Unsur - Unsur Administrasi

27
BAB VII UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI Unsur adalah bahagian dari pada sesuatu, sedangkan keseluruhan unsur yang merupakan satu kasatuan yang bulat menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula Administrasi ada, karena adanya unsur- unsur atau bahagian-bahagian yang menjadikannya. Pada uraian di muka telah dikemukakan bahwa unsur-unsur mutlak administrasi adalah : 1. Sekelompok Orang 2.Kerja sama 3. Tujuan tertentu. Apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat dikatakan kegiatan administrasi. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut dikatakan sebagai unsur-unsur mutlak. 69

description

Unsur-Unsur Administrasi

Transcript of Unsur - Unsur Administrasi

Page 1: Unsur - Unsur Administrasi

BAB VII

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Unsur adalah bahagian dari pada sesuatu, sedangkan

keseluruhan unsur yang merupakan satu kasatuan yang bulat

menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula Administrasi ada,

karena adanya unsur-unsur atau bahagian-bahagian yang

menjadikannya.

Pada uraian di muka telah dikemukakan bahwa unsur-unsur

mutlak administrasi adalah :

1. Sekelompok Orang

2. Kerja sama

3. Tujuan tertentu.

Apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada maka kegiatan

tersebut tidak dapat dikatakan kegiatan administrasi. Oleh karena itu,

unsur-unsur tersebut dikatakan sebagai unsur-unsur mutlak.

Sehubungan dengan unsur-unsur administrasi ini dan untuk

menjadi studi perbandingan bagi kita, maka di bawah ini dikemukakan

pendapat dari dua orang ahli yang telah memberikan pembagian

unsur-unsur administrasi :

69

Page 2: Unsur - Unsur Administrasi

S.P Siagian memberikan pembagian unsur-unsur Administrasi

atas 4 unsur, yaitu :

1. Dua orang manusia atau lebih.

2. Tujuan .

3. Tugas yang hendak dilaksanakan.

4. Peralatan dan perlengkapan.

Keempat unsur dari administrasi diatas dikatakan beliau sebagai

bagian yang mutlak dari Administrasi.

The Liang Gie membagi Administrasi atas 8 unsur yaitu :

1. Organisasi.

2. Manajemen

3. Komunikasi.

4. Kepegawaian.

5. Keuangan.

6. Perbekalan.

7. Ketatausahaan.

8. Hubungan Masyarakat.

Setelah diperoleh gambaran umum tentang unsur-unsur

Administrasi, maka selanjutnya akan diuraikan unsur-unsur

Administrasi sesuai pendapat yang dikemukakan oleh The Liang Gie,

karena pembagian ini lebih terperinci dan penting diketahui untuk

dapat menerapkan administrasi dengan baik pada setiap usaha kerja

sama.

Untuk itu akan dibahas satu persatu sebagai berikut :

70

Page 3: Unsur - Unsur Administrasi

1. Organisasi

Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi dan

merupakan wadah di mana kegiatan-kegiatan administrasi

dijalankan.

Dengan organisasi maka semua orang-orang yang tergolong

dalam usaha kerja sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan

kerja untuk tujuan bersama.

Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang

untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif

dan efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas,

tanggung jawab, wewenang, serta penetapan hubungan kerja

diantara orang-orang yang tergabuntg di dalam kerja sama tersebut,

sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat mengetahui

dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung

jawab serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian,

tidak akan terjadi adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan

duplikasi tugas-tugas serta pemborosan waktu, biaya, tenaga,

dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.

Sebenarnya istilah organisasi berasal dari perkataan Yunani

yaitu Organon yang maksudnya alat/perkakas. Mengenai

perumusan pengertiannya terdapat berbagai pendapat, yang antara

lain dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam

bukunya “The Principles of organization” mengemukakan sebagai

berikut : “Organization is the form of every human associations for

the attainment of a common purpose” jadi organisasi adalah setiap

bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud bersama.

71

Page 4: Unsur - Unsur Administrasi

SP Siagian, mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk

persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama serta

secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang

telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa

orang yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang yang

disebut bawahan.

Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan

orang-orang yang ikut serta didalam kerjasama antara mereka

sebagai hubungan kerjasama dan kesatuan usaha bersama dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

2. Management

Management sebagai unsur kedua dari administrasi

merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan

segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Apabila disimak beberapa rumusan manajemen dan begitu

pula bila dilihat hakekat pengertiannya, maka ada beberapa hal

dasar yang terkandung dalam pengertian manajemen yaitu :

Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan

dicapai.

Bahwa di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu

pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan

pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam

suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah

dilakukan.

Dengan demikian, dapat di pahami bahwa manajemen tidak

melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan yang sifatnya operasional,

72

Page 5: Unsur - Unsur Administrasi

melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan para

bawahan.

Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai

pemimpin, atasan, kepala, atau manajer, sedangkan pihak yang

digerakkan lazimnya di sebut bawahan, tenaga operasional, atau

pelaksana.

Manajemen merupakan inti dari pada administrasi karena

management merupakan alat pelaksanaan utama dari pada

administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali dan

menggerakkan segala macam kegiatan usaha kerja sama yang

bersangkutan sehingga dapat mencapai tujuannya. Penggerak atau

pemimpin, atasan, kepala, atau manejer sebagai mana disebutkan

diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer ini.

Dalam setiap usaha kerja sama manusia atau dalam setiap

organisasii terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin yang sesuai

dengan tingkat manajemen, yaitu:

a. Top management atau administrative management.

b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).

c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan

istilah “lower management”, “Supervisory management”, “Gang

Leader”, “mandur” atau “operasional management”.

perlu diketahui bahwa sukses tidaknya suatu organisasi

mencapai tujuan yang telah ditentukan tergantung atas

kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok

pemimpin itu. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan

untuk mempengaruhi , menggerakkan dan mengarahkan tingkah

laku orang-orang lain kesuatu tujuan yang telah ditentukan.

73

Page 6: Unsur - Unsur Administrasi

Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen

karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-

sumber dan alat-alat, manusia, dan alat lainnya dalam suatu usaha

kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian yang baik, maka

manajemen pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik.

Pemimpin mempunyai tugas-tugas yang pada pokoknya

sudah umum dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen. Namun,

para ahli masih terdapat perbedaan pendapat mengenai jenis-jenis

serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen. Untuk sekedar menjadi

bahan perbandingan, akan dikemukakan beberapa pendapat

mengenai fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh

Manulang (1996) dengan perubahan susunan seperlunya, sebagai

berikut:

1. Henry Fayol, membagi fungsi-fungsi manajemen sebagai

berikut:

Planning ( perencanaan ).

Organizing ( Pengorganisasian ).

Commanding ( Pemberian komando ).

Coordinating ( Pengkordinasian ).

Controlling ( Pengawasan ).

2. Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel, mengemukakan pula

fungs-fungsi manajemen, yaitu :

Planning ( perencanaan ).

Organizing ( Pengorganisasian ).

Staffing ( Pengadaan Tenaga Kerja ).

Directing ( Pemberian Bimbingan ).

Controlling ( Pengawasan ).

74

Page 7: Unsur - Unsur Administrasi

3. Menurut Louis A. Allen, fungsi-fungsi manajemen, yaitu :

Planning ( perencanaan ).

Organizing ( Pengorganisasian )

Leading (pembimbingan).

Controlling ( Pengawasan ).

4. John F. Mee, seorang guru besar dalam Ilmu Manajemen di

Universitas Indiana mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen

ialah :

Planning ( perencanaan ).

Organizing ( Pengorganisasian ).

Motivating ( Pemberi motivasi ).

Controlling ( Pengawasan ).

5. George R. Terry menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas

empat juga, yaitu :

Planning ( perencanaan ).

Organizing ( Pengorganisasian ).

Actuating ( Penggerakan ).

Controlling ( Pengawasan ).

6. DR. SP. Siagian, MPA, mengatakan pula bahwa fungsi-fungsi

organic manajemen adalah :

Perencanaan.

Pengorganisasian.

Pemberi motivasi.

Pengawasan.

Penilaian.

7. Drs. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi

manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu :

75

Page 8: Unsur - Unsur Administrasi

Perencanaan.

Pembuatan keputusan.

Pembinaan.

Pengkordinasian.

Pengendalian.

Penyempurnaan

8. Luther Gullich menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas 7

fungsi sebagai berikut:

Planning

Organizing

Staffing

Dirrecting

Coodinating

Reporting

Budgeting

9. Lyndak F. Urwick membagi fungsi manajemen sebagai berikut :

Forecasting

Organizing

Commanding

Coordinating

Controlling

Perlu dikemukakan bahwa pada umumnya ahli diatas

memasukkan organizing sebagai salah satu fungsi manajemen

kecuali The Liang Gie.

Adapun alasan mengapa The Liang Gie tidak memasukkan

organizing sebagai fungsi manajemen ialah bahwa dalam setiap

usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang merupakan wadah

76

Page 9: Unsur - Unsur Administrasi

usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan

kerja sama tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi

sedangkan proses penggerak adalah manajemen. Penjelasan tiap-

tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab tersendiri dari buku

ini.

3. Komunikasi

Komunikasi biasanya disebut “tata hubungan” adalah

merupakan proses penyampaian warta dari seseorang kepihak lain

dalam usaha kerja sama manusia. Komunikasi merupakan urat nadi

yang memberikan kemungkinan orang-orang dalam suatu usaha

kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan

masing-masing.

Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran, uraian

suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan

suatu perintah, permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan

lainnya. Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat

pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan

video dan televisi. Istilah “communication” kadang-kadang diartikan

sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang

menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan kereta api,,

telegrap.

Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama

dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :

a. komunikasi keluar yaitu komunikasi yang dijalankan suatu

organisasi terhadap pihak lain.

b. Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang terjadi didalam

lingkungan organisasi itu sendiri.

77

Page 10: Unsur - Unsur Administrasi

Yang penting diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi

ialah bagaimana agar warta itu dapat sampai ke pada penerima

pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan kata

lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi

yang tidak mencapai hasil yang memuaskan atau yang diharapkan

merupakan penghamburan tenaga, pikiran, waktu, dan uang. Hal

yang demikian ini merugikan organisasi. Komunikasi yang demikian

ini dinamakan dengan istilah “communication break down” atau

kegagalan komunikasi.

Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka

pemberian berita perlu memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

a. kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan baik.

b. Semangat kerja yang baik .

c. Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga dapat

mempengaruhi perasaan penerima berita.

4. Kepegawaian.

Kepegawaian adalah suatu proses yang berhubungan dengan

masalah penggunaan tenaga kerja di dalam suatu usaha kerjasama.

Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan.

Segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja

manusia, mulai dari penerimaannya, penempatannya,

pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya merupakan

fungsi kepegawaian.

Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu

mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah

bagaimana memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia

secara tepat dan bagaimana mengembangkan dan membina 78

Page 11: Unsur - Unsur Administrasi

kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan menggantikan tenaga

kerja itu.

Sehubungan dengan masalah pokok kepegawaian tersebut,

kiranya perlu dijelaskan tentang hal-hal sebagai berikut:

a. Penerimaan dan penempatan pegawai .

Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan.

Oeh karena itu, terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang

lowong, serta kemampuan organisasi membiayai pegawai yang

kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan

apabila didasarkan pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan

kemampuan organisasi.

b. Pendayagunaan pegawai.

Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar

supaya orang yang telah ditempatkan pada jabatan tertentu

dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang

mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan

tugas utama bagi pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat

dilaksanakan dengan berbagai usaha seperti, pendidikan dan

latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan

pegawai, memberikan motivasi dan sebagainya.

c. Pemberhentian pegawai.

Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja

dengan pegawai. Hal ini dapat terjadi karena kemauan pegawai,

karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal dunia,

karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan

dengan buruh. Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara

79

Page 12: Unsur - Unsur Administrasi

seksama dan bijaksana, mengingat masalah pemberhentian

menyangkut masalah hidup seseorang.

5. Keuangan

keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut

paut tentang masalah pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama,

yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi

pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara

memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu

merupakan fungsi keuangan.

Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagii

setiap usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasii

selalu memerlukan pembiayaan.

Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu

organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan

berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk

membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan

organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, masalah keuangan

harus mendapat perhatian yang besar agar penggunaan keuangan

yang ada betul-betul bermanfaat pada organisasi.

Adapun masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam

hubungannya dengan unsur keuangan ialah bagaimana melakukan

kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan

efisien.

Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan berdasarkan

peraturan yang berlaku .

Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan

dengan peraturan yang teliti sehingga apa yang di korbankan 80

Page 13: Unsur - Unsur Administrasi

dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar,

pantas dan terbaik.

6. Perbekalan

Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi ysng

merupakan aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang

dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang

meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada

penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi.

