Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda

Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda

untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat

kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti

sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus

pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya.

Privisi sebuah dokumen antara lain :

A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi

B. Pengorganisasian

C. Gaya

D. Nada

E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan

F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan

Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas :

1. Merevisi pesan

2. Memproduksinya

3. Mengoreksinya

4. Mendistribusikannya

Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan

pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan

menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan

anda eliminasi atau ubah secara besar-besar.

Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari

sebelum anda mulai proses revisi.

Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada

Meninjau ulang keterbacaan

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas

Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada

Meninjau ulang keterbacaan

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca

Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain

Mengembangkan gaya

Kenyamanan, waktu,

Keamanan, dan privasi

Merevisi Pesan Anda

Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat

merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata

yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif.

Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat

melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat

untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan

keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut :

1. Menekankan sudut pandang “anda”

2. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama

3. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan

ProsesRevisi

ProsesProduksi

ProsesKoreksi

ProsesDistribusi

4. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang

mungkin tidak dikenal oleh pembaca

5. Menulis kepanjangan (misal PT Perseroan Terbatas) untuk menghindari

kebingungan

6. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama

7. Menyoroti keunggulan utama sebuah program

8. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan

kombinasi prosa

Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian, Gaya, Dan Nada Pesan Anda

Ketika anda memulai proses revisi, fokuskan perhatian anda pada isi,

pengorganisasian, gaya, dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and, tanyakan diri anda

sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut :

Apakah informasi tersebut akurat?

Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda?

Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda?

Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik?

Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda, anda dapat meninjau ulang

pengorganisasiannya. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut :

Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis?

Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak, dan

apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol?

Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang

berbeda?

Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang?

Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen?

Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu

mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima

pesan anda. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan

anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda

sendiri?

Dalam putaran pertama, luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda,

Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva, menurut pembac. Dalam dokumen yang lebih

panjang, periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek,

tujuan dan pengorganisasian materi dokume. Tinjauan ulang.

Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide

pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima , maka bagian awal dan akhir sebuah

pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca.

Meninjau Ulang Keterbatasan

Setelah Anda puas dengan isi, pengorganisasian, gaya dan nada dari pesan Anda,

lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Bila Anda memperoleh

reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima

informasi, maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan

Anda.

Misalnya, skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca

yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Skor 10

menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas

10. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. Dokumen teknik

biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah

dokumen, semakin mudah dokumen tersebut dibaca.

Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang

bermanfaat, tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya:

panjang kata, jumlah suku kata, panjang kalimat, dan panjang paragraf. Faktor-faktor lain

yang mempengaruhi keterbacaan dokumen, seperti analisis penerima, kejelasan tulisan,

desain dokumen.

Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat yang

lebih pendek, bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih

kepada kemudahan pada saat dibaca.

Para komunikator bisnis yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kata-kata

dan kalimat-kalimat untuk pengukuran keterbacaan, mereka dapat memperbaiki

keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca

dengan cepat (scan). Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior

yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide

pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Membaca dengan cepat juga membantu para

pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka menganggap bahwa

dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons, mereka

akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan.

Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat

panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraph-paragraf yang lebih pendek,

menggunakan daftar dan bullet sebagai ganti narasi, dan menambahkan judul dan subjudul

yang efektif. Teknik ini membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca.

Membuat Variasi Panjang Kalimat

Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik

dan mudah dibaca. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati, Anda

dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting, menghidupkan gaya

tulisan anda, dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. Dokumen yang efektif

biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata),

medium (15-25 kata), dan panjang (lebih dari 25 kata). Kesimpulan dibuat dari kalimat

pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda.

Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimat-kalimat pendek

dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para

penerjemah untuk menginterprestasikannya, Kalimat dengan panjang medium berguna

untuk menggabungkan antar ide-ide. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara

terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks, membuat daftar multipoint yang saling

berhubungan, atau merangkum atau prapeninjauan informasi.

Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Kalimat panjang sulit dibaca

dengan cepat. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang, semakin besar kemungkinan

bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata

untuk benar-benar memahami artinya.

Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi

dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, Anda akan dapat

menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup

dan menarik.

Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek

Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-

paragraf panjang, dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang

dibaca. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat, memo-memo,

dan e-mail dengan lebih teliti. Dari waktu ke waktu, Anda dapat menekankan ide dengan

mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat.

Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar

dalam paragraf pendek, pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap

subtopik dalam paragraf yang terpisah. Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke

dalam beberapa paragraf yang lebih pendek, Anda dapat membuat materi lebih mudah

dibaca.

Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan

Alternatif yang efektif untuk menggunakan kalimat-kalimat konvensional adalah

mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam sebuah daftar. Daftar dapat menunjukan

urutan ide-ide Anda, meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan

kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Daftar juga

menyederhanakan subjek yang kompleks, menyoroti poin utama, memecah halaman secara

visual, memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk, dan memberi

kesempatan istirahat bagi pembaca. Membuat daftar dapat dengan huruf, nomor atau

bullets. Bullets biasanya lebih disukai.

Menambah Judul dan Subjudul

Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca

tentang isi dari bagian yang mengikutinya.

Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul, mengindikasikan subbagian

dengan satu bagian utama. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini:

1. Pengorganisasian. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana

dokumen tersebut diatur.

2. Perhatian. Judul yang informative, mengandung, dan dalam beberapa kasus

menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca,buatlah teks yang

mudah dibaca.

3. Koneksi. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca

melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka

dapat lebih memahami isi pesan Anda. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke

ide berikutnya.

Dua kategori Judul :

1. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit.

2. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda.

Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu

tentang topik.

Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan

Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh

penerima pesan dengan akurat dan efisien. Setelah anda membaca ulang dan merevisi

pesan anda untuk keterbacaannya, anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. Oleh

karena itu, kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah

diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan

anda sederhana dan langsung?

Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. Berikut ada beberapa

contoh tips, yaitu:

Memecah kalimat yang terlalu panjang

Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”.

Menulis kembali kalimat yang memakai hedging

Kadang-kadang, anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk

menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Namun, ketika anda

mempunyai terlalu banyak hedges, anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan

tentang apa yang sedang anda bicarakan.

Menekankan paralelisme

Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan, buatlah ide-ide

tersebut paralel. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa

ide-ide tersebut saling berhubungan.

Memperbaiki penjelas yang mengacaukan

Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan, tetapi

seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja.

Menulis ulang urutan kata benda yang panjang

Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas, kalimat yang

dihasilkan menjadi sulit dipahami. Walaupun anda menambah beberapa kata,

penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat

tersebut.

Mengganti kata kerja kamuflase

Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda, gunakan kata kerja sebagai

ganti frasa kata benda. Contoh: sapu menyapu.

Memperjelas struktur kalimat

Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. Ketika

subjek dan predikat jauh terpisah, para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua

kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa.

Memperjelas referensi yang janggal

Dalam usaha menghemat kata-kata, para penulis tentang masalah bisnis kadang-

kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas, disebutkan sebelumnya,

yang sebelumnya, yang disebut di awal, dll. Kata-kata tersebut membuat para

pembaca melompat dari satu poin ke poin lain, yang menyebabkan komunikasi

menjadi tidak efektif.

Mengurangi antusiasme anda

Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti

kalimat anda, tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan

merusak kredibilitas anda.

Sebagai tambahan pada faktor kejelasan, pembaca akan menghargai pesan bisnis

yang ringkas. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya

menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Kenyataannya, tiga-

per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis

terlalu panjang. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi

dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu.

Ketika anda mengedit agar lebih ringkas, anda menghilangkan setiap kata yang tidak

mempunyai fungsi apa-apa, mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih

pendek, dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti

pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja.

Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit, sederhanakanlah, pendekkanlah, dan

aturlah menurut aturan. Berikut ada beberapa contoh tips, yaitu:

Hapus kata dan frasa yang tidak perlu

Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Selain itu,

hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya

salah.

Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang

Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan

dengan kata-kata yang panjang. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai

ganti beberapa frasa, anda bukan hanya memperpedek kalmia anda, namun juga

membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas.

Hilangkan kata-kata yang berlebihan

Dalam beberapa kombinasi kata, kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama

bahkan terkadang berlebihan.

Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are”

Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu)

atau there (ada), kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek.

Ketika anda menulis ulang, berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata

memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat

tersebut membangun paragraf yang koheren. Carilah peluang untuk membuat materi yang

disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup.

Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda

Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda, program pengolahan kata Anda

dapat membantu menambah, menghapus, dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi

seperti:

Cut and paste (potong dan tempel)

Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di

tempat lain.

Search and replace (cari dan ganti)

Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. Berhati-

hatilah dalam menggunakan fitur ini; memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan

kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan.

Autocorrection

Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik,

beserta perbaikan ejaan yang benar. Bila Anda mengetik teh bukan the, autocorrect

akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut.

Revision marks dan commenting feature

Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting

feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan

memberikan sejarah revisi dokumen.

Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik

dari dokumen Anda.

1. spell checker (pemeriksa ejaan)

membandingkan dokumen Anda dengan kamus elektronik, menyoroti kata-kata yang

tidak dikenal, dan memberi saran ejaan yang benar. Spell checker adalah cara yang

bagus untuk memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen, tetapi alat

tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik.

2. kamus thesaurus

berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata, sama seperti fungsi yang

diberikan oleh kamus thesaurus cetakan.

3. grammar checker (pemeriksa tata bahasa)

grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan

benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks.

4. style checker (pemeriksa gaya bahasa)

dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan

memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif.

Pemeriksa ejaan, pemeriksa tata bahasa, dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat

membantu dalam proses revisi, tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan

keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus.

Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian

Pastikan informasi akurat, relevan, dan cukup

Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis

Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk

membuat ide pokok meyakinkan dan menarik

Pastikan pembukaan dan penutupan efektif

Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar

B. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan

Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang

Jaga agar paragraf tetap pendek

Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin

kunci

Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan

subjudul.

C. Mengedit untuk Kejelasan

Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan

hedging

Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas

Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional

D. Mengedit untuk Keringkasan

Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan

Perpendek kata dan frasa yang panjang

Memproduksi Pesan Anda

Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam

display. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman, elemen grafis,

tipografi, kertas, dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda.

Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik, tetapi

juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Ketika memproduksi pesan

anda, carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis, suara,

video, dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. Juga pastikan untuk mendesain

dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca, dan gunakan teknoligi produksi

dengan bijakasana.

Menambah Grafik, Suara, Video, dan Hypertext

Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik, suara, video, dan hypertext,

yaitu :

1. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima;

2. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan

elemen-elemen komunikasi lainnya.

Menambah grafik, suara, video, dan hypertext dapat menggunakan beberapa

program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Peranti lunak untuk menciptakan

visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar :

1. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan

transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. (contoh : MS Powerpoint).

2. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas, memiliki

rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan

diagram alir. (contoh : MS Visio).

Mengapa penambahan grafik, suara, video, dan hypertext menjadi salah satu faktor penting

dalam penyajian presentasi anda ?

Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda

mengantuk ?

Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui

presentasi:

1. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Maksudnya, powerpoint dan

word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Sialnya, perbedaan yang amat

mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. Demikianlah, saya acap

melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam

powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Ini namanya,

powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi.

Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point, mungkin ada baiknya jika

kita mengingat 5 x 5 rule. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak

kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide; dan masing-

masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah slide

presentasi. Maksudnya : tayangkan hanya poin-poin pokok dari gagasan yang ingin Anda

sampaikan. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa

keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide.

2. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF

KAPITAL. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Namun

ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya, gunakan

huruf non-kapital. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL

terbukti justru sulit dibaca.

Selanjutnya, kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih

kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). Dan jangan

lupa, sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial, Verdana atau Georgia. Dan

bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan,

dalam medium digital seperti layar komputer, jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca

dibanding Times New Roman.

Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. Maksudnya, jika kita menggunakan huruf

Arial dengan font size 28, maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam

semua halaman slide. Ini perlu diingat, sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf

yang tidak konsisten. Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional.

3. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan.

Untuk membuat slide lebih artistik, kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang

relevan dan artistik. Sialnya, saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari

clip art (banyak tersedia dalam powerpoint); dan sorry to say, hal ini akan membuat slide

Anda terkesan kampungan. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa

memperhatikan segi estetika.

Kalau ingin menaruh gambar, ya cari gambar (image) yang professional look, jangan pakai

clip art. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek

estetika, dan sekali lagi konsisten. Maksudnya, style peletakan gambar kalau bisa mengacu

pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). Mungkin dalam hal desain

image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint

itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini).

Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas, desain gambar dan tata letak kalimat

tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Kita mungkin sulit meniru

kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software, namun tentu bukan hal yang relatif rumit

untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Yang

dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic).

Demikianlah, tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauh-jauh ketika kita

hendak membuat slide presentasi. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain

sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dan bukan deretan slide yang garing nan

membosankan. Dengan mutu yang memilukan.

Mendesain Untuk Keterbacaan

Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Dalam membuat atau

membagi keterbacaan dokumen, desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting :

1. Memperbaiki efektivitas pesan.

Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan

akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca.

2. Mengirimkan pesan nonverbal.

Dengan desain visual yang ditampilkan, dapat mempengaruhi persepsi penerima

pesan terhadap apa yg disampaikan.

Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan

membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Dalam mencapai

sebuah desain yang efektif, perlu memperhatikan empat elemen desain :

1. Konsisten

Dalam setiap pesan yang dibuat, gunakanlah margin, jenis huruf, ukuran huruf, dan

spasi yang tidak berubah-ubah. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang

dibuat, penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut

2. Keseimbangan

Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima, perlu adanya keseimbangan

antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks, gambar-gambar, dan ruang

kosong.

3. Pengendalian diri

Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat

ditangkap oleh penerima. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain,

highlight, atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan.

4. Detail

Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan.

Misalnya, kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat

mengganggu.

Ruang Kosong

Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space), dan

ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan

mereka sebuah titik untuk istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul,area

margin, ruang vertical antarkolom, ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak

rata,lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk, dan

spasi horizontal antarbaris teks.

Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah

mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Hendaknya judul

yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan

memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Karena judul

dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi

pesan yang kita buat, kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin

diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di

atas judul tersebut daripada di bawahnya.

Margin Dan Justifikasi

Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara

kolom-kolom teks. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan,yang

dibagi dalam 4 kelompok,yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan), (2) sisi kiri rata

dengan margin kanan tidak rata, (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata, (4) di

tengah. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris

yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin

yang tidak rata. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar

dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. Ketikan

(2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”, jenis ini memberikan

sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Ketikan (3) biasa

digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis, dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks

dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul.

Jenis Huruf

Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad,angka dan karakter teks lainnya.

Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat,membuatnya terlihat

otoriter atau bersahabat, bersifat bisnis atau kasual, klasik atau modern, dan lain-lain.

Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali,dan

hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Hal yang

terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu

dokumen. Secara umum, hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu

halaman, karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan

dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir.

Model Huruf

Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada

huruf. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang,

huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok

teks. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Huruf tebal dan huruf miring

paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca

memahami poin utama sebuah teks). Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan

jangan sampai menghalangi kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan yang

disampaikan, misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat

memperlambat pembacaan pesan. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan

kepentingan pesan dan ruang yang tersedia.

Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda

Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi, bergantung pada

peranti lunak dan system yang digunakan. Microsoft power point adalah peranti lunak yang

paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik, dan peranti lunak tersebut

menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan.

Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program

pengolah kata, seperti Microsoft word atau sun staroffice. Anda perlu mengerti peranti

lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya dengan efektif dengan

memanfaatkan fitur-fitur berikut:

1. Template dan stylesheets

Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh

perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen

perusahaan.

2. Pengaturan halaman

Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin, orientasi posisi cetak

dokumen(portrait atau landscape),dan lokasi header&footer. Control ini digunakan

untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen.

3. Memformat kolom

Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang, dan juga format

yang atraktif untuk beberapa dokumen.

4. Memformat paragraf

Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan

dokumen ketika dibutuhkan. Misal memadatkan spasi agar dokumen dapat pas

dalam satu halaman,atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris

pertama setiap paragraf.

5. Memformat font

Selain huruf tebal,huruf miring, dan garis bawah terdapat juga cara untuk

memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. Fitur ini berguna untuk misal

menyesuaikan sebuah header dalam satu baris.

6. Numbered and bulleted list

Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet, secara otomatis

memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar

tersebut.

7. Tabel-tabel

Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan

kolom.

8. Gambar-gambar, textbox, dan objek

Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan

fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan

dokumen dan kesan dari para pembaca.

Koreksi Pesan Bisnis

A. Kesalahan tulisan

Kesalahan ketik

Kata-kata yang salah eja

Kesalahan tata bahasa

Kesalahan tanda baca

B. Elemen yang hilang

Bagian teks yang hilang

Peraga-peraga yang hilang (gambar, tabel, foto, bagan, grafik, dan lainnya)

Sumber catatan, tanda hak cipta, sumber referensi lainnya yang hilang

C. Kesalahan desain & format

Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten

Ukuran kolom, spasi, dan margin paragraf

Karakter-karakter khusus

Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman

Header dan footer

Kesesuaian format dengan standar perusahaan

Pendistribusian Pesan

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:

Biaya

→ produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia, faktor biaya sangat

berpengaruh dan dapat menjadi masalah. Dalam mencetak, menjilid, dan

mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan

manfaat yang diperoleh.

Kenyamanan

→ pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan

yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Faktor kenyamanan seperti akses,

software untuk membuka pesan, format atau bentuk pesan.

Waktu

→ efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus

diperhitungkan, jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama.

Keamanan & privasi

→ pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan

yang salah. Oleh karena itu, pendistribusian pesan harus hati-hati.