PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Ferry Agung Nugroho 08.12.2883

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

THE CREATING INVENTORY SISTEM MATERIAL BUILDINGSTORE ENGGAL JAYA AT WINDUSARI MAGELANG REGENCY

PERANCANGAN SISTEM INVENTORY BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL

JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN MAGELANG

Ferry Agung Nugroho

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Building Enggal Jaya store is a company engaged in the sale of building materials.

To provide optimum service and rational needed a good system. Includes data processing of

goods which includes demand for goods, expenditures, returns, order goods and receipt of

goods as well as recording and reporting of data items.

But the shop building with all its limitations Enggal Jaya often there are several

constraints, among others, the process pencatatandata goods still using manual systems,

thus slowing down the work process and lead the processes associated with data processing

of goods in the Toko Jaya Iron Enggal not running optimally.

With the computerized system is expected to provide ease in monitoring the

processing of data that will improve the validation and accuracy of data.

Keywords: Systems, Data, Validation and Accuracy.

1. PENDAHULUAN Komputer pada masa sekarang ini bukan merupakan suatu yang baru. Tekhnologi

komputer sangat berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Penggunaan komputer

kini tidak hanya digunakan di kantor-kantor atau perusahaan. Melainkan juga di rumah,

di sekolahan bahkan di tempat-tempat keramaian. Dengan media komputer ini kita juga

dapat memperoleh informasi dengan sangat mudah dan cepat. Selain itu berbagai

macam tekhnik informasi hadir untuk menjawab tantangan zaman saat ini, dimana

dituntut keefisienan dan ketepatan dalam penyajian informasi.

Toko Bangunan Enggal Jaya merupakan suatu bidang usaha yang melayani

penjualan barang bahan bangunan. Dan dalam menjalankan usahanya ini banyak

melakukan transaksi penjualan. Dimana dalam melayani penjualan bahan bangunan

dapat dilakukan dengan datang langsung. Sampai saat ini sistem inventory bahan

bangunan yang digunakan oleh TB. Enggal Jaya masih menggunakan sistem manual

atau paper based system, yaitu dengan menggunakan sistem pengarsipan atau

penyimpanan ke dalam buku persediaan bahan bangunan.

2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan

komponen. Pendekatan system yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan

system sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang

mempunyai tujuan tertentu”. Pendekatan system yang menekankan pada komponen

mendefinisikan system sebagai berikut. : “Sistem adalah kumpulan dari komponen-

komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu

kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.‘‘

2.2. Definisi Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam

siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya

melahirkan informasi.

2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua

hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan

bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya.

2.3. Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan

keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga

dengan processing system. Sebuah sistem informasi informasi merupakan kumpulan dari

perangkat keras dan perangkat lunak komputer, serta perangkat manusia yang akan

mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sisem informasi

dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Routine Proccesing System (RPS)

Routine Proccesing System digunakan untuk melayani berbagai kebutuhan yang

telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin.

2. Decision Support System (DSS)

Decision Support System digunakan untu melayani kebutuhan yang tidak dapat

didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat perancangan.

3. Classical Management Information System (CMIS)

Classical Management Information System digunakan untuk melayani kebutuhan

pembuatan laporan kegiatan yang telah terjadwal dan terdefinisi dengan baik.

4. Real Time Information System (RTIS)

Real Time Information System digunakan untuk melayani kegiatan yang mempunyai

sifat harus direspon dengan cepat.

5. Distributed Data Processing System (DDPS)

Distributed Data Processing System digunakan untuk melayani kebutuhan yang

telah tersebar secara geografis dengan sumber daya yang tersebar.

6. Transaction Processig System(TPS)

Transaction Processig System digunakan untuk melayani kegiatan yang bersifat

transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem yang ada.

2.4. Definisi Inventory Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu,

dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal

perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa

yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventory,

tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.

2.5. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).

2.6. Konsep Pemodelan Sistem

2.6.1. Flowchart Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara

keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem

serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

2.6.2. DFD Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai

maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi

secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem

informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.