Dengan tersedianya fasilitas yang terbentuk barang-barang

peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat

memperlancar pencapaiaan tujuan, tetapi sebaliknya apabila

peralatan yang diperlukan dalam proses kerja, maka dapat

memperlancar pencapaian tujuan, tetapi sebaliknya apabila

peralatan dan perlengkapan tidak sesuai dengan kebutuhan kerja,

maka menghambat kelancaran kerja bahkan dapat memacetkan

proses kerja. Begitu juga walaupun peralatan cukup tersedia tetapii

kurang pemeliharaan, akan mengakibatkan peralatan cepat rusak

dan kalau demikian berarti memerlukan lagi pembiayaan perbaikan

atau pembiayaan penggantian. Hal ini merupakan penghamburan

yang sebenarnya tidak perlu terjadi. Adapun aktivitas yang

dilakukan sehubungan dengan perbekalan yaitu :

a. Perencanaan barang-barang peralatan.

Dengan dasar perencanaan barang-barang peralatan maka

disusunlah anggaran peralatan. Anggaran peralatan hendaknya

meliputi biaya pembelian, atau pemeliharaan, perbaikannya,

penyimpanannya dan penyalurannya serta lain-lainnya yang

berhubungan dengan peralatan.81

Page 14: Unsur - Unsur Administrasi

b. Pengadaan

Pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, penyewaan,

peminjaman, pemikiran, pembuatan dan perbaikan. Yang penting

dalam hal pengadaan ialah bahwa barang-barang yang diadakan

harus betul-betul berguna dan diperlukan dalam usaha

kerjasama yang bersangkutan.

c. Inventarisasi

Yaitu pencatatan dari semua barang-barang peralatan milik

usaha kerjasama

d. Penyimpanan dan pempeliharaan

Adalah persoalan perbekalan yang tidak kalah pentingnya

namun sering diabaikan. Penyimpanan barang sering dilakukan

berkali-kali, misalnya pada waktu kedatangan, pada waktu

barang-barang itu dibutuhkan dan pada waktu tidak dipakai lagi.

Kesemuanya itu harus dijaga sebaik-baiknya agar aman dan

tidak mengalami kerusakan.

Pemeliharaan barang-barang dapat dilakukan dengan jalan

pencegahan terhadap kerusakan, misalnya perawatan, peralatan

secara berkala, perbaikan barang-barang peralatan atau reparasi

dan sebagainya.

e. Penyingkiran/penghapusan barang-barang peralatan

Penyingkiran atau penghapusan dapat dilakukan dengan

penjualan atau di transfer ke instansi lain atau dengan jalan

pemusnahan barang-barang yang sama sekali tidak dapat

dipakai lagi. Penyingkiran atau penghapusan paling sedikit akan

mengurangi tanggung jawab pengawasan terhadap peralatan,

82

Page 15: Unsur - Unsur Administrasi

penambahan pemakaian ruangan, kebersihan, bahkan

penghematan biaya untuk penyimpanannya.

7. Ketatausahaan

Tata usaha sebaga salah satu unsur dari administrasi

merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha

kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan

penyimpanan bahan keterangan.

Wujud dari pada keterangan-keterangan yang merupakan

sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat,

formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda

lainnya yang dapat memberi keterangan.

Keterangan-keterangan ini sangat berguna bagi setiap usaha

kerjasama apapun, sebagai bahan peringatan, bahan perhitungan,

dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan untuk mengadakan

kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka pengembangan

dan pencapaian tujuan.

Pada umumnya kegiatan tata usaha itu dilaksanakan di dalam

kantor, sehingga sering pula tata usaha itu diistilahkan sebagai

“office work”.

Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat

berupa bermacam-macam pekerjaan misalnya mengetik,

menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelpon, menstensil,

mengirim surat dan sebagainya.

Kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok mempunyai

sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum dikenal yaitu:

83

Page 16: Unsur - Unsur Administrasi

a. Pekerjaan korespondensi, yaitu kegiatan yang mulai dari

pembuatan konsep surat, pengetikannya sampai selesai

ditandatangani dan siap untuk dikirim

b. Kearsipan, yaitu kegiatan penyimpanan warkat-warkat pada

tempat yang aman menurut sistem tertentu sehingga mudah

diambilkembali bila diperlukan

c. Peyetensilan, yaitu kegiatan menggandakan warkat dengan

menggunakan sheet dan mesin stensil.

d. Ekspedisi yaitu kegiatan megirim surat.

Bagi setiap usaha kerja sama yang ingin maju dan

berkembang, maka pekerjaan tata usaha merupakan keharusan

baginya dan pengelolaannya harus pula dilakukan dengan tertib

dan teratur pada setiap kantor yang telah dimilikinya.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public

Relation “ merupakan kegiatan usaha kerja sama untuk

menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di

sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka

rela.

Tentu saja hubungan yang demikian harus bertumpuh pada

keuntungan dari kedua belah pihak, yakni usaha kerja sama yang

menghendaki dukungan dan bantuan dari pihak lain atau

masyarakat, harus pula dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh

pihak luar dari padanya.

Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat atau “ Public Relation “

dalam suatu organisasi dapat digolongkan kepada 2 golongan besar

yaitu :

84

Page 17: Unsur - Unsur Administrasi

a. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal.

Public relation yang formal, yaitu kegiatasn-kegiatan yang

dijalankan oleh pimpinan suatu organisasi yang biasanya

pelaksanaannya di tugaskan kepada biro/ bagian/seksi yang di

sebut biro/seksi public relation.

b. Kegiatan-kegiatan public relation yangbersifat informal.

Kegiatan public relation yang informal, ini memegang peranan

yang sangat penting. Bentuk utamanya seperti tindak tanduk,

sikapdan tingkah laku anggota-anggota organisasi di luar

lingkungan organisasi yang bersifat menjunjung tinggi nama baik

organisasi.

Menurut Sutarto, bahwa kedelapan unsur-unsur administrasi

tersebut di atas, ada empat unsur yang merupakan proses kegiatan

penataan yang terluas, yaitu organisasi, manajemen, komunikasi dan

tata keterangan (tata usaha). Keempat-empatnya memasuki setiap

segi dan kegiatan dari suatu kerja sama.

Sedangkan keempat unsur lainnya yaitu, kepegawaian,

keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat sebagai suatu

proses, sifatnya kurang luas jika dibandingkan dengan keempat unsur

yang telah dikemukakan diatas. Atau dengan kata lain, bahwa masing-

masing dari keempat unsur administrasi yang disebut belakangan ini

hanya berhubungan dari sebagian saja dari kegiatan-kegiatan dalam

kerja sama. Inilah bedanya dengan keempat unsur organisasi,

manajemen, komunikasi dan tata usaha yang merupakan rangkaian

kegiatan penataan yang luas, yang terdapat pada semua kegiatan

dalam kerja sama.

85

Page 18: Unsur - Unsur Administrasi

Kedelapan unsur administrasi tersebut di muka tentu terdapat

pada setiap kerja sama sekelompok orang, terlepas dari tujuan, sifat,

waktu, dan tempat kerja sama itu berlangsung. Kedelapan unsur

administrasi itu merupakan kebulatan rangkaian kegiatan penataan

yang terbentang diantara titik di tentukannya tujuan hingga tercapainya

tujuan. Pada urutan kedelapan unsur atau susunannya dalam gambar

lingkaran tidaklah terkandung arti mengenai urutan-urutan

pelaksanaan, ataupun pentingnya suatu unsur.

Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dinamis,

karena itu semua unsur-unsur sering berlangsung secara bersamaan,

juga urutan-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat

berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerja

sama, peranan yang dititik beratkan pada sesuatu unsur dapat

berbeda-beda dalam suatu kerja sama tertentu. Secara sederhana

dapat digambarkan bagan unsur-unsur administrasi sebagai berikut

Dari gambar tersebut ternyata bahwa kedelapan unsur

administrasi saling bertautan secara erat. Apabila lingkaran itu

berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung,

maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin

dipisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.

Memang dalam prakteknya sering terjadi tumpangsuh antar

unsur-unsur tersebut. Sesuatu kegiatan sering dapat dianggap tergo-

86

Page 19: Unsur - Unsur Administrasi

Gambar 7.1 Unsur-Unsur Administrasi

long lenbih dari satu unsur, bahkan dapat juga mengandung kedelapan

unsur.

Dalam pengembangan lebih lanjut penelaahan terhadap unsur-

unsur administrasi di atas melahirkan cabang-cabang ilmu

pengetahuan administrasi yang dapat dipelajari secara sendiri-sendirii

yaitu Ilmu Organisasi, Ilmu Manajemen, Ilmu Komunikasi, Administrasi

Kepegawaian, Administrasi Keuangan, Administrasi Perkantoran dan

Ilmu Hubungan Masyarakat.

87