Pengkodean Dokumen · 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar...

1

Modul Kearsipan Pengkodean Dokumen

2017

Tri Anna Sholikah

150412601226

1/1/2017

2

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul “Menjelaskan

Cara Pengkodean Dokumen”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan

(SMK) .

Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai

kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah,

supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini

disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan

program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti

yang tetap ditetapkan secara nasional.

Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengkodean filling system

abjad, system masalah, system wilayah, system tanggal, dan system nomor.

Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang

telah membantu hingga terselesaikannya modul Kearsipan ini. Penulis telah berusaha

semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran,

dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul

Kearsipan ini, sangat diharapkan.

Wassalammualaikum Wr. Wb.

Malang, Desember 2017

Penulis,

Tri Anna Sholikah

3

DAFTAR ISI

Kata Pengantar……………………………………………………………………..2

Daftar Isi……………………………………………………………………………3

Petunjuk Belajar…………………………………………………………………....4

Kompetensi Inti…………………………………………………………………….6

Kompetensi Dasar………………………………………………………………….7

Indikator…………………………………………………………………………...8

Materi Pembelajaran……………………………………………………………….8

Rangkuman……………………………………………………………………….17

Latihan Soal……………………………………………………………………….18

Daftar Pustaka…………………………………………………………………….21

Penilaian…………………………………………………………………………..22

4

✓ Untuk Peserta Didik

1. Petunjuk Umum

a. Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan

ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang

ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari

tahu jawabannya pada sumber yang lain.

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar

yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan

yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain

atau ke bahan ajar berikutnya.

✓ Untuk Pendidik

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar

bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan / jawaban yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada

peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah

kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

PETUNJUK BELAJAR

5

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada

fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan

sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

a. Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

b. Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai

dengan kondisi setempat.

6

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan

KOMPETENSI INTI

7

1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya

1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif

dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut

1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk

pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran

menyiapkan, dalam membuat arsip kantor

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian

dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai

wujud implementasi sikap kerja Kompetensi Dasar

2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan kearsipan

3.4 Menjelaskan Cara Pengkodean Dokumen

KOMPETENSI DASAR

8

✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system abjad

✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system masalah

✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system wilayah

✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system tanggal

✓ Peserta didik dapat memahami pengkodean filling system nomor

1. Mengkode Dokumen

a) Pengkodean Filling System Abjad

b) Pengkodean Filling System Masalah

c) Pengkodean Filling system Wilayah

d) Pengkodean Filling System Tanggal

e) Pengkodean Filling System Nomor

INDIKATOR

MATERI

PEMBELAJARAN

9

1. Pengkodean Filling System Abjad

Untuk melakukan pengkodean dokumen dengan filling system abjad

yang hal yang harus diketahui antara lain :

a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul menjadi

beberapa unit.

b. Mengkode adalah kegiatan menentukan kode dari nama/judul

yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama unit

pertama dari nama/judul yang sudah diindeks

c. Mengklasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan arsip secara

sistematis berdasarkan abjad dari nama perorangan/organisasi.

1.1 Peraturan Mengindeks

a. Mengindeks nama orang Indonesia pada umumnya Nama orang

Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (Marga) diindeks

berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Contoh :

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

Jarwo Iswanto Iswanto Jarwo - Is

Dhuwung Sangkelat Sangkelat Dhuwung - Sa

Krisse Adek Pamor Pamor Krisse Adek Pa

b. Nama orang Indonesia yang menggunakan baptis

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama baptis

pengindeksannya diutamakan nama diri baru diikuti nama baptisnya


Paulus Supardi Supardi Paulus - Su

Petrus Subardjo Subardjo Petrus - Su

Krisna Pintamin

Situngkir Situngkir Pintamin Krisna Si

MATERI

PEMBELAJARAN

10

c. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga

Nama orang Indoensia yang mencantumkan nama marga diutamakan

nama marganya. Contoh:


Singobarong

Rajaguguk Rajaguguk Singobarong - Ra

Kholoh Nadah

Siahan Siahan Kholoh Nadah Si

d. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya

Jika nama nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dan

singkatan itu diketahui kepanjangannya, maka singkatan itu ditulis

kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah

dikemukakan diatas. Contoh :


Ngungrum Quraini

I.D Quraini Ngungrum I.D Qu

T.W Iswanto Iswanto T.W - Is

e. Nama gelar

Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli

atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit

terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti

nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

✓ Gelar Akademis : S.Pd., Dra., Drs., Dr., DR., Ir., S.H., S.E.,

S.T., Prof., PH.D., M.Sc., M.Pd., M.B.A., M.M., M.si., dll

✓ Gelar Keagamaan : Kiai, K.H., Haji., Hajah., Ustadz.,

Ustadzah., Bhiksu, Pendeta, Pastor dll

✓ Gelar Kebangsawanan : Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan,

Sultan, Andi, Cut, Teuku, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda dll

✓ Gelar Kepangkatan : Marsekal, Laksamana, Kapten, Kolonel.

Jenderal, Sersan, Komisaris besar, dll

✓ Gelar Jabatan : Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat,

Lurah, Kepala bagian, Dirktur, dll

f. Nama Perusahaan

Nama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/perusahaan

terlebih dahulu, kemudian badan hukumnya. Contoh :

11


PT Indocement Indocement Perseroan

Terbatas - In

Perum Telkom Telkom Perum - Te

1.2 Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan

kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks,

biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas

dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai dengan

abjad yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat

menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman ke

tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode

penyimpanannya sudah ada

1.3 Menyusun Daftar Klasifikasi

Contoh :

Cara menyususn daftar klasifikasi dari nama-nama :

✓ Singobarong Rajaguguk

✓ Tilam Upih Pardede

✓ Slamet Riyanto S

✓ K.H Supomo

✓ Henry Van Houten

✓ CV Buana Harta

✓ Yayasan Sudirman

✓ PT. Tiga Roda

Yaitu sebagai berikut :

Kode Caption

B Bu Buana Harta, Commanditier Venootschap

P Pa Pardede, Tilam, Upih

R Ra Rajaguguk, Singobarong

S Su Sudirman, Yayasan Supomo, (K.H.) Susastro,

Slamet Riyanto

T Ti Tiga Roda, Perseroan Terbatas

V Va Van Houten, Henry

12

2. Pengkodean Filling System Masalah

2.1 Menyususn Daftar Klasifikasi Untuk melakukan pengkodean filling

system masalah, diperlukan adanya daftar klasifikasi subyek agar istilah-

istilah yang dipergunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat

dibuat tetap dan seragam.

Masalah Utama Masalah Sub-Masalah

Ku. Keuangan 1. Upah & Gaji a. Harian

b. Mingguan

c. Bulanan

2. Kredit a. Bank

b. Usaha Kecil

c. Investasi

3. Pajak a. Kendaraan

b. Bangunan

Pm. Pemasaran 1. Pesanan a. Perkenalan

b. Permintaan Penawaran

c. Penawaran barang dan

jasa

2. Pesanan a. Pesanan barang & Jasa

b. Konfirmasi Pesanan

3. Pengaduan a. Kerusakan barang & jasa

b. Kesalahan pengiriman

2.2 Mengindeks

Mengindeks adalah proses menentukan caption dari suatu surat atau

dokumen untuk kepentingan penyimpanan . Didalam sistem subyek

caption tersebut adalah istilah subyek yang ditentukan berdasarkan isi

surat atau dokumen. Didalam pekerjaan pekerjaan diharapkan petugas

arsip dapat menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan

berdasarkan subyek yang tertulis pada perihal surat, tetapi hendaknya

membaca surat secara keseluruhan sehingga dapat menentukan subyek

surat.

Unit I Unit II Unit III Kode

Keuangan Upah & gaji Harian Ku.1.a

Keuangan Kredit Usaha Kecil Ku.2.c

Pemasaran Pengaduan Kerusakan barang &

jasa

Pm.3.a

Pemasaran Pesanan Konfirmasi Pesanan Pm.3.b

Pemasaran Pengaduan Kerusakan Barang

dan Jasa

Pm.3.a

13

Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai

berikut:

2.3 Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan

kode yang yang sama dengan kode yang tertulis pada kartu indeks,

biasanya terletak pada kanan atas surat. Dengan kode tersebut petugas

dapat menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai

dengan subyek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas

dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari

peminjaman ke tempat semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode

penyimpanannya sudah ada.

3. Pengkodean Filling System Wilayah

3.1 Penyususnan Daftar Klasifikasi

Penyususnan Daftar Klasifikasi Sebelum melakukan pengkodean

filling system wilayah, diperlukan penyusunan daftar klasifikasi

berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat

mengikuti pembagian wilayah pemerintah, seperti Provinsi daerah

Tingkat I, Kota/Kabupaten Daerah Tingkat II, namun dimungkinkan

pula untuk tidak mengikuti pembagian wilayah berdasarkan wilayah

pemerintah. Biasanya pembagian wilayah seperti ini digunakan oleh

perusahaan-perusahaan, baik BUMN maupun swasta, yang menetapkan

batas-batas wilayah berdasarkan efisiensi dan berdasarkan bisnis

lainnya.

JB Jawa-Bali LJ Luar-Jawa

JB 1 JAKARTA

A. Jakarta Pusat

B. Jakarta Barat

LJ 1 KALIMANTAN

A. Banjarmasin

B. Palangkaraya

Indeks : Yahya, Tantowi Kode/tanggal

simpan : Ku.1.a/ 13 Mei 2017

Masalah/Perihal : permohonan cuti

Nomor/Tanggal surat : 098/Sk-

III/2017 / 10 Maret

Ya

14

C. Jakarta Selatan

D. Jakarta Utara

E. Jakarta Timur

C. Pontianak

D. Samarinda

2 JAWA BARAT

A. Bandung

B. Bogor

C. Cirebon

D. Merak

2 SUMATRA

A. Banda Aceh

B. Bandar Lampung

C. Bukit Tinggi

D. Medan

E. Padang

F. Palembang

3 JAWA TENGAH

A. Pekalongan

B. Rembang

C. Semarang

D. Solo

E. Tegal

3 SULAWESI

A. Kendari

B. Makassar

C. Manado

D. Palu

4 YOGYAKARTA

A. Bantul

B. Sleman

4 MALUKU

A. Ambon

B. Ternate

C. Tidore

5 JAWA TIMUR

A. Malang

B. Surabaya

5 PAPUA

A. Jayapura

B. Merauke

6 BALI

A. Almapura

B. Denpasar

6 NTB & NTT

A. Mataram

B. Kupang

3.2 Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang

akan disimpan. Pada sistem wilayah yang diindeks adalah nama tempat,

atau asal surat dibuat, misalnya nama provinsi atau nama kota. Pada

filling system wilayah yang dimaksud dengan judul surat adalah nama

wilayah atau daerah yang telah ditetapkan.


Jawa Bali Jakarta Jakarta Pusat JB.1.A

Jawa Bali Jawa Barat Cirebon JB.2.C

Jawa Bali Jawa Tengah Pekalongan JB.3.A

Luar Jawa Sumatra Banda Aceh LJ.2.A

Luar Jawa Sulawesi Makassar LJ.3.B

Setelah itu petugas dapat mengisi kartu indeks seperti contoh sebagai

berikut:

15

3.3 Mengkode

Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul

yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak

terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system

wilayah adalah nama wilayah atau daerah sesuai dengan susunan

wilayah atau daerah yang telah ditentukan.

4. Pengkodean Filling Syystem Tanggal

Untuk melakukan pengkodean filling system tanggal, ada beberapa

langkah yang harus dilakukan sebagai berikut : 4.1 Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan kata tangkap tanggal yang akan

dijadikan dasar mengurutkan arsip


2017 Januari 19 2017.01.19

2017 Agustus 12 2017.08.12

2017 Mei 21 2017.05.21

2017 Desember 14 2017.12.14

2017 Juli 13 2017.07.13

Setelah itu dilakukan pengisisan pada kartu Indeks, sebagai berikut.

Indeks :

Kode/tanggal simpan :

Masalah/Perihal :

Nomor/Tanggal surat :

Indeks :

Kode/tanggal simpan :

Masalah/Perihal :

Nomor/Tanggal surat :

16

4.2 Mengkode

Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul

yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak

terdapat pada surat. Yang dipergunakan sebagai kode pada filling system

tanggal adalah tahun, bulan dan tanggal yang ada pada surat. 4.3 Menyusun daftar Klasifikasi

Dalam menyusun daftar klasifikasi disesuaikan dengan urutan tanggal

surat terdahulu.

Kode Caption

2017

01 05 07 08 12

19 12 21 12 12

2017, Januari, 19 2017, Mei, 12 2017,Juli, 21 2017,Agustus, 12 2017, Desember, 12

2018 01 04

23 14

2018, Januari, 23 2018, April, 14

5. Pengkodean Filling System Nomor

Dalam pengkodean filling system nomor pada umumnya terdiri dari

dua cara, yaitu pengkodean filling system nomor Decimal Dewey

Clasification, dan pengkodean filling system nomor Terminal Digit 5.1 Filling System Nomor Decimal Dewey Clasification

Filling system nomor decimal dewey clasification diciptakan oleh

Melvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal, dengan

menggunakan notasi angka 0-9 5.2 Pengkodean Filling System Nomor Terminal Digit

Dalam pengkodean filling system nomor terminal digit, menggunakan

nomor urut surat pada buku arsip sebagai kode arsip.

17

➢ Pengkodean dilakukan dengan 5 sistem penyimpanan yaitu menurut

abjad, masalah, wilayah, tanggal dan nomor dari surat keluar/masuk dan

kebutuhan akan surat tersebut.

➢ Pengkodean dokumen dilakukan dengan mengindeks dokumen atau

mengkode dokumen.

➢ Mengindeks dokumen adalah pekerjaan menentukan judul terhadap surat

yang akan disimpan

➢ Mengkode dokumen adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap

judul yang dipilih, atau menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak

terdapat pada surat

➢ Dalam pengkodean dokumen ada yang berbeda dari satu sistem

penyimpanan ke penyimpanan yang lain, semisal saja sistem

penyimpanan wilayah dilakukan penyususnan daftar klasifikasi sebelum

melakukan pengkodean filling system wilayah, diperlukan penyusunan

daftar klasifikasi berdasarkan pembagian wilayah.

RANGKUMAN

18

A. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Nama B.J Habibie apabila diindeks menjadi… .

a. B.Habibie.j

b. Habibie, Baharuddin, Jusuf

c. Baharuddin, Jusuf, Habibie

d. Jusuf, Baharussin, Habibie

e. Habibie, Jusuf, Baharuddin

2. Marco Van Basten apabila diindeks menjadi… .

a. Marco, Van, Basten

b. Van, Marco, Basten

c. Marco Van, Basten

d. Basten, Marco Van

e. Van Basten, Marco

3. BCA apabila diindeks menjadi… .

a. Central Asia, Bank

b. Bank, Central, Asia

c. Central, Asia Bank

d. Asia, Central, Bank

e. Bank Central, Asia 4. LIPI apabila diindeks menjadi… .

a. Lembaga, Ilmu, Pengetahuan, Indonesia b. Indonesia Pengetahuan Ilmu, Lembaga c. Ilmu Pengetahuan Indonesia, Lembaga d. Lembaga, Ilmu Pengetahuan Indonesia e. Lembaga, Indonesia Pengetahuan Ilmu

5. Oscar De La Hoya, apabila dikode dalam sistem abjad menjadi... . a. D. De b. O. Os c. L. La d. H. Ho e. H. Hd

6. Surat yang berisi tentang kenaikan golongan pegawai, apabila dikode

dalam filling system masalah menjadi... . a. Kepegawaian, Pemberhentian, Kenaikan golongan (Kp.7.a) b. Kepegawaian, Kesejahteraan, Kenaikan golongan (Kp.5.b)

LATIHAN SOAL

19

c. Kepegawaian, Hukuman disiplin, Kenaikan golongan (Kp.4.a) d. Kepegawaian, Mutasi, Kenaikan golongan (Kp.4.a) e. Kepegawaian, Kesejahteraan, Kenaikan golongan (Kp.5.a)

7. Surat yang disimpan tanggal 12 Agustus 2016, apabila dikode

dengan filling system tanggal menjadi... .

a. 2016.08.12

b. Agustus.12.2016

c. 2016.12.08

d. 08.12.2016

e. 12.Agustus.2016 8. Kode Jb.2.A dapat diartikan sebagai... .

a. surat berada di laci Bandung dibelakang guide Jawa Barat di

dalam folder Jawa Bali b. surat berada di laci Jawa Bali dibelakang guide Jawa Barat , di

dalam folder Bandung c. surat berada di laci Jawa Barat di belakang guide Bandung, di

dalam folder Jawa Barat d. surat berada di laci Jawa Bali, dibelakang guide Bandung di

dalam folder Jawa Barat e. surat berada di laci Bandung, dibelakang guide Jawa Bali di

dalam folder Jawa Barat 9. Surat perintah diklat masuk dalam klasifikasi filling system masalah

pada sub masalah... . a. Pemberhentian b. Pembinaan pegawai c. Pengadaan d. Hukuman disiplin e. Pembinaan mental

10. Dalam penyusunan daftar klasifikasi filling system wilayah

ditentukan oleh... . a. Daerah asal surat b. Daerah operasi perusahaan c. Cabang perusahaan d. Daerah tujuan surat e. Jumlah perusahaan

B. Esay

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat !

1. Dra. Hj. Dewi Larasati, M.Si.

Ida Ayu Nyoman Lestari

Arifin Bin Sulaiman

20

John Frank Smith-Jones

GIA

Nama-nama diatas termasuk dalam pengkodean dokumen dalam

penyimpanan sistem !

2. Pengkodean Filling System Wilayah yang pertama kali dilakukan

yaitu Penyususnan Daftar Klasifikasi, mengapa demikian ? beri

alasan menurut pendapat anda !

3. Apa yang anda ketahui tentang pengkodean Filling System Nomor !

4. Jelaskan perbedaan antara pengkodean filling system nomor

Decimal Dewey Clasification, dan pengkodean filling system nomor

Terminal Digit !

5. Langkah yang dilakukan dalam pengkodean filling system tanggal

yang baik adalah ?

21

http://alfianingrumika.blogspot.co.id/2012/06/sistem-masalah-subject-system-of-

filing.html

https://www.scribd.com/doc/185944735/Tata-Cara-Mengarsip-Dan

file:///D:/SEMESTER%205/Pembelajaran%20TIK/KD%203.5%20Mengkode%20Doku

men%20(Taspin%20Agustina%20Puspa)%20(11).pdf

https://zafikariyufi12.wordpress.com/2014/11/07/filing-sistem-nomor-numeric-filing-

system/

DAFTAR PUSTAKA

22

A. Pilihan Ganda

1. B

2. E

3. A

4. C

5. A

6. D

7. A

8. B

9. B

10. B

B. Esay

No. Jawaban Skor

1. Abjad 10

2.

Pembagian wilayah ini dapat mengikuti

pembagian wilayah pemerintah, seperti

Provinsi daerah Tingkat I, Kota/Kabupaten

Daerah Tingkat II, namun dimungkinkan

pula untuk tidak mengikuti pembagian

wilayah berdasarkan wilayah pemerintah.

Biasanya pembagian wilayah seperti ini

digunakan oleh perusahaan-perusahaan,

baik BUMN maupun swasta, yang

menetapkan batas-batas wilayah

berdasarkan efisiensi dan berdasarkan

bisnis lainnya.

25

3.

Filing sistem nomor adalah tata cara

menyusun arsip-arsip dengan

mempergunakan urutan angka – angka

sebagai pedoman untuk mengaturnya, yaitu

dari angka terkecil ke angka terbesar dan

sesuai kegunaan suratnya.

25

4.

• Filling System Nomor Decimal

Dewey Clasification

Filling system nomor decimal dewey

clasification diciptakan oleh Melvile

Dewey. Sistem ini disebut juga sistem

desimal, dengan menggunakan notasi

15

PENILAIAN

23

angka 0-9 • Pengkodean Filling System Nomor

Terminal Digit

Dalam pengkodean filling system nomor

terminal digit, menggunakan nomor urut

surat pada buku arsip sebagai kode arsip

5.

1. Mengindeks

2. Mengkode

3. Menyusun Daftar Klasifikasi

25

Total 100

Pengkodean Dokumen · 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar...

Documents

Transcript of Pengkodean Dokumen · 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar...