ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya. Apa itu Supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.

1

Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan, Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

2. Karakteristik Sistem Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

2

Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup

3

yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan

4

dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

ARTI DESAIN SISTEM

Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem, akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan

5

mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sispil yang akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah.Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan.

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data dictionary).

DESAIN OUTPUT

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.

TIPE OUTPUT Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu : 1. Output Intern (internal output) Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya. 2. Output Ekstern (external output) Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya

6

(preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi. FORMAT OUTPUT

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.

DESAIN INPUT

Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya.Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk). PROSES INPUT

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu : 1. Penangkapan data (data capture) Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi. 2. Penyiapan data (data preparation) Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik)

3. Pemasukan data (data entry) Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.

Contoh proses input :

7

TIPE INPUT Input dapat dikelompokkan ke dalam : 1. Input ekstern (external input) Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi. 2. Input intern (internal input) Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.

8

DESAIN DATABASE

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file database Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : - tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya - media file : hard disk, diskette atau pita magnetik - organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan. - Field kunci dari file.

DESAIN KONTROL

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi

9

dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

PENDEKATAN PERANCANGAN TERSTRUKTUR DAN DATA FLOW DIAGRAM

KONSEP PERANCANGAN TERSTRUKTUR

Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat dan teknik supaya membuatnya berhasil.

Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru.

Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD).

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara

10

logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

KOMPONEN DFD Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili : 1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. data flow (arus data) 3. process (proses) 4. data store (simpanan data) KESATUAN LUAR Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini :

a. Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang sedang dikembangkan b. Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan c. Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok d. Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan e. Sumber asli dari suatu transaksi f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut :

11

ARUS DATA

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini : a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem d. Masukan untuk komputer e. Komunikasi ucapan f. Surat-surat atau memo g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.

Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep penggambarannya sebagai berikut : 1. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ? karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket. Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus data yang tidak benar

12

Dua buah arus data ini, yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan pembayaran sebagai berikut ini

Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat digambarkan sebagai berikut ini :

2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.

13

Pada gambar terlihat bahwa arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3 tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan permintaan barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order penjualan. 3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama

Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip pengepakan. Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai

14

penggantinya dapat digambarkan sebagai berikut ini

4. Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses. PROSES Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses yang dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul :

15

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini : 1. Identifikasi proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses. 2. Nama proses Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses. 3. Pemroses Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan.

Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini di simbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses sebagai berikut :

Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini adalah berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data

16

b. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data

c. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebihdari sebuah arus data

suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut ini merupakan suatu proses yang salah :

17

KAMUS DATA ISI KAMUS DATA

Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka KD harus memuat hal-hal berikut ini. 1. Nama arus data. Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.

2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda. . Bentuk data. Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir : - dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir; - hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer; - hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya; - hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel; - dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: • dokumen dasar atau formulir; • dokumen hasil cetakan computer • laporan tercetak; • tampilan di layar monitor; • variabel; • parameter; • field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang

18

mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database. 4. Arus data. Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD. 5. Penjelasan. Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode. Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja.

19

MENDEFINISIKAN STRUKTUR DATA

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut ini :

20

FLOWCHARTJENIS-JENIS FLOWCHART Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini. 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). 4. Bagan alir program (program flowchart). 5. Bagan alir proses (process flowchart).

Systems Flowchart Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini :

21

22

23

DESAIN SISTEM TERINCI (OUTPUT DAN INPUT)

DESAIN OUTPUT

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

24

MACAM-MACAM BENTUK LAPORAN

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan. LAPORAN BERBENTUK TABEL Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya : Notice Report Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.

Equipoised Report

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. Contoh dari laporan ini adalah :

Variance Report

25

Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :

Comparative Report

Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut:

26

DESAIN INPUT

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. banan mentah dari informassi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem inforamsi. hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan. sampah yang masuk sampah pula yang keluar (garbage in garbage out). Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.

Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk input.

DOKUMEN DASAR

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut ini. 1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebut-kan satu persatu di dalam dokumen dasarnya. 4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang membutuhkannya. 5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan). 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file data di komputer.

Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini. 1. Kertas yang dipergunakan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan dignakan, yaitu sebagai berikut ini. a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan. b. Penampilan dari dokumen dasar. c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani. d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya).

27

e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam). f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak dengan mesin. g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.

2. Ukuran dari dokumen dasar.

Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya. 3. Warna yang digunakan.

Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya di-hindari untuk digunakan.

4. Judul dokumen dasar.

Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.

5. Nomor dokumen dasar.

Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode FOl). 6. Nomor urut dokumen dasar.

Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.

28

7. Nomor dan jumlah halaman.

Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman 1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.

8. Spasi.

Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin. 9. Pembagian area.

Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomer.

MEDIA INPUT 1. Formulir Kertas Dokumen sumber yang membutuhkan pengisian dengan metode tulisan tangan atau pengetikan. Perancangan formulir kertas melibatkan : o Pemilihan kertas yang tepat o Ukuran o Manifolding o Zoning o Penyiapan instruksi o Pembuatan kapsion danpenggambaran field data o Pemberian spasi o Pemberian sekuens 2. Formulir Elektronik Rancangan layar entri data yang merefleksikan dokumen sumber. Komponen yang digunakan o Zoning o Instruksi o Garis, kotak dan kapsion o Indikator field data

29

Urutan pedoman perancangan Perancangan formulir elektronik Rancangan field data Pengaturan kapsion dan field data Rancangan pesan pada layar

3. Perangkat entri langsung Perangkat yang dapat digunakan untuk memasukkan data secara langsung, antara lain o Magnetic Ink Character Recognition (MICR) o Optical Character Recognition (OCR) o Digitizer o Image scanner o Perangkat Teller Machines (ATM) o Mouse o Voice recognition 4. Kode Kode digunakan untuk o Meringkas input data o Mengklasifikasi dan mengidentifikasi item data o -Mengambil atau memilih item data tertentu -Memperbolehkan satu atau lebih arah tindakan untuk terjadi menurut o nilai yang disimpan dalam field kode Yang termasuk struktur kode adalah o Sekuens o Blok o Grup o Kode spesial (kode bar & kode warna)

5. Menu Menu dibedakan atas menu basis teks dan visual. Jenis menu visual adalah menu

pull-down, nested, shingled, tiled, icon, sentuh, isyarat dan suara. 6. Bahasa natural

Memungkinkan sistem komputer mengerti bahasa manusia. Bahasa natural berupa dialog percakapan dan antarmuka database.

30

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Disusun oleh :

Dias AditiaTeknik Komputer

POLITEKNIK SUKABUMIJl. Babakan Sirna No. 25

Kelurahan Benteng Kecamatan WarudoyongKota Sukabumi

31