Implementasi Enterprise Resource Planning ADempiere untuk...

i

Implementasi Enterprise Resource Planning ADempiere

untuk Proses Produksi Enting – Enting Gepuk

pada Arya Mas Snack Salatiga

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Widya Yulfiana Pratiwi (682009061)

Johan J.C. Tambotoh, S.E., M.TI

Hendro S. Tampake, S.Kom., M.Cs

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Mei 2015

ii




Artikel Ilmiah

Diajukan kepada


untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Peneliti:

Widya Yulfiana Pratiwi (682009061)

Johan J.C. Tambotoh, S.E., M.TI

Hendro S. Tampake, S.Kom., M.Cs

Program Studi Sistem Informasi


Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Mei 2015

viii




1) Widya Yulfiana Pratiwi (682009061),

2) Johan J.C. Tambotoh, S.E., M.TI,

3) Hendro S. Tampake, S.Kom., M.Cs

Fakultas Teknologi Informasi UKSW

Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga, Jawa Tengah 50711

Email: 1) [email protected], 2) [email protected],

3) [email protected]

Abstract

Arya Mas Snack is a Micro, Small-Medium Enterprises that producing

traditional local snacks in Salatiga especially Enting-Enting Gepuk, where all

current business processes are still recorded manually and stored in the form of

sheets such as in the purchase of raw materials, estimation of raw materials used in

manufacturing, selling finished goods, the provision of billing and delivery of

goods. these activities have not been integrated in one system which is linked from

one activity to other activity. This study begins by collecting information of

business process then implemented using linear method that includes analyze,

configure, test, and training with ERP ADempiere for this system. The result of

Implementation ADempiere with Jasper Report can help quickly process the data

on the status of inventories of raw materials, the data decision-making raw

materials needed in the production process, raw material purchasing, selling

finished goods, the provision of billing and delivery of goods, with the system that

already integrated.

Keywords: ERP, Production, MSMEs, ADempiere

Abstrak

Toko Arya Mas Snack adalah Usaha Mikro, Kecil dan Menengah yang

bergerak pada bidang makanan ringan di Salatiga khususnya Enting-Enting Gepuk,

dimana proses bisnis toko ini masih menggunakan pembukuan secara manual dan

disimpan dalam lembaran-lembaran arsip dalam setiap kegiatannya, yang meliputi

pembelian bahan baku, perkiraan bahan baku yang digunakan untuk proses

produksi, penjualan barang, pencatatan tagihan dan pengiriman barang. Setiap

kegiatan-kegiatan tersebut belum terintegrasi pada sebuah sistem yang dapat

menghubungkan kegiatan satu dengan kegiatan yang lainnya. Penelitian ini dimulai

dengan mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis Arya Mas, kemudian

penelitian dilakukan dengan metode linear yang mencakup analyze, configure,

test, dan training. Hasil dari Implementasi ADempiere dengan Jasper Report dapat

membantu secara cepat mengolah data mengenai status persediaan bahan baku,

pengambilan keputusan data bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi,

pembelian bahan baku, penjualan barang, pemberian tagihan dan pengiriman

barang dengan sistem yang sudah terintegrasi.

Kata kunci : ERP, Produksi, UMKM, ADempiere

1

1. Pendahuluan

Toko Arya Mas Snack adalah toko yang bergerak pada bidang makanan

ringan khas Salatiga khususnya produk enting-enting gepuk. Toko Arya Mas ini

terletak di Jalan Abdul Amin I No. 1 Salatiga Jawa Tengah. Toko ini

memproduksi sendiri enting-enting gepuk yang kemudian dijual ke berbagai

costumer. Pelanggan tetap Toko Arya Mas yang selalu memesan dalam jumlah

terbesar hingga saat ini adalah PT. Indomarco Prismatama. Jumlah pesanan yang

banyak tentunya akan membutuhkan jumlah bahan baku yang banyak pula. Akan

tetapi alam mengelola kebutuhan bahan baku dari supplier toko ini masih

menggunakan pembukuan manual, sehingga cukup sulit dalam melakukan

perhitungan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksinya, juga dalam

pencarian data serta pembuatan tagihan yang belum terintegrasi.

Penggunaan ERP dalam penelitian ini diharapkan akan bermanfaat, karena

perhitungan-perhitungan yang sebelumnya menggunakan pembukuan, dapat

ditangani secara efektif dan efisien dengan adanya implementasi ADempiere.

Pemilihan ERP ADempiere pada penelitian ini dilakukan karena ERP ADempiere

yang bersifat open source dapat digunakan oleh siapa saja tanpa dikenakan biaya

yang mahal bila dibandingkan dengan aplikasi ERP pada umumnya serta

penggunaan ERP ADempiere dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan

pengguna berdasarkan proses bisnis yang ada. Proses bisnis Arya Mas mencakup

pembelian bahan baku, proses produksi, penjualan barang dan pengiriman barang.

Modul modul yang akan digunakan dalam kostumisasi penelitian ini adalah

Partner Reletions, Requisition to Invoice, Material Management, Manufacturing

Management, Quote to Invoice, Open Items. Penelitian ini fokus pada pembelian

bahan baku, proses produksi dan penjualan barang saja tidak membahas lebih

dalam mengenai akuntansi keuangannya ataupun modul-modul lain yang tidak

digunakan dalam penelitian. Dengan adanya implementasi ERP ADempiere

diharapkan Arya Mas dapat melakukan pengambilan keputusan secara lebih cepat

dalam melakukan pembelian bahan baku, mengolah data produksi, mengolah data

penjualan barang hasil produksi serta pembuatan tagihan dan data pengiriman

barang secara efektif dan efisien agar mempermudah kinerja Arya Mas Snack.

2. Tinjauan Pustaka

Teori-teori melalui hasil dari penelitian-penelitian sebelumnya merupakan

hal yang perlu dan dapat dijadikan sebagai data pendukung. Salah satu data

pendukung yang dianggap perlu untuk dijadikan referensi adalah penelitian

terdahulu yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang sedang dibahas

dalam penelitian ini. Dalam hal ini, fokus penelitian sebelumnya yang dijadikan

acuan adalah terkait dengan masalah penggunaan ERP ADempiere.

Penelitian sebelumnya mengenai implementasi ADempiere yaitu tentang

aplikasi sistem ERP berbasis sumber terbuka (Open Source) pada perusahaan

manufaktur. Penelitian dilakukan oleh Andheo Wida Dwitama pada perusahaan

gitar (CADENA) yang proses bisnisnya meliputi pengaturan aktivitas pengadaan

material (pendataan pemesanan material, pembelian, penerimaan material,

2

pengaturan tagihan pembayaran, pengaturan pengeluaran dan penerimaan material

dalam lingkup internal), proses produksi, aktivitas penjualan, pengaturan piutang,

dan proses pengiriman produk. Hasil penelitian yang didapat yaitu kegiatan

implementasi ERP, kastemisasi dilakukan melalui rangkaian proses kastemisasi

sistem ERP pada perangkat lunak ADempiere tanpa mengubah kegiatan aktivitas

perusahaan agar sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Proses kastemisasi

desain sistem ERP pada perusahaan gitar CADENA meliputi pembagian level

user, pembuatan struktur perusahaan, pembuatan bagan transaksi keuangan,

pembuatan klien baru perusahaan, pembuatan penambahan pabrik, pengaturan

lokasi pergudangan, pengaturan master data mitra bisnis, pengaturan keuangan

bank, dan pembuatan data induk produk. Penggunaan ERP ADempiere mampu

menghasilkan sebuah pembukuan keuangan perusahaan secara lengkap dan

terintegrasi [1].

Dalam penelitian lainnya yang berjudul Implementasi Aplikasi

ADempiere untuk Mendukung Proses Pengadaan Barang dan Inventori Candi

Baru yang merupakan salah satu badan yang bergerak di bidang perdagangan

grosir oleh Christian Adinata, dilakukan penelitian yaitu dalam hal pencatatan dan

penghitungan barang yang masuk dan keluar menggunakan modul modul system

admin, application dictionary, partner relations, quote to invoice, open item.

Untuk penghitungan barang yang masuk dan keluar, data barang yang dihitung

hanya berdasarkan penghitungan fisik. Sehingga kurang jelas informasi

perpindahan barang yang mengakitbatkan data barang di gudang tidak akurat atau

tidak sesuai dengan data pada proses transaksi penjualan dan pembelian Candi

Baru. Kustomisasi ADempiere menghasilkan sebuah sistem yang mendukung

proses pengadaan barang, serta dapat membantu menyelesaikan permasalahan di

Candi Baru Salatiga.[2]

Penelitian mengenai Implementasi System ERP (Enterprise Resource

Planning) modul purchasing dan sales dengan menggunakan ADempiere yang

dilakukan oleh Muhammad Zainal Arief, yang diimplementasikan pada

perusahaan jamu yang terdapat pada bangkalan madura. Cara yang dilakukan

yaitu mengetahui proses bisnis pada bagian pembelian dan penjualan. Pada bagian

pembelian dimulai dengan pembuatan dokumen purchase requisition, purchase

order, payment dan material receipt. Sedangkan dalam proses penjualan dengan

pembuatan sales order, payment dan shipment. Hasil dari Implementasi ERP

ADempiere membuat data menjadi lebih terorganisir dan terintegrasi ke semua

bagian. [3]

Farius Widya Mahardika, melakukan penelitian pada PT.X dengan

mengimplementasikan Sistem ERP ADempiere menggunakan modul human

resource yaitu mengenai job description, job analysis dan job evaluation. Tidak

adanya SOP yang jelas. Pemasalahan-permasalahan informasi yang berkaitan

dengan sumber daya manusia (SDM) yang sering kali juga belum

terkomputerisasi karena data yang dikumpulkan melalui proses manual yang

menyebabkan menumpuknya lembaran-lembaran arsip. Hasil dari penelitian

tersebut yaitu implementasi ERP ADempiere dapat mewujudkan SOP yang

meliputi recruitment, work time, reward and punishment dan penggajian. Setelah

3

dilakukan implementasi software ADempiere job description menjadi lebih jelas,

perhitungan penggajian menjadi lebih cepat akurat serta semua data karyawan

tersimpan dengan rapi dan bisa diakses lebih mudah dan cepat [4].

Dari beberapa hasil penelitian di atas, maka dapat digambarkan beberapa

persamaan dan perbedaannya. Persamaan penelitian ini dengan hasil penelitian

sebelumnya yang dilakukan oleh Andheo Wida Dwitama adalah modul yang

digunakan yaitu pada penggunaan modul system admin, application dictionary,

partner relations, quote to invoice, requisition to invoice, open items, material

management, manufacturing management yang digunakan untuk

mengotomatisasi proses pendataan pemesanan bahan baku, pembelian dan

penerimaan bahan baku, pengaturan tagihan pembayaran ke supplier, proses

produksi, aktivitas penjualan, pembayaran dari costumer, dan proses pengiriman

produk. Sedangkan persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan

oleh Christian Adinata dan Muhammad Zainal Arief adalah implementasi ERP

ADempiere yang digunakan untuk proses pembelian dan penjualan dengan

menggunakan modul requisition to invoice dan quote to invoice.

Sedangkan perbedaan antara penelitian ini dengan hasil penelitian

sebelumnya oleh Christian Adinata dan Muhammad Zainal Arief adalah

penelitian ini menggunakan modul manufacturing management yang digunakan

untuk mengatur komposisi bahan baku yang digunakan untuk produksi (Bill of

Materials), sedangkan pada kedua penelitian itu tidak terdapat modul

manufacturing management. Perbedaan berikutnya yaitu penelitian yang

dilakukan oleh Farius Widya Mahardika dengan penelitian ini maupun penelitian-

penelitian sebelumnya, dalam penelitian yang dilakukan oleh Farius

menggunakan modul human resource yaitu mengenai job description, job

analysis dan job evaluation yang berkaitan dengan pemasalahan-permasalahan

informasi sumber daya manusia.

Pengertian dari ERP menurut Wijaya dan Darudianto ERP merupakan

konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa

paket aplikasi program terintegrasi dan multi produk yang dirancang untuk

melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan

menjasi lebih efisien dan efektif dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi

konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan

keuntungan yang maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder).

[5] Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu cross-functional atau sistem

informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa, guna

mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik,

distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia. Implementasi ERP

merupakan investasi dan juga tulang punggung perusahaan guna meningkatkan

efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis. Sistem ERP akan membantu

mengontrol seluruh aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,

manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia[6]. Sistem

ERP ini mempunyai konsep dasar seperti pada Gambar 1.

4

Gambar 1 Konsep Dasar ERP [1]

ERP ADempiere adalah aplikasi ERP berbasis open source yang

merupakan turunan dari Compiere ERP dan CRM. ADempiere memiliki hampir

semua keistimewaan yang dimiliki oleh Compiere ditambah modul-modul yang

dikembangkan oleh para contributor ADempiere seperti modul manufacturing,

HR, POS, dan lain lain. Seperti halnya Compiere, ADempiere dibangun dengan

menggunakan Java J2EE yang dapat dijalankan di berbagai platform seperti

Windows, Linux, Unix, dll. ADempiere membutuhkan database untuk

menyimpan data. Saat ini ADempiere resmi mendukung Oracle(XE) dan

(EnterpriseDB) PostgreSQL database. Database dapat dinstal pada server

ADempiere atau ke server database komputer tertentu [1].

3. Metode Penelitian

Gambar 2 Tahap- Tahap Penelitian [2]

Gambar 3 merupakan tahap – tahap yang akan dilakukan dalam penelitian ini.

