BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangDalam sistem kegiatan penyelenggaraan makan, makanan berkualitas akan didapat apabila perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan dengan baik. Manajemen penyelenggaraan institusi adalah serangkaian kegiatan yang bersatu dari sistem yang terdiri dari beberapa subsistem perencanaan menu disamping evaluasi dalam rangka penyediaan makan untuk kelompok masyarakat di sebuah institusi. Selain untuk memenuhi kebutuhan gizi, penyelenggaraan makanan bertujuan untuk menyediakan makanan yang sesuai baik dari segi mutu, jenis maupun jumlahnya (Depkes RI, 2006).

Setiap proses dalam penyelenggaraan makanan sangat mempengaruhi jumlah dan standar porsi yang akan dihasilkan. Pembelian bahan makanan harus benar, menurut Suyatno (2010), pembelian bahan makanan harus disesuaikan dengan menu, jumlah dan standar porsi yang direncanakan.

Salah satu hal penting dalam penyelenggaraan makanan yaitu jumlah bahan makanan dan

standar porsi yang dihasilkan, hal ini dikarenakan jumlah bahan makanan berpengaruh terhadap standar porsi yang dihasilkan. Jumlah bahan makanan harus ditetapkan secara teliti agar didapat standar porsi sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan klien.

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa yang dimaksud pengadaan bahan makanan?b. Bagaimana proses pembelian bahan makanan?

c. Apa yang dimaksud dengan pasar?

d. Apa yang dimaksud dengan pembeli?

e. Apa yang dimaksud dengan pemasok atau distributor makanan?f. Apa saja metode-metode pembelian?

g. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pemilihan produk?1.3 Tujuan

a. Untuk mengetahui definisi pengadaan bahan makanan.

b. Untuk mengetahui dan memahami proses pembelian bahan makanan.

c. Untuk memahami tentang pasar dalam pengadaan bahan makanan.

d. Untuk memahami tentang pembeli dalam pengadaan bahan makanan.e. Untuk memahami tentang pemasok dan distributor makanan.f. Untuk mengetahui dan memahami metode-metode dalam pembelian.

g. Untuk mengetahui dan memperhatikan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan produk.

BAB II

PEMBAHASAN2.1 Definisi Pengadaan Bahan Makanan

Pembelian atau pengadaan adalah proses untuk mendapatkan bahan dan barangbarang yang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga, pembelian dalam pelayanan makanan berarti serangkaian kegiatan secara berturut-turut dengan tujuan untuk mendapatkan bahan makanan, persediaan, dan peralatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan makanan.2.2 Proses Pembelian Bahan Makanan

2.3 Pasar

Pasar dapat diartikan sebagai kumpulan kegiatan yang memberikan kepemilikan bahan makanan dari produsen ke konsumen.Distribusi Pasar

Makanan didistribusikan dari sumber ke konsumen melalui serangkaian proses pasar. Komponen dari sistem distribusi meliputi tumbuh, panen, penyimpanan, pengolahan, manufaktur, transportasi, kemasan, dan distribusi. Misalnya, seorang petani yang menanam gandum lalu menjual produk pasca panen ke pabrik di mana gandum diolah menjadi tepung. Pertukaran petani ke pabrik adalah saluran. Selain pertukaran kepemilikan, ada perubahan bentuk dan biaya tambahan. Biaya meningkat pada setiap titik pertukaran dan pada akhirnya diteruskan kepada konsumen di akhir sistem distribusi (lihat Gambar. 6.2).

