PERENCANAANPengertian Perencanaan Berdasarkan berbagai sumber ,Perencanaan dapat didefenisikan secara ringkas dan mencakup semua kesatuan arah sebagai berikut : Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya ,apa, yang harus dilakuakan,kapan ,bagaimana,,dan oleh siapa ?

Perancanaan

adalah

memilih

tujuan

untuk

mengupayakan

bagaimana

mengupayakan pengunaan sember daya alam(natural resources)sumber daya manusia (human resources), dan sumber daya lainya(other resources) untuk mencapai tujuan. Dan juga perencanaan dapat juga didefenisikan sebagai suatu integratif yang berusaha memaksimumkan efektifitas seluruhnya dari sebuah organisasi sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai .Dalam manajemen perencanaan adalah proses mengidentifikasikan tujuan organisasi,membuat strategi untuk mencapi tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktifitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tampa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian,dan

pengontrolan tidak dapat berjalan.

1

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi Rencana Atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi. Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame. Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan caracara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk

2

"meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain. Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau

standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja.Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain. ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Tahap perencanaan Menentukan tujuan Merumuskan keaadan saat sekarang ini Mendefenisikan segala kemudahan dan juga hanbatan yang akan dihadapi. Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk mencapi tujuan

1. Menentukan tujuan Tahapan pertama (first step) dalam menentukan hasil (goals) yang akan dicapai adalah satu rangka perencanaan yang matang dan tersistemasi berdasarkan sumber daya yang akan digunakan, merupakan faktor penentu keberhasilan dari satu perencaan. Dalam satu Perencanaan,seorang Master Planing selalu berorientasi bahwa perencanaan yang akan direalisasikannya adalah untuk keberhasialan di masa yang akan datang. Proses

penetapan tujauan merupakan langkah awal yang akan melambangkan hasil (goal) yang akan dicapai.

3

2. Merumuskan keaadan saat sekarang iniPerencanaan merupakan orientsi masa sekarang untuk masa yang akan datang. Seorang Perencana harus bisa mambaca kaadaan dan situasi pada saat perencanaan akan dilaksannakan,keadaan bisa berasal dari interen maupun ekteren dari organisasi yang akan direncanakan,misalkan: o Keadaan intern organisasi Psikologis dari semua anggota organisi mencakup semua karakter dan kebiasaan buruk yang dapatmenjadi faktor penentu dari keberhasialanperencanaan.

Mental yang kurang membangun merupakan, sikap ketidak pedulian terhadap akan kemajuan dari angota organisasi

3. Mendefenisikan segala kemudahan dan juga hanbatan yang akan dihadapi.Perencan harus merumuskan masalah dan tindakan prepentif apa yang harus dilakukan sebagai langkah awal dari pokok perencanaan. Dalam mendefinisikan keadaan suatu organisasi perncana harus memiliki wawasan, imformasi yang cukup, dan tak kalah pentingnya adalah inovasi dan inisiatif lain yang dapat memudahkan dalam melakukan perencanaan, misalnya : Seorang Devlover

proprety ingin mengembangkan suatu wilayah menjadi satu perumahan yang memiliki banyak digemari konsumen. Dalam penyusunan perencanaan proyek, perencana harus bisa meramalkan bahwa konsumen yang akan membeli adalah golongan ekonomi mana ? apakah memerlukan prioritas kenyaman akan tempat tingalnya, karena perumahan dekat dengan taman kota dan juga dekat den gan pusat perbelanjaan.

4

Dalam proses pembangunan ,perencana harus menbuat satu langkah mudah dalam proses mengembangkan lokasi ,dengan alternatif bahwa dengan memilih lokasi tersebut pengangkutan bahan material bisa dilakukan melaui jalur

alternatif.Hambatan yang harus diprakirakan oleh perencana misalnya : karena pengangkutan bahan material melui jalur alternaif kota, maka mobil pengangkut hanya bisa beroperasi pada jam yang telah ditetapkan pemerintah kota.

4. Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk mencapi tujuan Dari hasil perencanaan yang telah disusun,dan juga kemungkinan yanag akan terjadi serta solusinya. Agar perencanaan bisa direalisasikan yaitu dengan membagi dan mengelompokan semua kemungkinan dengan analisa efisien dan efektifitas dengan step-step yang tepat.

Elemen perencanaan Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang

5

dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya. Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan

menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu . Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Proses perencanaan

6

Perencanaan sebagai suatu proses suatu proses adalah suatu cara yang sistimatis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Menurut Louis A.Allen, perencanaan terdiri dari atas aktifitas yang diopersikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan yang memungkinkan untuk mendahului serta tantangan pada masa yang akan datang.

1. Prakiraan (foresting) Merupakan suatu usaha yang sistimatis untuk meramalkan prakiraan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2. Penetapan tujuan (estsblishing objective) Penetapan tujuan merupakan suatu aktifitas yang dilakukan maksud menetapkan yang ingin dicapai melaui pekerjaan dengan

3. Pemograman (programming) Pemograman merupakan suatu aktifitas yang dilakukan menetapkan Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapi tujuan; Unit dan anggota yang bertanggumg jawab untuk setiap langkah; Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah dengan maksud

4.

Penjadwalan (scheduling)

7

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5.

Penggaran (budgeting)

Penggaran merupakan suatu aktifitas untuk membuat pernyataan tentang sember daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk aktifitas tertentu dan waktu tertentu. 6. Pengembangan prosedur (developing procedure)

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktifitas menormalisasikan teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan Penetapan dan interprstsi kebijakan (estabilising and interpreting policies) Penetapan dan interprasi kebijakan adalah suatu aktifitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi manajer dan para bawahannya bekerja.

. Karakteristik perencanaan: Perencanaan harus menyangkut (berorientasi) pada masa yang datang

8

Terdapat elemen identifikasi pribadi atau organisasi , yaitu serangkaian kegiatan tindakan masa yang akan datang diambil oleh perencana.

Masa yang akan datang ,tindakan, dan tindakan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur amat penting dalam setiap perencanaan Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan . Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat

mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi Proses selanjutnya, pengevaluasian yaitu atau proses pengontrolan adalah dan

pengevalusasian.

evaluating

proses

membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

9

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Tipe-tipe perencana

strategiks

Perencaanan jangka panjang dimana manager merumuskan visi,misi dari organisasi, serta mengambil keputusan serta membuat kebijakn yang tepat agar semua program bisa berjalan sesuai apa yang telah direncanakan.

Operasional Perencanaan jangka pendek yang terkait denagn program kerja,dimana bawahan menjadi pelaku/pelaksana dari program yang telah disusun.

Teori perencannaan 1)Teori oprersi sistim Teori sistim dapat didefenisikan sebagai seperangkap komponen yang saling bergantung dengan ruang lingkup keterkaitan dan stabilitas yang relatif tinggi,

10

ruang lingkup mengatur ketegantungan eksternal, sampai seberpa jauh komponen system tersebut tidak berintereraksi dengan komponen lain diluar system . Keterkaitan mengatur ketergantungan internal, yaitu batasan tingkat, ketika komponen system saling berinteraksi satu sama lain. Stabilitas berhubungan dengan lamanya waktu ssistem tersebut berakhir tampa adanya perubahan atau gangguan yang berarti, yang kemungkinan hanya bebarapa jam untuk system yang berumur pendek tentu juga dapat berabat-abat untuk system tertentu. 2.teori perubahan system teori dan interprestasi mengenai bagaimana, kapan, dan tujuan apa perubahan itu dilakukan disebut keputusan. Karena adanya perubahan yang sangat tinggi kemana tujuan perencanaan ditetapkan dan metode untuk mencapai tujuan itu. Berdasarkan teori perubahan system sesuai dengan situasi yang dihadapi ada empat jenis teori: a. Rasionalisme

b. Inkrementalisme c. Utopianisme

d. Modisme.

EFEKTIFITAS PERENCANAAN Adapun efektifitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar, kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat, meskipun efektifitas memiliki hambatan dalam pengembangan rencana yang efektif

11

1.

Penolakan dari dalam diri perencana terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk memecahkannya

2. Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana Karena perubahan yang ditimbulkannya. Untuk mengatasi hambatan diatas dalam mengatasi penolakan terhadap perubahan diharapkan melakukan a. Melibatkan para bawahan dan pihak yang berkepentingan dalam organisasi pada waktu proses perencanaan.

b. Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para bawahan mengenairencana dan akibat yang mungkin sehingga perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan, dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif. c. Mengembangkan pola perencanaan yang efektif

d. Menyadari atas dampak perubahan yang diusulkan terhadap anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

MODEL PERENCANAAN RASIONAL 1. Model PERT dan CPM a. PERT PERT adalah akronim dari program evaluation and review technigues yaitu suatu metode yang belum pernah dilaksanakan sebelumnya dan tidak akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang. Dalam menggunakan teknik PERT terdapat dua konsep yang perlu mendapat perhatian (leven dan Kirkpatrick,1996:21) yaitu 1. Peristiwa (event)

12

Peristiwa adalah kondisi yang terjadi saat itu, juga pada waktu titik tertentu. Akan tetapi, kondisi itu sendiri tidak membutuhkan waktu dan sumber. 2. Aktivitas Adalah bagian tertentu dari proyek kerja yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikannya. b. CPM CPM adalah akronim Critical Path Method atau metode jalur kritis adalah teknik perencanaan dan pengendalian yang memiliki data biaya dari masa lampau Dalam system ini pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin dengan kerja lembur seminim mungkin, tambahan tenaga kerja ataupun tambahan peralatan, serta tidak terkena sangsi apabila menyelesaikan pekerjaan tersebut terlambat.

13

Daftar pustaka Siswanto ,M.Si.Dr.H..2005.Pengantar manjemen.Bumi Aksara. Bandung. Wieklopediea.Indonesia.pengertian perencanaan.

14