U. Maman Rubaman, SE., MS.i

Capter : 7

3

Introdution Peluang bisnis mendorong lahirnya pebisnis baru,

sehingga tingkat persaingan semakin ketat.

Persaingan yang ketat menuntut perusahaan untuk mampu menjalankan perusahaannya secara efektif efisien dan produktif..

Pengelolaan sumberdaya perusahaan secara moderen harus berlandaskan konsep manajemen.

Konsep manajemen meliputi sekurang-kurangnya 4 (empat) fungsi, yaitu : fungsi Perencanaan (Planning), fungsi Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Actuating ) dan Pengendalian (Controlling).

Introdution lanjutan : ORGANISASI TUJUAN

Efektip & Efesien

Membutuhkan Manajemen yang mempunyai Filosofi :“Total Quality Management”Bahwa Seluruh Anggota Organisasi mengetrapkan semua konsep manajemen yang mengarah pada perbaikan terus-menerus Dalam “Manajemen Moderndisebut “Memberdayakan Karyawan ““TUT WURI HANDAYANI” Kerjasama/Gotongroyong yang memehami semua fungsi yang ada melalui : “Cross Function Team

Mempunyai keterbatasan SDM / Uang / Fisik/ untuk mencapai tujuan tersebut.

Keberhasilan untuk mencapai tujuan tergantung pada :1.Pemilihan tujuan yang

dicapai2.Cara Menggunakan Sumber

Daya untuk mencapai tujuan tersebut

Diperlukan Manajemen yang akan menentukan Keefektipan dan Efesiensi kegiatan-kegiatan organisasi & pekerjaan yang benar

Mempunyai Daya Saing yang

tinggi

Efektif : Ditekankan pada

melakukan pekerjaan yang benar (doing the

right things) Efisiensi :

Ditekankan pada melakukan

pekerjaan dengan benar (doing things

right)Mencapai pada penggunaan Sumber Daya yg minimum untuk menghasilan

keluaran yg ditetapkan

Mengacu pada pencapaian

Tujuan

Mary Parker Follet :

“…the art of getting things done trough the others..”

…seni mencapai sesuatu melalui orang lain…

Apa itu Manajemen !!

to manage Mengatur/Mengelola

1. Apa yang diatur? (WHAT)2. Kenapa harus diatur? (WHY)3. Siapa yang mengatur?

(WHO)4. Bagaimana mengaturnya?

(HOW)5. Dimana harus diatur?

(WHERE)

MANAJEMEN( MANAGEMENT )

WHAT ….? Yang diatur adalah semua unsur manajemen yang

terdiri dari 6 M (Men, Money, Methods, Materials, Machines, and Market) dan semua aktivitas yang ditimbulkannya dalam proses manajemen.

WHY ….? Agar unsur manajemen (6M) itu lebih berdaya guna,

berhasil guna, terintegrasi, dan terkoordinasi dalam mencapai tujuan yang optimal

WHO? Yang mengatur adalah pemimpin dengan wewenang

kepemimpinannya melalui instruksi atau persuasi, sehingga 6M dan semua proses manajemen tertuju serta terarah kepada tujuan yang diinginkannya

HOW? Cara mengaturnya adalah melalui proses dari urutan

Fungsi-fungsi Manajemen (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling)

WHERE? Dalam suatu organisasi atau perusahaan, karena

organisasi merupakan alat dan wadah untuk mengatur 6 M dan semua aktivitas proses manajemen dalam mencapai tujuannya.

May 1, 2023 9

Mengapa Manajemen Dibutuhkan !!!1. Lingkungan Bisnis Berubah begitu

cepat2. Perkembangan Teknologi Informasi3. Adanya Globalisasi ; yang memaksa

kita mengbah bentuk organisasi menjadi : Fleksibel, Ramping, Tanggap Terhadap Perubahan Lingkungan

4. Pesaingan Bisnis yang semakin Tajam;Yang diharuskan kita mempunyai konsep organisasi belajar

Siapa yang membutuhkan manajemen ?

Perusahaan (bisnis) Semua tipe organisasi Semua tipe kegiatan

Mengapa manajemen dibutuhkan Perusahaan?

1. Untuk mencapai tujuan organisasi2. Untuk menjaga keseimbangan di

antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan (seperti; kepentingan Organisasi, perbankan, pelanggan, konsumen, serikat kerja , asosiasi dagang, masyarakat dan pemerintah )

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pencapaian tujuan

Efisien Efektivitas

Ada dua Konsepsi Utama guna mengukur prestasi

kerja (performance) manajemen

Efisiensi

Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar

Derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan

Konsep matematika : Ratio antara output (keluaran) dan input (masukan)

Output : > Hasil> Produktivitas> Performance

Input : > Tenaga Kerja> Bahan Baku> Uang> Mesin dan Waktu

Seorang Manajer Efisien :

Manajer yang bisa mencapai Output lebih tinggi dari input yang digunakan

Manajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumberdaya–sumberdaya untuk mencapai output yang telah ditentukan

Manajer yang bisa memaksimumkan output dengan jumlah input yang terbatas

Efektivitas Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang

tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Derajat atau tingkat pencapaian hasil yang diharapkan

Manajer yang efektif :Dapat memlilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode/ cara yang tepat untuk mencapai tujuan

Peter Drucker mengatakan bahwa: Efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar

(doing the right things) Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar

(doing things right)

May 1, 2023 16

TINGKATAN MANAJEMEN1. Manajemen puncak/Top manager :

Bertanggung jawab terhadap keseluruhan kinerja dan keefktifan perusahaan

2. Manajer menengah/Middle manager : Bertanggungjawab terhadap pengimplementasian strategi, kebijakan dan keputusan yang ditetapkan oleh manajemen puncak

3. Manajer lini pertama /First-line manager : bekerja sama dgn dan sekaligus mengawasi semua karyawan yang ada juga berpartisipasi dlm proses implementasi strategi

May 1, 2023 17

TIGA TINGKATAN MANAJEMEN ( THREE LEVEL SOF MANAGEMENT )

May 1, 2023 18

KETRAMPILAN MANAJEMEN1. Ketrampilan teknis : menyangkut

pengetahuan dan ketrampilan manajer untuk menggunakan berbagai macam proses, prosedur, teknik, alat dan metode yang diperlukan utk memenuhi suatu tuntutan tugas

2. Ketrampilan hubungan personal : kemampuan manajer untuk memimpin, memotivasi dan berkomunikasi dengan orang- orang sekitarnya

3. Ketrampilan konseptual : mengacu pada kemampuan manajer untuk memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami bagaimana masing2 bagian berhubungan dan bergantung satu sama lain

EFEKTIF EFISIEN

P O A C

METODEILMIAH

METODESENI

PROSESMANM-1

MANM-2

MANM-3

M-4

M-5

M,I,T

TARGET SASARAN

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

SUMBER DAYA

Manajemen Sebabagai Ilmu : Karenaa manajemen merupakan suatu

kumpulan Ilmu pengetahuan yang sistematis

dan Telah diterima sebagai kebenaran yang universal dan memiliki Asas-asas seperti ilmu-ilmu

lain

Manajemen Sebabagai Seni : 1.Keberhasilan Manajer dalam usahanya

mencapai tujuan dengan dibantu bawahan, selain itu diperlukan pemahaman dan pengalaman Ilmu Manajemen

2.Kemampuan Manajer mempengaruhi bawahannya dengan wibawa, karisma atau seni memimpin orang

3.Jadi Kemampuan pribadi manajer untuk menarik perhatian dan mempengaruhi orang lain sehingga mereka dengan senang hati mau mengikuti perintah manajer..

Dengan Ilmu Manajemen :

Manajer mampu : Menganalisis, dan

mempelajari masalah-masalah

dengan baik

Dengan Ilmu Seni Manajemen Manajer mampu

: Menentukan sikap dan

Mengambil keputusan dan Memecahkan

masalah secara Cepat dan Tepat

Ilmu dan Seni -MANAJEMEN

Sifat Ilmu Manajemen

Manajemen Mempunyai Sifat Universal :Karena mengggunakan kerangka Ilmu Pengetahuan yang bersifat sistematis yang mencakup kaidah-kaidah atau rumusan-rumusan, prinsip-prinsip dan konsep-konsep. Jadi bia seorang manajer mempunyai dan menggunakan pengetahuan dasar mengenai manajemen serta dapat menerapkan ilmu tersebut pada bentuk, situasi dan kondisi yang ada, maka manajer tersebutdapat menjalankan fungsi-fungsi manajerial yang ada secara efisien dan Efektif.

Manajemen harus mempunyai sifat Fleksibel ;Karena didalam pencapaian tujuan seorang manajer memerlukankerja sama dengan bawahannya, maka dalam penerapannya diperlukan sikap dan tindakan yang fleksibel dengan melihat pada bentuk, tujuan dan situasi serta kondisi yang ada, baik dilingkungan Intern Perusahaan maupun dilingkunagan Ektern Perusahaan.

Manajemen adalah merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran/tujuan Organisasi melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

Definisi Umum

• Adanya Tujuan yang Ingin dicapai• Pemanfaaatan Sumber Daya yang

ada untuk mencapai tujun• Pengendalian atas kegiatan-

kegiatan manusia agar mereka menjalankan tugasnya dengan benasr

Tiga Hal Penting

Kata Kunci-nya ;• Proses yg merupakan kegiatan

yang direncanakan• Fungsi manajemen• Melalui Aktivitas tersebut• Sumberdaya Organisasi

Kaitan Manajemen & Organisasi Proses

Manajemen

Input SumberdayaTujuan

Efektif danEfisien

PerencanaanPengorganisasian

PengarahanPengendalian

Sarana /unsur Manajemen

Man Money Material Machines Method Market

6 M

Fungsi – fungsi Manajemen

HENRY KOONTZ & GEORGE ERNEST WILLIAMFAYOL O'DONNEL TERRY DALE NEWMAN

PLANNING

ORGANIZING

ASSEMBLINGOFRESOURCESSTAFFINGACTUATINGSTAFFINGCOMMANDING

COORDINATING DIRECTING

INNOVATING

DIRECTING DIRECTING

REPRESENTING

CONTROLLING

Fungsi – fungsi Manajemen

Skema Pengertian Manajemen

MANAJEMEN

PERENCANAAN(PLANNING)

PENGORGANISASIAN(ORGANIZING)

PENGARAHAN(ACTUATING)

PENGAWASAN(CONTROLLING)

TUJUAN ORGANISASI

Fungsi – fungsi Manajeme1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan fungsi awal manajemen yang dimulai dari penetapan tujuan dan kemudian menetapkan perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai dimasa datang.

Berdasar rentang waktu pencapaian tujuan organisasi dapat dikelompokkan menjadi:

Tujuan jangka panjang Tujuan yang dibuat untuk jangka waktu yang cuku;

lama, biasanya lebih dari 5 tahun dan merupakan panduan suatu organisasi akan berkembang dan menjadi perusahaan seperti apa.

Tujuan jangka menengah Tujuan yang lebih cepat waktu pencapaiannya dan

biasanya merupakan penjabaran dari tujuan jangka panjang yang coba akan dicapai pada rentang waktu yang lebih singkat. Periode pelaksanaan biasanya 1 – 5 tahun.

Tujuan jangka pendek Tujuan yang disusun untuk waktu kurang dari 1

tahun yang berhubungan dengan operasional rutin organisasi.

Setelah menetapkan tujuan organisasi kemudian perlu adanya perencanaa kegiatan yang jelas untuk mencapai tujuan.

Adapun tingkatan rencana kegiatan organisasi dapat dibagi dalam tiga tingkatan yaitu: Rencana strategik

Rencana strategik berisi tentang alokasi sumber daya yang dimiliki organisasi, dan langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk dapat mencapai tujuan jangka panjang (strategis) perusahaan.

Rencana ini biasanya disusun oleh pinpinan organisasi yang menentukan arah organisasi.

Rencana strategis merupakan visi perusahaan dimasa datang yang merupakan tujuan yang akan dicapai dalam jangka panjang.

Rencana taktis Rencana taktis lebih pendek rentang

waktunya dan merupakan penerapan dari rencana strategik yang sudah disusun oleh perusahaan. Perencanaan taktis biasanya melibatkan tingkatan manajemen menengah.

Rencana operasional Rencana operasional berhubungan dengan

kegiatan operasional rutin sehari – hari yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek organisasi.

2. Pengorganisasian (Organizing) dan pembentukan staff (Staffing) Pengorganisasian adalah suatu proses memperoleh

dan mengatur sumber daya perusahaan baik manusia, modal, dan teknologi untuk dapat secara baik menjalankan rencana yang sudah dibuat dan mencapai tujuan organisasi.

Pembentukan staff merupakan pemilihan dan penempatan sumber daya manusia yang akan melaksanakan rencana kegiatan yang telah disusun sehingga akan dapat berjalan dengan baik dan tepat.

 3. Pengarahan (Directing)

Pengarahan adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk memberikan panduan dan panutan kepada karyawan sehingga kegiatan operasional akan berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh organisasi. Pengarahan berkaitan dengan kepemimpinan seseorang terhadap orang lain dan membentuk suasana yang kondusif dan dinamis sehingga karyawan termotivasi untuk bekerja dan mencapai tujuan organisasi.

4. Pengendalian (Controlling) ; Pengendalian merupakan bentuk pengawasan dan

kontrol dari manajemen terhadap kegiatan operasional organisasi apakah sudah sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan sesuai dengan arah tujuan organisasi.

Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara mengamati kinerja organisasi secara keseluruhan dan melakukan evaluasi apabila diperlukan.

Fungsi pengendalian berawal dari penetapan standar penilaian, pengukuran kinerja kegiatan apakah sesuai dengan standar, mengevaluasi hasil kinerja, dan terakhir melakukan koreksi ataupun perbaikan bila diperlukan.

Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara memonitor kinerja individual, departemen, divisi dan kinerja keseluruhan demi kesuksesan organisasi.

Dengan kata lain, fungsi ini berusaha mencegah timbulnya masalah, mendefinisikan masalah jika timbul dan kemudian mencari solusi pemecahan masalah secepat dan seefektif mungkin.

May 1, 2023 37

KONSEP ORGANISASI

1. Wewenang : adalah hak yang dimiliki karyawan pada posisi tertentu untuk membuat keputusan, memberi perintah dan mengalokasikan sumberdaya

2. Rentang kendali : adalah jumlah bawahan yang berada dibawah kendali seorang manajer

3. Sentralisasi : merupakan suatu filosofi organisasi dan manajemen yang memusatkan seluruh wewenang membuat keputusan pada sekelompok kecil manajer dalam struktur organisasi

May 1, 2023 38

GAYA KEPEMIMPINAN (LEADERSHIPS TYLES)

1. Otokratik (Autocratic) : Gaya kepemimpinan Penguasa. Kekuasaan terpusat dan tidak memberikan ruang kepada yang dipimpinya untuk mengambil peran yang penting. Suasana organisasi penuh dengan ketegangan, kaku, dan selalu menunggu perintah.

2. Free-rein/Laissez-faire : Gaya kepemimpinan yang membiarkan stafnya untuk melakukan apapun yang terkait dengan tugasnya. Fungsi pengarahan pimpinan kepada anak buahnya nyaris tidak ada, sehingga bawahan menjadi bingung dan ragu-ragu dalam mengambilkeputusan.

3. Participative/Democratic : Gaya kepemimpinan yang memberikan ruang berdiskusi dan berbeda pendapat antara bawahan dan pimpinan. Bawahan menjadi terbuka dan mendorong dirinya untuk melakukan terobosan dan kreasi. Masalah yang muncul menjadi cepat diketahui dan diantisipasi oleh pimpinan.

May 1, 2023 39

EMPAT DASAR KETERAMPILAN MANAJEMEN (FOUR BASIC MANAGEMENT SKILLS)

1. Conceptual Skills: kemampuan untuk berfikir dalam di dalam terminologi yang abstrak.

2. Interpersonal Skills: memahami dan menjalin hubungan bersama orang-orang

3. Technical Skills: kebutuhan ketrampilan untuk mencapai tugas tertentu

4. Decision-Making Skills: menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaimana sumber daya perusahaan harus dialokasikan.

May 1, 2023 40

CARA PARA MANAJER MENGELOLA WAKTU( TIME MANAGEMENT )

1. Tetapkan prioritas yang tepat : Tetapkan yang terbaik daripada yang paling disukai Jadualkan waktu jeda yang panjang untuk tugas

tugas yang besar

2. Minimalkan interupsi : Manajer hendaknya tetap fokus pada pekerjaan

yang sedang ditangani sebelum menanggapi interupsi yg tdk terjadwal

3.Tetapkan sasaran jangka pendek : Memecahkan tugas menjadi tugas-tugas yang

lebih kecil (Tugas A, B, dst) Delegasikan beberapa tugas kepada para

manajer

41

AREA MANAJEMEN Manajer Pemasaran Manajer Sumber Daya

Manusia Manajer Operasi/Produksi Manajer Keuangan

MANAJER setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya

Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1. Menurut tingkatannya :* Tinggi (Top Manager)* Menengah (Middle Manager)* Bawah (Lower Manager)

