PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI ADEMPIERE DI PT ...

i

PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI

ADEMPIERE DI PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG

Oleh :

Tan Lilis A

NIM: 232011080

TUGAS AKHIR

Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Guna Memenuhi Sebagian dari

Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai

Gelar Sarjana Ekonomi

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2016

vi

Motto

Doa orang percaya bila dengan yakin didoakan sangat besar kuasanya.

Yakobus 5:16

Diberkatilah orang yang mengandalkan TUHAN, yang menaruh harapannya

pada TUHAN!

Yeremia 17:7

Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apa pun juga, tetapi nyatakanlah

dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa dan permohonan

dengan ucapan syukur.

Filipi 4:6

Karena masa depan sungguh ada, dan harapanmu tidak akan hilang.

Amsal 23:18

Mintalah, maka akan diberikan kepadamu; carilah, maka kamu akan

mendapat; ketoklah, maka pintu akan dibukakan bagimu.

Matius 7:7

Serahkanlah segala kekuatiranmu kepda-Nya, sebab Ia yang memelihara

kamu.

1 Petrus 5:7

vii

Ucapan Terima Kasih

Atas terselesaikannya tugas akhir ini penulis mengucapkan terima kasih

kepada Tuhan Yesus karena berkat, karunia, dan pertolonganNya penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Penulis menyadari bahwa penulisan

tugas akhir ini dapat terselesaikan juga karena bantuan dari berbagai pihak. Oleh

karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Universitas Kristen Satya Wacana yang sudah memberikan kesempatan

penulis untuk belajar.

2. Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW, Bapak Dekan, Ibu Wakil Dekan,

Bapak Kaprogdi, wali studi, Bapak/Ibu dosen, serta para Staff terima kasih

atas bimbingannya.

3. Ibu Like Soegiono, SE., M.Si, selaku pembimbing yang telah dengan

sabar membimbing dan membantu penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

4. Bapak Budi selaku pemilik perusahaan “PT. Cahaya Agung Cemerlang”

,Bapak Henry, Ibu Yosi, Ibu Marda selaku Manajer perusahaan yang

sudah mengijinkan penulis untuk melakukan pemagangan.

5. Admin, kasir dan Manajer Operasional PT. Cahaya Agung Cemerlang

yang telah membantu penulis saat melakukan pemagangan diperusahaan.

6. Papa, Mama, ooh Wawan, ci Tata, ko Dicky yang selalu menyemangati,

mendukung, mendoakan, dan memberikan kasih sayang kepada penulis.

7. Teman-teman seperjuangan Egoal 2011.

8. Teman-teman KSA periode 2013-2014 Rizka, Amy, dll.

9. Teman-teman guru sekolah minggu di GKI Salatiga yang menyemangati,

mendukung dan mendoakan penulis dalam pengerjaan skrpsi ini.

10. Sahabatku Silva, Linda, kak Jess, kak Vika, kak Aster, kak Vani yang ada

selalu memberikan semangat, menemani, dan mendukung penulis disaat

apapun juga.

11. Agung, Yosia, Koh Indra, Koh Ricky, Arya, Chandra, dan teman-teman

yang lain yang tidak dapat disebut satu per satu, terima kasih telah menjadi

teman-teman yang selalu ada saat senang maupun susah, terima kasih atas

support yang diberikan.

viii

12. Semua pihak yang telah membantu dan mendukung yang tidak dapat

disebutkan satu per satu.

Penulis tidak dapat membalas semua bantuan dan dukungan yang sudah

diberikan kepada penulis dengan sesuatu yang berharga, penulis hanya dapat

membalas dengan doa dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya.

24 Februari 2016

Penulis

ix

Kata Pengantar

Salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh dalam kegiatan bisnis

suatu usaha perusahaan adalah proses pendapatan. Proses pendapatan dalam

perusahaan dapat menjadi suatu kontrol untuk melihat penjualan suatu

perusahaan. Penjualan adalah proses awal dalam suatu kegiatan usaha. Proses

pencatatan pendapatan dalam perusahaan saat berbeda ketika dalam prakteknya.

Dapat dijumpai dinamika dalam proses bisnis suatu perusahaan.

Tugas akhir ini membahas mengenai mengetahui praktek pencatatan

akuntansi pendapatan dengan proses bisnis perusahaan yang sudah menggunakan

aplikasi internal bernama Adempiere. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk

memberikan informasi dan masukan pemikiran terkait penerapaan pencatatan

pendapatan, serta memberikan saran kepada perusahaan hal-hal apa saja yang

perlu diperbaiki, dan dapat memaksimalkan nilai bagi perusahaan PT. Cahaya

Agung Cemerlang.

Salatiga, 24 Februari 2016

Penulis

x

Abstract

PT. Cahaya Agung Cemerlang is a distribution company that distributes

the products from Unilever. This company has utilized an internal application

called Adempiere. This application is employed by the company to make the data

record of the income transactions such as sale, full payment of sale and making

the balance of the company. The purpose of the training is to share the knowledge

and the experience of the training program which is related to the income cycle

that has been applied by using the advanced technology. recording revenue in the

company's process begins with the receipt of the order. Recording of income at

PT. Cahaya Agung Cemerlang is not much different from existing theories of the

procedure of recording revenue.

