PENGELOLAAN ARSIP HASIL EKSPLORASI MINYAK DAN...

i

PENGELOLAAN ARSIP HASIL EKSPLORASI MINYAK DAN GAS

Studi Kasus pada PT. Sigma Cipta Utama

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:

APRIYANTO

NIM: 1113025100068

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438 H / 2017 M

i

ABSTRAK

Apriyanto (NIM: 1113025100068). Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak

dan Gas pada PT. Sigma Cipta Utama. Di bawah bimbingan Mukmin

Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2017.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan dan perlengkapan

arsip serta kendala pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas pada PT.

Sigma Cipta Utama. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan

kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah: observasi,

wawancara, dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi: reduksi

data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini

dapat disimpulkan bahwa PT. Sigma Cipta Utama melakukan pengelolaan arsip

yang meliputi: penerimaan, penataan dan penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan,

dan penyusutan arsipnya belum dilakukan dengan optimal, karena masih terdapat

kendala. Perlengkapan yang digunakan sudah cukup lengkap dan sesuai dengan

apa yang tertulis pada persyaratan perlengkapan yang di atur dalam Lampiran III

Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006.

Sedangkan, kendala yang dihadapi terdiri dari: Tempat penyimpanan arsip

perconto sampel minyak berada diluar gedung, Kesulitan dari pihak PT. Sigma

untuk memproses data dari client yang kurang lengkap deskripsinya, dan

Memiliki jeriken-jeriken atau tempat sempel minyak yang tidak standar, yang

mengakibatkan pada penyimpanan arsip perconto sempel minyak terlihat tidak

rapih.

Kata Kunci: Pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, arsip minyak dan gas

ii

ABSTRACT

Apriyanto (NIM: 1113025100068). Archives Management of Oil and Gas

Exploration Result: Case Study at PT. Sigma Cipta Utama. Supervised by

Mukmin Suprayogi, M.Si. Jakarta: Departement of Library Science, Adab

and Humanities Faculty, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2017.

The purpose of this research are to know the management, archival equipment and

constraint of archives management of oil and gas exploration at PT. Sigma Cipta

Utama. Type of this research is descriptive by using qualitative approach. The

data collected by observation, interview, and conclusion. While, the data analysis

technique are data reduction, data presentation, and conclusion. Based on the

results of this research that PT. Sigma Cipta Utama that performs archive

management that includes: reception, arrangement and storage, service,

maintenance, and archive depreciation has not been optimally, because there are

still obstacles. The equipments that used are quite complete and matching with

requirements of equipment arranged in Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan

Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006. while, constrains faced consist of:

storage from archive perconto of oil sample is outside the building, difficulties

from the PT. Sigma side for process the data from client that description less

complete, and has jerrycans or place of oil sample that not standard, resulting in

archive perconto of oil sample storage looks not neat.

Keyword: Archive management, archives, archive of oil and gas.

iii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah SWT yang telah

memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat beserta salam semoga senantiasa

tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya,

para sahabatnya dan parapengikutnya hingga akhir zaman.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa

masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang

penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak,

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih tersebut penulis

sampaikan kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A, selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan sekaligus sebagai dosen pembimbing skripsi yang telah

berkenan untuk memberikan bimbingan serta meluangkan pikiran, tenaga,

dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

iv

5. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Akademik

yang telah membimbing serta meluangkan waktu dan kemudahan selama

proses kuliah di Jurusan Ilmu Perpustakaan.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah

memberikan pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang akademik, sosial

dan keagamaan.

7. Bapak Tunas Muka, Bapak Budi Waluyo, Bapak Ropiudin, Bapak Herman,

Bapak Kasi, Bapak Saiful yang telah banyak membantu selama penulis

melaksanakan penelitian di PT. Sigma Cipta Utama.

8. Keluarga tercinta, terutama Ayahanda H. Sobri dan Ibunda Hj. Maesaroh

yang telah mendidik, membimbing, dan memberikan bantuan moril serta

materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang. Kesabaran, untaian

do’a, nasehat, perhatian dan semangat yang selalu mereka berikan untuk

mendorong penulis menyelesaikan skripsi ini.

9. Kakak senior saya, Zulfikar Arman dan Panggih Nur Apriyanto yang

selalu sabar membimbing penulis serta memberikan motivasi dan arahan

tanpa kata lelah.

10. Terima kasih pula kepada sahabat-sahabat penulis Zakiah Noor Aisyah,

Muhammad Agustina, Laga Al Ahli, Fajar Alamsyah, serta seluruh teman-

teman Jurusan Ilmu Perpustakaan 2013 terutama IPI B, yang sama-sama

berjuang untuk menyelesaikan kuliah S1.

11. Tak lupa kepada teman-teman KKN AKAR yang memberikan banyak

keceriaan dan pengalaman selama pelaksanaan KKN.

v

12. Dan terima kasih untuk semua pihak yang telah membantu penulis dalam

menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu persatu.

Hanya do’a dan ucapan terima kasih yang dapat penulis sampailan.

Semoga Allah SWT yang membalas semua kebaikan kalian. Amin.

Kesempurnaan hanya milik Allah SWT dan kekurangan hanya milik

manusia, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih

bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi

ini butuh masukan berupa keritik dan saran yang membangun. Dengan demikian,

diharapkan skripsi ini mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, semoga

skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Jakarta, 10 Juli 2017

Penulis

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK ................................................................................................................ i

KATA PENGANTAR .............................................................................................. iii

DAFTAR ISI ............................................................................................................. vi

DAFTAR TABEL .................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................... 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah ..................................................... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................... 8

D. Definisi Istilah ............................................................................... 9

E. Sistematika Penulisan .................................................................... 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip .............................................................................................. 11

1. Definisi Arsip ............................................................................. 11

2. Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas .................................... 13

3. Nilai Arsip ................................................................................. 15

4. Siklus Hidup Arsip .................................................................... 16

B. Perlengkapan Arsip ........................................................................ 19

C. Manajemen Arsip ........................................................................... 22

1. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif ............................................ 23

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif .............................................. 25

a. Pemindahan ........................................................................... 25

b. Penataan dan Penyimpanan ................................................... 27

c. Pelayanan .............................................................................. 35

d. Pemeliharaan ......................................................................... 37

e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip....................................... 40

vii

D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip.............................................. 43

E. Arsip Komersial (Commercial Records)........................................ 44

F. Penelitian Terdahulu ..................................................................... 47

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .................................................... 49

B. Indikator Penilaian ......................................................................... 49

C. Pemilihan Informan ....................................................................... 52

D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 53

E. Teknik Analisis Data ...................................................................... 56

F. Teknik Penguji Keabsahan Data .................................................... 57

G. Tempat dan Waktu Penelitian........................................................ 58

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil PT. Sigma Cipta Utama

1. Sejarah ....................................................................................... 60

2. Struktur Organisasi ................................................................... 61

3. Visi dan Misi ............................................................................. 62

4. Motto ......................................................................................... 63

5. Layanan-Layanan pada PT. Sigma Cipta Utama ...................... 63

6. Waktu Kerja .............................................................................. 67

7. Letak Geografis ......................................................................... 67

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan .................................................. 67

1. Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas PT.

Sigma Cipta Utama ................................................................... 68

2. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak

dan Gas PT. Sigma Cipta Utama .............................................. 81

3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak

dan Gas PT. Sigma Cipta Utama .............................................. 83

viii

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................................... 85

B. Saran .............................................................................................. 87

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 87

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Indikator Penilaian .................................................................................. 50

Tabel 3.2 Informan .................................................................................................. 52

Tabel 3.3 Jadwal Penelitian ..................................................................................... 58

Tabel 4.3 Struktur Organisasi .................................................................................. 61

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Life Cycle of Records .......................................................................... 17

Gambar 2.2 Arsip Dinamis ..................................................................................... 24

Gambar 4.3 Struktur Organisasi ............................................................................. 62

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Berkembangnya teknologi menyebabkan juga berkembangnya informasi

yang dibutuhkan setiap individu dan kelompok pada institusi atau

organisasi.kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan terpercaya

seakan-akan sudah menjadi sesuatu yang menjadi keharusan pada era

globalisasi seperti sekarang ini. Penggunaan informasi tersebut umumnya

dibutuhkan untuk menunjang kegiatan-kegiatan yang ada pada suatu

organisasi seperti, perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan,

pengawasan, serta berkomunikasi dengan individu atau organisasi lain agar

kegiatan mereka berjalan dan mencapai tujuan bersama. Untuk memenuhi

kebutuhan akan informasi yang efektif dan efisien kepada setiap individu atau

kelompok pada suatu organisasi dibutuhkan pengelolaan sumber informasi

yang baik.

Salah satu sumber informasi yang dibutuhkan ialah arsip. Dalam

Ensiklopedia Nasional Indonesia, pengertian arsip adalah kumpulan

dokumen, misalnya surat-surat, yang biasanya memiliki nilai sejarah, disusun

secara sistematis sehingga berhubungan satu dengan yang lain dan disimpan

untuk digunakan sewaktu-waktu.1 Akan tetapi pada zaman sekarang arsip

diketahui lebih beragam jenisnya, seperti CD, micro film, kaset, foto, dan

1 Setiawan, Ensiklopedia Nasional Indonesia (Jakarta: Delta Pamungkas, 2004), 6.

2

benda-benda hasil ekplorasi minyak seperti sempel batuan dan sempel

minyak.

Arsip memiliki nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain media

informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan

kebenarannya. Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi maupun

untuk kegiatannya sehari-hari, yang melandasi pengambilan tindakan,

melakukan kegiatan sehari-hari dan memori organisasi. Selain itu juga

merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan penyelenggaraan

administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola dengan baik.2

Pentingnya sebuah arsip membuat pemerintah Indonesia menaruh

perhatian yang besar terhadap kegiatan kearsipan. Hal ini dibuktikan dengan

adanya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur kearsipan

nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati

diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan

diselamatkan oleh negara. Penyelamatan informasi yang ada pada arsip salah

satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata kearsipan yang

konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai dengan tiba

waktu pemusnahannya.3

Berdasarkan jenisnya, arsip sendiri terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis

dan arsip statis. Seperti yang dijelaskan pada Undang-undang Nomor 7

2 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), 13.

3 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan” (Indonesia, 2009).

3

Tahun 1971 Pasal 2 tentang Pokok-Pokok Kearsipan yaitu dijelaskan lebih

jauh bahwa arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip

dinamis ialah arsip yang dipergunakan langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di

pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Sedangkan arsip statis ialah yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.4

Kemudian arsip dinamis sendiri dibagi menjadi dua jenis sesuai dari

frekuensi penggunaannya, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

atau terus menerus dalam menunjang kegiatan pada sebuah institusi atau

organisasi. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi

penggunaannya telah menurun akan tetapi pada arsip tersebut masih memiliki

nilai guna untuk masa yang akan datang atau untuk memenuhi persyaratan

retensi arsip sesuai dengan ketentuan undang-undang. Pada pengelolaannya

arsip inaktif adalah cara atau metode mulai dari menerima, menyimpan,

menemukan kembali, perawatan dan pemeliharaan serta pada tahap

pemusnahan atau akuisisi ke institusi yang bertanggung jawab mengelola

arsip statis.

Pada pengelolaan arsip, termasuk juga di dalamnya adalah proses

perawatan arsip yang mencakup pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip

4 Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Tangerang: Universitas Terbuka, 2013), 8.

4

guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung pada arsip yang

disimpan tersebut. Pada umumnya kondisi arsip tidak selalu sama, tergantung

dari pada bahan material apa arsip tersebut dibuat. Kondisi tersebut pada

umumnya berpengaruh sekali terhadap derajat panas dan kadar kelembaban

udara yang tidak stabil pada ruang penyimpanan arsip sehingga menyebabkan

daya tahan arsip terhadap gangguan-gangguan dari hama perusak menurun.

Tidak hanya dilihat dari kondisi udara dan kelembaban saja, akan tetapi pada

Peraturaan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun

2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan Departemen Energi dan Sumber

Daya Mineal menyebutkan pada bab VIII tentang Perawatan dan

Pemeliharaan Arsip, pada pengamanan tempat penyimpanannya yaitu: 1).

Gedung atau ruangan arsip yang baik hendaknya bebas dari bahaya banjir dan

kebakaran; 2). Gedung atau ruangan arsip bebas dari gangguan rayap, tikus,

serangga, dan lain-lain; 3). Tempat penyimpanan arsip tidak mudah diakses

oleh umum.5

PT. Sigma Cipta Utama yaitu cabang dari PT. Elnusa Tbk yang ada

dibawah naungan PT. Pertamina adalah salah satu perusahaan yang bergerak

dibidang pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas.Tugas dari PT.

Sigma Cipta Utama meliputi perolehan, pengumpulan, penyimpanan,

pemeliharaan, peningkatan kualitas, pemusnahannya/dipermanenkan dengan

cara akuisisi, dan yang terakhir ialah mengelola agar bagaimana pada saat

arsip tersebut ditelusur mudah ditemui dan kemudian digunakan untuk

5 Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, “Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya

Mineral Nomor 052 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas Kearsipan Departemen Energi dan

Sumber Daya Mineral” (Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006).

5

kepentingan perusahaan-perusahaan migas. Disamping mengelola arsip hasil

eksplorasi dari pusatnya yaitu PT. Pertamina, PT. Sigma Cipta Utama juga

membuka jasa outsourcing untuk pengelolaan dokumennya mulai dari

penciptaan atau penyerahan hingga ke tahap pemusnahan arsipnya bagi

perusahaan-perusahaan migas lainnya yang umumnya membuat cabang di

Indonesia. Jenis-jenis arsip yang dikelola oleh PT. Sigma Cipta Utama

meliputi arsip dalam bentuk dokumen kertas, arsip elektronik, arsip digital,

dan arsip hasil eksplorasi seperti core sample dan lain-lain.

Proses pengelolaan arsip pada PT. Sigma Cipta Utama mulai dari

penyerahan sampai ketahap pemusnahan atau akusisi berkaitan sekali dengan

tanggungjawab dalam hal menjaga dan merawat arsipnya. Pada kegiatan itu

perusahaan-perusahaan yang bekerjasama dengan PT. Sigma Cipta Utama

memberikan amanat agar dapat mengelola arsip-arsipnya dengan baik dan

dapat dipercaya. Sesuai dengan Wahyu Allah SWT yang tertulis dalam surat

Al Mu’minun ayat 8 yang bertuliskan:

اتهم وعهدهم راعون م اه

ذين هم ل

وال

Artinya: “Dan orang-orang yang terhadap amanat yang dipercayakan

kepada mereka”6

Pada Tafsir Quraish Shihab menafsirkan ayat ini sebagai berikut :

“Di samping itu, orang-orang mukmin selalu menjaga apa saja yang

diamanatkan kepadanya, baik harta, perkataan (pesan) atau perbuatan

dan sebagainya. Juga selalu menepati janji mereka kepada Allah dan janji

6 “Al-Mu’minun Ayat 1 - 10 Dan Terjemah,” diakses 30 Mei 2017,

http://sultonimubin.blogspot.com/2012/12/al-muminun-ayat-1-10-dan-terjemah.html.

6

antara sesama mereka. Mereka tidak mengkhianati amanat dan juga tidak

melanggar janji.7

Tafsir Diatas menjelaskan bahwa Al-Qur’an sudah membahas betapa

pentingnya menjaga amanat, baik itu amanat dari Allah SWT atau amanat

antar sesama manusia.

Arsip ialah salah satu amanat yang seyogyanya dijaga oleh pihak yang

bertanggung jawab mengelola arsip, dari mulai penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan, dan pemusnahan atau akuisisi. Pada proses pengelolaannya,

pemilik arsip menyerahkan arsipnya serta memberikan amanat kepada unit

kearsipan atau perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang

pengelolaan arsip agar arsip itu dijaga dan dikelola dengan sebaik-baiknya.

Berdasarkan observasi awal pada PT. Sigma Cipta Utama, terlihat bahwa:

1). Tempat penyimpanan arsip minyak berada diluar gedung, mengakibatkan

arsip sampel minyak tersebut berpotensi terpapar langsung sinar matahari dan

hujan jika hujan beritensitas kencang sehingga mengakibatkan penurunan

kualitas arsipnya; 2). Kesulitan dari pihak PT. Sigma untuk memproses data

yang kurang lengkap deskripsinya; 3). Tempat penyimpanan atau biasa

disebut jeriken-jeriken arsip sampel minyak tidak memiliki standar, sehingga

terlihat tidak rapi.

Seiring dengan permasalahan yang terjadi di PT. Sigma Cipta Utama dan

ketertarikan peneliti mengenai pengelolaan arsip hasil eksplorasi yang

menurut peneliti sangat jarang ada yang tahu mengenai pengelolaannya

7 “Surat Al-Mu’minun Ayat 8,” Tafsir AlQuran Online, diakses 30 Mei 2017,

https://tafsirq.com/permalink/ayat/2681.

7

tersebut serta memiliki jenis-jenis media yang unik. Maka melalui sejumlah

pertimbangan, penulis tertarik untuk meneliti dan mengkaji lebih lanjut

mengenai pengelolaan arsip hasil eksplorasi ini yang kemudian dituangan ke

dalam skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak

dan Gas: Studi Kasus pada PT. Sigma Cipta Utama”.

B. Batasan dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, PT. Sigma Cipta Utama

mengelola berbagai macam jenis arsip yaitu arsip dokumen kertas, arsip

elektronik, arsip digital, dan arsip hasil eksplorasi. Dari jenis-jenis arsip yang

ada, peneliti akan memfokuskan penelitian ini pada pengelolaan arsip hasil

eksplorasi minyak dan gas di PT. Sigma Cipta Utama, perlengkapan yang

digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip hasil eksplorasi di PT. Sigma

Cipta Utama, dan hambatan dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak

dan gas di PT. Sigma Cipta Utama.

Dari pembatasan masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian

ini ialah sebagai berikut :

1. Bagaimana pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas di PT.

Sigma Cipta Utama?

2. Apa saja perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip hasil

eksplorasi minyak dan gas di PT. Sigma Cipta Utama?

3. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak

dan gas di PT. Sigma Cipta Utama?

8

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Secara umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui secara jelas

tentang pengelolaan arsip hasil eksplorasi di PT. Sigma Cipta Utama. Untuk

mencapai tujuan umum tersebut, perlu penjelasan mengenai tujuan-tujuan

spesifik dari penulisan yaitu:

1. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak

dan gas yang disimpan di PT. Sigma Cipta Utama.

2. Untuk mengetahui perlengkapan yang digunakan untuk pengelolaan

arsip hasil eksplorasi minyak dan gas pada PT. Sigma Cipta Utama.

3. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang ditemukan dalam

pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas di PT. Sigma Cipta

Utama.

Dari Tujuan di atas, manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini

adalah:

1. Menambah wawasan, pengetahuan, dan masukan untuk PT. Sigma

Cipta Utama untuk meningkatkan kualitas layanan pengelolaan arsip

hasil eksplorasi.

2. Dapat menjadi salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu

khususnya di bidang pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan

gas.

3. Sebagai syarat utama untuk mendapatkan gelar Strata 1 Jurusan Ilmu

Perpustakaan.

9

D. Definisi Istilah

Arsip ialah suatu rekaman atau dokumen yang terdiri dari berbagai macam

format yang disimpan secara sistematis untuk menunjang keberlangsungan

kegiatan pada perusahaan yang disimpan di PT. Sigma Cipta Utama. Salah

satu jenis arsip yang disimpan ialah arsip bahan perconto. Arsip bahan

perconto adalah Data-data yang dihasilkan dari kegiatan eksplorasi yang

berupa potongan sampel batuan, inti batuan, serpihan batuan, sampel gas, dan

sampel minyak yang dikelola di PT. Sigma Cipta Utama.

Pengelolaan arsip ialah kegiatan yang meliputi penciptaan, penyimpanan,

pemeliharaan, dan penyusutan arsip atau masuk ketahap akuisisi oleh negara

yang dilakukan di PT. Sigma Cipta Utama.

Eksplorasi adalah kegiatan memperoleh data dari survei atau pengeboran

untuk mengetahui isi kandungan dan luas wilayah yang dilakukan oleh

perusahaan migas.

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini memberikan gambaran umum tentang apa yang

penulis bahas dalam setiap bab dari penelitian ini. adapun sistematika

penulisan sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini terdiri atas landasan pemikiran yang menjadi latar belakang

penelitian ini harus dilakukan, diikuti uraian pembatasan dan

10

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika

penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini ditulis untuk memberikan gambaran kepada pembaca dan

membahas tentang landasan-landasan teori yang digunakan, sesuai

dengan penelitian yang dilakukanoleh peneliti, yang diambil oleh

dari literatur-literatur yang berkaitan dan penelitian yang relevan

dengan topik penelitian, meliputi : pengertian, buku pedoman dan

lain sebagainya.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis pendekatan yang digunakan,

teknik pengumpulan data yang dilakukan, dan teknik pengolahan

serta analisis data dalam memperoleh hasil penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini membahas hasil penelitian yang mencakup profil objek

penelitian, hasil penelitian, dan pembahasan.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan akhir dari penelitian, yang meliputi penarikan

kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Arsip

Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa

Latin) yang artinya kantor atau pemerintah dan kertas yang disimpan di

kantor tersebut, yang semula diterapkan pada record atau rekaman perintah

(arsip).8 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang dalam bahasa

Indonesia ada yang menyebutkan ―warkat‖, pada pokoknya dapat diberikan

pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun

bagan yang membuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok

persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat

orang itu pula.9

Di Indonesia sendiri pengertian arsip sudah diatur dalam Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1

ayat (2) yaitu: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi

8Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 27.

9Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), 1.

12

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.10

Dari beberapa pengertian tersebut menunjukan bahwa arsip dapat

dikatakan sebuah catatan, warkat, rekaman yang dikemas dalam berbagai

bentuk baik tercetak atau tidak tercetak sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi seperti, kertas, CD, micro film, micro fis,

foto-foto, bebatuan, dan lain-lain yang berguna sebagai alat bantu bagi

keberlangsungan suatu institusi atau perorangan. Sebagai suatu rekaman atau

catatan yang memiliki nilai guna tertentu, pada pengelolaannya mulai dari

penciptaan arsip sampai pada tahap pemusnahan arsip itu sendiri harus

dikelola dengan baik agar menghasilkan efektifitas dan efisiensi dalam

penggunaan arsip tersebut. Untuk mendapatkan pengelolaan arsip yang baik

perlunya mengetahui prosedur pada tahapan siklus hidup arsip.

Berdasarkan definisi arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) bahwa: sesuatu menjadi arsip jika

merekam informasi, terekam dalam media, ada pencipta dan penerima, dan

ada tujuan diciptakannya. Kemudian dari definisi arsip tersebut, arsip hasil

eksplorasi minyak dan gas juga bisa dikatakan sebagai arsip karena pada data

eksplorasi minyak dan gas memiliki: 1).Merekam informasi. rekaman

informasi yang terletak pada data tersebut, informasi tersebut dapat dilihat

oleh ahli geologi dengan cara meneliti dengan menggunakan campuran bahan

lain. Informasi dari data tersebut berupa informasi kandungan hasil

10

Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan‖ (Indonesia, 2009).

13

pertambangan yang ada pada data tersebut. 2). Media dan media untuk

menyimpan. Media pada data arsip hasil eksplorasi minyak dan gas berupa

sempel batuan dan sempel minyak serta pada penyimpanannya, data tersebut

menggunakan media boks kayu dan jeriken-jeriken. 3). Memiliki pencipta

dan penerima. Pencipta dari data hasil eksplorasi minyak dan gas ialah divisi

eksplorasi pada suatu perusahaan tambang yang melakukan kegiatan

eksplorasi pada daerah-daerah yang sudah ditentukan untuk dilakukan

pengeboran. Kemudian untuk penyerahannya, data diserahkan kepada divisi

yang melakukan kegiatan penelitian pada data perconto tersebut yang masih

satu lingkup perusahaan. 4). Tujuan diciptakan dan diterima. Tujuannya ialah

untuk menunjang kegiatan perusahaan dalam hal penelitian serta survey untuk

kegiatan eksplorasi saat ini, dan kegiatan eksplorasi yang akan datang.

2. Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas

Data hasil Eksplorasi Minyak dan Gas adalahsemua fakta, petunjuk,

indikasi, dan informasi baik dalam bentuk tulisan (karakter), angka (digital),

gambar (analog), media magnetik, dokumen, perconto batuan, fluida, dan

bentuk lain yang didapat dari hasil Survei Umum, Eksplorasi dan Eksploitasi

Minyak dan Gas Bumi.11

Data-data yang diperoleh dari survey umum,

eksplorasi dan eksploitasi adalah milik negara yang dikuasai sepenuhnya oleh

pemerintah yaitu Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral.

11

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, ―Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya

Mineral Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Data yang Diperoleh dari

Surfei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi‖ (Menteri Energi dan Sumber

Daya Mineral, 2006).

14

Menurut Hani Qonitah dalam ―MateriPowerPoint Workshop Finalisasi

KKNI Rumpun Ilmu Informasi (Kearsipan, Ilmu Perpustakaan dan Informasi,

dan Sains Informasi) Indonesia‖ yang dilakukan di Universitas Brawijaya,

Malang, pada tanggal 8 Mei 2017 menyebutkan bahwa untuk menentukan

jenis arsip dalam hal korporasi yang bergerak dalam bidang minyak dan gas,

maka dibagi menjadi:

a. Rekod Bisnis (Fasilitatif) yaitu: rekod keuangan, pengadaan barang

dan jasa, kepegawaian, hukum, keselamatan kerja dan perkantoran.

b. Rekod Teknik (Subtantif) yaitu: eksplorasi, pengembangan dan

produksi, dan penelitian.

Kemudian bentuk dari rekod dan arsip berupa: kertas, elektronik (online

data dan offline data), digital, batu perconto (core sample), bentuk

mikro, dan sebagainya.12

Berdasarkan teori Hani Qonitah di atas, pada perusahaan yang bergerak

dibidang minyak dan gas menentukan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas

yang berbentuk perconto masuk dalam kategori jenis rekod teknik/subtantif.

Pengelolaan dan pemanfaatan data hasil eksplorasi ini bertujuan untuk

menunjang penetapan wilayah kerja, perumusan kebijakan teknis,

penyelenggaraan urusan pemerintah dan pengawasan di bidang eksplorasi dan

eksploitasi, pendistribusian data kepada para pengguna, dan pertukaran data.

Pengelolaan data yang dimaksud ialah mulai dari perolehan,

pengadministrasian, pengolahan, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan

pemusnahan data hasil eksplorasi dan eksploitasi tersebut.

12

Hani Qonitah, ―Records Management Services Staffing: Qualifications and Positions‖

(Universitas Brawijaya, 2017), 3–4, fia.ub.ac.id/ilmuperpustakaan/pengumuman/workshop-

finalisasi-kkni-rumpun-informasi-kearsipan-ilmu-perpustakaan-dan-informasi-dan-sains-

informasi-indonesia.html.

15

Data hasil eksplorasi ialah data yang sangat memiliki nilai referensi dan

sangat dibutuhkan bagi peneliti yang ingin melakukan kegiatan eksplorasi dan

eksploitasi selanjutnya, dikarenakan data hasil eksplorasi itu saling terkait

antara satu dengan yang lain dalam satu wilayah kegiatan ekslorasi minyak

dan gas.

Jenis-jenis arsip hasil eksplorasi yang biasanya diperlukan untuk referensi

penelitian selanjutnya ialah berupa arsip data perconto seperti, sempel batuan

(core sample), sempel minyak (oil sample), sempel air (water sample) dan

Gas sempel.

3. Nilai Arsip

Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie

mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan

ALFRED, yaitu:13

a. Nilai administrasi (administrative value)

b. Nilai hukum (legal value)

c. Nilai keuangan (fiscal value)

d. Nilai penelitian (research value)

e. Nilai pendidikan (education value), dan

f. Nilai dokumentasi (documentary value)

Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah

presentase dari ke enam komponennya, sehingga ada 4 (empat) penggolongan

arsip, yaitu sebagai berikut:14

13

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2000), 117.

16

a. Arsip Vital (presentase nilai 90-100)

Arsip sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bilamana

dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang

bersangkutan. Contoh: akte pendirian usaha.

b. Arsip Penting (presentase nilai 50-89)

Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya

tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 tahun dan di file

inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.

c. Arsip berguna (presentase nilai 10-49)

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.

Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun. Contoh:

surat pesanan.

d. Arsip tidak berguna (presentase 0-9)

Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah pakai sementara. Paling lama

arsip ini disimpan selama 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan

dan memo.

4. Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap

penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creating), tahap distribusi

(distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance),

14

Saiman, Manajemen Sekertaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), 105.

17

dan disposisi akhir (disposition).15

Berikut ini adalah gambar siklus hidup

arsip.

Gambar 2.1 :Life Cycle of Records16

Gambar di atas menjelaskan bahwa siklus hidup arsip dimulai dari

kegiatan penciptaan arsip atau penerimaan arsip dari luar unit kearsipannya

yang berupa surat-surat, laporan, dan data-data lainnya. Arsip tersebut

kemudian didistribusikan kepada pengguna yang ada pada suatu organisasi

tersebut atau yang ada di luar dari organisasi tersebut agar dapat digunakan

untuk keperluan tertentu seperti pelaksanaan oprasional, dasar tindakan

tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat

pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab

15

Betty Roper Ricks, Ann J Swafford, dan Gow Kay F, Information and Image

Management : a record system appoarch (USA: South Western, 1992), 14. 16

Smith et al., Records Management (USA: South Western, 1997), 135.

Creation

(or concept of

record from outside

he business

Use

Decision

Reference

Inquires

Legal Requirements

Maintenance

Store/File

Retrive

Protect

Distribution

Who gets the record?

Internal user

External user

Dispotition

Transfer

Retain

Or

Destroy

18

permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai bahan hukum, sebagai

referensi, dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara, disimpan

secara sistematis (simpan aktif) agar arsip mudah pada penemuan kembali

arsipnya, dan kemudian diamankan dari bahaya-bahaya yang bisa merusak

arsip tersebut. Setelah menurun penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan

disimpan (simpan inaktif). Setelah melewati masa simpan inaktif, lalu arsip

tersebut akan dipilah lagi berdasarkan kegunaannya, apakah akan

dimusnahkan atau akan disimpan permanen.17

Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap

dapat dikelompokan menjadi tiga fase :18

a. Rekod Aktif

Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus untuk

bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat

penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit kerja masing-

masing.

b. Rekod Semi-aktif

Yaitu Rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod

jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun sekali. Rekod

ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file.

17

T.R Schellenberg, Modern Archives (Washington: Washington University, 1995), 36. 18

Derek Charman, The Corporate Archivist and Record Management (London:

Butterworth, 1991), 239.

19

c. Rekod Inaktif

Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

tapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan

administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau pemerintahan. Rekod semi-

aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records

center, inilah rekod inaktif. Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa

retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip

Nasional atau dimusnahkan.

B. Perlengkapan Arsip

Perlengkapan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam

bidang kearsipan yang berfungsi sebagai sarana penyimpanan arsip, alat

bantu untuk mempercepat atau meringankan pekerjaan kearsipan, dan sebagai

alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Berikut

beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli perlengkapan

arsip:19

1. Anggaran yang tersedia.

2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.

3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan

sebagainya.

4. Frekuensi penggunaan arsip.

5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.

19

Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung:

Mandar Maju, 2003), 43.

20

Dengan mempertimbangkan sebelum pembelian peralatan tersebut,

beberapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:20

1. Perangkat elektronik

Perangkat elektronik dapat digunakan untuk komputerisasi arsip

dinamis, karena pada era digital seperti sekarang ini perangkat elektronik

sudah menjadi peralatan yang wajib ada pada unit kearsipan dimanapun.

Adapun yang termasuk perangkat elektronik ialah computer, mesin print,

mesin scan, microreader, mesin fax, dan sebagainya.

2. Boks Arsip

Yaitu boks yang terbuat dari kertas karton gelombang atau dari kardus

dan memiliki lubang samping yang berfungsi sebagai aliran sirkulasi udara

serta sebagai tempat pengangkat boks dari dalam rak. Boks memiliki

ukuran standar dari ANRI yaitu 37x9x29cm dan ukuran 37x19x27 cm.

3. Map

Yaitu lipatan kertas, karton, manila, atau yang berbahan plastic mika

yang digunakan untuk menyimpan arsip. Jenis map terdiri dari map biasa

(stopmap folio), stopmap bertali, (portapel), map jepitan (snelhecher), dan

map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brief ordner.

20

Sedarmayanti, Tata Kearsipan, 44.

21

4. Filling cabinet

Yaitu tempat yang berbentuk persegi panjang dan biasanya diletakan

secara vertical atau berdiri yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan

berkas-berkas arsip.

5. Folder

Yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk persegi empat

panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau

satu kelompok arsip di dalam filling cabinet.

6. Guide

Yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi sebagai

penunjuk atau sekat/pemisah.

7. Almari arsip

Yaitu lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.

8. Rak arsip

Yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang dijadikan tepat untuk

menyimpan arsip.

9. Tangga

Tangga harus tersedia, dan dapat dibawa menelusuri gang-gang yang

ada pada sisi rak, serta memiliki tempat berpijak dibagian atas untuk

tempat boks dan memilih arsip yang jangkauannya lebih tinggi.

10. Alat penyimpan khusus

Yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk

yang khusus seperti flash disk, compact disk, kaset, dll. Alat ini

22

mempunyai beragam bentuk dan desain, karena dangat tergantung dari

perkembangan kemajuan teknologi.

Perlengkapan lainnya yang digunakan untuk mengelola arsip berdasarkan

Lampiran Peraturan Menteri ESDM Nomor 027 Tahun 2006 tentang

Pengelolaan dan Pemanfaatan Data yang Diperoleh dari Survei Umum,

Eksplorasi, dan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi pada poin ke III C. yaitu:

1. Kontinuitas aliran listrik 24 jam.

2. Tersedia peralatan kominikasi telepon.

3. Rak penyimpanan disesuaikan dengan ukuran dan jenis kemasan

perconto

4. Tersedia peralatan standar berupa mesin pembelah, penyayat dan

pemoles beserta kelengkapan yang masih bekerja dengan baik.

5. Perangkat komputer untuk administrasi penyimpanan.

6. Tersedia peralatan pembersih ruangan dan penyedot debu (vacuum

cleaner).21

C. Manajemen Arsip

Definisi manajemen arsip menurut Elizabeth Stheperd dan Geoffrey Yeo

bahwa arsip ialah:

“Records management is the field of management responsible for the

efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use,

and dispotition of record”.22

Kemudian menurut Read-Smith et all yaitu:

―pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan

atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi organisasi,

penyimpanan, temu kembali, dan disposisi akhir‖.23

21

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, ―Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan

Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006‖ (Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral,

2006). 22

Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles

and practice (London: Facet Publishing, n.d.), 1. 23

Smith, Records Management, 3.

23

Selain menurut Read-Smith et all, pengertian manajemen arsip juga

dikemukakan oleh Patricia E Wallace et all yaitu:

―Manajemen arsip ialah kegiatan yang sangat penting bagi

keberlangsungan suatu organisasi, karena pada dasarnya manajemen

kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang

mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyipanan

arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan,

penyimpanan secara permanen‖.24

Dari beberapa pengertian di atas, maka pengertian manajemen arsip adalah

kegiatan pengelolaan, pengendalian dan pengawasan yang tepat serta

sistematis yang meliputi penciptaan, penerimaan, penataan dan penyimpanan,

pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan atau penyerahan kepada

pemerintah yang bertanggungjawab untuk menunjang keberlangsungan suatu

institusi atau organisasi.

