1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN

(STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN)

Naskah Publikasi

DISUSUN OLEH :

RENI PUSPITANINGRUM 08.02.7167

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

2

3

DESIGNING OF HOSPITEALITY INFORMATION SYSTEM

(CASE STUDY ON HOTEL ARJUNA KLATEN)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERHOTELAN

(STUDI KASUS PADA HOTEL ARJUNA KLATEN)

Reni Puspitaningrum

Jurusan Manajemen Informatika

STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In teknil, information systems in the hotel is divided into two: the front office

information systems and back office. Front office information systems used to

menaani hotel operational problems, and problems that are common in hotel front

office is the operational problems of a hotel such as room reservations, guest

services.The purpose of this is to make penelilian sebuahsistem reservation (room

reservation) that has been computerized so that the service can handle, asalah

reservation can be done quickly. The results achieved in this study were primarily

operational issues menyekesaikan reservation with a new system design. The

conclusion of this research is a new system capable of, enangani yaang problems

exist on the reservation process is running.

Keywords: Reservations, Financial Statements, Perancanga DFD, Relation

Between Tables, Database.

4

1. Pendahuluan

Dengan berkembangnya teknologi informasi di era globalisasi

yang semakin cepat, sangat membantu dan mendukung sebuah kegiatan

dalam suatu organisasi. Suatu kebijakkan dirasakan efektif apabila

informasi yang mendukung disajikan dengan cepat,cermat, akurat dan

dapat dipertanggung jawabkan. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan

suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan

suatu kebijakkan untuk pengembangan organisasi itu sendiri di masa

mendatang.

Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, telah

melahirkan perangkat komputer sebagai salah satu alat yang digunakan

untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya

keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu

informasi dengan kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat

mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi.

Dalam instansi yang dapat diambil gambaran mengenai pentingnya

computer sebagai pengolah data yang dapat memberikan informasi

yaitu”Hotel Arjuna di Klaten”.

5

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar

Untuk dapat memperoleh suatu hasil yang maksimal dari suatu

perencanaan kegiatan-kegiatan yang penting, diperlukan suatu sistem yang tepat

untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Untuk mengenal sistem secara lebih baik dan benar maka berikut ini

pendapat para pakar mengenai pengeitz Gerald,Ardra F. Fitz Gerald dan Waren

D. Staling, JR., yang dikutip Jogianto H.M(2001) “ Sistem adalah suatu jaringan

kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu “.

Menurut Gordon B Davis (1995) “Sistem dapat berupa abstrak dan fisik.

Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang

saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah gagasan

mengenai Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sedangkan sistem fisik dapat

didefinisikan melalui contoh-contoh sebagai berikut :

a. Sistem peredaran darah yaitu jantung dan urat-urat darah yang

menggerakkandarah keseluruh tubuh.

b. Sistem transpoortasi yaitu petugas, mesin, dan organisasi yang

menjalankan transportasi barang.

c. Sistem persenjataan yaitu peralatan, prosedur, dan petugas yang

memungkinkan digunakannya sebuah senjata.

6

d. Sistem computer yaitu peralatan yang berfungsi bersamaan bersama

untuk menjalankan pengolahan computer.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto HM, 198 ). Kualitas Informasi adalah

kualitas dari sistem informasi tergantung dari beberapa hal, yaitu : (Jogiyanto

HM, 1989 )

a. Akurat (accurate)

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan..

b. Tepat pada waktunya (Timeliness)

Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat, informasi yang sudah lama tidak akan memiliki nilai lagi.

c. Relevan (Relevance)

Relevan berarti informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

setiap pemakai satu dengan yang lainnya pastilah berbeda.

d. Ekonomis

Informasi yang dihasilkan mempunyai nilai jual yang tinggi, serta biaya

operasional untuk menghasilkan informasi tersebut.

e. Dapat dipercaya

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, sumber tersebut

juga telah teruji tingkat kejujurannya.

7

2.3 Konsep Database Manajemen Sistem

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri

merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan

nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). Data base merupakan komponen

sistem informasi karena berfungsi sebagai basis yang menyediakan informasi

bagi para pemakainya.

2.3.1 Sistem Flowchart

Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus

pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan

tentang pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses.

Sistem flowchart pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara

keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan dari prosedur

yang ada dalam sistem. Bagian alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang

menunjukan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika.

Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Suatu

bagan alir adalah diagram yang mempergunakan peta simbol-simbol dan

menunjukan algoritma untuk simbol proses. Sebuah algoritma adalah daftar

urutan instruksi-instruksi yang menyelesaikan sebuah program khusus atau

melaksanakan suatu proses selangkah demi selangkah.

2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan

Visual basic merupakan sebuah bahasa pemograman yang dapat di

gunakan untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows. Istilah

visual basic mengacu pada metode pembuatan tampilan program (

8

Interface ) atau objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung

terlihat oleh programmer.

2.5 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic merupakan sebuah bahasa pemograman yang dapat di

gunakan untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows. Istilah visual

basic mengacu pada metode pembuatan tampilan program ( Interface ) atau

objek pemogroman yang biasa di lakukan secara langsung terlihat oleh

programmer.

2.5.1 Sejarah Visual Basic

Bill gates pendiri microsoft memulai bisnis softwarenya dengan

memgembangkan interpreter bahasa basic untuk Altair 8800 dan kemudian ia

ubah agar dapat berjalan di atas IBM Pc dengan sistem operasi DOS.

Perkembangan berikutnya adalah di luncurkan oleh BASICA untuk DOS dan

kemudian Microsoft QuickBasic dan Microsoft Basic.Sejarah basic di tangan

microsoft sebagai bahasa yang di interpretasikan ( BASICA ) dan juga bahasa

yang di kompilasi ( BASCOM ) membuat Visual Basic di implementasikan

sebagai gabungan keduanya.

3. Tinjauan Umum

3.1 Sejarah Hotel Arjuna Klaten

Hotel Arjuna merupakan hotel melati (non bintang) yang terletak dijalan

Mayor Kusmanto Klaten. Hotel ini berbentuk badan usaha perseorangan

yang didirikan oleh seorang pengusaha bernama Bapak Haji Achmad

Dahlan. Sekarang ini disamping pengusaha hotel, beliau pada mulanya

9

adalah seorang pengusaha pada bidang percetakkan dan pemotongan kertas

yang memproduksi kertas irisan menjadi kertas rokok kasaran yang dimulai

tahun 1955 dan saat ini usahanya masih beroperasi.

3.2 Struktur Organisasi

Organisasi adalah sustu usaha kerjasama sekelompok orang agar dapat

mencapai tujuan yang diinginkan secara bersama-sama, sedangkan sekelompok

orang tersebut sudah memiliki kesepakatan untuk bekerjasama mencapai tujuan

tersebut.

Adapun struktur organisasi yang digunakan hotel Arjuna adalah stukter

organisasi baris yaitu pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-

masing bagian dilaksanakan dari pucuk pimpinan sampai dengan bawahan. Hotel

Arjuna ini dipimpin oleh seorang manajer kepadanya operasional hotel

diserahkan/dijalankan. Manajer ini membawahi beberapa satuan organisasi antara

lain receptionist, satpam dan pelayan.

4. Pembahasan

4.1 Sistem Yang Diusulkan

Model dari system informasi yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk

logical model, model ini akan digambarkan dengan diagram arus data( data flow

diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-funfsi di

system informasi yang diusulkan secara logical akan bekerja.

4.2 Data Flow Diagram

DFD atau diagram alir data merupakan gambaran system secara logika yang tidak

tergantung perangkat keras, perangkat lunak atau struktur data.Data flow diagram

10

inisering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau

system yang baru akan dikembangkan secara logika dimana keuntungan logika ini

adalah intuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai computer untuk

mengerti apa yang akan dikembangkan nantinya.

Gambar 4.1 Flowchart Sistem pengolahan Data Hotel yang diusulkan

Login

Menu utama

Kamar tersedia

Cari data tamu

Pemesanan

Pesan

Check

Pengolahan data check out

Cari data tamu

Ubah data tamu

Check in

Data pesan

Pengolahan checkin

Pembayaran Check in

Pengolahan laporean

Laporan

Nama dan password

Check out

11

Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem Reservasi Kamar

Karyawan

Admin

5Management

Karyawan

karyawan

4Management kategori kamar

Receptionist

D5

2Managementpemesanan

D 4

3ManagementData Kamar

D2

D3

1ManagementData Checkin

D1

7Percetakkan lap Pemesanan

6Management

Check out

D9

TamuD6

Nota Checkout

Pimpinan

Lap keungan

Nota Pesan

No_notaNo_nota

Data pesan

Data Check

in

No_notaNo Kamar

No_Kamar

Kategori KamarData Kategori Kamar

Data Karyawan

CheckinKamar

Detail transaksi

Checkout

pemesanan

12

4.3 Perancangan Data Base

Database merupakan komponen yang sangat penting dalam system informasi,

karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.

Data-data dalam rancangan database pengolahan dan data reservasi ini

meliputi :

Tabel 4.1 Rancangan database secara umum

Kode File Nama File Field Kunci

1 dbo.Checkin_Tabel PRIMARY KEY

2 dbo.Checkout _Tabel PRIMARY KEY

3 dbo.negara_Tabel PRIMARY KEY

4 dbo.password_Tabel PRIMARY KEY

5 dbo.pemesanan_Tabel FOREIGN KEY

6 dbo.user_Tabel PRIMARY KEY

7 dbo_tanggal_Tabel PRIMARY KEY

4.3.1 Rancangan Input Secara Umum

Alat input yang dugunakan berupa alat input langsung, proses dilakukan

dengan pemasukan data (data entry).

Tabel 4.2 Rancangan input secara umum

No Nama Dialog Layar Sumber Data

1 FmrLogin Admin

2 frmreservasi reservasi

13

3 Frmcheckin checkin

4 frmResercCheck reserc

5 frmCheckout checkOut

6 FrmCancelReservasi checkin

4.3.2 Rancangan Input dan Interface

Rancangan input data berserta interfacenya merupakan tampilan pada

layar yang digunakan sebagai penuntun bagi pemakai tentang tata cara

pemasukan data dan data apa saja yang akan dimasukka. Adapun rancangan

input data yang akan dibuat digunakan sebagai berikut :

a. Rancangan Login

b. Rancangan Menu Utama

c. Rancangan Input Pemesanan Kamar

d. Rancangan Input Data Checkin

e. Rancangan Input Data Checkout

4.3.3 Rancangan Output Secara Umum

Output yang dihasilkan pada system ini adalah output dengan media

perangkat keras berupa laporan-laporan formal maupun dokumen-dokumen hasil

cetakan. Selain itu output disajikan dalam bentuk kotak dialog pada layar

computer. Adapun output yang dihasilkan pada system ini adalah sebagai berikut :

14

Tabel 4.3 Rancangan output secara umum

No Nama Laporan

1 Lapora harian Hotel

Tampilan Utama Aplikasi Hotel Arjuna Klaten

Pada jendela menu utama ini menampilkan beberapa menu yang aktif atau siap

digunakan untuk mengolah data dan menu ubtuk menampilkan laporan.menu

tersebut adalah :

15

a. Data Pemesanan, digunakan untuk dapat langsung memesan kamar.

b. Data Checkin digunakan langsung dapat memesan dan langsung memakai

kamar.

c. Data Check out digunakan tamu untuk meninggalkan kamar apabila sudah

melakukan pembayaran.

