Perancangan Database pada Siklus Pendapatan dan Siklus ......akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan...

1

PERANCANGAN DATABASE PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN

SIKLUS PENGELUARAN

(STUDI KASUS PADA TOKO SHINTA TEKSTIL/KORDEN KUDUS)

Valentina Stefany Muljono

Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga

Pendahuluan

Seiring dengan berkembangnya waktu, sebuah perusahaan sering kali

mengalami kesulitan ketika perusahaan itu semakin berkembang. Kondisi

demikian menuntut agar setiap karyawan memiliki tugas yang terstandar dan tidak

saling lempar tanggung jawab yang membuat kegiatan operasional perusahaan

berjalan lambat.

Dengan demikian, sistem informasi sangat diperlukan dalam menjalankan

aktivitasnya. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat 5 (lima) siklus transaksi,

dua dari lima siklus tersebut adalah siklus pendapatan dan pengeluaran. Siklus

pendapatan ini terdiri dari penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan,

pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, penagihan kepada pelanggan, dan

penerimaan kas (Krismiaji 2002:269). Siklus pengeluaran ini terdiri dari

pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang, dan

pengeluaran kas (Krismiaji 2002:319).

2

Toko Shinta adalah salah satu perusahaan dagang yang berkembang pesat.

Toko Shinta merupakan bentuk usaha yang bergerak di bidang dagang yang

menjual berbagai macam kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover,

korden, pakaian, tas dan kain. Pemasaran produk langsung kepada pelanggan.

Aktivitas operasional di Toko Shinta pada alir dokumen dilakukan secara manual

dan juga semakin banyaknya transaksi yang ada sehingga aktivitas operasional di

Toko Shinta masih sangat terbatas dan membutuhkan pengontrolan terhadap

dokumen-dokumen yang ada. Alir dokumen di Toko Shinta yaitu dokumen

permintaan pesanan, penjualan produk, pembelian barang, dan pengontrolan

barang.

Dalam proses pencatatan pendapatan dan pengeluaran secara

komputerisasi maka diperlukan perancangan database yang baik. Database ini

digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan proses transaksi

yang dilakukan oleh Toko Shinta yang dapat menghasilkan informasi yang baik

dan berguna untuk pengelolaan perusahaan. Pencatatan yang dilakukan belum

dilakukan dengan aplikasi program tertentu yang mendukung yang dapat

memungkinkan terjadinya kesalahan pada aktivitas tersebut. Untuk itu Toko

Shinta memerlukan rancangan database dalam pencatatan siklus pendapatan dan

pengeluaran. Database yang dapat diterapkan dalam Toko Shinta adalah dengan

menggunakan Microsoft Access 2007.

Penelitian ini berfokuskan pada perancangan dua siklus transaksi,

dikarenakan dua siklus tersebut merupakan aktivitas utama yang mendukung

jalannya aktivitas operasi suatu perusahaan tersebut dan karena peneliti tertarik

3

untuk melihat aktivitas operasional yang dijalankan oleh perusahaan dalam

penggunaan sistem informasi manual, memperkenalkan perancangan sistem

berbasis terkomputerisasi. Pentingnya perancangan database supaya memudahkan

dalam kegiatan aktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang terdapat dalam

siklus pendapatan dan pengeluaran, mendorong peneliti untuk melakukan

penelitian hanya berfokus pada perancangan database siklus pendapatan dan

pengeluaran.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas masalah yang

terjadi adalah bahwa siklus pendapatan dan pengeluaran pada Toko Shinta

membutuhkan perancangan database sehingga masing-masing bagian dapat

menjalankan fungsinya dengan maksimal dan aktivitas-aktivitas operasional pada

Toko Shinta menjadi lancar.

Persoalan Penelitian

Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, dapat

diidentifikasikan persoalan penelitian adalah bagaimana perancangan database

dengan mengunakan Microsoft Access 2007 berkaitan dengan siklus pendapatan

dan pengeluaran Toko Shinta?

4

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini untuk membuat rancangan database pada siklus

pendapatan dan pengeluaran Toko Shinta dengan menggunakan Microsoft Access

2007. Sehingga Sistem Keuangan Toko Shinta memiliki pedoman operasional

yang digunakan untuk memastikan semua keputusan dan tindakan, serta

penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota-anggota

organisasi berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.

Manfaat Penelitian

Ada beberapa manfaat dari penelitian ini, yaitu:

1. Bagi Toko Shinta: hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan

pertimbangan atau masukan-masukan serta memberikan proses pencatatan

yang efektif dan efisien.

2. Bagi Penulis: hasil penelitian ini dapat memberikan pengalaman dalam

perancangan database dan tentang Microsoft Access 2007.

Batasan Penelitian

Di dalam penelitian ini informasi yang didapat peneliti terkait siklus pendapatan

dan siklus pengeluaran hanya untuk barang dagang saja, bahan pembantu tidak

termasuk didalamnya.

5

Kajian Teori

Perancangan

Perancangan adalah sebuah proses penterjemahkan kebutuhan pemakai informasi

ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai

informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001:51). Perancangan merupakan

tahapan dari analisis sistem dimana pada perancangan sistem digambarkan

rancangan sistem yang dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu

aplikasi (Jogiyanto, 2002).

Database

Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) database adalah suatu gabungan file

yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Menurut Krimiaji

(2002:94) database adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang

besar.

Tahap-tahap Perancangan Database

Menurut Krismiaji (2002:142) perancangan sebuah database pada dasarnya

melibatkan enam tahap yang bersifat repetitif (berulang). Tahap-tahap tersebut

adalah sebagai berikut:

6

1. Perencanaan (Planning)

Tahap pertama dalam merancang sebuah database adalah membuat

perencanaan untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan

perancangan sistem database yang baru. Tujuannya adalah untuk

memastikan apakah sistem yang diusulkan secara teknologi dan

secara ekonomi layak atau tidak. Jika layak, maka proyek harus

dilanjutkan ke tahap kedua, yaitu penetapan persyaratan database.

2. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis)

Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang

diusulkan, menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat

lunak, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai.

Lingkup proyek harus dikonsultasikan terlabih dahulu dengan

manajemen dan mencerminkan kebutuhan informasi organisasi,

dan tujuan/sasaran stategik.

3. Perancangan

Tahap ketiga dari proses perancangan database adalah

perancangan. Perancangan mencakup perancangan logis dan

perancangan fisik. Kegiatan pokok dalam perancangan logis adalah

melengkapi external level schema dan menerjemahkan persyaratan

data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level

schema. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan penetapan

7

primary key dan secondary key. Perancangan Fisik (Physical

Design) adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam

struktur penyimpanan fisik. Pertama, skema tingkat konseptual

diterjemahkan ke dalam skema level internal. Kedua, membuat

kamus data (data dictionary). Ketiga, menentukan jenis data yang

akan disimpan dan diakses secara fisik.

4. Pemrograman (Coding)

Tahap keempat dalam perancangan database adalah

menterjemahkan skema fisik ke dalam struktur database yang akan

menjadi sistem final. Pada tahap ini pula dilakukan pembuatan

program komputer atau program aplikasi yang baru, atau

modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya. Hal yang

perlu diperhatikan pada tahap ini adalah analisis secara hati-hati

tentang alternatif rancangan.

5. Implementasi

Tahap kelima dalam perancangan database adalah implementasi.

Tahap implementasi mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan

dengan penerapan dan penggunaan sistem database yang baru.

Kegiatan implementasi ini meliputi transfer data dari file yang lama

ke dalam sistem database baru, menyusun program aplikasi baru

dan memodifikasi program aplikasi yang lama, dan melatih

karyawan tentang cara menggunakan sistem database yang baru.

8

6. Operasi dan Pemeliharaan

Tahap terakhir dalam perancangan database adalah operasi dan

pemeliharaan. Tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan

dengan pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan sistem

database yang baru. Kegiatan ini mencakup pemantauan kinerja

dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan

perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodifikasi.

Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) sistem database dibangun untuk

mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama.

Model Data REA (Resource Event Agent)

Menurut Romney dan Steinbart (2006:134) Model data REA secara khusus

depergunakan dalam desain database Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai

alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang

mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Model data REA memberikan

petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang

seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara menentukan

bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

Menurut Krismiaji (2002:145) Pembuatan model data adalah proses

mendefinisikan sebuah database sehingga database benar-benar mengekspresikan

seluruh komponen kunci sebuah lingkungan organisasi. Yang dimaksud dengan

9

model adalah penyederhanaan suatu masalah. Tujuan dibuatnya sebuah model

data adalah agar sistem dapat merekam dan menyimpan data tentang setiap

aktivitas bisnis yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk merencanakan,

mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan perusahaan. Pembuatan model data

ini terjadi pada tahap analisis persyaratan (tahap kedua) dan tahap perancangan

logis (tahap ketiga) pada perancangan database. Dua jenis alat yang digunakan

oleh para akuntan untuk melaksanakan pembuatan model data adalah model data

REA dan diagram Entity-Relationship.

Model data ini digunakan dalam merancang sebuah database. REA adalah

sebuah akronim yang menunjukkan bahwa model data ini berisi informasi tentang

tiga jenis obyek yang sangat fundamental, yaitu: Resources (sumberdaya) yang

dibeli dan digunakan oleh organisasi, Events (kejadian/transaksi) yang terjadi

dalam sebuah organisasi, dan Agents (individu) yang berpartisipasi dalam events.

Istilah resources (sumberdaya) meliputi semua identifiable object yang

memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Sebagian besar obyek yang secara

tradisional oleh akuntan dikelompokkan ke dalam kelompok aktiva (kas,

persediaan barang, pemasok, gudang, pabrik, dan lain-lain) pada dasarnya

merupakan sumber daya. Istilah event jika diartikan secara luas mencakup semua

aktivitas bisnis. Dengan demikian dalam model data REA tidak hanya terbatas

pada transaksi yang nantinya akan dicatat dalam jurnal. Pengertian events juga

meliputi transaksi bisnis lainnya yang tidak secara normal dicatat dalam jurnal.

Dengan demikian, maka yang disebut event adalah kejadian ekonomi yang secara

langsung mempengaruhi sumber daya perusahaan. Istilah agent mencakup

10

sekelompok orang dalam organisasi yang mengumpulkan data untuk membantu

merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi kinerja aktivitas bisnis. Contoh

agent antara lain adalah karyawan, pemasok, pelanggan, dan lain-lain. Ada empat

jenis hubungan antar entity yang menunjukkan kardinalitas maksimum, yaitu :

1. Hubungan satu ke satu (1 : 1)

2. Hubungan satu ke banyak (1 : n)

3. Hubungan banyak ke satu (n : 1)

4. Hubungan banyak ke banyak (n : n)

Siklus Pendapatan

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pendapatan merupakan kejadian

yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan

kas yang terkait dengan distribusi tersebut. Menurut Krismiaji (2002:269)

mendefinisikan siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi

secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan

penyerahan barang dan jasa tersebut.

Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pendapatan

adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan penjualan dan perolehan kas.

Siklus ini mencatat 4 aktivitas/kejadian ekonomi, yaitu:

11

1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan, dicatat dengan

menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan.

2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, dicatat dengan

menggunakan sistem aplikasi pengiriman.

3. Penagihan kepada pelanggan, dicatat dengan menggunakan sistem

aplikasi penagihan.

4. Penerimaan kas dari pembeli (baik dari penjualan tunai maupun

pelunasan piutang), dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi

penerimaan kas.

Siklus Pengeluaran

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pengeluaran merupakan

kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta

pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. Menurut

Krismiaji (2002:319) mendefinisikan siklus pengeluaran adalah serangkaian

aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan

pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pengeluaran

adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan pembelian dan perolehan

barang dan jasa.

12

Dalam siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus

kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi

akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan

utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan

empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan

utang dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan

pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus

buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus

lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus

pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan

juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga

mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke

dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.

Metode Penelitian

Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan

Satuan analisis dalam penelitian ini adalah Toko Shinta Tekstil/Korden yang

beralamatkan di Jl. Jendral Sudirman 10 A, Kudus-Jawa Tengah. Sedangkan

satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah siklus pendapatan dan siklus

pengeluaran.

13

Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder.

Adapun jenis data primer yang diambil adalah hasil wawancara dan observasi

berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran misalnya struktur

organisasi, sistem pendapatan meliputi transaksi penjualan dan penerimaan kas,

sistem pengeluaran meliputi transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Data

sekundernya adalah semua dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan

pengeluaran antara lain: laporan pembelian barang, laporan penjualan serta daftar

pelanggan, daftar harga, dan data pegawai.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dengan menggunakan wawancara kepada pemilik dan

pegawai yang bertujuan untuk mengembangkan hubungan dengan pelanggan,

mengobsevasi aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, serta untuk

mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.

Selain itu juga dilakukannya observasi guna memperoleh pandangan-pandangan

mengenai apa yang sebenarnya dilakukan dan melihat langsung keterkaitan

diantara para pembuat keputusan didalam organisasi.

14

Teknik dan Langkah-langkah Analisis

Microsoft Office Access 2007

Menurut Hasym (2009) Microsoft Access merupakan sistem manajemen

database dari microsoft untuk merancang dan mengelola database. Menurut buku

Microsoft Access 2007 terbitan Andi (2007:3) Microsoft Access merupakan

program database yang sudah populer dan banyak digunakan saat ini. Ini

dikarenakan oleh kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta

hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik.

Dalam Microsoft Office Access 2007, akan menemukan tampilan yang berbeda

dengan versi sebelumnya dengan pengoperasian yang lebih mudah, tetapi tidak

mengubah fungsi dari versi sebelumnya. Microsoft Access 2007 menyediakan

sekumpulan tombol yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan

cepat.

Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa Microsoft

access adalah suatu aplikasi dengan data-data yang ada dan saling berhubungan

yang digunakan untuk sebuah perancangan database.

Microsoft Access (2007:11) Berbeda dengan materi Microsoft Access

lainnya, dalam pengoperasiannya. Microsoft Access hanya mampu digunakan

untuk mengolah satu file database. Tabel merupakan tempat untuk menyimpan

data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya data siswa,

data pegawai, dan sebagainya. Tabel terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

15

Field, merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok

sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

Record, merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling

berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel

bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.

Dalam mengoperasikan data pada tabel dalam database didukung oleh lima objek

database lainnya, yaitu:

Query adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan,

menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain.

Form adalah objek database yang digunakan untuk membuat

kontrol-kontrol untuk proses memasukkan, memeriksa dan

memperbarui data.

Report adalah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang

telah diformat sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan.

Teknik analisis di dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis deskriptif

kualitatif, dimana teknik analisis ini menggambarkan dan menghubungkan suatu

fenomena dengan fenomena yang lain untuk menganalisis semua data yang telah

diperoleh.

Langkah-langkah analisis sistem informasi yang hendak dilakukan penulis yaitu:

a. Mengidentifikasi Entitas.

16

b. Menganalisis Kardinalitas.

c. Merancang: Tabel, Query, Form, Report, dan Menu Switchboard.

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Gambaran Objek Penelitian

Toko Shinta merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang menjual

kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover, korden, pakaian, tas, dan kain.

Toko Shinta berdiri sejak kurang lebih tahun 1990. Toko ini berlokasi di Jl.

Jendral Sudirman 10 A Kudus. Toko Shinta didirikan oleh Bapak Untung

Mulyono yang merupakan pemilik dari toko tersebut. Pada mulanya Bapak

Untung Mulyono berjualan di pasar. Karena semakin ketatnya persaingan bisnis,

Bapak Untung Mulyono memutuskan untuk membuka dan membangun toko

sendiri yang sekarang berlokasi di Jl. Jendral Sudirman 10 A Kudus. Tempat nya

cukup strategis karena dekat dengan perkotaan. Setelah Toko Shinta mulai

berkembang, toko yang didirikan oleh Bapak Untung Mulyono rencananya akan

diberikan kepada anaknya yang dipercayai untuk mengelola toko tersebut.

Kegiatan Operasional Toko Shinta dilakuakan setiap hari senin sampai

dengan hari minggu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan

pukul 20.00. Tetapi pada hari minggu jam kerja dimulai pada pukul 09.00 sampai

dengan pukul 14.00. Didalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi

pengeluran ditangani oleh bagian keuangan yang sekaligus merangkap sebagai

17

bagian administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan

siklus pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem

yang terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang

dilakukan dengan cara tunai atau kredit. Toko Shinta melayani pembelian secara

eceran maupun banyak. Pemilik selalu terlibat dengan aktivitas pembelian.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang

hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi

pada Toko Shinta adalah sebagai berikut :

Gambar 1

Stuktur Organisasi Toko Shinta Tekstil/Korden

Pemilik

Bag Keu

dan Admin

Bag

Gudang

Bag

Penjualan

18

Job Description

1. Pemilik

Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.

Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern.

Mengadakan hubungan dengan pihak luar dan mengesahkan surat-surat

yang mempunyai hubungan dengan perusahaan.

Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Membuat laporan tentang kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Memesan barang yang diperlukan.

Bertanggungjawab atas barang yang dibuat.

2. Bag Keuangan dan Administrasi

Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan.

Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan.

Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.

Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai.

Membuat laporan keuangan yang ditunjukkan kepada Kabag Keuangan.

3. Gudang

Menerima barang dari supplier.

Menyimpan barang.

Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk.

4. Bag Penjualan

Memasarkan barang sesuai dengan daerah yang ditentukan.

Bertanggungjawab atas adanya piutang pada pelanggan.

19

Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

Siklus Pendapatan

1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian

dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap

sebagai bagian administrasi keuangan.

2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang

apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan

memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan

melakukan pembayaran secara tunai atau kedit.

3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan

barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan

barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh

bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua

dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk

dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan nota-

nota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip.

4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua

dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai,

selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat.

5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat,

bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik

untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa

barang sudah dibeli.

20

6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,

pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan

rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan

rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk

sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas

terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai.

7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian

administrasi penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan

kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan

nota pengambilan barang rangkap dua.

8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,

pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota

penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah

melakukan pelunasan atas pembelian barang. Pelunasan dan retur

dilakukan dalam waktu satu bulan untuk sprei, satu hari untuk baju, tas.

9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang

rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan

rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan

kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa

pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah

diterima pelanggan.

21

Siklus PendapatanAdministrasi Penjualan yang Sekaligus Merangkap

Sebagai Administrasi KeuanganPemilikGudang

Pelanggan

Mencatat pesanan

pelanggan

3

2

1Nota

Penjualan

2

1Form Barang

BN

2Form Barang

3Nota Penjualan

Mempersiapkan pesanan

Barang

2Form Barang

B

Barang

Pelanggan

N

3

1Nota Penjualan

Mengisi nota pengambilan

barang

Info pesanan dari

pelanggan

Pelanggan datang

Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan

Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap

Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik

22

Siklus Pengeluaran

1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian

adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada

atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang

tidak perlu memberikan informasi ke Pemilik dan ke bagian administrasi

penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian

keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan.

2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat

form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk

meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke supplier.

3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada

supplier, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian

administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian

administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi

bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran

atas pembelian barang tersebut.

4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke supplier, bagian administrasi

penjualan menunggu informasi dari supplier mengenai informasi barang

yang dipesan.

5. Setelah supplier memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka

bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian

administrasi keuangan melakukan pembayaran atas pembelian barang

23

yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah

dilakukan dengan tunai atau kredit.

6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap

sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang

dilakukan kepada supplier melalui via trasfer, apabila pembayaran

dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi

keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota

pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier, yang kemudian disimpan

untuk sebagai arsip.

7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim,

bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan

rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier,

selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas

pembayaran kredit yang dilakukan.

8. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap kedua

kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan

ke pelanggan dan nota penjualan disimpan untuk sebagai arsip.

24

Siklus Pengeluaran

Gudang SUPPLIERPemilik

Mulai

Mengecek persediaan

barang

Catatan

Persediaan barang

Persediaan

barang

Selesai

Memesan barang

TIDAKYA

Uang

Menerima nota penjualan dan surat tagihan dari supplier

Pemilik

2

1

Nota Penjualan

N

2

Nota PenjualanForm order barang

Form order barang

Catatan

Persediaan barang

Catatan

Persediaan barang

Mengecek dan mempersiapkan

pesanan

BarangBarang

Surat tagihan

Surat tagihan

C

Bukti Pelunasan

Supplier

PEMILIK

Form order barang telah

ditandatangani oleh pemilik

Gambar 3 Flowchart Siklus Pengeluaran

Bagian Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Supplier

25

C

Siklus Pengeluaran

Gudang

Selesai

BarangBarang

Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran

Bagian Gudang

Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko

Shinta Tekstil/Korden

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu :

1. Resource, terdiri dari master barang dan kas

2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas

3. Agen, terdiri dari pelanggan dan karyawan

26

Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari

primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut

setiap entitas pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden:

1. Entitas Master Barang

Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai primary key;

nama barang, satuan, stock awal, harga jual, dan harga beli sebagai atribut

lain yang mengikuti primary key.

2. Entitas Kas

Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key;

tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

3. Entitas Penjualan

Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai

primary key; nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan,

nama pelanggan, tanggal penjualan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar

sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

4. Entitas Penerimaan Kas

Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas sebagai

primary key; tanggal penerimaan, nomor nota penjualan, nomor akun kas,

nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan, nama

pelanggan, dan total penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti

primary key.

27

5. Entitas Pelanggan

Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key;

nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang

mengikuti primary key.

6. Entitas Karyawan

Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai

primary key; nama karyawan, alamat, nomor telefon, status, dan

pendidikan akhir sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk

menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan

kardinalitas, yaitu :

1. Hubungan entitas master barang dengan entitas penjualan

Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan,

dan setiap penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi,

sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas penjualan adalah

many to many.

2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas

Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap

penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas

dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.

28

3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan

Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap

pelanggan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas

penjualan dengan entitas pelanggan adalah one to many.

4. Hubungan entitas penjualan dengan karyawan

Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap

karyawan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas

penjualan dengan entitas karyawan adalah one to many.

5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas

Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan

setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan

entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.

6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas

Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan

setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan

entitas piutang dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.

7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan

Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan

setiap karyawan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga

hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to

many.

29

8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan

Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap

pelanggan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan

entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.

Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus

Pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden:

Penjualan Pelanggan

Karyawan

Master Barang

KasPenerimaan

Kas

Resorce Event Agent

Gambar 5 REA Diagram Siklus Pendapatan

30

Penjualan

PK: No Nota Penjualan FK: Kode pelanggan, NIKAT: Tgl Penjualan, Nama

Pelanggan, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa

Bayar

Pelanggan

PK: Kode PelangganAT: Nama Pelanggan,

Alamat, No Tlp

Karyawan

PK: NIKAT: Nama Karyawan,

Alamat, Status, Pendidikan Akhir, No Tlp

Master Barang

PK: Kode BarangAT: Nama Barang, Satuan,

Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli

Kas

PK: No Akun KasAT: Tgl Kas, Total Kas

Resource Event Agent

Penerimaan Kas

PK: No Bukti Nota KasFK: No Akun Kas, No Nota Penjualan,

Kode Pelanggan, NIKAT: Tgl Penerimaan, Nama Pelanggan,

Nama Karyawan, Total Penerimaan

Gambar 6 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreign Key

AT: Atribut

Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu :

1. Resource, terdiri dari master barang, dan kas

2. Event, terdiri pembelian, dan pengeluaran kas

3. Agen, terdiri dari karyawan dan pemasok

Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari

primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut

setiap entitas pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden:

31

1. Entitas master barang

Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai primary key;

nama barang, harga jual, harga beli, stock awal, dan satuan sebagai atribut

lain yang mengikuti primary key.

2. Entitas Kas

Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key;

tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

3. Entitas Pembelian

Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai

primary key; nomor induk karyawan, kode pemasok, tanggal pembelian,

nama karyawan, nama pemasok, total akhir, uang muka, dan sisa bayar

sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

4. Entitas Pegeluaran Kas

Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas

pengeluaran kas sebagai primary key; nomor akun kas, nomor nota

pembelian, tanggal pengeluaran, nomor induk karyawan, kode pemasok,

nama karyawan, nama pemasok, dan total pengeluaran sebagai atribut lain

yang mengikuti primary key.

5. Entitas Karyawan

Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai

primary key; nama karyawan, alamat, nomor telepon, status, dan

pendidikan akhir sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.

32

6. Entitas Pemasok

Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai primary key;

nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang

mengikuti primary key.

Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk

menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan

kardinalitas, yaitu :

9. Hubungan entitas master barang dengan entitas pembelian

Dalam setiap persediaan bahn baku bisa berkaitan dengan banyak

pembelian, dan setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan

baku, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian

adalah many to many.

10. Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas

Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan

setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas

kas dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.

11. Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas

Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan

setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan

entitas utang dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.

33

12. Hubungan entitas pembelian dengan karyawan

Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap

keryawan bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas

pembelian dengan entitas karyawan adalah one to many.

13. Hubungan entitas pembelian dengan pemasok

Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap

pemasok bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas

pebelian dengan entitas pemasok adalah one to many.

14. Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas

Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas,

dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga

hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to

many.

15. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok

Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan

setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga

hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to

many.

16. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan karyawan

Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan

setiap karyawan bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga

hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas karyawan adalah one to

many.

34

Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus

Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden:

Kas

Pembelian Pemasok

Karyawan

Master Barang

Pengeluaran Kas


Gambar 7 REA Diagram Siklus Pengeluaran

Kas


Pembelian

PK: No Nota PembelianFK: Kode Pemasok, NIK

AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan,

Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar

Pemasok

PK: Kode PemasokAT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp

Karyawan



Master Barang



Pengeluaran Kas

PK: No Bukti Nota KasFK: No Akun Kas, No Nota

Pembelian, Kode pemasok, NIKAT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Pengeluaran


Gambar 8 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut

35

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreign Key

AT: Atribut

Perancangan Basis Data

Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi

one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu:

1. Siklus Pendapatan

Entitas master barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan

entitas master barang dengan entitas penjualan memunculkan

entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas

detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode barang,

nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah.

Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum

muncul entitas baru :

Penjualan Pelanggan

Karyawan

Master Barang

KasPenerimaan

Kas

Resorce Event Agent

36

Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada

entitas baru dari pemisahan entitas many to many :

Penjualan Pelanggan

Karyawan

Detail Penjualan

Master Barang

KasPenerimaan

Kas


Gambar 9 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru

Penjualan

PK: No Nota PenjualanFK: Kode Pelanggan, NIK

AT: Tgl Penjualan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang

Muka, Sisa Bayar

Pelanggan

PK: Kode PelangganAT: Nama Pelanggan,

Alamat, No Tlp

Karyawan



Master Barang



Detail Penjualan

FK: No Nota Penjualan, Kode Barang

AT: Nama Barang, Jumlah, Satuan, Harga Jual

Penerimaan Kas

PK: No Bukti Nota KasFK: No Nota Penjualan, No Akun Kas,

Kode Pelanggan, NIKAT: Tgl Penerimaan, Nama

Pelanggan, Nama Karyawan, Total Penerimaan

Kas



Gambar 10 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut

37

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreign Key

AT: Atribut

2. Siklus Pengeluaran

Entitas master barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan

entitas master barang dengan entitas pembelian memunculkan

entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas

detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian, kode barang,

nama barang, harga beli, satuan dan jumlah.

Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum

muncul entitas baru :

Kas

Pembelian Pemasok

Karyawan

Master Barang

Pengeluaran Kas


38

Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada

entitas baru dari pemisahan entitas many to many :

Kas

Pembelian Pemasok

Karyawan

Master Barang

Detail Pembelian

Pengeluaran Kas


Gambar 11 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru

Kas


Pembelian

PK: No Nota PembelianFK: Kode Pemasok, NIK

AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan,

Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar

Pemasok

PK: Kode PemasokAT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp

Karyawan



Master Barang



Pengeluaran Kas

PK: No Bukti Nota KasFK: No Akun Kas, No Nota

Pembelian, Kode pemasok, NIKAT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Pengeluaran


Detail Pembelian

FK: No Nota Pembelian, Kode Barang

AT: Nama Barang, Jumlah, Satuan, Harga Beli

Gambar 12 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut

39

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreign Key

AT: Atribut

Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko

Shinta Tekstil/Korden

Table

Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi

data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari

masing-masing resource, event, dan agent.

Siklus Pendapatan

1. Resource

Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu)

resource yang disimpan, yaitu table master barang. Didalam table master

barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, satuan,

harga jual, harga beli, dan stock awal. Jenis data pada kode barang, nama

barang, dan satuan adalah Text, dengan field size 20, 30 dan 15. Jenis data

pada harga jual, harga beli, dan stock adalah number, dengan field size

Long Integer dan currency. Berikut ini adalah gambar field entitas master

barang dan table entitas master barang:

40

Gambar 13 Field Entitas Master Barang

Table 1 Entitas Master Barang

41

2. Event

Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event yang

disimpan, yaitu table penjualan. Di dalam table penjualan terdapat 9

(sembilan) field, yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode

pelanggan, nama pelanggan, nomor induk karyawan, nama karyawan, total

akhir, uang muka, sisa bayar. Jenis data pada nomor nota penjualan,

nomor pelanggan, nomor induk karyawan adalah Text dengan field size

masing-masing 10 (sepuluh), total bayar, uang muka, sisa bayar adalah

Number dengan field size Long Integer, dengan format General Number

untuk nomor nota, nomor pelanggan, nomor induk karyawan, currency

untuk total bayar, uang muka, sisa bayar. Jenis data untuk tanggal

penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk nama karyawan

dan nama pelanggan adalah Text dengan field size masing-masing 30 (tiga

puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas

penjualan:

Gambar 14 Field Entitas Penjualan

42

Table 2 Entitas Penjualan

o Table Detail Penjualan

Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu

nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, satuan, harga

jual, dan jumlah. Jenis data pada harga, dan jumlah adalah Number

dengan field size Long Integer, dengan format General Number

untuk nomor nota dan jumlah, dan currency untuk harga.

Sedangkan jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan

satuan nama barang adalah Text dengan field size masing-masing

30 (tiga puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail

penjualan dan table entitas detail penjualan:

Gambar 15 Field Entitas Detail Penjualan

43

Table 3 Entitas Detail Penjualan

3. Agent

Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua) agent

yang disimpan, yaitu table pelanggan dan table karyawan.

Table Pelanggan

Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode

pelanggan, nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada

nomor pelanggan adalah Number dengan field size Long Integer, dan

format General Number. Sedangkan Jenis data pada nama pelanggan,

alamat, kota, nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua

puluh) untuk nama pelanggan, 30 (tiga puluh) dan 15 (lima belas) untuk

nomor telepon. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan

table entitas pelanggan:

Gambar 16 Field Entitas Pelanggan

44

Table 4 Entitas Pelanggan

Table Karyawan

Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor induk

karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus perkawinan,

dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk karyawan adalah

Number dengan field size Long Integer dan format General Number.

Jenis data pada setatus perkawinan adalah Yes/No. Dan jenis data untuk

nama karyawan, nomor telepon, dan pendidikan akhir, adalah Text

dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh)

untuk alamat, 20 (dua puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk

pendidikan akhir. Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan

table entitas karyawan:

Gambar 17 Field Entitas Karyawan

45

Table 5 Entitas Karyawan

Siklus Pengeluaran

1. Resource

Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu)

resource yang disimpan, yaitu table master barang. Di dalam table master

barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual,

harga beli, satuan dan stock awal. Jenis data pada kode barang, satuan, dan

nama barang adalah Text, dengan field size 20 dan 30. Jenis data pada

harga dan stock adalah Number, dengan field size Long Integer, format

currency pada harga, dan format General Number pada stock. Berikut ini

adalah gambar field entitas master barang dan table entitas master barang :

Gambar 18 Field Entitas Master Barang

46

Table 6 Entitas Master Barang

2. Event

Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event

yang disimpan, yaitu table pembelian. Di dalam table pembelian

terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota pembelian, tanggal

pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan,

nama karyawan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar. Jenis data pada

nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan adalah Text dengan

field size masing-masing 10 (sepuluh), total bayar, uang muka, dan sisa

47

bayar adalah Number, dengan Field Size Long Integer, format General

Number untuk nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan dan

nomor pesanan pembelian, dan format Standard untuk total bayar, uang

muka, dan sisa bayar. Jenis data pada tanggal pembelian adalah

Date/Time. Sedangkan jenis data pada nama pemasok dan nama

karyawan adalah Text, dengan field Size 10 (sepuluh). Berikut ini

adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian:

Gambar 19 Field Entitas Pembelian

Table 7 Entitas Pembelian

o Table Detail Pembelian

Di dalam table detail pembelian terdapat 6 (lima) field, yaitu nomor

nota pembelian, kode barang, nama barang, harga beli, satuan dan

jumlah. Jenis data pada harga, dan jumlah adalah Number dengan

48

field size Long Integer, dengan format General Number untuk

nomor nota dan jumlah, dan Currency untuk harga. Sedangkan

jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan nama barang

adalah Text dengan field size masing-masing 10 (sepuluh) dan 20

(dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail

pembelian dan table entitas detail pembelian:

Gambar 20 Field Entitas Detail Pembelian

Table 8 Entitas Detail Pembelian

3. Agent

Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua)

agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan.

Table Pemasok

Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode

pemasok, nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis

data pada kode pemasok adalah Number dengan field size Long

49

Integer, dan format General Number. Sedangkan Jenis data pada

nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan

field size 20 (dua puluh) untuk nama pemasok, dan kota, 30 (tiga

puluh) untuk alamat, 12 (dua belas) untuk nomor telepon. Berikut

ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok:

Gambar 21 Field Entitas Pemasok

Table 9 Entitas Pemasok

Table Karyawan

Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor

induk karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus

perkawinan, dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk

karyawan adalah Number dengan field size Long Integer dan

50

format General Number. Jenis data pada setatus perkawinan adalah

Yes/No. Dan jenis data untuk nama karyawan, nomor telepon, dan

pendidikan akhir, adalah Text dengan field size 20 (dua puluh)

untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh) untuk alamat, 20 (dua

puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk pendidikan akhir.

Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas

karyawan:

Gambar 22 Field Entitas Karyawan

Table 10 Entitas Karyawan

51

Query

Langkah kedua didalam membuat rancangan database adalah membuat

query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table

untuk memproses data baru.

Siklus Pendapatan

Didalam siklus pendapatan terdapat 5 (lima) query yaitu query

master barang, query penjualan, query detail penjualan, query

penerimaan kas, dan query pembayaran piutang. Keenam query

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Query Master Barang

Query Master Barang bertujuan untuk mengetahui jumlah stock

barang yang tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query

master barang merelasikan hubungan antara table master barang,

table penjualan dan table penjualan rinci. Hal ini dilakukan ketika

ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock pada table

master barang akan berkurang. Adapun field yang direlasikan,

yaitu field Kode_Barang dari table_Master_Barang dengan field

Kode_Barang dari table Penjualan_Rinci dan field

No_Nota_Penjualan dari table Penjualan_Rinci dengan field

No_Nota_Penjualan dari table_Penjualan. Berikut ini adalah

52

gambar query relasi antara table master barang, table detail

penjualan, dan table penjualan:

Gambar 23 Query Master Barang

2. Query Penjualan

Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan

yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query

penjualan merelasikan hubungan antara table penjualan, table

karyawan dan table pelanggan. Hal ini dilakukan ketika terjadi

transaksi penjualan dan pada saat menginput nomor pelanggan

maka akan secara otomatis nama pelanggan, dan nomor telepon

yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus menginput

satu-persatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka

secara otomatis juga nama karyawan dan pekerjaan karyawan yang

ada di table karyawan akan muncul. Adapun field yang direlasikan

adalah field No_Pelanggan dari Table_Penjualan dengan

No_Pelanggan dari Table_Pelanggan dan field NIK dari

53

Table_Penjualan dengan NIK dari Table_Karyawan. Berikut ini

adalah gambar query relasi antara table penjualan, table karyawan,

dan table pelanggan:

Gambar 24 Query Penjualan

3. Query Detail Penjualan

Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail

barang yang terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan.

Query detail penjualan merelasikan hubungan antara table detail

penjualan table master barang, dengan table penjualan. Hal ini

dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka secara

otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table master

barang akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan

54

maka pada saat menginput jumlah pada table persediaan secara

otomatis stock barang pada table master barang akan berkurang.

Adapun field yang direlasikan adalah field No_Nota_Penjualan dati

Table detail penjualan dengan No_Nota_Penjualan dati table

penjualan, dan Kode_barang dari Table_Detail_Penjualan dengan

field Kode_Barang dari Table_Master_Barang. Berikut ini adalah

gambar query relasi antara table detail penjualan, table penjulan,

dengan table master barang:

Gambar 25 Query Detail Penjualan

4. Query Penerimaan Kas

Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang

masuk atas terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas

merelasikan hubungan antara table penerimaan kas, table kas, table

penjualan, table pelanggan, dan table karyawan. Hal ini dilakukan

ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika ingin melihat

penerimaan kas maka saat menginput nomor nota secara otomatis

55

tanggal penjualan, nomor pelanggan, nama pelanggan, nomor

induk karyawan, nama karyawan, dan uang muka yang ada di table

penjualan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field

No_Akun_Kas dari table Penerimaan_Kas dengan field

No_Akun_Kas dari table kas; field No_Nota_Penjualan dari

Table_Penerimaan_Kas dengan No_NotaPenjualan dari

Table_Penjualan, NIK dari Table_Penerimaan_Kas dengan NIK

dari Table_Karyawan, dan Kode_Pelanggan dari

Table_Penerimaan_Kas dengan Kode_Pelanggan dari

Table_Pelanggan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara

table penerimaan kas, table penjualan, table karyawan, dan table

pelanggan:

Gambar 26 Query Penerimaan Kas

56

5. Query Pembayaran piutang

Query pembayaran piutang betujuan untuk menampilkan total

piutang yang terjadi atas transaksi penjualan. Query pembayaran

piutang merelasikan hubungan antara table piutang dengan table

penjualan, table pelanggan, dan table karyawan. Hal ini dilakukan

ketika transaksi penjualan terjadi dan ingin melihat jumlah piutang

dari pelanggan maka saat menginput nomor nota, secara otomatis

tanggal penjualan, nomor pelanggan, nama pelanggan, nomor

induk karyawan, nama karyawan, dan sisa bayar yang ada di table

penjualan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field

No_Nota_Penjualan dari Table_Piutang dengan

No_Nota_Penjualan dari Table_Penjualan, Kode_Pelanggan dari

Table_Penjualan dengan Kode_Pelanggan dari Table_Pelanggan,

dan NIK dari Table_Penjualan dengan NIK dari Table_Karyawan.

Berikut ini adalah gambar query relasi antara table pembayaran

piutang, table penjualan, table pelanggan, dan table karyawan:

57

Gambar 27 Query Pembayaran Piutang

Siklus Pengeluaran

Didalam siklus pengeluaran terdapat 5 (lima) query yaitu query

master barang, query pembelian, query detail pembelian, query

pengeluaran kas, dan query pelunasan hutang. Kesembilan query

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Query Master Barang

Query master barang bertujuan untuk untuk mengetahui jumlah

stock barang yang tersisa atas terjadinya transaksi pembelian.

Query master barang merelasikan hubungan antara table master

barang, table pembelian rinci dan table pembelian. Hal ini

dilakukan ketika ada transaksi pembelian maka secara otomatis

stock pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang

direlasikan, yaitu field Kode_Barang dari Table_Master_Barang

dengan field Kode_Barang dari table Pembelian_Rinci dan field

No_Nota_Pembelian dari table Pembelian_Rinci dengan field

No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian. Berikut ini adalah

gambar query relasi antara table master barang, table pembelian

rinci, dan table pembelian:

58

Gambar 28 Query Master Barang

2. Query Pembelian

Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian

yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query

pembelian merelasikan hubungan antara table pembelian, table

karyawan dan table pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi

transaksi pembelian dan pada saat menginput kode pemasok maka

akan secara otomatis nama pemasok, dan nomor telepon yang ada

di table pemasok akan muncul tanpa harus menginput satu-persatu,

dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara otomatis

juga nama karyawan yang ada di table karyawan akan muncul.

Adapun field yang direlasikan adalah field Kode_Pemasok dari

Table_Pembelian dengan Kode_Pemasok dari Table_Pemasok dan

field NIK dari Table_Pembelian dengan NIK dari

Table_Karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara

table pembelian, table karyawan, dan table pemasok:

59

Gambar 29 Query Pembelian

3. Query Detil Pembelian

Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail

master barang yang dibeli per tanggal terjadinya transaksi

pembelian. Query pembelian rinci merelasikan hubungan antara

table detail pembelian dengan table pembelian dan table master

barang. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang

maka secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di

table master barang akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi

pembelian maka pada saat menginput jumlah pada table master

barang secara otomatis stock barang pada table barang akan

bertambah. Adapun field yang direlasikan adalah field

No_Nota_Pembelian dari Table_Detail_Pembelian dengan field

60

No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian, field Kode_Barang

dari Table_Pembelian_Rinci dengan field Kode_Barang dari

Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara

table detail pembelian, table pembelian, dan table master barang:

Gambar 30 Query Detail Pembelian

4. Query Pengeluaran Kas

Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas

yang dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query

pengeluaran kas merelasikan hubungan antara table pengeluaran

kas, table pembelian, table karyawan, table pemasok, dan table

kas. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan ketika

ingin melihat pengeluaran kas maka saat menginput nomor nota

secara otomatis tanggal pembelian, nomor pemasok, nama

pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan uang muka

yang ada di table pembelian akan muncul. Adapun field yang

direlasikan adalah field No_NotaBeli dari Table_Pengeluaran_Kas

dengan field No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian, field NIK

61

dari Table_Pengeluaran_Kas dengan field NIK dari

Table_Karyawan, field Kode_Pemasok dari

Table_Pengeluaran_Kas dengan field Kode_Pemasok dari

Table_Pemasok, dan field No_Akun_Kas dari table pengeluaran

kas dengan No_Akun_Kas dari table kas. Berikut ini adalah

gambar query relasi antara table pengeluaran kas, table pembelian,

table karyawan, table pemasok, dan table Kas:

Gambar 31 Query Pengeluaran Kas

5. Query Pelunasan Hutang

Query pelunasan hutang betujuan untuk menampilkan total hutang

yang terjadi atas transaksi pembelian. Query pelunasan hutang

merelasikan hubungan antara table hutang, table pembelian, table

karyawan, dan table pemasok. Hal ini dilakukan ketika transaksi

62

pembelian terjadi dan ingin melihat total hutang maka saat

menginput nomor nota, secara otomatis tanggal pembelian, nomor

pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan,

dan sisa bayar yang ada di table pembelian muncul. Adapun field

yang direlasikan adalah field No_Nota_Pembelian dari

Table_hutang dengan No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian,

No_Pemasok dari Tabel_Pembelian dengan No_Pemasok dari

Tabel_Pemasok, dan NIK dari Tabel_Pembelian dengan NIK dari

Tabel_Karyawan. berikut ini adalah gambar query relasi antara

tabel hutang, tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel pemasok:

Gambar 32 Query Pelunasan Hutang

63

Form

Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk

mempermudah user dalam menginput data kedalam database.

Didalam membuat form penulis membagi form menjadi 2 (dua)

bagian, yaitu form master dan form transaksi. Kedua form tersebut

dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Form Master

Form master digunakan untuk mempermudah menginput data-data

yang bersifat permanen dan menambah atau mengedit data baru.

Form master terdiri dari 5 (lima) form, yaitu form stock barang,

form barang penjualan dan pembelian, form pelanggan, form

pemasok, form karyawan, Kelima form tersebut adalah sebagai

berikut:

1) Form Stock Barang

Form stock barang berguna untuk mempermudah menginput data

barang, baik barang masuk maupun barang keluar. Data barang

yang sudah diinput bisa dijadikan informasi pada form-form

lainnya seperti form penjualan dan form pesanan penjualan.

Berikut ini adalah gambar desain form stock barang:

64

Gambar 33 Form Stock Barang

2) Form Barang Penjualan dan Pembelian

Form persediaan bahan baku berguna untuk mempermudah

menginput data stock barang, baik barang yang masuk maupun

yang keluar. Data barang yang sudah diinput bisa dijadikan

65

informasi pada form-form lainnya seperti form pembelian form

penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form barang

penjualan:

66

Gambar 34 Form Barang Penjualan dan Pembelian

3) Form Pelanggan

Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan,

sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk

form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form pelanggan:

Gambar 35 Form Pelanggan

67

4) Form Pemasok

Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga

data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form

pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form pemasok:

Gambar 36 Form Pemasok

5) Form Karyawan

Form karyawan berguna untuk menginput data karyawan, sehingga

data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form

penjualan dan form pesanan. Berikut ini adalah desain form

karyawan:

68

Gambar 37 Form Karyawan

2. Form Transaksi

Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam

menginput semua transaksi pembelian dan penjualan agar

pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan cepat. Didalam form

transaksi terdapat 6 (enam) form, yaitu form penjualan, form bukti

pembayaran piutang, form pembelian, form bukti pelunasan

hutang, form penerimaan lainnya, dan form pengeluaran lainnya

1) Form Penjualan

Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan

dan mempermudah dalam menginput data yang berhubungan

dengan transaksi penjualan barang kepada pelanggan. Jika

transaksi penjualan dilakukan tunai, maka kode pelanggan NN.

Berikut ini adalah gambar desain form penjualan:

69

Gambar 38 Form Penjualan

2) Form Bukti Pembayaran Piutang

Form bukti pembayaran piutang berguna untuk mengetahui jumlah

piutang pelanggan atas transaksi penjualan. Form bukti

pembayaran piutang dibuat untuk di berikan kepada pelanggan

sebagai bukti pelunasan piutang yang dilakukan pelanggan atas

transaksi pembelian yang telah dilakukan. Berikut ini adalah

gambar desain form bukti pembayaran piutang:

70

Gambar 39 Form Bukti Pembayaran Piutang

3) Form Pembelian

Form pembelian berguna untuk mempermudah dalam menginput

data yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang kepada

pemasok. Dalam form ini yang melakukan transaksi pembelian

adalah pemilik dan karyawan bagian admin. Pemilik menggunakan

kode owner. Berikut ini adalah gambar desain form pembelian:

71

Gambar 40 Form Pembelian

4) Form Bukti Pelunasan Hutang

Form bukti pelunasan hutang berguna untuk mengetahui jumlah

hutang kepada pemasok atas transaksi pembelian. Berikut ini

adalah gambar desain form bukti pelunasan hutang:

Gambar 41 Form Bukti Pelunasan Hutang

72

5) Form Penerimaan Lainnya

Form penerimaan lainnya berguna untuk mengetahui jumlah

penerimaan lain-lain diluar transaksi penjualan. Misalnya:

penerimaan dari modal pemilik. Berikut ini adalah gambar desain

form penerimaan lainnya:

Gambar 42 Form Penerimaan Lainnya

6) Form Pengeluaran Lainnya

Form pengeluaran lainnya berguna untuk mengetahui jumlah

pengeluaran lain-lain diluar transaksi pembelian bahan baku.

Misalnya: pembelian bahan pembantu dan penggajian. Berikut ini

adalah gambar desain form pengeluaran lainnya:

Gambar 43 Form Pengeluaran Lainnya

73

Report

Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data

yang telah disimpan dalam database. Didalam membuat report

penulis membagi report menjadi 2 (dua) bagian, yaitu report

master dan report transaksi. Kedua report tersebut dapat dijelaskan

sebagai berikut:

1. Report Master

Report master digunakan untuk melihat dan mengecek data yang

berasal dari transaksi yang bersifat permanen. report master terdiri

dari 5 (lima) report, yaitu report stock barang, report barang

penjualan dan pembelian, report pelanggan, report pemasok, dan

report karyawan. Kelima report tersebut adalah sebagai berikut:

1) Report Stock Barang

Report stock barang digunakan untuk melihat atau mengecek data

rekap saldo akhir persediaan yang telah tersimpan di table master

barang. Berikut ini adalah gambar desain report stock barang:

74

Gambar 44 Report Stock Barang

2) Report Barang Penjualan dan Pembelian

Report barang penjualan dan pembelian digunakan untuk melihat

atau mengecek data rekap saldo akhir persediaan barang yang telah

tersimpan di table master barang. Berikut ini adalah gambar desain

report barang penjualan dan pembelian:

75

Gambar 45 Report Barang Penjualan dan Pembelian

3) Report Pelanggan

Report pelanggan digunakan untuk melihat atau mengecek data

pelanggan yang telah tersimpan di table pelanggan. Berikut ini

adalah gambar desain report pelanggan:

Gambar 46 Report Pelanggan

76

4) Report Pemasok

Report pemasok digunakan untuk melihat atau mengecek data

pemasok yang telah tersimpan di table pemasok. Berikut ini adalah

gambar desain report pemasok:

Gambar 47 Report Pemasok

5) Report Karyawan

Report karyawan digunakan untuk melihat atau mengecek data

karyawan yang telah tersimpan di table karyawan. Berikut ini

adalah gambar desain report karyawan:

77

Gambar 48 Report Karyawan

2. Report Transaksi

Report transaksi digunakan untuk melihat dan mengecek data yang

berasal dari transaksi penjualan dan pembelian. report transaksi

terdiri dari 11 (sebelas) report, yaitu report penjualan, report

penerimaan kas, report pembayaran piutang, report pembelian,

report pengeluaran kas, report pelunasan hutang, report saldo kas,

report saldo piutang, report saldo hutang, report kartu piutang, dan

report kartu hutang. Kesebelas report tersebut adalah sebagai

berikut:

1) Report Penjualan

Report penjualan digunakan untuk melihat atau mengecek data

penjualan yang telah tersimpan di table penjualan. Berikut ini

adalah gambar desain report penjualan:

78

Gambar 49 Report Penjualan

2) Report Penerimaan Kas

Report penerimaan kas digunakan untuk melihat dan mengecek

data total penerimaan kas yang diterima perusahaan atas transaksi

penjualan yang telah tersimpan di table penerimaan kas. Berikut ini

adalah gambar desain report penerimaan kas:

79

Gambar 50 Report Penerimaan Kas

3) Report Pembayaran Piutang

Report pembayaran piutang digunakan untuk melihat dan

mengecek data pelunasan piutang yang diterima dari pelanggan

yang telah tersimpan di table piutang. Berikut ini adalah gambar

desain report pembayaran piutang:

80

Gambar 51 Report Pembayaran Piutang

4) Report Saldo Piutang

Report saldo piutang digunakan untuk melihat dan mengecek

berapa piutang yang belum dibayar oleh pelanggan yang telah

tersimpan di table saldo piutang. Berikut ini adalah gambar desain

report saldo piutang:

81

Gambar 52 Report Saldo Piutang

5) Report Pembelian

Report pembelian digunakan untuk melihat atau mengecek data

pembelian yang telah tersimpan di table pembelian. Berikut ini

adalah gambar desain report pembelian:

82

Gambar 53 Report Pembelian

6) Report Pengeluaran Kas

Report pengeluaran kas digunakan untuk melihat dan mengecek

data total pengeluaran kas yang dikel. Didalam laporan

pengeluaran kas terdapat 1 (satu) subreport yang diambil dari

report pembelian. Berikut ini adalah gambar desain report

pengeluaran kas:

83

Gambar 54 Report Pengeluaran Kas

7) Report Pelunasan Hutang

Report pelunasan piutang digunakan untuk melihat dan mengecek

data pelunasan hutang kepada pemasok yang telah tersimpan di

table hutang. Berikut ini adalah gambar desain report pelunasan

hutang:

84

Gambar 55 Report Pelunasan Hutang

8) Report Saldo Hutang

Report saldo piutang digunakan untuk melihat dan mengecek

berapa hutang yang belum dilunasi oleh pemasok yang telah

tersimpan di table saldo hutang. Berikut ini adalah gambar desain

report pelunasan hutang:

85

Gambar 56 Report Saldo Hutang

9) Report Saldo Kas

Report saldo kas digunakan untuk melihat atau mengecek data

saldo akhir kas perusahaan. Didalam report saldo kas terdapat

beberapa subreport yang diambil dari report penjualan, report

pembayaran piutang, report pembelian, report pelunasan hutang,

report penerimaan lainnya, dan report pengeluaran lainnya.

Berikut ini adalah gambar desain report saldo kas:

87

Gambar 57 Report Saldo Kas

10) Report Kartu Piutang

Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data

jumlah saldo piutang per pelanggan. Didalam report kartu piutang

terdapat beberapa subreport yang diambil dari report detail

penjualan dan report detail piutang. Berikut ini adalah gambar

desain report kartu piutang:

88

Gambar 58 Report Kartu Piutang

89

11) Report Kartu Hutang

Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data

jumlah saldo hutang per pemasok. Didalam report kartu piutang

terdapat beberapa subreport yang diambil dari report detail

pembelian dan report detail hutang. Berikut ini adalah gambar

desain report kartu hutang:

Gambar 59 Report Kartu Hutang

90

Menu Utama Switchboard

Menu utama switchboard digunakan untuk menampilkan dan menjalankan

seluruh aplikasi database yang telah di rancang pada Microsoft Access,

seperti form dan report. Didalam menu switchboard terdapat 3 (tiga)

bagian, yaitu:

1. Menu Input

Menu input digunakan untuk mengakses seluruh form yang telah

dirancang dalam database. Didalam menu input terdapat form master,

form transaksi penjualan, dan form transaksi pembelian.

2. Menu Output

Menu output digunakan untuk mengakses seluruh report yang telah

dihasilkan setelah membut table dan query. Didalam menu output terdapat

report master, report transaksi penjualan, dan report transaksi pembelian.

3. Exit Application

Exit application adalah perintah yang digunakan untuk menutup atau

keluar dari aplikasi Microsoft Access.

Berikut ini adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Toko Shinta

Tekstil/Korden:

Menu Utama

o Menu Input

o Menu Output

o Exit Application

Menu Input

91

Form Master

o Form Barang Pembelian

o Form Barang Penjualan

o Form Master Barang

o Form Pelanggan

o Form Pemasok

o Form Karyawan

o Kembali ke Menu Input

Form Transaksi Penjualan

o Form Penjualan

o Form Bukti Pembayaran Piutang

o Form Pengeluaran Lainnya


Form Transaksi Pembelian

o Form Pembelian

o Form Bukti Pelunasan Hutang

o Form Penerimaan Lainnya


Menu Output

Report Master

o Report Master Barang Pembelian

o Report Master Barang Penjualan

o Report Stock Barang

92

o Report Pelanggan

o Report Pemasok

o Report Karyawan

o Kembali ke Menu output

Report Transaksi Penjualan

o Report Penjualan

o Report Penerimaan Kas

o Report Pembayaran Piutang

o Report Saldo Piutang

o Report Kartu Piutang Per Transaksi

o Report Kartu Piutang

o Kembali ke Menu Output

Report Transaksi Pembelian

o Report Pembelian

o Report Pengeluaran Kas

o Report Pelunasan Hutang

o Report Saldo Hutang

o Report Kartu Hutang Per Transaksi

o Report Kartu Hutang

o Kembali ke Menu Output

Report Saldo Kas

Kembali ke Menu Utama

Exit Application

93

Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu utama yang terdiri dari 3 (tiga)

menu, yaitu menu input, menu output, dan exit application.

Gambar 60 Menu Utama Switchboard

Didalam menu input terdapat 3 (tiga) form dan 1 (satu) perintah, yaitu form

master, form transaki penjualan, form transaksi pembelian, dan kembali ke menu

utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu input:

Gambar 61 Switchboard Menu Input

94

Form Master

Didalam form master terdapat 4 (empat) form dan 1 (satu) perintah, yaitu

form master barang, form pelanggan, form pemasok, form karyawan, dan

perintah untuk kembali ke manu input. Berikut ini disajikan tampilan

switchboard form master:

Gambar 62 Switchboard Form Master

Form Transaksi Penjualan

Didalam form transaksi penjualan terdapat 3 (tiga) form dan 1 (satu)

perintah, yaitu form penjualan, form bukti pembayaran piutang, form

pengeluaran lainnya dan perintah untuk kembali ke menu input. Berikut ini

disajikan tampilan switchboard form transaksi penjualan:

Gambar 63 Switchboart Form Transaksi Penjualan

95

Form Transaksi Pembelian

Didalam form transaksi pembelian terdapat 3 (tiga) form dan 1 (satu)

perintah, yaitu form pembelian, form bukti pelunasan hutang, form

penerimaan lainnya dan perintah untuk kembali ke manu input. Berikut ini

disajikan tampilan switchboard form transaksi pembelian:

Gambar 64 Switchboard Form Transaksi Pembelian

Didalam menu output terdapat 4 (tiga) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report

master, report transaki penjualan, report transaksi pembelian, report Saldo Kas

dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu

output:

Gambar 65 Switchboard Menu Output

96

Report Master

Didalam report master terdapat 5 (lima) report dan 1 (satu) perintah, yaitu

report daftar barang, report stock barang, report pelanggan, report

pemasok, report karyawan, dan perintah untuk kembali ke menu

output.berikut ini disajikan tampilan switchboard report master:

Gambar 66 Switchboard Report Master

Report Transaksi Penjualan

Didalam report transaksi penjualan terdapat 6 (enam) report dan 1

perintah, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report

pembayaran piutang, report saldo piutang, report kartu piutang per

transaksi, report kartu piutang, dan perintah untuk kembali ke menu

output. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi

penjualan:

97

Gambar 67 Switchboard Report Transaksi Penjualan

Report Transaksi Pembelian

Didalam report transaksi pembelian terdapat 6 (enam) report dan 1 (satu)

perintah, report pembelian, report pengeluaran kas, report pelunasan

hutang, report saldo hutang, report kartu hutang per transaksi, report kartu

hutang, dan perintah untuk kembali ke menu output. Berikut ini disajikan

tampilan switchboard report transaksi pembelian:

Gambar 68 Switchboard Report Transaksi Pembelian

98

Penutup

Dalam skripsi ini diuraikan mengenai kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan

dari hasil dan bahasan penelitian, saran, keterbatasan penelitian, dan penelitian

mendatang.

Kesimpulan

Perancangan database untuk siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Toko

Shinta dibuat masing-masing dengan 8 (delapan) entitas. Siklus pendapatan terdiri

dari entitas master barang, kas, piutang, penjualan, penerimaan kas, pelanggan,

saldo piutang dan karyawan. Siklus pengeluaran terdiri dari entitas master barang,

kas, hutang, pembelian, pengeluaran kas, karyawan, saldo hutang dan pemasok.

Entitas yang terdapat pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masing-

masing memilki relasi antar entitas yang satu dengan yang lain. Dengan adanya

relasi antara entitas, maka bisa ditentukan juga Cardinalitas masing-masing

entitas. Relasi antar entitas tersebut dapat digambar melalui entry relationship

diagram (ERD). Selain menentukan entitas untuk merancang database juga

membuat table, query, form, report, dan menu swichboard.

Didalam merancangan table terdapat 7 (tujuh) table yang ada pada siklus

pendapatan, yaitu table master barang, table kas, table detail penjualan, table

penjualan, table penerimaan kas, table karyawan, dan table pelanggan. Pada

siklus pengeluaran juga terdapat 7 (tujuh) table, yaitu table master barang, table

99

kas, table detail pembelian, table pembelian, table pengeluaran kas, table

karyawan, dan table pemasok.

Disamping itu didalam penelitian ini juga terdapat 12 (dua belas) rancangan query

untuk siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, yaitu query detail pembelian,

query detail penjualan, query hutang, query karyawan, query pelanggan, query

pemasok, query pembelian, query penerimaan kas, query pengeluaran kas, query

penjualan, query master barang, dan query piutang. Selain merancang table dan

query penulis juga merancang marancang form. Didalam siklus pendapatan dan

siklus pengeluaran terdapat 10 (sepuluh) form, yaitu form master barang, form

barang pembelian, form pelanggan, form pemasok, form karyawan , form barang

penjualan, form penjualan, form bukti pembayaran piutang, form pembelian, dan

form bukti pelunasan hutang.

Setelah selesai merancang table, query, dan form selanjutnya dapat dengan mudah

merancang report. Report yang dibuat terdiri dari report penjualan, report

penerimaan kas, report saldo kas, report pelunasan piutang, report stock barang,

report pembelian, report pengeluaran kas, report pelunasan hutang, report barang

penjualan dan pembelian, report saldo kas, report karyawan, report pelanggan,

report saldo piutang, report saldo hutang, dan report pemasok. Setelah table,

form, dan report dirancang, langkah terakhir yaitu merancang menu switchboard

siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Dengan selesainya penelitian ini maka

100

diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pencatatan siklus

pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Shinta Tekstil/Korden.

Saran

Saran yang dapat diberika kepada Toko Shinta Tekstil/Korden, Kudus, yaitu :

1. Menerapkan rancangan database Microsoft Access 2007 yang telah

dirancang penulis ke dalam proses pencatatan transaksi pada siklus

pendapatan dan silus pengeluaran agar transaksi pencatatan dapat

dilakukan dengan cepat dan tepat, dan untuk memperoleh informasi yang

baik, meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan untuk

menghemat waktu.

2. Memberikan pelatihan kepada pemilik dan karyawan bagian administrasi

agar dapat menjalankan program database Microsoft Acces 2007.

Penelitian Mendatang

Berhubungan dengan adanya keterbatasan penulis, maka untuk penelitian

mendatang sebaiknya dapat memperoleh data yang dibutuhkan dengan lebih

lengkap lagi, dan juga dapat merancangan database pada siklus penggajian, siklus

pendanaan, dan siklus produksi.

101

Referensi

Bodnar George H., William S. Hopwood, 2006, Sistem Informasi Akuntansi,

Pracetak, Deddy Jacobus. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Hasym M, ST., 2009, Buku Pintar Microsoft Office, Jakarta: Kriya Pustaka,

Cetakan 1.

Jogiyanto HM., 2002, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Krismiaji, M.Si., 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Dua, Akademi

Manajemen Perusahaan YKPN, Yogyakarta.

Membangun Aplikasi Pembelian - Penjualan dan Inventori dengan MS. Access,

Andi, Yogyakarta.

Microsoft Office Access 2007, 2007, Mahir dalam 7 Hari Microsoft Access 2007,

Andi, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Tiga, Jilid Dua, Salemba Empat, Jakarta.

Romney, Marshall B., Paul J. Steinbart, 2006, Sistem Informasi Akuntansi,

Terjemahan Dewi Fitriasari dan Denny Aenos Kwary, Edisi Sembilan,

Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Perancangan Database pada Siklus Pendapatan dan Siklus ......akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan...

Documents

Transcript of Perancangan Database pada Siklus Pendapatan dan Siklus ......akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan...