Pengendalian organisasi

Persiapan untuk

MengendalikanOrganisasi

Prakata

Kebanyak orang yang mampu

naik ke posisi puncak

adalah

orang-orang yang terampil dalam seni mengelola orang lain.

Bakat seseorang menjadi manager mungkin bawaan sejak lahir atau sebagian orang

dari pengalaman dan segelintir orang yang terlahir dari pembelajaran sebab hal ini menunjukkan sebuah kecerdasan, jika tidak berbekal warisan kekayaan maka harus lebih cerdik, ambisius dan tegar dari yang lainnya, juga harus diketahui untuk sukses harus lebih agresif dan sedikit egois.

Pemimpin adalah jabatan berdasarkan pengakuan dari bawahan

Manager adalah jabatan pemberian dari atasan

Direktur adalah jabatan yang sebagian besar dibeli

Mengelola DiriKamu akan mengenal orang-orang yang

harus kamu kenal , dan mereka akan mengenalmu, mempercayaimu serta

memanfaatkanmu sebagaimana kamu memanfaatkan mereka

Maka,,,sebaiknya kamu membaca beberapa buku referensi.Selamat datang di dunia nyata, segera buka mata,tutup mulut, lengkapi senjata, bentuk diri sendiri dengan melenyapkan sifat-sifat yang akan menjadi penghalang, walau harus berjuang keras, sebab keras batu di cucuran lama ke lamaan akan berlobang juga

Mengelola diri,, lanjutan............

Perlu dicamkan bahwa produktifitas adalah sikap mental (attitude of mind)

Mewujudkan sikap mental yang baik dilakukan peningkatan terhadap :

a. Berkaitan dengan individu • pengetahuan.• Keterampilan.• Disiplin • Upaya diri• Kerukunan kerja

Lanjutan ....................

b. Berkaitan dengan pekerjaan• Management dan metode yang baik• Penghematan biaya• Tepat waktu• Sistem dan teknologi yang lebih baik.Demi terciptanya partisipasi secara terpadu dan aktif menuju produktifitas

dibutuhkan sistem management yang antara lain:

• Management by objektifitas (management berdasarkan sasaran)

• Management by exception (management by aksepsi)

• Management by partisipation (management partisipasi/pengendalian mutu terpadu)

Lanjut trusss bahh...............

Sebelum memegang komando, harus belajar patuh. Dan harus diingat jangan pernah menggunakan bawahan yang belum pernah belajar patuh, betapapun kompetennya dia, jika dalam posisi bawahan harus berprilaku seperti bawahan jangan terlalu penurut sebab mencium bokong berlebihan juga maut

Lanjutan............

Sebagai bahan penggalian diri sebaiknya

anda menambah bacaan antara lain:

1.Konsep diri

2.The 7 habits

3.Fire walking for confidence

Dan memahami fungsi-fungsi management

serta alat-alat management

Alat-alat dan teknik management

• Intra personal

• Inter personal

• kelompok

• Antar kelompok

• Sistem / aliran kerja

• organisasi

Intra personal

Intra personal adalah fokus dari upaya pengembangan diri baik oleh individu maupun melalui intervensi yang diarahkan oleh pihak lain, dengan tujuan meningkatkan pengenalan diri dan kapasitas dalam peran managerial. Sebagai bahan bacaan (the 7 habits, dream analysis, fire walking for confidence)

The powers tools

Interpersonal

Interpersonal meliputi semua prilaku pribadi dan orang lain sebagai rekan kerja,atasan, bawahan dan orang lain sebagai bahan bacaan ( servant leadership, outward bound, listening skill)

The powers tools

Kelompok

Berfokus pada perilaku-perilaku interpersonal dan berfungsinya kelompok kerja secara utuh bahan pelatihan berupa (team building, quality of work life diversity)

The powers tools

Antar kelompok

Mempelajari / meneliti hubungan antar kelompok atau departemen contoh bahan pembelajaran : cross fungsional team net work, matrix management.

The powers tools

Sistem aliran kerja

Lebih berfokus pada aspek teknologi dalam desaign pekerjaan dan khususnya bagaimana pekerjaan dikordinasikan sebagai bahan belajar: reenginering, right sizing, downsizing, quality.

The powers tools

Organisasi

Mencakup seluruh aspek lingkungan organisasi , mulai budaya, iklim hingga perubahan sistem contoh: japanese management, theory z, reinventing

The powers tools

Antar organisasi

Melibatkan aktivitas organisasi-organisasi yang berhubungan dengan berbagai bentuk mulai dari aliansi sampai dengan pesaing bisnis secara keseluruhan yakni pelanggan dan pemasuk. Contoh strategic alliance, outsourcing, just-in-time inventory

The powers tools

Agar alat-alat management dapat berfungsi dengan baik, terutama yang mengalami percabangan sistem seperti merubah budaya, maka dilakukan dengan pengujian langsung terhadap budaya,nilai, norma-norma yang berlaku untuk menilai kecocokannya dengan pemanfaatan alat tertentu, sehingga dibutuhkan terlebih dahulu pemahaman terhadap tangga prilaku organisasi

The powers tools

Pyramid Diagram

Tangga Prilaku Organisasi

Perubahan cenderung berakhir jikaDiterapkan menyangkut faktor-faktorIni dan diperkenalkan disini

Program perubahan Sering gagal jika di Terapkan disini

Pyramida motivasi

Management

Fungsi management1. Planning

2. Directing / comanding

3. Staffing

4. Recruitment /organizing

5. Monitoring / targetting

6. Controlling

7. Cordinating

8. Analysing

9. Evaluating

10.Reporting

Planning Planning atau program perencanaan merupakan langkah awal dalam mengendalikan organisasi , memutuskan didepan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melaksanakannya, kapan dilaksanakan,dan siapa yg akan melaksanakannya yang memuat:

a. Visi

b. Misi

c. Program kerja

d. Time scedhule

e. Budget

“Jika rencana mu terwujud, setiap orang akan menjadi sahabatmu, jika gagal, kamu akan mendapat

sahabat sejati”

Directing / comanding

Merupakan kemampuan memberikan perintah/ intruksi langsung dimana keahlian ini berhubungan erat dengan kemampuan komunikasi, dalam mengolah kata dimana para penerima perintah tidak merasa disuruh dan terbentuk komitmen.

“Jika rencana kamu sangat rumit, maka berikan perintah yang sederhana”

Staffing Pengarahan atau pengisian dan menjaga tetap terisinya posisi-posisi dalam struktur organisasi

merupakan kemampuan untuk menempatkan orang atau barang sesuai pada tempatnya, jika hal tersebut berhubungan dengan barang maka akan dikenal program house keeping atau 5s, jika mengenai manusia maka istilah the right men in the right place maka sangat berhubungan dengan kemampuan tata letak, baik manusia, material, keuangan dan waktu.

“Satu orang baik jauh lebih baik

dari pada

seratus orang bodoh”

yaitu bagian yang menyangkut pembentukan struktur peran bagi orang-orang untuk mengisi lowongan dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini seorang pengendali harus paham dalam mengelola wawancara, pelatihan dan pemilihan karakter calon anggota, sehingga setiap anggota yang masuk tidak mubazir.

“Tutup wawancara jika sudah mengetahui apa yang ingin diketahui walau hanya

membutuhkan lima atau lima puluh menit”

Recruitment / organizing

Monitoring / targeting

Pengawasan berdasarkan laporan-laporan dan informasi tanpa harus berada dilokasi terus menerus, memperbandingkan hasil dengan standar ketetapan.

“Mesin sekalipun tidak dapat 100 persen effisien, tapi cambuk anggotamu untuk

bekerja 100 persen namun jangan banyak berharap”

Controlling

Pengukuran dan membetulkan kegiatan-kegiatan bawahan untuk menjamin sesuainya kejadian-kejadian dengan rencana.

“Jika diberi waktu yang cukup, tidak satu tugas pun akan selesai”

Cordinating Kemampuan berkordinasi dengan bawahan atau sejawat serta menggunakan berbagai alat komunikasi dengan kemampuan bahasa efektif yang baik.

“ Banyak omong, banyak dusta”

“Berbicara pelan membuat orang pasang telinga tetapi semakin banyak bicara semakin banyak telinga yang lepas”

Analysing Kemampuan mengurai pokok persoalan yang timbul dari segala informasi yang diterima baik dalam bentuk laporan tulisan, laporan lisan maupun visualisasi lapangan sebagai bahan untuk membuat rangkuman dan pengambil kebijakan selanjutnya.

“cara memindahkan gunung adalah dengan mengangkut batu, pasir, tanah dan kayu-

kayu diatasnya”

Evaluating Memberikan klasifikasi penilaian yang objektif dalam pelaksanaan langkah-langkah pengujian atau pelaksanaan kebijakan yang dibarengi dengan keahlian membedakan hal – hal objektif atau subjektif.

“jika dalam 30 menit tidak melihat bercak dimeja makan, berarti semua beres dan tanganilah fakta dari suatu situasi buruk

seolah lebih buruk dari yang diketahui, fakta situasi baik jangan diusik”

Reporting Membuat laporan yang mudah dipahami, efektif dan tidak subjektif sebab ini merupakan sumber data autentik sebagai dasar pengambil kebijakan selanjutnya. Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan maka ikutilah dalil berikut ini.

“Jangan pernah mengatakan apapun pada istri atau suami atau kekasihmu

sebab satu dari 5 pasangan yang menikah telah bercerai”

Menyusun plan (perencanaan)

Perencanaa yang biasanya mengandung visi, misi, sasaran, mekanisme pencapaian, limit waktu, penanggung jawab, serta biaya. Maka harus dilakukan dengan baik dan benar serta berpedoman dengan pola SMART:

Sistematis = tidak bertele-tele

Measurable = terukur

Achievement = orientasi pencapaian

Reality = tidak muluk-muluk

Timely = ada batasan waktu

Menyusun budget............

Susunlah biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan program kerja tersebut sehingga diperoleh standar biaya sebagai ketetapan dalam pelaksanaan sehingga saat pelaksanaan dapat dibandingkan denga real budget saat itu. Jika program menjadi rutinitas akan diperolah standar untuk acuan berikutnya.

“Jika ingin melakukan pemangkasan biaya , maka mulailah dari dirimu sendiri”

Menyusun scedhule.........................

Buatlah tabel time schedule untuk acuan pelaksanaan agar tahapan demi tahapan lebih mudah diatur, sehingga tidak terjadi tumpang tindihnya program kegiatan.

MERINGKAS PENGENDALIAN MANAGEMENT

untuk mempermudah pengendalian management organisasi sebaiknya dipahami SIKLUS PDCA .

Deming’s, yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin menghasilkan mutu dari produk/ jasa yang akan dihasilkan, maka “roda PDCA” harus berputar. Artinya, jika kualitas dari suatu produk/ jasa ingin dicapai oleh suatu organiasasi, maka organisasi tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya harus dengan siklus PDCA.

siklus PDCA bukanlah siklus harian, namun merupakan siklus periodik dalam kurun waktu tertentu. Sedangkan siklus proses kerja harian merupakan siklus SDCA (standar-do-check-action). Hubungan antara siklus SDCA dengan PDCA tersebut dapat digambarkan.

MERINGKAS PENGENDALIAN..........................

Pekerjaan tersebut direncanakan, rencana yang telah dibuat dilaksanakan, pelaksanaan yang telah dilakukan dimonitoring, diukur atau dinilai, hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan pengembangan berikutnya, demikian seterusnya sehingga organisasi tersebut selalu mampu memenuhi kepuasan stakeholders dan berkembang secara berkelanjutan.

SISTEMKEBIJAKAN

MANAGEMENT

PROBLEM SOLVINGApakah masalah

terpecahkan

MASALAH/KASUS

PENINGKATAN

STANDARISASI

SOLUSI PENGEMBANGAN

P

DC

A

S

DC

A

Y

N

SISTEM MANAGEMENT

RUTIN

Gambar siklus PDCA : proses pengembangan berkelanjutan

http://www.uin-malang.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1749:2010-11-09-06-44-30&catid=35:artikel-dosen&Itemid=210

Penjabaran siklus PDCA

http://mindsollution.blogspot.com/2012/06/mengenal-pdca-cycle-sikluspdca-plan-do.html

Problem SolvingDalam garis besarnya, langkah metode pemecahan masalah dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Adanya masalah yang dipandang penting;

b. Merumuskan masalah

c. Analisa hipotesa

d. Mengumpulkan data

e. Analisa data

f. Mengambil kesimpulan

g. Aplikasi (penerapan) dari kesimpulan yang diperoleh

h. Menilai kembali seluruh proses pemecahan masalah

Pada sebuah industri manufacture biasanya penyebab masalah sering disebut dengan 4M + 1L yaitu:

1.Manusia

2.Metode

3.Material

4.Mesin

5.Lingkungan Sering digambarkan sebagai FISHBOND DIAGRAM

FISHBOND DIAGRAM

KASUSLINGKUNGAN

MESIN MANUSIA

METODE MATERIAL

Telaah .......

Saat proses pemecahan masalah sebaiknya jangan terburu-buru menyalahkan manusia, sebab manusia paling mudah dipersalahkan, tetapi lakukanlah analisa berdasarkan langkah-langkah tersebut diatas dan analisa kelima aspek tersebut, lalu perhatikan aspek manakah penyumbang terbesar terhadap terjadinya kasus dengan memasukkan kedalam pareto diagram ataw diagram batang

Pareto diagram / diagram batang

Skala prioritas.......

Setelah diperoleh penyebab tertinggi terjadinya kasus, maka dalam penyelesaian masalah sebaiknya dilakukan pemilihan skala prioritas, dengan memprioritaskan persentase tertinggi penyumbang masalah tersebut, kemudian dilanjutkan dengan persentase dibawahnya dan seterusnya, hal ini diharapkan setelah kasus besar selesai maka kasus kecil akan selesai.

Apakah hal ini berlaku untuk sebuah organisasi bukan manufacture ???

Untuk organisasi nonmanufacture tetap berlaku dan penyumbang masalah makin sedikit sebab kebanyakan tidak melibatkan mesin, penyebab terbesar biasanya manusia, metoda, dan material sedangkan lingkungan pengaruhnya sangat kecil.

Bagaimana menguraikan persoalan berdasarkan ke lima penyebab tersebut diatas ????????

• Manusia

Apakah anggota atau pekerja paham terhadap aturan, pola kerja, intruksi kerja. Apakah tercipta komitmen management partisipasi, perhatikan budaya kerja. Bagaimana dengan punishmen and reward.

Lanjutan.......

• Material

Yang perlu diperhatkan pada material meliputi : bentuk, warna, dimensi ukuran (panjang, lebar, tebal, berat, diameter dsb), rasa (asam, manis, pedas, pahit), aroma (wangi, bau, dsb) yang sesuai dengan kebutuhan produk.

Lanjutan........

• Metode

Metoda atau cara merupakan aturan baku yang telah ditetapkan sebagai SOP baik dalam tata cara penyimpanan, pengepakan, produksi, pola kerja, intruksi kerja, petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis serta meliputi tatacara penyampaian keluh kesah yang sering memiliki standar seperti ISO, TQM, HACCP dsb.

• Mesin

mesin atau peralatan harus dilihat apakah dalam kondisi baik (sesuai standar) dengan effisiensi tinggi,ergonomis, jika tidak harus terlebih dahulu dilakukan perawatan, baik sebahagian atau menyeluruh.

Lanjutan........

• Lingkungan

Apakah lingkungan kerja memberikan kenyamanan kerja dengan melihat, mendengar dan meraba parameter suhu, tata letak sarana dan prasarana, sirkulasi udara, sirkulasi material, sirkulasi manusia, warna dinding, textur lantai, suara dsb.

Lanjutan........

“setiap masalah mempunyai dua macam penanganan, dan setiap pemimpin

diberi dua pentungan yaitu pentungan pembinaan dan pentungan

pembinasaan, agar cepat selesai bersabarlah”

“jika satu-satunya alat yang kamu miliki adalah palu, maka semua masalah

terlihat seperti paku”

Lanjutan........

Penutup

Demikianlah sekelumit management pengendalian organisasi

“ jangan salahkan palu jika jempol terpukul sendiri, sebab palu hanyalah sebuah alat, yang memakainya adalah

kamu”

Pengendalian organisasi

Education

Transcript of Pengendalian organisasi