PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR PERTANAHAN

OLEH :

SAEFUL ZAFAR – 29 Desember 2009

============================================================

A. PENDAHULUAN

 Di tengah-tengah isu good governance, good corporate governance, maupun clean

governance, akuntabilitas (accountability), dan transparansi adalah salah satu

sasaran yang ingin dicapai. Akuntabilitas adalah kunci utama dari tata kelola

pemerintahan yang baik (good governance). Akuntabilitas tersebut tidak dapat

terwujud tanpa adanya transparansi dan penegakan hukum. Baik pemerintah, sektor

publik, swasta, maupun lembaga masayarakat harus bertanggung jawab kepada

publik (masyarakat umum) dan kepada para pemilik (stakeholders). Tanpa adanya

informasi, tidak akan ada pembuatan keputusan, dan akuntabilitas; sementara salah

satu sumber informasi yang paling vital adalah arsip, karena tidak semua informasi

dikategorikan arsip. Arsip di sini khususnya arsip dinamis (records); dengan

demikian tanpa adanya arsip (records), para pembuat keputusan tidak memiliki

memori corporate sebagai acuan, dan tidak ada akuntabilitas terhadap keputusan

yang diambil (World Bank, 2002a).

Ironisnya, kita yang konon dijajah Belanda selama 3,5 abad tidak mewarisi

semangat atau jiwa archivistic yang dimiliki bangsa Belanda. Kita tahu bahwa

Belanda terkenal dengan tertib kearsipannya, sehingga tak heran bila arsip zaman

penjajahan Belanda masih tertata rapi di ANRI dan dapat diakses sampai sekarang.

Tokoh-tokoh kearsipan dunia yang terkenalpun banyak yang berasal dari Belanda,

seperti Muller, Feith, dan Fruin yang terkenal dengan karyanya, Handleiding voor

het ordenen en bescchrijven van archieven van 1898 (Manual penataan dan

pendeskripsian arsip (1898)). Manual Trio Belanda inilah yang selanjutnya dijadikan

sebagai ''Kitab Suci'' atau jiwa ilmu kearsipan hingga saat ini.

Kantor Pertanahan sebagai instansi pemerintah yang mengelola berbagai arsip

yang sebagian besar merupakan arsip dinamis, yaitu arsip yang berasal dari

berkas-berkas pemohon sertipikat sehingga harus selalu dipelihara sebagai

dokumen pendukung apabila di kemudian hari muncul permasalahan pada

bidang tanah tersebut.

Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam Knowledge

Management (knowledge management) terutama bagi lembaga dalam bidang

pengelolaan informasi secara elektronis termasuk kantor pertanahan, seiring dengan

pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya

kantor pertanahan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk

elektronik yang syarat dengan pengetahuan tak terstruktur.

Penulis ini mencoba mengangkat hal ini, karena sebagai karyawan di kantor

pertanahan Kota Pekalongan, penulis melihat bahwa tidak di sebagian besar instansi

kantor pertanahan yang ada penataan arsip selalu menjadi masalah yang klasik,

bahwa yang terbaru kita bisa lihat saat kantor pertanahan kabupaten cianjur terbakar,

ribuan arsip dan buku tanah ikut terbakar dan tidak ada back up atau arsip cadangan

dalam bentuk apapun, sehingga dikhawatirkan akan mengganggu pelayanan kepada

masyarakat

B. KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT

Konsep Knowledge Management berasal dan berkembang didunia bisnis,

diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian

perusahaan dalam rangka meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba.

Knowledge Management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara

manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja,

menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan

mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja

Di dalam berbagai literatur, terutama pada awal berkembangnya pemanfaatan

internet pada tahun 1990an, yang menjadi pendorong utama berkembangnya

penerapan Knowledge Management.

1

Seperti telah disebutkan sebelumnya, hingga saat ini definisi Knowledge

Management masih beragam di antara para penulis. Perbedaan tersebut disebabkan

oleh sulitnya untuk membedakan secara tegas antara informasi dan pengetahuan.

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai

penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa

informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang

dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta

yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan

yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan

berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi

cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan

dan diintegrasikan.

Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu

disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap

pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu

organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi

meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan

menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan,

mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi

tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam Knowledge

Management sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk

menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan

Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya

dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika

pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan

terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan

jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit

(dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum

didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke

dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.

2

C. PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PENGELOLAAN

ARSIP PADA KANTOR PERTANAHAN

Pada prinsipnya manfaat dari konsep Knowledge Management adalah untuk

meningkatkan kinerja petugas arsip pada kantor pertanahan. Namun sudah menjadii

rahasia umum bahwa petugas arsip sebagai orang yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan arsip, tidak dibekali dengan pengetahuan yang cukup tentang tata cara

mengelola arsip yang benar.

Hal ini karena tidak adanya tenaga khusus yang berlatar belakang pendidikan

kearsipan di hampir kantor pertanahan, sehingga petugas yang ditunjuk hanya

mengelola arsip yang ada berdasarkan pengalaman dari petugas yang digantikannya

terdahulu.

Untuk itu sebelum melangkah kepada penggunaan tehnologi yang lebih baik,

hal pertama yang perlu diterapkan adalah dengan meningkatkan kemampuan petugas

arsip yang ada, dimana jika memungkinkan dapat dipertimbangkan dalam

perekrutan PNS baru di lingkungan Badan Pertanahan Nasional membuka formasi

untuk mereka yang berlatar belakang pendidikan kearsipan. Namun untuk waktu

dekat penyelenggaran diklat kearsipan sangat mendesak dan harus pula diperhatikan

bahwa mereka-mereka yang diikutkan dalam diklat kearsipan haruslah orang yang

benar-benar bertugas sebagai penanggung jawab arsip di kantor pertanahan.

Hal ini penting karena budaya di instansi ini bahwa setiap yang dikirim

diklat-diklat adalah pegawai yang tidak sesuai dengan tujuan diklat itu sendiri,

sehingga hasil yang diharapkan menjadi tidak maksimal.

Namun karena mendesaknya penerapan Knowledge Management dalam

mengelola arsipnya, maka dalam 2-3 tahun terakhir ini sudah mulai dirintis program

digitilasi data-data dan arsip-arsip pertanahan, khususnya untuk data-data buku tanah

dan surat ukur. Hal ini bukan perkara yang mudah karena selain banyaknya jumlah

data-data yang harus di entry, kendala biaya dan tehnologi menjadi yang utama,

disamping sumber daya manusia yang sudah disampaikan diatas.

Terlepas berbagai kekurangan dan kesulitan yang dihadapi namun jika

penerapan Knowledge Management dalam pengelolaan arsip itu dapat terlaksana

dengan baik, maka akan bisa merubah kantor pertanahan dari instansi yang

3

menyediakan informasi yang berbasis manual, menjadi instansi yang berbasis

kepada tehnologi informasi.

Dan dari basis data yang ada tersebut bisa digunakan untuk berbagai hal

seperti melakukan pelayanan pendaftaran sertipikat secara online, ataupun membuat

sistem informasi pertanahan nasional, sehingga semua bidang tanah di Indonesia

dapat diketahui dari manapun kita berada.

D. KEUNTUNGAN DARI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Sebagian besar keuntungan langsung yang diperoleh dari

penerapan Knowledge Management merupakan keuntungan-keuntungan

operasional, sementara keuntungan strategis dan taktis seringkali bersifat

tidak langsung dan memerlukan jangka waktu yang lebih lama untuk

terealisasi. Namun demikian keuntungan-keuntungan strategis yang diperoleh

tersebut mampu mendorong perusahaan untuk melaksanakan knowledge

management secara aktif. Menurut Wiing (1999) mengemukakan beberapa

ilustratif dari pengharapan keuntungan strategis, taktis, dan operasional.

Keuntungan Operasiona l

1. Para pegawai akan memiliki hubungan langsung dengan penyediaan

informasi secara tidak langsung akan memicu pegawai dalam

melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya karena sudah didukung

dengan tehnologi yang lebih tinggi, sehingga dapat membantu para

pegawai menerapkan pengetahuan yang dimiliki agar d a p a t

menyesuaikan diri dengan kondisi-kondisi praktis yang mereka hadapi.

2. Perubahan-perubahan tersebut diperkirakan akan mengarahkan pada

pengurangan biaya operasional yang lebih kecil karena berkurangnya

kesalahan, pelaksanaan proses kerja yang lebih cepat, kemampuan untuk

mengkompensasikan variasi-variasi tak terduga dalam tugas kerja dan

lain sebagainya.

3. Bidang-bidang operasional akan mengalami peningkatan kerja dan

4

penurunan kesalahan-kesalahan operasional.

4. Perusahaan akan mencapai pemanfaatan kembali pengetahuan secara

lebih besar.

Keuntungan strategis

1. Kantor Pertanahan akan dapat memberikan pelayanan informasi

kepada masyarakat dengan lebih cepat dan akurat dengan

penggunaan tehnologi yang lebih tinggi dibanding dengan

sebelumnya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:

- Memiliki tenaga yang kompeten sesuai dengan bidang tugas

yang diembannya dengan melakukan penerapan pengetahuan

secara lebih baik.

- Mengorganisasikan kerja untuk mendukung penerapan atas

pengetahuan terbaik, sehingga diharapkan mampu melakukan

melakukan fungsi pelayanan masyarakat yang baik.

2. Kantor Pertanahan akan mampu mengembangkan kemampuannya

dalam melayani masyarakat, sehingga dapat memacu masyarakat

untuk mensertipikatkan tanahnya untuk lebih memberikan kepastian

hukum kepada bidang tanah yang dimilikinya. Dimana salah satu model

pelayanan yang telah dikembangkan adalah LARASITA (Layanan Rakyat

untuk Sertipikat Tanah) dimana petugas dari kantor pertanahan akan

mendatangi masyarakat secara periodik menggunakan mobil LARASITA

yang telah dilengkapi tehnologi online dengan server di kantor pertanahan

Keuntungan Takti s

1. Kantor pertanahan sebagai sebuah instansi akan mampu melakukan

pembelajaran individual dan organisasional yang lebih cepat karena

memiliki pemahaman dan penggunan inovasi, pengetahun baru, dan

pengetahuan dari pihak lain serta dari sumber-sumber eksternal. Masing-

masing individu diharapkan dapat mengubah pengetahuan pribadi yang

implisit menjadi pengetahuan bersama, sehingga dapat diharapkan

5

akan mengarah pada kemampuan untuk memperoleh pengetahuan-

pengeta huan yang lebih kompetitif.

2. Lebih sedikit kemungkinan berkurangnya pengetahuan para pegawai.

Hal ini dikarenakan pemahaman pengetahuan rutin dan operasional

secara efektif oleh pegawai dapat diakses dan dipelajari dengan mudah

akan mengarahkan pada kemampuan yang lebih tinggi dalam membentuk

keahlian awal dan pemahaman yang lebih dalam.

3. Para pegawai berpengetahuan akan mempunyai kepemilikan dan akses atas

keahlian-keahlian yang relevan dalam bentuk pengetahuan operasional,

tulisan, dan skematis.

4. Para pegawai akan memperoleh pemahaman yang lebih besar tentang

bagaimana tujuan-tujuan pribadi mereka dapat sejalan dengan tujuan-

tujuan kantor.

E . PENUTUP

Dalam lingkungan instansi pemerintahan penerapan Knowledge

Manajemen dalam pengelolaan arsip dilihat sebagai sarana penyediaan akses

komunikasi ilmiah dimana proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah

dengan mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan memberikan manfaat

yang lebih masyarakat pengguna antara lain :

1. penerapan Knowledge Manajemen diharapkan sebagai fasilitator utama dalam

berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara pengelolaan

arsip secara baik yang diperlukan untuk mengoperasikan Knowledge

Management.

2. penerapan Knowledge Manajemen berperan dalam mengambil manfaat dari

konsep Knowledge Management dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja

instansi pemerintah secara menyeluruh. Knowledge Manajemen dapat dijadikan

sebagai pemicu agar petugas pengelola arsip pada instansi pemerintah lebih

inovatif dan kreatif dalam menyiasati masih banyak muatan pengetahuan

eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya

dibutuhkan oleh para pengguna jasa informasi pertanahan.

6

3. penerapan Knowledge Manajemen juga berupaya agar instansi pemerintah

sebagai sebuah sistem dapat mengidentifikasi pengetahuan eksplisit dan

mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya dengan

mengembangkan pengetahuan tak terstruktur (tacit)

4. kepala atau pimpinan suatu instansi pemerintah harus segera mengambil prakarsa

untuk mengeksplorasi potensi informasi dan dokumen yang terdapat

dilingkungannya masing-masing dan mengembangkan system untuk

penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, infrastruktur

teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan untuk itu.

DAFTAR PUSTAKA

Stephen P. Robbin dan Timothy A Judge, 2008 Perilaku Organisasi 2 (edisi 12), Salemba Empat, Jakarta

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

James J. Stapleton , 2003 Executive’s Guide to Knowledge Management: Pucak Keunggulan Kompetitif, Erlangga, Jakarta

Mulyadi & Setiawan, Johny. 1999. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen. Aditya Media. Yogyakarta.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

7