2. Menurut tanggungjawab dalam organisasi :* Manajer Umum (General Manager)* Manajer Fungsional (Functional Manager)

May 1, 2023 44

TINGKATAN MANAJEMEN

1.Manajemen puncak/Top manager : Bertanggung jawab terhadap keseluruhan kinerja dan keefktifan perusahaan /manajemen organisasiContoh : Direktur, Presiden, Kepala dsb

2.Manajer menengah/Middle manager : Bertanggungjawab terhadap pengimplementasian strategi, kebijakan dan keputusan yang ditetapkan oleh manajemen puncak Contoh : Kepala Seksi, Kepala Bagian dsb

3.Manajer lini pertama /First-line manager : bekerja sama dgn dan sekaligus mengawasi semua karyawan yang ada juga berpartisipasi dlm proses implementasi strategi Contoh : Mandor, pengawas lapangan

MANAJER FUNGSIONAL DAN UMUM

1. Manajer Fungsional Mempunyai tanggungjawab hanya atas satu kegiatan organisasi produksi, pemasaran, personalia dan keuangan

2. Manajer UmumMengatur, mengawasi dan bertanggungjawab atas satuan kerja keseluruhan divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan funsional satuan kerja

May 1, 2023 46

1. Ketrampilan konseptual (Conceptual Skills) : mengacu pada kemampuan manajer untuk memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami bagaimana masing2 bagian berhubungan dan bergantung satu sama lain

2. Ketrampilan hubungan personal (Interpersonal Skills ) : kemampuan manajer untuk memimpin, memotivasi dan berkomunikasi dengan orang- orang sekitarnya

3. Ketrampilan Administrasl (Decision-Making Skills ): kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan.

4. Ketrampilan teknis (Technical Skills ): menyangkut pengetahuan dan ketrampilan manajer untuk menggunakan berbagai macam proses, prosedur, teknik, alat dan metode yang diperlukan utk memenuhi suatu tuntutan tugas

EMPAT DASAR KETERAMPILAN MANAJEMEN (FOUR BASIC MANAGEMENT SKILLS)

1.Top manager

1.MidleTop manager

1.Lower manager

Ketr

ampi

lan

kons

eptu

a

Ketr

ampi

lan

hubu

ngan

per

sona

l

Ketr

ampi

lan

Adm

inis

tras

i

Ketr

ampi

lan

Tekn

ik

PERBEDAAN MASING-MASING TINGKAT MANAJER

Konseptual

Hub. MAnusiawi

Opersional

Tk. Atas

Tk. Menengah

Tk. Bawah

Tingkatan dan KetrampilanManajemen

APA YANG DILAKUKAN MANAJER

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan

tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas

3. Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan

4. Manajer harus berpikir secara analistis dan konseptual

5. Mediator6. Politisi7. Diplomat8. Mengambil keputusan sulit

PERAN – PERAN MANAJER(Henry Mintzberg, 1960)

1. Peran Interpersonal / Antar Pribadi Sebagai Pembuka Simbolis ; (menerima dan menjamu dan

menghadiri serta Upacara-upacara serimonial lainnya) Pemimpin; (Mendidik, mengatur, memimpin , memberikan

motivasi, memberikan bimbingan, dan nasihat dsb. Kepada bawahannya. )

Perantara ; ( berhubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan, baik dalam mengadakan pertemuan, perwakilan dll. serta memelihara jaringan hubungan luar

2. Peran informasional Monitoring aliran informasi yang ada baik kedalam

maupun keluar perusahaan Penerus Informasi yaitu menyebarkan informasi-informasi

kepada bawahannya atas keputusan yang diambil dan informasi lainnya dari luar perusahaan.

Perwkilan ; sebagai wakil dari perusahaan ke luar perusahaan baik sebagai warga negara biasa, mewakili dalam pengadilan dan mengadakan hubungan dengan unsur-unsur masyarakat lainnya.

3. Peran Pembuat Keputusan

Wiraswasta/wirausaha ; berdasakan pada inisiatif dan kreatif sendiri

Penangkal Kesulitan ; penanggulangan pemogokan, pembatalan kontrak, penampung keluhan, kekurangan bahan dsb.

Pengalokasiaan Sumber Daya ; kepada siapa, kapan, untuk apa dan bagaimana,sumber daya yang dipunyainya di alokasikan.

Negotiator ; mengadakan perundingan-perundinagn dengan pihak lain.