Pengajuan danPencairan Dana

19

1. Pengajuan Proposal Kegiatan di lengkapi dengan rincian kebutuhan anggaran yang disetujui Ketua SEMA/DEMA dan disahkan oleh Kabag. Kemahasiswaan.

2. Proposal yang telah di setujui di copy digunakan untuk dokumen pendukung pengajuan anggaran ke Bagian Keuangan atau ke bagian terkait

Prosedur Pengajuan danPencairan

3. Bendahara SEMA/DEMA mengajukan permohonan permintaananggaran kepada Puket III

4. Jika telah di setujui, maka Bagian Keuangan akan mencairkandana kegiatan yang sudah diajukan.

5. Dana yang sudah cair akan di berikan kepada BendaharaSEMA/DEMA, dari bendahara SEMA inilah UKM/koordinatorkegiatan akan menerima uang/dana utk kegiatan

20

Mengapa Perlu dilakukan Pelaporan Keuangan ?

1. Untuk mengukur anggaran yang digunakan dlm suatukegiatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan anggaran kegiatandimasa yang akan datang

3. Sebagai bentuk tanggungjawab

4. dll

21

BAGAIMANA MEMPERTANGGUNGJAWABKAN

KEKUANGAN• Laporan yang dibuat harus dapat

dipertanggungjawabkan.

Dokumen-dokumen pendukung harus ada.

Butuh ketelitian dalam menghitung.

dll

22

LAPORAN EVATRI

Laporan yang WAJIB dilaporkan oleh Ketua SEMA/DEMA kepada Kabag. Kemahasiswaan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas program kerja yang sudah dijalankan selama tiga bulan.Manfaatnya: Dapat mengevaluasi kegiatan yang sudah dilaksanakan dan menjadikan kegiatan kedepan menjadi lebih baik. Form Laporan Evatri SEMA/DEMA

23

Jenis Surat• Surat undangan• Surat permohonan• Surat perijinan• Surat pemberitahuan• Surat tugas• Dll.

Contoh : Surat Undangan

24

Diskusi Yuuuuukkks.

25

TUGAS

1. Kelompok2. Membuat Program Kerja3. Membuat Time Schedule4. Membuat Laporan Evatri

26

27By Ditya