Menurut Sauki, alasan manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu:25

1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory)

2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan (decision

making)

3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (ligitation support)

4. Penyusutan berkas kerja

1. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif

Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima,

dan pemakai arsip itu sendiri. Pada dasarnya arsip dinamis terdiri dari dua

24

Patricia E Wallace, Jo Ann Lee, dan Dexter R Schubert, Records Management:

Integrated Information Systems (New Jersey: Prantice Hall, 1992), 6. 25

Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Yogyakarta: Fakultas

Sastra Universitas Gajah Mada, 1999), 6.

24

jenis, yaitu arsip dinamis aktif yang frekuensi penggunaannya masih

tinggi dan arsip dinamis inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun.26

Jadi sebelum dikatakan arsip inaktif, sebelumnya arsip tersebut

ialah arsip aktif, bisa dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2.2 : Arisp Dinamis

Manajemen arsip inaktif menurut ANRI ialah:

―pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem

pengelolaan yang paling tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan

memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip‖.27

Pusat arsip adalah tempat untuk menyimpan, merawat, serta menyajikan

arsip inaktif dari unit-unit kerja yang ada pada suatu organisasi besar.28

Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang

disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang

melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan,

dan sistem yang ada untuk mencapai tujuan.29

26

Boedi Martono, Pengantar Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), 22. 27

Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta: ANRI, 2002), 7. 28

Yayan Daryan dan Hardi Suhardi, Terminologi Kearsipan Indonesia (Bandung: PT.

Sigma Cipta Utama dan LP2A, 1998), 145. 29

Arsip Nasional, Manajemen Arsip Inaktif, 98.

Arsip

Dinamis

Inaktif

Aktif

25

Menurut beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa

manajemen arsip inaktif ialah kegiatan yang sangat penting karena

mmelibatkan banyak unsur yaitu, sumber daya alam, peralatan, dan sistem

penyimpanan yang baik agar mampu mencapai tujuan dan memenuhi

prinsip pengelolaan arsip.

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif

Sistem pengelolaan arsip menurut ANRI yaitu suatu cara atau metode

menerima, menyimpan, mengaktualisasikan, dan menemukan kembali

arsip yang disimpan yang berdasarkan pada prinsip efektifitas, efisiensi,

dan keamanan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang

berkualitas, kelembagaan yang mantap, dan sarana serta prasarana

yangmemadai.30

Berikut prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI

meliputi:31

a. Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja merupakan langkah

awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif

di suatu organisasi. Pada kegiatan pemindahan arsip inaktif memiliki

beberapa langkah pemindahan arsip agar kegiatan tersebut bisa berjalan

dengan baik, yaitu:32

1) Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah.

Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan nilai guna arsip, jadwal

retensi arsip, dan kebijakan dari pimpinan untuk menindaklanjuti

30

Arsip Nasional, Manajemen Arsip Inaktif, 33. 31

Arsip Nasional, Manajemen Arsip Inaktif, 9. 32

Arsip Nasional, Manajemen Arsip Inaktif., 10.

26

arsip yang akan dipindahkan ke penyimpanan inaktif. Pemindahan

berkelanjutan ini disebut dengan metode transfer berkala. Yang

dimaksud dengan transfer berkala adalah metode memindahkan arsip

aktif pada waktu akhir periode yang telah dinyatakan, biasanya

setiap satu tahun, ke penyimpanan inaktif.33

2) Menentukan arsip mana yang akan dipindahkan.

Memilih arsip yang akan dipindah, terutama berdasarkan umur

arsip yang ditentukan oleh nilai guna arsip yang bersangkutan.Dalam

kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, sehingga

arsiparis di pusat arsip cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan

dipindahkan berdasarkan jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini

akan berupa daftar arsip yang akan dipindahkan, yang baru disimpan

ke pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.

3) Menyiapkan arsip yang akan dipindah.

Persiapan pemindahan arsip dinamis aktif ke penyimpanan

dinamis inaktif melibatkan dua kegiatan, yaitu pengisian formulir,

pembuatan label barcode, dan pengepakan arsip dinamis sehingga

siap disimpan.Arsip yang telah didaftar atau diinventaris tersebut

kemudian ditata di dalam boks dengan ketentuan tetap

mempertahankan penataan aslinya. Tidak dibenarkan untuk

mengubah penataan asli ketika akan memasukan ke dalam boks,

karena hal ini akan melanggar azaz penataan arsip (original order).

33


27

4) Penyiapan ruang simpan arsip.

Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan

alat simpan secara antisipatif. Sehingga tidak terjadi suatu arsip yang

telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruang dan alat

penyimpanannya.

5) Menerima arsip di tempat penyimpanan.

Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari unit kerja ke

pusat arsip dilakukan oleh arsiparis. Menurut Sulistyo Basuki

penerimaan arsip dinamis merupakan tanggung jawab bagian

penerimaan, jumlah dan isi arsip harus dicocokan dengan daftar

pengiriman dan setiap ada kejanggalan atau ketidak sesuaian harus

dicatat. Setelah itu jika semua sudah sesuai, penerima dari record

centre membuat berita acara pindah yang dilampiri datanya.34

b. Penataan dan Penyimpanan

Penataan dan penyimpanan adalah dua kegiatan yang saling

berkaitan dalam proses pengelolaan arsip, untuk mendapatkan hasil

penyimpanan yang baik, seyogyanya melakukan penataan yang baik

juga. Untuk itu penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki

prosedur yang umumnya sama dengan arsip aktif sebagaimana disajikan

berikut ini:35

` 34

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), 304. 35

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), 64.

28

1) Pemeriksaan

Kegiatan ini adalah prosedur awal yang dilakukan dalam panataan

dan penyimpanan arsip. Pemeriksaan ini dilihat dari apakah arsip

yang akan disimpan tersebut sudah benar-benar inaktif, kemudian

diperiksa kelengkapan datanya (Series). Series Record adalah

kumpulan arsip yang berkaitan, yang biasanya digunakan dan

disimpan sebagai satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu

kesatuan untuk memutuskan periode retensi arsipnya.36

2) Pengindeksan

Kegiatan pengindeksan merupakan kegiatan menentukan nama,

subyek, atau kata tangkap lain apa yang digunakan. Penentuannya

tergantung pada sistem penyimpanan apa yang digunakan. Pada

sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, badan

organisasi, dan penandatangan surat. Pada sistem nomor adalah

angka, pada sistem geografis kata tangkapnya adalah tempat asal

data tersebut, lalu pada sistem subyek, kata tangkapnya adalah

perihal atau isi suratnya.

3) Pemberian Tanda

kegiatan ini juga biasa disebut pengkodean, dilakukan secara

sederhana yaitu dengan memberi tanda garis pada kata tangkapnya

jika arsip tersebut berbentuk surat atau kertas, akan tetapi bila arsip

dalam bentuk lain, biasanya menggunakan label dengan kode-kode

36


29

tertentu. Kegiatan ini dilakukan untuk mempermudah penemuan dan

penyimpanan kembali arsip yang telah dipinjam.

4) Sortir

Kegiatan ini dilakukan untuk mengelompokan antara arsip dan

non arsip, serta mengelompokan lagi jika sudah terdapat yang benar-

benar arsip untuk mengetahui kelompok-kelompok arsip yang ada

untuk mempermudah penyimpanan.

5) Menyimpan

Kegiatan terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan arsip

yang sudah dilakukan sortir dengan baik dan benar agar dapat

ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Arsip dinamis dan inaktif disimpan secara terpisah, arsip dinamis

aktif disimpan pada unit pencipta rekod (central file), sedangkan

arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat rekod (record centre).

Untuk itu arsip dinamis dapat disimpan menggunakan 3 azas

penyimpanan yaitu:37

a) Azas Sentralisasi

Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi

untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara

terpusat. Semua arsip dinamis disimpan dipusat penyimpanan.

Penyimpanan arsip secara sentral lebih efisien dan efektif bila

diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya

37

Sedarmayanti, Tata Kearsipan, 21.

30

pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar,

dan lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap.

Dengan menetapkan azas sentralisasi ini maka sistem

penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar, dan akan

lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya karena

keseragaman sistem dan prosedur.

b) Azas Desentralisasi

Arsip dinamis akan disimpan di bagian unit yang

bersangkutan, sehingga menghemat waktu ketika akan mencari

informasi yang relevan.

Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan suatu organisasi

dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masing-

masing.38

Azas sentralisasi lebih efektif dan efisien jika

diterapkan pada organisasi yang relatif besar, dalam azas ini

semua unit kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan

mengelola arsip aktifnya masing-masing. Azas ini dapat

diterapkan jika organisasi mempunyai rentang tugas yang

panjang, beban kerja yang besar dan lingkup kerjanya tidak

berada dalam satu gedung atau satu atap melainkan terpencar dan

berjauhan, mempunyai kantor cabang atau kantor perwakilan di

beberapa tempat.

38

Saiman,Manajemen Sekertaris, 105.

31

c) Gabungan

Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan

azas desentralisasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,

sistem, peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam

pelaksanaannya. Prinsip azas ini menjelaskan bahwa setiap unit

kerja diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan

pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara

terpusat oleh suatu unit khusus di dalam organisasi.

Pada penyimpanan arsip dinamis ada 5 sistem penyimpanan

standar yang biasanya sering dipilih sebagai sistem penyimpanan,

yaitu:39

a) Alphabetical filling system

Filling sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut

sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang

dihasilkan, dibuat, atau diterima oleh suatu kantor/lembaga yang

didalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama

organisasi, nama tempat, atau nama wilayah yang disimpan

menurut tata urutan susunan abjad. Dengan demikian kode yang

dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah abjad.

b) Subject Filling System

Dalam filling sistem subyek yang dimaksud dengan subyek

ialah judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang

39

Martono, Pengantar Kearsipan Praktis, 78.

32

lebih popular, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu

surat. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip

berdasarkan kepada isi dokumen yang sering juga disebut

permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek. Misalnya arsip-

arsip yang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan

menjadi satu dalam berkas sendiri, kemudian arsip tersebut

diurutkan berdasarkan abjad, dan abjad yang dipergunakan adalah

huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.

c) Numerical filling system

Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip

dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai

pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut

sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluh atau

decimal numeric, missal; 00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100,

200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi nomor yang

digunakan bukan nomor yang dipergunakan bukanlah nomor

yang tercantum pada surat.

Dalam filling sistem nomor, setiap surat diberi nomor, setiap

surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode

penyimpanannya, dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor

yang telah ditentuka tersebut.

33

d) Geographic filling system

Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem

penyusunan berdasarkan nama wilayah atau daerah dari alamat

surat. Arsip-arsip yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau

daerah dihimpun dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut

dapat disusun menurut urutan abjad, abjad yang dipergunakan

diambil dari huruf pertama nama masing-masing wilayah atau

daerah. Umumnya sistem ini digunakan oleh kantor-kantor yang

mempunyai cabang, atau perwakilan kantor di wilayah tertentu.

e) Chronological filling system

Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip

berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip

surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan kepada urutan waktu

surat diterima atau waktu dikirim ke luar.

Kelima sistem tersebut ialah sistem penyimpanan arsip yang

biasanya digunakan oleh instansi/organisasi yang memiliki arsip.

Akan tetapi pada siklus hidupnya arsip sendiri tidak hanya disimpan,

melainkan harus adanya kegiatan pemusnahan atau kegiatan

pemindahan arsip ke instansi yang bertanggungjawab menyimpan

arsip statis. Oleh sebab itu instansi atau lembaga yang memiliki arsip

yang semakin banyak harus merumuskan jadwal retensi arsip.

34

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang memuat kebijaksanaan

seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.40

Sebelum arsip tersebut disimpan berdasarkan sistem

penyimpanannya, pada penyimpanan arsip hasil eksplorasi minyak dan

gas juga mempertimbangkan masalah persyaratan tempat

penyimpanannya yang diatur berdasarkan Lampiran Peraturan Menteri

ESDM Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan

Data yang Diperoleh dari Survei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi

Minyak dan Gas Bumi pada poin ke III E yang membahas tentang

persyaratan tempat penyimpanan yaitu:

1. Administrasi penyimpanan dilakukan dengan baik berupa:

a. Pencatatan keluar masuk media secara rapih.

b. Pencatatan kondisi dan posisi media secara rapih.

c. Pembuatan laporan secara berkala.

2. Data pendukung disimpan pada ruang penyimpanan yang

tersendiri.

3. Tata letak rak penyimpanan tidak mengganggu lalu lintas

petugas jaga.

4. Tata letak perconto di dalam rak penyimpanan mudah dipantau.

5. Perconto bantuan (inti, serpih, singkapan) yang merupakan

bagian pemerintah, harus diberi pelindung khusus untuk

menjaga kelestrariannya.

6. Perconto batuan disimpan di dalam kemasan yang baik, kuat,

dan tidak mudah rusak.

7. Perconto batuan yang berasal dari singkapan permukaan

disimpan di dalam kemasan dengan label yang jelas tentang

kontraktor yang melakukan pengambilan perconto (lapangan,

wilayah kerja).

8. Perconto berupa inti pemboran (conventional core), inti

sampling pemboran (Sidewall Core), serpih bor (Cutting),

disimpan di dalam kemasan label yang jelas tentang kontraktor

yang melakukan pengambilan perconto, lokasi (lapangan,

wilayah kerja), nama sumur dan kedalaman.

40

Barthos, Manajemen Kearsipan, 110.

35

9. Perconto fluida cair disimpan di dalam botol tertutup dan

transparan, dengan label yang jelas tentang kontraktor yang

melakukan pengambilan perconto, lokasi (lapangan, wilayah

kerja), nama sumur dan kedalaman.

10. Perconto fluida gas disimpan di dalam tabung logam, dengan

label yang jelas tentang lokasi, kedalaman, dan keterangan lain

tentang pengambilan perconto.41

c. Pelayanan

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian

layanan informasi yang terkandung dalam arsip yang disimpan.42

Prosedur pada pelayanan arsip tersebut umumnya meliputi:43

1) Permintaan

Permintaan penggunaan arsip dapat dilaksanakan melalui lisan,

tertulis, ataupun melalui telepon. Baiknya dalam kegiatan ini adalah

disiapkan semacam formulir permintaan dan dapat berfungsi sebagai

permintaan arsip yang dibutuhkan. Informasi yang harus diberikan

pengguna kepada petugas adalah sebagai berikut:

a. Nomor boks

b. Judul folder atau deskripsinya

c. Nama, bagian, lokasi dan nomor telepon peminta arsip dimanis

d. Waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan

dapat dicatat pada formulir.

Setelah semua informasi dicatat baik secara manual atau dicatat

melalui elektronik, lalu dibuatkan formulir peminjaman arsip, yaitu

41

―Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun

2006.‖ 42

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip dinamis, 304. 43

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip dinamis, 305.

36

formulir yang digunakan untuk meminjam arsip yang dipinjam dan

satu disimpan oleh petugas peminjam arsip sebagai pengendalian

peminjaman.

2) Pencarian

Pencarian atau menemukan arsip dengan bantuan buku agenda,

kartu indeks, kartu kendali dan sebagainya. Setelah mengetahui

masalah apa yang dipinjam kemudian mencari jenis/series arsipnya.

Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang

menunjukan lokasi penyimpanan arsip.

3) Pengambilan

Setelah berhasil menemukan arsip yang dicari, maka langkah

selanjutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Setelah

pengambilan, langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan

dipinjam dalam sarana peminjaman baik buku peminjaman ataupun

ke dalam sistem komputer. Dalam sistem manual, data arsip inaktif

yang dipinjam menggunakan formulir empat rangkap. Lembar

pertama disimpan si pemakai, lembar kedua dimasukan ke berkas

yang dipinjamkan untuk mengenali peminjamannya, lembar ketiga

disimpan pada boks kartu keluar dan lembar keempat disimpan pada

boks yang disusun menurut tanggal harus kembali.

4) Pengendalian

Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip baik fisik

maupun informasinya, sehingga arsip dapat dimonitori sejauh mana

37

arsip beredar dan sampai kapan arsip harus kembali ketempat

penyimpanannya.

5) Penyimpanan kembali

Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada

sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali

perlu segera dilaksanakan agar tidak menimbulkan kesalahpahaman

dikemudian hari.

d. Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan

pengamanan arsip yang dilakukan guna menjamin kelestaraian

informasi yang terkandung dalam arsip. Tujuannya agar arsip

senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, serta terhindar dari

segala macam kemungkinan dan resiko yang merugikan, antara lain

kerusakan dan kehilangan. Untuk itu usaha-usaha yang dapat dilakukan

dalam pemeliharaan arsip, dengan cara yaitu:44

1) Membersihkan ruangan. Sebaiknya ruang penyimpanan

dibersihkan dengan alat penyedot debu.

2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya. Pemeriksaan ruangan dapat

dilakukan setiap saat untuk mengawasi jika ada serangga yang

merusak arsip.

44

Barthos, Manajemen Kearsipan, 56–57.

38

3) Penggunaan racun serangga. Penyemprotan racun serangga dapat

dilakukan kea rah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari

kayu dan jangan sampai mengenai arsip.

4) Mengawasi serangga anai-anai. Untuk mengawasi serangga anai-

anai kita dapat menggunakan sodium arsenate. Sodium ini dapat

diletakan di celah-celah lemari. Sedangkan untuk almari yang

terbuat dari kayu, sebaiknya dioles dengan dieldrin dengan cara

mengoleskannya dengan kuas sejalan dengan garis-garis kayu.

5) Larangan makan dan merokok. Segala jenis makanan, tidak boleh

dibawa ke ruang penyimpanan arsip karena sisa-sisa makanan

merupakan daya tarik serangga dan tikus. Selain itu merokok juga

dilarang karena ruang penyimpanan harus bebas dari asap rokok,

terlebih jika ruangan ber-AC. Untuk mencegah hal-hal yang tidak

diinginkan, maka kita dapat menyediakan gas CO2.

6) Rak penyimpanan. Sebaiknya rak penyimpanan arsip terbuat dari

logam dimana jarak papan rak yang terbawah lantai sekitar 6 inci,

sehingga akan memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan

membersihkan lantai dari pada bagian bawah rak.

7) Meletakan arsip. Arsip jangan diletakan secara berdesak-desakan

dan jangan diletakan pada tempat yang lebih kecil dari ukuran

arsipnya.

