Pengertian/ Definisi, Konsep dan Pendekatan Kualitas Oleh Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Pengertian atau definisi kualitas dapat berbeda makna bagi setiap orang karena kualitas memiliki banyak kriteria dan sangat tergantung pada konteksnya. Berikut ini beberapa pengertian atau definisi kualitas yang dikembangkan oleh tiga pakar kualitas tingkat internasional:

1. Menurut W Edward Deming: Kualitas adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen

2. Menurut Phillip B Crosby: Kualitas adalah nihil cacat, kesempurnaan dan keseuaian terhadap persyaratan

3. Menurut Joseph M Juran: Kualitas adalah kesesuaian terhadap spesifikasi

Ada perbedaan pokok yang terkandung dalam definisi yang dikemukakan oleh tiga yang pertama dari ahli kualitas di atas. Perbedaan tersebut tersaji dalam tabel berikut:

Berikut definisi Kualitas menurut beberapa ahli lain

• Scherkenbach (1991): kualitas ditentukan oleh pelanggan, pelanggan menginginkan produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya pada suatu tingkat harga tertentu yang menunjukkan nilai produk tersebut.

• Elliot (1993): kualitas adalah sesuatu yang berbeda untuk orang yang berbeda dan tergantung pada waktu dan tempat, atau dikatakan sesuai dengan tujuan.

• Goetch dan Davis (1995): kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan produk, pelayanan, orang, proses yang memenuhi atau melebihi apa yang diharapkan.

• Perbendaharaan istilah ISO 8402 dan dari Standar Nasional Indonesia (SNI 19-8402-1991): kualitas adalah keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang

kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. Istilah kebutuhan diartikan sebagai spesifikasi yang tercantum dalam kontrak maupun kriteria-kriteria yang harus didefinisikan terlebih dahulu.

Pendekatan dalam Memandang Kualitas Menurut David Garwin, 1994, ada lima pendekatan dalam memandang kualitas, yakni:

1. Transcendental Approach Kualitas adalah sesuatu yang dapat dirasakan tetapi sulit untuk didefinisikan, dioperasionalkan maupun diukur. 2. Product-based Approach kualitas dipandang sebagai suatu karakteristik atau atribut yang dapat diukur.. 3. User-based Approach kualitas didasarkan pada pemikiran bahwa kualitas tergantung pada orang yang memandangnya, dan produk yang paling memuaskan preferensi konsumen atau cocok dengan selera konsumen merupakan produk yang dapat disebut sebagai berkualitas tinggi. 4. Manufactured-based Approach Pendekatan ini memandang kualitas dari sudut produsen. Kualitas didefinisikan sebagai sesuatu yang sesuai dengan persyaratan dan prosedur. 5. Valued-based Approach Kualitas didefinisikan sebagai affordable excellence. Produk berkualitas belum tentu bernilai. Produk yang bernilai adalah produk yang tepat beli.

Konsepsi Seven Quality Tools: 7 Basic Quality Tools dan 7 New Quality Tools dalam Metode 7 Langkah Oleh Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terimakasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data. Untuk keperluan tersebut diperlukan alat yang dapat membantu kita mengolah data. Dalam konteks Manajemen Kualitas, alat yang dapat digunakan untuk membantu mewujudkan kualitas dikenal dengan nama “Seven Basic Tools of Quality”, dan “Seven New Tools of Quality” yang masing-masing dilengkapi dengan “Seven Steps Methodology” atau bila digabung dikenal dengan nama “7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah”. Tujuh alat manajemen kualitas muncul terinspirasi oleh 7 senjata terkenal dari Benkei. Benkei adalah adalah seorang prajurit Jepang dan biarawan (sōhei). Dia digambarkan sebagai seorang prajurit yang memiliki kemampuan tinggi dalam mengunakan 7 jenis senjata dan loyal. 7

basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah adalah alatuntuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagramuntuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan. New 7 tools atau dikenal juga dengan 7 management tools mulai diperkenalkan sekitar tahun 1970-an. Tujuan awalnya adalah untuk mengembangkan teknikkualitas dengan menggunakan pendekatan desain. New 7 tools ini dikembangkan untuk dapat mengorganisasikan data-data verbal secara terstruktur. Berbeda dengan basic 7 tools yang digunakan untuk mengorganisasikan data numerik. Penggunaan new 7 tools ini tidak bertentangan dengan basic 7 tools, melainkan saling mendukung.

Seven Basic Tools of Quality terdiri dari beberapa jenis alat yankuantitatif. Alat-alat tersebut yakni:

a. Check Sheet*/ Check List/ Tally Chart b. Histogram, c. Scatter Diagram, d. Pareto Diagram, e. Strattification Diagram dengan alternative flowchart atau runchartf. Fish Bone Diagram*, g. Control Chart/ Grafik

Sedang Seven New Management Tools of Qualityyang baru dan lebih bersifat eksploratif kualitatif. Ketujuh alat manajemen kualitas yang masuk kelompok ini antara lain:

basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah adalah alat-alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah

dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan.

New 7 tools atau dikenal juga dengan 7 management tools mulai diperkenalkan sekitar nya adalah untuk mengembangkan teknik-teknik pengendalian

kualitas dengan menggunakan pendekatan desain. New 7 tools ini dikembangkan untuk dapat data verbal secara terstruktur. Berbeda dengan basic 7 tools yang

rganisasikan data numerik. Penggunaan new 7 tools ini tidak bertentangan dengan basic 7 tools, melainkan saling mendukung.

Seven Basic Tools of Quality terdiri dari beberapa jenis alat yang lebih bersifat eksploratif alat tersebut yakni:

Check Sheet*/ Check List/ Tally Chart

Scatter Diagram,

Strattification Diagram dengan alternative flowchart atau runchartFish Bone Diagram*, Control Chart/ Grafik

Sedang Seven New Management Tools of Quality merupakan seperangkat alat kualitas yang baru dan lebih bersifat eksploratif kualitatif. Ketujuh alat manajemen kualitas yang masuk

alat bantu yang bermanfaat diagram agar lebih mudah

dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas

New 7 tools atau dikenal juga dengan 7 management tools mulai diperkenalkan sekitar teknik pengendalian

kualitas dengan menggunakan pendekatan desain. New 7 tools ini dikembangkan untuk dapat data verbal secara terstruktur. Berbeda dengan basic 7 tools yang

rganisasikan data numerik. Penggunaan new 7 tools ini tidak

g lebih bersifat eksploratif

Strattification Diagram dengan alternative flowchart atau runchart

merupakan seperangkat alat kualitas yang baru dan lebih bersifat eksploratif kualitatif. Ketujuh alat manajemen kualitas yang masuk

a. Interrelationship Diagram, b. Affinity Diagram, c. Tree Diagram, d. Matrix Diagram, e. Matrix Data Analysis*, f. Arrow Diagram , g. PDPC (Process Decision Program Chart

Selanjutnya Methodology of Seven Steps t

1. Menentukan Pokok Masalah2. Memahami Situasi dan Menentukan Target/ Sasaran/ Tujuan3. Menyusun Rencana Aktvitas4. Menganalisa Faktor-Faktor

Kondisi saat ini dan masa lalu, Percobaan Stratifiberjalannya waktu, Melihat Keterkaitan

5. Menyusun dan Mengimplementasikan Aktivitas perbaikan6. Memastikan efektivitas dan efisiensi7. Melakukan Standardisasi dan Pola Kontrol

Illustrasi dibawah untuk melihat bagaimana dua kelompodalam proses 7 langkah perbaikan kualitas.

Dengan demikian, aplikasi 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah, dimana setiap langkah membutuhkan analisaPerbedaan keduanya adalah jika 7 basic tools lebih ke eksplorasi kuantitatif (statistik) sedangkan 7 new tools lebih ke eksplorasi kualitatif.Aplikasi alat-alat bantu tersebut di atas, tidak hanya terbatas dalam lingkup QMS (Quality

Interrelationship Diagram, Affinity Diagram,

Matrix Diagram, Matrix Data Analysis*, Arrow Diagram , PDPC (Process Decision Program Chart

Selanjutnya Methodology of Seven Steps terdiri dari:

Menentukan Pokok Masalah Memahami Situasi dan Menentukan Target/ Sasaran/ Tujuan Menyusun Rencana Aktvitas

Faktor dengan tahapan Investigasi Penyebab dan Efek, Investigasi Kondisi saat ini dan masa lalu, Percobaan Stratifikasi, Melihat perubahan dengan berjalannya waktu, Melihat Keterkaitan Menyusun dan Mengimplementasikan Aktivitas perbaikan Memastikan efektivitas dan efisiensi Melakukan Standardisasi dan Pola Kontrol

Illustrasi dibawah untuk melihat bagaimana dua kelompok basic dan new seven tools membantu dalam proses 7 langkah perbaikan kualitas.

Dengan demikian, aplikasi 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah, dimana setiap langkah membutuhkan analisa-analisa yang bisa dibantu oleh toolsPerbedaan keduanya adalah jika 7 basic tools lebih ke eksplorasi kuantitatif (statistik) sedangkan 7 new tools lebih ke eksplorasi kualitatif.

alat bantu tersebut di atas, tidak hanya terbatas dalam lingkup QMS (Quality

dengan tahapan Investigasi Penyebab dan Efek, Investigasi kasi, Melihat perubahan dengan

seven tools membantu

Dengan demikian, aplikasi 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah, analisa yang bisa dibantu oleh tools-tools ini.

Perbedaan keduanya adalah jika 7 basic tools lebih ke eksplorasi kuantitatif (statistik) sedangkan

alat bantu tersebut di atas, tidak hanya terbatas dalam lingkup QMS (Quality

Management System) saja. Karena, kalau saja para pakar yang menekuni disiplin ilmu lainnya, seperti misalnya : ahli politik, ahli ekonomi, ahli pemasaran dan lain sebagainya, berkenan untuk mempelajari secara massif penggunaan alat-alat bantu ini dan memahaminya secara baik, mereka dapat memanfaatkannya untuk melengkapi keilmuan dan kemampuan analisisnya. Sebagai contoh, bila Anda adalah seorang politikus yang sedang menghadapi perpecahan anggota organisasinya, atau sedang menghadapi krisis kepercayaan dari para konstituen, dan bila Anda menguasai dengan baik " 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah", maka dalam menghadapi persoalan ini, Anda akan berusaha mengumpulkan data dengan metode survey dan menggunakan alat bantu Checksheet, kemudian "raw data" yang diperoleh dianalisa kembali melalui alat bantu lainnya, misalnya dengan Pareto diagram, untuk mengetahui prioritas persoalan, kemudian dengan Fishbone diagram ditelusuri faktor-faktor penyebab yang berpeluang dominan sebagai akar persoalan, untuk kemudian dibuatkan solusinya. Demikianlah sebuah persoalan politik sekalipun dapat ditelusuri, dianalisa dan dibuat kesimpulan serta keputusannya melalui penggunaan alat bantu kendali mutu (7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah). Kemampuan 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah yang dahsyat dalam mengemukakan fakta/fenomena inilah yang menyebabkan para pakar dalam setiap proses kegiatan mutu sangat tergantung pada alat-alat bantu ini. Meskipun demikian, keberhasilan dalam menggunakan 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah sangat dipengaruhi oleh seberapa massif pengetahuan si pengguna akan alat bantu yang dipakainya. Semakin baik pengetahuan yang dimiliki, akan semakin tepat dalam memilih alat bantu yang akan digunakan. Itulah sebabnya, ada 2 hal pokok yang perlu menjadi pedoman, sebelum menggunakan 7 basic tools dan 7 new tools dalam metodologi 7 langkah, yaitu : efisien (tepat) dan efektif (benar). Efisien, maksudnya adalah ketepatan dalam memilih alat bantu yang sesuai dengan karakteristik persoalan yang akan dibahas. Efektif, artinya bahwa penggunaan alat bantu tersebut dilakukan dengan "benar", sehingg persoalan menjadi lebih jelas, mudah dimengerti dan memberikan peluang untuk diperbaiki. Pengelompokkan 7 alat pertama dapat dikatakan brillian, karena mempermudah proses analisa dengan tetap mengacu kepada prinsip manajemen kualitas yaitu berbicara dengan fakta. 7 basic tools merupakan koleksi alat-alat statistik yang berbasis matematika, tetapi masih mudah untuk diajarkan, sehingga 7 alat kualitas bisa diimplementasikan ke bidang non-engineering dan diajarkan tanpa harus membutuhkan tingkat pendidikan tinggi.

Pengelompokkan 7 alat kedua (7 New Tools) timbul kmemecahkan permasalahan kualitatif pada tingkatan manajemen. Apa permasalahan kualitatif? Misalnya,

• Ketidaksamaan cara pandang yang berujung kepada perdebatan yang berlebihan, (affinity diagram)

• Perlunya alat bantu untuk mengelompokkan permasalahan atau solusi, (affinity diagram)• bagaimana caranya mengetahui resiko pelaksanaan? (PDPC)• bagaimana kita tahu ada pekerjaan yang paralel dan ada pekerjaan yang genting sehingga

tidak boleh mundur? (arrow • Apakah permasalahan ini berdiri sendiri atau berhubungan yang lain? kok coba disolusikan

selalu berulang kembali timbul masalah yang sama? (interrelationship diagraph dan matrix diagram)

Pengelompokkan 7 alat kedua (7 New Tools) timbul karena adanya kebutuhan untuk

memecahkan permasalahan kualitatif pada tingkatan manajemen. Apa permasalahan kualitatif?

Ketidaksamaan cara pandang yang berujung kepada perdebatan yang berlebihan, (affinity

Perlunya alat bantu untuk mengelompokkan permasalahan atau solusi, (affinity diagram)bagaimana caranya mengetahui resiko pelaksanaan? (PDPC) bagaimana kita tahu ada pekerjaan yang paralel dan ada pekerjaan yang genting sehingga tidak boleh mundur? (arrow diagram) Apakah permasalahan ini berdiri sendiri atau berhubungan yang lain? kok coba disolusikan selalu berulang kembali timbul masalah yang sama? (interrelationship diagraph dan matrix

#

arena adanya kebutuhan untuk

memecahkan permasalahan kualitatif pada tingkatan manajemen. Apa permasalahan kualitatif?

Ketidaksamaan cara pandang yang berujung kepada perdebatan yang berlebihan, (affinity

Perlunya alat bantu untuk mengelompokkan permasalahan atau solusi, (affinity diagram)

bagaimana kita tahu ada pekerjaan yang paralel dan ada pekerjaan yang genting sehingga

Apakah permasalahan ini berdiri sendiri atau berhubungan yang lain? kok coba disolusikan selalu berulang kembali timbul masalah yang sama? (interrelationship diagraph dan matrix

7 Basic Quality Tools Oleh Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terimakasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Seven Basic Tools of Quality terdiri dari beberapa jenis alat yang lebih bersifat eksploratif kuantitatif. Alat-alat tersebut yakni:

1. Check Sheet*/ Check List/ Tally Chart 2. Stratification Diagram dengan alternative flowchart atau runchart 3. Histogram, 4. Scatter Diagram, 5. Pareto Diagram, 6. Fish Bone Diagram*, 7. Control Chart/ Grafik

Dengan demikian, aplikasi 7 basic quality tools lebih ke eksplorasi kuantitatif (statistik) sedangkan 7 new tools lebih ke eksplorasi kualitatif. 7 basic Quality Tools dapat dikatakan brillian, karena mempermudah proses analisa dengan tetap mengacu kepada prinsip manajemen kualitas yaitu berbicara dengan fakta. 7 basicqualty tools merupakan koleksi alat-alat statistik yang berbasis matematika, tetapi masih mudah untuk diajarkan, sehingga 7 basic quality tools bisa diimplementasikan ke bidang non-engineering dan diajarkan tanpa harus membutuhkan tingkat pendidikan tinggi.

# 7 New Quality Tools Oleh Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terima kasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Seven New Management Tools of Quality merupakan seperangkat alat kualitas yang baru dan lebih bersifat eksploratif kualitatif. Ketujuh New Quality Tools yang masuk kelompok ini antara lain:

1. Affinity Diagram 2. Tree Diagram 3. Interrelation Diagram 4. Matrix Diagram 5. Matrix Data Analysis 6. Arrow Diagram 7. PDPC (Process Decision Program Chart)

Aplikasi 7 new quality tools lebih ke eksplorasi kualitatif. Pengelompokkan 7 alat kedua (7 New Quality Tools) timbul karena adanya kebutuhan untuk memecahkan permasalahan kualitatif pada tingkatan manajemen. Apa permasalahan kualitatif? Misalnya,

• Ketidaksamaan cara pandang yang berujung kepada perdebatan yang berlebihan, (affinity diagram)

• Perlunya alat bantu untuk mengelompokkan permasalahan atau solusi, (affinity diagram) • bagaimana caranya mengetahui resiko pelaksanaan? (PDPC) • bagaimana kita tahu ada pekerjaan yang paralel dan ada pekerjaan yang genting sehingga

tidak boleh mundur? (arrow diagram) • Apakah permasalahan ini berdiri sendiri atau berhubungan yang lain? kok coba disolusikan

selalu berulang kembali timbul masalah yang sama? (interrelationship diagraph dan matrix diagram)

#

Pengertian dan Manfaat Plan-Do-Check-Act (PDCA) Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terima kasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Pola PDCA ini dikenal sebagai “siklus Shewhart”, karena pertama kali dikemukakan oleh Walter Shewhart beberapa puluh tahun yang lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA lebih sering disebut “siklus Deming”. Hal ini karena Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas penerapannya. Dengan nama apa pun itu disebut, PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara keseluruhan, dalam arti bagaimana sistem tersebut mempengaruhi setiap proses dan setiap karyawan serta diperluas pada setiap produk dan pelayanan. Pengendalian proses pelayanan adalah sebuah pertanda untuk perbaikan kualitas pelayanan, tetapi hal itu tergantung pada kesehatan dan vitalitas dari organisasi, kepemimpinan dan komitmen. Konsep PDCA tersebut merupakan pedoman bagi

setiap manajer untuk proses perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa berhenti tetapi meningkat ke keadaan yang lebih baik dan dijalankan di seluruh bagian organisasi Pengidentifikasian masalah yang akan dipecahkan dan pencarian sebab-sebabnya serta penentuan tindakan koreksinya, harus selalu didasarkan pada fakta. Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan adanya unsur subyektivitas dan pengambilan keputusan yang terlalu cepat serta keputusan yang bersifat emosional. Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan dipecahkan dan sebagai patokan perbaikan selanjutnya, perusahaan harus menetapkan standar pelayanan. Kualitas saat ini sudah tidak lagi diartikan sebagai sebuah pengertian tradisional dimana kualitas hanya dipahami sebagai pemenuhan terhadap suatu persyaratan, melainkan dikaitkan sebagai suatu produk atau hasil yang dapat memuaskan konsumen dan memajukan suatu organisasi atau perusahaan. Ketika suatu organisasi atau perusahaan dibangun, berbagai tahapan atau proses harus dilalui, seperti perencanaan (planning), pelaksanaan/ kerjakan (do), pengontrolan, pengawasan, tidak luput dari sebuah penjagaan kualitas agar dapat menghasilkan output yang optimal. Tahapan dalam penjagaan sebuah kualitas agar tetap berada pada standar yang telah ditetapkan, menjadi sebuah penekanan terpenting dalam keberlangsungan hidup sebuah organisasi/ perusahaan. Tahapan tersebut diantaranya adalah : perencanaan dimana diperlukan sebuah prosedur perencanaan kualitas, tahap pelaksanaan diperlukan sebuah jaminan kualitas, tahap evaluasi diperlukan sebuah pengontrolan terhadap kualitas, dan tahap penjagaan serta pengembangan mutu. Untuk menciptakan sebuah produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan konsumen, tidak harus mengeluarkan biaya yang lebih besar. Maka dari itu, diperlukan sebuah program peningkatan kualitas yang baik, yaitu misalnya dengan menerapkan program PDCA (Plan, Do, Check, Act). Pengertian PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.

Plan (Rencanakan) :

• Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

• Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.

• Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

Do (Kerjakan) :

• Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba).

• Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

Check (Cek) :

• Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

• Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.

• Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan

selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.

• Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

Act (Tindak lanjuti) :

• Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.

• Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

• Merupakan respon terhadap hasil verifikasi tersebut.

Manfaat PDCA PDCA seringkali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC dipergunakan pada aktivitas LEAN SIX SIGMA. PDCA sangatlah cocok untuk dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continues improvement pada memperpendek siklus kerja, menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih powerfull dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan akan mutu, improve yield, situasi yang lebih komplek, struktur penghematan biaya, dan efektivitas organisasi bisnis. Manfaat dari PDCA antara lain :

1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;

2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi; 3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun

dan sistematis; 4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja; 5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Proses PDCA Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terima kasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa diterapkan di tempat kerja kita yaitu menggunakan pendekatan P-D-C-A sebagai proses penyelesaian masalah. Dalam bahasa pengendalian kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai proses penyelesaian dan pengendalian masalah dengan pola runtun dan sistematis. Secara ringkas, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. P (Plan = Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

2. D (Do = Kerjakan) Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak..

3. C (Check = Evaluasi) Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.

4. A (Act = Menindaklanjuti) Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.

Dalam Model Proses ISO 9001, manajemen suatu organisasi setelah memahami persyaratan-persyaratan Sistem Manajemen Mutu, selanjutnya melakukan tahap-tahap sebagai berikut :

• menetapkan komitmennya untuk melaksanakan sistem manajemen mutu;

• menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu; • melakukan penetapan dan pendelegasian tugas dan wewenang; • menunjuk wakil manajemen yang bertugas mengawasi pelaksanaan sistem manajemen

mutu; • melakukan tinjauan manajemen.

Tanggungjawab manajemen tersebut merupakan Proses Perencanaan (plan), dan organisasi harus memenuhi proses ini terlebih dahulu dalam memulai suatu sistem manajemen mutu, barulah kemudian menetapkan dokumentasi-dokumentasi yang diperlukan untuk kelengkapan proses ini. Yang dimaksud manajemen disini adalah manajemen puncak suatu organisasi/ perusahaan seperti Presiden Direktur, Direktur, General Manager, atau fungsi yang mengatur jalannya organisasi secara integral. Proses berikutnya yang juga merupakan Proses Perencanaan (plan) adalah Pengelolaan Sumber Daya, dimana organisasi menetapkan sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu dan memenuhi persyaratan pelanggan. Sumber daya tersebut berupa :

- sumber daya manusia (karyawan); - infrastruktur (bangunan); - peralatan proses; - alat transportasi; - komunikasi dan lingkungan kerja.

Pada tahap selanjutnya, organisasi harus melaksanakan (do) perencanaan-perencanaan yang telah ditetapkan dalam proses Realisasi Produk. Pada proses ini yang dilakukan organisasi adalah :

• menetapkan semua kebutuhan untuk membuat proses; • melakukan kegiatan verifikasi, validasi, monitor, inspeksi; • pengujian yang dibutuhkan untuk kriteria penerimaan produk; • komunikasi dengan pelanggan, kegiatan desain dan pengembangan, pembelian,

kegiatan pengendalian perlengkapan produksi dan pelayanan, pengendalian alat ukur, dan lain sebagainya.

Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu perusahaan merupakan bagian dari proses Realisasi Produk dalam ISO 9001:2000. Pada tahapan ini, Persyaratan Pelanggan merupakan input bagi proses sedangkan outputnya adalah Kepuasan Pelanggan. Setelah proses implementasi (do) dijalankan, maka proses berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasil-hasil yang diperoleh dan penetapan tindakan (act) yang diperlukan untuk perbaikan. Pada proses ini :

- organisasi memonitor dan mengukur kepuasan pelanggan; - melakukan audit mutu internal (internal quality audit); - memonitor dan mengukur proses-proses dan produk; - melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian (non conformity) yang terjadi;

- menganalisa semua data yang diperoleh termasuk kecenderungan proses-proses; - kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai input bagi proses perencanaan selanjutnya. Keempat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus dan saling berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA sudah seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara terus menerus. Jadi PDCA merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan. Jika produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan maka proses tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang. Sebaliknya, jika hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau diganti di masa mendatang. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali lagi pada langkah pertama dan seterusnya.

# Referensi:

• Yamit,Zulian., Mananejemn Kualitas Produk dan Jasa. Penerbit Ekonisia, Yogyakarta, 2005 • Ariani, Dorothea Wahyu, Manajemen Kualitas, Edisi Pertama, Universitas Atma Jaya, Yogyakarta, 1999 • Amin Ibrahim, 2003, Pemberdayaan Sumber Daya Manusia dan Implementasinya, Program Pasca Sarjana UNPAD, Bandung. • Imai, Masaaki, 1999, Gemba Kaizen Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen (Terjemahan), LPPM, Yayasan Toyota Astra,

Jakarta. • -----------------, 2001, Kaizen Kunci Sukses Jepang dalam Persaingan (Terjemahan), LPPM, Jakarta. • Senge, Peter M., 1990, The Fithh Discipline. The art and Practice of The Learning Organization. Doubleday, New York. • Senge, Peter M., & Richard Ross & Bryan Smith & Charlotte Robert & Art Kleiner, 2001, Buku Pegangan Kelima (Strategi dan Alat untuk

Membangun Organisasi Pembelajaran). Interakasara, Batam Center, Batam. • Simanjuntak, J. Payman, 1999, Kualitas SDM Indonesia, Surat Kabar Republika Edisi 6/8/99. • Suwatno, 2002, Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia Indonesia, Jurnal Manajerial Volume 1 No. 1 Juli 2002. • Yuli Sutiono, 1997, Upaya Meningkatkan Kualitas SDM Indonesia, Jurnal Manajemen Usahawan Indonesia. Edisi No.7 /Th. XXVI Juli 1997.

Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Oleh Hendra Poerwanto www.hendrakualitas.web.id Terima kasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/ referensi Check Sheet/ Check List/ Tally Chart adalah suatu alat sederhana yang digunakan untuk mencatat dan mengklasifikasi data yang telah diamati. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart merupakan suatu daftar yang mengandung atau mencakup factor-faktor yang ingin diselidiki. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart merupakan daftar yang berisi unsure-unsur yang mungkin terdapat dalam situasi atau tingkah laku atau kegiatan individu yang diamati. Dari pengertian di atas disimpulkan bahwa Check Sheet/ Check List/ Tally Chart merupakan salah satu metoda. Untuk memperoleh data yang berbentuk daftar yang berisi pernyataan dan pertanyaan yang ingin diselidiki dengan memberi tanda cek Alat ini berupa lembar pencatatan data secara mudah dan sederhana, sehingga menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, dalam pengumpulan data tersebut. Umumnya Check Sheet/ Check List/ Tally Chart berisi pertanyaan-pertanyaan yang dibuat sedemikian rupa, sehingga pencatat cukup memberikan tanda kolom yang telah tersedia, dan memberikan keterangan seperlunya. Ada beberapa jenis Check Sheet/ Check List/ Tally Chart yang biasa digunakan, yaitu:

a. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart untuk distribusi proses produksi Data-data yang dikumpulkan adalah ukuran, berat dan diameter yang dihasilkan dari suatu proses. Namun hal ini dilakukan terhadap populasi hasil proses, sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Untuk itu sering dilakukan random dalam pengambilan sampelnya.

b. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart untuk Defective Item

Check Sheet/ Check List/ Tally Chart ini digunakan untuk mencatat data tentang jumlah defect (cacat), prosentase defect. Dan bila diperlukan, dapat digunakan untuk setiap macam Cause Defective.

c. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart untuk Defective Location

Check Sheet/ Check List/ Tally Chart ini digunakan untuk mencatat lokasi defect yang terjadi, pencatatan lokasi defect ini biasanya dilakukan dengan membuat gambar dari produk yang dibuat dan tanda-tanda tertentu diberikan pada lokasi defect.

d. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart untuk Defective Cause

Check Sheet/ Check List/ Tally Chart ini digunakan untuk meneliti faktor-faktor penyebab defect untuk masalah-masalah yang lebih komplek, lebih baik digunakan analisa yang lebih mendalam tentang sebab-sebab dan akibat-akibat dengan menggunakan Scatter Diagram.

Fungsi Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Check Sheet/ Check List/ Tally Chart memiliki fungsi diantaranya sebagai berikut:

1. Sebagai inventori (alat pencatat hasil observasi yang dipergunakan seseorang dalam mengamati diri sendiri/pengguna daftar cek selain sebagai obsever juga observe).

2. Sebagai alat pencatat hasil obsevasi (pengguna daftar cek hanya sebagai observer)

Lebih jauh terkait fungsi Check Sheet/ Check List/ Tally Chart yaitu dalam hal:

1. Pemeriksaan distribusi proses produksi. 2. Pemeriksaan item cacat. 3. Pemeriksaan lokasi cacat. 4. Pemeriksaan penyebab cacat. 5. Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan. 6. Lain-lain.

Tujuan Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Tujuan penggunaan Check Sheet/ Check List/ Tally Chart adalah :

1. Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi.

2. Memilah data ke dalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lain-lain.

3. Menyusun data secara otomatis, sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah. 4. Memisahkan antara opini dan fakta.

Manfaat Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Check Sheet/ Check List/ Tally Chart mempunyai kegunaan yang cukup banyak di dalam

pengumpulan data, sehingga data yang dikumpulkan akan sangat mudah digunakan dan diolah lebih lanjut. Oleh karena itu, Check Sheet/ Check List/ Tally Chart sering digunakan di dalam pengendalian kualitas. Dalam konteks pengendalian kualitas, Check Sheet/ Check List/ Tally Chart terutama digunakan untuk mempermudah proses pengumpulan data dan dalam bentuk yang dapat dengan mudah digunakan dan dianalisis secara otomatis.Untuk mendapatkan faktor-faktor yang relevan dengan masalah yang sedang menjadi pusat perhatian. Faktor-faktor yang diperoleh ini dapat terperinci menurut keperluan yaitu sesuai dengan persiapan dan rencana yang telah dibuat sebelum daftar cek disiapkan. Karakteristik Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Ciri-ciri Check Sheet/ Check List/ Tally Chart yang baik

1. Sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan terlebih dahulu 2. Direncanakan secara sistematis 3. Berupa format yang praktis dan baik 4. Hasil pengecekan diolah sesuai dengan tujuan 5. Dapat diperiksa validitas, reabilitas, dan ketelitian 6. Bersifat kuantitatif

Macam/ Jenis Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Ada berbagai jenis Check Sheet/ Check List/ Tally Chart yaitu:

1. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart perorangan 2. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart kelompok 3. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart dalam skala penilaian 4. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart dalam angket 5. Check Sheet/ Check List/ Tally Chart masalah

Struktur Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Berikut struktur Check Sheet/ Check List/ Tally Chart:

1. Judul Check Sheet/ Check List/ Tally Chart 2. Identitas pengisi 3. Petunjuk yang berisi penjelasan dan maksud Check Sheet/ Check List/ Tally Chart

Pedoman/petunjuk pengisian 4. Butir-butir/item Check Sheet/ Check List/ Tally Chart

Menyusun Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Ada lima langkah dalam Penyusunan Check Sheet/ Check List/ Tally Chart. Kelima langkah tersebut yakni:

• Langkah 1 : Memperjelas sasaran pengukuran Anda • Langkah 2 : Mengidentifikasi apa yang Anda ukur • Langkah 3 : Menentukan waktu atau tempat yang akan diukur

• Langkah 4 : Mengumpulkan data • Langkah 5 : Menjumlahkan data

Contoh Aplikasi: Tahapan Penyusunan Check Sheet/ Check List/ Tally Chart Berikut contoh implementasi penyusunan Check Sheet/ Check List/ Tally Chart. Langkah 1

Memperjelas sasaran pengukuran dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa masalahnya? • Mengapa data harus dikumpulkan? • Siapa yang akan menggunakan informasi yang dikumpulkan dan informasi yang

sebenarnya mereka inginkan? • Siapa yang mengumpulkan data?

Langkah 2 Mengidentifikasikan apa yang akan diukur, misalnya

• Judul : Keluhan pelanggan bulan juni • Kategori : Pengiriman terlambat, pengemudi yang kasar, penagihan yang tidak

sesuai, dll.

Langkah 3 Menentukan Waktu Atau Tempat Yang Akan Diukur

• Informasi berdasarkan waktu dan / tempat.

Langkah 4 Mengumpulkan Data

• Catat setiap peristiwa langsung pada lembar periksa. • Dilarang menunda mencatat informasi hingga akhir hari atau hingga beristirahat,

dikhawatirkan lupa.

Langkah 5 Menjumlahkan Data

• Menjumlahkan semua kejadian (misalnya, berapa banyak terlambat mengirim minggu ini, berapa banyak penagihan yang tidak sesuai, dll)

#