Pengantar Ilmu Adm Organisasi Dan Manajemen

8/19/2019 Pengantar Ilmu Adm Organisasi Dan Manajemen

1/15

G10A.201

Pengantar Ilmu Administrasi

Organisasi, Manajemen, dan Fungsi-Fungsinya

Ravio Patra

170210110019

Departemen Hubungan Internasional

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran

November 2011


2/15

1

I. ORGANISASI

Manusia merupakan makhluk yang selalu hidup dalam berorganisasi; bukan

hanya atas dasar tujuan pemenuhan kebutuhan, akan tetapi juga karenamanusia memiliki keterbatasan fisik ataupun psikis. Menurut Herbert G.

Hicks, ada dua alasan mengapa seseorang memasuki suatu organisasi; yaitu

alasan sosial (social reasons) dan alasan material (material reasons).

1. Pengertian Organisasi

Organisasi, menurut Max Weber, terpusat pada teori interaksi sosial asosiatif

berupa kerja sama. Secara umum, organisasi dapat diartikan ke dalam tiga

kategori utama, yaitu organisasi sebagai kumpulan orang, sebagai proses

pembagian kerja, serta sebagai sistem kerja sama dan hubungan sosial

antarmanusia. Sementara itu, hakikat organisasi dapat dipandang dari dua

perspektif berbeda, yaitu:

a. Organisasi sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi

dan manajemen dijalankan dengan sifat yang relatif statis. Perspektif ini

dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut:

Organisasi adalah penggambaran jaringan hubungan kerja dan

pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang

diperuntukkan bagi setiap anggota organisasi;

Organisasi adlaah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan

garis wewenang dan tanggung jawab;

Organisasi adalah alat yang berstruktur permanen-fleksibel, sehingga

apa yang terjadi dan akan terjadi dalam organisasi bersifat relatif statis.

b. Organisasi sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang

menjadi anggota organisasi dengan sifat yang relatif dinamis.


3/15

2

Menurut Max Weber, suatu organisasi atau kelompok kerja sama adalah

suatu tata hubungan sosial yang dihubungkan oleh aturan-aturan dengan

unsur-unsur sebagai berikut:

Organisasi adalah tata hubungan sosial di mana setiap individu yang

bekerjasama melakukan proses interaksi dengan individu lainnya;

Organisasi memiliki batasan-batasan tertentu di mana interaksi yang

dilakukan tidak didasarkan atas kemauan sendiri, melainkan atas dasar

peraturan-peraturan yang telah disepakati;

Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan yang bisa

membedakan suatu organisasi dengan kumpulan-kumpulankemasyarakatan lain. Tata aturan ini menentukan proses interaksi di

antara orang-orang yang melakukan kerja sama sehingga interaksi

bukan hanya muncul begitu saja;

Organisasi adalah suatu kerangka hubungan berstruktur yang

menunjukkan wewenang, tanggung jawab, dan pembagian kerja.

Hubungan terstruktur ini disebut hierarki yang menyebabkan

munculnya kategori kelompok superior dengan kelompok subordinasi.

Sementara menurut Amitai Etzioni, organisasi memiliki ciri-ciri seperti:

Adanya pembagian kerja, kekuasaan, dan tanggung jawab komunikasi;

Adanya pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan

organisasi mencapai tujuannya;

Adanya penggantian tenaga yang tidak bekerja sebagaimana

diharapkan.

Dari dua konsep yang di atas, suatu kelompok kerja baru dapat disebut

organisasi bila memiliki karakteristik sebagai berikut:

Memiliki kolektivitas dari sekelompok orang yang bekerjasama;


4/15

3

Didasarkan atas proses interaksi hubungan kerja dan pembagian kerja;

Ditentukan oleh otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam

strukturisasi fungsi dan peranan;

Memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai.

Suatu organisasi, menurut Herbert G. Hicks, selain harus memenuhi

karakteristik yang ada, tentu juga harus memiliki elemen-elemen yang terdiri

atas elemen inti dan elemen kerja. Elemen ini adalah orang-orang yang ada

dalam organisasi, sedangkan elemen kerja dapat dijabarkan menjadi:

Sumber daya manusia, yaitu kemampuan mengerjakan dan

mempengaruhi;

Sumber daya nonmanusia, yaitu benda-benda ekonomis;

Kemampuan penggunaan sumber daya konseptual.

Berbeda dengan pendapat Hicks, Myers & Myers menyebut elemen dasarorganisasi terdiri atas ukuran (size), kebergantungan (dependency ),

keterbatasan ruang dan waktu (time and space limits), input , aktivitas, serta

hasil atau output .

Sementara itu, Joseph P. Harris dan John J. Corson mengemukakan bahwa

organisasi memiliki unsur-unsur seperti tujuan-tujuan (objectives),

spesialisasi (specialization), hierarki (hierarchy ), koordinasi (coordination),

serta wewenang (authority ) yang terdiri atas wewenang formal, teknikal, dan

personal.

2. Tujuan Organisasi

Tujuan organisasi pada hakikatnya adalah integrasi dari berbagai macam

tujuan yang sifatnya komplementer. Oleh karena itu, tujuan organisasi dapat


5/15

4

dilihat dari dua dimensi, yaitu tercapainya tujuan organisasi secara efektif

dan efisien serta kepuasan bagi seluruh anggota organisasi. Efektifitas

berhubungan dengan tujuan secara eksplisit dan implisit, sedangkan efisiensi

berhubungan dengan rasio atau perbandingan antara input dan output .

Keberadaan tujuan individu dan kolektif dalam organisasi, menurut Herbert

G. Hicks, dapat memunculkan beberapa kemungkinan sifat dari tujuan

organisasi:

Bertolak belakang secara keseluruhan (total opposing);

Bertolak belakang sebagian ( partially opposing);

Netral (neutral );

Berdekatan dan hampir dapat digabungkan (compatible); dan

Hampir serupa (identical ).

Dari sudut pandang berbeda, tujuan organisasi dapat dikategorikan menjadi

pelayanan (service), keuntungan ( profit ), dan maksud sosial (social

intentions).

3. Asas-Asas Organisasi

Suatu organisasi haruslah memiliki prinsip-prinsip dasar yang terdiri atas

tujuan yang jelas, spesialisasi, koordinasi, wewenang, tanggung jawab,

keseimbangan, delegasi, kesatuan perindah, jenjang hierarki, dan rentang

kontrol.

4. Bentuk-Bentuk Organisasi

Ditinjau dari segi wewenang atau otoritas di dalamnya, suatu organisasi

dapat dikategorikan ke dalam beberapa kategori, yaitu:


6/15

5

Organisasi Lini (Line Organization), di mana otoritas mengalir dari

puncak kemudian dilimpahkan ke unit-unit di bawahnya dalam semua

sektor kerja;

Organisasi Lini dan Staf (Line and Staffs Organization), sama dengan

organisasi lini, namun memiliki perbedaan karena keberadaan satuan

unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu;

Organisasi Fungsional (Functional Organization), di mana otoritas

pimpinan puncak didelegasikan pada unit organisasi secara

menyeluruh;

Organisasi Lini-Fungsional (Functiona-Line Organization), dengan ciri-

ciri organisasi lini dan fungsional sekaligus;

Organisasi Lini-Staf-Fungsional (Functional-Staff-Line Organization),

memperlihatkan ciri-ciri dan sifat organisasi lini, lini dan staf, serta

fungsional sekaligus.


7/15

6

II. MANAJEMEN

1.

Pengertian Manajemen

Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia

dan material dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan,

pengorganisasian, pdan engawasan untuk mencapai tujuan organisasi secara

efektif serta efisien.

Berdasarkan berbagai uraian para ahli mengenai arti dari manajemen, dapat

disimpulkan bahwa manajemen memiliki aspek dan karakteristik utama:

Manajemen sebagai proses, yaitu serangkaian tahapan kegiatan untuk

mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumber-

sumber daya yang ada sepotimal, seefektif, dan seefisien mungkin.

Manajemen sebagai suatu fungsi, yaitu serangkaian kegiatan atas dasar

fungsi-fungsi tertentu yang saling berkaitan dan dapat dilaksanakan

secara bersamaan, sendiri-sendiri, atau saling mendahului tanpa

menunggu selesainya kegiatan fungsional lain;

Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang, yaitu pejabat yang

bertanggungjawab atas terlaksananya aktivitas manajemen dalam

pencapaian tujuan sesuai dengan unit yang dipimpinnya;

Manajemen sebagai suatu sistem, yaitu suatu kerangka kerja yang

terdiri dari berbagai bidang atau unit atau komponen yang saling

berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan satu sama lain dalammencapai tujuan;

Manajemen sebagai ilmu, bersifat interdisipliner dimana konsep-

konsep, teori-teori, metode-metode, dan analisisnya menggunakan

bantuan dari berbagai ilmu sosial;

Manajemen sebagai seni, yaitu keterampilan dalam mendayagunakan

sarana dan prasarana serta menggerakkan dan mengarahkan orang-

orang dalam kegiatan sosial;


8/15

7

Manajemen sebagai profesi, yaitu bidang pekerjaan yang esoterik atas

dasar spesialisasi keahlian tertentu.

2. Tugas dan Peranan Manajemen

Menurut James A. F. Stoner, tugas dan peranan manajer adalah:

Bekerja dengan dan melalui orang lain;

Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan kesuksesan

organisasi dalam usaha mencapai tujuan, baik itu tindakannya maupun

bawahannya;

Menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas karena

adanya keterbatasan sumber daya manusia dan material;

Berpikir analitikal dan konseptual untuk melihat permasalahan dalam

berbagai bidang dalam memperoleh solusi yang feasible;

Melakoni fungsi mediasi atau perantaraan serta harus dapat

menghubungkan kepentingan antarbagian, antarindividu, dan lain-lain;

Bertindak sebagai politisi dengan menciptakan hubungan-hubungan

serta menjalankan fungsi persuasif dan kompromis dalam mencapai

tujuan;

Bersikap layaknya seorang diplomat sehingga dapat bertindak sebagai

wakil resmi dalam pertemuan organisasional dan perjanjian dengan

pihak lain.

3. Tingkat-Tingkat Manajemen

Ilmuwan sosial James A. F. Stoner mengklasifikasikan tingkat-tingkat

manajemen berdasarkan tingkat pengorganisasian dan rentang tanggung

jawab yang diemban. Dari segi tingkat organisasional, tingkatan manajer

terdiri atas manajemen puncak (top management ), manajemen tengah

(middle management ), dan manajemen bawah (lower management ).


9/15

8

Sementara berdasarkan rentang tanggung jawab atas kegiatan organisasional

yang dibawahi, tingkatan manjer terdiri atas:

Manajer Fungsional (Functional Manager ), adalah manajer yangbertanggungjawab hanya atas satu aktivitas organisasional saja;

Manajer Umum (General Manager ), adalah manajer yang

bertanggungjawab atas suatu unit kerja yang kompleks dan

menyeluruh.

4. Keterampilan Manajerial

Keterampilan yang mesti dimiliki oleh seorang manajer terdiri atas tiga

kategori utama, yaitu keterampilan teknis (technical skill ), keterampilan

manusiawi (human skill ), dan keterampilan konseptual (conceptual skill )

5. Kemampuan Manajerial di Indonesia

Secara umum, berdasarkan penelitian para ahli, kemampuan manajerial di

Indonesia tergolong masih rendah. Lynton K. Caldwell dan Howard L. Timh,

dari University of Indiana, Amerika Serikat, mengungkapkan bahwa

mismanagement yang terjadi adalah akibat dari kurangnya tenaga-tenaga

yang memahami teknik administrasi.

Berkenaan dengan problema-problema administratif di Indonesia, Herbert

Feith mengungkapkan fenomena yang terjadi sebagai berikut:

Kekurangan tenaga teknis dan tenaga administrator yang terlatih;

Perbedaan pendapatan yang besar antara pegawai negeri dan swasta;

Kantor-kantor pemerintah umumnya memiliki pegawai tingkat bawah

terlalu banyak;

Pendapatan pegawai negeri tingkat atas yang rendah memicu

terjadinya tindak korupsi;


10/15

9

Kentalnya aroma nepotisme dalam sistem pemerintahan;

Kebiasaan mengundur-undur atau saling lempar tanggung jawab;

Kecenderungan menolak reorganisasi yang radikal serta banyaknya

aturan baru yang ruwet.

Secara umum, kendala-kendala yang menghalangi perkembangan sistem

manajerial di Indonesia adalah kendala psikologis, kendala historis, kendala

sistem pendidikan, dan kendala administratif.

Menurut Caldwell dan Timh, sistem administratif di Indonesia terdiri atasdua golongan public officials, yaitu:

Golongan terdidik semenjak zaman Belanda, bersifat dogmatis; dan

Golongan generasi yang sedang berkembang dan terus berlatih.

6. Sumber Daya Manajemen

Dalam konteks sarana-sarana atau alat-alat manajerial, beberapa ahli

memiliki pendapat yang cukup berbeda-beda, diantaranya:

George R. Terry, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan

(materials), metode-metode (methods), uang (money ), dan pasar

(market ).

John W. Neuner, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan

(materials), mesin-mesin (machines), metode-metode (methods), uang

(money ), dan moral (morale).

Michael J. Jucius dan William E. Schlender, terdiri atas bagan organisasi

(organization chart ), tata kelola organisasi (manual organization), dan

anggaran (budget ).

Louis Allen, terdiri atas orang-orang ( people), sumber daya alam

(natural resources), uang (money ), serta peralatan dan mesin (tools and

machine).


11/15

10

7. Prinsip-Prinsip Manajemen

Lyndall Urwick, mengemukakan 20 prinsip manajerial, yaitu:

coordinative principle, authority, scalar process, assignment andcorrelation of functions, leadership, delegation, functional definition,

determinative functionalism, applicative functionalism, interpretative

functionalism, general interest, centralization, appropriate staffing, esprit

de corps, selection and placement, rewards and sanctions, initiative,

ewuity, discipline, dan stability .

Henry Fayol, mengemukakan 14 prinsip manajeral, yaitu: division of

work, authority and responsibility, discipline, unity of command, unity ofdirection, subordination of individual to general interest, ramuneration,

centralization, scalar chain or hierarchy, order, equity, stability of tenure,

initiative, dan esprit de corps.


12/15

11

III. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

1. Klasifikasi Fungsi-Fungsi Manajemen

a. Lyndall Urwick, membagi fungsi-fungsi administrasi ke dalam dua divisi

besar, yaitu:

Dinamika manajemen (dynamics of management ), terdiri atas

pengoordinasian (coordinating), pengarahan (directing),pengomandoan (commanding), dan pengawasan (controlling);

Mekanisme manajemen (mechanics of management ), terdiri atas

peramalan ( forecasting), perencanaan ( planning), pengorganisasian

(organizing).

b. Luther Gullick, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen menjadi

perencanaan ( planning), pengorganisasian (organizing), staffing,

pengoordinasian (coordinating), pengarahan (directing), pelaporan

(reporting), dan penganggaran (budgeting).

c. John B. Miner, mendefinisikan fungsi manajemen yang terdiri atas

perencanaan ( planning), pengorganisasian (organizing),

pengomandoan (supervising or commanding), pengoordinasian

(coordinating), pengendalian (controlling), pengomunikasian

(communicating), pemeriksaan (investigating), penilaian (evaluating),

pembuatan keputusan (decision making), staffing, mewakili

(representing), dan penawaran (bargaining).

