PERANCANGAN SISTEM APILKASI BILLING PADA EDOTEL KENARI YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Geby Rissa Felichia

09.12.4051

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ii

iii

iv

BILLING APPLICATION SYSTEM DESIGN EDOTEL KENARI IN YOGYAKARTA

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI BILLING PADA EDOTEL KENARI YOGYAKARTA

Geby Rissa Felichia

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Edotel Kenari Education Hotel Yogyakarta is office environment located in Yogyakarta. By staying in Edotel, access to the city center or shopping center in road Solo and easy to reach. It’s strategic location in the center city makes this hotel accessible from various parts of the city of Yogyakarta.

Problem that exist in Yogyakarta Edotel Walnuts provide the services that are still manual processes noted in the ledger. Therefore, the project is about the development of billing system in computerized databases and the use of very efficient in doing the billing as well as in data storage. And process data search room or documentation would be easier if the data is needed as further references.

In addition to developing a system, application system also helps in the search if the book keeping, make front office doing billing guests effectively and efficiently. Inside the hotel guests making billing appliction uses software Ms. Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000.

Keywords : Application of billing, Data Prosessing, Database SQL Server

v

1. Pendahuluan

Billing berasal dari bahasa Inggris yaitu bill (noun), yang artinya bukti transaksi

pembayaran1. Maka billing dapat juga diartikan mengirimkan bukti transaksi, atau

mengumumkan bukti transaksi.

Sistem billing hotel merupakan proses yang mengolah transaksi antara hotel dan

customernya dimana billing dapat diartikan sebagai segala macam proses operasi yang

menyangkut penerimaan dalam bisnis hotel dari pemasukan data, pencatatan transaksi,

hingga pengolahan data transaksi menjadi informasi yang berguna bagi pihak

manajemen.

Proses pencatatan transaksi dalam sistem billing ini terdiri dari tiga tahap, yaitu

tahap check in, tahap pelayanan (tambahan jika ada) dan tahap check out. Proses ini

berakhir pada proses check out dimana tamu membayar semua tagihannya dan keluar

dari hotel.

2. Landasan Teori

Menurut James A. Hall (2004,6), Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih

komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang

sama. Sedangkan menurut O’Brien adalah sekelompok elemen yang berkaitan dan

berinteraksi untuk membentuk satu kesatuan.

Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berkaitan untuk memproses

masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) atau terpadu yang

dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan2.

2.1 Basis Data

Pengertian Basis Data adalah sekumpulan file atau tabel atau arsip yang saling

berelasi.

2.2.1 Komponen Sistem Basis Data

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen

basis data. Ada beberapa komponen-komponen yang menyusun sistem basis data

tersebut, komponen-komponen tersebut antara lain:

1 http://54tr10.blogspot.com/2011/03/pengertian-billing.html di akses tanggal 3 Juli 2012 2 Kusrini M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data

1

vi

1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data.

Perangkat keras adalah semua bagian fisik komputer, seperti: mouse,

keyboard, monitor, CPU, memori.

2. Sistem Operasi (Operating System) untuk mengelola basis data. Sistem operasi

merupakan suatu software sistem yang bertugas untuk melakukan kontrol dan

manajemen hardware serta operasi-operasi dasar sistem, termasuk

menjalankan software aplikasi seperti program pengolah kata dan browser web.

3. Basis Data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.

4. Database Manajemen System (DBMS), adalah software yang menangani

semua akses ke basis data.

Contoh dari DBMS ini antara lain: Microsoft SQL Server 2000, Oracle, MySQL,

Interbase, Paradox, Microsoft Acces.

5. Pemakai (User), merupakan orang atau sistem yang akan mengakses dan

merubah isi basis data. Beberapa jenis pengguna basis data, antara lain:

a. Programmer Aplikasi, orang yang mengkodekan aplikasi dengan bahasa

pemograman.

b. User Mahir, orang yang mampu menggunakan basis data secara langsung

dengan menggunakan DBMS.

c. User Umum/End User, orang yang memakai basis data dengan

menggunakan perantara program aplikasi. Misalnya seorang kasir

memasukkan data penjualan kedalam basis data dengan menggunakan

aplikasi kasir.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Sejarah Edotel Kenari Yogyakarta

Edotel adalah sebuah Education Hotel yang berada di lingkungan perkantoran

Yogyakarta. Dengan menginap di Edotel, akses ke pusat kota ataupun pusat belanja di

Malioboro dan di Jalan Solo mudah untuk dijangkau. Letaknya yang strategis di tengah

kota membuat hotel ini dapat diakses dari berbagai penjuru kota Yogyakarta.3

3.2 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap suatu sistem

baru ini layak atau tidak, maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang bisa

juga dikenal dengan analisis pieces, yaitu kinerja (performance), informasi (Information),

3 www.yogyayes.com di akses tanggal 15 April 2012, jam 20.03 WIB

2

vii

ekonomi (economy), pengendalian (control), efisiensi (efficiency) dan pelayanan

(service).4

Kinerja pada sistem lama masih bersifat kurang efektif dan membutuhkan waktu

kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan

akurat karena adanya batasan ruang dan waktu. Oleh karena itu perlu diadakannya

beberapa analisis untuk menganalisis sistem lama yaitu :

1. Analisis kinerja (Perofrmance)

2. Analisis Informasi (Information)

3. Analisis Ekonomi (Economy)

4. Analisis Kendali (Control)

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

6. Analisis Pelayanan (Service)

3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Hardware, untuk mengimpletasikan sistem ini. Maka spesifikasi hardware

minimum yang diperlukan.

a) Prosesor Pentium dual core E550

b) Mainboard Gigabyte G31M

c) Memori DDR 2 1 Gb kingstone

d) Hardisk 80 Bg Seagate

e) Monitor LCD 17’’

f) DNDRW Samsung

g) Keyboard + Mouse + Stavolt

b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Software yang digunakan yaitu :

Microsoft Windows sebagai sistem operasi untuk

mengoperasikan sistem.

Microsoft Visual Basic 6.0

Microsotf SQL Server 2000

c. Analisis Kelayakan Pengguna Brainware Brainware, kebutuhan brainware untuk mengerjakan sistem ini adalah :

Analisis Sistem

4 Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 51

3

viii

Bertugas mempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan

terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan sistem.

Programmer

Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan

melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang diarahkan

oleh analisis sistem.

Operator

Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat berupa masukkan

(input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan

komputer.

3.2.2 Analisis Kelayakan Ekonomi

Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan

ekonomi.5 Tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberi gambaran

kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar”

dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Metode dalam kelayakan ekonomi ini

terdiri dari : Payback Period, Net Present Value, Retrun On nvestment (ROI), Internal

Rate of Retrun (IRR).

3.3 Perancangan Sistem

Tujuan dari rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user

dan manajemen tentang sistem yang baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi serta

rekayasa yang lengkap pada programmer dan ahli teknis lain yang akan

mengimplementasikan sistem.

3.3.1. Perancangan Model

3.3.1.1 Rancangan Flowchart

3.3.1.2 DFD (Data Flow Diagram)

5 Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 77

4

ix

a. DFD Level 0

Gambar: DFD Level 0

b. DFD Level 1

Gambar: DFD Level 1

5

x

3.4 Perancangan Database

Database merupakan kumpulan data atau file-file yang saling berkaitan antara

suatu file dengan file lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk

menginformasikan suatu perusahaan atau lembaga dalam batasan tertentu.6

3.4.1 ERD (Entity Relation Diagram)

Gambar : ERD dengan Normalisasi pada Edotel Kenari Yogyakarta

4.1 Impelemntasi dan Pembahasan 4.1.1 Rencana Implementasi Sistem

Rencana Implementasi Sistem kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem.

Rencana Implementasi Sistem dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu

yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Semua biaya yang akan dikeluarkan,

dimasukkan ke dalam anggaran biaya yang berfungsi untuk mengendalikan biaya yang

dikeluarkan.

4.1.2 Kegiatan Implementasi 4.1.2.1 Pengetesan Sistem

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari

kesalahan-kesalahan, untuk itu program harus dites terlebih dahulu. Program ditest pada

tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.

a. White Box Testing White box testing berfokus pada cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada

kesalahan atau tidak.7 Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak

6 Kusrini M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data: Penerbit Andi.hal 2 7 Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset halaman 172

6

xi

sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable

dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan

diperbaiki, kemudian di compile ulang.

b. Black Box Testing Pengetesan black box testing ini dapat dilakukan untuk interface perangkat

lunak. Test case bertujuan untuk menjalankan fungsi perangkat lunak tentang

cara operasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan

menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul.

5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dengan dibangunnya perangkat lunak Sistem

Aplikasi Billing Pada Edotel Kenari Yogyakarta adalah :

1. Aplikasi ini memudahkan petugas customer service dalam proses input data

transaksi, pembuatan laporan kwitansi billing dan menyimpan semua informasi

transaksi yang terjadi beserta data pendukungnya sehingga dapat diakses

secara real time untuk kebutuhan pembuatan laporan, seperti: laporan kwitansi

billing,laporan data penjualan per departemen, laporan data penjualan detail.

2. Lebih berkualitas dan dapat membantu dalam transaksi pembayaran terjadi

yang dilakukan. Karena dalam aplikasi billing ini mempunyai banyak kelebihan

sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut :

Aplikasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja

dalam rangka melakukan pelayanan dan dapat menyelesaikan

transaksi dengan baik terhadap konsumen.

Transaksi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung

jawabkan. Karena data yang akan diinputkan langsung diproses dan

tersimpan secara terkomputerisasi.

Informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Karena diolah langsung data transaksi.

3. Aplikasi ini dirancang dengan menggunakan sistem login sehingga dapat

meminimalisirkan manipulasi data terhadap kemungkinan yang tidak

diinginkan oleh pengguna yang tidak memiliki hak atau wewenang untuk

mengaksesnya.

4. Aplikasi harus disusun sedemikian rupa sehingga petugas bisa mencatat

transaksi dengan cepat, dengan begitu maka layanan terhadap tamu bisa

ditingkatkan dengan mengurangi lama proses pelayanan.

7

xii

5. Laporan yang dibutuhkan dapat disediakan dalam waktu yang cepat dan

dipertimbangkan. Karena diolah secara langsung data transaksi yang telah

tersipan sebelumnya.

5.2 Saran Saran yang dapat diajukan untuk pengembangan dan perbaikan aplikasi

pengolahan data ini adalah :

1. Pengembangan aplikasi pengolahan data billing ini dapat dilengkapi dengan

pengolahan data stock/persediaan hotel yang cakupannya cukup luas dan

kompleks, namun sangat diperlukan.

2. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem aplikasi

yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak / tidak, sehingga

dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi

memenuhi Edotel Kenari Yogyakarta.

3. Seiring berkembangnya teknologi kebutuhan sistem akan semakin komplek

yang menyebabkan sistem sesuai kebutuhan untuk itu suatu saat nanti

sistem dapat dikembangkan lagi sesuai kebutuhan.

8

xiii

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset

Arief,M Rudyanto. Pemrograman Basis data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI Offset

Utami Ema dan Sukrisno, 2005, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman

Database dengan SQL Server, Ms. Acces, dan Ms. Visual Basic, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

H. Jogiyanto, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur

teori dan praktek aplikasi bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta

Imam, A.W. 2005. SQL Server 2000. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Kristianto, Harianto, Ir. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta:

Penerbit ANDI.

Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Andi Offset

Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset

Sumber:http://54tr10.blogspot.com/2011/03/pengertian-billing.html di akses

tanggal 3 Juli 2012

Sumber:http//dewabayu27.wordpress/2009/03/07/proses-pengembangan-

sistem/diakses pada tanggal 3 April 2012 pukul 18.41

Sumber : www.yogyayes.com di akses tanggal 15 April 2012, jam 20.03 WIB