Keywords: income cycle, income

xi

Daftar Isi

Halaman Judul ................................................................................................ i

Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ...................................................... ii

Halaman Persetujuan ...................................................................................... iii

Motto ............................................................................................................. iv

Abstract .......................................................................................................... v

Saripati .......................................................................................................... vi

Kata Pengantar .............................................................................................. vii

Ucapan Terima Kasih .................................................................................... viii

Daftar Isi ........................................................................................................ x

Daftar Tabel .................................................................................................. xii

Daftar Gambar ................................................................................................ xiii

Daftar Lampiran ............................................................................................. xiv

Pendahuluan .................................................................................................. 1

Tinjauan Pustaka ........................................................................................... 3

Metode Penelitian........................................................................................... 8

Objek Magang ................................................................................................ 8

Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 8

Analisis ........................................................................................................... 10

Aplikasi Adempiere ........................................................................................ 10

Pemprosesan Transaksi Menggunakan Adempiere ............................... 12

Laporan AR Invoice Detail .................................................................... 13

Laporan AR Receipt............................................................................... 15

Laporan Lembar Setor........................................................................... 17

xii

Pencatatan Pendapatan ................................................................................... 19

Dokumen-Dokumen Pendapatan .......................................................... 34

Pembahasan .................................................................................................... 35

Simpulan ........................................................................................................ 37

Saran ............................................................................................................... 38

Daftar Pustaka ................................................................................................ 39

Lampiran-Lampiran ....................................................................................... 53

xiii

Daftar Tabel

Tabel 1. Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan) ............................ 19

Tabel 2. Shipping (Pengiriman) ..................................................................... 19

Tabel 3. Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)....................................... 21

Tabel 4. Rencana dan Realisasi aktivitas magangan ...................................... 40

Tabel 5. Job Description bagian Financial and Accounting.......................... 43

Tabel 6. Chart Daftar Akun PT. Cahaya Agung Cemerlang......................... 45

xiv

Daftar Gambar

Gambar 1. Tampilan menu-menu aplikasi Adempiere ................................... 11

Gambar 2. Tampilan menu utama untuk login aplikasi Adempiere.. ............. 12

Gambar 3. Tampilan proses mengisikan nomor document ............................ 13

Gambar 4. Business partner aplikasi Adempierre.......................................... 13

Gambar 5.Tampilan Laporan AR Invoice Detail............................................ 14

Gambar 6. Laporan penjualan pada aplikasi Adempiere ................................ 15

Gambar 7. AR receipt .................................................................................... 16

Gambar 8. Tampilan Laporan AR receipt...................................................... 16

Gambar 9. Tampilan lembar setoran .............................................................. 18

Gambar 10. Pencatatan Total Setoran dari Salesman .................................... 22

Gambar 11. Pencatatan Biaya Perjalanan Salesman ...................................... 23

Gambar 12. Pencatatan Kas yang masuk ke rekening perusahaan ................ 24

Gambar 13. Pencatatan Biaya-Biaya.............................................................. 25

Gambar 14. Pencatatan Kas kecil Logam ...................................................... 26

Gambar 15. Pencatatan Biaya Materai ........................................................... 27

Gambar 16. Pencatatan BG Global ................................................................ 28

Gambar 17. Pencatatan Transfer SAT ........................................................... 29

Gambar 18. Pencatatan Biaya SAT ................................................................ 30

Gambar 19. Pencatatan Selisih Pembulatan SAT .......................................... 31

Gambar 20. Pencatatan Retur SAT ................................................................ 33

xv

Daftar Lampiran

Lampiran 1. Flowchart................................................................................... 53

Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Cahaya Agung Cemerlang .................. 54

Lampiran 3. Dokumen-Dokumen pada Transaksi Pendapatan ...................... 55

Lampiran 4. Surat Magang di PT. Cahaya Agung Cemerlang ...................... 59

1

PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI

ADEMPIERE DI PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG

Tan Lilis Anggreini

Program Studi Akuntansi

Universitas Kristen Satya Wacana

Pendahuluan

PT. Cahaya Agung Cemerlang berdiri sejak 1974 sebagai Perusahaan

Distribusi yang berfokus pada Consumer Goods. PT. Cahaya Agung Cemerlang

mendistribusikan produk-produk Unilever seperti sabun Lux, shampo Sunsilk,

Rinso, Zwitsal, Molto, Citra, Ponds, Pepsodent, Dove, dan lain-lain. PT. Cahaya

Agung Cemerlang Telah memiliki 14.000 registered outlet, 450 karyawan, dan

memiliki beberapa kantor cabang di Jawa Tengah. PT. Cahaya Agung Cemerlang

dalam penggunaan aplikasi internal dapat digunakan untuk semua pencatatan

akuntansi terkait dengan pendapatan dalam proses bisnis perusahaan, dari

penjualan kredit maupun tunai, jurnal-jurnal yang terkait, dan pelunasan yang

terjadi.

Aplikasi internal yang digunakan tersebut adalah aplikasi Adempiere.

Aplikasi Adempiere merupakan salah satu aplikasi yang menggunakan konsep

Enterprise Resource Planning (ERP) untuk membantu mengelola data dalam

proses bisnis perusahaan khususnya data transaksi seperti pencatatan penjualan

kredit, pelunasan dan pembuatan jurnal. Terlebih aplikasi Adempiere ini

merupakan aplikasi tidak berbayar atau open source dan dapat dikustom sesuai

2

dengan proses bisnis perusahaan yang akan digunakan dan sistem yang saling

terintegrasi (Wibisono, 2005).

Adempiere memiliki kelebihan yaitu aplikasi bisnis lengkap yang saling

terintegrasi dalam modul Accounting, Finance, Sales, Purchasing, Customer

Relationships Management, Web Store, dan Business Intelligence. Dengan sistem

yang terintegrasi ini, Adempiere dapat men-sinkronisasi dan mengoordinasi

seluruh proses bisnis di setiap departemen/ cabang sehingga memungkinkan

mereka saling berbagi informasi dan berkomunikasi. Adempiere memiliki

fleksibiltas yang sangat tinggi dalam menyesuaikan proses bisnis perusahaan di

seluruh dunia.

Aplikasi Adempiere yang digunakan oleh PT. Cahaya Agung Cemerlang

sesuai dengan kebutuhan PT. Cahaya Agung Cemerlang yaitu modul accounting,

finance dan sales sehingga dapat membantu PT. Cahaya Agung Cemerlang dalam

otomasi pencatatan pendapatan di perusahaan. Dengan adanya aplikasi

Adempiere, membantu pencatatan lebih akurat dan lebih cepat dibandingkan

pencatatan secara manual, dan dapat meminimalkan kesalahan pencatatan

pendapatan.

Berdasarkan penjabaran tersebut, pemagangan di PT. Cahaya Agung

Cemerlang, dapat menjadi pembelajaran dalam pencatatan pendapatan dalam

siklus pendapatan, menggunakan aplikasi Adempiere. Pemagangan ini, dapat

memberikan manfaat berupa informasi dan masukan terkait dengan pencatatan

pendapatan dalam siklus pendapatan terutama dengan menggunakan aplikasi

Adempiere oleh PT. Cahaya Agung Cemerlang. Bagi pembaca diharapkan

3

menjadi tambahan pengetahuan untuk menambah wawasan dan menambah

referensi bahan perbandingan bagi peneliti selanjutnya, dan juga untuk

memberikan gambaran yang jelas atas pencatatan siklus pendapatan dengan

menggunakan aplikasi Adempiere.

Metode Penelitian

Objek kegiatan magang ini adalah :

1. Nama Instansi Tempat Magang : PT. Cahaya Agung Cemerlang

2. Alamat Tempat Magang : Jl Mlaten Trunggulung 113, Semarang

3. Kegiatan Usaha : Perusahaan Distributor Unilever

4. Periode Waktu Magang : Mei – July 2015

5. Contact Person : Bapak Slamet Widodo

6. No Hp : (024) 7627391

7. Bagian tempat magang : Admin Akuntansi

Rencana dan realisasi kegiatan pemagangan di PT. Cahaya Agung

Cemerlang Semarang disajikan dalam tabel 4 (terlampir). Selama proses

pemagangan, data yang dikumpulkan untuk keperluan penelitian ini adalah data

mengenai alur kerja dari aplikasi Adempiere yang diperoleh dengan cara

wawancara kepada kepala admin terkait. Selain itu, data mengenai proses bisnis

mulai dari pemesanan barang, menginput penjualan, melunasi penjualan dan

menjurnal transaksi, yang diperoleh dengan cara observasi pada saat proses

pemagangan berlangsung, serta data-data yang terdapat dalam dokumen-dokumen

terkait dengan pendapatan, yaitu faktur, lembar setor, slip bank, buku bank, BG (

Bilyet Giro) belum cair, dan bukti setoran team. Untuk dokumen terkait

4

digunakan untuk mempermudah mempelajari dokumen-dokumen yang digunakan

dalam siklus pendapatan dan diperoleh dari bagian admin, kepala admin, dan OM

(Operational Manager).

Data-data yang tersebut kemudian diolah dengan pendekatan deskriptif

kualitatif. Langkah analisis yang telah dilakukan pertama, memahami proses

bisnis terkait pendapatan dan menggambarkan dalam bagan alir atau flowchart

(terlampir). Kedua, menggambarkan setiap tahapan dalam proses siklus

pendapatan menggunakan aplikasi Adempiere. Hasilnya berupa tahapan pengisian

aplikasi dan gambar serta penjelasan untuk penggunaan aplikasi tersebut dalam

pencatatan dan pencatatan pendapatan. Ketiga, menganalisis dokumen-dokumen

yang terkait dengan pendapatan.

ANALISIS

Aplikasi Adempiere

Aplikasi Adempiere yang merupakan aplikasi internal perusahaan PT.

Cahaya Agung Cemerlang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pencatatan

pendapatan pada perusahaan. Menu didalam aplikasi ini terdiri dari AR Invoice,

AP Invoice, Cash Journal, AP Payment, AR Receipt, Payment Allocation View

5

Allocation, GL Journal, dan My Unprocessed documents (Gambar 1).

Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang

Gambar 1. Tampilan menu-menu aplikasi Adempiere

Aplikasi Adempiere terdiri dari sub-sub menu seperti: My Profile,

Transaksi, Laporan, dan Master data.Didalam submenu transaksi dibagi menjadi

delapan bagian, yaitu: AR Invoice, AP Invoice, Cash Journal, AP Payment, AR

Receipt, Payment Allocation, View Allocation, GL Journal, dan My Unprocessed

documents. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah langkah pertama,

untuk login admin harus mengisikan user id dan password, lalu mengganti tanggal

sesuai dengan yang dibutuhkan (Gambar 2).Untuk sub menu Laporan terdiri dari

laporan AR Invoice, laporan pelunasan, laporan Aging AR, laporan pelunasan

(New), laporan of accounts, cash journal detaile dan financial report.


Gambar 2. Tampilan menu utama untuk login aplikasi Adempiere

Pemprosesan transaksi menggunakan Adempiere

6

Dalam AR Invoice berisikan organisasi, nomor dokumen, description,

target dokumen, tanggal piutang, Business partner, price list, sales representative,

account date, lokasi partner, payment term, total lines.Langkah kedua, admin

mengisikan nomor document dan business partner di sub menu AR Invoice,

dimanasetelah melakukan langkah tersebut lokasi partner, sales representative

dan total penjualan akan muncul secara otomatis. Semua sumber penginputan

penjualan kredit ini berasal dari IOS Syclla, setelah semua bagian telah terisi klik

complete dan not posted pada aplikasi tersebut. Not posted digunakan supaya

penjualan tersebut langsung dapat akses oleh admin lain, jika tidak mengklik not

posted maka kita harus menunggu untuk mengetahui penjualan yang terjadi.