d. Ernest Dale, mengklasifikasikan fungsi manajemen menjadi

perencanaan ( planning), pengorganisasian (organizing), staffing,


13/15

12

pengarahan (directing), pengendalian (controlling), penginovasian

(innovating), dan mewakili (representing).

e. Harold Koontz, terdiri atas perencanaan ( planning), pengorganisasian(organizing), staffing, memimpin (leading), dan pengendalian

(controlling).

f. George R. Terry, membagi ke dalam perencanaan ( planning),

pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan

controlling.

g. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen ke dalamperencanaan ( planning), pengorganisasian (organizing), pemberian

motivasi (motivating), pengawasan (controlling), dan penilaian

(evaluating).

h. James A. F. Stoner dan Stephen P. Robbins, membagi fungsi manajemen

menjadi planning, organizing, leading, dan controlling.

2. Fungsi Perencanaan

Dalam menjalankan fungsi perencanaan, seorang manajer haruslah mampu

menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

Apa yang harus dilakukan (What must be done)

Mengapa harus dilakukan (Why must be done)

Di mana akan dilakukan (Where will be done)

Kapan harus dilakukan (When will be done)

Siapa yang akan melakukan (Who will do it )

Bagaimana akan dilakukan (How will it be done)


14/15

13

3. Fungsi Pengorganisasian

Untuk melaksanakan fungsi ini dengan baik, seorang manajer haruslah

mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

Mengetahui tujuan organisasi;

Membagi seluruh pekerjaan dalam unit organisasi secara menyeluruh;

Menggolongkan kegiatan ke dalam unit operasional atau praktis;

Menentukan wewenang dan tanggung jawab;

Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan;

Memilih penempatan dan penugasan personel sesuai dengan

keterampilan manajerial yang dimiliki dan sesuai;

Mendelegasikan wewenang, yang terdiri atas: (1) wewenang lini, yaitu

bertanggungjawab langsung pada pencapaian tujuan; (2) wewenang

staf, yaitu menyediakan pelayanan, saran, dan nasihat pada lini; dan (3)

wewenang fungsional, yaitu mengendalikan unit lain secara khusus.

4. Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan dalam sistem manajerial mengehendaki adanya dua

syarat mutlak, yaitu menghendaki adanya rencana dan struktur organisasi.

Langkah-langkah yang dapat ditempuh oleh seorang manajer dalam

melaksanakan fungsi ini adalah:

Menentukan objek-objek yang akan diawasi dengan skala prioritas;

Menetapkan suatu standar sebagai alat ukur pengawasan atau yangmenggambarkan pekerjaan yang dikehendaki;

Menentukan prosedur, teknik, dan waktu yang akan digunakan;

Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan;

Membandingkan hasil kerja yang didapatkan dengan standar untuk

mengetahui apabila ada perbedaan;

Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap satu atau lebih

penyimpangan yang memberikan dampak signifikan.


15/15

14

Selain itu, dalam menjalankan fungsi pengawasan, ada prinsip-prinsip yang

mesti dipatuhi, yaitu:

Berlangsung secara terus-menerus dan bersamaan denganpelaksanaan;

Menemukan, menilai, dan menganalisis data secara obyektif;

Bukan ditujukan untuk mencari kesalahan semata, akan tetapi juga

untuk mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan

kegiatan;

Memberi bimbingan dan mengarahkan pelaksanaan untuk mencapai

tujuan;

Tidak kaku atau fleksibel;

Tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan dan menghasilkan efisiensi;

Berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan;

Dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis;

Harus membawa dan mempermudah pelakunya untuk melakukan

tindakan perbaikan atau corrective action.

Pengantar Ilmu Adm Organisasi Dan Manajemen

Documents

Transcript of Pengantar Ilmu Adm Organisasi Dan Manajemen