PENTASIAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2010

PENDOKUMENTASIAN SOP

ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA

HALAMAN JUDUL

CONTOH HALAMAN JUDUL

KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDA

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

PENJELASAN SINGKAT SOP

DOKUMEN SOP

UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP

UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA

1. HALAMAN JUDUL

2. SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN

K/L/PEMDA

3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN

5. DOKUMEN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

HALAMAN JUDUL

UNSUR YANG HARUS ADA

1. Judul Dokumen SOP

2. Instansi/Satuan Kerja

3. Tahun Pembuatan

4. Informasi lain yang diperlukan

OPERASIONALISASI

1. Logo/lambang dari Kementrian/Lembaga/Pemda

2. Judul Dokumen SOP

3. Tahun Pembuatan

4. Alamat Instansi

CONTOH OPERASIONALISASI

KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDA

Karena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab tertentu), maka dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum.

Oleh sebab itu maka Dokumen SOP wajib ditetapkan dalam bentuk keputusan PimpinanKementerian/Lembaga/ Pemda mengenai SOP.

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.

Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal.

Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi)

PENJELASAN SINGKAT SOP

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut.

Penjelasan singkat mencakup:

1. Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;

2. Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat;

3. Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

DOKUMEN SOP

Isi Dokumen mencakup Unsur:

1. Identitas SOP, memuat data yang menjadi

label identitas dan ketentuan pokok

mengenai SOP;

2. Prosedur SOP, memuat flowchart, mutu

baku dan keterangan sebagai penjelasan

singkat terhadap SOP.

UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP

1. Label Identitas SOP Nama Satuan Kerja/Unit Kerja Nomor Dokumen Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Pengesahan oleh Pejabat yang berwenang

2. Ketentuan Pokok Dasar Hukum Keterkaitan Peringatan Kualifikasi Personil Peralatan dan Perlengkapan Pendataan dan Pencatatan

UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

1. Flowcharts Aktivitas

Aktor

Simbol

Mutu Baku

2. KeteranganPenjelasan singkat mengenai flowcharts (diagram alir)

yang dapat berupa penjelasan detail mengenai:

Aktivitas/kegiatan, SOP yang terkait;

Aktor, unsur tim;

Persyaratan/kelengkapan, waktu, dan output.

TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT