Mata Kuliah : Teori Organisasi dan Manajemen

Pengetahuan (TOMP)

Dosen : Dr. Ir. H. Arif Imam Suroso, M.Sc

PENERAPAN SHARING KNOWLEDGE PADA

PT UNITED TRACTORS, TBK

OLEH :

RIZKIRIA RATMARISA NUR

P056101571.46

REGULER 46

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011

1

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Menyadari

akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma

organisasi dari yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi

knowledge-based yang bertumpu pada pengembangan meta data bases, data

mining, data warehouse, dan sebagainya. Upaya lain yang perlu dilakukan ke

depan adalah pengembangan SDM dan knowledge sharing (berbagi knowledge)

dikalangan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan

manusia untuk menghasilkan inovasi. Knowledge management adalah bagaimana

orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara, yang

sekarang populer dengan label learning organization.

Knowldege management menjadi bidang yang penting dalam proses

pembelajaran sebuah organisasi. Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi harus

mampu memberikan kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat

bertahan hidup, maka diwajibkan setiap orang yang ada di dalam organisasi

sharing pengetahuan. Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar

pengetahuan tersebut mengakar di setiap individu dalam organisasi dan tidak

hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di

lingkungan organisasi.

Perkembangan dewasa ini mengajukan pada makin cepatnya perubahan

dalam segala bidang kehidupan, akibatnya dari efek globalisasi serta

pengembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas

mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar

dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya

manusia (SDM) merupakan salah saru respon dalam menyikapi perubahan

tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan

mengembangkan SDM.

Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol,

karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi

2

dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam

mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara

global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha

memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas

dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus

dilakukan dalam konteks tersebut.

Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu

perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks

peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang

sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga

pencapaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu

diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka

pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah manajemen

pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam

pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.

Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan

oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada

individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata

kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh karenanya menjadikan

individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian

dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan

proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan dirinya

menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang demikian

individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.

Knowledge management ini bisa dimanfaatkan baik bagi kita sebagai pribadi

sampai level perusahaan maupun negara. Pemanfaatannya dalam kehidupan

pribadi, sebenarnya kita sudah sering melakukannya, namun mungkin kita tidak

sadar bahwa kita sudah melakukan knowledge management, misalnya kita ingin

menjadi juara kelas di sekolah (impian yg ingin diraih), maka strategi yang kita

pilih untuk dapat mewujudkannya diantaranya :

Rajin belajar

Rajin membuat rangkuman pelajaran shg mudah dipelajari dan diingat kembali

3

Rajin mengikuti berita baik nasional maupun internasional

Menaati peraturan di sekolah, dsb

Hal tersebut dilakukan karena kita sudah “tahu”, bahwa hal-hal tersebut diatas

berguna untuk melancarkan tercapainya impian. “Tahu” bisa dari riset kecil-

kecilan berupa mencari informasi cara-cara yang ditempuh para juara kelas

sebelumnya dari mulut ke mulut (tacit knowledge), maupun dari berbagai tulisan

di berbagai artikel (explicit knowledge).

Tacit knowledge = Pengetahuan yg belum didokumentasikan, yg biasanya

masih ada di kepala masing-masing orang.

Explicit knowledge = Pengetahuan yg sdh didokumentasikan.

Ternyata dalam kehidupan sehari-hari kita sudah menerapkan manajemen

knowledge. Pada level perusahaan, knowledge management merupakan perpaduan

dari :

Strategi bisnis : kemana perusahaan akan dibawa, dan bagaimana strategi

pencapaian targetnya.

IT : tools yang dipergunakan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan.

Manajemen SDM : pelaku utama dari strategi perusahaan.

Banyak perusahaan baik di Indonesia maupun luar negeri yang sudah

menerapkan knowledge management untuk meningkatkan persaingan bisnis. Di

Indonesia sudah ada beberapa perusahaan yg sudah menerapkan hal ini,

diantaranya : PT. Widya Karya (WIKA), PT. Astra Graphia (AG), PT. Unilever,

PT. Astra International, PT. Bank Mandiri, PT. FIF, PT. Medco Energi

Internasional, PT. Indosat, PT. Sinar Mas Agro Resources & Technology

(SMART), PT. Telkom, PT. Telkomsel, PT. Toyota Astra Motor, PT. United

Tractors (UT), PT. XL Axiata, dll (terlepas dari seberapa jauh dan mendalamnya

keberhasilan penerapan knowledge management di perusahaan tersebut.

Namun, yang sudah terbukti keberhasilan penerapan knowledge management

tersebut adalah :

PT. Unilever, sebagai pemenang Asian MAKE selama 4 kali (2005, 2006,

2008 & 2009)

4

PT. Astra International 2 kali terpilih sebagai pemenang Asian MAKE (2007 &

2008), dan

PT. Widya Karya yang keberhasilannya dimuat dalam buku Wirausaha

Mandiri)

PT. Unilever, PT. United Tractor, dan PT. Bank Mandiri, terpilih sebagai

organisasi berbasis pengetahuan yang paling dikagumi di Indonesia tahun

2010, ke-3 organisasi ini dinilai paling berhasil dan berhak mewakili Indonesia

dalam 2010 Asian MAKE Study.

1.2. Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengetahui adanya knowledge

management pada PT United Tractors, Tbk dalam meningkatkan daya saing

perusahaan.

5

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Knowledge

Ackoff (1989) mendefinisikan bahwa knowledge merupakan sebuah tipologi

data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Ackoff berperan dapat bahwa

data merupakan sesuatu yang mentah sedangkan informasi adalah data yang

dijiwai oleh arti. Pengetahuan merupakan sebuah informasi yang ditarik bersama-

sama untuk sesuatu yang bermanfaat. Kebijaksanaan merupakan pengetahuan

yang dibawa kepada sebuah hubungan dengan dimensi moral kondisi manusia.

Knowledge adalah sebuah pencampuran antara pengalaman, nilai, informasi

konstekstual, dan penglihatan para ahli yang menyediakan sebuah kerangka untuk

evaluasi dan berkaitan dengan pengalaman baru dan informasi. Knowledge ini

asli dan dapat di aplikasikan ke pikiran. Dalam sebuah organisasi hal ini sering

ditanamkan tidak hanya pada dokumend atau reposisi saja namun juga pada

kegiatan, proses, praktek, dan norma organisasi (Davenport dan Prusak, 1998).

Knowledge merupakan bagian dari individu, personal, tinggal di dalam

pikiran manusuda dan seringnya orang tidak peduli denga kehadirannya. Proses

pembangunannya tergantung kepada faktor lain termasuk informasi. Pengkreasian

knowledge merupakan proses gradual dari penambahan nilai kepada knowledge

sebelumnya melalui proses inovasi. Hal ini menunjukkan bahwa semakin banyak

knowledge yang diturunkan dan dimiliki semakin banyak posisi yang dapat kita

kreasikan dan di transfer kepada orang lain (Al-hawamdeh, 2003).

Elgar (2008) menawarkan sebuah tipologi baru mengenai knowledge, yaitu

sebuah data, meaning, atau practice. Setiap term tersebut dapat diketahui dan

secara bersama-sama mereka akan menunjukkan apa arti sebernarnya dari

knowledge. Data adalah sebuah sinyal, sensedata sedangkan meaning merupakan

kerangka kognitif yang diartikan sebagai sinyal dan berhubungan dengan

kehidupan kita. Meaning berkaitan dengan lensa dan bukan dengan sense-data

yang kita proses.

6

2.2. Management

Management di artikan sebagai proses mengkoordinasi kegiatan-kegiatan

pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.

Proses menggambarkan fungsi-fungsi yang sedang berjalan atau kegiatan-kegiatan

utama yang dilakukan oleh manajer. Fungsi tersebut lazim disebut sebagai prosess

merancang, memimpin, dan mengendalikan. Manajemen juga memasukkan

efisiensi dan efektifitas enyelesaian kegiatan-kegiatan pekerjaan organisasi

(Robbins dan Coulter, 2002).

Manajemen merupakan bagian dari hierarki lain yang meliputi supervisi,

manajemen, dan kepemimpinan. Supervisi berurusan dengan tugas individu dan

orang. Superivisi ini diterapkan pada tingkat operasi sebuah organisasi.

Sedangkan manajemen berurusan dengan grup dan di prioritaskan pada tingkat

takstis. Kepemimpinan berurusan dengan tujuan dan perubahan pada tingkat

strategis (Bock, 2002).

2.3. Knowledge Management

Knowledge Management adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan

yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya komunikasi

antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan untuk

saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan menciptakan dan

mempertahankan peningkatan nilai dari kompetisi bisnis dengan memanfaatkan

teknologi informasi (Mc Inerney, 2002).

Knowledge Management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 hal

berikut :

a. Identifikasi aset, kunci dari knowledge yang ada di perusahaan.

b. Merefleksikan apa yang organisasi tahu.

c. Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapa pun yang

membutuhkan.

d. Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi

Knowledge Management yang berhasil adalah sebagai berikut:

a. Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi.

7

b. Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomuniaksikan knowledge

tersebut.

c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfatkan

knowledge tersebut.

Gambar 1. Knowledge Management

Nonaka dan Takeuchi (1995) menyebutkan bahwa ada empat tipe interaksi

antara dan diluar sebuah organisasi yang didasarkan pada perbedaan yang jelas

antara tacit dan explisit knowledge yaitu sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan

internalisasi. Keempat faktor tersebut menggambarkan sebuah proses yang

dinamis dimana tacit dan explisit knowledge berubah. Keempat hal tersebut

adalah:

1) Sosialisasi (dari tacit – tacit). Sosialisasi mengacu pada proses pembagian tacit

knowledge di antara orang. Perubahan pengetahuan ini dapat terjadi antara

orang ke orang, orang ke banyak orang, atau banyak orang ke banyak orang.

Tacit knowledge ini dapat ditransfer dari satu orang ke yang lain tanpa

melalui proses verbal atau dokumen tertulis. Contohnya adalah bercerita

pengalaman. Tacit knowledge juga dapat diperoleh melalui observasi, on the

job training, mentoring, dan bergabung dengan aktivitas seperti rapat dan

bekerja sama dengan tim dalam sebuah proyek. Hal ini banyak berkaitan

dengan komunikasi dan kolaborasi dengan orang.

2) Eksternalisasi (dari tacit – explicit). Eksternalisasi mengacu kepada proses

artikulasi dan pengkodean dari tacit knowledge. Hal ini mencoba untuk

mengkonversikan tacit knowledge ke explicit knowledge. Proses eksternalisasi

atau pengkodifikasi ini melibatkan penangkapan dan pendokumentasian dari

INFORMATION TECHNOLOGY

CULTURE Best Practice Knowledge

Management

8

tacit knowledge. Eksternalisasi meliputi aktivitas seperti diskusi yang

melibatkan teman kolega atau anggota tim, merespon pertanyaan dan cerita.

3) Kombinasi (dari explicit – explicit). Kombinasi mengacu pada proses

mengkonversi explicit knowledge ke explicit knowledge yang lebih komplek.

Explicit knowledge dapat dibagi dan ditransfer melalui dokumen dan email.

Setelah seseorang mendapatkan akses dan pengambilan informasi, sebuah

proses rekonfigurasi dapat mulai terjadi dimana informasi tersebut dipisahkan,

dimengerti, dan direkontekstualisasi. Secara singkat, ini berhubungan dengan

proses dari sebuah informasi. Contoh kombinasi proses adalah menempatkan

sebuah laporan proyek dalam sebuah gudang bersama.

4) Internalisasi (dari explicit – tacit). Internalisasi terkait denga proses

penggunaan explicit knowledge. Hal ini memerlukan proses pengetahuan

eksternal seperti informasi, pengertian, dan kemudian

menginternalisasikannya. Sehingga akan mengekresikan tacit knowledge untuk

individual. Sebagai contoh, internalisasi akan terjadi jika seorang individu

mengakses dan membaca sebuah laporan proyek dari gudang organisasi

bersama, mengerti isi laporan, dan kemudia mengkontekstualisasikannya ke

dalam kebutuhan pribadinya dan sesuai dengan kondisinya sendiri.

9

III. PEMBAHASAN

Knowledge Management yang biasa disingkat KM, memang belum

memiliki definisi formal. Tapi secara konseptual, KM merupakan kegiatan

organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai

strateginya ada penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan

dalam waktu yang cepat, hingga mereka bisa saling berinteraksi, berbagi

pengetahuan dan mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari demi

peningkatan kinerja organisasi.

Majalah Fortune pada tahun 1999 pernah mengeluarkan peringkat 15

perusahaan urutan teratas hasil market valuation atas 500 perusahaan kelas dunia

yang paling sukses. Hasilnya, Microsoft bertengger di urutan pertama, disusul

Nokia, Fuji, Xerox, dan seterusnya. Apa kiat sukses mereka? Jawabannya adalah:

mereka berhasil mengelola pengetahuan sebagai aset strategis, dan menjadikan

pengetahuan sebagai salah satu indikator utama keberhasilan. Jadi, modal utama

perusahaan-perusahaan itu tidak lagi terfokus pada aset yang tangible (tanah,

bangunan, uang) melainkan telah berubah ke aset intangible (brand recognition,

patent, customer loyalty dll) yang merupakan wujud kreatifitas dan inovasi yang

bersumber pada pengetahuan. Sebagai suatu aset yang strategis, pengetahuan

harus dikelola dan dikembangkan. Dengan manajemen pengetahuan yang efektif,

akan tercipta iklim yang kondusif atau budaya belajar dan berbagi pengetahuan,

sehingga pengetahuan para individu yang sangat beragam menjadi mudah

dipadukan hingga menjadi pengetahuan organisasi atau perusahaan. Sasarannya:

menghasilkan berbagai keunggulan.

KM sebagai sebuah konsep dimana perusahaan mengelola pengetahuan

organisasi secara efektif guna menciptakan business value dan competitive

advantage. Pengetahuan yang semula milik individu, kini menjadi milik

perusahaan, dan dapat digunakan serta disebarluaskan untuk kepentingan

perusahaan. Konsep ini berorientasi pada pembentukan kowledge worker dalam

perusahaan, seperti yang ditulis Peter F. Drucker dalam bukunya Landmark of

Tomorrow di tahun 1959. Menurutnya, seorang pekerja yang efektif akan

mengandalkan pengetahuannya dan tidak terbatas pada kemampuannya saja.

10

3.1. Keadaan Umum Perusahaan

United Tractors (UT/Perseroan) berdiri pada tanggal 13 Oktober 1972

sebagai distributor tunggal alat berat Komatsu di Indonesia. Pada tanggal 19

September 1989, Perseroan mencatatkan saham perdana di Bursa Efek Jakarta dan

Bursa Efek Surabaya dengan kode perdagangan UNTR, dimana PT Astra

International menjadi pemegang saham mayoritas. Selain dikenal sebagai

distributor alat berat terkemuka di Indonesia, Perseroan juga aktif bergerak di

bidang kontraktor penambangan dan bidang pertambangan batu bara. Ketiga unit

usaha ini dikenal dengan sebutan Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan dan

Pertambangan.

Mesin Konstruksi

Unit usaha Mesin Konstruksi menjalankan peran sebagai distributor

tunggal alat berat Komatsu, Nissan Diesel, Scania, Bomag, Valmet dan Tadano.

Dengan rentang ragam produk yang diageninya, Perseroan mampu memenuhi

seluruh kebutuhan alat berat di sektor-sektor utama di dalam negeri, yakni

pertambangan, perkebunan, konstruksi, kehutanan, material handling dan

transportasi. Layanan purna jual kepada seluruh pelanggan di dalam negeri

tersedia melalui jaringan distribusi yang tersebar pada 18 kantor cabang, 15 kantor

site-support dan 12 kantor perwakilan.

Unit usaha ini juga didukung oleh anak-anak perusahaan yang

menyediakan produk dan jasa terkait, yaitu PT United Tractors Pandu Engineering

(UTPE), PT Komatsu Remanufacturing Asia (KRA) PT Bina Pertiwi (BP) dan

PT Multi Prima Universal (MPU).

Kontraktor Penambangan

Unit usaha Kontraktor Penambangan dijalankan melalui anak perusahaan

Perseroan, PT Pamapersada Nusantara (Pama). Didirikan pada tahun 1988, Pama

melaksanakan jasa penambangan kelas dunia yang mencakup rancang tambang,

eksplorasi, penambangan, pengangkutan, barging dan loading. Dengan wilayah

kerja terbentang di seluruh kawasan pertambangan batu bara terkemuka di dalam

negeri, Pama dikenal sebagai kontraktor penambangan terbesar dan terpercaya di

Indonesia.

11

Pertambangan

Unit usaha Pertambangan mengacu pada kegiatan terbaru Perseroan

sebagai operator tambang batu bara melalui akuisisi PT Dasa Eka Jasatama (DEJ),

anak perusahaan Pama. Proses akuisisi telah diselesaikan pada bulan April 2007.

Berlokasi di Rantau, Kalimantan Selatan, DEJ memiliki kandungan batu bara

berkualitas tinggi dengan kalori 6.700 kcal, serta kapasitas produksi sebesar 3 juta

ton per tahun. Selain melalui DEJ, kegiatan pertambangan batubara Perseroan

bertambah dengan selesainya pembangunan infrastruktur konsesi pertambangan

batu bara PT Tuah Turangga Agung (TTA) yang berada di Kabupaten Kapuas,

Kalimantan Tengah, yang diakuisisi tahun 2008. TTA memiliki hak konsesi batu

bara selama 30 tahun dengan wilayah tambang seluas 4.897 hektar dan estimasi

cadangan sekitar 40 juta ton. TTA telah memulai tahap produksi percobaan sejak

bulan Oktober 2009.

3.2. Sumber Daya manusia/Human Capital (HC) Division

Manusia merupakan investasi yang paling penting dalam suatu bisnis atau

organisasi dan oleh karenanya harus dimaksimalkan untuk mencapai tujuan

organisasi. Ini merupakan fokus utama HC Division. HC akan memberikan

keahlian, pengalaman, integritas dan fleksibilitas pada organisasi sesuai dengan

kebutuhan dan kondisinya. HC juga senantiasa menghubungkan manusia, proses

dan kinerjanya.

Visi UT : Menjadikan UT sebagai pilihan tempat berkarir nomor satu serta

menghasilkan karyawan yang produktif.

Misi UT :

Mengembangkan karyawan agar memiliki kualitas dan kemampuan untuk

menjawab tantangan bisnis yang semakin meningkat.

Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan status sosial

dan self-fulfillment sesuai prestasinya.

Peraturan : Tujuan dari seluruh peran HC adalah menjadi mitra bagi CEO dan

bisnis yang sesungguhnya.

12

Operation Partner : Dengan memiliki wawasan luas mengenai bisnis,

finansial dan investor, UT secara aktif terlibat dalam proses pembentukan

pengelolaan strategis perusahaan–visi, tantangan, kompetisi dan arahan

strategis.

Organization Design : UT merancang organisasi berdasarkan arahan strategis

perusahaan yang berlaku, bukan berdasarkan orang. Dengan demikian,

pembentukan organisasi adalah tentang bagaimana merancang peran yang

diperlukan, bukan tentang bagaimana mengisi penjabatnya. Bagi UT, tidak

ada hal yang dipaksakan dalam merancang struktur organisasi karena struktur

harus dibuat berdasarkan strategi perusahaan.

Talent Transformer : UT mengelola pengembangan kompetensi dan karakter

para karyawan sebagaimana yang diperlukan oleh bisnis; termasuk di

dalamnya mengelola HC balance sheet, mengakselerasi terbentuknya the

Star, mempertahankan orang terbaik dan senantiasa mencari potensi untuk

menjadi pemimpin masa depan.

Agent of Change : UT memegang peranan dalam memimpin proses

transformasi termasuk yang melibatkan CEO dan top management team;

mulai dari pembentukan pola pikir hingga perilaku.

Administration Expert : UT membuat kebijakan, sistem dan praktek HC

sesuai dengan peran-peran tersebut di atas, dengan batasan cost/profit yang

jelas.

Bisnis Proses Terintegrasi

Budaya Perusahaan : UT memperkuat semangat kerja tim dengan

mempertahankan budaya UT secara berkesinambungan di setiap aktivitas

serta memastikan terjadinya pemahaman dan internalisasi nilai-nilai

perusahaan pada setiap karyawan.

Organisasi : UT terus berupaya secara efektif menyediakan iklim kerja yang

makin produktif dan inovatif melalui organisasi terbaik yang dibentuk

berdasarkan proses, kepemimpinan, keselarasan dan semangat kerja tim.

13

Talenta : Secara konsisten kami mengembangkan talenta yang berperilaku

berdasarkan kultur dan nilai-nilai UT, berorientasi pada solusi, memiliki cara

berpikir yang inovatif dan berkembang, memiliki entrepreneurial leadership

dan semangat pengembangan diri untuk mencapai prestasi yang lebih baik.

Teknologi : Proses kerja UT didukung oleh sistem yang terintegrasi dan

dikelola dengan baik untuk memastikan data talenta yang valid dan

komprehensif.

3.3. Implementasi Knowledge Management pada PT United Tractors

Pentingnya perusahaan mengelola berbagai pengetahuan agar tidak

dimiliki secara eksklusif oleh satu-dua orang saja. Bisa dibayangkan, bila seorang

karyawan yang telah bekerja selama belasan tahun memutuskan pindah ke

perusahaan lain, dia tentu akan membawa pengetahuan yang dimilikinya ke

perusahaan baru. Bila SDM di perusahaan tersebut terbatas, perusahaan akan

kehilangan peluang mendapatkan bisnis yang lebih besar. Itu sebabnya, perlunya

diterapkannya knowledge management (KM), alasan utamanya adalah PT United

Tractors ingin mewujudkan visi dan misi organisasi.

Penjualan PT United Tractors (UT) kedepannya akan terhambat, bahkan

bisa juga berhenti, jika PT United Tractors hanya sekadar jualan produk semata

tanpa memperhatikan efek jika terjadi customer gagal dalam menggunakan

produk tersebut, akhirnya akan berdampak terhadap kelangsungan bisnis

customer. Sehingga customer tidak akan melakukan pembelian kembali terhadap

produk UT. Sebab lainnya adalah bisnis yang ditekuni UT makin dinamis. Seiring

dengan dinamika pertumbuhan bisnis di sektor-sektor industri yang menggunakan

jasa solusi UT, seperti agrobisnis, pertambangan, kehutanan, dan konstruksi,

sehingga menyebabkan KM menjadi makin diperlukan. Hal ini juga dapat

menjawab kompetisi bisnis yang semakin ketat, selain itu persaingan di bisnis

yang ditekuni UT sudah mengarah kepada red ocean. Jika perusahaan ingin

menambah pangsa pasar, biayanya akan sangat tinggi. Sementara itu, tubuh

organisasi makin besar, KM diharapkan dapat menjaga kesinambungan profit agar

tumbuh ke arah yang lebih baik. Sehingga lahir Re-evaluasi UT Growth Strategy,

yang digambarkan seperti sumbu X dan Y, di mana sumbu X-nya adalah waktu

14

dan sumbu Y-nya adalah profit. Profit ini dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:

pertama, next target yang berbicara mengenai market-cash-cost (jangka pendek).

Kedua, meningkat ke jangka menengah yang disebut tahap next level. Ini

berbicara tentang value increase and cost reduction. Dan ketiga, untuk mencapai

jangka panjang, yang disebut next landscape – meliputi expand business value

chain.

Jika ada ide bagus di kantor pusat UT, maka akan delivery-kan ke orang-

orang di lapangan. Orang-orang di lapangan yang selanjutnya menggodok ide ini,

lalu menyerahkannya kembali ke kantor pusat. Sampai di kantor pusat, ide

tersebut masih digodok lagi sambil membenahi atau memberikan infrastruktur

yang dapat mendukungnya. Ide olahan inilah yang akan menjadi knowledge, yang

harus disebarkan kembali ke seluruh karyawan. Knowledge ini akan menjadi

sebuah sistem baku yang berlaku umum di seluruh unit UT. Dalam rangka

penerapan KM, manajemen UT sampai menyiapkan tim khusus untuk

menanganinya. Jika tidak ada knowledge agent yang mengelola KM, KM tidak

akan berjalan dengan baik. Knowledge agent ini terdiri dari 8 orang, yang salah

satu tugasnya adalah memastikan bahwa KM berjalan on the right track. Boleh

dikatakan, ini merupakan bagian dari memberdayakan karyawan. Sebuah ide,

sebagus apa pun, kalau tidak ada people, tidak ada gunanya. People yang akan

mewujudkan ide itu menjadi real, didukung sarana dan prasarana.

Investasi terbesar dalam penerapan KM bukan pada nilai rupiah yang

dibenamkan untuk membangun sistem berikut infrastrukturnya, melainkan pada

upaya membangun komitmen dan perhatian, terutama dari level manajemen

puncak dan dewan komisaris. Bermodal pengetahuan, customer akan

menggunakan produknya secara optimal. Diharapkan, customer akan menilai

bahwa UT mampu memberi solusi terbaik.

UT bisa eksis sampai saat ini (35 tahun) karena memiliki pengetahuan

khusus. Dari hasil penjabaran visi dan misi, lahirlah tiga pilar bisnis UT, yaitu

mesin-mesin konstruksi, kontrak penambangan, dan penambangan batu bara. Saat

ini UT bergerak ke arah alat-alat berat, penambangan dan energi. Untuk itu, pada

2007 UT mulai mengelola pengetahuan yang dimilikinya. Yang menjadi perhatian

utama UT adalah bagaimana knowledge berguna untuk pertumbuhan perusahaan.

15

Jadi, jika berbicara tentang penerapan KM di UT, yang paling utama adalah

transformasi SDM. Karena UT ingin menjadi perusahaan yang solution driven.

Misalkan di jajaran front-liner, yakni salesman harus mampu menjadikan dirinya

sebagai seorang business consultant, karena salesman UT tidak hanya berjualan,

tetapi juga menjadi business consultant bagi klien. Contoh lain, teknisi UT datang

ke klien hanya jika ada kerusakan pada alat dan butuh perbaikan. Sekarang,

teknisi UT datang secara rutin untuk maintainance alat. Jadi, tidak menunggu

sampai alat rusak. Transformasi inilah yang menjadi tantangan buat UT sebagai

knowledge agent.

Tantangan utama dalam menerapkan KM adalah bagaimana mendorong

karyawan bercerita mengenai pengetahuan yang dikuasainya. Penerapan KM

membuat hal-hal yang sudah dilakukan karyawan menjadi lebih terstruktur dan

berkembang. Knowledge yang ada bisa dikumpulkan dan di-delivery ke semua

karyawan UT di cabang mana pun. Satu hal yang patut dicatat, KM

memungkinkan lahirnya sebuah inovasi dari level mana pun. Sebuah ide tidak

harus selalu dari top management. Ide strategis bisa saja datang dari level bawah

dan menengah. Misalnya, lahirnya ide disposal management battery. Dalam hal

ini, pengetahuan yang dibagikan adalah mengolah limbah baterai di customer UT

di Freeport – kebetulan kasus ini lahir dari cabang di sana. Setelah diadakan sesi

sharing pengetahuan dan melalui proses improvement, jadilah sebuah sistem yang

bisa diterapkan oleh customer di daerah lain. Tentu saja, ide ini menjadi solusi

yang bagus buat customer sekaligus bisa menekan biaya. Pasalnya, customer tidak

perlu lagi mengelola dispossal battery. Tugas itu diserahkan ke UT. Jadi, UT-lah

yang akan mengelola limbahnya. Bagi UT, ini berarti peningkatan pendapatan.

Pemimpin puncak di UT sangat komit dengan implementasi KM. Mereka terjun

langsung, bahkan sampai mau mengubah bentuk dari training centre menjadi

learning centre. Itu salah satu wujud komitmen mereka. Pada akhirnya,

implementasi KM akan menjadikan UT sebagai organisasi pembelajar. Selain itu,

dengan adanya penerapan KM, semangat team work dan keinginan untuk maju

jadi makin tinggi.

Respons positif dari karyawan sangat diperlukan untuk mencapai

keberhasilan. Bagi karyawan, ini merupakan kesempatan memperbaiki dan

16

meningkatkan pengetahuan secara terus-menerus, sekaligus sebuah tantangan

menarik. Untuk sampai pada tahap itu, sangat bergantung pada sejauh mana

manajemen mendongkrak inovasi dan market learning capability. KM memberi

pelajaran kepada karyawan tentang paradigma baru dalam menyikapi dinamika

bisnis. Ini sejalan dengan market learning capability. Akan tetapi, untuk inovasi,

UT harus bisa menyatukan KM di perusahaan sebagai budaya yang terintegrasi

dan melekat pada seluruh karyawan. Untuk mencapai itu, semangat perubahan

harus bersifat kolaboratif ketimbang berkompetisi di kalangan internal. Transfer

pengetahuan dan informasi hanya terjadi jika para individu punya pola pikir

terbuka dan lebih mengedepankan kerja tim. Semangat berbagi pengetahuan dan

pengalaman harus dilandaskan pada rasa senang melihat rekan kerja bisa maju dan

berkembang, bukan untuk menjatuhkan.

Perusahaan yang baik tidak selalu memperhatikan kualitas yang baik,

tetapi apa yang dihasilkan tentunya dapat mempengaruhi keadaan di sekitar, mulai

dari orang-orang yang mengkonsumsinya, reaksi sosial, kesehatan dan lingkungan

hidup. Membuat kita jadi lebih dapat berpikir dan lebih cerdas dalam memilih hal-

hal yang akan digunakan. KM tidak hanya dimiliki oleh satu grup dalam

organisasi, tidak juga oleh sebuah industri. KM membutuhkan sebuah

pendekatan multidisiplin yang holistik ke proses manajemen dan sebuah

pengertian dari dimensi kerja. KM juga seharusnya merupakan evolusi dari

penerapan manajemen yang baik dan diaplikasikan dengan tujuan yang jelas.

17

IV. KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Hal yang penting dari pembahasan di atas adalah harus membuat suatu

wadah untuk menampung berbagai KM sehingga walaupun kehilangan orang

yang bekerja, perusahaan tidak kehilangan KM, dan karyawan baru bisa cepat

menyesuaikan diri. Penerapan KM pada UT sudah sangat baik, hal ini dilihat dari

dukungan infrastruktur teknologi informasi yang ada. Selain itu juga perusahaan

harus memperhatikan indikator-indikator keberhasilan KM sehingga diidentifikasi

parameter-parameter yang menjadi prasyarat yang harus dipenuhi untuk mencapai

keberhasilan implementasi KM. Penerapan KM membuat hal-hal yang sudah

dilakukan karyawan menjadi lebih terstruktur dan berkembang, serta

meningkatkan semangat team work dan keinginan untuk maju jadi makin tinggi.

KM memberi pelajaran kepada karyawan tentang paradigma baru dalam

menyikapi dinamika bisnis. Bagi karyawan, ini merupakan kesempatan

memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan secara terus-menerus, sekaligus

sebuah tantangan menarik.

4.2. Saran

Budaya sharing knowledge perlu ditingkatkan untuk lebih mensukseskan

jalannya sistem KM pada UT. Pihak manajemen dapat ikut serta membantu

khususnya dalam pemberian solusi terhadap masalah-masalah atau kesulitan

pegawai dalam melaksanakan tugasnya, sehingga perusahaan akan lebih mudah

mengembangkan budaya berbagi pengetahuan (sharing knowledge).

18

DAFTAR PUSTAKA

Ackoff, R.L. 1989. From Data to Wisdom. Journal of Applied Systems Analysis:

16, 3-9.

Al-Hawamdeh, S. 2003. Knowledge Management, Cultivating Knowledge

Professionals. Oxford: Chandos Publishing (Oxford) Limited.

Bock, W. 2002. Knowledge Management 101. Intranet Corner.

Davenport, T. dan Prusak. L. 1998. Working Knowledge: How Organizations

Manage What They Know. Cambridge, MA: Harvard University Press.

Elgar, E. 2008. Knowledge Management in Developing Economies.

Chelthenham: Edward Elgar Publishing Limited.

Mc Inenery, Claire. 2002. Knowledge Management and The Dynamic Nature of

Knowledge. Journal of American Society for Information and Technology.

Vol.53. Issue 12 (Oktober 2002). Hal: 1009-1018.

Nonaka, I dan H. Takeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company: How

Japanese Companies Creating the Dynamics of Innovation. New York:

Oxford University Press.

Robbins, S. P. dan M. Coulter. 2003. Management. New Jersey: Prentice-Hall.

http://desyani.blog.binusian.org/2009/07/12/knowledge-management-pada-pt-

united-tractorstbk/ [diakses pada 1 Oktober 2011, 13:15]

http://wishbeukhti.wordpress.com/2011/01/17/knowledge-management/ [diakses

pada 1 Oktober 2011, 14:05]

http://www.unitedtractors.com/index.php/corporate_overview/company_profile

[diakses pada 2 Oktober 2011, 21:25]