PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN(STUDI KASUS: ESCOLA SECUNDARIA CATOLICA SAO PEDRO DILI TIMOR

LESTE)

Beda Micaela Da Costa Salsinha1, Aryo Nugroho2 ,Tubagus Purworusmiardi3

1,2,3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama,1 bedamicaelas03@gmail.com, 2 aryonugroho.exam@gmail.com, 3 tubaguspr@gmail.com

ABSTRAK

Sistem informasi perpustakaan ini bertujuan untuk membantu sekolah Smak Santo Petrus Dili TimorLeste..sistem informasi perpustakaan ini dibuat dengan menggunakan metode waterfall pada sekolah menegahatas santo petrus Dili Timor Leste yang masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mencatat dataanggota perpustakaan,peminjaman buku,pengembalian buku ke buku yang disediakan kemudian catatan tersebutdiarsipkan. Sehingga mempersulit pencarian data anggota,peminjama,pengembalian hingga laporan.Untukmengatasi masalah tersebut Sekolah Menengah Atas Katolik St.Petrus membutuhkan sebuah aplikasi yang dapatmempermudah pencarian data ,peminjaman,pengembalian buku sampai laporan agar proses kegiatan dalamperpustakaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

Dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan ini mengunakan beberapa tools yaitu Microsoft visio2007 untuk membuat dokumen flowchart, sitem flowchart, Pembuatan DFD, menggunakan Power designer6,CDM, PDM mengunakan Power designer 15.2, untuk bahasa pemrogramannya menggunakan PHP, sedangkandatabase mengunakan xampp 1.7.2.!

Berdasarkan uraian data diatas, akan dirancang dan dibuat sistem pengolahan datapeminjaman,pengembalian buku berbasis komputer yang diharapkan memberikan kelancaran dalamPerpustakaan Smak Santo Petrus.

Kata kunci :sistem informasi perpustakaan pada SMAK Santo Petrus Dili

1.1 LATAR BELAKANGTeknologi Informasi telah menembus ruang

dan waktu di dunia. Ketika jarak menjadi tiada, danketika kecepatan telah menjadi kebutuhan manusia.Salah satu dampak dari kemajuan era ini adalahbertambahnya kebutuhan manusia akan banyakinformasi. Seiring dengan berjalannya waktu,Teknologi Informasi telah banyak diterapkan disemua aspek khususnya pada aspek Pendidikan.Penerapan itu bertujuan untuk mengenbangkandan memajukan sistem informasi pendidikan demiterbentuknya Sumber Daya Manusia yangberkualitas.

Sekolah adalah sebagai salah satu pelayananpendidikan formal di seluruh dunia, selain berperanuntuk mendidik dan memberikan ilmu kepadasiswa-siswi, sekolah juga harus selalu menyediakaninformasi dan pustaka-pustaka yang dibutuhkansebagai pendukung kegiatan belajar mengajar.Hal itu diwujudkan dalam unit pelayananPerpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolahsebagai sarana penunjangkeberhasilan kegiatan belajar mengajar, mempunyaiperan yang sangat penting didalam bidangpendidikan, yaitu menyediakan informasi, pustaka-

pustaka, karya ilmiah, literatur, referensi, dan lain-lain sebagai pendukung kemajuan pendidikankhususnya di sekolah.

Saat ini diperlukan sebuah sistem yangmemberikan kemudahan, kecepatan, ketepatan,keakuratan, efisiensi dan efektifitas didalampengelolaan data di Perpustakaan. SMAK St.Petrusmerupakan salah satu sekolah menegah atas swastadi kota Dili.pada tahun tahun sebelumnya.

SMAK ini bertekad memeperbaikiinfrastuktur dan kinerja para guru-guru agar bisamenjadi sekolah yang berbasis teknologiinformasi.Namun,perbaikan infrastuktur tidaksejalan dengan perkembangan sistem komputer didalam sekolah ini.Salah satunya adalah belumterkomputerisasinya sistem pengolahanperpustakaan,dengan penerapan secara manualmembuat kurang maksimalnya kinerjaperpustakaan.Beberapa contohnya, sistempencarian buku yang memakan waktu danpeminjaman buku yang masih dicatat dalam bentukpembukuan.Hal ini membuat pelayanan terhadapsiswa siswi SMAK.St.Petrus menjadi kurang baik.

1.2. RumusanMasalah

Berdasarkan latar belakang yang telahdiuraikan, didapatkan suatu perumusan masalahsebagai berikut :1. Bagaimana merancang sebuah sistem

informasi perpustakaan disekolah menegahAtas Santo Petrus Dili Timor Leste?

2. Bagaimana membangun sebuah sisteminformasi perpustakaan di Selokah MenengahAtas Katolik Santo Petrus?

1.3 Batasan MasalahPeneliti membatasi masalah dalam penilitianini adalah:

1. Pengguna Sistem informasi perpustakaan initerdiri dari anggota dan petugas.

2. Input,meliputi: buku, Member, Pegawai,Penerbit.

3. Proses,meliputi: peminjaman buku,pengembalian buku.

4. Output,meliputi: koleksi, member,peminjaman, dan pengembalian.

5. Perancangan sistem informasi perpustakaanmenggunakan alat bantu berupa:a. Power designer 6 dan untuk membuat

Data Flow Diagram (DFD), EntityRelationship Diagram (ERD), ConceptualData Model (CDM), Physical Data Model(PDM).

b. Microsoft Visio 2007 untuk membuatdocument flowchart, system flowchart.

c. Design user interface menggunakan Ms.Visio 2007.

6. Implementasi aplikasi sistem informasiperpustakaan di Sekolah Menegah Atas SantoPetrus Dili Timor Leste menggunakan alatbantu berupa:a. Sistem ini tidak membahas masalah

akuntansi pembayaran.b. Sistem ini dibuat mengunakan bahasa

pemrograman PHP, dan database MySQL.

1.4 TujuanTujuan dari penelitian ini antara lain:

1. Untuk merancang sebuah sistem informasiperpustakaan di Sekolah Menegah AtasKatolik Santo Petrus Dili Timor Leste.

2. Untuk membangun sebuah sistem informasiperpustakaan di Sekolah Menengah AtasKatolik SantoPetrus Dili Timor Leste

1.5 Manfaatyang diharapkan dari penyusunanskripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Penulisa. Menambahkan pengetahuan dan wawasan

bagi penulis melalui perancangan sisteminformasi perpustakaan.

b. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmuyang telah diperoleh diperkuliahan seman ini.

2. Bagi AkademikSebagai sarana pengenalan atau tambahaninformasi serta referensi mengenaipermasalahan terkait.

3. Bagi Sekolah Menegah Atas Katolik SantoPetrusSebagai pertimbangan dan masukan untukPendidikan Sekolah yang bersangkutanmengenai perancangan sistem yang dapatmembantu penyelesaian masalah pengolahandata.

2. Landasan Teori2.1. Tinjaun Pustaka Terdahulu

Adapun beberapa penelitian tinjauan terdahuluyang penulis baca dengan judul sistem informasipeminjaman peminjaman dan pengembalian bukudi perpustakaan SMP muhhamadiah 3 berbasismultiuser yang dibuat oleh Novita Kristina Yantimenggunakan database Microsoft Access denganmemori 20MB dan 40MB untuk hardisk dan,Microsoft Access berbentuk basis data yang dilengkapi dengan pendukung lainnya dan saat inidengan adanya pekembangan teknologi daninformasi yang semakin berkembang pesat dimasyarakat baik itu hardware maupun softwaremaka penulis menggati data batabase MicrosoftAccess tersebut dengan menggunakan databaseMYSQL karena ada perbedaan antara databaseMicrosoft Accessdengan MYSQL, perbedaanMicrosoft Access dan MYSQL meliputi platformatau system operasi pada bidangnya,sedangaknMYSQL lebih baik dari Microsoft Access karenadapat digunakan pada OS (operasi system).windowa xp professional.

Sedangkan Microsoft Access hanya bisadigunakan pada system operasi buatan Microsoftseperti windows XP, 98, NT, ME2008, vista selainitu, MYSQL merupakan database yang berbasisonline. Pembuatan System informasi perpustakaandirancang untuk membantu para siswa-siswa danpetugas perpustakaan

khususnya dalam proses peminjaman buku,pengembalian buku, sampai laporan, .prosespeminjaman buku mulai dari siswa atau anggotasampai kembali kepala perpustakaan, dalampembuatan system informasi perpustakaan padaSekolah Menegah Atas Katolik Santo Petrus.

ini,terdapat beberapa data yang diperlukanuntuk membantu para petugas di dalamperpustakaan yaitu: data anggota (siswa), databuku, data peminjaman, pengembalian buku, daftardari data system informasi perpustakaan di Smak

Santo Petrus tersebut bisa mempermudah setiappara siswa siswi sekolah secara cepat dan tepatdalam mendapatkan laporan hasil peminjaman bukumaupun laporan hasil pengembalian buku. Setiapproses yang berjalan dalam perpustakaan disekolah santo petrus dili, tujuan dari hasil penelitianadalah menganalisis dan merancang suatupembuatan system informasi perpustakaan santopetrus. Proses dalam perpustakaan meliputi:pengimputan data anggota peminjaman buku,sampai pada laporan.

Penelitian ini mengacu pada penelitiansebelumnya untuk mempermudah pengumpulandata antara lain :Dedy Azwar 06121663 denganJudul analisa dan perancangan sistem informasiperpustakaan sekolah muhhamadiah kroyaPenelitian yang dilakukan Dedy Azwar inibertujuan membuat system informasi perpustakaanmaka dari judul tersebut penulis menemukan hasilpenelitian tinjauan terdahulu yang di acu dalamjudul tersebut dengan beberapa hal.

2.2 Pengertian PerpustakaanPerpustakaan sekolah merupakan

perpustakaan yang di selenggarakan di sekolah,baik sekolah dasar, menengah, maupun sekolahmenengah umum. Tujuan perpustakaan sekolah diselenggarakan di sekolah adalah untuk menunjangprogram belajar mengajar di sekolah tersebut.Menurut Rahayuningsih (2007:6), perpustakaansekolah adalah perpustakaan yang melayani parasiswa, guru, dan karyawan pada suatu sekolahtertentu.

2.3 Pengertian SistemSistem berasal dari bahasa yunani yang

artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapaitujuan tertentu. Suatu sistem pada dasarnya adalahsekelompok unsur yang erat hubungannya satu

dengan yang lain, yang berfungsi bersama-samauntuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sutarman(2009:5), sistem adalah kumpulan elemen yangsaling berhubungan dan saling berinteraksidalamsatu kesatuan untuk menjalankan suatu prosespencapaian suatu tujuan utama. Dari definisi inidapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secaraumum, yaitu:

2.5 Pengertian InformasiMenurut Jogiyanto ( 2001:8 ) “Informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebihberguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.Sumber informasi adalah data. Data adalahsekumpulan kejadian yang diangkat dari suatukenyataan yang belum dievakuasi. Data dapatterbentuk dari karakter yang berupa sistem, angkamaupun symbol-simbol khusus atau gabungan darikeduanya yang menggambarkan suatu ide, objek,kondisi atau sistem tertentu

2.6 Power Designer 6Power designer 6 adalah suatu tool yang biasa

di gunakan dalam pembuatan Diagram alir dataatau data flow diagram. Yang dimana dalampembuatannyadipermudah dengan adanyadecompose dimana entitas yang terkait sudah adasaat kita klik decompose itu (Winarko Edi. 2006:49). Simbol yang digunakan dalam diagram alur padatool Power Designer 6 yaitu simbol proses yaitusimbol yang menggambarkan kegiatan kerja atauproses kerja yang dilakukan oleh entititas.

3. .Metodologi penelitian3.1 Metode Waterfall

Model pengembangan yang digunakan padaanalisis dan perancangan sistem informasiperpustakaan adalah model waterfall menurutSatzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. (2007)sesuai dengan Gambar 3.1

Gambar 3.1 Siklus Pengembangan Sistem MetodeWaterfall

Sumber: Sumber: System Analysis and Design in aChanging World, 4th Edition,

2.4 Teknik Pengumpulan DataDalam proses pengumpulan data terdapat

dua data yaitu data primer dan data sekunder.Dalampenelitian ini terdapat dua data yaitu data primer

dan sekunder. data primer ini diperoleh secaralangsung dan melakukan wawancara denganpetugas dan kepala perpustakaan yang ada padaSmak St,Petrus.sedangkan data sekunder didapatdari sekolah Santo Petrus Dili Timor Leste.1. Data primer adalah: sumber data yang

diperoleh langsung dari sumber asli.dataprimer yang dibutuhkan dalam peneltian iniberupa pengolahan data,laporan peminjamanbuku,laporan pengembalian semua data inidiperoleh dengan cara (interview) wawancara.

2. Teknik pengumpulan data ni dilakukandengan wawancara langsung dengan petugasperpustakaan di Smak Santo Petrus Dili TimorLeste.

3. Data sekunder adalah:sumber data yangdiperoleh secara tidak langsung yaitu dengancara dicatat sehingga peneliti sudah bisamemanfaatkan data tersebut. Data sekunderdiperoleh dengan cara : Studi Literatur yaitu

materi yang berkaitan dengan sebuahpenelitian.

3.2 Perangkat Lunak Yang Dipergunakan3.2.1 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Sistem

Analisa dokumen ini dilakukan denganmerancang dan membuat dokumen flow,agar bisamelihat dan mengetahui kebutuhan sistem yangdiperlukan pada sekolah menegah atas katolik santopetrus,perancangan dokumen flow dan sistem flowini menggunkan toolsms,visio 2007.

3.2.2 Perancangan SistemSesudah mengetahui sistem yang lama dan

mengetahui prosedur sistem yangdibangunkemudian dirancang dengan membuatDokumen flow, Sistem Flow, diagram kontekssampai dengan DFD level 1Sistem Informasiperpustakaan dan desain database serta desain userinterface. Dalam Pembuatan diagram konteks,DFD dan desain database menggunakan PowerDesigner 6. Desain user interface dilakukanmenggunakan Wireframe shapes yang merupakansalah satu stencil Visio 2007.

3.2.3 Pengujian Dan ImplemetasiConceptual Data Model atau biasa di sebut

CDM. Suatu pemodelan struktur dari keseluruhanaplikasi data, tidak tergantung pada software ataupertimbangan model struktur data dan memilikibatasan. CDM yang berhasil atau valid dapatdigenerate ke PDM .CDM dalam penerapannyadapat di samakan dengan ERD yang memilikifungsi yang sama yaitu memodelkan struktur datadalam bentuk logik dari basis data. CDM dipakaiuntuk menggambarkan secara detail struktur basisdata dalam bentuk logik. CDM terdiri dari objekyang tidak di implementasikan secara langsungkedalam basis data yang sesungguhnya.

4. Analisa Dokument4.1. Dokument Flow Peminjaman

Gambar 4.1Dokumen flowchart peminjaman buku

Gambar 4.2 Dokumen Flowchart PengembalianBuku.

4.2. Analisa Sistem4.2.1 Sistem Login

Gambar 4.3 Sistem Login

4.2.2 Sistem Master

SeksiKesiswaan

Gambar 4.4 Data Master

4.2.3 Sistem Flow Peminjaman

Gambar 4.5 Sistem Flow Peminjaman

4.2.4 Sistem Flow Pengembalian

Gambar 4.6. Sistem Flow Pengembalian

4.3 DATA FLOW DIAGRAM4.3.1 Diagram Konteks

Gambar 4.7Diagram Konteks

4.5 Penjelasan Pemakain Program

Gambar 4.8 tampilan halaman utama

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Login

4.5.1 DashboardTampilan Dashboard dari sistem informasi

perpustakaan berupa master, sirkulasi, cetak danlog out.

Gambar 4.10 tampilan halaman DashboardSebagai pegawai perpustakaan, menu yang bisadigunakan adalah menu master, sirkulasi dan

laporan data buku

penerbit

Laporan Anggota

Laporan PengmbalianLaporan Peminjaman

Laporan Anggota

Laporan data buku

Laporan Pengembalian

Data User

Laporan Peminjaman

Data PengembalianData Peminjaman

Data User

Data Petugas

Data Anggota

Data Buku 0

sistem informasi perpustakaan

+

kepala perpustakan

petugas

cetak.Setelah ini akan kita jelaskan satu persatumenu-menu yang ada pada aplikasi ini.

4.5.2 Master BukuMaster buku adalah sebuah aplikasi yang

digunakan untuk menambahkan koleksiperpustakaan. Kenapa disebut dengan koleksi,karena kita bisa memasukkan apa saja yang ada diperpustakaan. Sebagai contohnya adalah buku,Koran, majalah hingga koleksi cd perpustakaan.Yang akan kita contohkan disini adalah koleksibuku. Karena memang koleksi yang ada di sekolahsao pedro kebanyakan adalah buku-buku.

Gambar 4.11 Tampilan input buku

Gambar 4.12 Tampilan tambah buku

4.5.3 Master Anggota ( Member )Anggota disini adalah seluruh anggota

perpustakaan.Anggota tidak harus siswa saja tapibisa guru, staf sekolah atau apabila diperbolehkansiswa sekolah lain untuk meminjam disini, makabisa kita masukkan ke dalam master member. Yangakan kita contohkan adalah memberperpustakaannya seorang siswa.

Gambar 4.13 Tampilan input anggota

Gambar 4.14Tampilan input tambah anggota

4.5.4 Master PegawaiTidak hanya member saja yang kita data,

tetapi pegawai perpustakaan juga. Untukmenambahkan data baru, kita tinggal mengisiseluruh isian yang telah ada lalu klik tombolsimpan.Sangat mudah dan sederhana sekali, karenaaplikasi ini dibuat agar semua orang bisamenggunakannya dengan mudah dan tidak perlurepot harus belajar lagi.

Gambar 4.1 5Tampilan input pegawai

Gambar 4.16 Tampilan input pegawai

4.5.5 Master PenerbitPada aplikasi ini, penerbit-penerbit buku kita

data juga. Ini bertujuan untuk engelompokkan datakoleksi perpustakaan setiap penerbitnya. Tidakhanya itu, kita juga bisa memesan kepada penerbitapabila ada buku yang kita butuhkan untukperpustakaan.

Gambar 4.17 Tampilan input penerbit

Gambar 4.18 Tampilan input tambah penerbit

4.5.6 Transaksi PeminjamanKita awali transaksi pada aplikasi ini dengan

peminjaman buku.Ada langkah-langkah yang haruskita lakukan.Diantaranya adalah: anggota mengisino anggota dalam form kemudian menginputkanbuku.

Gambar 4.19 Tampilan input peminjaman

Gambar 4.20 Tampilan input tambah peminjaman

4.5.7 Transaksi PengembalianLangkah-langkah pada pengembalian ini

adalah: Masukkan nomer anggota kita lalu klik

tombol “Lanjut” Setelah itu akan keluar profil peminjaman

kita. Mulai profil kita hingga apa saja yangkita pinjam. Disitu juga sudah ada kolomdenda apabila kita meminjamnya lebih daritanggal pengembalian.

Klik tombol “Kembalikan Semua” untukmemprosesnya.

Apabila yang dikembalikan tidaksemuanya, maka tinggal klik tombolsebelah kiri. Klik sesuai dengan buku yangdikembalikan.

Gambar 4.21Tampilan awal pengembalian

Gambar 4.22 Tampilan input pengembalian

4.5.8 Cetak Kartu AnggotaCetak kartu anggota adalah salah satu fitur

yang juga penting karena semua anggotaperpustakaan wajib menggunakan kartu ini apabilaingin melakukan peminjaman ataupengembalian.Gambar diatas menunjukkan

Gambar 4.23Tampilan input dan hasil cetakanggota

4.5.9 Form LoginSetelah kita login sebagai petugas

perpustakaan, sekarang saatnya kita login sebagaikepala perpustakaan.Untuk usernamenya adalahpimpinan dan passwordnya pimpinan juga.Setelahkita masukkan username dan passwordnya, makakita akan masuk ke dalam halamandashboard.Hampir sama dengan yang tadi tetapimenu-menu yang ditampilkan sangat berbeda.

Gambar 4.24 Tampilan halaman login pimpinan

4.5.10 Dashboard PimpinanMenu-menu yang ada di level pimpinan

adalah berupa report, user management dan setup.

Gambar 4.25 Tampilan halaman login pimpinan

5. Penutup5.1 Kesimpulan

Hasil pengujian pembuatan sisteminformasi perpustakaan pada SMAK SantoPetrus Dili Timor Leste dapat ditarikbeberapa kesimpulan yaitu:

1. Perancangan sistem informasi pengolahandata pada perpustakaan telah memenuhisemua kebutuhan yang telah ditentukanbaik itu pada bagian peminjaman,pengembalian, bagaian admin, bagipencarian data pada SMAK Santo PetrusDili Timor leste.

2. Implementasi sistem informasiperpustakaan telah memenuhi semua

kebutuhan yang dipenuhi oleh SmakSanto Petrus khususnya pada bagianpendaftaran anggota, , bagian admin, danbagian peminjaman dan pengembalianbuku.

5.2 SaranSaran yang dapat digunakan untuk

penbuatan sistem informasi perpustakaan padaSmak Santo Petrus yaitu dengan menambahkan:1. Menempatkan alamat web pada domain

publik agar dapat diakses secara online.2. Menambahkan akun sosial media seperti

Facebook dan twitter, untuk mempercepatpenyebaran informasi.

3. Dengan menyarankan kepada SMAKotolik Santo Petrus Dili perlumengoptimalkan suatu pekerjaan dengancara menerapkan sistem yangterkomputerisasi dengan mengadakanpelatihan SDM bagi petugas perpustakaanuntuk penguasaan sistem yang baru.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2008. Tuntunan Praktis BelajarDatabase Menggunakan MySQL, C.VAndi Offset. Yogyakarta.

Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. 2007System Analysis and Design in a Changing World,4th Edition,Lasa, HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah.

Yogyakarta: Pinus Book PublisherF. RAHAYUNINGSIH pergertian perpustakaan

2007 Graha ilmu,candi gebang permai blok R/6yogyakarta 55511Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Andi. Yogyakarta

2009. Analisis dan Desain.Sutarman, 2009 Pengantar Teknologi Informasi,Jakarta Bumi AksaraWinarko, Edi. , 2006 Perancangan Database dengan

Power Disigner 6.32. Penerbit PestasiPustakaraya, Jakarta

Betha sidik,Ir Infromatika Bandung 2012Pemograman Web PHPMulyanto, Aunur Rekayasa Perangkat Lunak Jilid1, 2004