2.4-13

PENGGUNAAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING DALAMPEMBANGUNAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PT XYZ

Wawa Wikusna1)

1) Manajemen Informatika UNIVERSITAS TELKOM BandungJl. Telekomunikasi No. 1, Dayeuhkolot, Bandung 40257Email : wawa_wikusna@tass.telkomuniversity.ac.id1)

AbstrakDalam merencakan pembangunan sistem informasi dapatmenggunakan metodologi perencanaan arsitekturenterprise untuk menghasilkan arsitektur data, arsitekturaplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencanaimplementasinya bagi perusahaan. Rencanaimplementasi disusun dalam bentuk urutanpengembangan aplikasi dan migrasi landasan teknologiyang disesuaikan dengan aspek bisnis sebagai pendorongutama, aspek organisasional untuk penentuan peran bagisumber daya pelaku implementasi, aspek lingkungansistem informasi dan teknologi informasi untukmenjembatani kondisi sistem saat ini dan yang akandibangun, serta aspek pengembangan aplikasi.

Untuk membangun arsitektur enterprise pada perusahaandigunakan soft system methodology (SSM) selain metodedan Enterprise Architecture Planning. SSM digunakanuntuk melaksanakan penelitian dengan pendekatansistemik dengan menggambarkan situasi permasalahansecara lebih kongkrit, membangun konseptual, danmenformulasi sehingga diperoleh kesimpulan yang tepat.

Sebagai studi kasus penulis melakuan penelitian di PTXYZ yang bertekad untuk mengembangkan usahanyamelalui peningkatan daya dukung sistem informasiterhadap kegiatan bisnisnya. PT XYZ menyadari bahwauntuk membangun sistem informasi tersebut diperlukanketerpaduan perencanaan, pelaksanaan, danpengendalian yang diselaraskan dengan strategi bisnisperusahaan.

Kata kunci : Soft system methodology, EnterpriseArchitecture Planning, sistem informasi, EnterpriseArchitecture.

1. Pendahuluan

Sejak berdiri, PT XYZ telah menggunakan beberapaaplikasi dengan platform dan perangkat teknologipendukung yang berbeda-beda. Aplikasi-aplikasi tersebutdibangun secara sporadis oleh pengembang yang berbedadan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing divisiperusahaan tanpa perencanaan yang terintegrasi.

Akibatnya, muncul sejumlah sistem yang terisolir, tidakterhubung satu dengan lainnya, dan merupakan sistemwarisan yang pemanfaatan serta daya gunanya hanyabersifat sektoral divisi.

Sistem yang terpisah-pisah tersebut berdampak padarendahnya tingkat ketersediaan, konsistensi, danefektivitas penyediaan data [1]. Pada akhirnya sisteminformasi perusahaan tidak dapat dimanfaatkan sesuaidengan misinya yaitu menyediakan dan mengolahinformasi secara efektif bagi unit organisasi yangmembutuhkannya [2].

Semakin ketatnya persaingan usaha di bidang kosmetik,menuntut PT XYZ dapat bekerja efektif dengan dukungansistem informasi terintegrasi guna menyajikan informasiyang berkualitas dalam menunjang stategi bisnisnya. Olehkarena itu, perlu dibangun enterprise architecture untukmendukung tantangan perusahaan tersebut.

dikembangkan pada tahun 1970-an untuk menghadapisituasi normal dimana orang-orang mempunyai persepsisendiri mengenai dunia dan membuat judgements denganmenggunakan nilai-nilai mereka sendiri. SSM merupakanmetodologi action research yang ditujukan untukmengeksplorasi, menanyakan dan belajar mengenaisituasi permasalahan yang tidak terstruktur (sistem soft)agar dapat memperbaikinya [8].

Enterprise Architecture (Arsitekture Enterprise)

Arsitektur enterprise merupakan upaya perusahaan dalammengoptimalkan berbagai sumber daya aktifitaspembangunan sistem dalam pencapaian tujuannya [3],serta menjadi panduan/blue print dalam memetakanhubungan antara sumber daya tersebut agar terciptakolaborasi dan koordinasi yang baik [4].

Enterprise Architecture Planning (EAP)

EAP merupakan metoda yang digunakan untukmembangun arsitektur informasi. EAP merupakanpendefinisian bisnis dan arsitektur, bukan perancanganbisnis arsitekturnya [5]. Tahapan pembangunan EAP(Gambar 1) adalah tahap untuk memulai, tahapmemahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masadepan, dan tahap untuk menyusun rencana dalammencapai visi masa depan.

Kajian Pustaka

Soft System Methodology (SSM)

Soft System Methodology (SSM) secara spesifik

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016

2.4-14

Gambar 1. Lapisan Enterprise Architecture Planning

Metodologi Enterprise Architecture PlanningTahapan pengembangan EAP akan disebutkan secararingkas berikut ini.

Pemodelan Bisnis dengan Analisis Rantai Nilai

a. Analisis Rantai Nilai

Analisis rantai nilai [5], memberikan kerangka untukidentifikasi & inventarisasi fungsi bisnis,denganmengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitasutama & aktivitas pendukung.

b. Daftar Fungsi Bisnis

Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapandekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisissiklus hidup sumber daya yang digunakan dalammetodologi Business System Planning [6] seperti terlihatdalam Gambar 2.

Gambar 2. Model Siklus Hidup Sumber Daya:Aktivitas dan Jenis Data [6]

Keseluruhan analisis rantai nilai dengan dekomposisidirangkum melalui model rantai nilai [7] dengan siklushidup sumber daya dan produk di dalam setiap area fungsiseperti ditunjukkan dalam Gambar 3.

c. Model Bisnis

Setelah proses bisnis didefinisikan dan dilakukanidentifikasi struktur organisasi. Area fungsi beserta prosesbisnisnya dipetasilangkan dengan unit organisasi, untukmengidentifikasi lingkup tanggung jawab pengambilankeputusan dan keterlibatan tiap unit organisasi dalam tiaparea fungsi dan/atau proses bisnis.

Analisis atas Aktualitas Sistem dan Teknologi

Enterprise yang telah berjalan umumnya telah memilikisistem dan teknologi. Langkah dalam tahap analisiskondisi saat ini adalah mendokumentasikan danmendefinisikan semua sistem dan teknologi yang sedang

digunakan. Dokumentasinya disebut sebagai katalogsumber daya informasi.

Gambar 3. Model Rantai Nilai [7]

Pembangunan Arsitektur Data

a. Daftar Entitas DataDorongan data menempatkan pembangunan arsitekturdata sebagai langkah pertama dalam visi perencanaanmasa depan. Langkah ini dimulai denganmengidentifikasi entitas yang ada dalam lingkupenterprise.

b. Diagram Hubungan-EntitasSuatu entitas data bisa menunjang lebih dari satu areafungsi dan tidak berdiri sendiri. Dalam penelitian ini,pemodelan dilakukan dengan Entity-RelationshipDiagram.

c. Matriks Proses vs. Entitas Data

Hubungan antara area fungsi dan entitas data adalahdalam hal pembuatan, pengolahan, dan penggunaan datauntuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis.Hubungan ini didefinisikan melalui matriks prosesterhadap entitas data. Masing-masing sel dalam matriksdiisi dengan huruf-huruf: (create), U (update), dan / atauR (reference) [2].

Pembangunan Arsitektur Aplikasi

a. Daftar Kandidat Aplikasi

Setelah fungsi bisnis didefinisikan & arsitektur datadibuat, maka dorongan bisnis dan dorongan datadiarahkan untuk menentukan dan mendefinisikanaplikasi. Kandidat aplikasi dapat diperoleh denganmeninjau Katalog Sumber Daya dan mengakomodasiberbagai masukan kebutuhan aktual dari unit organisasimaupun dengan mengadaptasi perkembangan aplikasi SI.

b. Seleksi Aplikasi

Dengan orientasi dorongan data, pemetaansilang antaraaplikasi terhadap entitas data didahulukan. Hal ini dapatdilakukan dengan menggunakan matriks proses vs. entitasdari langkah terdahulu.

c. Analisis Dampak

Setelah seleksi aplikasi dilakukan, selanjutnya KatalogSumber Daya kembali digunakan untuk menganalisisdampak penentuan aplikasi yang baru dilakukan terhadapsistem-sistem legacy. Hasil analisis adalah penentuan ataspilihan tetap menggunakan, memodifikasi, ataumengganti sistem legacy.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016

2.4-15

Pembangunan Arsitektur Teknologi

Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkanuntuk perencanaan agar kebutuhan data dan sisteminformasi dapat direalisasikan & ditingkatkaninfrastrukturnya. Dukungan teknologi yang dibutuhkanadalah untuk menghubungkan satu unit organisasi denganlainnya untuk efektivitas pelaksanaan fungsi bisnis sertamendukung penyediaan dan penyimpanan data. Aspeklokasi bisnis dan distribusi data adalah penting untukmenentukan tingkat dukungan teknologi yang dapatdiberikan.

Dalam EAP perlu dilakukan pembuatan workstationkonseptual yang menjadi konsep bagi lokasi fungsididukung dengan data melalui aplikasi. Workstationkonseptual ini merupakan konsep dasar bagi seluruhpengguna dalam enterprise.

Rencana Implementasi

Implementasi arsitektur enterprise dilakukan untukmenghasilkan sistem informasi. Pendekatan EAPmenyarankan agar urutan aplikasi dilakukan denganmenggunakan matriks aplikasi vs. entitas data.

Portofolio Aplikasi

Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalamhubungannya dengan fungsi bisnis, dalam penelitian inidigunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yangdiajukan oleh Ward [5]. Kerangka kerja ini digunakankarena alur untuk membangun portofolio aplikasi ini, jugadidasarkan pada keselarasan antara strategis bisnis danperencanaan strategis untuk sistem informasi. Portofolioaplikasi yang dimaksud ditunjukkan pada Gambar 4.

Gambar 4. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi [5]

Penelitian dilakukan dengan menggunakan metodeEnterprise Architecture Planning, kemudian dilanjutkandengan menggunakan pendekatan SSM dalam rangkapengimplementasian sistemnya.

Pembangunan arsitektur enterprise dilakukan dengantahapan berikut.

Arsitektur data bertujuan mendefinisikan data yang akandipakai untuk mengembangkan dan membangunarsitektur aplikasi. Berdasarkan langkah yang ada di

Enterprise Architecture Planning, arsitektur datamendefinisikan 2 (dua), yaitu:a. Kandidat Entitas Datab. Entitas, Atribut dan Relasinya.

Tabel 1 menunjukkan kandidat entitas yang diperoleh :Tabel 1. Kandidat Entitas

Gambar 5. Menunjukkan salah satu hubungan antarentitasnya, yaitu pada pengadaan.

Diagram 5. ERD Pengadaan

Gambar 6. Menunjukkan salah satu hubungan antarentitasnya, yaitu Crows Feet Marketing dan Promosi.

Diagram 6. ERD Crows Feet Marketing dan Promosi

Gambar 7. Menunjukkan salah satu hubungan antarentitasnya, yaitu Crows Feet Produksi.

ENTITAS BISNIS ENTITAS DATA

Pengadaan 1. Entitas riset pasar2. Entitas pemesanan barang3. Entitas perencanaan produksi4. Entitas kebutuhan produksi

Produksi 5. Entitas jadwal produksi6. Entitas bahan baku7. Entitas persedian bahan baku8. Entitas kebutuhan bahanbaku9. Entitas pemesanan bahan baku10. Entitas produksi11. Entitas barang jadi12. Entitas QC13. Entitas persediaan barang14. Entitas pengiriman barang

Marketing dan Promosi 15. Entitas pemasaran16. Entitas kebutuhan17. Entitas biaya18. Entitas pemasaran online

Penjualan 19. Entitas gudang20. Entitas barang21. Entitas pengiriman barang22. Entitas penjualan23. Entitas persediaan barang24. Entitas pemesanan

2. Pembahasan

Arsitektur Data

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016

2.4-16

Diagram 7. ERD Crows Feet Produksi

Gambar 8. Menunjukkan salah satu hubungan antarentitasnya, yaitu Crows Feet Penjualan.

Tahapan yang dilakukan untuk membuat aplikasi yangdibutuhkan oleh perusahan, antara lain:

Tools yang dipakai untuk mendefinisikan kandidataplikasi pada AKAR ORGANIC adalah:1) Bagan Hirarki2) Application Portfolio

Berikut kandidat aplikasi berdasarkan hierarki :1) Kelompok Aplikasi Pengadaan

a. Riset pasarb. Pemesanan produksi formulac. Pemesanan produksi re-produksid. Pemesanan produksi reture. Penyusunan kebutuhan produksi

2) Kelompok Aplikasi Produksia. Bahan bakub. Persediaan bahan bakuc. Penyusunan suplierd. Pemesanan bahan bakue. Analisis produksif. Quality controlg. Persediaan barang gudangh. Pengiriman barangi. Kebutuhan bahan baku

3) Kelompok Aplikasi Marketing dan Promosia. Analisis pasarb. Pemasaran

4) Kelompok Aplikasi Penjualana. Pemesanan barangb. Persediaan barang geraic. Penjualan barang secara langsung

d. Pelayanan khusus langsung

Diagram 8. ERD Crows Feet Penjualan

Tabel 2 menunjukkan portofolio aplikasi.

Tabel 2. Portofolio Aplikasi

Berdasarkan application portfolio tersebut, dapatdikelompokan ke dalam beberapa kelompok berdasarkankondisi/status yang ada seperti pada 3.

Tabel 3 menunjukkan kandidat aplikasi berdasarkanstatus.

Tabel 3. Kandidat Aplikasi Berdasarkan Status

Berdasarkan tabel 3 dapat di identifikasi dua puluh empataplikasi yang mendukung fungsi bisnis organisasi, duaaplikasi yang sudah ada, satu aplikasi dalam proses dansatu aplikasi yang direncanakan. Dua puluh empat yang

Arsitektur Aplikasi

Kandidat aplikasi

Relasi Aplikasi dengan Fungsi Bisnis

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016

2.4-17

potensial untuk dikembangkan. Kandidat aplikasi yangmuncul tetapi belum ada, dapat dikelompokanberdasarkan fungsi bisnis yang ada. Kelompok tersebuttampak seperti tabel 4 berikut ini.

Tabel 4. Kandidat Aplikasi Berdasarkan Fungsi Bisnis

Setelah melakukan identifikasi arsitektur data danarsitektur aplikasi, langkah selanjutnya yaknimengusulkan pengembangan arsitektur teknologi yangdimiliki guna meningkatkan kinerja sistem informasiyang ada. Cloud computing adalah gabunganpemanfaatan teknologi informasi yang berbasis internet.Cloud computing merupakan layanan jasa teknologiinformasi yang menyediakan perangkat atau infrastrukturmelalui koneksi internet untuk memenuhi kebutuhanpengguna layanan seperti Gambar 9.

Gambar 9. Arsitektur Teknologi PT XYZ

Tabel 4 menunjukkan Hubungan Aplikasi dan Teknologiyang dapat diintegrasikan.

Waktu yang dibutuhkan dalam perencanaan implementasiyang ada di PT XYZ adalah lima tahun, aplikasi yangtelah diurutkan dalam roadmap implementasiberdasarkan aktivitas utama pada perusahaan. Selain itujuga acuan dalam penentuan urutan aplikasi menu antaralain dengan penentuan kebutuhan, manfaat, resiko dandampak terhadap perusahaan. Urutan aplikasiditunjukkan pada Tabel 5.

Tabel 4. Hubungan Aplikasi dan Teknologi yang dapatdiintegrasikan.

Waktu yang dibutuhkan dalam perencanaan implementasiyang ada di PT XYZ adalah lima tahun, aplikasi yangtelah diurutkan dalam roadmap implementasiberdasarkan aktivitas utama pada perusahaan. Selain itujuga acuan dalam penentuan urutan aplikasi menu antaralain dengan penentuan kebutuhan, manfaat, resiko dandampak terhadap perusahaan. Urutan aplikasiditunjukkan pada Tabel 5.

Tabel 5. Rencana urutan Implementasi Aplikasi

Keberhasilan dari implentasi akan dipengaruhi olehbanyak faktor, oleh sebab itu perlu di identifikasi faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan implementasisistem ini, antara lain:

Arsitektur Teknologi

Rencana Urutan Implementasi Aplikasi

Rencana Urutan Implementasi Aplikasi

Critical Success Factor Implementasi danrekomendasi Pedoman Pengembangan dariPembangunan Sistem Informasi

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016

2.4-18

1. Komitmen manajemen yang kuat dan konsisten sertaketerlibatannyan secara langsung akan sangatmembantu mempercepat implementasi

2. Persetujuan rencana implementasi3. Menyusun SOP (Standard Operations Procedure)4. Ketersediaan sumber daya, teknologi dan infrastruktur5. Peningkatan pemahaman, keterampilan dan

pengetahuan SDMRekomendasi pedoman pengembangan danpembangunan SI berbentuk roadmap rencanaimplementasi ditunjukkan pada Gambar 10.

Gambar 10. Roadmap Rencana Implementasi

Untuk memastikan implementasi sistem dapat dilakukandengan baik, maka dilakukan pendekatan SSM berikut :

1. Analisa situasi saat ini dan permasalahanDimulai dengan mengenali situasi dan permasalahanyang sedang terjadi pada perusahaan yang sedangdiobservasi.

2. Penggambaran situasi permasalahan kedalam diagramrich pictur, yaitu menggambar sketsa situasi realpermasalahan ke dalam sebuah diagram rich pictureyang besar (helicopter view)Gambaran ini untuk menggambarkan situasi sistemsecara keseluruhan guna mendapatkan gambaranteknis ketika implementasi.

3. Pendefinisian kata-kata kunci, yaitu mulaimengumpulkan kata-kata kunci yang harusdidefinisikan masing-masing ke dalam bentuk jalancerita proses bisnis secara tektual dan ringkas.

4. Pembuatan model sistem berdasarkan root definitions,untuk setiap definisi dibuatkan sebuah diagram modeldalam bentuk diagram rich picture.

5. Membandingkan model dengan situasi sesungguhnya,yaitu melakukan perbandingan antara sketsa situasiriil dengan model yang dibuat.

6. Melakukan perubahan/penyesuaian, jika adaperbedaan maka dilakukan penyesuaianhingga modelkonseptual sudah sesuai dengan situasi riil.

7. Melakukan perbaikan/solusi untuk sistem yangdirekomendasikan, fase akhir adalah melakukanrekomendasi-rekomendasi perbaikan terhadap sistemyang lama.

Berdasarkan tahapan-tahapan yang telah dilakukan, makadapat ditarik simpulan berikut.1. Dengan menggunakan SSM langkah analisis gunakan

menemukan permasalahan menjadi lebihkonprehensif, mendapatkan data dengan melakukandiskusi eksploratori dengan orang-orang yang terkaitdi dalam situasi permasalahan dan mempunyai sudutpandang yang berbeda.

2. Dengan membangun enterprise arsitecture, makapulau-pulau data dan sistem warisan yang ada di PTXYZ dapat dihilangkan. Arsitektur data tiap bagiandengan menggunakan metodologi enterprisearchitecture planning menjadikan salingterintegrasinya setiap divisi di PT XYZ.

3. Perancangan arsitektur yang telah dibuat denganmenggunakan metodologi enterprise architectureplanning dapat membantu perusahaan dalampengambilan keputusan.

4. Roadmap rencana implementasi dapat menjadi acuanbagi PT XYZ dalam membangun aplikasi yangmendukung dan sesuai dengan kebutuhan agarperusahaan dapat mengolah data dengan cepat tepatdan efisien hingga perusahaan dapat berada di posisikuadran star atau wild cat serta meningkatkankeuntungan dari para pesaingnya.

Daftar Pustaka[1] Cook, Melissa A., Building Enterprise Information Architectures,

Prentice Hall, 1996.[2] Spewak, Steven H., Enterprise Architecture Planning: Developing

a Blueprint for Data, Applications, and Technology, 2nd Edition,1993.

[3] Bernard, Scott A., An Introduction To Enterprise Architecture ThirdEdition, 2012.

[4] Sherwood, John., dkk., Enterprise Security Architecture: ABusiness-Driven Approach, 1st Edition, 2005.

[5] Ward, J., Peppard, J., Strategic Planning for Information Systems,3rd Edition, John Wiley & Sons, 2002.

[6] Surendro, K., Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning untukPerencanaan Strategis Sistem Informasi, 2007.

[7] Porter, Michael E, (1985), Competitive Advantage : Creating andSustaining Superior Performance for Analyzing Industries andCompetitor, The Free Press.

[8] Attefalk, L. & Langervik, G., Socio Technical Soft SystemMethodology : a sociotechnical approach to Soft SystemsMethodology, Master Thesis, Department of Informatics Universityof Gothenburg, 2001.

Biodata PenulisWawa Wikusna, memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T.,M.Kom.), Jurusan Teknik Informatika UniversitasKebangsaan (d.h. Institut Teknologi Adityawarman,Bandung, lulus tahun 1998. Memperoleh gelar MagisterKomputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana MagisterSistem Informasi STMIK LIKMI Bandung, lulus tahun2012.Saat ini menjadi Dosen di Universitas TelkomBandung.

3. Kesimpulan

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 ISSN : 2302-3805STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2016