Tampilan proses mengisikan nomor document dan business partner (Gambar 3

dan Gambar 4).

7


Gambar 3 Tampilan proses mengisikan nomor document


Gambar 4. business partner aplikasi Adempiere

Laporan AR Invoice Detail

Untuk mengecek apakah penjualan itu benar atautidak, admin mengklik

laporan AR Invoice Detail pada laporan untuk membandingkan total penjualan

dengan total penjualan pada IOS Syclla. Langkah berikutnya setelah penginputan

penjualan kredit dan tunai maka hasil output dari proses input tersebut adalah

pembuatan Faktur. Faktur tersebut akan digunakan salesman untuk melakukan

8

penagihan atas penjualan yang dilakukan oleh salesman. Faktur berisikan 3

rangkap nota yaitu nota putih, pink, dan kuning. Nota rangkap 1 putih akan

diberikan kepada pelanggan, nota rangkap 2 pink akan digunakan salesman untuk

memberi tanda pada pelanggan yang sudah membayar maupun yang masih

memiliki piutang, sedangkan nota rangkap 3 kuning akan disimpan oleh

perusahaan sebagai arsip dengan diurutkan sesuai tanggal (Gambar 5 dan

Gambar6).


Gambar 5.Tampilan Laporan AR Invoice Detail


Gambar 6. Laporan penjualan pada aplikasi Adempiere

Laporan AR Receipt

Langkah ketiga setelah menginput penjualan kredit, admin akan langsung

melakukan pelunasan piutang yang telah terbayar dengan menggunakan AR

Receipt yang bersumber dari faktur. Komponen AR Receipt terdiri dari

9

organization, nomor dokumen, document type, tanggal transaksi, business

partner, bank account, invoice, dan payment amount.Tugas Admin adalah

melakukan pengisian pada nomor dokumen. Admin perlu mencocokkan total

input data yang telah dilakukannya dengan total yang ada di faktur.Jika data telah

sesuai, maka admin akan melakukan konfirmasi dengan mengklik complete

kemudian klik not posted (Gambar 7).


Gambar 7.AR receipt

Setelah Pengecekan pelunasan piutang selesai,laporan pelunasan (New) dapat

10

dilihat oleh pihak admin dapat melihatpada laporan AR Receipt (Gambar 8).


Gambar 8. Tampilan LaporanAR receipt

Laporan pelunasan terdiri dari 9 kolom, yaitu: Kolom 1 tim dari salesman,

kolom 2 tanggal transaksi, kolom 3 nama partner / nama toko, nomor pelunasan,

invoice, jumlah, allocated, over/under, kas/bank.Tiap salesman akan mentotal

jumlah pelunasan yang terjadi, setelah pelunasan piutang tiap salesman selesai

maka admin akanmencocokan pelunasan dengan faktur. Jika admin menemukan

ketidaksesuaian data, maka admin perlu melihat kembali apakah terjadi retur, atau

ada biaya-biaya keluar untuk parkir / lain-lainya.

Laporan Lembar Setor

Lembar setoran dibuat dan di print oleh kasir setiap hari. Admin bertugas

melakukan pengisian padalembar setor tersebut. Lembar setor tersebut ditanda

tangani kasir dan admin sebagai pembuat, serta kepala admin, OM dan manager

sebagai pengecek lembar setoran tersebut. Dalam Lembar setor terdapat

kolomteam, tunai penjualan, tunai piutang, tunai logam, BG, jumlah, penjualan

tunai, pemberian kredit, biaya, support, jumlah, kurang, lebih, keterangan.

Perincian kas terdapat kolom TTL penerimaan tunai, biaya konsumsi, biaya

perjalanan, bank, biaya-biaya, bayar KU, logam, piutang, setor tabungan, BG

belum cair, total tunai BG. Pada kolom TTL penerimaan Tunai, biaya konsumsi,

biaya perjalanan, bank, biaya-biaya, logam sudah diisi oleh kasi (Gambar 9)

11


Gambar 9. Tampilan lembar setoran

Kolom tunai penjualan, tunai piutang, BG, dan jumlah dibuat oleh kasir,

atas penjualan kredit yang ditagihkan kepada toko-toko. Admin mengisikan

pembelian kredit, kurang/ lebih, dan keterangan. Semua pengisian tersebut

bersumber darifaktur dan juga bukti setoran setiap team. Jumlah dan pemberian

kredit harus sesuai, jika tidak maka akan masuk ke kolom lebih atau kurang.

Masuk ke kolom kurang jikakolom pemberi kredit- total kolom jumlah hasilnya

minus (-), jika masuk ke kolom lebih maka total kolom pemberi kredit – kolom

jumlah hasilnya plus (+). Setelah semua team lengkap diisi maka langkah

selanjutnya adalah menjumlahkan pemberian kredit, kolom kurang, dan kolom

lebih. Untuk mencocokkan total pemberian kredit bisa dilihat pada menu, lalu

12

pilih kas besar, maka total pemberian kredit akan sama dengan kas besar. Total

kolom kurang akan dikurangi dengan kolom lebih yang hasilnya akan digunakan

untuk mencocokan total tersebut apakah sama atau tidak saat menjurnal dicash

jurnal.

Pencatatan Pendapatan di PT. Cahaya Agung Cemerlang

1. Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan)

Dalam Pencatatan pendapatan di PT. Cahaya Agung Cemerlang terdapat

beberapa proses,proses yang pertama adalah sales order entry (proses penerimaan

pesanan). Pada proses ini salesman menerima pesanan dari pelanggan, yang

kemudian dicatat dengan kertas pesanan biasa. Didalam kertas pesanan ini masih

menggunakan kertas biasa dan masih belum terdapat format - format khusus yang

berisi kolom-kolom untuk mencatatnya. Hal ini merupakan salah satu kendala

bagi admin untuk menginput jumlah barang dan nama barang yang dipesan,

karena dapat menyebabkan kesalahan dalam penginputan data pesanan .

Kemudian salesman mengirimkan kertas pesanan tersebut kebagian admin.

Setelah menerima kertas pesanan tersebut, bagian admin akan menginput data

pesanan pelanggan dengan IOS Syclla guna mengecek ketersediaan barang

digudang. Setelah dicek ketersediaan barang bagian admin membuat faktur

dengan program Adempiere dan kemudian menyerahkan faktur tersebut sebagai

bukti kecocokan barang dan penagihan ke salesman.

Tabel 1 Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan)

Dokumen Fungsi Rangkap Yang Membuat Distribusi

Kertas pesanan Mencatat semua

pesanan pelanggan

- Sales Admin IOS Syclla

13

2. Shipping (Pengiriman)

Setelah menerima faktur kecocokan barang dan faktur penagihan, salesman

mencocokan kembali barang yang akan dikirim berdasarkan faktur yang ada. Jika

sudah ada kecocokan antara data pesanan barang dengan faktur maka barang akan

dikirimkan ke pelanggan.

Tabel 2 Shipping (Pengiriman)


Faktur Mencocokan nama

barang dan sebagai

surat tagihan

Tiga Admin Adempiere Bagian pengiriman

3. Billing (Penagihan)

Setelah salesman melakukan pencocokan barang dengan faktur dan barang

sudah terkirim, maka salesman melakukan penagihan ke pelanggan berdasarlan

faktur penagihan yang dibuat oleh bagian admin. Faktur yang digunakan oleh

salesman sebagai penagihan sebagai bukti yang harus dibayar oleh pelanggan

pada saat pelanggan menerima faktur tagihan yang diberikan oleh salesman.

Faktur yang dibawa oleh salesman rangkap tiga yang mana faktur pertama

diserahkan kepelanggan, dan faktur dua dan ketiga dibawa kembali dan

diserahkan ke bagian kasir dan admin.

4. Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)

Setelah meyerahkan faktur tagihan ke pelanggan, maka pelanggan akan

membayar berdasarkan tagihan tersebut. Salesman menerima uang pembayaran

dari pelanggan. Penerimaan pembayaran tersebut bisa berupa uang kas, dan BG,

kemudian menyerahkan ke bagian kasir. Setelah kasir menerima uang dari

salesman, bagian kasir akan menghitung kecocokan uang dengan faktur penagihan

14

kemudian membuat bukti setoran team yang ditanda tangani oleh salesman

sebagai tanda terima. Faktur tiga rangkap yang ditanda tangani oleh salesman

selaku pengirim, penerima selaku pelanggan, dan menyetujui selaku OM.

Faktur tersebut yang mana rangkap 1 untuk diserahkan kepelanggan, rangkap

yang kedua diserahkan ke admin untuk dilakukan input data pelunasan dengan

menggunakan aplikasi Adempiere, dan rangkap yang ketiga diarsip kasir.

Selanjutnya bagian kasir akan menyetorkan uang yang telah diterima dari

salesman ke bank, dari transaksi penyetoran ini bank akan memberikan bukti

setoran. Setelah bagian kasir mendapatkan bukti setoran, bagian kasir akan

menyerahkan bukti setoran bank tersebut kepada kepala admin.

Selanjutnya untuk pencatatan yang dilakukan kepala admin dilakukan secara

manual yaitu kepala admin akan mencatat jumlah nominal yang ada di bukti

setoran kedalam buku bank yang sudah dibuat khusus oleh kepala admin. Dengan

sistem mencatat dibuku bank secara manual mengharuskan kepala admin untuk

menjumlahkan dan mentotal nominal pada buku bank tersebut, sehingga tidak

efisen karena membuat atasan harus menunggu beberapa waktu saat pelaporan.

Tabel 3 Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)


Faktur Bukti jumlah yang

Sudah

dibayar/dilunasi

Tiga Admin Rangkap 1 untuk

pelanggan,

rangkap dua

diarsip dan

rangkap tiga ke

bagian admin

BG belum cair Bukti pembayaran

dari pelanggan

Satu Pelanggan Admin

Adempieire

Bukti

Setoran Team

Mencatat

pelunasan

yang sudah

Satu Salesman Kasir + Admin

Adempiere

15

dilunasi

Slip Bank Bukti setoran ke

bank

Dua Bank Kasir

Lembar Setor Mencatat

penerimaan satu Kasir Admin

kas setiap hari dan Adempieire

Biaya - biaya yang

Terjadi

Buku Bank Memasukan data satu Admin Kepala Admin

Setoran bank

Setelah proses penerimaan kas maka admin akan melakukan penjurnalan

didalam aplikasi Adempiere. Penjurnalan dapat dilihat sebagai berikut:

16

Untuk mencatat Total Setoran dari Salesman selama satu hari

a.

Cash journal:

Desription diisi:

Kas setoran + PO

tanggal, setelah itu

klik Cash line

Cash line:

Desription:Kas

setoran+ PO

Charge:Piutang

karyawan

Amount:(Diisi nominal

sesuai kolom TTL

penerimaan dilembar

setoran).

