PEMBENTUKAN PPID Pembentukan PPID didasari oleh

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 13

Untuk mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Kewajiban pembentukan PPID ini dimaksudkan agar pelayanan informasi kepada masyarakat dapat terlaksana dengan baik dan fokus ditangani oleh sumber daya manusia yang memang khusus ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, bukan sebagai tugas sampingan atau tambahan.

PEMBENTUKAN PPID UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 1

ayat (9)

PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik

VISI DAN MISI PPID LAPAN VISI :

Menjadi Penyelenggara Layanan Informasi Publik yang Unggul di Bidang Iptek Penerbangan dan Antariksa

MISI:

Meningkatkan Fasilitas dan Pengelolaan Layanan Informasi Publik.

Meningkatkan Kualitas Layanan Informasi yang Profesional, Transparan, dan Akuntabel.

Meningkatkan Partisipasi Masyarakat dengan Membuka Komunikasi yang Baik.

STRUKTUR PPID PPID UTAMA/ PELAKSANA

PETUGAS MEJA INFORMASI

PETUGAS DOKUMENTASI

SEKRETARIS

TUGAS PPID

Tugas PPID berdasar pada: Peraturan Presiden Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 14 ayat (1)

TUGAS PPID

Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi;

Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;

TUGAS PPID

Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;

Penetapan prosedur operasional penyebarluasan

Informasi Publik;

TUGAS PPID

Pengujian Konsekuensi;

Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya;

TUGAS PPID Penetapan Informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan

Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

TUGAS

Sekretaris

Menyiapkan bahan

komunikasi baik internal

maupun eksternal

Menyeleng-garakan

rapat

Melaksanakan pengelolaan

website/ akun PPID

Membuat laporan kegiatan

TUGAS

PETUGAS MEJA

INFORMASI

Menerima permohonan

informasi Melakukan klasifikasi

permohonan informasi yang boleh dan tidak boleh diberikan

Memberikan informasi apabila

informasi tersebut telah

tersedia Menerima keluhan

dan pengaduan dari masyarakat dan

mengkoordinasikan dengan Sekretariat,

PPID Pelaksana, atau PPID Utama

Berkoordinasi dengan sekretariat, PPID

Pelaksana, atau PPID Utama apabila informasi yang diminta belum

tersedia

Melakukan pencatatan di buku register permohonan

informasi

TUGAS

Menyiapkan informasi yang diminta oleh

pemohon informasi

Mendokumentasikan informasi sesuai

klasifikasi informasi

Berkoordinasi dengan Sekretariat dan Petugas Meja Informasi dalam

penyiapan informasi yang akan diberikan kepada

pemohon informasi

PETUGAS DOKUMENTASI

KLASIFIKASI INFORMASI

Informasi Publik Secara Berkala

Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat

Informasi Publik Serta Merta

Informasi Yang Dikecualikan

Informasi Atas Dasar Permintaan

Informasi Publik Secara Berkala

Informasi yang berkaitan

dengan Badan Publik;

Informasi mengenai

kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait;

Informasi mengenai laporan

keuangan; dan/atau

Kewajiban memberikan dan menyampaikan Informasi Publik secara berkala dilakukan paling cepat 6 (enam) bulan sekali.

Informasi lain yang diatur dalam

peraturan perundang-undangan.

Informasi Publik Serta Merta

Badan Publik wajib mengumumkan

secara serta merta suatu informasi yang

dapat mengancam hajat hidup orang

banyak dan ketertiban umum.

Kewajiban menyebarluaskan

informasi publik serta merta disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau

oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.

Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat

D aftar seluruh Inform asi Publik yang berada di baw ah penguasaannya, tidak term asuk inform asi yang dikecualikan;

H asil keputusan Badan Publik dan pertim bangannya; Seluruh kebijakan yang ada berikut dokum en

pendukungnya; R encana kerja proyek term asuk di dalam nya perkiraan

pengeluaran tahunan Badan Publik; Perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga; Inform asi dan kebijakan yang disam paikan Pejabat

Publik dalam pertem uan yang terbuka untuk um um ; Prosedur kerja pegaw ai Badan Publik yang berkaitan

dengan pelayanan m asyarakat; dan/atau Laporan m engenai pelayanan akses Inform asi Publik

sebagaim ana diatur dalam U ndang-U ndang ini.

Informasi Yang Dikecualikan

Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon, Informasi Publik dapat:

menghambat proses penegakan hukum mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan

perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; membahayakan pertahanan dan keamanan negara; mengungkapkan kekayaan alam Indonesia; merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan hubungan luar negeri; mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir

ataupun wasiat seseorang; mengungkap rahasia pribadi; memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik,

yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;

informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan UU.

Informasi Yang Dikecualikan

1. Rahasia Negara 2. Rahasia Bisnis 3. Rahasia Pribadi 4. Rahasia Jabatan

UU No.14 Tahun 2008

Pasal 17

Informasi Atas Dasar Permintaan

Informasi apapun terkait badan publik selama tidak masuk klasifikasi Informasi yang Dikecualikan

KOMPONEN --- PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ---

LAYANAN LANGSUNG PENGUMUMAN

1. MEJA LAYANAN INFORMASI √ √

2. PETUGAS LAYANAN INFORMASI √ √

3. JAM LAYANAN INFORMASI √ √

4. DAFTAR INFORMASI PUBLIK √ √

5. TARIF/BIAYA √ √

6. MEKANISME √ √

7. WAKTU PROSES √ √

8. MAKLUMAT √ √

9. FORMULIR √ √

9. S O P √ √

Komponen Wajib PPID

1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;

2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

3. Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara : langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;

Jangka Waktu Penyelesaian

Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

No. Ringkasan Isi Informasi Penanggung Jawab

Pembuatan/ Penerbit Informasi

Waktu Pembuatan Informasi

Bentuk Informasi Yang Tersedia Retensi Arsip

Klasifikasi

Cetak Rekam Online 1 Profil Badan Publik

2

Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup badan publik

3 Ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup Badan Publik

4 Ringkasan laporan keuangan

5 Ringkasan laporan akses informasi publik

6 Informasi tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan

7 Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh Informasi Publik

8 Informasi tentang tata cara pemngaduan penyalahgunaan wewenang

9 Infromasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa

10 Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat

Jumlah Permintaan Informasi

Jumlah Waktu yang Dibutuhkan

Jumlah Pemberian & Penolakan

Alasan Penolakan

LAPORAN PPID

Format Laporan Bulanan PPID LAPAN

No Pemohon Mekanisme

Permohonan

Jenis Informasi

yang diminta

(Lap.Tahunan,

Kontrak kerja,

PKL, Umum)

Pelayanan

Permohonan

Informasi

Tanggal Waktu

(Hari)

Status

(Selesai/

belum dan

alasan

penolakan

)

Individu Badan

Hukum

Datang

Langsung

Elektronik Diberikan Ditolak Permohon

an

Diberikan

1

2

3

4

5

6

7

Laporan Permohonan Informasi Publik Bulan ..................... Tahun .................

Bulan

Pemohon Mekanisme

Permohonan

Jenis Informasi yang

diminta

(Lap.Tahunan,

Kontrak kerja, PKL,

Umum, dsb)

Pelayanan Permohonan

Informasi

Sengketa

Informasi

Individu Badan Hukum Datang

Langsung

Elektronik Diberikan Ditolak

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

Jumlah

Format Laporan Tahunan PPID LAPAN

ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN

ISO 9001:2015 adalah standar Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang diakui secara internasional. ISO 9001:2015 Merupakan tolok ukur global untuk sistem manajemen mutu yang telah diterbitkan sebanyak lebih dari satu juta di seluruh dunia.

ISO 9001 bisa diterapkan di seluruh jenis organisasi tanpa melihat besaran maupun lokasi di mana organisasi tersebut berada. Salah satu kekuatan utama ISO 9001 adalah daya tariknya yang luas untuk semua jenis organisasi. Oleh karena lebih berfokus pada proses dan kepuasan pelanggan daripada prosedur, maka ISO 9001 juga bisa diterapkan di perusahaan penyedia jasa

ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN

PPID Utama LAPAN berhasil meraih sertifikat ISO 9001:2015 di bulan September 2016 dari lembaga sertifikasi “British Standard Institute” dengan cakupan:

“Penyediaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik dalam

Bidang Riset dan Pengembangan Penerbangan dan Antariksa”

ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN

Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam ISO 9001:2015 adalah

sebagai berikut:

PPID Utama LAPAN mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 untuk

meningkatkan layanan informasi yang sesuai standar internasional

Hal ini dimaksudkan agar manajemen mutu pelayanan publik LAPAN

memenuhi standar pelayanan mutu internasional

Persyaratan ISO 9001:2015 Beberapa persyaratan pengajuan sertifikasi ISO

9001:2015:

1. Sistem Manajemen Mutu

2. Kebijakan Mutu

3. Sasaran Mutu

4. Prosedur Operasional Standar

Kebijakan Mutu

PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk :

1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan pelanggan.

2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik.

3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.

4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka peningkatan kinerja mutu PPID

Sasaran Mutu Sasaran Mutu Indikator

1. Pemberian tanggapan paling lambat 10 hari sejak pengajuan (Mengisi formulir dan e-Contact) dan perpanjangan waktu pemberitahuan informasi paling lambat 7 hari kerja sejak jangka waktu pemberitahuan informasi

2. PPID memberi tanggapan keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan

1. Formulir Permohonan Informasi, Buku Register Informasi & Database e-contact

2. Buku Register Keberatan, Formulir Keberatan

Sasaran Mutu Sasaran Mutu Indikator

3. Pemutakhiran Daftar Informasi Publik selambat-lambatnya 2x24 jam sejak informasi diterima oleh PPID

4. PPID memberi tanggapan keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan

3. Daftar Informasi Publik

4. Tanggapan keluhan terkait Pelayanan Informasi publik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

Sasaran Mutu Sasaran Mutu Indikator

5. Tanggapan keluhan terkait Pelayanan Informasi publik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

6. Hasil Survey Kepuasan Masyarakat (Minimum 80% )

5. Daftar Keluhan Pelanggan

6. Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) dan Hasil Analisa Survey Kepuasan Masyarakat (SKM)

Prosedur Operasional Standar 1. SOP Mutu

a) SOP Pengendalian Dokumen

b) SOP Tinjauan Manajemen

c) SOP Audit Internal

d) SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

e) SOP Manajemen Resiko

Prosedur Operasional Standar 2. SOP Teknis

a) SOP Permohonan Informasi Publik

b) SOP Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia

c) SOP Daftar Penyusunan Informasi

d) SOP Pengaduan PPID

e) SOP Evaluasi dan Pelaporan Pengaduan

Formulir Permohonan Informasi Publik Formulir Penolakan Permohonan Informasi Formulir Keberatan Formulir Pemberitahuan Tertulis

Formulir