d. Data Pembayaran, digunakan untuk pembayaran dapat dilakukan secara

langsung,maupun pada saat check out.

e. Data Cari data tamu digunakan untuk mencari tamu yang sedang

menginap di hotel.

f. Data Ubah data tamu, digunakan dalam perubahan data tamu yang

menginap.

g. Data Kamar tersedia, digunakan untuk meliat kamar yang sudah isi dan

belum.

h. Data Harga kamar, melihat tarif hotel arjuna.

i. Data User, digunakan untuk mengimputkan user boleh menggunakan

aplikasi ini.

j. Lap Harian, digunakan untuk menampilkan laporan harian

16

4.3.4 Rancangan Output Secara Rinci

Rancangan output atau rancangan keluaran adalah informasi yang dihasilkan

oleh proses pengolahan data. Dimana proses dilakukan secara otomatis oleh

computer, sedangkan data dimasukkan melalui input. Pembuatan manual program

ini dimaksud untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasi

system diusulkan sekaligus sebagai penentu bagi pemakai yang akan

menggunakannya.

a. Rancangan Input Login User

Gambar 4.7 Login User

Gambar 4.3 Login User

b. Rancangan Input Tambah Pengguna

Gambar 4.4 Tambah Pengguna

Ok

Batal

Nama

Pasword

Login Aplikasi

Tabah Pengguna

Pasword Lama

Pasword Baru

Ulangi Pasword

OkTabah Peguna

17

a. Rancangan Input Menu Utama

Gambar 4.9 Menu Utama

Gambar 4.5 Menu Utama

HOTEL ARJUNA KLATEN

Tgl

Kamar Tersedia

Pemesanan

Pebatalan

Check In

Check Out

Cari Data Tamu

Pebayaran

Laporan Harian

Ubah Pasword

Log Off

Keluar

Kamar Ekonomi

Kamar Standart

Kamar Suite

Kamar V.I.P

Menu Utama

18

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan pada system pemesana kamar pada Hotel

Arjuna dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan dengan menggunakan system manual sangat tidak efektif.

Penggunaan sistem informasi pemesanan kamar yang berbasis computer

diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu

dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem informasi

pemesanan kamar yang telah terkomputerisasi dapat diperoleh keuntungan antara

lain :

a. Dapat menyajikan informasi kamar yang statusnya kosong, dipesan

ataupun isi secara tepat dan akurat.

b. Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi beban pekerjaan

karyawan menjadi lebih ringan sehingga kinerja karyawan lebih

meningkat.

c. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi maka proses

pencarian data akan lebih muda. Data yang tersususn dengan rapi

dalam database membuat pelayanan akan informasi baik kepada tamu

hotel , manajer ataupun pihak lain jauh lebih baik dan lebih cepat, serta

pengendalian laporan akan lebih mudah.

19

5.2 Saran

a. Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem yang baru

adalah melakukan perawatan terhadap hardware dan software dengan

baik.

b. Seiring berkembangnya organisasi ,aka akan terjadi pula peningkatan

kebutuhan sehinggamenyebabkan pula sistem yang sudah berjalan pada

saatnya nanti tidak mampu lagi memenuhi kebutuhan manajemen maupun

pihak lain yang terkait. Maka dari itu pada saatnya nanti perlu dilakukan

pengembangan system.

c. Pengembangan lebih lanjut sistem ini dapat dilakukan oleh penelitin

sendiri atau peneli lain sesuai dengan kesepakatan, guna memenuhi

seluruh kebutuhan manajemen.

20

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi

Jogja

Kusrini, M.Kom dan Andri Kinoyo, Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan visual Basic dan Microsoft SQl Server, Penerbit Andi,Yogyakarta 2007

http://blogcumacuma.blogspot.com/ diakses tanggal 5 Maret 2011 pukul 21.10

WIB

http://online-reservation.blogspot.com/2006/08/pra-skripsi-bab-iii.html diakses

tanggal 6 maret 2011 pukul 21.10 WIB