Arus Barang

Pengadaan dan pengendalian persediaan di apotekKelompok 7 :BaskoroDaisy NataliaDina HaryantiMastin SibaraniUmmi ErlinaSumayyahVhony P

Definisi, Prinsip, dan Fungsi dari Pengadaan di ApotekBaskoro Surya NarendraDefinisiPengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi kebutuhan proses penjualan. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelianManajemen untuk meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi kebutuhannya. PrinsipPengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian.

PengadaanProses pengadaan yang efektif adalah faktor yang sangat menentukan dalam:Menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan dalam jumlah yang sesuaiDengan harga yang rasional dan tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelasOleh karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisienAPOTEKPusat pelayanan obatBisnisInvestasi Harus dikelola dengan manajemen yang baikSalah satu obyek manajemen di apotek adalah:Manajemen pengadaan dan persediaan obat.manajemen pengadaan dan persediaan obatFungsi Pengadaan di ApotekFungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi BiayaMenaikan keuntungan dengan menurunkan biaya pengadaan melalui Pengaturan sediaan optimalPengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi, penjadwalan dll)Penanganan barang slow moving , rusak, dllFungsi Pengadaan di Apotek Terkait Fungsi PerolehanMengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan menetapkan Kapan barang diperolehBagaimana cara memperolehSiapa pemasoknyaBagaimana memasoknya keunit/lini penjualanSistem Pengadaan Barang Dikatakan Baik Bila Memenuhi Kriteria Sebagai Berikut:Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang fast moving lebih diprioritaskan dari pada yang slow moving

Mampu melayani produk yang diperlukan konsumenTerjadi kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh permintaan (keseimbangan total)Tidak terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek yang disebabkan oleh barang yang belum/tidak laku dan sudah kadaluarsaArus BarangDaisy NataliaUntuk mengendalikan persediaan obat diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuk barang sehingga adanya keseimbangan antara obat yang terjual dengan obat yang harus tersedia kembali di apotek.

Arus Keluar Masuk Barang (Obat) 3 jenis kegiatan dalam arus barangPenyediaan barang di apotekHal yang harus diperhatikan :Persediaan minimum dan maksimumReorder point, terutama utk obat yang laku kerasBuffer stock (untuk mengurangi resiko karena ketidak pastian pasokan dan permintaan)Faktor yang harus diperhatikan dalam mengelola perbekalan farmasi di apotekAliran arus uang dan barang

Aliran barang masukPengadaan barang yang baik, memenuhi ketentuan :Komposisi produk sesuai dengan kebutuhanMampu melayani jenis produk yg diperlukan pasienJumlah pembelian untuk keperluan rutin dlm 1 bulan seimbang dengan penjualan.Siklus pengelolaan bidang logistikPengawasanFaktor-faktor yg diperhatikan dlm pembelian/pengadaan obat22Faktor-faktor yg diperhatikan dlm pembelian/pengadaan obatVolumepembelian produk, yakni semakin banyak volume pembelian dalam 1 (satu) Nota Pembelian, maka harga satuan produk semakin murah.Misal : harga satuan volume pembelian 15 galon, pasti berbeda dengan harga satuan volume pembelian 100 galon.Frekuensipembelian produk, artinya berapa kali frekuensi pembelian produk denganvolume tertentudankontinyudalam periode tertentu / per bulan. Hal ini terkait dengantargetvolume pembelian produk yang ditentukan oleh Distributor / Depo TIV.Misal : Harga pembelian 100 galon yg hanya dilakukan 1 kali per bulan, pasti berbeda dng pembelian 100 galon yg dilakukan setiap minggu (4 kali sebulan).

23Aliran Barang Keluar

PROSEDUR PEMBELIAN26PembayaranProsedur PembelianProsedur PembelianProsedur Pembelian

CARA PEMBELIAN

30Aspek-aspek penilaian terhadap supplierPERSEDIAANMastin SibaraniPERSEDIAAN = pemakaian rata-rata + Persediaan minimumPengendalian PersediaanTARGET RASIO PENOLAKAN = 0KEPUASAN PELANGGANLOYALITASTarget dari pengendalian sediaan ini adalah bagaimana supaya rasio penolakan = 0 artinya semua permintaan pelanggan terlayaniSehingga memberikan kepuasan bagi pelanggan dan ini akan berimbas pada loyalitas34PembelianPenyimpananPenyerahanUntuk mengendalikan persediaan obat di apotek diperlukan pencatatan mengenai arus keluar dan masuknya barang.

Arus keluar masuknya barang dilakukan melalui jalur :Dari Pedagang Besar Farmasi ke gudang apotek.Dari gudang apotek ke ruang peracikan.Dari ruang peracikan ketangan pasien.

Jenis kegiatan yang terlibat dalam arus barang adalah :Pengadaan barang (pembelian)Penyimpanan di gudangPenyerahan barang (penjualan)

35Fungsi Persediaan37Perhatian dalam Pengendalian PersediaanBila stok terlalu kecil, maka :Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak puas, hal ini dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan.Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.

Bila stok terlalu besar, maka :Peningkatan biaya penyimpananKemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsaAda risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.Parameter Pengendalian PersediaanUmmi ErlinaParameter Pengendalian PersediaanKonsumsi Rata-rataKonsumsi rata-rata = permintaan (demand)Konsumsi rata-rata : jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam satu waktu tertentuPerkiraan konsumsi rata-rata/ permintaan untuk pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesanWalaupun banyaknya permintaan mendatang dapat diprediksi dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah memperkirakan lead time dari barang tersebutLead TimeLead time : rentang waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barangPenting untuk memilih suplier yang berkualitas dan terpercaya (dilihat dari performance / lead time suplier tersebut sebelumnya)Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah jumlah produk yang disediakanLT = Konsumsi rata2 x Waktu tunggu

Safety StockSafety stock : obat persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman untuk memenuhi kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya stockout fast moving safety stock biasanya 20% dari konsumsi rata2.slow moving biasanya 10% dari konsumsi rata2.Safety stock sangat penting ketika lead time maupun jumlah permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah contoh :keterlambatan barang pesananterjadi perubahan jumlah permintaan karena terjadi suatu wabah penyakit tertentu.

Level PersediaanRumusPosisi Persediaanjumlah antara persediaan yang masih tersedia dengan persediaan yang sedang dipesan, dikurangi dengan persediaan yang telah dipesan oleh fasilitas kesehatan lain atau oleh pasien

Periode Pengadaanmeliputi waktu antara pemesanan awal hingga waktu pemesanan berikutnya yang telah dijadwalkanPerhatikan jumlah yang dipesan + jumlah safety stock harus dapat memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan ditambah dengan lead time.Perlu juga dihitung :

EOQ (Economic Order Quantity)Re Order Point (ROP / Titik pemesanan)3. Rasio perputaran sediaanEOQ (Economic Order Quantity

menentukan jumlah pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpananD = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp unit/tahun)TC = H + S

TC = H + S

TC = Biaya Persediaan = Persediaan rata-rata = Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun)H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun)S = Biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)Q = Jumlah barang setiap kali pesan (unit/pesan)

Re Order Point (ROP / Titik Pemesanan)suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat waktuReorder point ini dapat dihitung apabila lead time dan permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan.

ROP = (LT x d) + SSKeterangan:ROP= Reoder pointLT= Lead Timed= demand (konsumsi rata-rata)SS= Safety Stock

METODE ANALISIS PERSEDIAANSumayyah dan Vhonydisusun dengan memperhatikan kepentingan dan vitalitas (dampaknya terhadap kesehatan pasien) dari persediaan farmasi sehingga harus selalu tersedia untuk melayani permintaan terhadap sediaan farmasi.

Analisis VEN

Analisis PARETO (ABC)ContdKelompok nilaiJumlah ValueJumlah ItemA70%20%B20%30%C10%50%NoItem ObatHarga per unitJumlah unit terjualTotal% Total1Abdimox (Cap 500mg)Rp. 1.800,-123Rp.221.400,-0,92Capriaton-25 (Tab 25mg)Rp. 850,-560Rp.476.000,-1,93Ethambutol Kimia Farma (Tab 250mg)Rp. 428,-1.498Rp.641.144,-2,64Humalog Mix25 (100ui/ml)Rp.715.000,-/box14Rp.10.010.000,-41,35Kamadol (Cap 50mg)Rp. 1.212,-124Rp.150.288,-0,66Lapibal (cap 250 mcg) Rp. 1.000,-90Rp.90.000,-0,37Meconuero (250 mcg)Rp.4.800,-235Rp.1.128.000,-4,68Ponstan (Tab Salut 500mg)Rp.270,-976Rp.263.520,-1,19Proris (Syr forte 50ml)Rp. 22.479,-76Rp.1.708.404,-7,010Radin (Tab salut 150mg)Rp. 1876,-210Rp.393.960,-1,611Ranitidine SOHO (Amp 25mg/ml)Rp.2.200,-102Rp.224.400,-0,912Sendicol (Cap 250mg)Rp. 1.267,-453Rp.573.951,-2,413Sorbitol Corsa (Sach 5g)Rp.956,-1.128Rp.1.078.368,-4,514Triaminic Expectorant (syr 60ml)Rp.24.500,-143Rp.3.503.500,-14,615Ventolin Expectorant (Syr 100ml)Rp.36.125,-104Rp.3.757.000,-15,5Total5.836Rp.24.219.935100%Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu (biasanya 1 tahun).

VEN *AVAEANA *BVBEBNB *CVCECNC *Jika keadaan keuangan tidak memadai maka barang-barang ini dapat ditunda pembeliannyaAnalisisKombinasi