PENANGANAN DEBU UNTUK MENCEGAH KERUSAKAN ARSIP

(KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI)

STUDI KASUS

(ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan dan Dokumentasi)

Oleh

Riza Afita Surya

110210302030

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH

UNIVERSITAS JEMBER

2013

1

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan sumber informasi serta alat-alat pengawasan yang sangat

diperlakukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan-

kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat

pengawasan yang sangat di perlukan dalam setiap organisasi dalam rangka

melaksanakan kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta dan

perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat

membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan

prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Mustahil bagi suatu kantor dapat,

sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat,

jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai

dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Arsip-arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Situbondo sebagian belum terkelola secara baik. Arsip-arsip tersebut

dibiarkan menumpuk terus-menerus di dalam karung bahkan jumlahnya pun

bertambah banyak. Akibatnya ketika dilakukan proses pengelolaan dan pemilahan

(mengeluarkan arsip dari dalam karung untuk disimpan), arsip ini kebanyakan

telah dimakan oleh rayap. Bahkan kertas tersebut menjadi rapuh dikarenakan

tumpukan karung yang saling bertumpuk satu sama lain, serta suhu pada lantai

yang dingin langsung bersinggungan dengan arsip-arsip tersebut.

Pemeliharaan secara berkala untuk perawatan arsip di kantor Kearsipan

Kabupaten Situbondo belum berjalan dengan maksimal, hal ini terlihat dari

banyaknya debu yang bertumpuk pada boks-boks yang tersusun di rak.

Berdasarkan pemaparan di atas, peneliti bermaksud mendalami kasus kerusakan

arsip yang diakibatkan oleh debu serta pencegahannya.

2

1.2 Identifikasi Masalah

Menurut Sulistyo-Basuki (1996: 2) arsip berasal dari kata archeon (bahasa

Yunani), Archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang

disimpan di kantor tersebut, yang semula di tetapkan pada records atau rekaman

pemerintah (arsip). Arsip digunakan untuk membuktikan segala kejadian atau

permasalahan terjadi. Sugiarto (2005:3-4) mengungkapkan bahwa istilah arsip

berasal dari bahasa yunani, yaitu dari kata arche. Kemudian berubah menjadi

archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea

artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip (Sugiarto, 2005:84), dapat

dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Pertama, faktor

intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,

misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.

Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia, Karena

proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan itu

bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.

Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang

merusak kertas.

Kedua Faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar

benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia,

Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasl dari faktor fisika, biota,

penggunaan dan penanganan yang salah dan faktor bencana alam, a) faktor fisika:

cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel debu, b) faktor biota: fungi,

serangga, binatang pengerat dan pameran, c) faktor penggunaan dan penanganan

yang salah: perlindungan arsip, pemindahan arsip, pengguna dan fasilitas ruang

baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor bencana alam: kebakaran, banjir, perang,

gempa, tsunami dan pencurian.

Dalam hal ini peneliti lebih memfokuskan diri pada faktor ektern,

khususnya debu yang dapat merusak arsip. Pada bab selanjutnya akan dijelaskan

3

lebih lanjut tentang bagaimana mengatasi dan mencegah debu agar tidak

menyebabkan kerusakan pada arsip.

4

BAB 2. PEMBAHASAN

2.1 Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Telah diutarakan dimuka bahwa yang dimaksud dengan pemeliharaan

arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor,

yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor yang

disebabkan dari dalam. Sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan

yang disebabkan dari luar arsip.

1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)

Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur- unsur

kertas, tinta, pasta atau lem.

a) Kertas

Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain :

1. Bahan baku kertas

Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan

lain-lain. Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose di dalam kertas akan

mengandung beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas

itu sendiri.

2. Air

Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kerta kemungkinan air

yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri yang

merusakkan kertas.

3. Bahan Lapisan Kertas/bahan tambahan

Untuk membuat kertas menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain

dipergunakan bahan-bahan tambahan seperti : kanji, cuka, garam mineral,

dan zat-zat kimia yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri.

5

Kanji misalnya, merupakan bahan makanan bagi berbagai macam

serangga dan pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.

b) Tinta

Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang

dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas.

Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai

berikut :

1. Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah

luntur). Apabila tinta yang dipergunakan kurang baik sangat

merugikan, khusunya apabila kertas arsip kena air, atau udara

lembab.

2. Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang

dibuat dari pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat

menimbulkan aksi-aksi kimia yang dapat merusakkan kertas. Tinta

karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab sebagai perekat

tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak merusakkan

kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di percetakan-

percetakan.

c) . Pasta atau Lem

Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Menurut bahan baku yang

dipergunakan, lem ada beberqpa macam yaitu :

1. Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)

2. Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan

sejenisnya

3. Perekat sintesis terutama polven acetate.

2. Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal)

Kerusakan akibat serangan dari luar, misalnya :

a. Kelembaban udara

b. Udara yang terlalu kering

6

c. Sinar matahari

d. Kotoran udara

e. Debu

f. Jamur dan sejenisnya

g. Rayap, gegat, dan tikus.

2.2 Debu sebagai Salah Satu Penyebab Kerusakan Arsip

Dari sekian banyak faktor yang telah dipaparkan di atas sebagai penyebab

kerusakan arsip, penulis memilih memfokuskan diri pada faktor ekstern,

khususnya debu sebagai penyebab kerusakan arsip serta bagaimana tindakan

preventif dan represif untuk menangani hal tersebut. Hal ini berdasarkan analisa

yang dilakukan peneliti di kantor kearsipan Kabupaten Situbondo bahwa debu

cukup mendominasi munculnya gangguan terhadap penyimpanan arsip. Adapun

faktor yang menyebabkan keberadaan debu tersebut karena lokasi kantor berada

tepat di pingggir jalan (PB Sudirman) yang merupakan lalu lintas padat warga

kota Situbondo setiap harinya.

Secara fisik, debu atau particulate dikategorikan sebagai pencemar udara

aerosol. Debu terdiri atas dua golongan, yaitu padat (solid) dan cair (likuid). Debu

yang terdiri atas partikel-partikel padat dapat dibedakan menjadi tiga macam,

yaitu dust, fumes, dan smoke.

Dust terdiri atas berbagai ukuran mulai dari yang submikroskopik sampai

yang besar. Yang berbahaya adalah ukuran yang bisa terhisap ke dalam sistem

pernapasan, umumnya lebih kecil dari 100 mikron dan bersifat dapat terhisap ke

dalam tubuh.

Fumes adalah partikel padat yang terbentuk dari proses evaporasi atau

kondensasi. Pemanasan berbagai logam misalnya, menghasilkan uap logam yang

kemudian berkondensasi menjadi partikel-partikel metal fumes, misalnya logam

(Cd) dan timbal (Pb).

7

Smoke atau asap adalah produk dari pembakaran bahan organik yang tidak

sempurna dan berukuran sekira 0,5 mikron. Sementara itu, partikel cair biasanya

disebut mist atau fog (awan) yang dihasilkan melalui proses kondensasi atau

atomizing, contoh sederhana adalah hair spray atau obat nyamuk semprot.

Berdasarkan uraian di atas, debu yang berada di kantor arsip dapat

dikategorikan sebagai debu jenis fumes dan smoke. Kerusakan yang ditimbulkan

oleh debu ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untuk

dibersihkan, sehingga informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel

pada arsip dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan

kertas arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu

bahan perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip

dan hendaknya arsip-arsip melakukan pembersihan/penyedotan terhadap debu-

debu yang berada didalam ruangan penyimpanan arsip, serta malakukan fumigasi

terhadap arsip-arsip yang ada.

Debu selain menyebabkan kerusakan arsip, juga dapat mengganggu

kesehatan para pengunjung. Pada saat orang menarik nafas, udara yang

mengandung partikel akan terhirup ke dalam paru-paru. Ukuran partikel (debu)

yang masuk ke dalam paru-paru akan menentukan letak penempelan atau

pengendapan partikel tersebut. Partikel yang berukuran kurang dari 5 mikron akan

tertahan di saluran nafas bagian atas, sedangkan partikel berukuran 3 sampai 5

mikron akan tertahan pada saluran pernapasan bagian tengah. Partikel yang

berukuran lebih kecil, 1 sampai 3 mikron, akan masuk ke dalam kantung udara

paru-paru, menempel pada alveoli. Partikel yang lebih kecil lagi, kurang dari 1

mikron, akan ikut keluar saat nafas dihembuskan.

Pneumoconiosis adalah penyakit saluran pernapasan yang disebabkan oleh

adanya partikel (debu) yang masuk atau mengendap di dalam paru-paru. Penyakit

pnemokoniosis banyak jenisnya, tergantung dari jenis partikel (debu) yang masuk

atau terhisap ke dalam paru-paru. Beberapa jenis penyakit pneumoconiosis yang

banyak dijumpai di daerah yang memiliki banyak kegiatan industri dan teknologi,

yaitu Silikosis, Asbestosis, Bisinosis, Antrakosis dan Beriliosis.

8

Dengan demikian, sangat diperlukan tindakan preventif dan represif

terhadap pencemaran debu yang terjadi di kantor Kearsipan Kabupaten Situbondo.

Penanganan ini selain bertujuan melestarikan keberadaan arsip juga menciptakan

suasana yang nyaman bagi para pengunjung maupun karyawan di Kantor

Kearsipan.

2.3 Tindakan Preventif

Tindakan preventif adalah tindakan pencegahan kerusakan arsip. Dalam

konteks ini, debu dapat dicegah melalui beberapa cara, antara lain :

1. Pemasangan Pengendap Elektrostatik (Electrostatic Precipitator)

Elektrostatik merupakan salah satu cabang fisika yang berhadapan dengan

gaya yang dikeluarkan oleh medan listrik statik (tidak berubah) kepada sebuah

objek yang bermuatan. Aplikasi elektrostatik dalam dunia industri digunakan

untuk mengatasi masalah limbah debu. Industri yang banyak mengaplikasikannya

yaitu seperti PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap), pabrik gula, dan pabrik

semen. Salah satu penerapannya yaitu penggunaan electrostatic precipitator

(ESP).

ElectroStatic Precipitator (ESP) adalah salah satu alternatif penangkap

debu dengan effisiensi tinggi (diatas 90%) dan rentang partikel yang didapat

cukup besar. Dengan menggunakan electrostatic precipitator (ESP) ini, jumlah

limbah debu yang keluar dari cerobong diharapkan hanya sekitar 0,16% (dimana

efektifitas penangkapan debu mencapai 99,84%).

Alat pengendap elektrostatik digunakan untuk membersihkan udara yang

kotor dalam jumlah (volume) yang relatif besar dan pengotor udaranya adalah

aerosol atau uap air. Alat ini dapat membersihkan udara secara cepat dan udara

yang keluar dari alat ini sudah relatif bersih.

Alat pengendap elektrostatik ini menggunakan arus searah (DC) yang

mempunyai tegangan antara 25 – 100 kv. Alat pengendap ini berupa tabung

silinder di mana dindingnya diberi muatan positif, sedangkan di tengah ada

9

sebuah kawat yang merupakan pusat silinder, sejajar dinding tabung, diberi

muatan negatif. Adanya perbedaan tegangan yang cukup besar akan menimbulkan

corona discharga di daerah sekitar pusat silinder. Hal ini menyebabkan udara

kotor seolah-olah mengalami ionisasi. Kotoran udara menjadi ion negatif

sedangkan udara bersih menjadi ion positif dan masing-masing akan menuju ke

elektroda yang sesuai. Kotoran yang menjadi ion negatif akan ditarik oleh dinding

tabung sedangkan udara bersih akan berada di tengah-tengah silinder dan

kemudian terhembus keluar.

Gambar Pengendap Elektrostatis

2. Pemasangan Jaring Kawat halus

Jaring kawat halus biasa kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Karena

memiliki tekstur halus namun kuat, jaring ini kerap kali dipakai untuk menjaring

(filter) sesuatu yang dianggap tidak perlu. Pemsangan jaring kawat di pintu dan

jendela-jendela dapat menyaring debu agar tidak sampai masuk ke dalam ruangan

sehingga udara di dalam ruangan tetap bersih dan segar.

10

Gambar Jaring Kawat Halus pada Jendela

2.4 Tindakan Represif

Tindakan represif adalah tindakan untuk mengatasi kerusakan arsip yang

ditimbulkan oleh debu. Telah disebutkan di atas bahwa debu yang menempel pada

arsip dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas

arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu bahan

perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip.

A. Membersihkan arsip yang kotor (terkena debu) dengan cara :

1) Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja di ruangan

yang telah disediakan;

2) Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip

dengan alat yang tidak merusak arsip.

3) Bersihkan kotoran debu yang menempel pada arsip di mulai

dari permukaan tengah kertas ke arah yang berlawanan

menggunakan spon, sikat halus, atau kuas dan untuk kotoran

karena noda jamur (fungi), dapat digunakan penghapus karet;

4) Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku,

dapat menggunakan mesin penyedot debu kecil / ukuran kecil

selama tidak merusak fisik kertas;

11

5) Arsip yang telah dibersihkan disimpan pada tempat terpisah

dari arsip yang sedang dan akan dibersihkan untuk ditata

kembali.

B. Merawat Arsip Basah

Arsip yang basah dan kotor yang diakibatkan oleh debu dapat

ditindak sebagai berikut ;

1) Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran

atau arsip buku, dapat dicuci menggunakan air dingin dengan

detergen;

2) Membersihkan kotoran tersebut, menggunakan spon atau

kapas dengan tidak ditekan;

Mengeringkan dengan cara :

1) Menempatkan arsip pada ruangan yang kering dilengkapi

dengan Exhaust Fan dipasang selama 24 jam, dan

kelembaban udara di dalam ruangan antara 35 - 50 % RH.

2) Arsip dalam bentuk lembaran diletakan perlembar diatas

kertas penyerap/jilidan, tiap lembar disisipi kertas

penyerap dan diganti berulang kali setelah kertas penyerap

basah.

3) Untuk mencegah tumbuhnya jamur, tiap 10 lembar arsip

disisipi kertas thymole.

12

BAB 3. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Tujuan dari kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-Undang

Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3

ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta

menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Salah satu kegiatan dalam menjamin keselamatan dan melestarikan

keberadaan arsip ialah melakukan kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip itu

sendiri, sehingga perlu untuk dibuat suatu pedoman mengenai pemeliharaan dan

perawatan.

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip (Sugiarto, 2005:84), dapat

dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Pertama, faktor

intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,

misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.

Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia,

Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses

kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula memakan waktu

bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan

proses kimia yang merusak kertas.

Kedua, faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar

benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia.

Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasal dari faktor fisika, biota,

penggunaan dan penanganan yang salah, dan faktor bencana alam, a) faktor

fisika: cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel debu, b) faktor biota: fungi,

serangga, binatang pengerat dan pameran, c) faktor penggunaan dan penanganan

13

yang salah: perlindungan arsip, pemindahan arsip, pengguna dan fasilitas ruang

baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor bencana alam: kebakaran, banjir, perang,

gempa, tsunami dan pencurian.

Salah satu faktor ekstern kerusakan arsip adalah debu. Debu bermacam-

macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu dibawa oleh angin.

Bagaimanapun kecil debu-debu ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas,

bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. kerusakan yang ditimbulkan oleh debu

ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untuk dibersihkan,

sehingga informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel pada arsip

dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas

arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur.

Pencegahan terhadap debu dapat dilakukan melalui pemasangan

pengendap elektrostatis dan jaring kawat halus yang berfungsi menyaring debu

agar tidak menyebabkan pada arsip. Adapun jika arsip-arsip tersebut telah

mengalami kerusakan dapat diperbarui atau diperbaiki dengan serangkaian

kegiatan represif yang telah dipaparkan di atas.

3.2 Saran

Berdasarkan hasil pembahasan di atas, dapat simpulkan bahwa kerusakan

terhadap arsip harus diperhatikan karena arsip merupakan suatu yang dokumen

yang sangat penting untuk dijaga dan di pelihara dengan baik, agar tidak rusak

dan masih utuh pada saat dibutuhkan. Jika arsip tidak terjaga dan dipelihara

dengan baik maka instansi yang memiliki arsip tersebut akan rugi dan kantor

tempat penyimpanan arsip juga akan rugi, karena instansi-instansi yang memiliki

berbagai arsip tidak mau lagi menyimpan arsip di instansi tersebut.

14

DAFTAR PUSTAKA

Daryana, Yayan dkk. 2007. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip. Jakarta:

Universitas Terbuka.

Maulana, M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajen Kearsipan Modren.

Yogjakarta: Gava Media.

Sulistyo-Basuki. 1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.

http://belajarbuatapasaja.blogspot.com/2013_04_01_archive.html (diakses pada

tanggal 17 Desember 2013)

http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog/index.php/searchkatalog/byId/252063 (diakses

pada tanggal 17 Desember 2013)

http://filterudara.com/purifier/teknologi-pembersih-udara/ (diakses pada tanggal

17 Desember 2013)

http://buletinlitbang.dephan.go.id/index.asp?mnorutisi=8&vnomor=7 (diakses

pada tanggal 17 Desember 2013)

http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibat-pencemaran-

partikel-debu-di-udara (diakses pada tanggal 17 Desember 2013)

http://www.depkes.go.id/downloads/Udara.PDF (diakses pada tanggal 17

Desember 2013)

15