Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan …

Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan

Metode GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai

Negeri Dinas Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset

Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Naskah Publikasi

Disusun oleh:

Bayu khrisna Bhakti

06.12.1883

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2010

Decision Support System Development Using Method GAP To

Propose Increase DPPKA Servants of Yogyakarta Special Region

Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan Metode

GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai Negeri DPPKA

Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Bayu Khrisna Bhakti

Jurusan sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

A governmental agency required to be able to adapt and move quickly for the sake of

convenience services publik.kenyataan need for change in the structure of government

agencies have an impact in filling vacant positions and the impact on the increase in

class on the process of filling positions and increase class. These promotions often have

trouble because the candidate who can occupy these positions must use matching

employee profiles and job profiles in order to obtain maximum results. To minimize this

problem we need a decision support system that can analyze the profile of employees

who fit the profile of existing positions.

Decision support system for the Profile Matching and GAP analysis is based on data and

norms of Human Resources (HR) contained in the Department of revenue, finance and

asset management (DPPKA) Special Region of Yogyakarta. The result of this process of

ranking employees as recommendations for decision makers to choose which employees

of the match on an empty position to be filled later promoted.

Keywords: Decision Support Systems, Profile Matching, Job Increase, Planning, Career,

Gap Analysis, Information Systems

1. Pendahuluan

Suatu instansi pemerintahan dituntut untuk dapat beradaptasi dan bergerak

cepat demi kenyamanan layanan publik.kenyataan perlunya perubahan dalam struktur

instansi pemerintahan telah memberikan dampak dalam pengisian jabatan yang kosong

dan berimbas pada kenaikan golongan pada proses pengisian jabatan dan kenaikan

golongan . kenaikan jabatan ini sering mengalami kesulitan karena pengajuan calon

kandidat yang bisa menempati jabatan tersebut harus dapat bekerja maksimal sesuai

bidang yang dibutuhkan,untuk itu diperlukan sebuah cara yang efektif menggunakan

pencocokan profil pegawai dan profil jabatan agar diperoleh hasil semaksimal mungkin.

Untuk meminimumkan kendala tersebut diperlukan suatu sistem pendukung keputusan

yang dapat menganalisa profil pegawai yang sesuai dengan profil jabatan yang ada.

Sistem pendukung keputusan untuk proses Profile Matching dan analisis GAP ini

dibuat berdasarkan data dan norma-norma Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdapat

di Dinas pendapatan,pengelolaan keuangan dan aset (DPPKA) Provinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta. Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan

rekomendasi pegawai dalam Sistem Kenaikan Jabatan dalam membantu Pengisian

jabatan berdasar pada 3 aspek yaitu ketaatan pada peraturan,kedisiplinan dan

kepemimpinan. Hasil dari proses ini berupa ranking pegawai sebagai rekomendasi bagi

pengambil keputusan untuk memilih pegawai mana yang cocok pada jabatan yang

kosong tersebut untuk diisi kemudian dinaikkan jabatannya.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan jantung bagi sebagian besar organisasi. Sistem

informasi tersebut mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi untuk suatu tujuan khusus. Perkembangan teknologi informasi

dewasa ini menuntut sebuah dinas bekerja secara maksimal demi kenyamanan

pelayanannya kepada publik,atas dasar itu diperlukan sebuah sistem yang mampu

mengoptimalkan kinerja melalui sistem penunjang keputusan proses pengambilan

keputusan dengan melibatkan DSS sebagai salah satu pedoman dalam menentukan

sebuah keputusan.

2.2 Definisi Sistem Pendukung Keputusan

Menurut Michael S. Scott Morton dan Gorry (1970-an) berpendapat bahwa DSS

merupakan Sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil

keputusan untuk menggunkan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-

masalah tidak terstruktur.

2.3 Komponen-komponen Sistem Pendukung keputusan

1. Subsistem Manajemen Basis Data (Data base Management Subsystem)

Perbedaan mendasar antara database untuk SPK dan non-SPK. Pertama,

yaitu sumber data SPK lebih “luas” dari pada non-SPK dimana data harus berasal

dari intern dan ekstern karena proses pengambilan keputusan membutuhkan

banyak data valid. kedua SPK membutuhkan proses ekstraksi dan DBMS yang

dalam pengelolaannya harus cukup fleksibel untuk memungkinkan penambahan

dan pengurangan secara cepat.

2. Subsistem Manajemen Basis Model (Model Base Management Subsystem)

Salah satu keunggulan SPK adalah kemampuan untuk mengintegrasikan

akses data dan model-model keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan

menambahkan model-model keputusan ke dalam sistem informasi yang

menggunakan database sebagai mekanisme integrasi dan komunikasi.

3. Subsistem Perangkat Lunak Penyelanggara Dialog (Dialog Generation and

Management Software)

Karakteristik SPK timbul dari fleksibilitasnya dan kemampuan interaksi antara

sistem dan pemakai, yang dinamakan subsistem dialog. Dimana, subsistem dialog

ini terbagi menjadi tiga bagian yakni: Bahasa aksi, Bahasa tampilan atau presentasi

dan Bahasa pengetahuan

2.4 Ciri-ciri dan Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan

1. SPK ditujukan untuk membantu keputusan-keputusan yang kurang terstruktur

dan umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada di tingkat puncak.

2. SPK merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif dan kumpulan data

3. SPK memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah hubungan antara

manusia dengan komputer

4. SPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan

yang terjadi

2.5 Model Pencocokan Profil (Profile Matching)

Model Pencocokan Profil (Profile Matching) adalah suatu proses yang sangat

penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi

(kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan agar diperoleh hasil maksimum dari

beberapa opsi. Kompetensi/kemampuan tersebut haruslah dapat dipenuhi secara

maksimal ataupun paling mendekati oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam

proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara

kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan

kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot

nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk pegawai

menempati posisi tersebut.

Adapun sistem program yang dibuat adalah software profile matching yang

berfungsi sebagai alat bantu untuk mempercepat proses matching antara profil jabatan

(soft kompetensi jabatan) dengan profil pegawai (soft kompetensi pegawai) sehingga

dapat memperoleh informasi lebih cepat, untuk mengetahui gap kompetensi antara

jabatan dengan pemegang jabatan maupun dalam pemilihan kandidat yang paling

sesuai untuk suatu jabatan.

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem mereupakan tahapan yang sangat penting dalam pembangunan

maupun pengembangan suatu sistem, karena analisis sistem yang baik akan

berbanding lurus dengan keberhasilan yang dicapai dan memudahkan dalam

pengerjaan tahapan-tahapan berikutnyanya, seperti perancangan dan implementasi

sistem.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Untuk terus meningkatkan pelayanan public serta menjalankan aktifitas

pengelolaan keuangan,Dinas Pendapatan,Pengelolaan Keuangan dan Aset

dihadapkan pada sebuah masalah yakni pergantian kompisisi pegawai terkait

berakhirnya masa tugas seorang pegawai,dalam hal ini pensiun ataupun mutasi

jabatan ke Dinas lain.Melihat hal ini maka DPPKA harus mengangkat pegawai untuk

mengisi posisi/jabatan yang ditinggalkan seseorang yang telah pensiun ataupun mutasi

jabatan ke Dinas lain.DPPKA diharuskan mampu mengangkat seseorang yang paling

mampu untuk mengisi posisi itu baik secara aspek intelektual maupun dari aspek

psikomotor.

Proses seleksi pengangkatan pegawai yang berkualitas oleh dinas

menggunakan beberapa kriteria sesuai dengan peraturan yang ada yaitu dengan cara

melakukan beberapa tes dan menghasilkan Data tes manual berupa kertas hasil tes.

Dalam penilaian manual seperti ini terkadang terjadi kesalahan seperti adanya penilaian

dan pengambilan keputusan yang bersifat subyektif, penumpukan file-file dan

keterlambatan pengambilan keputusan untuk hasil tes yang telah dilakukan,

keterlambatan pengumuman hasil tes dan salah pemberian nilai untuk hasil tes masih

sering terjadi karena kelalaian manusia.

3.1.2 Sistem yang sedang Berjalan

1. Pegawai harus melalui beberapa tes untuk memperebutkan suatu jabatan yang

kosong.Dan hasil tes itu masih berupa data-data manual berupa lembaran kertas

2. Sistem penilaian secara manual yang rumit menimbulkan kesan proses

pengangkatan jabatan menjadi lambat .

3.1.3 Kebutuhan Sistem

3.1.3.1 kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa

saja yang mampu dilakukan oleh sistem beserta informasi-informasi yang dihasilkan

oleh sistem, berikut beberapa kebutuhan fungsional dari sistem pemilihan calon tenaga

kerja

Sistem ini dapat melakukan pendataan pegawai:

1. Pengguna bisa memasukkan nomor induk pegawai, nama lengkap, alamat,

tanggal lahir, jenis kelamin,pendidikan terakhir.

• Pengguna bisa menambah,merubah,menghapus dan memberikan penilaian

terhadap data pegawai

• Pengguna dapat menampilkan keseluruhan data pegawai secara detail.

2. Sistem dapat memasukkan entri nilai yang berhubungan dalam perhitungan profil

pegawai dan profil dinas untuk mendapatkan hasil GAP dan bobot nilai GAP.

• Pengguna dapat memasukkan nilai criteria

• Pengguna dapat menampilkan data nilai kriteria.

3. Sistem dapat melakukan entri nilai core factor dan secondary factor untuk

menghitung total prosentase dari corsec faktor.

• Pengguna dapat memasukkan nilai corsec faktor

• Pengguna dapat menampilkan data corsec factor

4. Sistem dapat melakukan entry nilai untuk menghitung ranking (nilai akhir) dari

kandidat yang di ajukan.

• Pengguna dapat memasukkan nilai

• Pengguna dapat menampilkan data nilai yang berhubungan dengan perhitungan

nilai akhir (ranking)

5. Sistem dapat melakukan laporan hasil penilaian pegawai secara otomatis:

• Pengguna dapat menampilkan laporan data pegawai dan rangking

• Pangguna dapat menampilkan data GAP

• Pengguna dapat menampilkan data kriteria

3.1.3.2 Kebutuhan Non Fungsional

1. Operasioanal

• Dianjurkan untuk digunakan pada sistem operasi Windows XP.

• Spesifikasi computer minimum Pentium IV

• Kebutuhan minimum memori 256MB RAM

2. Security

• Sistem programnyanya dilengkapi dengan login password, sehingga orang yang

tidak berkepentingan tidak dapat mengakses programnya

3. Informasi

• Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh

pengguna salah

3.1.4 Data yang digunakan

Data-data yang dibutuhkan oleh sistem ada dua bagian yaitu, data internal dan

data private. Data internal adalah data yang berasal dari dinas itu sendiri seperti data

pegawai yang akan naik golongan. Data private merupakan nilai-nilai yang diberikan oleh

seorang pengambil keputusan (Gubernur) misalnya pemberian nilai kriteria untuk profil

jabatan dan profil dinas atau nilai akhir untuk pegawai yang dibutuhkan.

3.2 Metode GAP (Profile Matching)

Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, metode GAP (profil

matching) yang nantinya dari proses tersebut bisa menghasilkan GAP yang berarti

penentuan beda antara profil pegawai dan profil dinas. Semakin rendah nilai GAP, maka

semakin besar bobot yang diperoleh. Berikut adalah penjelasan tentang perhitungan

penentuan jabatan secara manual dengan contoh jabatan yang dipromosikan adalah

kepala bidang pengelolaan kas daerah.

Table bobot GAP

Criteria yang pemilihan:

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Proses Model

Pemodelan Proses yakni mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan

bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Pada laporan ini, akan

dibuat DFD (Data Flow Diagram) logis yang menggambarkan proses tanpa

menyarankan bagaimana user akan menjalankan sistem tersebut.

SELISIH BOBOT NILAI

KETERANGAN

0 9 Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan)

1 8,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/ level

-1 8 Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/ level







SELISIH BOBOT NILAI

KETERANGAN

0 9 Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan)









1. Data Flow yang diusulkan

DFD Level Context (level 0)

Keterangan :

Entitas bagian penyeleksi melakukan login dan melakukan entry data SPK kemudian

system akan mengolah data-data tersebut kemudian system akan memberikan hasil

pengolahan kepada bagian penyeleksi

pengambil keputusan memberikan data nilai dan akan menerima laporan dari sistem

SPK tersebut. Hasil dari laporan ini akan digunakan untuk mengambil keputusan

DFD Level 1

3.3.2 Perancangan Daatabase

Database dapat diungkapkan sebagai suatu pengorganisasian data dengan bantuan

computer yang memungkinkan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Database

meruapakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan

basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Perancangan database dalam

sistem pendukung keputusan untuk seleksi penerimaan calon tenaga kerja baru, yaitu

sebagai berikut :

1. The Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan

2. Relasi antar table

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 implementasi

Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap dimana

sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa

digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih

dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat penggunaan

memanfaatkan sistemnya.

Cara penggunaan:

1. Cara melakukan login system

Form login merupakan form yang pertama kali muncul ketika sistem

dijalankan. Pada Form ini user diminta untuk menginputkan username dan password

agar bisa masuk ke sistem

Berikut adalah cara untuk melakukan login ke sistem:

1. Menginputkan username dan password dengan benar

2. Pilih tombol login untuk melanjutkan dan exit untuk membatalkan

2. Masuk Menu Utama

Untuk masuk menu utama diwajibkan untuk melakukan login sistem terlebih

dahulu.

Menu utama terdiri dari bebarapa sub menu, yaitu :

1. Klik menu file, akan muncul menu berikutnya, yaitu:

a. Input admin, klik sub menu input admin untuk memasukkan user

name dan password admin baru.

b. Rubah password untuk admin, klik rubah password untuk

mengganti password yang lama dengan password yang baru.

2. Klik menu input pegawai, maka akan muncul form input pegawai, form ini

berfungsi untuk memasukkan data calon pegawai.

3. Klik menu input data criteria, maka akan muncul form input data criteria,

form ini berfungsi untuk menginputkan data criteria yang digunakan

untuk proses GAP.

4. Klik menu input data aspek, maka akan muncul form input data aspek,

form ini berfungsi untuk menginputkan data criteria yang digunakan

untuk proses GAP

5. Klik menu aturan profil dinas,maka akan muncul form bantuan untuk

inputan nilai pegawai

6. Klik menu input data GAP, maka akan muncul form input data GAP,

form ini berfungsi untuk mengkonversi nilai menjadi bobot.

7. Klik Input data perhitungan , maka akan muncul form input data

perhitungan , form ini berfungsi untuk menghitung nilai pada pegawai

per kriteria.

8. Klik input data perhitungan core factor, maka akan muncul form input

perhitungan core factor, form ini berfungsi untuk melakukan proses

pemilihan core dan secondary dalm satu kriteria.

9. Klik menu aturan total aspek, maka akan muncul form total aspek form

ini untuk menghitung nilai prosentase untuk aspek.

10. Klik aturan ranking, maka akan muncul form aturan ranking, form ini

untuk menghitung nilai prosentase kriteria.

11. Menu laporan, pilih salah satu menu laporan yang ada untuk melakukan

print terhadap laporan.

3. Cara melakukan pengolahan input data pegawai

Untuk melakukan pengolahan input data pegawai, dapat dilakukan dengan

cara sebagai berikut :

1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan data pegawai yang

diperlukan dengan lengkap dan benar, kemudian klik tombol simpan untuk

menyimpannya.

2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klik data grid, ubah

data sesuai keperluan lalu tekan tombol update.

3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid,

tekan tombol Delete.

4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama.

4. Cara melakukan pengolahan input data kriteria

1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan nama kriteria yang


menyimpannya.

2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klick data grid,

ubah data sesuai keperluan lalu tekan tombol update.

3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid atau

cari data berdasarkan, tekan tombol Delete

4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama.

5. Cara melakukan pengolahan input data perhitungan

1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan nama aspek yang


menyimpannya.

2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klick data grid, ubah

data sesuai keperluan lalu tekan tombol update

3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid atau

cari data berdasarkan, tekan tombol Delete

4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama

6. Cara melakukan pengolahan input profil pegawai

1. Pertama-tama klik aturan profil pegawai,maka akan muncul form untuk

memasukkan nilai acuan untuk seluruh pegawai yang dinilai,ini digunakan

untuk membantu dalam perhitungan.

2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya.

3. Klik tombol keluar untuk keluar dari form ini lalu kembali ke menu utama

7. Cara melakukan pengolahan Input data GAP

1. Pertama-tama input nilai GAP sesuai dalam aturan metode GAP,pilih tambah

kemudia masukkan selisih dan bobot sesuai dalam aturan GAP,ketika nilai

sudah benar maka kita bisa melakukan penyimpanan dengan mengklik tombol

simpan.

2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya.

3. Klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu

utama

8. Cara melakukan perhitungan.

1. Pertama-tama pilih kode pegawai yang akan dihitung nilainya. Lalu pilih kode

criteria dan yang terakhir memilih profil dinas yang diinginkan. Setelah

pemilihan selesai kita bias menginputkan nilai aspeknya untuk masing-masing

kriteria, lalu kita masukkan nilai pegawai sesuai dengan nilai kepribadian

pegawai tersebut kemudian klik save untuk melakukan proses penyimpanan

untuk menyimpan hasil perhitungannya.

2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya

3. Klik tombol keluar untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu

utama

9. Cara melakukan pengolahan data perhitungan corsec factor

1. Pertama-tama memilih kriteria, lalu memilih NIK pegawai kemudian memilih profil

dinas. Apabila data sudah ada maka secara otomatis nilai pegawai itu untuk

kriteri yang diinginkan akan muncul, kemudian klik proses untuk memilah

antara core dan secondarynya,jika sudah benar klik tombol simpan untuk

menyimpannya.

2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya

3. Klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu

utama

10. Cara melakukan pengolahan data perhitungan total aspek

1. Perhitungan total aspek, klik aturan kemudian total aspek maka akan muncul

form total aspek.input data NIK dan isi prosentase corsecnya kemudian pilih

criteria mana yang akan dihitung maka akan muncul nilai pegawai dan kritria

yang diinginkan dalam kotak .

2 Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya

3 klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke

menu utama

11. Cara melakukan pengolahan data perhitungan ranking

1. Perhitungan ranking, klik aturan kemudian ranking maka akan muncul form

ranking. isi prosentase corsecnya kemudian pilih pegawai mana yang akan

dihitung maka akan muncul nilai pegawai dan kritria dalam kotak

1. Laporan data sub aspek

Klik laporan data sub aspek, maka akan muncul laporan data sub aspek dan

kriterianya.

2.

5. Kesimpulan

GAP yang berarti penentuan beda antara profil pegawai dan profil dinas.

Adapun variable-variabel yang digunakan dalam proses perhitungan GAP ini adalah :

nilai criteria,nilai aspek,nilai profil dinas,nilai pegawai dan bobot nilai GAP. Variable-

variabel tersebut digunakan untuk menghasilkan SPK untuk dinas

Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset provinsi DIY.

Berdasarkan pembahasan dari materi diatas dengan adanya pembuatan

laporan skripsi dengan judul “PEMBANGUNAN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

MENGGUNAKAN METODE GAP UNTUK MENGUSULKAN KENAIKAN

GOLONGAN PEGAWAI NEGERI DINAS DPPKA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA

YOGYAKARTA” secara umum kemudahan yang dapat diberikan oleh sistem ini,

yaitu :

1. Dengan dibuatnya sistem ini dapat membantu pihak tata usaha dalam

menentukan calon pegawai mana yang dapat diusulkan mengisi jabatan yang

kosong dengan menggunakan metode GAP.

2. Data calon pegawai dan nilai pegawai dapat tersimpan dalam suatu database

secara elektronik, begitu juga dengan criteria penilaian pegawai, yang jika

suatu saat nanti dibutuhkan oleh pihak tata usaha dapat digunakan untuk

member penilaian terhadap pegawai, dan tidak bersifat manual lagi.

Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan …

Documents

Transcript of Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan …