penyusnan pesan bisnis

1 PENYUSUNAN PESAN BISNIS

TUJUAN MODULTUJUAN MODUL

Setelah mempelajari modul 4 mahasiswa diharapkan mampu

Mendiskusikan perencanaan pesan-pesan bisnis

Mendiskusikan pengorganisasian

pesan-pesan bisnis

Mendiskusikan revisi terhadappesan-pesan bisnis

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB TAFIPRIOSKOMUNIKASI BISNIS

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

ISI MODUL 4ISI MODUL 4

A. Perencanaan Pesan Bisnis

B. Pengorganisasian Pesan Bisnis

C. Revisi Pesan Bisnis

MODUL 4

MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNISPROGRAM KULIAH SABTU-MINGGU (pksm)

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA2004


A. PERENCANAAN PESAN BISNIS

Sebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi

biasanya tidak ‘langsung jadi’, namun ia memerlukan beberapa

langkah untuk mewujudkannya.

Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan

komuni-kasi bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi

bisnis, yaitu memberi informasi (informing), persuasi (persuading),

dan kolaborasi (collaborating).

Tampilan 1Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

Memberi InformasiMenyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran

MembujukMeyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan

KolaborasiMembantu unit personalia (sdm) mengembangkan program pelatihan bagi beberapa karyawan baru

Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan

apakah tujuan tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah

orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?, dan apakah

tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?.

Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis

audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal

pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens

yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens,

pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi

tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan

komunikator dengan audiens.



Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah

mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi

audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh

audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan,

fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya

adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang

disebut tahap penentuan tema pokok). Setiap pesan bisnis

memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok

pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik

tersebut.

Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi

dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya

setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. Dalam bisnis,

biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi

pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. Sementara

itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya

ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan

lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis).

Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih &

digunakan dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?, dan

sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis

tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis audiens, dan

pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi

‘menulis’ tersebut.

Tampilan 2Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’

KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera

Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit



Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen

Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas

Tampilan 3Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi

MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’

MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’

Percakapan langsung, pidato, pertemuan Surat, memo, laporan, proposal

Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail)

Teleconference Faksimile

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah

mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal

yang tidak relevan, penyajiannya tidak logis, ada informasi yang

lupa dimasukkan, dan sebagainya. Kejadian-kejadian tersebut di

atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian

terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya.

Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat

menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan,

yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran;

kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan

organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran

Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita

terutama jika pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau

panjang dan rumit. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita



memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan

bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun

kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran

dengan cara yang lebih sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah

contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Sebuah outline

biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir Pendukung (c)

Ilustrasi dan/atau bukti-bukti.

Tampilan 4Contoh Outline

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok

dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita

dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan

urutan, kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut

ini, yaitu:

a. Cara Langsung atau Cara Deduksi.

Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian

diikuti dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan

ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema

pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung biasanya

digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif

dan menyenangkan.


TEMAPOKOK

BUTIRPENDUKUNG

BUTIRPENDUKUNG

BUTIRPENDUKUNG

BUKTIA

ILUSTRASI ILUSTRASI BUKTIA

ILUSTRASIBUKTIA


b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.

Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung

ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru

kemudian disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri

dengan mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak

langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens

cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.

Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk

komunikasi ‘berbicara’ seperti presentasi dan pidato, maupun untuk

komunikasi ‘menulis’ misalnya surat dan laporan bisnis.

C. REVISI PESAN BISNIS

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah

direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki.

Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun

untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan

tertulis seperti presentasi.

a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan

bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara

cepat. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita.

Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai

pengecekan:

Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan

yang logis?

Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan

yang khusus?

Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh

porsi yang cukup?



Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan

melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?

Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan

bisnis kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan.

Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita

sebagai pengecekan:

Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang

mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita?

Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak

membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens?

Apakah informasi penting sudah dinyatakan?

Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan

secara jelas?

Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami

pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi,

huruf tebal, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan

sebagainya?

Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan

direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama

pada komunikasi ‘menulis’). Format atau format penulisan di sini

meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik,

bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas

baik, dan sebagainya.

b. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi

sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak

diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan

atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah

penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada



beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata

dalam sebuah pesan bisnis.

Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.

Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).

Hindari kata-kata yang bermakna gkita

c. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat

berikut:

(1) Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau

penulis secara tepat.

(2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam

pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti

yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau

penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya

salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat

diminimalkan atau bahkan dihilangkan.

Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa

hal yang harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan

yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran.

Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau

lebih pokok pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan

diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek. Kesatuan yang

diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat

berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan,

dan kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh:

Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan

tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)

Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia

merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang

mengandung pertentangan)

Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di



sini (Kesatuan Pilihan)

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik

dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang

membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki

hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada

yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di

mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok

kata yang rapat hubungannya.

Contoh:

Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun

kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang

baik)

Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat

tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak

baik)

Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat

yang efektif adalah penekanan. Bahwasanya gagasan utama

kalimat tetap didukung oleh subjek, dan predikat, sedangkan unsur

yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain.

Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan,

gerak tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah

kata. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang

ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan.

Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan

sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan

menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat.

Contoh:

Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat

membicarakan lagi masalah ini.

Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan



adalah kami (berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap

penting dalam kalimat tersebut, kata-kata yang lain maka kata-kata

tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat, dengan konsekuensi

bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya, asal

isinya tidak berubah.

Contoh:

Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan

lagi pada kesempatan lain.

Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat

membicarakan lagi masalah ini.

Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan

lain, demikian harapan kami.

Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain,

demikian harapan kami.

Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa

agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan

hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun

kalimat efektif. Variasi dalam kalimat dapat diperoleh dengan

beberapa macam cara, yakni variasi sinonim kata, variasi panjang

pendeknya kalimat, variasi penggunaan bentuk me- dan di-, dan

variasi dengan merubah posisi dalam kalimat.

Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat

Kita menciptakan sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau

kesejajaran adalah penempatan gagasan yang sama penting dan

sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama.

Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan

kalimat efektif adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal

yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi, tetapi

sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran

atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam

kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang

menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan



pendapat dan isi pikirannya dengan teratur, tanpa mempelajari

secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada unsur

lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa.

Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran

pembicara atau penulis turut menentukan baik tidaknya kalimat

seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami.

Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses

berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal

menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti

kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggung-

jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai

dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran.

Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan

dari berpikir logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian

kalimat dapat dimengerti, namun penyatuannya menimbulkan hal

yang tidak bisa atau sulit diterima akal.

Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat

tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus

menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus

dari suatu Perguruan Tinggi.

Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi

anjing itu tidak mau mengikuti perintah pemburu itu.-

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.



Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2002. Komunjkasi Bisnis, Prenhallindo, Jakarta

Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,


penyusnan pesan bisnis

Documents

Transcript of penyusnan pesan bisnis