WEEKLY SUMMARY

MANAGEMENT CONTROL SYSTEMManajemen Pengendalian Operasi

Oleh:Lindha Lisnasari/F0312073FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2015PENGENDALIAN ATAS OPERASI

Pengendalian operasi suatu perusahaan merupakan suatu kebutuhan, didalamnya mengandung unsur-unsur perbaikan atau continous improvement , TOTAL QUALITY MANAJEMEN ( TQM )Merupakan proses pengendalian dan perbaikan operasi secara terintegrasi.Ada beberapa elemen bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yakni:1. Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan2. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat yang lain).4. Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan dari tiga kata yang dimilikinya yaitu: Total (keseluruhan), Quality (kualitas, derajat/tingkat keunggulan barang atau jasa), Management (tindakan, seni, cara menghendel, pengendalian, pengarahan). Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah: sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali (right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement) dan memotivasi karyawan (Kid Sadgrove, 1995)

Seperti halnya kualitas, Total Quality Management dapat diartikan sebagai berikut;

a. Perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan (Ishikawa, 1993, p.135).b. Sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santosa, 1992, p.33).c. Suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.

Pengertian lain dikemukakan oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. mengatakan bahwa Total Quality Management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya.

Unsur-unsur utama TQM

Fokus pada pelanggan. Obsesi terhadap kualitas. Pendekatan ilmiah. Komitmen jangka panjang. Kerja sama tim. Perbaikan sistem secara berkesinambungan. Pendidikan dan pelatihan. Kebebasan yang terkendali. Kesatuan tujuan. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

Prinsip-prinsip TQM

Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan produk.2. Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi.3. Progran TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan dan tujuan bersama menjadi kenyataan.4. Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu; Produk, Proses, Organisasi, Kepemimpinan, dan Komitmen. Lima Pilar TQM : 1) Produk

2) Proses

3) Organisasi

4) Pemimpin

5) Komitmen

Ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu :

Kepuasan pelanggan. Respek terhadap setiap orang. Manajemen berdasarkan fakta.

Perbaikan berkesinambungan.Manfaat TQM bagi pelanggan adalah:

Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan. Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan. Kepuasan pelanggan terjamin.

Manfaat TQM bagi institusi adalah:

Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan Staf lebih termotivasi Produktifitas meningkat Biaya turun Produk cacat berkurang Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

Manfaat TQM bagi staf Organisasi adalah:

Pemberdayaan Lebih terlatih dan berkemampuan Lebih dihargai dan diakui

Manfaat lain dari implementasi TQM yang mungkin dapat dirasakan oleh institusi di masa yang akan datang adalah: Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut (follower) Membantu terciptanya tim work Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan persyaratan sebagai berikut:

1. Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.2. Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM3. Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas4. Memilih koordinator (fasilitator) program TQM5. Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM6. Merumuskan nilai (value), visi (vision) dan misi (mission)7. Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan8. Merencanakan mutasi program TQM.Total Quality Control (TQC)

Merupakan program perbaikan mutu yang mengubah jalan pikiran karyawan tentang mutu dengan menekankan pada performace bebas kesalahan(Zero defects).TQM tidak sama dengan TQC , TQM mempunyai jangkauan lebih luas daripada TQC.Konsep TQM telah mengubah pandangan bahwa mutu yang baik identik denganbiaya tinggi. Metode statistik ini (Statical Quality Control Procedure) mencakup dua kategori :

1. Acceptance Sampling Procedure

2. Process Contol Procedure

.

PRODUKSI TEPAT WAKTU ( JUST IN TIME)

Just in Time merupakan falsafah yang diterapkan dengan hanya memproduksi produk yang diperlukan, pada saat yang dibutuhkan konsumen dan dalam jumlah sebesar permintaan konsumen, dengan skenario yang paling efisien. Sebaliknya, skenario yang tidak efisien mencakup :

1. waktu produksi

2. waktu luang panjang

3. infrastruktur yang tidak kondusif

4. kelebihan persediaan

5. besarnya produk cacat

6. ketidakefisienan karena proses produksinya tidak efektif.

Sistem Just in Time (JIT) sangat merekomendasikan hal-hal berikut :

1. Mengurangi pekerjaan ulang dan sisa

2. Meningkatkan jaringan kerja pemasok yang berpartisipasi dalam Just in Time

3. Meningkatkan kualitas produk (TQC Zero defect)

4. Mengurangi stock atau persediaan

5. Konsistensi keluaran pada waktu tertentu

6. Meminimalkan space/ruang pabrik

7. Meminimalkan beban overhead

8. Peningkatan total produktivitas

COMPUTER INTEGRATED MANUFACTURING (CIM)Konsep dasar Computer Integrated Manufacturing (CIM) telah dimulai sejak tahun 1970-an, dimana muncul paradigma baru bahwa terdapat subuah kebutuhan untuk mengintegrasikan seluruh komponenen sistem manufaktur. Secara ringkas, CIM merupakan konsep / filosofi untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis (marketing, design, distribusi, dan lain-lain) dengan fungsi otomasidi dalam sebuah sistem manufaktur. Fungsi otomasi yang dimaksud adalah integrasi otomasi proses dengan komunikasi data yang menggunakan jaringan komputer. Konsep arsitektur dasar dari CIM dapat disarikan dari CIMOSA (Compute Integrated Manufacturing Open System Architecture) yang ditujukan untuk menunjukkan ruang lingkup integrasi dan kebutuhan manajemen perubahan untuk implementasi konsep CIM.

CIM bukan merupakan sebuah upaya untuk mendirikan pabrik yang terotomasi penuh tanpa intervensi sama sekali oleh operator, melainkan upaya untuk melakukan perbaikan sinergi dari komponen-komponennya secara terus-menerus. Sesuai dengan semangat otomasi dari CIM, maka komponen-komponennya pun didominasi oleh perangkat yang dibantu oleh penggunaan komputer sebagaimana gambar di bawah ini:

Komponen manufaktur dalam gambar tersebut dapat diperluas dengan penggunaan AGV (Automated Guided Vehicle) ataupun komponen-komponen lain yang bersifat otomatis. Meskipun komponen yang dimiliki belum otomatis, tetapi tujuan umum dan operasional penggunaan paling tidak disetarakan dengan komponen yang sejenis/setara. Komponen manufaktur tersebut perlu berbagi database dengan format yang sama, karena masing-masing peralatan dibuat oleh perusahaan yang berbeda. Perlu ada kesepakatan besar untuk menyatukan bahasa program dan platform database yang sama tetapi hal ini akan terkendala dengan kepentingan bisnis perusahaan.

Di sisi lain, berbagai filosofi dalam pengembangan sistem manufaktur telah muncul mulai FMS sampai dengan Virtual Manufacturing. Persoalan mendasar yang dialami adalah bagaimana mengadopsi berbagai filosofi tersebut ke dalam teknis rancang komponen sistem manufaktur. Penyederhanaan konsep perlu dilakukan agar tujuan dasar dari setiap filosofi dapat diserap dalam rancangan teknis sistem manufaktur berbasis CIM, di samping rincian pemetaan sub-sub komponen yang menunjang aspek design, perancangan proses, dan fungsi lainnya dalam komponen sistem manufaktur pembentuk CIM.

Perancangan dan Implementasi CIM memang (dan seharusnya) tampak begitu kompleks karena melibatkan berbagai fungsi bisnis dari hulu (interaksi dengan pemasok) sampai hilir (interaksi dengan customer), dan juga level otomasi dari level operasional (sensor, actuator, PLC, dan proses lainnya) sampai dengan level manufacturing planning dan execution serta level business strategy. Persoalan utama yang dihadapi adalah integrasi komponen yang memiliki bahasa program dan platform database yang berbeda, mahalnya alat yang menyediakan sistem CIM yang lengkap, tantangan mengembangkan kondisi yang ada, menjadi sitem CIM lengkap, data sharing, dan accessibility antar departemen, manajemen perubahan dan juga pengadaan serta pemasangan (attachment) peralatan sistem baru. Berbagai persoalan tersebut sebaiknya direduksi dengan pembatasan tujuan atau ruang lingkup ataupun implementasi bertahap (misal per fungsi bisnis) sebagaimana digambarkan dalam contoh strategi implementasi berikut :

Berdasarkan luasnya ruang lingkup dan kebutuhan analisa integrasi yang mendalam, maka sebetulnya peluang riset dalam bidang inipun cukup banyak. Beberapa literatur (buku, jurnal, artikel lain) umunya masih mengajukan wacana-wacana strategis yang luas, bukan detail, teknis dan mendalam (in-action). Meskipun demikian metodologi yang ditawarkan perlu diacu sebagai referensi awal penelitian yang akan dilakukan.

DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

Decision Support Systems (DSS) atau system pendukung keputusan adalah serangkaian kelas tertentu dari system informasi terkomputerisasi yang mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan organisasi. Suatu DSS yang dirancang dengan benar adalah suatu system berbasis perangkat lunak interaktif yang dimaksudkan untuk membantu para pengambil keputusan mengkompilasi informasi yang berguna dari data mentah, dokumen, pengetahuan pribadi, dan/atau model bisnis untuk mengidentifikasikan dan memecahkan berbagai masalah dan mengambil keputusan.System pendukung keputusan atau DSS digunakan untuk mengumpulkan data, menganalisa dan membentuk data yang dikoleksi, dan mengambil keputusan yang benar atau membangun strategi dari analisis, tidak pengaruh terhadap computer, basis data atau manusia penggunanya.Informasi yang biasanya dikumpulkan dengan menggunakan aplikasi pendukung keputusan akan melakukan : Mengakses semua asset informasi terkini, termasuk data legasi dan relasional, kompulan data, gudang data, dan kumpulan jumlah besar data. Angka-angka penjualan antara satu periode dengan periode lainnya. Angka-angka pendapatan yang diperkirakan, berdasarkan pada asumsi penjualan produk baru.

Konsekuensi pilihan-pilihan pengambilan keputusan yang berbeda, dengan pengalaman dalam suatu konteks yang dirinci ulang.

Sudah begitu banyak perusahaan di berbagai industri yang bergantung pada perangkat, teknik dan pemodelan pendukung keputusan, untuk membantu mereka menganalisa dan memecahkan beragam pertanyaan bisnis sehari-hari. System pendukung keputusan bersifat tergantung oleh data, sebagaimana keseluruhan proses mengambil seluruh kumpulan data yang tersedia, untuk dianalisa.Perangkat-perangkat, proses, dan metodologi pelaporan berbasis Business Intelligence adalah contoh penggunaan penting dalam system pendukung keputusan manapun, dan memberikan analisis data, pelaporan serta monitoring data yang sangat terpercaya kepada pengguna.Persyaratan yang biasa dimiliki dalam penerapan Sistem Pendukung Keputusan Tingkat Tinggi:

Pengumpulan data dari beragam sumber (data penjualan, data inventori, data supplier, data riset pasar, dsb).

Penformatan dan penggunaan data. Lokasi database yang sesuai serta pembangunan format untuk pembuatan laporan dan analisa berbasis pengambilan keputusan. Perangkat dan aplikasi yang serba bisa dan mampu memberikan pelaporan, monitoring dan analisa terhadap data.Berbagai Tipe Sistem Pendukung Keputusan (DSS) :

Penting untuk dicatat bahwa DSS tidak memiliki suatu model tertentu yang diterima atau dipakai di seluruh dunia. Banyak teori DSS yang diimplementasikan, sehingga terdapat banyak cara untuk mengklasifikasikan DSS, yaitu :

1. DSS model pasif adalah model DSS yang hanya mengumpulkan data dan mengorganisirnya dengan efektif, biasanya tidak memberikan suatu keputusan yang khusus, dan hanya menampilkan datanya. Suatu DSS aktif pada kenyataannya benar-benar memproses data dan secara eksplisit menunjukkan beragam solusi berdasarkan pada data tersebut.

2. DSS model aktif sebaliknya memproses data dan secara eksplisit menunjukkan solusi berdasarkan pada data yang diperoleh, walau harus diingat bahwa intervensi manusia terhadap data tidak dapat dipungkiri lagi. Misalnya, data yang kotor atau data sampah, pasti akan menghasilkan keluaran yang kotor juga (garbage in garbage out).3. Suatu DSS bersifat kooperatif jika data dikumpulkan, dianalisa dan lalu diberikan kepada manusia yang menolong system untuk merevisi atau memperbaikinya.4. Model Driven DSS adalah tipe DSS dimana para pengambil keputusan menggunakan simulasi statistik atau model-model keuangan untuk menghasilkan suatu solusi atau strategi tanpa harus intensif mengumpulkan data.5. Communication Driven DSS adalah suatu tipe DSS yang banyak digabungkan dengan metode atua aplikasi lain, untuk menghasilkan serangkaian keputusan, solusi atau strategi.6. Data Driven DSS menekankan pada pengumpulan data yang kemudian dimanipulasi agar sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan, dapat berupa data internal atua eksternal dan memiliki beragam format. Sangat penting bahwa data dikumpulkan serta digolongkan secara sekuensial, contohnya data penjualan harian, anggaran operasional dari satu periode ke periode lainnya, inventori pada tahun sebelumnya, dsb.7. Document Driven DSS menggunakan beragam dokumen dalam bermacam bentuk seperti dokumen teks, excel, dan rekaman basis data, untuk menghasilkan keputusan serta strategi dari manipulasi data.8. Knowledge Driven DSS adalah tipe DSS yang menggunakan aturan-aturan tertentu yang disimpan dalam komputer, yang digunakan manusia untuk menentukan apakah keputusan harus diambil. Misalnya, batasan berhenti pada perdagangan bursa adalah suatu model knowledge driven DSS.

Implementasi DSS di Dunia Kerja

Konsep implementasi DSS di dunia kerja yang kali ini diambil oleh penulis adalah penerapan Business Intelligence dalam pengumpulan data serta presentasi data dalam suatu bentuk Dashboard. Bidang industri perusahaan yang dijadikan contoh adalah maskapai penerbangan atau airline industry.

Teknologi aplikasi yang digunakan adalah system aplikasi berbasis web dan dapat diakses pada suatu URL tertentu dari PC/laptop/tablet milik pengguna dengan kapasitas minimum, kapan saja dan dimana saja pengguna berada.

Metodologi, proses serta perangkat pelaporan Business Intelligence atau BI adalah komponen kunci yang memberikan analisa data, pelaporan dan monitoring yang kaya kepada pengguna sistem.

Secara garis besar, proses yang terjadi kurang lebih adalah seperti digambarkan dalam diagram dibawah ini, dimana :

System akan mengumpulkan semua data baik data master dan juga data transaksi dari setiap aplikasi yang digunakan semua departemen dalam perusahaan, untuk kemudian dilakukan analisis What-if tergantung dari laporan apa yang diinginkan oleh pihak manajemen.

Hasil analisis tersebut akan menentukan keputusan apa yang harus diambil oleh manajemen.

Terlihat dibawah, berbagai departemen yang mengaksesnya antara lain Personalia (Human Resource/HRD), Keuangan (Accounting), Produksi/Operasional, Pemasaran/Marketing, Distribusi/Pengiriman, serta divisi lain, yang semuanya berada dibawah manajemen perusahaan.