8) Mengeringkan arsip yang basah. Sebaiknya arsip yang basah

jangan dikeringkan di bawah sinar matahari secara langsung.

39

Untuk memercepat pengeringan dapat menggunakan kipas angin

atau membuka jendela-jendela dan pintu-pintu. Selain itu kita juga

dapat menggunakan kertas penyerap (blotting).

9) Arsip yang tidak terpakai. Sebaiknya arsip disimpan pada tempat

tersendiri secara teratur agar tidak menimbulkan penumpukan.

Selain kegiatan perawatan, kegiatan pengamanan juga termasuk pada

kegiatan pemeliharaan. Pada arsip hasil eksplorasi minyak dan gas,

kegiatan keamanan juga sudah diatur berdasarkan sistem

penyimpanannya, pada penyimpanan arsip hasil eksplorasi minyak dan

gas juga mempertimbangkan masalah persyaratan tempat

penyimpanannya yang diatur berdasarkan Lampiran Peraturan Menteri

ESDM Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan

Data yang Diperoleh dari Survei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi

Minyak dan Gas Bumi pada poin ke III D, yaitu:

1. Tersedia sistem peringatan dini kebakaran.

2. Tersedia pemadam api otomatis yang tidak merusak perconto.

3. Tersedia sistem peringatan dini terhadap pencurian.

4. Tersedia sistem keamanan terhadap akses masuk bangunan dan

ruang penyimpanan.

5. Tersedia perangkat penangkal petir.

6. Tersedia sistem pemutus arus listrik.

7. Tanda ―DILARANG MEROKOK‖ di semua bagian bangunan.

8. Pengamanan monitor 24 jam.

9. Kerahasiaan data terjaga.

10. Tidak membawa perconto dalam keadaan terbuka.45

45

―Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun

2006.‖

40

e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan dan pemusnahan arsip ialah kegiatan terakhir pada

pengelolaan arsip, kegiatan tersebut memiliki beberapa tujuan yaitu:46

1) Agar arsip dinamis dapat digunakan dengan baik dan lancer serta

tidak terkoceh dengan adanya rekod yang kurang diperlukan.

2) Agar arsip lebih mudah dikontrol

3) Agar tempat penyimpanan arsip memiliki banyak tempat

penyimpanan kosong.

4) Menghemat tempat, biaya, dan alat.

5) Agar dapat menentukan status arsip selanjutnya.

Dasar pertimbangan tentang penyusutan dan pemusnahan arsip

dinamis Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai

pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yang berisi hal-hal

sebagai berikut:47

1) Bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi

pemerintahan dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama

dengan dinamika kehidupan bangsa.

2) Bahwa dalam rangka meningkatan dayaguna dan tepat guna

kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasinal seperti yang dimaksudkan dalam

46

A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986),

180–181. 47

Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip‖ (Indonesia, 1979).

41

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu mengatur

penyusutan arsip dalam peraturan pemerintah.

Dalam kegiatan penyusatan dan pemusnahan, organisasi dapat

melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena JRA berguna untuk

meninjau kembali arsip yang akan dimusnahkan ataukah

dipermanenkan. Setelah menyiapkan JRA, prosedur yang dapat

dilakukan dalam proses penyusutan dan pemusnahan, yaitu:48

1) Menyiangi (weeding). Tujuan dari weeding adalah memisahkan arsip

dinamis yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan rekod

yang tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip.

2) Mempersiapkan alat-alat. Alat-alat yang digunakan antara lain

folder, filling cabinet, guide, rak, boks, dan lain-lain yang berguna

untuk menampung pemindahan arsip dinamis ke pusat rekod.

3) Penyisihan. arsip dinamis yang akan dipermanenkan atau

dimusnahkan, disisihkan dari folder aktifnya.

4) Mensortir. Arsip dinamis yang telah disisihkan, kemudian disortir

untuk memilih arsip dinamis yang akan dipermanenkan atau

dimusnahkan.

5) Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan arsip

dinamis dari unit pencipta ke pusat rekod. Dalam daftar/surat

tersebut berisi nama unit pengolah, tanggal persetujuan, tanggal

48

Ig. Wursanto, Kearsipan 2(Yogyakarta: Kanisius, 1991), 217.

42

penyerahan, tanggal penerimaan penyerahan, dan mana pejabat yang

menerima penyerahan.

6) Pendaftaran, yaitu kegiatan mendaftarkan arsip yang akan

dipermanenkan atau dimusnahkan.

7) Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip dinamis. Dalam

berita acara berisi tanggal, bulan, dan tahun saat berita acara dibuat,

nama, dan jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang

menerima.

8) Memusnahkan arsip. Dalam memusnahkan arsip hendaknya arsip

benar-benar musnah, diketahui oleh pejabat yang berwenang.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:49

pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.

Tidak semua arsip bisa disusutkan atau dimusnahkan, melaikan arsip

tersebut harus diserahkan kepada pihak yang bertanggung jawab penuh

atas arsip tersebut. Salah satunya ialah arsip hasil eksplorasi dan

eksploitasi minyak dan gas. Arsip tersebut ialah jenis arsip yang

permanen, karena arsip tersebut ialah milik negara dan bernilai sangat

berharga. Sesuai peraturan menteri Energi dan Sumber Daya Mineral

Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan pemanfaatan data

yang diperoleh dari survei umum, eksplorasi dan eksploitasi minyak

dan gas bumi, pada bab IV penyerahan data yaitu:

49

Hamdani Fajri dan Syahyuman, ―Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor

Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,‖ Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan 1 (2012): 412–413.

43

1) Badan Usaha yang melakukan survei umum wajib menyerahkan

seluruh data yang diperoleh kepada Pusat Data dan Informasi

ESDM setelah berakhirnya kontrak kerjasama penyimpanan,

pemeliharaan dan pemasyarakatan data yang bersangkutan.

2) Direktur Jenderal melakukan evaluasi terhadap seluruh data yang

diperoleh Badan Usaha sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sebelum diserahkan kepada Pusat Data dan Informasi ESDM.

3) Pelaksanaan penyerahan data sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dituangkan dalam suatu berita acara yang ditandatangani oleh

Badan Usaha, Direktorat Jenderal, dan Pusat Data dan Informasi

ESDM.50

D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip

Pada pengelolaan arsip sendiri tidak akan selalu berjalan dengan lancar,

akan tetapi terkadang memiliki beberapa hambatan yang ditemui. Berikut ialah

hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip dinamis menurut Ig

Wursanto, yaitu:51

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila

sewaktu-waktu diperlukan kembali.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang

sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna,

serta peminjaman atau pemakaian arsip jangka waktunya lama, sehingga

lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya arsip dinamis inaktif tanpa diikuti dengan penyusutan dan

pemusnahan yang kemudian akan mengakibatkan tempat penyimpanan arsip

tidak mencukupi.

50

―Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006 tentang

Pengelolaan dan Pemanfaatan Data yang Diperoleh dari Surfei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi

Minyak dan Gas Bumi.‖ 51

Wursanto, Kearsipan 2, 29.

44

4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan

modern karena pegawai kearsipan yang tidak cukup dan kurang adanya

bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya

arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan,

dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

E. Arsip Komersial (Commercial Records)

Arsip Komersial adalah apabila suatu perusahaan/pihak pertama melakukan

kegiatan penyimpanan arsipnya pada suatu perusahaan/pihak kedua yang

memiliki gedung, fasilitas penyimpanan, fasilitas pengamanan dan memiliki

layanan pengelolaan arsip serta pada kedua belah pihak telah melaksanakan

kontrak untuk sewa tempat penyimpanan dan jasa pengelolaan data dengan

maksud memperoleh keuntungan dari pihak pertama.52

Penggunaan layanan

arsip komersial dari perusahaan-perusahaan biasanya karena memiliki

beberapa alasan tertentu, yaitu:

1. Mengurangi biaya oprasional.

2. Tidak tersedianya tempat penyimpanan

3. Meningkatkan fokus dari perusahaan.

4. Tidak tersedianya sumber daya internal yang mengerti manajemen arsip.

5. Tersedianya modal dari perusahaan.

52

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip dinamis, 292–295.

45

Jasa dan fasilitas yang diberikan oleh pemilik layanan arsip komersial

dibagi menjadi dua yaitu swalayan dan paripurna. Jasa swalayan mirip dengan

hubungan kontrak antara pemilik gedung dengan penyewa. Pemilik gedung

menyediakan ruangan dan rak untuk penyimpanan arsipnya sementara

penyewa membayar uang sewa dihitung berdasarkan luas ruangan atau kardus

yang digunakan penyewa. Akan tetapi pada kontrak swalayan ini, penyewa

tidak diberikan layanan pengelolaan arsipnya, jadi hanya mendapatkan layanan

gedung/ruang penyimpanan saja.

Selanjutnya pemilik layanan arsip komersil juga akan menawarkan kontrak

jasa paripurna atau yang bersifat full service. Kontrak ini merupakan kontrak

antara pemilik layanan dengan penyewa dengan pemberian kontrak gedung dan

jasa penuh. Adapun jasa yang digunakan berupa:53

1. Transfer arsip ke gedung penyimpanan, termasuk boks dan formulir

transfer.

2. Inventaris arsip.

3. Pengamanan arsip berupa:

a. Lemari tahan api.

b. Sistem sembur air.

c. Alarm pencuri dan api.

d. Perlindungan gas halon.

e. Sistem otorisasi tanda tangan bagi pengguna arsip.

f. Menjamin kerahasiaan.

53

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip dinamis, 295–296.

46

g. Generator cadangan untuk cadangan daya listrik.

h. Polis asuransi mencakup kerusakan dan kehilangan.

i. Karyawan tetap.

4. Kontrol kelembaban dan suhu.

5. Fasilitas penyimpanan bagi setiap jenis media seperti arsip kertas,

kartografi, dan elektronik.

6. Jasa pengambilan dan penyerahan berdasarkan jadwal tetap maupun

sewaktu-waktu.

7. Sistem pelacakan berbantuan computer dari saat penerimaan arsip hingga ke

pemusnahannya.

8. Temu balik boks, folder, atau dokumen.

9. Jasa fotokopi.

10. Jasa faksimile

11. Jasa pemusnahan arsip

12. Laporan kegiatan penyewa, sebisamungkin diolah dengan computer,

menyangkut biaya, temu balik, penambahan arsip, penarikan arsip,

peminjaman, pengembalian, dan sebagainya.

13. Jasa micrografis.

14. Kemampuan konstruksi arsip.

15. Jasa konsultasi.

16. Jasa rujukan setempat dan ruang pertemuan.

17. Sistem komunikasi.

47

F. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang relevan dengan judul penelitian ini diambil dari

dua judul skripsi. Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Diah Ayu

Merdekawati (2016). Mahasiswi Universitas Padjajaran, Jurusan Ilmu

Perpustakaan, Fakultas Ilmu Komunikasi. Dengan judul penelitian

―Manajemen Kearsipan Hasil Eksplorasi di PT. Chevron Pacific

Indonesia”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses

penciptaan arsip, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, sumber daya

manusia, sarana pendukung, dan hambatan manajemen kearsipan hasil

eksplorasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif

dengan pendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara

observasi, wawancara, studi kepustakaan, serta triagulasi. Hasil dari penelitian

ini menunjukan bahwa manajemen kearsipan hasil eksplorasi PT. Chevron

Pacific Indonesia sudah sesuai dengan peraturan Mentri Energi dan Sumber

Daya Mineral No. 27 Tahun 2006, Namun belum berjalan dengan maksimal

dikarenakan keterbatasan sarana dan sumber daya manusia. Perbedaan dengan

penelitian yang penulis lakukan adalah pada studi kasus, peneliti terdahulu

mengambil studi kasus pada PT. Chevron Pacific Indonesia, sedangkan pada

penelitian ini studi kasus pada PT. Sigma Cipta Utama. Lalu persamaan pada

penelitian ini ialah pada metode yang digunakan, dan pada teknik

pengumpulan datanya.

Penelitian kedua ditulis oleh Zulfa Fiqriani (2012). Mahasiswi Universitas

Indonesia, Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya.

48

Dengan judul penelitian “Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan

Badan Pusat Statistik (BPS).” Membahas tentang pentingnya pengelolaan

arsip inaktif yaitu untuk memudahkan temu kembali arsip inaktif yang cepat

dan tepat. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip

inaktif di Bagian Arsip Biro Keuangan BPS dengan fokus pengamatan mulai

dari tahap pemindahan ke bagian arsip sampai ke tahap penyusutannya.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode

studi kasus. Adapun proses sistem pengelolaan arsip inaktif mengacu pada

pedoman manajemen arsip inaktif yang dikeluarkan oleh ANRI. Hasil

penelitian ini menunjukan bahwa proses pengelolaan arsip inaktif di Biro

Keuangan Badan Pusat Statistik sudah berjalan dengan baik sesuai dengan

pedoman yang ada. Meskipun begitu, peneliti masih menemukan beberapa

kendala di luar proses pengelolaannya. Perbedaan dengan penelitian yang

penulis lakukan adalah pada studi kasus, peneliti terdahulu mengambil studi

kasus pada Bagian Arsip Biro Keuangan BPS , sedangkan pada penelitian ini

studi kasus pada PT. Sigma Cipta Utama. Lalu persamaan pada penelitian ini

ialah pada metode yang digunakan, dan pada teknik pengumpulan datanya.

49

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif dengan

tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari

pengelolaan arsip. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang

mendeskripsikan dan memberikan penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di

lapangan seperti apa adanya.54 Jenis penelitian deskriptif memusatkan kepada

pemecahan masalah-masalah aktual sebagaimana adanya pada saat penelitian

dilaksanakan.

Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan menggunakan

pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang

dimaksudkan untuk menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis,

atau lisan dari orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.55

Dengan pendekatan ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian dan

memperoleh pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan.

B. Indikator Penilaian

Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan

indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

54

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 60. 55

Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007),

4.

50

Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok

Kearsipan, Peraturan Menteri ESDM Nomor 27 Tahun 2006 tentang

Pengelolaan dan Pemanfaatan Data Yang Diperoleh Dari Survei Umum,

Eksplorasi dan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi serta beberapa literatur yang

diperoleh dari buku, skripsi, dan jurnal.

Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri dari:

1. Pengelolaan arsip dinamis inaktif, yang meliputi: penerimaan,

penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan.

2. Perlengkapan arsip dinamis inaktif.

3. Kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis inaktif.

4. Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis inaktif pada PT. Sigma Cipta

Utama.

Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel tersebut ke dalam

bentuk tabel, sebagai berikut:

Tabel 3.1 Indikator Penilaian

No. Dimensi Indikator Item Jumlah

A. Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas

1 Penerimaan

Arsip

A. Menerima arsip dinamis inaktif dengan

baik dan benar.

B. Mampu menggolongkan arsip dinamis

inaktif yang diterima.

C. Menerima pemindahan arsip dinamis

inaktif sesuai dengan IK Penerimaan

Arsip.

D. Mencatat surat-surat pada buku agenda

surat masuk atau pada sistem

komputerisasi.

TM:

7, 8

BW:

1, 2

K: 1,

2

6

2 Penyimpanan

Arsip

1. Menggunakan asas penyimpanan yang

sesuai dengan lingkup PT. Sigma Cipta

Utama.

2. Menggunakan sistem penyimpanan yang

TM:

9, 10,

11, 12

12

51

konsisten dan sesuai dengan lingkup PT.

Sigma Cipta Utama.

3. Menemukan arsip dinamis dengan cepat

dan tepat.

4. Menentukan retensi arsip

5. Menyimpan arsip dengan sesuai dengan

IK.

BW:

3, 4,

5, 6

K: 3,

4, 5, 6

3 Pelayanan

1. Memberikan pelayanan yang benar

kepada user.

2. Memberikan pelayanan peminjaman

sesuai IK PT. Sigma Cipta Utama.

TM:

14, 15

BW:

8, 9

K: 8,

9

6

4 Pemeliharaan

1. Memelihara arsip dengan baik dan

benar.

2. Menggunakan ruangan penyimpanan

arsip yang benar.

3. Pemeliharaan yang rutin pada arsip.

4. Dapat menentukan arsip yang harus

dipelihara.

TM:

16, 17

BW:

10, 11

K: 10,

11

6

5

Penyusutan

dan

Pemusnahan

Arsip

1. Melakukan penilaian arsip.

2. Memiliki JRA.

3. Menyusutkan arsip berdasarkan JRA.

4. Memusnahkan arsip dengan metode

yang baik dan benar.

5. Menyerahkan arsip kepada kantor arsip

daerah.

TM:

18

BW:

12

K: 12

3

B. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas

1. Memiliki perlengkapan arsip.

2. Menggunakan perlengkapan yang sesuai

dengan standar.

3. Mendayagunakan perlengkapan yang

tersedia.

4. Merawat perlengkapan yang tersedia.

TM:

13

BW: 7

K: 7

3

C. Hambatan Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas

1. Tersedianya fasilitas penunjang yang

memadai.

2. Mengembangkan area penyimpanan

arsip.

3. Merekrut pegawai yang kompeten dalam

pengelolaan arsip.

4. Mampu mengoptimalkan SDM yang

tersedia untuk mengelola arsip dengan

mengikuti berbagai kegiatan pembinaan

dan pelatihan.

TM:

19, 20

BW:

13, 14

K: 13,

14

6

52

C. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi

tentang situasi dan kondisi latar penelitian.56 Penentuan informan ditentukan

dengan mencari tahu pihak yang paling memahami objek penelitian dan

ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling.

Purposive sampling adalah metode penentuan informan dengan cara sengaja

memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan informan lainnya,

karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak dimiliki

informan lain.57

Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang

memahami dan terjun langsung dalam pengelolaan arsip eksplorasi minyak dan

gas yaitu Section Head Warehouse Service Line, Project Manager of

Warehousing, dan Data Preparator pada PT. Sigma Cipta Utama. Dalam

melakukan penelitian kualitatif, penulis tidak sembarangan untuk memilih

narasumber (Informan) yang akan di wawancarai, penulis mengambil informan

sebanyak 3 orang, yaitu:

Tabel 3.2 Informan

No. Nama Jabatan

1 Tunas Muka

NIK: 06990069 Section Head Warehouse Service Line

2 Budi Waluyo

NIK: 07100184 Project Manager of Warehousing

3 Kasi

NIK: 07040125 Data Preparator

56

Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, 90. 57

Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, 183.

53

Penulis memilih 1). Bapak Tunas Muka selaku Section Head of Warehouse

Service Line atau bisa disebut Kepala Bagian Warehouse Service Line. Tugas

dari Bapak Tunas Muka ialah sebagai perencana kegiatan, mengorganisasikan

kegiatan, menyiapkan orang yang akan melakukan kegiatan, mengarahkan

proses pelaksanaan kegiatan, dan mengendalikan perkembangan pelaksanaan

kegiatan yang ada di Warehouse Service Line PT. Sigma Cipta Utama. 2).

Bapak Budi Waluyo selaku Project Manager of Warehousing atau bisa disebut

Manajer Proyek pada Warehousing. Tugas dari Bapak Budi Waluyo ialah membuat

rencana kerja operasi proyek, meliputi aspek teknis, waktu, administrasi, serta

keuangan, melakukan koordinsi kedalam tim proyek, mengontrol proyek yang sedang

di kerjakan pada Warehouse Service Line PT. Sigma Cipta Utama. 3). Bapak Kasi

selaku Data Preparator yaitu orang yang bertugas menyiapkan atau mengelola data

secara teknis.

Ketiga informan tersebut dipilih karena mereka adalah orang-orang yang

memiliki pengalaman mengelola arsip hasil eksplorasi dan berperan langsung

terhadap pengelolaan arsip hasil eksplorasi di PT. Sigma Cipta Utama.

berharap dapat mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip,

perlengkapan yang digunakan, dan hambatan dalam pengelolaan arsip hasil

eksplorasi di PT. Sigma Cipta Utama.

D. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pelaksanaan ini, peneliti menggunakan beberapa teknik untuk

mempermudah pengumpulan data yang diperlukan. Teknik-teknik ini

54

digunakan secara akumulatif dan saling melengkapi. Adapun beberapa teknik-

teknik pengumpulan data tersebut adalah:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, atau

langsung dari sumbernya. Seorang penulis bisa mendapatkan data-data

primer dengan cara menyebarkan kuesioner, melakukan wawancara, atau

melakukan pengamatan langsung terhadap suatu aktifitas pada masyarakat.

dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari hasil observasi

lokasi penelitian yaitu PT. Sigma Cipta Utama yang berlokasi di Taman

Tekno BSD dan hasil wawancara dengan Manager Warehouse PT. Sigma

Cipta Utama dan dua orang Project Manager bagian core di PT. Sigma Cipta

Utama.

a. Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan yang tidak terbatas pada orang,

namun juga meliputi objek-objek alam yang lain.58 Data observasi

bersifat faktual, cermat, dan terperinci mengenai keadaan lapangan,

kegiatan manusia dan situasi sosial, serta konteks dimana kegiatan-

kegiatan itu terjadi. Data itu diperoleh berkat adanya peneliti di lapangan

dengan mengadakan pengamatan secara langsung.59 Observasi yang

dilakukan oleh penulis ialah mengamati langsung kegiatan pengelolaan

arsip dan mengumpulkan fakta-fakta yang ada pada PT. Sigma Cipta

Utama.

58

Sugiono, Metode Penelitian Bisnis (Bandung: Alfabeta, 2009), 202. 59

S. Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), 59.

55

b. Wawancara

Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan

penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara

pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan

atau tanpa menggunakan pedoman wawancara.60 Proses wawancara ini

peneliti lakukan untuk menjawab ketiga rumusan masalah yang ada.

Dalam penelitian ini, penulis mewawancarai Section Head Warehouse

Service Line, Project Manager of Warehousing, dan Data Preparator

pada PT. Sigma Cipta Utama.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah yang diperoleh atau dikumpulkan dari sumber-

sumber yang telah ada. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-

dokumen antara lain dari laporan, karya tulis, koran, dan majalah.61 Data

sekunder dari penelitian ini bersumber dari dokumentasi, laporan tahunan,

dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel yang

berkaitan dengan masalah yang diteliti.

a. Kajian Pustaka

Kajian pustaka merupakan suatu teknik pengumpulan data yang

digunakan untuk mempelajari dari perpustakaan yang berhubungan

dengan masalah yang penulis bahas.

60 M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan

Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), 108. 61

Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, 87.

56

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencari data yang

berupa catatan, brosur, notulasi rapat dan sebagainya.62 Data dokumentasi

yang penulis peroleh dari PT. Sigma Cipta Utama berupa foto-foto yang

penulis ambil setelah meminta izin dari pihak PT. Sigma Cipta Utama

sebagai bukti yang diperlukan dlam penyiusunan skripsi ini.

E. Teknik Analisis Data

Dalam teknik analisa data kualitatif yaitu peneliti menguraikan dan

menginterpretasikan data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari

narasumber (informan). Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan

dalam bentuk deskritif untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan

solusi disertai teori-teori yang mendukung. Analisis yang digunakan yaitu:

a. Reduksi Data

Data yang diperoleh penulis melalui wawancara dan kajian pustaka

dicatat dengan rinci, mengelompokan dan memfokuskan pada hal penting,

dengan demikin data yang didapat bisa memberikan gambaran jelas.

b. Penyajian Data

Setelah data direduksi, penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks

yang bersifat naratif.

62

Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Rineka

Cipta, 1992), 200.

57

c. Penarikan Kesimpulan

Data-data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif, penulis

buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab tujuan

penelitian.

F. Teknik Penguji Keabsahan Data

Penelitian ilmiah tidak lepas dari kepercayaan terhadap proses penelitian

dan hasilnya. Suatu penelitian dikatakan ilmiah apabila mengandung tingkat

objektifitas yang tinggi. Data dapat dikatakan valid apa bila antara data yang

dilaporkan oleh peneliti dengan data sesungguhnya terjadi pada objek

penelitian tidak ada perbedaan.63

Teknik yang digunakan untuk menguji keabsahan terhadap data hasil

penelitian kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan meningkatkan

kredibilitas atau validitas internal, dengan beberapa cara sebagai berikut:64

1. Perpanjangan pengamatan

Perpanjangan pengamatan memungkinkan terjadinya hubungan antara

peneliti dengan informan semakin terbuka dan saling mempercayai. Dengan

memperpanjang pengamatan memperoleh informasi yang sebenarnya. Lama

dari perpanjangan tergantung pada kedalaman, keluasan, dan kepastian data.

Kegiatan perpanjangan ini penulis lakukan pada tanggal 18 September

2017, setelah sebelumnya melakukan pengamatan pada tanggal 20 Januari

2017.

63 Djama ’an Satori dan Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:

Alfabeta, 2013), 161–162. 64

Satori dan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif, 168–70.

58

2. Triangulasi

Tidak mustahil pengamatan terjadi perbedaan antara yang dibicarakan

dengan kenyataan sesungguhnya, maka diperlukan triangulasi yang berarti

teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain

dalam membandingkan hasil wawancara terhadap objek penelitian.65

Kegiatan triangulasi yang penulis lakukan ialah dengan membandingkan

hasil wawancara dengan keadaan langsung yang ada di PT. Sigma Cipta

Utama.

G. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT. Sigma Cipta Utama yang terletak di Jalan

Tekno I Blok B 5-7 Sektor XI Taman Tekno BSD, Tangerang. Penelitian

dilaksanakan dari bulan Februari 2017-Agustus 2017 dengan perincian sebagai

berikut:

Tabel 3.3 Jadwal Penelitian

No. Kegiatan Tahun 2017

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agus

1 Pengajuan proposal

penelitian

2

Penyusunan

perumusan dan

metode penelitian

3 Bimbingan Skripsi

4 Melakukan

wawancara

65

Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004),

330.

59

mendalam dengan

informan

5 Penyusunan hasil

penelitian

6 Pembuatan analisis

7

Pembuatan

kesimpulan dan

saran

8 Pengajuan sidang

skripsi

60

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil PT. Sigma Cipta Utama

1. Sejarah

Sigma Cipta Utama adalah anak perusahaan PT. Elnusa Tbk yaitu cabang

dari PT. Pertamina yang berdiri sejak 8 April Tahun 1980. Bisnis

perusahaan yang diawali dengan pengelolaan data (data management) di

lingkungan industri minyak dan gas Bumi. Dalam perjalanan bisnis

perusahaan dan seiring dengan adanya perkembangan teknologi informasi,

secara bertahap Sigma telah berkembang dengan layanan jasa ICT

(Information & Communication Technologies) yang lebih lengkap. Sejak

November 2007 Elnusa Telematika yang berpengalaman di bidang IT

Solution sejak tahun 1984 serta Elnusa Rentrakom yang berpengalaman di

bidang Telekomunikasi sejak tahun 1997, melakukan penggabungan

(merger) dengan Sigma, yang menambah kekuatan bisnis baru Sigma dalam

bidang : Data Management Services, IT Solution & Telecommunication

Services. Sesuai dengan visi dan misi perusahaan, Sigma dimasa yang akan

datang yaitu ingin ―Menjadi mitra yang handal dan terpercaya dalam bisnis

Manajemen Data, Teknologi Informasi dan Telekomunikasi untuk industri

migas dan lainnya‖. Dengan Misi ― Memberi manfaat bagi pelanggan

khususnya dalam kecepatan, ketepatan, kemudahan, dan kehandalan dalam

pengelolaan data, pengelolaan jasa bidang IT Solution, serta pengelolaan

jasa bidang telekomunikasi sesuai dengan produk dan jasa yang digunakan

61

oleh pelanggan, serta manfaat bagi stakeholder khususnya untuk

kesinambungan bisnis di masa mendatang.

Untuk mewujudkan tujuan tersebut perusahaan menerapkan ISO

9001:2008 sebagai Policy Quality Improvement yang dilaksanakan secara

konsisten dan berkesinambungan. Dengan didukung fasilitas yang lengkap,

tenaga terampil yang kompeten, serta lingkungan kerja yang aman dan

nyaman, saat ini Sigma telah siap untuk menjadi mitra handal dan

terpercaya dalam mendukung bisnis para pelanggan dibidang ICT.

2. Struktur Organisasi

Berikut merupakan susunan struktur Warehouse Service Line PT.

Sigma Cipta Utama:

Tabel 4.3 Struktur Organisasi

No. Jabatan Nama

1 Section Head of Warehouse Service Line Tunas Muka

2 Specialist of Project Management Office Eka Widiasari

3 Specialist of Project Support Development &

ME Agus Sumarno

4 Team Leader of Recording & Reporting Anwar

5 Team Leader of ME & IT Support Ola Fadila

6 PM of Warehousing Budi Waluyo

7 PM of Data Remastering Hendra Gunawan

8 PM of Core Maintenance Supiya Jaka Basuki

9 PM of Remote Project Arifin, Agung, dan Rudi

10 Team Leader of EDP, Catalouging &

Validation Herman Jarkasi

11 Team Leader Servicing Oding Rohadi

12 Team Leader Arrangement Kuswanto

13 Team Leader of Tape Transcription, Scanning,

& Digitasi Imawan Fathoni

14 Data Preparator Kasi, Saiful

62

Gambar 4.3 Struktur Organisasi

3. Visi dan Misi

Visi dari PT. Sigma Cipta Utama ialah menjadi mitra yang handal dan

terpercaya dalam bisnis manajemen data, teknologi informasi, dan

telekomunikasi untuk industri migas dan lainnya.

Misi dari PT. Sigma Cipta Utama ialah Memberi manfaat bagi

pelanggan khususnya dalam kecepatan, ketepatan, kemudahan, dan

kehandalan dalam pengelolaan data, pengelolaan jasa bidang IT Solution,

Section Head of

Warehouse Service

Line

Team Leader of

Recording &

Reporting

PM of Core

Maintenance PM of Remote

Project

Team Leader of

EDP, Catalouging

& Validation

Specialist of Project

Management Office Specialist of Project

Support Development

& ME

Team Leader

Arrangement

Team Leader

Servicing

Team Leader of

Tape Transcription,

Scanning, &

Digitasi

PM of Data

Remastering

Team Leader of ME

& IT Support

PM of Warehousing

63

serta pengelolaan jasa bidang Telekomunikasi sesuai dengan produk dan

jasa yang digunakan oleh pelanggan, serta manfaat bagi stakeholder

khususnya untuk kesinambungan bisnis di masa mendatang.

4. Motto

a. Qualified

Mengutamakan kualitas produk dan jasa layanan, serta menjaga

kepercayaan pelanggan.

b. Useful

Memberikan produk dan jasa layanan yang bermanfaat bagi

kemudahan dan pertumbuhan bisnis pelanggan.

c. Informative

Memberikan layanan produk dan jasa dengan jelas, cepat, tepat, dan

akurat

d. Clean

Menjalankan bisnis secara transparan dan bebas KKN, untuk ikut

menciptakan Indonesia yang bersih

e. Keen

Keinginan yang kuat untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan

dan stakeholder lainnya.

5. Layanan-layanan pada PT. Sigma Cipta Utama

a. Data Management Services

Merupakan salah satu Business Line dari PT. Sigma Cipta Utama

yang mempunyai 3 product business yang dikembangkan yaitu:

64

1) Physical Data Warehousing

Merupakan jasa penyedia fasilitas penyimpanan yang dilengkapi

dengan system katalog (Roc@t) untuk pencarian dokumen secara

online dari user ke Sigma dengan berbagai jenis data seperti

dokumen, magnetik tape, sumur log, peta geologi, dan digital data,

serta perconto batuan dan minyak. Untuk memudahkan pelayanan

dan komunikasi terhadap pelanggan dengan tersedianya customer

services. Lingkup jasa meliputi pemindahan & penataan,

penyimpanan, pencarian, serta pelayanan peminjaman dokumen.

Sigma memiliki ahli pengarsipan dibidang perminyakan yang

mengelola data Pertamina dan kontraktor asing. Kapasitas

penyimpanan yang dimiliki Sigma meliputi sekitar 12.000 meter

persegi dengan kapasitas 36.000 meter kubik.

Setiap dokumen atau jenis penyimpanan data yang tersimpan

dilipat dengan kode batang, RFID, atau label konvensional, untuk

melakukan pencarian dan proses penanganan lainnya lebih cepat,

aman, dan mudah. Menerapkan prosedur keamanan seperti:

keamanan sistem, CCTV, sistem akses digital, kontrol suhu dan

kelembaban, peralatan fumigasi, alat pemadam kebakaran, dan lain

sebagainya.

2) Data Re-Mastering

Data remastering merupakan salah satu layanan bisnis yang

sangat jarang dimiliki oleh perusahaan lain. Bisnis ini memberikan

65

layanan untuk pembuatan duplikasi data master (remastering) yang

berguna untuk update dan backup media penyimpanan data.

Layanan ini untuk mengubah format pemformatan data dari data

yang tersimpan di media dengan format sistem lama (kedaluwarsa)

hingga format jenis sistem komputer saat ini. Layanan ini sangat

berguna bagi pelanggan yang datanya disimpan dalam bentuk pita

magnetik (seperti 9 trek, 21 track, cartridge, dll) untuk diubah

menjadi media lain seperti yang diinginkan oleh pelanggan.

Berbagai variasi layanan data remastering meliputi transkripsi

(transfer media untuk berbagai jenis data, konversi format data dan

pemulihan data seismik), pemindaian (layanan pengiriman media

dari media cetak keras seperti: film mikro, peta, laporan

pengamatan, Catatan lapangan, dll.); OCRand Bookmarking,

vektorisasi dan rekonstruksi data (untuk memperbaiki data seismik

yang rusak), log sumur digital (pembuatan data digital dengan

peralatan digitalisasi.

3) Core Service

Layanan core didukung oleh ahli geologi dan ahli perminyakan,

layanan ini terus melakukan perbaikan secara terus-menerus

terhadap Integrated Core Information Services yang berorientasi

pada penyajian informasi berdasarkan hasil analisis sampel inti,

seperti analisis inti konvensi, analisis inti rutin, Analisis sumur

batuan litologi, analisis sumur lapisan petrografi, sumur kayu dan

66

lainnya. Layanan ini sangat berguna bagi peneliti untuk melakukan

studi tentang sumur potensial, layanan core, minyak, dan gas

melayani penyimpanan fisik, pemeliharaan batuan geologi (sampel

inti) dan fasilitas Core Viewing yang dilengkapi dengan katalog

online dan alat pemesanan. Kami menyediakan berbagai layanan

pemeliharaan sampel inti seperti, inventaris & pelabelan,

pemindahan, pemulihan & pembersihan, penanganan, pemecahan,

slabbing. resin, pluging & grinding, foto, waxing dll, yang berguna

untuk persiapan sampel inti sebelum aktifitas analisis.

4) Electronic Data Management

Manajemen data elektronik ini adalah layanan pengelolaan data

yang berfokus pada pengelolaan data elektronik dengan

memanfaatkan teknologi IT dan komunikasi data. Bisnis ini

memberikan perlindungan data bagi pelanggan dengan

menyediakan server yang berfungsi menyimpan data cadangan

milik pelanggan (Disaster Recovery Center). Manfaat dari layanan

ini adalah, jika ada masalah akibat sistem operasi yang tidak

berfungsi di kantor pelanggan, maka sistem data cadangan yang

tersimpan di PT Sigma Cipta Utama (SCU) dapat diaktifkan.

Layanan Pengelolaan Data Elektronik adalah menyediakan produk

dan layanan sistem berdasarkan pengelolaan data, dokumen dan

informasi seperti Sistem Manajemen Data Elektronik (EDMS),

Sistem Dokumen & Pengarsipan dan sistem aplikasi ROC@T di

67

berbagai versi dan fungsi PT. Sigma yaitu menyediakan sistem

telekomunikasi radio yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan

anda. Untuk memastikan kualitas dan kepuasan Anda, kami bekerja

sama dengan penyedia peralatan komunikasi yang telah terbukti.

Layanan ini berguna untuk memantau aset mobile anda dan

mengendalikan penggunaan sumber daya. Contoh Layanan: Radio

Konvensional, Telekomunikasi Trunking Radio, Sistem Pelacakan

Telekomunikasi.

6. Waktu Kerja

Waktu kerja PT. Sigma Cipta Utama adalah pada hari Senin s/d Jumat

yaitu pukul 08:00 WIB s/d 16:00 WIB dengan jam istirahat jam 12:00

WIB s/d 13:00 WIB.

7. Letak Geografis

Kantor PT. Sigma Cipta Utama yang terletak di Jalan Tekno I Blok B

5-7 Sektor XI Taman Tekno BSD, Tangerang.

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang diperoleh

melalui hasil observasi dan wawancara dilapangan terhadap pengelolaan arsip

hasil eksplorasi minyak dan gas, mengetahui peralatan apa saja yang

digunakan, serta hambatan atau kendala yang ada pada PT. Sigma Cipta

Utama. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:

68

1. Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas pada PT. Sigma

Cipta Utama.

Pada proses pengelolaan penulis akan memaparkan hasil dan

pembahasan dari hasil wawancara dan observasi yang telah penulis peroleh

mulai dari penerimaan arsip, penataan dan penyimpanan, pelayanan,

pemeliharaan, serta penyusutan dan pemusnahan arsip yang ada pada PT.

Sigma Cipta Utama.

a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip.

Pada kegiatan penciptaan dan penerimaan arsipnya, PT. Sigma Cipta

Utama hanya berfokus pada kegiatan penerimaan, dikarenakan yang

melakukan kegiatan penciptaannya ialah pada pihak client dari PT.

Sigma Cipta Utama. Pada kegiatan penerimaannya penulis akan

memaparkan hasil dan pembahasan proses penerimaannya dan berapa

banyak jumlah arsip yang masuk.

1) Proses penerimaan arsip

Dalam tahap awal pengelolaan arsip yang dilakukan pada PT.

Sigma Cipta Utama ialah proses penerimaan. Proses penerimaan yang

dilakukan mulai dari arsip dicek kelengkapannya hingga membuat

berita acara.

Seperti hasil wawancara sebagai berikut:

69

“Pertama membuat kontrak dengan client, lalu pengecekan

terhadap data tersebut, setelah itu baru dibuat berita acara untuk

memastikan bahwa arsip tersebut telah diterima…..”66

Hal yang senada juga diungkapkan oleh Data Preparator PT. Sigma

Cipta Utama, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:

“Client menyerahkan data dengan manifest nya, manifestnya itu

berisikan tentang kelengkapan data, misalkan data sumur mana,

kedalaman berapa, sempel tipe nya apa. Baru abis ini kita

melakukan pengecekan benar atau nggak dengan

datanya,…..setelah itu jika data cocok kita berikan note kepada

client bahwa data sudah kita terima, jika tidak cocok kita beritau

kepada client juga bahwa data yang diberikan belum sesuai.”67

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan tersebut, proses

penerimaan arsip yang dilakukan oleh PT. Sigma Cipta Utama

pertama yaitu melakukan kontrak dengan client, setelah itu data dicek

kelengkapannya dengan daftar yang dilampirkan, kemudian jika data

sudah sesuai, PT. Sigma Cipta Utama membuat surat atau berita acara

bahwa data nya sudah diterima.

2) Jumlah arsip masuk

Selain proses penerimaan, penulis juga menanyakan mengenai

jumlah arsip perconto hasil eksplorasi yang diterima dalam setahun,

hasil wawancara yang diperoleh sebagai berikut:

“…..Itung saja client kita ada sekitar 20, biasanya 1 client bisa

mengirim sekitar 1-6 qubik. Ya bisa dikira-kira itu jika sudah di

reboxing ada 120an ya tinggal dikali 20 aja mas. 2.400 boks.”68

66

Tunas Muka, Head Section Warehouse PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara,

Tangerang, 12 Juni 2017 67

Kasi, Data Preparator PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara, Tangerang, 12 Juni 2017 68

Kasi, Data Preparator PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara.

70

Dari hasil wawancara dengan informan didapat bahwa arsip yang

masuk berjumlah 2.400 boks dalam setahun. Akan tetapi jumlah

tersebut juga tergantung dari nilai perekonomian dan nilai jual

minyak. Jika nilainya sedang turun biasanya kegiatan eksplorasi

minyak dan gas juga menurun. Sehingga arsip yang diterima PT.

Sigma Cipta Utama juga menurun kuantitasnya.

Mengenai penerimaan arsip yang diterima PT. Sigma Cipta Utama,

dapat diketahui bahwa proses penerimaan arsip yang telah dilakukan

sudah sesuai dengan teori dari Sulistyo Basuki dalam buku Manajemen

Arsip Dinamis yang menyebutkan bahwa penerimaan arsip dinamis

merupakan tanggung jawab bagian penerimaan, jumlah dan isi arsip

harus dicocokan dengan daftar pengiriman dan setiap ada kejanggalan

atau ketidak sesuaian harus dicatat. Setelah itu jika semua sudah sesuai,

penerima dari record centre membuat berita acara pindah yang dilampiri

datanya.69

b. Penataan dan penyimpanan

Pada kegiatan penataan dan penyimpanan arsip, hasil dan pembahasan

penulis mencakup pedoman penyimpanan, proses penataan dan

penyimpanan, jangka waktu arsip disimpan, sistem penyimpanan, dan

azas penyimpanan arsip yang ada pada PT. Sigma Cipta Utama.

69


71

1) Pedoman penyimpanan

Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang meliputi

mengatur, menyusun, dan menata semua arsip dalam tatanan yang

sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Mengenai pedoman yang digunakan untuk mengelola arsip khususnya

kegiatan penataan dan penyimpanan arsip diperoleh hasil wawancara

sebagai berikut:

“Kita berpedoman sesuai dengan Undang-Undang migas, ISO

9001 versi 2008 yang sudah dibukukan oleh bagian Quality

Assurance dalam bentuk IK atau instruksi kerja.”70

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pedoman yang

digunakan untuk mengatur penyimpanan arsip menggunakan IK atau

instruksi kerja yang mengacu kepada Undang-Undang Migas dan ISO

9001 versi 2008.

2) Proses penataan dan penyimpanan

Penataan dan penyimpanan adalah kegiatan yang saling berkaitan,

kegiatan ini biasanya meliputi pemeriksaan hingga ke tahap

penyimpanan pada rak yang telah ditentukan. Proses penataan dan

penyimpanan arsip hasil eksplorasi pada PT. Sigma Cipta Utama

diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:

“Pertama kita melakukan pemilahan data sesuai jenis, kemudian

kita lakukan indexing, untuk indexing kita menggunakan coding

form, disitu kita isi tuh mulai dari nama sumur, kedalaman, jenis,

dan lain-lain. Setelah proses indexing kita reboxing sekaligus

70

Budi Waluyo, Project Manager of Warehousing, PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara,

Tangerang, 12 Juni 2017.

72

berikan tanda lokasi simpan dan barcode nya kemudian baru siap

di simpan.”71

Hal yang sama juga dikatakan Tunas Muka dalam hasil wawancara:

“Pembenahan data itu mulai dari pemilahan, kemudian

pengelomokan, kemudian indexing dan reboxing, barcoding, entry

data ke data base lalu secara fisik data yang sudah dilakukan

pembenahan ini disimpan ke dalam tempat penyimpanan.”72

Berdasarkan kedua jawaban tersebut, proses penataan dan

penyimpanan yang dilakukan oleh PT. Sigma Cipta Utama mulai dari

pemilahan, kemudian indexing menggunakan coding form, lalu

selanjutnya reboxing dan pemberian tanda atau pemberian barcode

dan terakhir siap disimpan pada tempat penyimpanan.

3) Jangka waktu arsip disimpan

Arsip biasanya memiliki jangka waktu sendiri untuk waktu

penyimpanannya. penulis mengajukan pertanyaan mengenai waktu

penyimpanan arsip hasil perconto. Hasil wawancara diperoleh sebagai

berikut:

“Kalau untuk arsip hasil eksplorasi perminyakan itu permanen

tidak ada JRA nya. Kalo disimpan di sini tergantung dari kontrak.

Kalau kita masih menang tender ya kita masih simpan terus.”73

Dari hasil wawancara dengan informan, diketahui bahwa arsip hasil

eksplorasi minyak dan gas ialah arsip permanen dan tidak memiiki

JRA. Lalu penyimpanan arsip yang dilakukan oleh PT. Sigma itu

tergantung dari kontrak dengan client.

71

Kasi, Data Preparator PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara. 72

Tunas Muka, Head Section Warehouse PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara. 73

Budi Waluyo, Project Manager of Warehousing, PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara,

73

4) Sistem penyimpanan

Mengenai sistem penyimpanan arsip hasil eksplorasi minyak dan

gas pada PT. Sigma di dapat hasil wawancara sebagai berikut:

“Sistem penyimpanan berdasarkan nama sumur atau area dan

setelah itu kita susun alphabet, dari a dan seterusnya.”74

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan, sistem

penyimanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi

minyak dan gas pada PT. Sigma menggunakan sistem penyimpanan

geografi.

5) Azas penyimpanan

Berdasarkan observasi, PT. Sigma merupakan perusahaan yang

memiliki lingkup kerja berada dalam satu gedung, sehingga seluruh

arsipnya disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga azas

penyimpanan yang digunakan ialah azas sentralisasi.

Pada kegiatan penataan dan penyimpanan arsipnya, dapat diketahui

bahwa PT. Sigma Cipta Utama melakukan kegiatan penataan dan

penyimpanan dengan baik dan sistematis. Karena dapat dilihat dari hasil

wawancara dan observasi di atas bahwa PT. Sigma sudah memiliki

pedoman penyimpanan berupa IK atau Istruksi Kerja yang mengacu

kepada Undang-Undang Migas dan ISO 9001 versi 2008. Dalam

pedoman IK yang dimiliki oleh PT. Sigma, kegiatan penataan dan

penyimpanan juga sudah sesuai dengan teori dari Zulkifli Amsyah yang

74


74

menyebutkan bahwa prosedur penataan arsip meliputi: pemeriksaan,

pengindeksan, pemberian tanda, sortir, dan menyimpan.75

Kegiatan penataan dan penyimpanan yang baik dan sistematis juga

diperkuat dengan sistem penyimpanan PT. Sigma yang sesuai dengan

teori pada buku Madiana dan Setiawan yaitu sistem penyimpanan

berdasarkan wilayah atau sistem ilmu bumi. Sistem penyimpanan

berdasarkan wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan

berdasarkan nama wilayah atau daerah dari alamat data. Arsip-arsip yang

termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun dalam satu

berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut urutan abjad,

abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama nama masing-

masing wilayah atau daerah.76

Selain itu berdasarkan hasil observasi penulis, diketahui PT. Sigma

menggunakan azas penyimpanan sentralisasi yang sesuai dengan teori

Sulistyo Basuki yaitu azas yang digunakan oleh organisasi untuk

menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua

arsip dinamis disimpan dipusat penyimpanan.77

c. Pelayanan arsip

Pada kegiatan pelayanan arsip PT. Sigma Cipta Utama, penulis

memaparkan hasil dan pembahasan meliputi pelayanan dan layanan

diluar jam kerja.

75

Amsyah, Manajemen Kearsipan, 64. 76

Madiana dan Setiawan, Kearsipan, 159. 77

Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, 21.

75

1) Pelayanan

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian

layanan informasi yang terkandung dalam arsip yang disimpan dengan

prosedur yang baik agar arsip bisa terpantau keberadaannya. Dalam

pelayanan arsip hasil eksplorasi PT. Sigma Cipta Utama, untuk

pelayanan arsipnya diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:

“Kita memiliki 3 pelayanan, peminjaman, permintaan, dan review.

peminjaan disini client biasanya telefon, email, fax, atau sekarang

biasanya whatsapp juga dengan isi informasi sumur apa, sempel

tipe apa, kedalaman berapa, jumlahnya berapa. Setelah itu kita

analisa dan cek barangnya ada atau tidak pada sistem, jika tidak

ada kita informasikan ke client. Kemudian kita dapat list arsip itu

yang langsung dicari dan ambil di rak atau lokasi simpan.

Selanjutnya baru data itu kita kirim. Sebenernya untuk ketiga

layanan ini sama prosedurnya, akan tetapi kalo peminjaman dan

permintaan akan kita antar atau client yang ambil sendiri, nah

kalo review itu client hanya mereview di lab kita. Lalu untuk

permintaan juga berbeda, biasanya data layanan permintaan itu

data yang diminta tidak kembali, beda dengan peminjaman yang

datanya kembali. Jika dari client sudah selesai meminjam dan data

sudah kembali biasanya kita cek lagi kelengkapannya, setelah itu

baru kita simpan kembali di dalam rak”78

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut, pelayanan

arsip perconto hasil eksplorasi yang terdapat pada PT. Sigma memiliki

3 jenis pelayanan, yaitu peminjaman, permintaan, review. Semua

prosedur pada ketiga jenis pelayanan ini semua hampir sama dari

mulai permintaan data dari client, lalu dicek pada sistem, kemudian

dilakukan pencarian dan pengambilan pada tempat penyimpanan serta

dikirim atau diambil sendiri oleh client. jika arsip telah selesai

dipinjam, kemudian dilakukan pengecekan kelengkapan arsip sebelum

78


76

arsip tersebut dikembalikan ke tempat penyimpanannya. Perbedaan

dari ketiga layanan itu ialah jika peminjaman data yang dipinjam

kembali, jika permintaan data yang diminta biasanya tidak kembali,

dan untuk review client hanya bisa meminjam di lab yang dimiliki PT.

Sigma.

2) Layanan diluar jam kerja

Kegiatan pelayanan biasanya bersinggungan dengan waktu dari

pada pelayanan itu sendiri. Penulis juga menanyakan tentang waktu

pelayanan yang ada di PT. Sigma. Diperoleh hasil sebagai berikut:

“Kita service 24 jam, itu kelebihan sigma memiliki service 24 jam,

jam kerja kita itu dari jam 08:00 sampai jam 16:30. Selebihnya

kita on call, jadi ada temen-temen yang rumahnya dekat-dekat

dengan sini nanti dia yang melayani.”79

Berdasarkan hasil wawancara tersebut, PT. Sigma memiliki layanan

full 24 jam. Jika ada permintaan peminjaman di luar jam kerja

biasanya ada karyawan yang rumahnya dekat dengan PT. Sigma yang

siap untuk memberikan pelayanan.

Pelayanan yang dilakukan oleh PT. Sigma Cipta Utama diantaranya

ialah memberikan pelayanan berupa peminjaman dan pemberian layanan

informasi yang terkandung dalam arsip. Hal tersebut sesuai dengan teori

yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu Pelayanan arsip dapat

berupa peminjaman arsip atau pemberian layanan informasi yang

terkandung dalam arsip yang disimpan.80

Selain itu untuk prosedur

79

Budi Waluyo, Project Manager of Warehousing, PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara. 80


77

pelayanan arsip pada PT. Sigma juga sudah sesuai dengan pelayanan

arsip pada umumnya yaitu meliputi: permintaan, pencarian, pengambilan,

pengendalian, dan penyimpanan kembali.81

d. Pemeliharaan arsip

Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan

pengamanan arsip yang dilakukan guna menjamin kelestaraian informasi

yang terkandung dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara

dengan baik, utuh, dan aman, serta terhindar dari segala macam

kemungkinan dan resiko yang merugikan, antara lain kerusakan dan

kehilangan. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip hasil eksplorasi minyak

dan gas, PT. Sigma melakukan kegiatan sebagaimana hasil wawancara

berikut:

“Paling kita kalo arsip data perconto kita pastinya kita bersihkan dari

debu-debu yang ada di box dan ruangan, melakukan resinisasi agar

data bisa lebih awet serta resinisasi ulang jika data sudah mulai

terjadi pemisahan, selain itu juga kita ada fumigasi per 6 bulan

sekali, fast control dan foging setiap 3 bulan sekali.”82

Berdasarkan hasil wawancara tersebut, kegiatan pemeliharaan yang

dilakukan oleh PT. Sigma meliputi, pembersihan dari debu dan kotoran,

resinisasi, resinisasi ulang, fumigasi, fast control, dan foging.

Dalam kegiatan pemeliharaan usaha-usaha yang dilakukan sebagai

berikut:83

membersihkan dan memeriksa ruangan, melakukan

penyemprotan racun serangga, lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu

dan jangan sampai mengenai arsip, tidak makan dan merokok di ruang

81

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip dinamis, 305. 82

Budi Waluyo, Project Manager of Warehousing, PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara 83

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, 56–57.

78

penyimpanan, menggunakan rak penyimpanan dari logam, tidak

meletakan arsip berdesak-desakan. Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT.

Sigma Cipta Utama yaitu: pembersihan dari debu dan kotoran, resinisasi,

resinisasi ulang, fumigasi setiap tiga bulan sekali, fast control, dan

foging. Usaha-usaha tersebut dilakukan oleh PT. Sigma untuk menjaga

arsip agar selalu dalam kondisi baik.

e. Penyusutan dan pemusnahan

Kegiatan penyusutan dan pemusnahan adalah tahap terakhir dalam

pengelolaan arsip. Mengenai kegiatan penyusutan dan pemusnahan,

penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut:

“Penyusutan dan pemusnahan biasanya dilakukan pada dokumen,

nah kalo untuk arsip perconto itu tidak ada.”84

Hal senada juga disampaikan oleh Budi Waluyo PM Warehousing yaitu:

“Perconto ini tidak aka nada pemusnahan, karena hasil data-data

perminyakan itu pasti saling berkaitan. Seumpama waktu itu pernah

surfei pada tahun 70an nah misalkan ada surfei lagi diarea yang

sama pada tahun 2000an, pasti data-data pada tahun 70an itu

digunakan kembali untuk rekomendasi. Jadi data-datanya ini tidak

akan dimusnahkan.”85

Berdasarkan jawaban dari beberapa informan, kegiatan penyusutan atau

pemusnahan pada arsip hasil eksplorasi minyak dan gas belum pernah

dilakukan dengan alasan jika data-data perminyakan itu saling terkait

antara data yang lama dengan kegiatan eksplorasi yang akan datang.

Terkait dengan tidak adanya penyusutan dan pemusnahan arsip,

penulis juga menanyakan alur kegiatan penyerahan arsip kepada pihak

84

Kasi, Data Preparator PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara. 85

Budi Waluyo, Project Manager of Warehousing, PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara.

79

yang bertanggung jawab atas arsip-arsip tersebut. Penulis memperoleh

hasil wawancara sebagai berikut:

“Client akan menyampaikan list data yang akan diserahkan kepada

pemerintah, kemudian kita cek dan kita persiapkan datanya sesuai

list. Lalu kita bersama client melakukan serah terima data tersebut

dengan pemerintah, selanjutnya baru kita melakukan pemindahan

data sesuai dengan list data yang akan diserahkan.”86

Jawaban senada juga diungkapkan oleh Data Preparator PT. Sigma,

yaitu:

“Prosesnya, dari pihak client akan konfirmasi list data ke kita, bahwa

data tersebut akan diserahkan ke pemerintah, kemudian kita cek list

data tersebut dengan data yang ada di kita, sesuai atau tidak. Setelah

sesuai client akan datang ke kita untuk melakukan cek data dan

kondisi. Setelah itu client akan melakukan pembicaraan internal

dengan crew mereka untuk membahas kapan arsip ini diserahkan.

Lalu client akan berkordinasi dengan pihak Patra Nusa Data, PND

ini wakil dari pihak Migas. Jika sudah ada jadwal penyerahan, kita

akan menyiapkan berita acara dengan list terlampir mengenai data

tersebut. Kemudian baru kita serahkan ke pemerintah dengan saksi

yaitu client, PT. Sigma dan Migas.”87

Berdasarkan hasil wawancara, PT. Sigma ikut serta dalam kegiatan

penyerahan arsip kepada pemerintah yaitu pada pihak Pusat Data dan

Informasi ESDM. Proses yang dilakukan dalam penyerahan arsip kepada

pemerintah mencakup pengecekan terhadap data yang akan diserahkan,

kemudian berkordinasi dengan pihak pemerintah, yang saat ini di ambil

alih oleh PND atau singkatan dari Patra Nusa Data sebagai anak tangan

dari PDI ESDM. Setelah itu menyiapkan berita acara dengan lampiran

data yang akan diserahkan. Lalu terakhir penyerahan kepada pemerintah

dengan saksi yaitu client, PT. Sigma, dan PDI ESDM.

86

Tunas Muka, Head Section Warehouse PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara. 87


80

Hal ini sesuai dengan peraturan menteri Energi dan Sumber Daya

Mineral Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan pemanfaatan

data yang diperoleh dari survei umum, eksplorasi dan eksploitasi minyak

dan gas bumi, pada bab IV tentang penyerahan data yaitu: 1). Badan

Usaha yang melakukan survei umum wajib menyerahkan seluruh data

yang diperoleh kepada Pusat Data dan Informasi ESDM setelah

berakhirnya kontrak kerjasama penyimpanan, pemeliharaan dan

pemasyarakatan data yang bersangkutan. 2). Direktur Jenderal

melakukan evaluasi terhadap seluruh data yang diperoleh Badan Usaha

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebelum diserahkan kepada Pusat

Data dan Informasi ESDM. 3). Pelaksanaan penyerahan data

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam suatu berita acara

yang ditandatangani oleh Badan Usaha, Direktorat Jenderal, dan Pusat

Data dan Informasi ESDM.88

Dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas juga

dibutuhkan perlengkapan yang digunakan untuk menunjang

keberlangsungan pengelolaan arsip agar pengelolaan arsip dapat dikelola

dengan mudah dan berjalan baik.

88

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, “Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006 tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Data yang Diperoleh dari Surfei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi” (Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006).

81

2. Perlengkapan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas PT. Sigma Cipta

Utama.

Sesuai dengan salah satu tujuan dari skripsi ini ialah untuk mengetahui

perlengkapan arsip yang digunakan pada PT. Sigma. Perlengkapan

kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan

yang berfungsi sebagai, sarana penyimpanan arsip, alat bantu untuk

mempercepat atau meringankan pekerjaan kearsipan, dan sebagai alat

pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Untuk

mengetahui perlengkapannya, penulis mewawancarai pihak PT. Sigma

dengan hasil wawancara sebagai berikut:

“Perlengkapan yang pasti temen-temen pakai APD atau Alat Pelindung

Diri untuk keselamatan, lalu rak pastinya, lalu box dari kayu, lift untuk

angkat datanya, lalu disupport dengan database nya menggunakan

aplikasi Roc@t.”89

Hal yang tak jauh beda juga dikatakan Head Section of Warehouse yaitu:

“Ya tentunya APD ya, rak, box, ada slabbing, ada pluging, ada

gammaray, kemudian ada alat untuk foto, dimasing-masing ruangan ada

hit and smoke detector, lalu ada alat pemadam api ringan.”90

Lalu peneliti juga melakukan observasi untuk mengetahui perlengkapan

yang digunakan untuk mengelola arsip hasil eksplorasi pada PT. Sigma

Cipta Utama dengan hasil observasi yang menunjukan bahwa perlengkapan

yang digunakan ialah APD (alat pelindung diri), rak, boks arsip, alat

pembersih debu dan kotoran, kamera, perangkat komputer, lift angkat

barang, mesin pembelah, mesin penyayat, mesin pemoles. Untuk

89


Tunas Muka, Head Section Warehouse PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara.

82

perlengkapan keamanan ruanganya, PT. Sigma memiliki sistem peringatan

kebakaran, pemadam api otomatis, CCTV, sistem keamanan akses masuk.

Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan dan observasi

langsung ke storage arsip hasil eksplorasi, perlengkapan yang dimiliki oleh

PT. Sigma cukup lengkap.

Hal tersebut sesuai dengan persyaratan perlengkapan yang di atur dalam

Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor

027 Tahun 2006 yaitu: memiliki kemasan perconto, rak penyimpanan,

peralatan standar berupa mesin pembelah, penyayat, dan pemoles beserta

kelengkapannya, perangkat komputer, peralatan pembersih ruangan. Lalu

untuk perlengkapan pada ruangan keamanannya yaitu: tersedia sistem

peringatan dini kebakaran, tersedia pemadam api otomatis yang tidak

merusak perconto, tersedia sistem peringatan dini terhadap pencurian,

tersedia sistem keamanan terhadap akses masuk bangunan dan ruang

penyimpanan, pengamanan monitor 24 jam.91

Tidak hanya pengelolaan dan perlengkapan, akan tetapi pada pengelolaan

arsip hasil eksplorasi biasanya juga ada beberapa hambatan yang ada dalam

pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas.

3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas

di PT. Sigma Cipta Utama

Pada pengelolaan arsip sendiri tidak akan selalu berjalan dengan lancer,

akan tetapi terkadang memiliki beberapa hambatan yang ditemui. Tujuan

91

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, “Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006” (Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006).

83

ketiga dari skripsi ini yaitu untuk mengidentifikasi hambatan dalam

pengelolaan arsip hasil eksplorasi di PT. Sigma, maka hasil wawancara

yang diperoleh sebagai berikut:

“Kendalanya paling pada data yang tidak komplit pak, biasanya itu

kendala kalo penerimaan data dari lapangan itu kan ditulis pada boks

atau kantong-kantong arsipnya ya, nah itu kebanyakan tulisan di

kantong-kantong tersebut luntur atau hilang, sehingga mengakibatkan

kesulitan pada proses pencatatan arsipnya”92

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh Section Head Warehouse PT.

Sigma Cipta Utama, hasil wawancara yang diperoleh sebagai berikut:

“Ya kendala pada data tidak lengkap, atau data sudah rusak atau hancur

ketika dikirim ke Sigma”93

Selain itu peneliti juga melakukan observasi untuk mengetahui kendala yang

ada pada PT. Sigma Cipta Utama. Berdasarkan observasi penulis didapati

kendala yaitu: 1). Tempat penyimpanan arsip perconto sampel minyak

berada diluar gedung, mengakibatkan arsip sampel minyak tersebut

berpotensi terpapar langsung sinar matahari dan hujan jika hujan beritensitas

kencang sehingga mengakibatkan penurunan kualitas arsipnya. 2). Kesulitan

dari pihak PT. Sigma untuk memproses data yang kurang lengkap

deskripsinya. 3). Memiliki jariken-jeriken atau tempat sempel minyak yang

tidak standar, yang mengakibatkan pada penyimpanan arsip perconto

sempel minyak terlihat tidak rapih.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diatas, maka hambatan yang

ada pada PT. Sigma Cipta Utama dalam pengelolaan arsip hasil

92


Tunas Muka, Head Section Warehouse PT. Sigma Cipta Utama, Wawancara.

84

eksplorasinya adalah: 1). Data dan deskripsi yang diberikan oleh client

kepada PT. Sigma tidak lengkap. Deskripsi pada boks atau tempat arsip

yang dikirim oleh client yang biasanya ditulis hanya dengan menggunakan

spidol hilang atau terhapus, sehingga menyulitkan dalam pencatatan

arsipnya. 2). Tempat penyimpanan arsip perconto sampel minyak berada

diluar gedung, mengakibatkan arsip sampel minyak tersebut berpotensi

terpapar langsung sinar matahari dan hujan yang beritensitas kencang

sehingga mengakibatkan penurunan kualitas arsipnya. 3). Memiliki jariken-

jeriken atau tempat sempel minyak yang tidak standar, yang mengakibatkan

pada penyimpanan arsip perconto sempel minyak terlihat tidak rapih.

85

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai penelitian yang

telah dilakukan pada pengelolaan arsip hasil ekslorasi minyak dan gas PT.

Sigma Cipta Utama dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Arsip hasil eksplorasi minyak dan gas di PT. Sigma memiliki keunikan

mulai dari jenis arsipnya yaitu sempel batuan dan sempel minyak, hingga

pada kegiatan pemeliharaannya yang melakukan kegiatan resinisasi atau

membuat sempel batuan tersebut dapat menempel satu dengan lainnya.

Kemudian proses pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas pada

PT. Sigma Cipta Utama meliputi: penerimaan, penataan dan penyimpanan,

pelayanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsipnya belum dilakukan dengan

optimal. Pada kegiatan penataan dan penyimpanan, PT. Sigma

menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan geografi, selain itu azas

penyimpanan yang digunakan ialah azas sentralisasi, dengan begitu

penataan dan penyimpanannya sudah bisa dikatakan sistematis. Akan tetapi

PT. Sigma masih memiliki kendala yaitu tempat penyimpanan arsip sempel

minyak yang berada diluar gedung, sehingga ada kemungkinan penurunan

kualitas arsip.

2. Perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi

minyak dan gas pada PT. Sigma Cipta Utama ialah APD/alat pelindung diri,

86

rak, boks arsip, alat pembersih debu dan kotoran, kamera, perangkat

komputer, lift angkat barang, mesin pembelah, mesin penyayat, mesin

pemoles. Untuk perlengkapan keamanan ruanganya, PT. Sigma memiliki

sistem peringatan kebakaran, pemadam api otomatis, CCTV, sistem

keamanan akses masuk. Perlengkapan sudah cukup lengkap dan sesuai

dengan apa yang tertulis pada persyaratan perlengkapan yang di atur dalam

Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027

Tahun 2006. Akan tetapi PT. Sigma masih belum memiliki jeriken-jeriken/tempat

penyimpanan sempel minyak sehingga mengakibatkan penataannya terlihat kurang

rapih.

3. Dalam pengelolaan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas pada PT. Sigma

Cipta Utama memiliki beberapa kendala dan hambatan yang dihadapi yaitu

kesulitan dari pihak PT. Sigma untuk memproses data dari client yang

kurang lengkap data atau deskripsinya.

87

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis ingin memberikan beberapa saran

yang dapat dijadikan pertimbangan dalam memaksimalkan pengelolaan arsip

hasil eksplorasi minyak dan gas pada PT. Sigma Cipta Utama. Adapun saran-

saran dari penulis adalah sebagai berikut:

1. Proses penataan dan penyimpanan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas PT.

Sigma Cipta Utama belum dilakukan dengan optimal. Sebaiknya pada

tempat penyimpanan arsip perconto sempel minyak bisa dipindahkan ke

tempat yang lebih aman, agar sempel minyak tersebut tidak berpotensi

terpapar langsung sinar matahari dan hujan jika hujan berintensitas kencang

sehingga mengakibatkan penurunan kualitas arsipnya.

2. Perlengkapan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas pada PT. Sigma Cipta

Utama sudah cukup lengkap dan sesuai pada persyaratan perlengkapan yang

di atur dalam Lampiran III Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral

Nomor 027 Tahun 2006. Mengenai tempat penyimpanan arsip sempel minyak,

sebaiknya PT. Sigma Cipta Utama menyediakan jeriken-jeriken atau tempat

sempel minyak yang standar agar nantinya pada saat ditata di rak

penyimpanan arsip terlihat lebih rapih seperti arsip-arsip lain yang ada pada

PT. Sigma Cipta Utama.

3. Untuk menanggulangi kesulitan pada kegiatan pencatatan data yang tidak

lengkap dari client,maka sebaiknya PT. Sigma segera melakukan konfirmasi

terlebih dahulu kepada client bahwa arsip tersebut tidak lengkap. Selain itu

seyogyanya PT. Sigma Cipta Utama membuat dan memberikan SOP

88

tentang penerimaan arsip dari client, sehingga di kemudian hari tidak terjadi

kesalahan atau deskripsi yang tidak lengkap dari client.

89

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta:

Djambatan, 1985.

“Al-Mu’minun Ayat 1 - 10 Dan Terjemah.” Diakses 30 Mei 2017.

http://sultonimubin.blogspot.com/2012/12/al-muminun-ayat-1-10-dan-

terjemah.html.

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta, 1992.

Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta: ANRI,

2002.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

———. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.

Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.

Charman, Derek. The Corporate Archivist and Record Management. London:

Butterworth, 1991.

Daryan, Yayan, dan Hardi Suhardi. Terminologi Kearsipan Indonesia. Bandung:

PT. Sigma Cipta Utama dan LP2A, 1998.

Fajri, Hamdani, dan Syahyuman. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di

Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.”

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 1 (2012).

Hadiwardoyo, Sauki. Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar. Yogyakarta:

Fakultas Sastra Universitas Gajah Mada, 1999.

Indonesia. “Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979

tentang Penyusutan Arsip.” Indonesia, 1979.

———. “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.” Indonesia, 2009.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

90

Martono, Boedi. Pengantar Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan

Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990.

Meidiana, Gina, dan Iwan Setiawan. Kearsipan. Bandung: Armico, 1994.

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral. “Lampiran III Peraturan Menteri

Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun 2006.” Menteri

Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006.

———. “Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 027 Tahun

2006 tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Data yang Diperoleh dari

Surfei Umum, Eksplorasi, dan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi.”

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006.

———. “Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun

2006 tentang Tata Persuratan Dinas Kearsipan Departemen Energi dan

Sumber Daya Mineral.” Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, 2006.

Mirmani, Anon. Pengantar Kearsipan. Tangerang: Universitas Terbuka, 2013.

Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,

2007.

Mulyani, Sri. Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin

Integritas SMK. Jakarta: Sumber Sari Indah, 2009.

Mustari, Irawan. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Arsip Nasional Republik

Indonesia, 2001.

Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.

Ricks, Betty Roper, Ann J Swafford, dan Gow Kay F. Information and Image

Management : a record system appoarch. USA: South Western, 1992.

Saiman. Manajemen Sekertaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.

Satori, Djama ’an, dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif.

Bandung: Alfabeta, 2013.

Schellenberg, T.R. Modern Archives. Washington: Washington University, 1995.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju, 2003.

Setiawan. Ensiklopedia Nasional Indonesia. Jakarta: Delta Pamungkas, 2004.

Shepherd, Elizabeth, dan Geoffrey Yeo. Managing Records: a handbook of

principles and practice. London: Facet Publishing, n.d.

91

Smith, Judith Read, Kallaus, dan Norman F. Records Management. USA: South

Western, 1997.

Sugiono. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta, 2009.

Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003.

Suparjati, Tuginem, dan Pudji Rahayu. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta:

Kanisius, 2004.

“Surat Al-Mu’minun Ayat 8.” Tafsir AlQuran Online. Diakses 30 Mei 2017.

https://tafsirq.com/permalink/ayat/2681.

Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee, dan Dexter R Schubert. Records Management:

Integrated Information Systems. New Jersey: Prantice Hall, 1992.

Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Pers,

1986.

Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1

1. Storage arsip perconto hasil eksplorasi

2. Arsip hasil eksplorasi minyak dan gas

3. Perlengkapan arsip hasil eksplorasi minyak dan gas

Jeriken-jeriken sampel minyak

Boks sampel batuan

Mesin cutting core Mesin poles core

Perangkat computer Alat pembersih ruangan

4. Peralatan keamanan pada ruangan

Peringatan terjadinya kebakaran Pemadam kebakaran

Pemadam kebakaran ringan Kamera 24 jam / CCTV

Sistem pengaman akses ruangan

Lampiran 2

Wawancara

Lampiran 3

TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP HASIL

EKSPLORASI MINYA DAN GAS PADA PT. SIGMA CIPTA UTAMA

A. Nama : Tunas Muka

NIK : 06990069

Jabatan : Section Head of Warehouse Service Line

Waktu Wawancara : 12 juni 2017

1. Bagaimana sejarah SCU berdiri? Apakah awalnya dibentuk hanya khusus

untuk pengelola data pertamina?

Jawaban: SCU berdiri tahun 1980, awalnya SCU dibentuk hanya untuk

servis pengelolaan data pertamina karna waktu itu pendiri SCU dari pihak

Elnusa yang notabennya sebagai services pekerjaan pertamina yang salah

satu turunan pekerjaannya ialah pengelolaan data. Jadi waktu itu kan

pengelolaan data ini belum ada yang mengelola, jadi dibentuklah PT. Sigma

Cipta Utama untuk servis pengelolaan data tersebut. Akibat data menumpuk

karna data berkembang terus ya dari pada dikelola oleh pihak lain ya jadi

didirikanlah SCU ini untuk mengelola data-data PT. Pertamina.

2. Apakah bidang gerak dari SCU?

Jawaban: Jadi untuk perkembangannya, setelah menangani data-data

Pertamina, kita juga mencari pasar untuk memperbesar PT. Sigma Cipta

Utama. Kita masuk ke KPS atau Kontrak Project Sharing, jadi perusahaan-

perusahaan minyak diluar Pertamina, kebanyakan sih dari Oil Company dari

asing ya. Ya sampai saat ini sekitar 90% perusahaan minyak menyimpan

datanya di SCU. Bidang gerak SCU ya terutama pengelolaan data, dan

sesuai dengan perkembangan zaman kita juga mengembangan bisnis IT,

Telekomunikasi berupa GPS tracking, Radio Trunking yang biasanya

digunakan oleh client-client kita juga.

3. Apa saja layanan yang dimiliki SCU?

Jawaban: Ya itu tadi, selain pengelolaan data kita juga mengembangkan ke

bisnis IT dan Telekomunikasi.

4. Apa saja jenis arsip yang disimpan di SCU? Dan apakah hanya kusus arsip

bidang Migas?

Jawaban: Umunya arsip GnG atau Gelogy and Geophysics itu mayoritas,

tapi perkembangannya kita juga mengelola data-data keuangan, kontrak,

hukum, dan administrasi yang lain. Bahkan sekarang Sigma menyimpan

general asset seperti, kursi, bangku, meja, dan lain-lain. Lalu client kita

selain dari perusahaan migas ada juga dari PLN dan pajak.

5. Apakah SCU memperoleh anggaran khusus?

Jawaban: Oh gak ada, jadi disini kita full swasta lahya.

6. Berapa jumlah SDM yang ada di Section warehouse service line SCU ini?

Dan apakah latar belakang pendidikannya?

Jawaban: kurang lebih ada 60 orang karyawan tetap, 40 karyawan kontrak,

dan 20 karyawan project. Latar belakang pendidikannya itu S1 itu ada 10%,

D3 ada 30%, dan SMA itu ada 60%. Karna kan kita butuh man power ya

untuk angkat-angkat data.

7. Bagaimana prosedur penerimaan arsipnya?

Jawaban: Pertama membuat kontrak dengan client, lalu pengecekan

terhadap data tersebut, setelah itu baru dibuat berita acara untuk memastikan

bahwa arsip tersebut telah diterima.

8. Berapa banyak arsip yang diterima dalam setahun?

Jawaban: Ya tergantung kita dapat kontrak mas, kalo lagi banyak ya

banyak. Kalo dapet kontrak baru ya akan bertambah.

9. Adakah pedoman yang digunakan untuk mengelola arsipnya? Jika ada,

pedoman apa yang dipakai?

Jawaban: Ada, kita ada SOP dalam bentuk istruksi kerja, mengacu kepada

ISO 9001 versi 2008 dan HSE untuk safety.

10. Sistem penyimpanan apa yang digunakan dalam penyimpanan arsipnya?

Mengapa menggunakan sistem penyimpanan tersebut?

Jawaban: kita berdasarkan wilayah data.

11. Bagaimana prosedur penyimpanan?

Jawaban: Pembenahan data itu mulai dari pemilahan, kemudian

pengelomokan, kemudian indexing dan reboxing, barcoding, entri data ke

database lalu secara fisik data yang sudah dilakukan pembenahan ini

disimpan ke dalam tempat penyimpanan.

12. Berapa lama arsip tersebut disimpan?

Jawaban: arsip perconto itu permanen, disimpan terus menerus tidak ada

JRAnya.

13. Perlengkapan apa saja yang digunakan untuk mengelola arsip perconto

hasil eksplorasinya?

Jawaban: Ya tentunya APD ya, rak, box, ada slabbing, ada pluging, ada

gammaray, kemudian ada alat untuk foto, dimasing-masing ruangan ada hit

and smoke detector, lalu ada alat pemadam api ringan.

14. Bagaimana prosedur pelayanan jika ada user yang akan meminjam?

Jawaban: Pertama kita menerima order dari user by telfon, by email dan by

sistem aplikasi. Jika sudah diorder kita cek keberadaan dan ketersediaan

data dalam database, jika ada kita siapan data dari storage kemudian kita

buat transmittal pengirimian data dan kita kirim dengan armada yang

tersedia.

15. Apakah ada kegiatan layanan diluar jam kerja?

Jawaban: Ya ada, kita memiliki layanan 24 jam.

16. Kegiatan apa yang dilakukan untuk pemeliharaan arsipnya? dan biasanya

per berapa waktu melakukan kegiatan pemeliharaannya tersebut?

Jawaban: Fumigasi setiap 6 bulan sekali, resinasi, reboxing, kebersihan

ruangan.

17. Apakah ada kegiatan penyusutan dan pemusnahan pada arsip perconto

hasil eksplorasinya? Jika ada, bagaimana prosedurnya? Jika belum, apa

alasannya?

Jawaban: Tidak ada, karena data perconto itu merupakan data permanen

dan dikembalikan ke pemerintah.

18. Bagaimana prosedur penyerahan arsip hasil eksplorasi kepada pemerintah?

Jawaban: Client akan menyampaikan list data yang akan diserahkan kepada

pemerintah, kemudian kita cek dan kita persiapkan datanya sesuai list. Lalu

kita bersama client melakukan serah terima data tersebut dengan

pemerintah, selanjutnya baru kita melakukan pemindahan data sesuai

dengan list data yang akan diserahkan.

19. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip hasil

eksplorasinya? Khususnya pada data perconto?

Jawaban: Ya kendala pada data tidak lengkap, atau data sudah rusak atau

hancur ketika dikirim ke Sigma.

20. Apa upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?

Jawaban: kita melakukan Cleaning and Recovery untuk data-data yang

rusak, dan untuk data yang kurang lengkap paling kita konfirmasi ke pihak

client.

B. Nama : Budi Waluyo

NIK : 07100184

Jabatan : Project Manager of Warhousing



Jawaban: Pertama user menyerahkan arsip berserta deskripsi data-data

tersebut, kemudian kita cek kelengkapan data dan kondisinya, jika sudah

lengkap kita membuat surat bahwa data sudah kami terima, setelah itu kita

input ke database dan disimpan ke storage.


Jawaban: Tergantung, biasanya kan 1 client 1-2 sumur, dan itu banyak

banget arsipnya. kira-kira 2.400 boks setahun.



Jawaban: Kita berpedoman sesuai dengan Undang-Undang migas, ISO

9001 versi 2008 yang sudah dibukukan oleh bagian Quality Assurance

dalam bentuk IK atau instruksi kerja.



Jawaban: kita menyimpan data berdasarkan wilayah pengeboran data

tersebut.

5. Bagaimana prosedur penyimpanannya?

Jawaban: Data yang masuk kita pilah terlebih dahulu, lalu kita indexing

menggunakan coding form sesuai deskripsi yang ada pada coding form.

Setelah itu kita reboxing sekaligus beri tanda lokasi simpan dan disimpan

dirak penyimpanan.


Jawaban: Kalau untuk arsip hasil eksplorasi perminyakan itu permanen

tidak ada JRA nya. Kalo disimpan di sini tergantung dari kontrak. Kalau kita

masih menang tender ya kita masih simpan terus.

7. Perlengkapan apa saja yang digunakan untuk mengelola arsip perconto hasil

eksplorasinya?

Jawaban: Perlengkapan yang pasti temen-temen pakai APD atau Alat

Pelindung Diri untuk keselamatan, lalu rak pastinya, lalu boks dari kayu, lift

untuk angkat datanya, lalu disupport dengan databasenya menggunakan

aplikasi Roc@t.


Jawaban: Biasanya mereka email atau telfon tapi disarankan dari kita itu

email, setelah email ya kita cek barang yang ingin mereka pinjam dan kita

informasikan ke sana untuk kelengkapan data. Setelah itu kita bisa kirim.


Jawaban: Kita service 24 jam, itu kelebihan sigma memiliki service 24

jam, jam kerja kita itu dari jam 08:00 sampai jam 16:30. Selebihnya kita on

call, jadi ada temen-temen yang rumahnya dekat-dekat dengan sini nanti dia

yang melayani.



Jawaban: Paling kita kalo arsip data perconto kita pastinya kita bersihkan

dari debu-debu yang ada di boks dan ruangan, melakukan resinisasi agar

data bisa lebih awet serta resinisasi ulang jika data sudah mulai terjadi

pemisahan, selain itu juga kita ada fumigasi per 6 bulan sekali, fast control

dan foging setiap 3 bulan sekali.



alasannya?

Jawaban: perconto ini tidak aka nada pemusnahan, karena hasil data-data

perminyakan itu pasti saling berkaitan. Seumpama waktu itu pernah surfei

pada tahun 70an nah misalkan ada surfei lagi diarea yang sama pada tahun

2000an, pasti data-data pada tahun 70an itu digunakan kembali untuk

rekomendasi. Jadi data-datanya ini tidak akan dimusnahkan.


Jawaban: Biasanya kalo kontrak wilayah sudah akan habis, mereka akan

dikasih surat oleh SKK migas, setelah itu user akan menyiapkan data-dataya

sekomplit mungkin dan setelah itu diserahkan kepada pemerintah

menggunakan surat serah terima.



Jawaban: Kendalanya paling pada data yang tidak komplit pak, biasanya

itu kendala kalo penerimaan data dari lapangan itu kan ditulis pada boks

atau kantong-kantong arsipnya ya, nah itu kebanyakan tulisan di kantong-

kantong tersebut luntur atau hilang, sehingga mengakibatkan kesulitan pada

proses pencatatan arsipnya.


Jawaban: Biasanya kita informasikan ke user dan mereka biasanya

langsung datang, setelah itu mereka menindaklanjuti masalah kehilangan

data tersebut. Biasanya prosesnya panjang, berbulan-bulan.

C. Nama : Kasi

NIK : 07040125

Jabatan : Data Preparator



Jawaban: Client menyerahkan data dengan manifestnya, manifestnya itu

berisikan tentang kelengkapan data, misalkan data sumur mana, kedalaman

berapa, sempel tipe nya apa. Baru abis ini kita melakukan pengecekan benar

atau nggak dengan datanya,…..setelah itu jika data cocok kita berikan note

kepada client bahwa data sudah kita terima, jika tidak cocok kita beritau

kepada client juga bahwa data yang diberikan belum sesuai.


Jawaban: itung saja client kita ada sekitar 20, biasanya 1 client bisa

mengirim sekitar 1-6 qubik. Ya bisa dikira-kira itu jika sudah di reboxing

ada 120an ya tinggal dikali 20 aja mas. 2.400 boks.



Jawaban: Ada kita pedoman berdasarkan ISO 9001 versi 2008.



Jawaban: Sistem penyimpanan berdasarkan nama sumur atau area dan

setelah itu kita susun alphabet, dari a dan seterusnya.

5. Bagaimana prosedur penyimpanannya?

Jawaban: Pertama kita melakukan pemilahan data sesuai jenis, kemudian

kita lakukan indexing, untuk indexing kita menggunakan coding form, disitu

kita isi tuh mulai dari nama sumur, kedalaman, jenis, dan lain-lain. Setelah

proses indexing kita reboxing sekaligus berikan tanda lokasi simpan dan

barcod nya kemudian baru siap di simpan.


Jawaban: Tergantung kontrak kepada client pak.

7. Perlengkapan apa saja yang digunakan untuk mengelola arsip perconto hasil

eksplorasinya?

Jawaban: Rak penyimpanan, lift barang, laboratorium, boks, alat

kebersihan, dan lain-lain.


Jawaban: Kita memiliki 3 pelayanan, peminjaman, permintaan, dan review.

peminjaan disini client biasanya telefon, email, fax, atau sekarang biasanya

whatsapp juga dengan isi informasi sumur apa, sempel tipe apa, kedalaman

berapa, jumlahnya berapa. Setelah itu kita analisa dan cek barangnya ada

atau tidak pada sistem, jika tidak ada kita informasikan ke client. Kemudian

kita dapat list arsip itu yang langsung dicari dan ambil di rak atau lokasi

simpan. Selanjutnya baru data itu kita kirim. Sebenernya untuk ketiga

layanan ini sama prosedurnya, akan tetapi kalo peminjaman dan permintaan

akan kita antar atau client yang ambil sendiri, nah kalo review itu client

hanya mereview di lab kita. Lalu untuk permintaan juga berbeda, biasanya

data layanan permintaan itu data yang diminta tidak kembali, beda dengan

peminjaman yang datanya kembali. Jika dari client sudah selesai meminjam

dan data sudah kembali biasanya kita cek lagi kelengkapannya, setelah itu

baru kita simpan kembali di dalam rak.


Jawaban: Ada, biasanya setelah jam kerja kita melakukan pelayanan jika

kondisi penting sekali.



Jawaban: Untuk pemeliharaan kita biasanya setiap hari jumat kita

melakukan bersih-bersih, lalu fumigasi setiap 6 bulan sekali, setiap 3 bulan

sekali kita falidasi data untuk mengetahui kondisi dan keakuratan data.



alasannya?

Jawaban: Penyusutan dan pemusnahan biasanya dilakukan pada dokumen,

nah kalo untuk arsip perconto itu tidak ada. Lalu untuk penyusutan kita ada

permintaan dan jika ada penguapan mungkin.


Jawaban: Prosesnya, dari pihak client akan konfirmasi list data ke kita,

bahwa data tersebut akan diserahkan ke pemerintah, kemudian kita cek list

data tersebut dengan data yang ada di kita, sesuai atau tidak. Setelah sesuai

client akan datang ke kita untuk melakukan cek data dan kondisi. Setelah itu

client akan melakukan pembicaraan internal dengan crew mereka untuk

membahas kapan arsip ini diserahkan. Lalu client akan berkordinasi dengan

pihak Patra Nusa Data, PND ini wakil dari pihak Migas. Jika sudah ada

jadwal penyerahan, kita akan menyiapkan berita acara dengan list terlampir

mengenai data tersebut. Kemudian baru kita serahkan ke pemerintah dengan

saksi yaitu client, PT. Sigma dan Migas.



Jawaban: Kendala mungkin kita dapat data yang kurang jelas datanya dari

client kita.


Jawaban: Upayanya kita konfirmasi kepada client bahwa data kurang jelas

dan kurang lengkap. Setelah itu kita berikan kesempatan client untuk

melengkapi atau mencari tahu kelengkapan data tersebut.

LEMBAR OBSERVASI

PENGELOLAAN ARSIP HASIL EKSPLORASI MINYAK DAN GAS:

Studi Kasus pada PT. Sigma Cipta Utama

No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

1. 20 Januari 2017

Dan

18 September

2017

Storage Arsip Hasil

Eksplorasi Minyak dan

Gas PT. Sigma Cipta

Utama.

1. Penulis melakukan pengamatan terhadap

SDM pada PT Sigma Cipta Utama, didapati

bahwa SDM berlatar belakang bukan dari

bidang kearsipan, akan tetapi memiliki

pengalaman yang mempuni dalam bidang

pengelolaan arsip hasil eksplorasi tersebut.

2. Penulis melakukan pengamatan terhadap

penyimpanan arsip, penulis mengetahui

bahwa sistem penyimpanan yang digunakan

oleh PT. Sigma itu berdasarkan wilayah,

yaitu wilayah dari sumur-sumur pengeboran

minyak dan gas. Selain sistem

penyimpanannya, peneliti juga melihat

bahwa azas yang digunakan oleh PT. Sigma

itu ialah menggunakan azas sentralisasi,

karena segala arsip disimpan disatu tempat

penyimpanan.

3. Perlengkapan

APD (alat pelindung diri) 2 buah (Baik)

Rak 45 buah (Baik)

Boks 100.000+ buah (Baik)

Alat pembersih debu dan kotoran 5 paket,

terdiri dari alat vacuum, alat pel, sapu,

kemoceng, ember, dll. (Baik)

Kamera 2 unit (Baik)

Perangkat computer 5 unit (Baik)

Lift barang 2 unit (Baik)

Mesin Pembelah 2 unit (Baik)

Mesin Pemoles 2 unit (Baik)

Sistem Peringatan Kebakaran 3 unit

(Baik)

APAR (alat pemadam api ringan) 10 buah

(Baik)

CCTV 2 unit (Baik)

Sistem keamanan akses masuk 3 unit

(Baik)

4. Kendala.

Penulis juga menemukan kendala yaitu

pada penyimpanan arsip sampel minyak

yang berada diluar gedung, kesulitan

pihak PT. Sigma memproses data dari

client yang kurang lengkap deskripsinya,

dan tempat penyimpanan atau biasa

disebut jeriken-jeriken arsip sampel

minyak tidak memiliki standar, sehingga

terlihat tidak rapi.

BIODATA PENULIS

Apriyanto. Lahir di Jakarta, 10 April 1995, anak terakhir

dari pasangan Bapak H. Sobri dan Hj. Maesaroh. Penulis

bertempat tinggal di Jl. Masjid Raya rt 01 rw 005 No. 12

Kel. Larangan Selatan, Kec, Larangan, Kota Tangerang,

Banten. Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 02

Tangerang (2001-2007). Kemudian melanjutkan sekolah

menengahnya di SMPN 11 Tangerang (2007-2010) dan

SMKN 29 Jakarta, Jurusan Airframe and Power Plane (2010-2013). Pada tahun

yang sama penulis melanjutkan pendidikannya dengan mengambil Jurusan Ilmu

Perpustakaan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul ―Pengelolaan Arsip

Hasil Eksplorasi Minyak dan Gas: Studi Kasus pada PT. Sigma Cipta Utama‖.

Semasa kuliah penulis pernah menjadi ketua Divisi Pengembangan Minat dan

Bakat di Himpunan Jurusan Ilmu Perpustakaan. Penulis pernah menjalani Praktek

Kerja Lapangan di ExxonMobil Oil Indonesia (tahun 2016) selama dua bulan, dan

KKN (Kuliah Kerja Nyata) di Desa Kemiri, Kec. Kemiri, Tangerang, Banten

(tahun 2016) selama satu bulan.

PENGELOLAAN ARSIP HASIL EKSPLORASI MINYAK DAN...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP HASIL EKSPLORASI MINYAK DAN...