Tahap I yaitu persiapan, yang diawali dengan jadwal perencanaan kerja,

5

menyusun kebutuhan pengumpulan data dengan cara survei dan studi pustaka.

Tahap II yaitu Pengumpulan Data dan Kebutuhan Program, pada tahap ini

dilakukan pengumpulan data serta analisis kebutuhan pengguna dengan cara

wawancara dan observasi ke Arya Mas, agar sistem yang dikostum nantinya

dapat sesuai dengan permintaan user. Penelitian fokus pada produk enting-enting

gepuk dengan lima varian rasa yaitu rasa coklat, kacang, wijen, mete, dan

tradisional. Tahap III, Desain Sistem, pada tahap ini dilakukan desain sistem pada

bagian produksi Arya Mas yang digambarkan dalam bentuk flowchart. Tahap IV

yaitu Pembuatan Sistem, dilakukan Instalasi ADempiere, kostumisasi ADempiere,

testing dan training. Testing digunakan untuk menguji apakah aplikasi

ADempiere sudah berjalan sesuai dengan kebutuhan user atau belum, serta

training merupakan pelatihan kepada user dalam menggunakan aplikasi. Tahap

terakhir yaitu Penyusunan laporan dan publikasi.

Proses Bisnis Arya Mas Snack Salatiga

Berikut ini gambaran proses bisnis yang terdapat pada Arya Mas Snack

Salatiga. Proses bisnis dimulai dari pihak costumer (pembeli) yang melakukan

pembelian di Toko Arya Mas, kemudian bagian toko melakukan cek ketersediaan

produk di toko, apakah produk sudah tersedia atau belum. Apabila produk tersedia

maka pembeli akan melakukan pembayaran dan dapat menerima produk beserta

bukti pembayaran. Akan tetapi bila produk belum tersedia maka akan dilakukan

pengecekkan di bagian gudang apakah produk tersedia, bila tersedia bagian

gudang dapat memindahkan ke bagian toko dan pembeli dapat melakukan

pembayaran, menerima produk beserta bukti pembayaran. Namun apabila di toko

maupun gudang tidak terdapat produk, maka bagian gudang akan mengecek

kebutuhan bahan baku, bila bahan baku tersedia dilakukan produksi. Status

costumer dari membeli menjadi memesan produk, dikarenakan produk yang

diinginkan belum ada pada saat costumer melakukan pembelian. Dalam proses

produksi, bahan baku dipilah-pilah terlebih dahulu. Setelah melalui proses

produksi, bagian terakhir penyimpanan produk di bagian gudang yang kemudian

dipindahkan ke toko. Namun bila bahan baku belum tersedia, maka bagian

gudang akan memesan bahan baku kepada supplier yang nantinya diserahkan

pada bagian gudang beserta bukti pembayaran. Seluruh bukti transaksi pembelian

bahan baku dan penjualan barang, tagihan baik untuk costumer atau dari supplier

diserahkan pada kasir (pemilik) untuk melakukan pembayaran dan digunakan

sebagai laporan. Gambar dari proses bisnis Arya Mas Snack terdapat pada

Gambar 3.

Berdasarkan proses bisnis Arya Mas Salatiga modul ERP yang akan

digunakan adalah system admin, application dictionary, quote to invoice,

requisition to invoice, partner relation, open items, material management,

manufacturing management. Dalam penelitian ini penulis tidak membahas

mengenai proyek, aset, serta akuntansi secara lebih mendalam.

6

Gambar 3 Proses Bisnis Arya Mas Snack

7

Metode yang digunakan untuk mengembangkan sistem aplikasi ialah

metode linear, sistem ERP tidak dapat diterapkan tanpa melakukan serangkaian

modifikasi. Dalam beberapa lileratur disebutkan bahwa tingkat kostumisasi ini

tergantung pada ukuran organisasi. Semakin besar organisasinya maka semakin

besar peluang modifikasi. Meskipun sistem tidak akan dimodifikasi, tetap saja

diperlukan beberapa pemilihan atau penyesuaian, misalnya lokalisasi (kostumisasi

konfigurasi sistem agar sesuai dengan kondisi lokal tertentu misalnya bahasa,

mata uang, sistem waktu, dan penanggalan. Modifikasi dapat terjadi dalam

rangkaian proses analisis, konfigurasi dan pengujian hingga batasan waktu

tertentu di akhir modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna[7].

Gambar 4 Tahapan Modifikasi Secara Linear [2]

Tahapan secara linear memiliki empat tahapan yaitu : analyze, configure,

test dan training. Tahap pertama, yaitu tahap analyze, pada tahap ini akan

dilakukan analisa user requirement, analisa perancangan perangkat lunak, analisa

system dan analisa interface berdasarkan dari wawancara pada pemilik Arya Mas

dan observasi secara langsung mengenai proses bisnis yang berjalan di sana.

Tahap kedua yaitu configure yaitu dilakukan kostumisasi ADempiere berdasarkan

proses bisnis yang sudah dianalisa sebelumnya yaitu pada proses pembelian bahan

baku, produksi, dan proses penjualan agar dapat menyelesaikan masalah di Arya

Mas Snack dengan Jasper Report. Perancangan sistem digambarkan dengan Data

Flow Diagram. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan untuk

membantu perancangan pembuatan sebuah sistem sehingga akan lebih mudah

untuk dipahami pengguna. Berikut Data Flow Diagram Level 0 – 1 yang

menggambarkan sistem yang telah dibuat. Tahap ketiga yaitu test, pada tahap ini

dilakukan pengujian kostumisasi ADempiere, apakah sistem yang dikostumisasi

sudah berjalan sesuai dengan proses bisnis yang diharapkan atau belum. Tahap

keempat yaitu training, pada tahap ini dilakukan pelatihan kepada pengguna

apabila kostumisasi ADempiere sudah berjalan sesuai dengan kebutuhan user.

Berikut ini gambar DFD Level 0 yang memberikan gambaran umum

mengenai aliran data yang terlibat dalam suatu sistem yaitu sistem proses

produksi.

8

Sistem proses

produksi

PEMILIK

UMKM

ADMIN BAG.

GUDANG

ADMIN

BAG.TOKO

Informasi harga bahan baku

Informasi Harga Barang

Informasi Pembayaran

Informasi Laporan

Data Harga Bahan Baku

Data Harga Barang

Data Pembayaran

Data Laporan

Data Stok Barang Toko,

Data Transaksi Penjualan,

Data Rekan Bisnis

Data Perpindahan barang

Data Bahan Baku

Data Barang,

Data Produksi

Data Transaksi Pembelian,

Data Gudang,

Data Rekan Bisnis

Data Perpindahan barang

Informasi bahan baku

Informasi Barang

Informasi Produksi

Informasi Transaksi Pembelian,

Informasi Gudang,

Informasi Rekan Bisnis

Informasi perpindahan barang

Informasi Stok Barang Toko

Informasi Transaksi Penjualan,

Informasi Rekan Bisnis

Informasi Perpindahan barang

Gambar 5 Data Flow Diagram Level 0

Sistem Proses Produksi akan mengolah data barang, data bahan baku, data

produksi, data gudang, data rekan bisnis, data perpindahan barang, data

pembayaran, data transaksi dan data laporan. User Pemilik dapat mengakses data

harga barang, data pembayaran dan data laporan. User Admin Bagian Toko dapat

mengakses data stok barang yang ada di toko, data transaksi penjualan, data

perpindahan barang dan data rekan bisnis. User Bagian Gudang dapat mengakses,

data barang, data produksi, data transaksi pembelian bahan baku, data gudang,

data rekan bisnis dan data perpindahan barang.

Selanjutnya Gambar 6 yang menjelaskan DFD Level 1 menerangkan User

Pemilik dapat memproses data harga barang, data pembayaran dan data laporan

mengenai pembelian bahan baku dan penjualan produk. Sedangkan User Bagian

Gudang dapat melakukan input data dan memperoleh informasi dari data bahan

baku, data barang, data rekan bisnis, data transaksi pembelian, data produksi dan

data perpindahan barang. User Admin Bagian Toko dapat mengakses data dan

informasi mengenai rekan bisnis dan penjualan serta memperoleh data dan

informasi perpindahan dan jumlah barang yang ada di toko.

10

4. Hasil dan Pembahasan Kustomisasi ERP ADempiere dengan menggunakan Jasper Report dapat

membantu proses pembelian bahan baku, proses produksi dan penjualan produk

hasil produksi Arya Mas dengan lebih efektif dan efisien dengan sistem yang

terintegrasi. Dalam proses kustomisasi hal pertama yang dilakukan yaitu membuat

client baru dan organisasi Arya Mas. Setelah itu pembuatan bussiness partner

untuk menentukan rekan bisnis yang melakukan transaksi dengan Arya Mas.

Bussiness Partner ini dikelompokkan ke dalam grupnya masing-masing dengan

Modul Partner Relations. Penggolongan rekan bisnis dibagi menjadi tiga yaitu

supplier, costumer dan karyawan.

Modul Material Management yang mencakup warehouse dan locator yang

digunakan untuk penyimpanan data bahan baku dan data barang. Product dan

Product Category digunakan untuk mendefinisikan kategori berupa bahan baku

atau barang, yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kategorinya. Pricelist

digunakan untuk pencatatan data bahan baku maupun data barang dan pengaturan

satuan unit barang beserta konversinya (Unit of Measure), Production digunakan

untuk proses produksi. Physical Inventory digunakan untuk mendata banyaknya

bahan baku maupun barang secara fisik. Inventory Move digunakan untuk

pencatatan perpindahan barang. Modul berikutnya adalah Manufacturing

Management yang di dalamnya terdapat menu Bill of Materials dan Move

Cofirmation. Bill of Materials digunakan untuk mengatur komposisi bahan baku

apa saja yang digunakan dalam memproduksi suatu barang, sedangkan Move

Confirmation digunakan untuk melakukan konfirmasi barang yang dipindahkan

dari Gudang ke Toko.

Modul yang dibutuhkan selanjutnya yaitu Requisition to Invoice, yang

digunakan untuk mendefinisikan permintaan pembelian bahan baku kepada

supplier (purchase order), penerimaan bahan baku yang dibeli (material receipt)

dan pencatatan data tagihan supplier (invoive vendor). Modul Quote to Invoice

digunakan untuk data penjualan barang (sales order), pemberian tagihan ke

pembeli (invoice costumer) dan pengiriman barang (shipment).

Modul terakhir yaitu Open Items. Modul ini digunakan untuk transaksi

pembayaran, baik pembayaran ke supplier maupun pembayaran dari costumer

Langkah berikutnya yaitu pembuatan report menggunakan Jasper Report agar

tampilan report sesuai dengan yang diinginkan. Langkah terakhir adalah

pembagian otoritas berdasarkan level usernya.

Proses Pembelian Bahan Baku

Proses Pembelian Bahan Baku dimulai dari Purchase Order. Pada bagian

ini dilakukan pemesanan bahan baku dari Bagian Gudang kepada supplier yang

berisi data-data mengenai nama supplier, nama bahan baku, nama gudang,

jumlah, satuan yang diinginkan beserta total harga yang harus dibayarkan. Data

akan otomatis tersimpan oleh sistem, dokumen pemesanan akan dipakai untuk

proses penerimaan barang, serta dapat dipakai untuk penagihan. Purchase Order

digambarkan pada Gambar 7.

11

Gambar 7 Purchase Order

Bahan baku dari supplier yang sudah diterima kemudian dilakukan

pendataan bahan baku yang masuk dengan menggunakan Material Receipt.

Gambar 8 Penerimaan bahan baku dengan Material Receipt

Di dalam Material Receipt ini data yang dimasukkan adalah nama bahan

baku, jumlah, lokasi penyimpanan bahan baku. Pada tahap ini pihak gudang bisa

12

menentukan kuantitas barang yang akan diterima. Bahan baku yang sudah

disimpan akan otomatis menambah jumlah stok pada gudang.

Selanjutnya pembuatan tagihan supplier sesuai dengan total harga yang

harus dibayarkan dengan menggunakan Invoice Vendor. Pembuatan Invoice

Vendor berdasarkan Purchase Order yang sudah dilakukan sebelumnya.

Gambar 9 Invoice Vendor

Gambar 10 Bukti Transaksi Pembelian

Proses Produksi

Sesuai dengan proses bisnis Toko Arya Mas ini maka sistem yang akan

diotomatisasi dalam produksinya adalah sistem yang dapat melakukan

perhitungan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan perhitungan jumlah barang

hasil produksinya.

13

Perhitungan bahan baku sebelum penggunaan Adempiere masih dengan

cara memperkirakan saja sehingga terkadang mengalami kelebihan atau

kekurangan bahan baku ketika pembelian kepada supplier. Dengan penggunaan

window Bill of Material ini, bahan baku yang harus disediakan akan

diperhitungankan secara otomatis ketika proses produksi. Pengambilan keputusan

dalam menyediakan bahan baku dapat diatasi secara cepat sehingga dapat

meminimalisir kesalahan dalam melakukan pembelian bahan baku

Tabel 1 Bill Of Materials Enting - Enting Gepuk

Tabel 1 menerangkan tentang takaran komposisi bahan baku yang

digunakan untuk proses produksi enting- enting gepuk. Proses input Bill of

Material terdapat pada modul Manufacturing Management, sub modul

Engineering Management.

Gambar 11 Bill of Materials & Formula Enting Enting Gepuk

14

Gambar 11 menunjukkan Bill of Materials dari Enting – Enting Gepuk

yang akan diproduksi. Komposisi bahan baku diinputkan sesuai dengan takaran

dan satuannya. Gambar 12 yaitu window Production digunakan untuk menginput

data data yang dibutuhkan untuk proses produksi, seperti nama barang yang akan

diproduksi, jumlah yang diingkan serta tanggal produksi.

Gambar 12 Production Header

Pada tab Production Header data yang diinputkan adalah nama dari

kegiatan produksi, deskripsi beserta tanggal. Kemudian dilanjutkan dengan

Production Plan dengan menginputkan nama barang yang akan diproduksi,

jumlah barang dan locator penyimpanan barang.

Gambar 13 Production Plan

Komposisi bahan baku yang dibutuhkan ditampilkan pada tab Production

Line. Barang hasil produksi akan otomatis bertambah pada data stok gudang

sedangkan stok bahan baku akan secara otomatis berkurang..

Gambar 14 Production Line

15

Perhitungan stok barang maupun stok bahan baku yang terkadang berbeda

antara data pada sistem dengan data fisik secara nyata, dapat diatasi dengan

adanya window Physical Inventory ini. Data-data yang dibutuhkan di dalamnya

antara lain nama barang atau bahan baku, kuantitas yang akan diupdate dan

locator penyimpanannya. Dengan adanya window Physical Inventory ini

keseimbangan antara data sistem dan data secara nyata menjadi lebih relevan.

Gambar 15Physical Inventory

Stok barang yang ada di gudang selanjutnya akan dipindahkan ke bagian

toko. Dengan menggunakan window Inventory Move bagian gudang

memindahkan data stok barang ke bagian toko. Data yang diperlukan adalah

tanggal, data rekan bisnis, jenis pengiriman perpindahan barang, nama barang,

lokasi asal, lokasi tujuan, dan jumlah barang yang akan dipindahkan. Rekan bisnis

di sini adalah karyawan arya mas, karena yang memindahkan barang ke toko

adalah karyawan secara manual. Jarak antara gudang dengan toko yang cukup

dekat tidak membutuhkan pengiriman barang menggunakan jasa angkutan

transportasi. Gambar dari Inventory Move ditunjukkan pada Gambar 16.

16

Gambar 16 Inventory Move

Bagian toko selanjutnya akan melakukan konfirmasi data perpindahan

barang dengan menggunakan window Move Confirmation. Data yang berasal dari

Inventory Move akan secara otomatis muncul pada window ini.

Bagian Toko akan menginput jumlah barang yang sudah dikirim. Apabila

sudah melakukan konfirmasi maka Bagian Toko harus menghubungi Bagian

Gudang mengenai data apa saja yang sudah dilakukan konfirmasi agar jumlah

stok barang bertambah di Bagian Toko. Gambar dari Move Confirmation

diperlihatkan pada Gambar 17.

Gambar 17 Move Confirmation

17

Proses Penjualan Barang Hasil Produksi

Proses Penjualan Barang Hasil Produksi dimulai dari pembuatan Sales

Order yang berisi tentang tanggal, nama rekan bisnis, nama barang, jumlah dan

total harga.

Gambar 18 Sales Order

Selanjutnya adalah pembuatan tagihan ke costumer dengan menggunakan

Invoice Customer. Invoice Customer akan menampilkan nama produk, jumlah,

harga, total yang harus dibayarkan beserta nama dan alamat dari rekan bisnis.

Data penjualan barang akan secara otomatis tampil pada Data Shipment.

Gambar 19 Bukti Transaksi Penjualan

18

Gambar 20 Surat Jalan Pengiriman Barang

Gambar 20 merupakan surat jalan yang dikeluarkan oleh pihak Arya Mas.

Surat jalan ini digunakan untuk proses pengiriman barang.

Transaksi pembayaran yang sudah dilakukan oleh Arya Mas baik

pembelian bahan baku dan penjualan barang dapat dilihat pada Gambar 21.

Gambar 21 Alokasi Pembayaran

Gambar 22 Report Pembelian - Penjualan

Gambar 22 adalah Report Pembelian dan Penjualan yang hanya diakses

oleh Pemilik, Report ini menjelasakan tentang transaksi jual atau beli, beserta

tanggal tagihan, nama produk, jumlah produk dan total harga berdasarkan rekan

bisnis.

Pengujian aplikasi dilakukan secara BlackBox Testing dengan otoritas

yang sudah diberikan kepada masing-masing user. Pengujian Aplikasi ADempiere

19

dalam mengolah data pembelian bahan baku dari supplier, proses produksi,

penjualan barang dan pengiriman ke customer sudah sesuai dengan proses bisnis

di Arya Mas Snack, ditunjukkan pada tabel 2. Pelatihan kepada user dilakukan

secara tatap muka dan petunjuk langkah-langkah penggunaan dalam format PDF.

Tabel 2 Pengujian Aplikasi

No. User Action Result Keterangan

1 Semua Login OK Tidak terdapat error pada proses login

2 Bagian Gudang Pemesanaan

Bahan baku OK

Tidak terdapat error pada proses

pemesanan bahan baku

3 Bagian Gudang Penerimaan

Bahan baku OK


penerimaan bahan baku

4 Bagian Gudang Invoice

Vendor OK


pemberian Invoice Vendor

5 Bagian Gudang Produksi OK Tidak terdapat error pada proses

produksi

6 Bagian Gudang Perpindahan

barang OK


perpindahan barang

7 Bagian Toko Penjualan

barang OK


penjualan.

8 Bagian Toko Shipment OK Tidak terdapat error pada proses

shipment.

9 Bagian Toko Invoice

Customer OK


Invoice Customer

10 Pemilik Input Harga

Barang OK

Tidak terdapat error pada proses input

harga.

11 Pemilik Proses

pembayaran OK


pembayaran

12 Pemilik Laporan OK Tidak terdapat error pada laporan

5. Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Hasil kustomisasi ADempiere dan Jasper Report pada Arya Mas Snack

Salatiga dengan modul system admin, application dictionary, quote to invoice,

requisition to invoice, partner relation, open items, material management,

manufacturing management menjadikan proses pembelian bahan baku, proses

produksi, dan proses penjualan menjadi lebih efektif dan efisien, dengan sistem

yang terintegrasi. Dalam hal pencarian data dan pembuatan bukti transaksi

menjadi lebih mudah dibandingkan dengan proses secara manual. Proses produksi

sebelum menggunakan ERP ADempiere yang hanya memperkirakan ketersediaan

bahan baku, sekarang dapat diatasi dengan adanya perhitungan yang akurat dalam

perhitungan jumlah bahan bakunya. Pengambilan keputusan dalam menyediakan

20

bahan baku dapat diatasi secara cepat, karena kesalahan dapat diminimalisir ketika

melakukan pembelian.

Saran

Beberapa saran untuk implementasi ADempiere selanjutnya yaitu

diharapkan Arya Mas dapat menerapakan Modul Human Resource and Payroll

untuk manajemen sumber daya manusia dan penggajian, serta melengkapi pada

bagian financial accounting secara lebih lengkap. Selain itu dibutuhkan latihan

secara intensif agar user benar-benar memahami cara menggunakan aplikasi ERP

ADempiere. Untuk penelitian selanjutnya dapat dilakukan pengembangan sistem

informasi berbasis web.

6. Daftar Pustaka

[1] Dwitama, A. W. (2012). Aplikasi Sistem ERP Berbasis Sumber Terbuka

(Open Source) pada Perusahaan Gitar (Studi Kasus pada Perusahaan Gitar

CADENA). Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia.

[2] Adinata, C. (2013). Aplikasi ADempiere untuk Mendukung Proses Pengadaan

Barang dan Inventori Candi Baru. Salatiga: Universitas Kristen Satya

Wacana.

[3] Arief, M. Z. (2011). Implementasi System ERP (Enterprise Resource

Planning Modul Purchasing dan Sales dengan Menggunakan ADempiere.

Dipetik 2013, dari Portal Artikel Tugas Akhir Universitas Trunojoyo:

pta.trunojoyo.ac.id/welcome/detail/080421100080

[4] Mahardika, F. W. (2011). Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources

Planning) Modul Human Resources. Dipetik 2013, dari Portal Tugas Akhir

UniversitasTrunojoyo:

http://pta.trunojoyo.ac.id/welcome/detail/090421100052

[5] Wijaya, S. F., & Darudianto, S. (2009). ERP Solusi Bisnis. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

[6] Yasin, V. (2013). Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

dalam Rangka untuk Membangun Sumber Daya pada Suatu Perusahaan.

Jurnal Manajemen Informatika, VI (4).

[7] Wibisono, Setyawan. (2005). Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi

Sistem Terintegrasi, Jurnal Teknologi Informasi Dinamik, (Volume X No 3

Hal152&153),http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti1/article/view/24/2

0 ,Diakses tanggal 9 Desember 2014.

Implementasi Enterprise Resource Planning ADempiere untuk...

Documents

Transcript of Implementasi Enterprise Resource Planning ADempiere untuk...