2.7. Definisi Basis Data

Database merupakan suatu kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga

membentuk suatu bangunan data. Relasi tersebut ditunjukkan dengan key kunci dari tiap

file yang ada. Dalam suatu fie terdapat record-record sejenis, besar dan bentuk

merupakan kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling

berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang

lengkap dan direkam dalam satu record. Isi field merupakan judul dari kelompok entity

tersebut.

Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,

ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah adalah suatu langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan

analisis sistem. Sedangkan definisi dari masalah itu sendiri adalah suatu kendala atau

persoalan yang harus dipecahkan agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal.

Mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subjek-

subjek permasalahan yang telah diutarakan. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses

system apa saja yang ada di sana.

b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan

digunakan.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan

apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini

merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap

sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem

layak untuk diimplementasikan atau tidak.

3.4. Perancangan Sistem 3.4.1. Flowchart Sistem

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD

Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem

informasi inventory yang terstruktur dan jelas.

3.5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen

database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam

perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe

datanya.

3.6. Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar

muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini

sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah

dilakukan seleksi.

4.1. Rencana Implementasi Sistem Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus

dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk

memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat

penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar

dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk

menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi

dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut

adalah:

4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih adalah karyawan dari Toko Bangunan Enggal Jaya, dalam

hal ini adalah juru gudang perusahaan tersebut, dengan pertimbangan bahwa

karyawan tersebut sudah memahami sistem keluar masuk barang, sehingga

hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang

belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan

personil, yaitu:

1) Pelatihan Prosedur

2) Pelatihan Tutorial

3) Pelatihan Praktek Kerja

4.2.2. Instalasi Perangkat Lunak 1. Instalasi SQL Server 2000.

2. Instalasi aplikasi.

4.2.3. Pengetesan Program Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang

dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,

simpan data dan media output/keluaran.

1. Pengetesan terhadap input dan edit data

2. Pengetesan terhadap item pencarian data

3. Pengetesan terhadap item simpan data

4. Pengetesan terhadap media output

4.2.4. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen

sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah

untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai

dengan yang diharapkan.

4.2.5. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem

selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem

merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,

diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang

ada pada sistem Inventory ini dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan

konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila

sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih

ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan

tetap berjalan lancar.

4.3. Manual Program Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.

Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Inventory Toko Bangunan Enggal Jaya.

4.3.1 Form Menu Utama

Gambar 4.1 Form Menu Utama

Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem ini.

Terdapat beberapa sub menu yaitu:

1) File : Keluar

2) Master Data : Data Barang , Data Jenis Barang, Data Pemasok,

3) Proses : Barang masuk, barang keluar, retur

4) Pengaturan : Edit data user, tambah user, edit user, ganti password.

5) Laporan : Laporan barang, Laporan pemasok, Laporan barang masuk,

Laporan barang keluar, Laporan Stok menipis

6) Bantuan : Tentang program, manual program

7) Keluar.

4.3.2 Form Jenis

Gambar 4.2 Form Jenis Barang

Untuk menginputkan data jenis barang diawali dengan menekan tombol tambah

4.3.3 Form Tambah User

Gambar 4.3 Form Tambah User

Untuk menambahkan data user yang dapat mengakses aplikasi ini, menggunakan

form tambah user yang ada pada pilihan pengaturan. Form ini hanya dapat diakses

oleh admin.

4.3.4 Form Ganti Password User

Gambar 4.4 Ganti Password User

Form ini digunakan untuk mengganti password user. Form ini hanya dapat diakses

oleh admin.

4.3.5 Form Barang

Gambar 4.5 Form Barang

Untuk menginputkan data barang diawali dengan menekan tombol tambah, maka

kode barang akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode

barang.

4.3.6 Form Pemasok

Gambar 4.6 Form Pemasok

Untuk menginputkan data pemasok diawali dengan menekan tombol tambah, maka

kode pemasok akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode

pemasok. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai menginputkan data.

Tombol ubah untuk mengawali proses pengubahan data.Tombol hapus untuk menghapus

data pemasok. Tombol batal untuk membatalkan input data. Semua data pamasok akan

ditampilkan pada datagrid data pemasok. Disediakan juga menu pencarian data pemasok,

disini user dapat memilih menu pencarian berdasar kode dan nama pemasok.

