SOLO, 25 JANUARI 2017

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

PENGELOLAAN ARSIP KEMENTERIAN

PERHUBUNGAN DALAM PELAYANAN

INFORMASI PUBLIK

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

REPUBLIK INDONESIA

AGENDA

1. DASAR HUKUM 2. PENGERTIAN ARSIP DAN INFORMASI

3. KETERBUKAAN ARSIP

4. ARSIP DAN SIFAT ARSIP

5. IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DAPAT DIAKSES

DASAR HUKUM

• UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

• Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

• Peraturan Menteri Perhubungan No PM 78 Tahun 2010 tentang Kode Klasifikasi Arsip;

• Peraturan Menteri Perhubungan No PM 79 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip

• Peraturan Menteri Perhubungan No PM 94 Tahun 2013 tentang Penyusutan di Lingkungan Kementerian Perhubungan;

• Peraturan Menteri Perhubungan Nomor : PM 72 Tahun 2010 tentang Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Perhubungan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara

ARSIP UU NO 43 /2009

TENTANG KEARSIPAN

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan

pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat didengar, dan dibaca yang disajikan dalam

berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

secara elektronik ataupun nonelektronik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (1) ).

Informasi

* Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lain yang berkaitan dengan kepentingan publik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (2).

ARSIP MERUPAKAN INFORMASI ATAU SALAH SATU BAGIAN DARI INFORMASI

INFORMASI PUBLIK

BADAN PUBLIK

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (3) .

• Setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik;

• Informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan publik seperti informasi yang dapat membahayakan negara, informasi tentang perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat, informasi tentang hak-hak pribadi, informasi tentang rahasia jabatan dan informasi yang belum dikuasai/didokumentasikan;

• Ada beberapa informasi publik yang dikecualikan yang bersifat tertutup;

SIFAT INFORMASI PUBLIK

KRITERIA ARSIP YANG TERTUTUP/

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN DI LINGKUNGAN KEMENHUB

a. Menghambat proses penegakan hukum; b. Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. Membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia e. Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar

negeri; f. Merugikankepentingan politik luar negeri dan hubungan luar

negeri; g. Mengungkapkanisi akta autentik yang bersifat pribadi dan

kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menuntut

sifatnya perlu dirahasiakan.

INFORMASI WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN

• Informasi yang wajib diumumkan secara berkala, yaitu informasi yang berkaitan dengan badan publik, i nformasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik, informasi menegnai laporan keuangan, informasi lain sesuai aturan perundangan;

• Informasi tersebut disampaikan paling singkat 6 bulan sekali;

INFORMASI WAJIB DIUMUMKAN

SECARA SERTA MERTA

• Informasi yang dapat mengancam hajat

hidup orang banyak dan ketertiban umum;

• Penyebarluasan informasi tersebut dengan cara yang mudah dan bahasa yang mudah;

Pimpinan Satuan kerja,

(Eselon II /unit kerja mandiri)

bertanggungjawab atas

otentisitas dokumen yang tercipta

PPID

kegiatan

kegiatan

Arsip

Arsip

Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

disediakan

diumumkan

Dg alasan: politik, ekonomi,

sosial, dan hankam

tertutup

Dg alasan pengambilan keputusan publik

Arsip

kegiatan

kegiatan

kebijakan

Organisasi

program

Tugas &

Fungsi

Informasi

Informasi

Informasi

terbuka

PEMBEDAAN ARSIP

ARSIP DINAMIS

Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu

ARSIP STATIS, Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk

kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah

diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga

kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam

kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an.

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF,

arsip yang frekuensi

penggunaannya

tinggi dan/atau terus

menerus

ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi

penggunaannya telah menurun

KRITERIA ARSIP STATIS • Arsip yang mempunyai nilai informasi mengenai

kesejarahan tentang suatu peristiwa atau kegiatan;

• Arsip yang mempunyai nilai informasi yang tinggi, mengenai iptek sebagai akibat penelitian murni/terapan, mengenai orang, tempat, benda, fenomena dan masalah;

• Arsip mengenai perumusan dan pelaksanaan kebijakan;

• Arsip mengenai fakta dan keterangan tentang bagaimana lembaga diciptakan, tugas dan fungsi;

• Arsip mengenai bukti kekuatan hukum, hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah termasuk bahan bukti peradilan.

JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN

1. Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah;

2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job desk, pendirian organisasi)

3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (pesawat cn-235, sosro bahu, cakar ayam;

4. Arsip tentang bangunan monumental;

5. Arsip tentang batas wilayah

6. Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right

7. Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, org.Golkar, lpu, fenomena kejahatan, peristiwa malari, dll.

MEDIA ARSIP

ARSIP DAPAT BERUPA:

BAGAIMANA DENGAN ARSIP ?

APAKAH ARSIP DAPAT DIAKSES OLEH PUBLIK ?

BAGAIMANA DENGAN PERATURAN KEARSIPAN???

1. APA SEMUA ARSIP DAPAT DIAKSES PUBLIK ??

2. PP 34/1979 TENTANG PENYUSUTAN DALAM PENJELASAN DISEBUTKAN BAHWA PADA PRINSIPNYA ARSIP DINAMIS BERSIFAT TERTUTUP

3. PERLU ADANYA IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS MANA YANG DAPAT DIAKSES DAN DIBUKA UNTUK PUBLIK DAN MANA YANG TERTUTUP

SIFAT ARSIP STATIS 1. Pada prinsipnya arsip statis bersifat terbuka untuk umum

(open to public);

2. Sebagian arsip dipertimbangkan tertutup dengan alasan keamanan nasional, sensitivitas perorangan, alasan perudangan, dll; penetapan tertutup oleh Kepala Kementerian/Lembaga dilaporkan kepada DPR/D;

3. Perlu adanya pembatasan berapa lama arsip tersebut dapat dibuka untuk umum, di beberapa negara pembatasan tersebut 3o tahun,;

4. Walaupun tertutup tetapi untuk kepentingan penelitian, penyidikan dan penyelidikan arsip tersebut dapat dibuka;

• Jika pencipta arsip memberikan persyaratan tertentu

maka akses harus dilakukan sesuai persyaratan tersebut; • Arsip statis yang dinyatakan tertutup dapat dibuka

setelah 25 tahun setelah melewati masa penyimpanannya, Kepala Lembaga/Kementerian dapat menyatakan arsip menjadi terbuka;

• Lembaga/Kementerian memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip dengan beberapa pertimbangan

LANJUTAN

Identifikasi arsip DINAMIS yang

dapat diAKSES

• Memahami fungsi organisasi dan unit kerja;

• Menggunakan analisa fungsi;

• Membuat daftar berkas yang ada dalam unit kerja;

• Penilaian dan penentuan berkas yang dapat dibuka/diakses untuk publik;

• Membuat daftar berkas yang dapat dibuka untuk umum;

• Legalisasi/pengesahan oleh pimpinan organisasi untuk berkas yang dapat dibuka

LANGKAH KEGIATAN

ANALISA FUNGSI ORGANISASI

FUNGSI/FUNCTION

KEGIATAN/ACTIVITIES

PROSES ADMINISTRASI/

TRANSAKSI/TRANSACTION

BERKASKAN/FILE

NO Judul Berkas (File) Keterangan

Berkas yang diciptakan unit pengolah

NO Berkas (File) Keterangan

Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses

NO Judul Berkas (File) Keterangan

1. Kepegawaian: a. pengadaan peg;

b. pengangkatan pegawai;

C. kesejateraan pegawai;

d. hasil fit and proper test

Dapat diakses

Dapat diakses

Dapat diakses

Tertutup

Berkas yang diciptakan unit pengolah

NO Berkas (File) Keterangan

1. a. Pengadaan peg

b. pengangkatan

pegawai, dll

Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses