1

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Sumber daya manusia memiliki faktor penting dalam menjalankan

aktivitas-aktivitas perusahaan. Sumber daya manusia tersebut dapat diartikan

sebagai karyawan dan tenaga kerja yang membantu tercapainya tujuan

perusahaan. Perusahaan akan memiliki kesempatan yang baik untuk bertahan dan

maju apabila memiliki tenaga kerja yang tepat dan berkompeten. Sebaliknya,

karyawan juga membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk bekerja dan

mencari nafkah. Sehingga, karyawan berhak untuk mendapatkan gaji dan upah

yang sesuai dengan kinerja mereka.

Suatu sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan baik

apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian. Pengendalian intern dalam

perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan

dalam pemberian gaji dan upah. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan

informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumber-

sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan

ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan

dilaksanakannya kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2).

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan Perusahaan Swasta

Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum. PT.

Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan cabang dari PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Malang. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki karyawan

yang beragam. Secara garis besar ada dua jenis. Pertama karyawan staff

2

(pimpinan) dan karywan pelaksana. Karyawan staff (pimpinan) dalam pemberian

gaji diberikan langsung oleh kantor pusat yang ada di Jakarta. PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil hanya menangani pemberian gaji dan upah untuk karyawan

pelaksana. Karyawan pelaksana ini dibagi menjadi tiga jenis pekerja. Karyawan

pelaksana yang dibagi menjadi tiga yaitu pekerja tetap, pekerja tidak tetap dan

pekerja kampanye.

Dalam pemberian gaji dan upah karyawan pada PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil sudah terkomputerisasi dan dilakukan oleh bagian PDE

(Pengolahan Data Elektronik), kemudian akan diberikan ke bagian penggajian

untuk dihitung kembali dan dicetak, terakhir diberikan ke bagian personalia untuk

diteliti dan ditunjukkan kepada pimpinan yang nantinya akan diserahkan kepada

karyawan. Namun pimpinan hanya menerima hasil akhir saja tanpa mengotoriasi

kembali daftar dan jumlah gaji, sehingga dapat terjadi kecurangan. Dalam

pemberian gaji dan upah pada PT. Kebon Agung masih terdapat kendala, yaitu

membedakan karyawan yang berhak untuk menerima gaji dan upah yang sesuai.

Ini mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan dan pemberian gaji karyawan.

Dikarenakan sistem pembedaan karyawan yang belum dapat dikelola dengan baik,

sehingga masih sulit untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang harus diterima

oleh karyawan yang bersangkutan. Diperlukan kerjasama antar karyawan agar

masalah ini dapat diatasi. Pemisahan tugas yang baik di perusahaan juga akan

membatu menjalankan proses pengendalian intern di perusahaan. Hal inilah yang

membuat sistem pengendalian dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT.

Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil belum dapat berjalan secara maksimal.

3

Penelitian terkait dengan pentingnya sistem pengendalian bagi sistem

penggajian telah dilakukan sebelumnya, pada penelitian sebelumnya penelitian

dilakukan pada perusahaan manufaktur. Beberapa diantaranya Hartono (2012)

melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian intern yang digunakan dalam

proses penggajian serta siklus penggajian yang terdapat di PT. CMA Indonesia,

dari hasil penelitiannya dapat disimpulkan bahwa pada PT. CMA Indonesia

pengendalian intern yang diterapkan sudah baik. Penelitian serupa juga telah

dilakukan oleh Pramawanti (2003) yang dilakukan di PT. Supersonic Chemical

Industry dan disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan karyawan sudah berjalan dengan baik, meskipun

belum ada pemisahan fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan

pengupahan karyawan.

Atas dasar kajian penelitian yang telah dilakukan di atas, peneliti

melakukan penelitian pada obyek yang berbeda yaitu dilakukan di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil. Dimana pada perusahaan ini memiliki karakteristik

yang berdeda dengan perusahaan pada penelitian sebelumnnya. Pada penelitian

sebelumnya lebih cenderung melakukan penelitian pada perusahaan manufaktur,

sedangkan PT. Kebon Agung merupakan perusahaan yang berkaitan dengan

perkebunan. Diamana dalam prose produksinya sangat bergantung pada hasil

perkebunan tebu. Sehingga karyawan yang terdapat di PT. Kebon Agung berbeda

dengan perusahaan manufaktur, dimana pada perusahaan ini pekerja terdiri dari

beberapa jenis karyawan dan selalu berubah dalam setiap periode masa produksi

kecuali karyawan tetap.

4

Menyadari pentingnya penerapan sistem pengendalian intern dalam setiap

kegiatan perusahaan maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang

sistem pengendalian intern dengan mengambil judul “Analisis Sistem

Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada “ PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil ”

Persoalan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka persoalan

penelitian ini adalah :

1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan

yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?

2. Apa kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?

Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian

intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil cabang Pati, yang meliputi pemisahan fungsi tugas, prosedur

pencatatan serta praktek yang sehat.

Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yang dapat diperoleh dari penelitian ini, yaitu:

1. Memberikan masukan kepada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

mengenai pentingnya struktur pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan.

5

2. Menerapkan teori dalam praktek mengenai pengaruh pengendalian intern

dalam sistem penggajian dan pengupahan.

TELAAH TEORITIS

Dalam suatu penelitian dibuat aspek-aspek teoritis yang digunakan untuk

melandasi masalah suatu persoalan penelitian yang telah dirumuskan.

Berdasarkan masalah dan persoalan diatas maka ada dua konsep yang dipilih,

yaitu sistem pengendalian intern dan sistem penggajian.

Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan seluruh cara-

cara serta alat-alat yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk

menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran

data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan menjaga dipatuhinya

manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu (Baridwan,1993:13).

Tujuan sistem pengendalian intern

Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah

untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan secara efisien.

Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam

pencapaian tiga golongan, yaitu tujuan keandalan informasi keuangan, kepatuhan

terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi

(Mulyadi dan Kanaka, 1998:172).

Menurut Mulyadi (2010:178) tujuan pengendalian intern adalah sebagai

berikut:

6

a. Menjaga kekayaan perusahaan

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang

telah diterapkan

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi

Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah

ditetapkan:

1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan

2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan

kekayaan yang sesungguhnya ada:

1. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan

yang sesungguhnya ada

2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan

c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:

1. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang

2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat

yang berwenang

7

d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:

1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi

2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi

3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar

4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya

5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya

6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti

Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern

Menurut Hartadi (1987:130) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian

intern, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang

meliputi:

a. Pemisahan fungsi

Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan

tugas. Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera

atas kesalahan atau ketidakberesan.

b. Prosedur pemberian wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh

orang yang berwenang.

c. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian

akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab

untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.

d. Prosedur dan catatan akuntansi

8

Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkan atau dibuatnya catatan-

catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat

dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

e. Pengawasan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam

pelaksanaan dan pencatatan transaksi.

f. Pemeriksaan intern secara bebas

Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul

ada, menyelenggarakan rekening-rekening control dan mengadakan perhitungan

kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran

data.

Unsur-unsur dalam pengendalian intern adalah:

Suatu Pengendalian intern yang baik perlu adanya unsur-unsur yang

berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian

intern dapat tercapai. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai

tujuan pengendalian intern. Menurut Mulyadi (2010:164), untuk menciptakan

sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur

pokok yang harus dipenuhi antara lain :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.

2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit oganisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

9

Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai

persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-

masing perusahaan. Tidak ada sistem pengendalian intern yang baku yang dapat

dipakai oleh seluruh perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian

intern yang baik dapat meminimalkan terjadinya praktek-praktek kecurangan

dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem pengendalian yang baik harus

memenuhi lima komponen pengendalian intern yang saling terkait (Romney and

Steinbart, 2006):

1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsure

penngendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi

kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap

manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep

pengendalian secara khusus. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan

pengendalian dalam suatu entitas antara lain integritas dan nilai-nilai etika,

komitmenm akan kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur

organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan dan praktik

tentang sumber daya manusia.

2. Penilaian resiko

Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang

relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menetukan

bagaimana resiko harus dikelola. Menurut Romney (2006 : 246) faktor yang

10

membentuk penafsiran resiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan,

personel yang terlibat dalam fungsi dan berbagai lini produk.

3. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian, yang

merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar

bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum,

prosedur-prosedur pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu

otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan

penmggunaan dokumen serta catatn yang memadai, penjagaan asset dan catatan

yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja.

4. Informasi dan komunikasi

Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode dan

catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan,

menganalisis, mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi

perusahaan dan memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban.

5. Pegawasan

Pengawasan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai

kualitas kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah

dioperasikan sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan

untuk perubahan kondisi yang terjadi.

Dengan dipenuhinya unsur-unsur penngendalian intern yang baik oleh

perusahaan, maka akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Menurut Hartadi

(1986:2) pengendalian intern yang baik akan berguna untuk:

11

1. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak

efisienan.

2. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi.

3. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.

4. Meningkatkan efisiensi.

Sistem Penggajian dan Pengupahan

Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan

secara tetap perbulan (Mulyadi, 2010:373). Upah adalah pembayaran atas jasa

yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang biasanya dibayarkan

berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh

karyawan (Mulyadi, 2010:373).

Mulyadi (2010:373) menerangkan tentang sistem informasi akuntansi

penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:

Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan

penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar

tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk

melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan

yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang

dihasilkan.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan adalah: (Mulyadi, 2010:374) :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

12

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan

Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan dibutuhkan

perusahaan sebagai dasar dari peraturan-peraturan yang ditetapkan. Karena

Sistem pengendalian intern perlu dilakukan karena banyak celah yang

memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan dalam proses pemberian gaji

dan upah. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Mauliza (2009) jenis-jenis

kecurangan tersebut antara lain:

1. Adanya karyawan atau pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain

yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan

penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang

yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).

2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat

pembayaran dua kali.

3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang

bersangkutan.

13

4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima

oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.

5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan

lain.

6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai

pengeluaran.

7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah.

Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat

diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur

pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut

Mulyadi (2010:386) adalah sebagai berikut :

1. Organisasi

a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan.

b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

2. Sistem Operasi

a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan

yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,

perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada

surat keputusan Direktur Keuangan.

14

c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang

diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang

bersangkutan.

e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang

bersngkutan.

f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

3. Prosedur Pencatatan

a. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji dan upah karyawan.

b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

4. Praktik yang sehat

a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu

yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja

langsung.

b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi

oleh fungsi pencatat waktu.

c. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

15

d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan.

e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji

dan upah.

Hasil Penelitian yang Relevan

Penelitian terdahulu yang memuat tentang analisis sistem pengendalian

intern terhadap sistem penggajian antara lain dilakukan oleh Mujiatun (2000)

yang menyatakan sistem penggajian pada perusahaan yang diteliti sudah dapat

dikatakan baik ditinjau dari prosedur dan pengendalian internnya meskipun masih

dilakukan secara manual.

Setyadi (2005) meneliti tentang kebijakan penerapan sistem pengendalian

intern dan prosedur penggajian pada PT. KAI Daop VI Yogyakarta, dari hasil

penelitiannya tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian terhadap prosedur

penggajian di PT. KAI Daop VI Yogyakarta telah diterapkan dengan baik

ditunjukkan penerapan praktik yang sehat di dalam melaksanakan tugas pada

setiap fungsi organisasi.

Haripratiwi (2006) juga meneliti tentang prosedur penggajian dan

penerapan sistem pengendalian intern terhadap penggajian karyawan pada BMT

Al Ikhlas Yogyakarta, dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa BMT Al

Ikhlas Yogyakarta telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada

masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan.

Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa

pada penelitian terdahulu sistem yang digunakan untuk proses penggajian masih

16

manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun yang lalu. Perbedaan

penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan

pada perusahaan yang sudah menggunakan proses terkomputerisasi, selain itu

dalam penelitian ini lebih melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian

intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan konsep sistem

pengendalian intern yang baik. Hal ini yang menbedakan dengan penelitian

terdahulu.

METODE PENELITIAN

Unit analisis dan unit observasi

Dalam penelitian ini sistem pengendalian intern pada PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil akan menjadi unit analisis. Sedangkan yang dijadikan

sebagai unit observasi yaitu, bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian

personalia pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.

Jenis dan Sumber Data

Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data

sekunder. Data primer yang digunakan adalah hasil wawancara dan observasi

mengenai prosedur penggajian dan sisitem pengendalian intern pada sistem

penggajian dan pengupahan pada PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.

Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini berupa formulir, bukti,

catatan, maupun dokumen-dokumen perusahaan lainnya. Data sekunder yang

digunakan untuk penelitian ini adalah gambaran umum PT. Kebon Agung Pabrik

17

Gula Trangkil, struktur organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam

penggajian dan pengupahan.

Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang menyeluruh metode pengumpulan data yang

akan dilakukan melalui metode :

Wawancara

Melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dalam

penyediaan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini yaitu karyawan pada

bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian personalia.

Dokumentasi

Mengambil data yang diperoleh dari dokumen-dokumen di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil. Meliputi catatan, prosedur, dan pengendalian

internal dalam sistem penggajian dan pengupahan.

Teknik dan Langkah-langkah Analisis

Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis

kualitatif deskriptif. Dengan menguraikan hasil penelitian yang kemudian

dideskripsikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun. Hal ini digunakan

untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian

dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga dapat diketahui

kelemahan dalam sistem pengedalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan. Teknik analisis kualitatif yang dilakukan dengan menggambarkan

sistem pengendalian intern yang ada dalam sistem penggajian dan pengupahan

pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil cabang Pati.

18

Langkah-langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Mendeskripsikan gambaran umum obyek melalui data-data yang diperoleh

dan jenis-jenis karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.

2. Memahami sistem pengendalian intern pada sistem penggajian dan

pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dengan wawancara

dan observasi. Hal ini untuk memberikan pengetahuan yang memadahi

mengenai kebijakan, prosedur, dan dokumen.

3. Melakukan analisis dengan membandingkan sistem pengendalian intern atas

sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil yang berjalan selama ini dengan unsur-unsur sistem pengendalian

yang baik menurut definisi konsep sistem pengendalian intern untuk

menentukan apakah apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian

dan penguapahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah

memadahi atau belum.

4. Mentukan kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian

dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang sudah

berjalan selama ini.

5. Menarik kesimpulan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian

dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil apakah sistem

pengendaliannya sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik.

19

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Nama perusahaan yang menjadi objek Tugas Akhir penulis adalah PT.

Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang merupakan cabang dari kantor pusat PT.

Kebon Agung yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak

di bidang industri gula dan perdagangan umum, yaitu:

1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam

pembangunan Nasional dengan berperan serta dalam produksi gula,

memberikan pendapatan kepada Negara, dan menciptakan lapangan kerja.

2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

senantiasa berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang

berbasis tebu maupun usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing

dalam era pasar bebas, dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake

holder.

Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah

memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin

kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan

meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder.

20

Struktur organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil dalam mengatur manajemennya adalah struktur organisasi garis yang

menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi terletak pada pimpinan perusahaan, yang

mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan, menentukan kebijaksanaan

perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan adanya staff yang

berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan.

Setiap bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur

organisasi. Begitu juga dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang

bertanggungjawab dalam proses penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi

di TUK dipimpin oleh kepala bagian TUK/manajer TUK yang membawahi dua

kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi personalia dan umum, yang

nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap kasubsi yang

ada dalam bagian TUK.

Jenis-Jenis Karyawan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu

satu periode dalam setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut

DMG (Dalam Masa Giling). Di luar masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling),

hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan jumlah tenaga kerja pada masa

DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang beragam,

sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap.

Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil terdiri dari:

21

1. Karyawan staff

Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan

mengawasi kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian

karyawan staff dilakukan oleh direksi.

2. Karyawan pelaksana

Karyawan pelaksana dibagi atas:

a. Pekerja tetap

Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan

peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap

diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa

bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat pensiun. Pekerja

tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG.

b. Pekerja tidak tetap

Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan

kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan

menjadi tiga jenis pekerja, yaitu:

1. Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman)

Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan

tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang.

2. Pekerja musiman tebangan (borongan tebang)

Pekerja ini akan melaksanakan pekerjaan sejak tebu mulai ditebang

dan diangkut, untuk selanjutnya disetorkan kepada Pabrik Gula

Trangkil.

22

3. Pekerja musiman

Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai

hubungan langsung dengan penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya

meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan gilingan tebu.

c. Pekerja kampanye

Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke

gilingan dan mengatur gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik

yang bekerja dalam proses pengolahan tebu. Para pekerja kampanye ini akan

bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.

Jam Kerja Karyawan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu

DMG dan LMG, sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam

kerja dibedakan untuk karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk

karyawan tetap adalah:

1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja

2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat

3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja

Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG.

Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-

masing shift adalah tujuh jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan

tidak tetap adalah:

1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I

2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II

23

3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III

Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal

kerja ini karena tuntutan jenis pekerjaan yang berbeda.

Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap aktivitas-

aktivitas di perusahaan, begitu juga dengan aktivitas penggajian dan pengupahan.

Berikut ini adalah sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil :

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT.

Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi)

Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan

datang hingga karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di

PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah dengan menggunakan

application software fingerprint untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan

tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang

bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir

ini akan menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan,

apakah gaji yang diterima utuh atau ada potongan yang disebabkan

keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada pelaksanaannya

tidak ada potongan gaji dan upah bagi karyawan yang terlambat ataupun tidak

masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju

24

kantor, tetapi tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol

penggunaan mesin pencatatan waktu hadir tersebut.

2. Fungsi pembuatan gaji dan upah

Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang

berisi gaji pokok dan tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi

potongan gaji dan upah yang terjadi selama periode pemberian gaji dan upah.

Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat keputusan

perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan

masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan

Data Elektronik) kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir

akan diserahkan ke bagian personalia untuk diteliti.

3. Fungsi personalia

Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam

perusahaan, tetapi fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum

gaji diberikan kepada karyawan. Bagian personalia akan menerima daftar gaji

dan upah dari bagian penggajian yang kemudian akan diteliti jumlahnya sudah

sesuai.

4. Fungsi Kasir

Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah

yang akan mencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah.

Setelah menerima rekap daftar gaji dari bagian personalia kasir akan

mentransfer dan membagikan gaji karyawan.

25

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan apllication software dan

proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan

pelaksanaannya sebagai berikut:

a. Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application

software fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai

kampanye presensi akan dicatat oleh bagian pengupahan.

b. Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan

yang bersangkutan.

c. Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian.

2. Prosedur penggajian dan pengupahan

Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut :

a. Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan

b. Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai,

jabatan, golongan dan masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan

potongan.

c. Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan

upah.

d. Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia

3. Prosedur administrasi personalia

Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia dengan rincian sebagai berikut:

26

a. Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian.

b. Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji

diserahkan kepada karyawan.

c. Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian

akuntansi.

4. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan

aktivitasnya sebagai berikut :

a. Bagian akunting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian

personalia.

b. Mencatat biaya gaji dan upah.

c. Membuat bukti kas keluar.

d. Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan.

e. Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan

untuk karyawan tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara

langsung.

f. Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah

ditransfer.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

27

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang

berhubungan dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji,

surat perubahan golongan karyawan dan surat perubahan gaji.

2. Kartu jam hadir

Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software

pendeteksi cap jempol, untuk karyawan tidak tetap dan kampanye

menggunakan absensi manual.

3. Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur

potongan yang terdiri dari pajak Pph, iuran dan pinjaman.

4. Rekap gaji dan upah

Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan.

5. Surat perintah kerja lembur

Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam

lembur dan uraian pekerjaannya.

6. Surat tugas

Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang

bersangkutan, nama, jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal

berangkat dan kembali serta kendaraan yang akan dipakai.

7. Sampul gaji (amplop gaji)

Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye

dengan rincian berisi nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya.

8. Bukti kas keluar

28

Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan

diperiksa terlebih dulu sebelum kas dikeluarkan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem

Penggajian dan Pengupahan

Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang

ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis

mengenai sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan

yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Analisisnya adalah sebagai

berikut:

Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan

pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

1. Organisasi

Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi

yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian

organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan

mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan

kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab

yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan

b. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian

Fungsi penggajian dipegang oleh bagian PDE dan fungsi presensi dipegang

oleh bagian upah.

29

2. Sistem Operasi

Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah:

a. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah

ditandatangani oleh pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan

tetap tidak memiliki surat keputusan pengangkatan karena pekerja hanya

bekerja pada saat waktu tertentu.

b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat

karyawan akan didasarkan pada surat keputusan pimpinan.

c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan

didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi

akunting.

d. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang

bersangkutan.

e. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.

f. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia.

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian

akunting.

3. Prosedur Pencatatan

Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil

adalah :

a. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan

direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

30

b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh bagian personalia.

4. Praktik yang sehat

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :

a. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian

perhitungannya oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan.

b. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji

dan upah yang dipegang oleh manajer PDE.

Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan

berdasarkan unsur pengendalian yang baik menurut konsep

1. Lingkungan pengendalian

a. Integritas dan nilai-nilai etika

Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat

digunakan oleh perusahaan untuk memberikan peraturan bagi karyawannya.

Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, pada bagian TUK (Tata

Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh pimpinan perusahaan

secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak

masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk

SP (Surat Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan

kesalahan seperti karyawan yang sering terlambat masuk, tidak masuk kerja

tanpa memberikan surat ijin. Selain SP, karyawan juga akan dikenakan

potongan gaji apabila melakukan kesalahan. Meskipun telah ada peraturan

31

yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang

datang terlambat dan tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga

peraturan-peraturan ini tidak berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.

Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos, bahkan pulang

sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang

membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran.

b. Filosofi dan gaya operasi manajemen

Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan

supaya seluruh karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan

karyawan yang disiplin, jujur, mampu bekerja dengan baik dan dapat

memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses penggajian dan

pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari

gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya masing-

masing. Pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK

membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi

personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan kepada

manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab

memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan.

c. Struktur organisasi

Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan

dengan adanya struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan

wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan fungsinya. Struktur organisasi di

bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi pada fungsi akuntansi

32

dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini

dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak

memiliki job description yang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian

yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi

kelemahan dalam perusahaan.

d. Komite Audit

Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal

control. Audit terhadap proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan

setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh direktur utama, selain itu juga

ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan dilakukan terhadap

laporan tentang penggajian dan pengupahan.

e. Pemberian wewenang dan tanggung jawab

Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan

pengupahan memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam

menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini dilakukan oleh pimpinan PT.

Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada seluruh

karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data

Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian

untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah

menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.

f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

Keberhasilan sebuah perusahaan dapat dipengaruhi oleh SDM yang ada di

perusahaan. Sehingga perlu adannya sistem pengendalian untuk memperoleh

33

SDM yang berkompeten. Ada beberapa tahapan yang dilakukan oleh

perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu:

1) Perekrutan karyawan

Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan

akan diadakan seleksi untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut

telah berkompeten di bidangnya. Misalnya untuk bagian akunting

pendidikan minimal D3.

2) Penilaian prestasi/kinerja karyawan

Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki

kinerja terbaik di perusahaan.

3) Promosi jabatan

Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan

prestasi yang dicapai memuaskan.

4) Rotasi

Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi

yang sama. Misalnya: dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia,

kemudian pindah lagi ke bagian akunting.

2. Penilaian resiko

a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan

Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah

mengikuti perubahan, dimana dalam proses pembuatan daftar gaji dan

upah sudah terkomputerisasi. Sehingga proses penggajian dapat dilakukan

dengan cepat. Meskipun sudah terkomputerisasi, kesalahan dalam

34

perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan

bisa salah memasukkan nama pegawai dan jumlah gaji atau human error.

Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang memiliki jumlah pegawai

tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi

perubahan pegawai.

b. Personel

Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah

memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di

bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari lulusan akuntansi atau

komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu

tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan

ilmu dan pendidikan yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat

karyawan melakukan kecurangan dengan memanipulasi data yang ada.

Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan dalam

proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya

kecurangan perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala.

c. Perubahan stuktur organisasi

Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Ini dilakukan agar terhindar resiko kejenuhan karyawan yang

dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga dapat mengurangi

tingkat penyimpangan apabila karyawan terus berada di bagian yang sama

karyawan akan lebih memahami tentang segala sesuatu yang terdapat di

bagian tersebut dan mempermudah untuk melakukan kecurangan.

35

3. Aktivitas pengendalian

a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi

Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan.

Dalam pemberian gaji dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh

bagian administrasi personalia. Namun otorisasi hanya dilakukan sebatas

meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada karyawan. Pada

kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang

dilakukan dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian

penggajian bisa memasukkan nama karyawan yang tidak bekerja di

perusahaan.

b. Pemisahan tugas

Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang

baik. Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan

tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk bagian keuangan belum

dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan

penyelewengan. Ini merupakan kelemahan.

c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi

Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam

pencatatan data yang akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji

dapat dilakukan secara benar. Dokumen-dokumen yang digunakan ldalam

sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil antara lain: kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan

upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas

36

keluar. Dengan adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses

penggajian dan pengupahan ini membantu dalam memberikan

pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.

d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi

Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan

menyimpan data yang berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan

data ini dilakukan oleh bagian PDE. Pengendalian aktiva dilakukan

dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti

penngeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu.

e. Pemeriksaaan independen atas kinerja

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin

akan mengadakan penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang

memiliki kinerja paling baik akan mendapat penghargaan dari perusahaan,

karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan serta

kenaikan gaji.

4. Informasi dan komunikasi

Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil, informasi dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada

di perusahaan. Dalam proses pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry

data-data karyawan dari tiap manajer bagian yang akan diserahkan ke bagian

PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian agar tidak

terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada

penambahan jumlah karyawan.

37

5. Pemantauan

Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan

pengupahan masih kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan

karyawan yang sebenarnya tidak bekerja. Penyimpangan ini merugikan

perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan secara

berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem

pengendalian intern di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada.

Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian intern sudah

memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat

dalam tabel berikut:

Tabel 1

Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang memenuhi prinsip-prinsip

dasar pengendalian intern

No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Kebon

Agung Pabrik Gula

Trangkil

Keterangan

Memadai Tidak

memadai

1. Pemisahan fungsi Di PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil

sudah ada pemisahan

fungsi dan

38

tanggungjawab antar

masing-masing fungsi.

Namun, belum ada job

description tertulis bagi

para karyawan.

2. Prosedur pemberian

wewenang

Setiap bagian di PT.

Kebon Agung Pabrik

gula Trangkil sudah

memiliki wewenangnya

masing-masing, dan

wewenang ini diberikan

oleh pimpinan

perusahaan, sesuai

dengan bagiannya.

3. Prosedur

dokumentasi

Dokumentasi yang ada di

perusahaan sudah cukup

baik, karena semua data

dan dokumen yang ada

telah disimpan dengan

baik dan rapi.

4. Prosedur dan catatan

akuntansi

Prosedur dan catatan

yang digunakan di PT.

Kebon Agung pabrik

39

Gula Trangkil sudah

baik, ini terlihat dari

dokumen-dokumen yang

digunakan dalam proses

penggajian dan

pengupahan cukup

memadai.

5. Pengawasan fisik Pengawasan fisik

dilakukan secara berkala

oleh perusahaan, dengan

maksud kegiatan operasi

perusahaan dapat

berjalan dengan baik.

6. Pemeriksaan intern

secara bebas

PT. Kebon Agung Pabrik

Gula Trangkil selalu

melakukan pemeriksaan

terhadap catatan

akuntansi perusahaan dan

laporan keuangan.

Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian

intern yang baik, sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan di

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah sudah ada dan memadai. Ini dapat

40

dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan

dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan pengupahan sudah sesuai

dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut konsep. Tetapi

masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik

yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih

ada dua fungsi yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada

pemisahan fungsi antara akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya

kecurangan yang bisa timbul akibat dari penyalahgunaan wewenang.

Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan sudah memadai dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian

yang baik tujuan yang diharapkan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan

pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah ada

peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat

dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai

presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi

yaitu pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak

diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi

saat jam kerja dan pulang sebelum jam kerja habis.

Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan yang masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat

berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan

bahwa unsur-unsur sistem pengendalian yang baik di PT. kebon Agung Pabrik

41

Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya belum bisa seperti yang

diharapkan.

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern

atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula

Trangkil dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, sudah memisahkan tugas dan

tannggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan

pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan

pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai

sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep.

Meskipun dalam penerapannya belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan

perusahaan.

Implikasi Terapan

Berdasarkan hasil penelitian intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung

Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan

untuk pebaikan perusahaan :

1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan,

untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan karena

berada di fungsi yang sama.

42

2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian

dan pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses

penggajian dan pengupahan.

3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian

intern atas sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang

diharapkan, perusahaan bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang

telah dibuat supaya para karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 1993, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi

Perusahaan, Sapdodadi, Jakarta

Christyanto, Leo, 2011, Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam

Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Operasional

Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan, Jurnal Akuntansi 06,

Universitas Kristen Maranatha

Hadi, Abdul, 2007, Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah

Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, Tugas Akhir Program D3

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang

Haripratiwi, Ika, 2006, Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian

Karyawan Pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta, Skripsi Program Studi

Akuntansi Syari’ah Jurusan Ekonomi Islam Sekolah Tinggi Agama

Islam Negeri, Surakarta

Hartadi, Bambang, 1986, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya

Dengan Management dan Audit, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.

, Bambang, 1987, Auditing: Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi

Tahap Pendahuluan, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.

Hartono, Rudi, 2012, Analisis Pengendalian Intern Sistem Penggajian Dan

Pengupahan Study Pada PT. CMA Indonesia, Skripsi Program

Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Mercu

Buana, Jakarta

Mauliza, Febria, 2009, Peranan Sistem Akuntansi Dalam Mendukung

Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah Pada PT. Mopoli Raya,

Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara,

Medan

Noviana, Rina Yulia, 2009, Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap

Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Tripilar Bentomas

Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen

Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan)

Mulyadi, dan Puradiredja Kanaka, 1998, Auditing, Edisi 5, Buku 1, Salemba

Empat, Jakarta

Mulyadi, 2002 , Pemeriksaan Akuntan, Edisi 3, BP STIE YKPN,

Yogyakarta

, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta

Nugroho, Setiyaji, 2007, Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Salatiga, Skripsi Program S1

Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak

dipublikasikan)

Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information

System, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta

Setyadi, Agus, 2005, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern

Terhadap Prosedur Penggajian Studi Kasus Pada PT. KAI Daop

VI Yogyakarta, Skripsi Program S1 JEI STAIN- SEM Institute

Yogyakarta.