4.3.7 Form Barang Masuk

Gambar 4.7 Form Barang Masuk

Untuk mengawali input data pada proses barang masuk ini diawali dengan menekan

tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer beli. Data barang tidak perlu

dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian barang yang akan

menampilkan form pop up barang atau dengan memilih barang pada combobox nama

barang. Di dalam form pop up, user dapat melakukan pencarian data barang dengan

mengetikkan kode, nama, jenis dan harga barang yang dicari. Tiap selesai melakukan input

per item, data disimpan dengan tombol pilih. Kemudian data barang tersebut akan

ditampilkan di text box kode barang, label harga, satuan dan stok di gudang pada form

barang masuk..

Gambar 4.8 Form Pop Up Barang Masuk

Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan

menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item,

quantity dan total bayar.

4.3.8 Form Barang Keluar

Gambar 4.9 Form Barang Keluar

Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan

tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer jual.

Gambar 4.10 Form Pop Up Barang Keluar

Setelah proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan

menggunakan tombol simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item

,quantity dan menampilkan bukti transaksi.

Gambar 4.11 Bukti Transaksi Barang Keluar

4.3.9 Form Retur Pembelian

Gambar 4.12 Retur Pembelian

Untuk mengawali input data pada proses barang keluar ini diawali dengan menekan

tombol baru yang secara otomatis akan menampilkan nomer retur.

Gambar 4.13 Form Pop Up Cari Barang Pada Retur

Tiap selesai melakukan input per item, data disimpan dengan tombol pilih. Setelah

proses penginputan semua data barang selesai , disimpan dengan menggunakan tombol

simpan yang setelah itu akan otomatis menjumlahkan jumlah item,quantity dan bukti

transaksi.

Gambar 4.14 Bukti Transaksi Retur

4.3.10 Laporan Data Pemasok

Gambar 4.15 Laporan Data Pemasok

4.3.11 Laporan Data Barang

Gambar 4.16 Laporan Data Barang

4.3.12 Form Cetak Laporan Barang Masuk

Gambar 4.17 Form Cetak Laporan Barang Masuk

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai

dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,

tahunan ) dan laporan keseluruhan.

4.3.13 Form Cetak Laporan Barang Keluar

Gambar 4.18 Form Cetak Laporan Barang Keluar

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai

dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,

tahunan ) dan laporan keseluruhan.

4.3.14 Form Cetak Laporan Retur

Gambar 4.19 Form Cetak Laporan Retur

Form ini merupakan form menu pilihan untuk mencetak laporan penarikan sesuai

dengan inputan user. Disediakan 2 menu pilihan yaitu laporan per periode ( harian, bulanan,

tahunan ) dan laporan keseluruhan.

5. KESIMPULAN Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab

sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “PERANCANGAN SISTEM INVENTORY

BARANG PADA TOKO BANGUNAN ENGGAL JAYA DI WINDUSARI KABUPATEN

MAGELANG“ maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

a. Pencatatan dan pengolahan data barang keluar masuk masih belum

terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya

program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai

data barang keluar dan masuk masih kurang memuaskan. Dengan adanya sistem ini

maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah

tersimpan di dalam database dan user hanya tinggal mencetak data-data tersebut

pada saat diperlukan.

b. Penyimpanan data dan bukti transaksi pada TB Enggal Jaya ini masih disimpan

berupa berkas dan dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan

kehilangan data. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam

bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan

petugas hanya tinggal mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.

Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa

kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output program

dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap dapat

menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user. Demikian kesimpulan

dan saran yang dapat menyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini

dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta

pembuatan laporan stock barang. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan

akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi Toko Bangunan Enggal Jaya di

Windusari Kabupaten Magelang.

DAFTAR PUSTAKA

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI

Gordon B. Davis, 1995. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA

Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI

Koher, Eric L.A. 2006. Produksi dan Bahan Baku, Jakarta : Penerbit GRAMEDIA