Complete lalu klik not

posted.


Gambar 10. Pencatatan Total Setoran dari Salesman

17


Gambar 11. Pencatatan Biaya Perjalanan Salesman

Untuk mencatat biaya perjalanan tiap salesman

Cash journal:

Descriptiondiisi: Biaya

perjalanan, setelah itu

klik Cash line

Cash line:

Description: Biaya

perjalanan

Cash type : Bank

transfer

Bank account: Kas

kecil

Amount: - (nominal

pada lembar setor pada

perincian kas kolom

biaya perjalanan)

Complete lalu klik not

posted

18

Untuk mencatat kas yang masuk ke rekening perusahaan via bank

Cash journal:

Descriptiondiisi:

Kas transfer

tanggal, setelah

itu klik Cash line

Cash line :

Description:

SetoranMandiri

tanggal

Cash type : Bank

transfer

Bank account :

Mandiri

semarang (CO)

Amount : - (

nominal pada

kolom bank pada

perincian kas

yang ada pada

lembar setor).

Complete lalu

klik not posted.


Gambar 12. Pencatatan Kas yang masuk kerekening perusahaan

19

Untuk mencatat biaya-biaya yang terhadi diperusahaan

Cash journal :

Description diisi:

Biaya-biaya,

setelah itu klik

Cash line

Cash line :

Description :

Biaya-biaya

Cash type: Bank

transfer

Bank account:

Kas kecil

Amount: -

(nominal pada

perincian kas

kecil yang ada

lembar setor)

Complete lalu

klik not posted.


Gambar 13. Pencatatan Biaya-Biaya

20

Untuk mencatat kas kecil berupa logam

Cash journal :

Description diisi:

Logam tanggal,

setelah itu klik

Cash line

Cash line :

Description:

Logam tanggal

Cash type: Bank

transfer

Bank account:

Kas kecil logam

Amount: -(

nominal pada

perincian kas

kecil yang ada

lembar setor)

Complete lalu

klik not posted.


Gambar 14. Pencatatan Kas kecil Logam

21

Untuk mencatat Biaya Materai Perusahaan

Cash journal :

Description diisi:

Biaya Materai,

setelah itu klik

Cash line

Cash line :

Description:

Biaya materai

Cash type: Bank

transfer

Bank account:

Biaya materai

Amount: -(

nominal pada

perincian kas

kecil yang ada

lembar setor)

Complete lalu klik

not posted.


Gambar 15. Pencatatan Biaya Materai

22

Untuk mencatat BG belum cair

Cash journal :

Description diisi :

BG global

tanggal, setelah

itu klik Cash line

Cash line :

Description: BG

global tanggal

Cash type: Bank

transfer

Bank account:

Kas kecil kantor

Amount: - (

nominal pada

perincian kas

kecil yang ada

lembar setor)

Complete lalu

klik not posted.


Gambar 16. Pencatatan BG Global

23

Untuk mencatat Transfer PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT)

Journal :

Descriptiondiisi:

Transfer SAT,

setelah itu klik

Line

Line:

Description:

Transfer SAT

Account: 211.422 (

Hutang dari

transfer piutang

dagang )

Debit: ( netto pada

tanda terima faktur

/ kwitansi )

Lalu klik New

record


Gambar 17. Pencatatan Transfer PT. SAT

24

Untuk mencatat Biaya Transfer PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)

Journal :

Description diisi:

Biaya T. SAT,

setelah itu klik

Line

Line :

Description: Biaya

T. SAT

Charge: 611.604 (

biaya KU )

Amount : - ( biaya

yang ada pada

tanda terima

faktur/ kwitansi )

Complete lalu klik

not posted.


Gambar 18. Pencatatan Biaya PT. SAT

25

Untuk mencatat Selisih Pembulatan PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)

Journal :

Description

diisi: Selisih

pembulatan

SAT, setelah itu

klik Line

Line:

Account:

111.199 ( kas

besar )

Kredit: + (jika

selisih dari netto

– total pada

laporanAR

receipt =

hasilnya +)

26


Gambar 19. Pencatatan Selisih Pembulatan PT. SAT

Line :

Account:

111.199 ( kas

besar )

Debit: - (jika

selisih dari netto

– total pada

laporanAR =

hasilnya-)

New record

Line:

Account:

711.309 (

Rugi/Laba dari

selisih

pembulatan )

Kredit: - (jika

selisih dari netto

– total pada

laporanAR =

hasilnya-)

Complete lalu

klik not posted

27

Untuk mencatat Retur PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)

Journal :

Description

diisi: Retur SAT

tanggal, setelah

itu klik Line

Line :

Description

:ReturSAT

tanggal

Account:

112.521 (

piutang dari

selisih piutang

dagang)

Debit: (dilihat

pada lembar

tanda terima

faktur/kwitansi,

jika ada

nominal maka

itu berarti ada

retur yang

terjadi)

New record

28

Line:

Account :

111.199 ( kas

besar )

Kredit: (dilihat

pada lembar

tanda terima

faktur/kwitansi,

jika ada

nominal maka

itu berarti ada

retur yang

terjadi)

Complete lalu

klik not posted Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang

Gambar 20. Pencatatan Retur PT. SAT

Dokumen-Dokumen Pendapatan

Dokumen pendapatan memuat informasi mengenai keseluruhan kegiatan

yang berhubungan dengan pendapatan perusahaan. Sebagai contohnya adalah

lembar setor yang menunjukkan adanya penyetoran pendapatan perusahaan.

Dokumen pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang dalam kegiatan pendapatan

perusahaan terbagi dalam beberapa dokumen yaitu Faktur, Lembar Setor, Slip

Bank, Buku Bank, BG belum cair, dan Bukti Setoran Team. Penjelasan dari

masing-masing dokumen pendapatan perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Faktur

Faktur berisikan jumlah nominal penjualan tiap-tiap toko dan nama

tokonya dibuat oleh admin. Faktur ini terdiri dari 3 rangkap, rangkap 1

untuk pembeli, rangkap 2 untuk salesman untuk menagih ke pembeli dan

rangkap 3 akan disimpan diperusahaan diurutkan sesuai tanggal.

2. BG belum cair

29

Berisikan no faktur, outlet, nominal dan keterangan. Sebagai bukti

atas pembayaran/ pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan.

3. Bukti Setoran Team

Tanda terima setoran ini berisikan nama toko, nomor faktur, dan

jumlah yang dibuat oleh admin. Digunakan oleh salesman untuk mencatat

pelunasan yang sudah terjadi pada tiap pelanggannya.

4. Slip Bank

Slip bank digunakan sebagai bukti bahwa kasir telah mentrasfer

uang ke bank, lalu diserahkan kepada kepala admin untuk disimpan dan

dicocokan dengan lembar setor tiap harinya. Dalam slip bank terdapat

tanda tangan dari penyetor dan verifikasi.

5. Lembar Setor

Lembar setor ini dibuat setiap hari oleh bagian kasir, admin akan

mengisi semua kolom yang ada, diinput ke aplikasi Adempiere dan akan

dijurnal untuk setiap kolomnya. Dalam lembar setor ada tanda tangan dari

kasir dan admin selaku pembuat, kepala admin, OM dan Manager selaku

orang yang telah mengecek lembar setor tersebut.

6. Buku Bank

Kepala admin mencatat slip bank itu di buku bank ditulis secara

manual dan akan dimasukkan ke aplikasi Adempiere dalam akun bank.

Buku bank ini khusus dibuat oleh kepala admin yang bersifat rahasia.

Pembahasan

Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang dimulai dengan adanya

catatan pesanan pelanggan yang ditulis oleh salesman. Untuk penjualan

30

diperusahaan PT. Cahaya Agung Cemerlang menggunakan faktur yang

difungsikan untuk mencocokan nama barang dan sebagai surat tagihan. Catatan

keuangan dimulai dari salesman dengan membawa uang ataupun BG

keperusahaan yang diserahkan ke bagian kasir. Dalam menerima BG perusahaan

akan mengecek terlebih dahulu apakah BG tersebut sudah cair atau belum, jika

sudah maka akan dicetak Tanda terima kwitansi/ faktur dan akan diinput

menggunakan aplikasi Adempiere untuk dilakukan pelunasan.

Sedangkan siklus pencatatan PT. Cahaya Agung Cemerlang menggunakan

dokumen yang memuat informasi mengenai keseluruhan kegiatan yang

berhubungan dengan pendapatan perusahaan. Dokumen tersebut seperti Faktur,

Lembar Setor, Slip Bank, Buku Bank, BG belum cair, dan Bukti Setoran Team.

Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang sudah sesuai dengan

kaidah teori yang dikemukaan oleh Rama dan Jones (2009 : 23), siklus

pendapatan merupakan suatu kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, dimana

perusahaan melakukan operasinya dari menerima/merespon pesanan pelanggan

hingga memperoleh pembayaran dari pelanggan dan menyusun laporan. Kegiatan

yang terjadi dalam siklus pendapatan seperti: penerimaan pesanan, pembuatan

dokumen pesanan penjualan, penyiapan barang, penagihan pelunasan, penerimaan

pelunasan. Sedangkan menurut Krismiaji (2010), siklus pendapatan adalah

serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan

informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada

pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa

tersebut.

31

Siklus Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang telah

dilaksanakan melalui proses komputerisasi, melibatkan fungsi atau bagian admin

dan kasir dalam setiap transaksi pembayaran, pembayarannya dilakukan dengan

dua cara yaitu secara tunai melalui dana kas kecil dan melalui Bank dengan cek

atau Bilyet Giro (BG), permintaan cek. Prinsip-prinsip pengendalian intern kas

adalah verifikasi dan persetujuan dokumen, sehingga tidak ada penerimaan dan

pengeluaran kas baik secara tunai maupun berupa cek / BG tanpa terlebih dahulu

melewati proses verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Prinsip

pengendalian intern kas sudah baik karena terdapat pemisahan fungsi antara

pemproses (keuangan) atau kasir dan fungsi pencatatan dan akuntansi, sesuai

dengan teori.

Simpulan dan Saran

Simpulan

Pencatatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang diakui ketika

adanya catatan pesanan pelanggan yang ditulis oleh salesman. PT. Cahaya Agung

Cemerlang akan langsung memasukkan transaksi tersebut ke akun piutang dagang

dan penjualan. Baru setelah adanya pembayaran atau pelunasan dari pelanggan

maka perusahaan akan mencatat pelunasan tersebut sebagai AR Receipt di

Aplikasi tersebut. Aplikasi Adempiere membantu mengelola data dalam proses

bisnis perusahaan khususnya data tranasaksi seperti pencatatan penjualan kredit,

pelunasan, dan penjurnalan. Aplikasi Adempiere ini juga membuat pencatatan

lebih akurat, cepat dibandingkan dengan pencatatan secara manual dan

meminimalkan kesalahan pencatatan pendapatan yang terjadi.

32

Dengan melakukan pemagangan di PT. Cahaya Agung Cemerlang

memberikan manfaat terkait pembelajaran dalam pencatatan pendapatan siklus

pendapatan di suatu perusahaan secara lebih nyata. Dan memberikan informasi

dan masukkan terkait dengan pencatatan pendapatan khusunya untuk data

transaksi seperti penjualan kredit, pelunasan, dan penjurnalan dalam siklus

pendpaatan terutama dengan menggunakan aplikasi Adempiere. Tambahan

pengetahuan untuk menambah wawasan dan menambah referensi bahan

perbandingan bagi peneliti selanjutnya, dan juga untuk memberikan gambaran

yang jelas atas pencatatan siklus pendapatan dengan menggunakan aplikasi

Adempiere.

Saran

1. Adanya form khusus untuk setiap pencatatan pesanan dari pelanggan

kepada salesman. Agar mempermudah proses pencatatan dan

penginputan, sehingga mengurangi adanya resiko kesalahan

penginputan data.

2. Dalam proses penerimaan slip bank sebaiknya diperlukan pencatatan

data dalam bentuk softcopy yang bertujuan untuk efisiien dalam

pelaporan dan bertujuan untuk mengurangi adanya resiko kehilangan

data.

33

DAFTAR PUSTAKA

Bonar, G. H., & Hopwood,W. S. 2010. Accounting Information Systems. US:

Pearson Education.

Boynton,W. C., & Johnson, R. N. 2006. Modern Auditing: Assurance Services

and The Integrity of Financial Reporting. US: John Wiley & Sons. A.

Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J. Dan Terry D. Warfield,. 2007, Akuntansi

Intermediate, Edisi kedua belas, Jilid 2, Erlangga Jakarta.

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta: Unit Penerbitan dan

Percetakan sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

Rama, D. V., and F. L. Jones, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta:

Salemba Empat.

Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J., 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi

Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta, hal 3.

Wibisono, 2005, Enterprise Resource Planning. Jurnal Dinamika Teknologi

Informasi Vol.3 No.1. Jakarta.

34

Lampiran

37

Tabel 5

Job Description bagian Financial and Accounting

Penelitian ini berfokus pada bagian Financial and Accounting di

Semarang, maka penulis hanya menguraikan job description untuk bagian

Financial and Accounting. Berikut ini merupakan uraian pekerjaan untuk masing-

masing bagian :

Jabatan Uraian

Direktur Accounting Mengecek jurnal harian

Mengecek buku kas / buku bank

Mengatur pembayaran ke Supplier

Mengecek piutang , tagihan, saldo

bank harian

Direktur Finance Memonitor biaya, piutang, hutang

Mengecek kerja harian dari kepala

admin dan para admin

Bertanggung jawab atas penyusunan

dan pelaporan Pph pasal 21 dan PPN

Taxation Staff Menyusun SPT masa Pph pasal 21

Menyusun SPT masa PPN

Melaporkan ke KPP (Kantor

Pelayanan Pajak)

Kepala Admin Menginput data di aplikasi

Adempiere

Mengecek piutang, nota, dan tagihan

Mengecek hutang

Mengerjakan kerjaan harian dan

bulanan

38


Tabel 5. Job Description

Melakukan dan mengecek jurnal

harian

Kasir Menerima setoran uang tunai dan BG

( Bilyet Giro) dari salesman, helper

dan driver

Menghitung semua uang tunai dan

logam, merapikan dan menyetor ke

Bank

Membuat laporan harian kasir

( laporan penerimaan uang )

Admin 1 Menginput data barang masuk

Membuat faktur barang keluar untuk

toko, menyiapkan tagihan toko

Admin 2 Mencetak faktur pajak (harian)

Membuat faktur (barang keluar)

untuk toko menyiapkan tagihan toko

tertentu

Admin 3 Merekap tagihan setiap Supermarket

Merekap tagihan setiap Toko

Merekap nota untuk serah terima

pada salesman

Admin 4 Menginput data di Adempiere

Merekap pelunasan piutang di

Adempiere

Menjurnal harian di Adempiere

39

Tabel 6. Akun-akun pada PT. Cahaya Agung Cemerlang

47

SIKLUS PENDAPATAN PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG

BAGIAN KASIRBAGIAN ADMIN

PESANAN

PELANGGAN

INPUT Syclla

MENGECEK

KETERSEDIAN

BARANG

ADA/TIDAK

PESANAN

PELANGGANBARANG

PESANAN

PELANGGAN

INPUT

MEMBUAT

PENJUALAN

SALESMAN

BARAN

G

B

D

32FAKTUR YANG

SUDAH BERISI

TAGIHAN

SLIP

SETORAN

D D

ADA TIDAK ADA

B

32

FAKTUR

MELAKUK

AN

PENGHIT

UNGAN

TAGIHAN

3

2FAKTUR YANG

SUDAH BERISI

TAGIHAN

UANG

INPUT

MELAKUKAN

PENYETORAN

KAS

SLIP

PENYETORAN

D

DARI

PELANGGA

N

PENJUALAN

CETAK

FAKTUR

2

3

1FAKTUR

KAS

PELANGGAN

PELANGGAN

48

Lampiran 2

Struktur Organisasi Perusahaan ( Financial & Accounting Dept )


Direktur

Finance Direktur

Accounting

Kepala

Admin

Taxation

Staff

Admin 1

Admin

2

Admin

3

Admin

4

Kasir

OM (Operation

Manajer)

49

Lampiran 3

Dokumen-dokumen pada transaksi pendapatan

1. Faktur Penjualan



50

2. BG belum cair


3. Bukti Setoran Team

51

4. Slip Bank



52

5. Lembar Setor


6. Buku Bank


PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI ADEMPIERE DI PT ...

Documents

Transcript of PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI ADEMPIERE DI PT ...