Perantara

Pergerakan produk melalui sistem distribusi didukung melalui kerja perantara. Perantara bertindak sebagai saluran antara produsen, distributor, dan konsumen. Dua perantara yang paling umum mempengaruhi bagian distribusi pasar pelayanan makanan adalah makelar dan perwakilan produsen. Makelar berfungsi sebagai perwakilan penjualan untuk produsen atau kelompok produsen. Beberapa produsen menggunakan pendekatan lain misalnya melalui perwakilan langsung. Daripada berinvestasi di makelar, produsen akan mempekerjakan perwakilan produk sendiri atau agen. Heinz, misalnya, mungkin mengirim agennya langsung ke distributor atau operasi jasa makanan untuk memperkenalkan produk barunya. Dalam prakteknya, perwakilan produsen mungkin mengunjungi jasa makanan untuk memperkenalkan produk baru.Memahami Pasar

Pasar bersifat dinamis dan selalu berubah, dan pembeli makanan harus waspada terhadap tren dan kondisi yang mempengaruhinya seperti kebijakan pemerintah, tren ekonomi, dan kondisi cuaca buruk. Misalnya, perjanjian perdagangan global, termasuk North America Free Trade Agreement (NAFTA), memiliki pengaruh yang besar terhadap ketersediaan dan harga komoditas.

Pertukaran informasi antara penjual dan pembeli adalah fungsi penting dari pasar dan dimungkinkan melalui berbagai media, seperti internet, laporan berkala asosiasi perdagangan, laporan pasar lokal dan media massa.

Regulasi Pasar: Makanan dan Program PemeriksaanKeamanan dan keutuhan dari pasokan makanan dipastikan melalui program keamanan dan pengawasan pemerintah. Kualitas ditentukan dan dipastikan melalui layanan penilaian. Program keamanan pemerintah dan pengawasan yang digunakan untuk mengevaluasi makanan dari tanda-tanda penyakit, bakteri, bahan kimia, kutu, kotoran, atau faktor lain yang dapat membuat bahan makanan tidak layak untuk dikonsumsi manusia.Tanggung jawab utama untuk menjamin keamanan pangan adalah Badan Pengawasan Obat dan Makanan (Badan POM). Beberapa departemen pemerintah lainnya dan lembaga juga terlibat dalam aspek-aspek tertentu dalam peraturan keamanan pangan seperti Kementerian Kesehatan.

Makanan yang tidak dapat masuk ke perdagangan antarnegara yaitu makanan yang dianggap tercemar. Makanan yang tercemar dengan ketentuan sebagai berikut:

Mengandung zat-zat yang berbahaya bagi kesehatan.

Ada bagian yang kotor dan membusuk. Dipersiapkan dan ditahan dalam kondisi tidak bersih. Mengandung bagian dari hewan yang sakit.

2.4 PembeliMakanan dan persediaan untuk organisasi pelayanan makanan dapat dibeli oleh seorang individu, oleh departemen pembelian, atau melalui pengaturan kerja sama dengan lembaga-lembaga lain, tergantung pada ukuran dan kepemilikan organisasi serta kebijakannya.Pembelian bahan makanan, jumlah dan kualitas yang diperlukan untuk jasa makanan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh anggaran dan kebijakan keuangan institusi. Sebuah institusi harus memiliki pengetahuan tentang faktor-faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi pelanggan, menu, resep, ketersediaan tenaga kerja dan keterampilan, peralatan, fasilitas penyimpanan, dan jumlah makanan yang dibutuhkan. Faktor eksternal meliputi sistem pemasaran, standar makanan dan kualitas, ketersediaan produk, dan metode pembelian.Keterampilan negosiasi

Kemampuan untuk membangun kemitraan kerja profesional melalui keterampilan berbicara. Kemampuan untuk bernegosiasi sangat penting untuk keberhasilan pembelian dan keterampilan tersebut dapat dipelajari dan disempurnakan dari waktu ke waktu.Etika dalam Pembelian

Seseorang saat membeli dituntut untuk memiliki keterampilan negosiasi, dan komitmen untuk standar etika yang tinggi. Seorang pembeli atau institusi tidak boleh terpengaruh terhadap bujukan pemasok yang dapat menyebabkan pembelian tidak objektif.

Struktur Pembelian Institusi pelayanan makanan bekerja di bawah berbagai jenis peraturan pembelian tergantung pada sejumlah faktor, termasuk ukuran organisasi, kepemilikan, dan lokasi geografis.Pembelian Terpusat

Departemen pembelian bertanggung jawab untuk mendapatkan persediaan dan peralatan yang diperlukan untuk semua unit dalam organisasi, digunakan di banyak institusi besar, termasuk perguruan tinggi, sekolah, beberapa unit restaurans, dan rumah sakit.2.5 Pemasok dan Distributor Makanan

Pemilihan pemasok, atau vendor, adalah salah satu keputusan yang paling penting yang harus dilakukan dalam pogram pembelian. manajer dan penanggung jawab pembelian membutuhkan kerja sama untuk menetapkan kualias standar untuk makanan dan suplay pembelian makanan, dan mengadakan survei pasar untuk pemasok yang dapat dipercaya dan bisa menyediakan produk yang diinginkan.

Ada beberapa kategori pemasok atau distributor makanan. Dua kategori yang paling umum digunakan dalam pelayanan makanan adalah pemasok yang menjual beragam komoditas dan pemasok khusus yang hanya menjual satu komoditas seperti daging.

Pembeli atau institusi untuk pelayanan makanan dapat menemukan pemasok melalui berbagai sumber, termasuk: Internet. Operator jasa makanan lainnya. Pameran dagang.

Tanggung jawab utama dari pembeli adalah mengevaluasi produk dan jasa dari suatu pemasok secara hati-hati. Untuk mencapai hal ini, pembeli harus melakukan penyelidikan yang diperlukan ke dalam produk pemasok, layanan yang tersedia dan kehandalan dalam memenuhi spesifikasi kontrak.Banyak pemasok menyediakan peralatan pendukung atau layanan program dengan pembelian produk makanan tertentu disebut sebagai layanan nilai tambah, atau layanan yang disertakan dengan pembelian produk tanpa biaya tambahan. Misalnya, penjual menawarkan untuk memasok peralatan membuat kopi tanpa biaya tambahan dengan pembelian produk kopi. Lokasi dan ukuran jasa makanan adalah faktor penting dalam pemilihan pemasok. Jika perusahaan pelayanan makanan terletak di perkotaan, pemasok dapat memenuhi kebutuhan pembeli dengan jadwal pengiriman dan penerimaan yang tepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.2.6 Metode PembelianDua metode utama pembelian adalah pembelian informal dan pembelian formal.

a. Pembelian Informal

Pembelian informal merupakan metode yang umum digunakan untuk membeli, terutama dalam operasi jasa makanan kecil. Sistem ini memesan makanan dari vendor berdasarkan harian, mingguan, atau bulanan. Kontak antara pembeli dan penjual yang dibuat melalui fax, komputer, telepon, atau melalui perwakilan penjualan yang memanggil pembeli.b. Pembelian FormalPembeli memberikan spesifikasi tertulis (penawaran harga, waktu yang disepakati, dan daftar barang) dan perkiraan barang yang diperlukan kepada pemasok. Permintaan lelang secara formal dapat diiklankan di media massa dan didistribusikan secara luas, sedangkan secara kurang formal hanya diberikan kepada pemasok yang tertarik. Lelang dibuka pada tanggal yang telah ditentukan dan kontrak umumnya diberikan kepada pemasok yang menawarkan harga terbaik dan memenuhi produk.Variasi Metode Pembelian Biaya Tambahan Biaya vendor umumnya didasarkan pada biaya bahan ditambah biaya yang dikeluarkan dalam perubahan kemasan, pembuatan produk, Ketika perjanjian negosiasi biaya tambahan dalam pembelian, pemahaman yang jelas harus dicapai yang mencakup apa yang termasuk dalam biaya dan apa yang dianggap sebagai bagian dari kenaikan hargabarang disuatu vendor . Beberapa cara untuk memverifikasi biaya vendor juga harus menjadi bagian dari perjanjian. Penjual PertamaMetode pembelian yang biasa digunakan oleh restoran dan institusi non komersial lainnya selama beberapa tahun terakhir. Metode ini melibatkan perjanjian formal dengan satu pemasok untuk memasok sebagian besar produk yang dibutuhkan. Kebutuhan umumnya ditentukan dalam persen dari total penggunaan berdasarkan kategori. Kategori termasuk makanan segar dan unggas, beku, susu, kering, memproduksi, minuman, dan kategori non-pangan seperti perlengkapan, peralatan, dan bahan kimia. Persentase berkisar 60 sampai 80, dengan tingkat yang lebih tinggi yang paling umum. Perjanjian tersebut didasarkan pada komitmen untuk membeli jumlah tertentu untuk jangka waktu tertentu. Perjanjian Pembelian TertutupPerjanjian tertutup biasanya digunakan untuk banyak jenis barang dari pemasok lokal. Tetapi ketetapan barang, kuantitas, dan kebutuhan pengiriman tidak diketahui dalam kenaikan yang mungkin berubah-ubah. Pemasok bersedia untuk memenuhi kekurangan yang dipesan dalam periode yang ditentukan. Perjanjian tertutup dapat menetapkan dengan satu atau lebih pemasok, maka pengiriman pesanan dapat tetap dengan tawaran terbaik. Biasanya, satu atau lebih pemasok juga membolehkan pembeli untuk mengidentifikasi harga yang tidak disukai dimana terjadi ketika hanya satu pemasok yang terlibat. Pembelian LangsungFungsi penjual pada pembelian langsung hanya sebagai perantara dimana dia tidak menyetok barang di perusahannya melainkan penjual menyediakan barang setelah ada pemesanan dari pembeli. Tujuannya adalah untuk memiliki sedikit produk dalam persediaan untuk waktu sesedikit mungkin dalam upaya untuk memaksimalkan arus kas.2.7 Pemilihan Produk

Bentuk-bentuk makanan yang dipasarkan

Menentukan bentuk-bentuk makanan yang akan dibeli adalah keputusan utama yang membutuhkan kehati-hatian. Bentuk berkenaan terhadap bentuk fisik (keseluruhan, potongan dadu, dll) dan suhu (kering, beku dan dingin). Biaya dilibatkan dalam pembelian dan penggunaan dari kesegaran dan bentuk makanan melawan persiapan parsial atau makanan siap makan dan dapat diterima dari item serupa oleh konsumen yang merupakan factor terbesar yang dipertimbangkan. Faktor-faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pemilihan Produka. Kualitas. Memilih produk yang sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.

b. Perlengkapan. Menentukan ketersediaan, kapasitas dan waktu untuk menjamin bahwa permintaan produk dapat dipenuhi.c. Tenaga kerja. Mengevaluasi ketersediaan, kemampuan dan keperluan pelatihan.d. Waktu. Mengevaluasi waktu pelayanan berdasarkan permintaan produk.e. Inventaris. Mengukur tempat penyimpanan yang diperlukan.f. Total biaya. Melakukan analisis biaya lengkap dari semua sumber daya yang digunakan untuk membuat atau membeli produk. Menggunakan biaya sebagai dasar keputusan setelah faktor-faktor lain telah dianalisis dengan cermat.2.8 Prosedur Pembeliana. Mengidentifikasi KebutuhanJumlah makanan yang dibutuhkan untuk produksi menu yang direncanakan diidentifikasi dari menu.b. Inventarisasi Tingkat PersediaanKebutuhan sistem komunikasi dari area produksi dan gudang sangat penting untuk pembeli. c. Kuantitas untuk membeliJumlah bahan makanan dan persediaan yang dibeli pada satu waktu dan frekuensi pemesanan tergantung pada keuangan dan akuntansi prosedur, metode pembelian, frekuensi pengiriman dan ruang penyimpanan.d. Mendeskripsikan secara rinci tentang produk yang diinginkan.

Mendeskripsikan suatu produk harus ringkas namun mengandung informasi yang cukup sehingga tidak ada kesalahpahaman antar penjual dan pembeli. Berikut ini adalah hal-hal atau informasi yang harus ada dalam pemesanan suatu produk makanan:

Nama produk

Merk

Jumlah produk

Nama dan ukuran wadah

Perhitungan per wadah

Informasi tambahan untuk jenis bahan makanan lain, diantaranya:

Buah dan Sayur. Jenis, tingkat kematangan, lokasi geografis. Jika sudah sangat diperlukan, pilihlah yang sudah matang. Makanan kaleng. Jenis, kemasan, ukuran, jenis sirup, berat bersih, berat jenis. Makanan beku. Kadar gula, suhu pada proses pengiriman dan penerimaan. Contoh: stroberi iris, kadar gula 4:1 dan suhu pada proses pengiriman 0oF atau kurang dari 0oF. Daging dan Olahan daging. Umur, grade, potongan daging, instruksi pemotongan yang tepat, kisaran berat, kadar lemak, kondisi pada saat diterima. Produk susu. Kadar lemak susu, kepadatan susu, jumlah bakteri, suhu selama pengiriman dan pada saat penerimaan.e. Penerbitan Permintaan Lelang

Permintaan lelang berasal dari orang yang berwenang. Permintaan lelang meliputi jumlah yang diperlukan dan spesifikasi untuk setiap barang. Selain itu, kondisi umum penerimaan juga diuraikan, termasuk tanggal dan metode pengiriman, syarat pembayaran, kesediaan untuk menerima semua bagian dari tawaran, diskon, tanggal penutupan penawaran dan kententuan lainnya.

Permintaan lelang juga dapat meminta sampel yang akan diuji. Hal ini sangat penting terutama dalam memesan produk makanan kaleng dalam jumlah besar. Pengujian makanan kaleng dengan cara membuka sampel kaleng dan menilai atau mengevaluasi produk sesuai ketentuan yang berlaku. Jika sampel ada lebih dari satu perusahaan, maka merk pada kaleng harus ditutup sehingga tes akan netral.

Jadwal lelang berisi periode lelang dan frekuensi pengiriman harus ditetapkan dan bila mungkin, direncanakan sehingga buah-buahan dan sayuran olahan musiman dapat digunakan. Namun, dalam pembelian informal langkah tersebut diabaikan, permintaan pembelian dari dua atau lebih pemasok, biasanya melalui telepon.

f. Mengembangkan Pesanan Pembelian

Pesanan menentukan jumlah setiap barang yang dibutuhkan untuk periode lelang, spesifikasi kualitas, dan tanggal pengiriman. Pesanan harus menyertakan nama organisasi, individu pembuat permintaan, dan tanda tangan dari orang yang berwenang untuk menandatangani pesanan. Pesanan akan mendapatkan nomor yang dapat ditambahkan pada saat persetujuan akhir. Nomor, serta tanggal penerbitan, sangat penting untuk identifikasi.g. Tabulasi dan Mengevaluasi TawaranPenawaran harus terus disegel dan rahasia sampai waktu yang ditetapkan untuk pembukaan. Amplop tertutup yang berisi tawaran harus dicap untuk menunjukkan tanggal, waktu, dan tempat penerimaan. Penawaran yang diterima setelah waktu dan tanggal yang ditetapkan untuk pembukaan tender harus ditolak dan dikembalikan tanpa dibuka.

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menerima tawaran:

1. Kemampuan dan kapasitas peserta lelang untuk melakukan kontrak dan menyediakan layanan.

2. Kemampuan peserta lelang untuk memberikan pelayanan dengan cepat dan dalam waktu yang telah ditentukan.

3. Integritas dan nama baik peserta lelang.

4. Kualitas kinerja peserta lelang pada kontrak atau pelayanan sebelumnya.

5. Kepatuhan peserta lelang dengan hokum dan dengan hal-hal yang berkaitan dengan kontrak atau pelayanan.

6. Sumber keuangan peserta lelang.

Sebelum tawaran diberikan kepada pemasok, pembeli dapat meminta sampel uji produk dari masing-masing tender yang memenuhi syarat untuk membandingkan produk yang sebenarnya terhadap spesifikasi yang telah ditentukan. Proses ini sangat direkomendasikan untuk produk daging dan produk kalengan agar pembeli dapat mengevaluasi kualitas dari produk tersebut. Jika spesifikasi tidak terpenuhi, maka pemberian kontrak tidaka akan diberikan kepada penawar terendah, namun harus menyatakan alasan.

h. Pemberian KontrakKontrak harus diberikan kepada penawar yang paling tanggap dan bertanggung jawab dengan harga yang paling menguntungkan untuk pembeli. Pembelian harus atas dasar harga, kualitas dan pelayanan agar .

Kondisi umum kontrak harus mencakup layanan yang akan diberikan, tanggal dan metode pengiriman, permintaan pemeriksaan, sertifikat nilai yang diperlukan, prosedur untuk penggantian, dan kondisi untuk pembayaran. Informasi berikut juga harus diberikan nama dan alamat pelayanan makanan, jenis item kontrak meliputi, masa kontrak, tanggal penerbitan kontrak, tempat pengiriman, jumlah yang akan dibeli, dan tanda tangan dari perwakilan resmi dari perusahaan yang mengajukan tawaran. Syarat penjualan harus jelas dinyatakan dalam kontrak.

Kontrak bersifat mengikat dan merupakan penerimaan hukum tawaran yang dibuat oleh pemenang. Ketika kontrak dibuat oleh agen pembelian, pelayanan makanan harus menerima salinan pemberian kontrak.

i. Aspek Hukum dan Peraturan PembelianAda undang-undang, peraturan atau kebijakan yang harus dipahami dan dipatuhi oleh pembeli. Sebuah institusi sering bekerjasama dengan departemen hukum untuk memastikan bahwa kontrak dan interaksi pembeli / pemasok sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

Terlepas dari tanggung jawab, pembeli yang bijaksana harus mengikuti peraturan dan tuntutan karena berkaitan dengan fungsi pembelian untuk memastikan bahwa praktek-praktek pembelian dan kontrak menghormati semua parameter hukum yang ditetapkan dan ditegakkan oleh pemerintah.

Undang-undang yang berlaku untuk pembelian umumnya masuk dalam tiga kategori. Kategori pertama hukum yang fokus pada isi kontrak dan bahasa. Kategori kedua undang-undang yang berkaitan dengan topik persaingan yang sehat dan harga. Kategori terakhir sasaran pasar dan secara khusus membahas masalah-masalah penipuan dan keamanan pangan.BAB III

PENUTUP

3.1 KesimpulanPembelian adalah fungsi penting dalam penyelenggaraan pelayanan makanan dan sangat penting untuk mempertahankan alur makanan dan persediaan untuk memenuhi produksi dan persyaratan layanan.

Metode informal atau formal dapat digunakan. Pembeli harus memiliki pengetahuan tentang pasar dan harus memahami hukum, kontrak dan tawaran pembelian. Pembelian menjadi tanggung jawab administrator pelayanan makanan atau dapat dilakukan secara terpusat melalui departemen pembelian.

Keamanan produk pangan dilindungi oleh beberapa lembaga pemerintahan dan nilai kualitas telah mempunyai standar yang ditetapkan untuk banyak produk makanan. Deskripsi secara rinci harus ditulis untuk memastikan pembelian dan pengiriman produk dengan kualitas yang diinginkan.

Prosedur pembelian yang baik termasuk penggunaan metode pembelian yang tepat dan pembentukan jadwal pemesanan. Makanan dan persediaan harus diterima dan diperiksa oleh tenaga terlatih dan disimpan pada suhu yang tepat. 1