PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN

PADA APOTEK RAFI FARMA YOGYAKARTA

MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

Naskah Publikasi

disusun oleh

Uhlull Intanti

07.12.2645

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

THE TRADE AND PURCHASE APPLICATION DESIGNOF RAFI FARMA YOGYAKARTA DRUGSTORE THAT USE VISUAL BASIC 6.0

PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA A POTEK RAFI FARMA YOGYAKARTA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

Uhlull Intanti Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

At this time, advances in technology develops faster and has entered the era of globalization. Many businesses in any field began to improve its quality so as not to compete with other businesses. In the field of sales, many places of business began to improve their quality, both in terms of the transaction and in terms of data processing. But many are also places of business that have not been implemented computerization in business, so they must record everything the manual way. Of course this will be very much more time consuming, so much time is wasted. In fact, not infrequently too many mistakes in recording data, so it will be very detrimental to the business. So with the technology like the computer is expected to help that place in business.

To develop management tools in one pharmacy in Yogyakarta, there should be

development and processing of adequate information system. Running processes are still using manual systems. Therefore, we need a computerized system for the performance run effectively and efficiently. The things like that needs to be done analyzing the sales data processing system at the pharmacy Rafi Farma to make it better.

This research aims to build a system that is used to assist in the transaction process

of selling goods, and reports sales of goods to be more clear and orderly. Keywords : information system, system, sales system

1. Pendahuluan

Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi

dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi sebuah perusahaan, terutama

dengan pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Dengan adanya penggunaan

teknologi berbasis komputer di dalam sistem transaksi penjualan, data akan dapat di olah

dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan

menghemat biaya.

Sistem transaksi penjualan dan pembelian obat yang dikerjakan secara manual

perlu adanya pendataan dan pengolahan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu

dalam mengolah data. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan

hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat.

Aplikasi Penjualan pada Apotek Rafi Farma adalah aplikasi komputer yang

dikembangkan untuk bidang Penjualan pada Apotek Rafi Farma. Dengan adanya

Aplikasi Penjualan pada Apotek Rafi Farma ini akan mempermudah dalam mencatat

semua transaksi sekaligus mengetahui data barang yang dibeli secara tunai maupun

kredit, didukung dengan laporan yang lengkap.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang

saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai

tujuan. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan obyek – obyek

yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar obyek bisa dilihat sebagai

satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Elemen – Elemen (Elements)

2. Batasan (Boundary)

3. Lingkungan Luar (Environment)

4. Penghubung (Interface)

5. Masukan (Input)

6. Pengolah (Process)

7. Keluaran (Output)

8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang

nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level

manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan

pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu.

2.2.3 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari enam komponen, yaitu :

1. Blok Masukan

Input disini termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu

untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta

semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Database

Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Pengendalian digunakan untuk mencegah hal – hal yang dapat merusak sistem atau

untuk mengatasi kesalahan – kesalahan yang terlanjur terjadi.

2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan

Sistem Informasi Penjualan adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk

membantu dalam pengolahan data, memberikan informasi berupa laporan – laporan

transaksi penjualan maupun pembelian di dalam sebuah usaha yang bergerak dalam

bidang perdagangan dan juga memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh

perusahaan.

2.3 Konsep Permodelan Sistem

Untuk menerjemahkan suatu konsep, maka diperlukan suatu alat untuk

memodelkan suatu sistem baik pada tahapan analisis maupun pada tahapan

perancangan. Dalam dua tahapan tersebut terdapat dua hal penting yang akan ditangani

yaitu proses yang sedang berlangsung dan data yang mengalir.

2.3.1 Rancangan Model Physical System

Bagan alir sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical

system. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di

dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

2.3.2 Rancangan Model Logika

Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan

kepada user bagaimana nantinya fungsi – fungsi di dalam sistem informasi secara logika

akan bekerja.

2.4 Konsep Basis Data

Sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang

menggunakan basis data secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan

mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta

sistem komputer yang mendukungnya.

2.4.1 Konsep Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database,

teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang

baik (tanpa redundansi).

2.5 Perangkat Lunak

2.5.1 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database

management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuannya dalam manajemen

data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan

para database administrator. Ada dua cara mengolah database dalam SQL Server, yaitu

melalui jendela enterprise manager dan query analyzer.

2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Agar dapat

menggunakan Visual Basic, kita harus memahami IDE (Integrated Development

Environment) atau lingkungan kerja dari visual basic 6.0 itu sendiri. Berikut tampilan IDE

pada visual basic 6.0 :

Gambar 2.1 Tampilan IDE

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen

tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem

merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam

menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.

3. 2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan

untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat

dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang

terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen

atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada

sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan

analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services).

3.3.1 Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Berdasarkan hasil penelitian, kinerja memakan waktu, misalnya dalam proses

pencatatan data membutuhkan waktu 10 menit sehingga jumlah produksi tidak dicapai

dengan maksimal. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data memerlukan

waktu yang lama karena kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual, dalam

pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari data –

data pada arsip yang masih berupa kertas – kertas.

3.3.2 Analisis Informasi (Information Analysis)

Informasi yang diterima kurang relevan, tidak tepat waktu, dan kurang akurat

karena sistem yang digunakan masih secara manual sehingga proses pencarian dan

pemberian informasi masih kurang.

3.3.3 Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, pencatatan masih menggunakan kertas,

tinta, dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip

yang rusak dan perlu diganti sehingga menambah biaya operasional.

3.3.4 Analisis Keamanan (Control Analysis)

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, pengendalian terhadap keamanan data

relatif sulit karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan penyimpanan

data masih dalam bentuk arsip-arsip.

3.3.5 Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis)

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, sistem pengolahan masih dilakukan

secara manual, pendayagunaan waktu dan sumber daya masih kurang efisisen serta

proses pencarian data dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem

manual.

3.3.6 Analisis Layanan (Service Analysis)

Pelayanan yang diberikan oleh Apotek Rafi Farma cukup baik, hanya saja masih

terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem manual.

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam

meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah

sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Penjualan ini sangat bernilai

ekonomis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah

dimengerti oleh pengguna. Kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu kebutuhan

fungsional dan non fungsional.

3.5 Analisis Kelayakan Sistem

Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu,

apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Untuk

menguji apakah suatu sistem dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan

beberapa analisis. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut :

1. Kelayakan Teknologi

2. Kelayakan Hukum

3. Kelayakan Operasional

4. Kelayakan Ekonomi

3.6 Perancangan Proses

Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user tentang sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses,

komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan

kepada user bukan untuk pemrogram.

3.6.1 Physical System

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan

untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini

menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol input, proses, dan laporan-laporan.

Systems flowchart merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk

menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer.

3.6.2 Logical Model

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya

fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat

digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram).

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan

sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan

sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan

semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.1 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan

dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :

4.1.1 Pemrograman

Dalam membuat sebuah program ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, antara

lain :

1. Mendefinisikan Masalah

2. Perencanaan / Desain

3. Pembuatan Database

4. Perancangan Tabel Database

5. Perancangan Form

6. Koding

4.1.2 Pengetesan Sistem

Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya pengujian

kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen. Menurut Pressman,

ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing.

1. Black Box System

Pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau

komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu. Fokusnya adalah

pengoperasian umum oleh pengguna, interaksi antara pengguna dengan

software ketika aplikasi berlangsung.

2. White Box System

Pengujian yang memegang perhitungan mekanisme internal sistem atau

komponen. Melakukan pengecekan data processing untuk setiap kasus tes. Hal

yang diuji adalah berjalannya komunikasi ke server, penampilan error message,

beberapa perintah untuk karakter dan sebaik apa aplikasi dapat berjalan.

4.2 Tampilan Program

1. Menu Utama

Menu Utama adalah tampilan pertama yang muncul ketika sistem akan

digunakan. Pada saat form ini dijalankan semua menu (data, penjualan, pembelian,

bayar hutang, laporan, dan help) tidak aktif kecuali menu file dimana terdapat sub menu

login untuk admin maupun kasir. Jika admin yang melakukan login maka semua menu

akan aktif kecuali menu penjualan, sedangkan jika kasir yang melakukan login maka

hanya menu penjualan yang akan aktif. Berikut tampilan menu utama:

Gambar 4.1 Menu Utama

2. Login Admin

Pada form ini seorang admin diharuskan memasukkkan password, hal ini

bertujuan untuk memberikan hak akses terhadap program aplikasi user/pemakai, selain

itu input login ini juga berfungsi untuk memberikan keamanan data bagi admin itu sendiri.

Gambar 4.2 Login Admin

3. Login Kasir

Pada form ini seorang kasir diharuskan memasukkkan id kasir dan password, hal

ini bertujuan untuk membatasi hak akses terhadap program aplikasi user/pemakai, selain

itu input login ini juga berfungsi untuk memberikan keamanan pada data penjualan.

Gambar 4.3 Login Kasir

4. Data Barang

Sub menu Data Barang berguna untuk melakukan pengisian terhadap data-data

barang.Tampilan form Data Barang adalah sebagai berikut:

Gambar 4.4 Data Barang

Keterangan:

a. Tombol BARU : Untuk menambah data.

b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.

c. Tombol EDIT : Untuk merubah data.

d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data.

e. Tombol BATAL : Untuk membatalkan inputan

f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian.

g. Tombol KELUAR : Untuk Kembali ke Menu Utama.

5. Data Pemasok

Sub menu Data Pemasok berguna untuk melakukan pengisian terhadap data-

data pemasok. Fungsi tombol – tombol pada form ini sama seperti pada form barang.

Untuk contact person atau telepon bisa dikosongi pada saat penginputan.

Gambar 4.5 Data Pemasok

6. Data Penjualan

Form ini berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan yang terjadi.

Gambar 4.6 Data Penjualan

Keterangan:

a. Tombol BARU : Untuk melakukan transaksi baru.

b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.

c. Tombol BATAL : Untuk membatalkan transaksi.

d. Tombol CETAK : Untuk mencetak nota penjualan.

e. Tombol KELUAR : Untuk Kembali ke Menu Utama.

f. Tombol CARI : Untuk mencari kode barang yang dibeli.

7. Data Pembelian Tunai

Sub menu Pembelian Tunai berguna untuk melakukan transaksi pembelian yang

dilakukan secara tunai.

Gambar 4.7 Data Pembelian Tunai

8. Data Pembelian Kredit

Sub menu Pembelian Kredit berguna untuk melakukan transaksi pembelian yang

dilakukan secara kredit.

Gambar 4.8 Data Pembelian Kredit

9. Data Pembayaran Hutang

Menu Bayar Hutang berguna untuk melakukan transaksi pembayaran

hutang yang pembeliannya dilakukan secara kredit.

Gambar 4.9 Form Pembayaran Hutang

10. Laporan – Laporan

Rancangan output atau rancangan keluaran adalah informasi yang dihasilkan

oleh proses pengolahan data dimana proses dilakukan secara otomatis oleh komputer.

1. Laporan Data Barang

Gambar 4.10 Laporan Barang

2. Laporan Data Pemasok

Gambar 4.11 Laporan Pemasok

3. Laporan Data Penjualan

Gambar 4.12 Laporan Penjualan

4. Laporan Data Pembelian Tunai

Gambar 4.13 Laporan Pembelian Tunai

5. Laporan Data Pembelian Kredit

Gambar 4.14 Laporan Pembelian Kredit

6. Laporan Data Pembayaran Hutang

Gambar 4.15 Laporan Pembayaran Hutang

7. Laporan Stok Barang Menipis

.

Gambar 4.16 Laporan Stok Menipis

8. Laporan Penjualan per tanggal

Gambar 4.17 Laporan Penjualan per Tanggal

9. Laporan Pembelian Tunai per Tanggal

Gambar 4.18 laporan Pembelian Tunai per tanggal

10. Laporan Pembelian Kredit per Tanggal

.Gambar 4.19 Laporan Pembelian Kredit per Tanggal

11. Form Manual Program

Sub menu manual Program digunakan untuk membantu petugas karena pada

form ini terdapat petunjuk pengguanaan sistem informasi penjualan Apotek Rafi Farma

Yogyakarta.

Gambar 4.20 Manual Program

5. Kesimpulan

5.1 Kesimpulan

Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab

sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Perancangan Aplikasi Penjualan dan

Pembelian pada apotek rafi Farma Yogyakarta menggunakan Visual Basic 6.0" maka

dapat diambil kesimpulan bahwa:

Dari penelitian dapat dilihat bahwa sistem yang digunakan masih menggunakan

sistem manual sehingga sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan, antara lain:

1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu.

2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan perubahan data.

3. Kesulitan dalam mencari data yang telah usang atau lama.

Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini:

1. Dapat menyajikan informasi secara tepat waktu, akurat, dan relevan.

2. Dapat menghemat waktu dalam pemasukan, pencarian dan perubahan data.

3. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan

tepat waktu.

4. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama.

5.2 Saran

Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Seiring berkembangnya organisasi maka semakin komplek juga kebutuhannya

sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak

dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah

sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.

2. Hal yang penting untuk diperhatikan pada sistem baru adalah melakukan

perawatan terhadap hardware dan software dengan baik dan benar.

3. Penulis sangat menyadari bahwa program sistem informasi penjualan yang

dibuat dan disarankan ini masih perlu dikembangkan lebih luas lagi seperti pada

form – form transaksi, sehingga penulis mengharapkan bagi pembaca yang

berminat mengenai aplikasi ini, diharapkan dapat mengembangkannya.

Daftar Pustaka Fatta, A. H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi

Offset.

Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta :

Penerbit Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.

Harga – Harga Software. 2010. www.amazon.com pada 31 Agustus 2010.

Nilai Kurs Dolar. 2010. www.amazon.com pada 31 Agustus 2010.

Jogianto, H.M. 1990. Analis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.