PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS... · Program Diploma III Teknik Informatika Pada...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Program Diploma III Teknik Informatika

Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2012


commit to user

ii

HALAMAN PERSETUJUAN


Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

Tugas Akhir ini disetujui untuk dipresentasikan

pada Ujian TA

pada tanggal, 3 Juli 2012

Pembimbing

Ristu Saptono, S.Si, M.T

NIP. 19790210 200212 1 001


commit to user

iii

HALAMAN PENGESAHAN


Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

Pembimbing Utama,

Ristu Saptono, S.Si, M.T

NIP. 19790210 200212 1 001

Tugas Akhir ini telah diterima dan disahkan oleh dewan penguji Tugas Akhir

Program Diploma III Teknik Informatika

Pada tanggal, 3 Juli 2012

Dewan Penguji:

1. Penguji 1 : Ristu Saptono, S, Si, M.T ( )

NIP. 19790210 200212 1 001

2. Penguji 2 : Drs. Syamsurizal ( )

NIP. 19561212 198803 1 001

3. Penguji 3 : Tutut Maitanti, S. Si, M. Kom ( )

NIDN. 0625058501

Disahkan Oleh :

Dekan

FMIPA UNS

Prof. Ir. Ari Handono Ramelan, M.Sc (Hons)., Ph.D

NIP. 19610223 198601 1 001

Ketua

Program DIII Teknik Informatika

FMIPA UNS

Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc.

NIP. 19560407 198303 1 004


commit to user

iv

ABSTRACT

YUNITA WULANDARI, 2012, ARCHIVE APPLICATION DEVELOPMENT AT

INFORMATION TECHNOLOGY CENTER SEBELAS MARET UNIVERSITY

SURAKARTA. Diploma III Information and Technology Program, Mathematics ans

Natural Science Faculty Sebelas Maret University Surakarta.

An institution needs an application which can help in managing mails. Managing

mails in institution using printed archives often occurs errors in mail data storage.

Mailing application is really needed beside to manage mail, it is also needed to make

faster and more efficient mail. This mail application has purpose to change mail storage

through hard file into of file mail archive. Mailing application gives good contribution for

the institution.

Method of collecting the data used were reference study, observation, and

documentation. The development of this artificial software was based on Object Oriented

(OO) using UML as the model method, so analysis and system design used covered use

case diagram, class diagram, package diagram and sequence diagram. Meanwhile from

the implementation it was used Code Igniter as the development frame work.

Mailing application can make the mail goes out faster and more efficient, enters

inbox mail data and gives mail archive storage suggestion in order to the application can

be managed well. This application can be accessed and run via localhost.

Keywords: Application, Mailing


commit to user

v

ABSTRAK

YUNITA WULANDARI, 2012, PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI

UPT PUSKOM UNS. Program Diploma III Teknik Informatika Fakultas

Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Sebuah instansi membutuhkan aplikasi yang dapat membantu dalam

pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan file cetak

sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat. Aplikasi surat-menyurat

sangat diperlukan, selain untuk pengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat

surat agar lebih cepat dan efisien. Aplikasi surat-menyurat ini bertujuan

mengubah cara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud

softfile. Aplikasi surat-menyurat memberikan kontribusi baik bagi instansi.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka,

observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistem rekayasa perangkat lunak ini

sendiri berbasis Object Oriented (OO) yang menggunakan UML sebagai metode

pemodelannya, sehingga analisis dan perancangan sistem yang digunakan

meliputi use case diagram, class diagram, package diagram, dan sequence

diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakan CodeIgniter sebagai

framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan

efisien, memasukkan data surat masuk serta memberikan sarana penyimpanan

arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan

dijalankan secara localhost.

Keywords: Aplikasi, Surat-Menyurat


commit to user

vi

MOTTO

“Say on the basic with love and honesty”


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Untuk kedua orang tuaku Syamsuri dan Atim Harminah, doa, kerja keras dan nasehat –

nasehatmu yang menjadi penuntun dalam hidupku...

Kedua kakakku Eko Arif Wicaksono dan Novita Sari Wulaningrum terima kasih, kalianlah yang

selalu mendukungku.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, karunia, dan nikmat-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Ucapan hormat dan

penghargaan yang setinggi-tingginya juga penulis sampaikan kepada orang tua

yang telah memberikan dukungan penuh baik secara moril maupun materi serta

restu yang tiada batas.

Dalam penyusunan laporan ini telah banyak pihak yang membantu. Oleh

karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kapada :

1. Drs. YS. Palgunadi, M.Sc selaku ketua jurusan Program DIII Teknik

Informatika Fakultas MIPA Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Ristu Saptono, S.Si, M.T selaku dosen pembimbing TA.

3. Kedua orang tua yang senantiasa memberikan sarana prasarana,

motivasi, perhatian dan do’a restu.

4. Teman-teman Teknik Informatika D angkatan 2009, yang telah

menyediakan waktu untuk membagi ilmu mereka ketika penulis

memiliki permasalahan.

5. Dan kepada semua pihak yang telah membantu tetapi tidak dapat penulis

sampaikan satu-persatu. Terima kasih atas segalanya.

Akhir kata, penulis sampaikan terima kasih atas perhatian pada laporan ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta bagi

perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan.

Surakarta, 3Juli 2012

Penulis


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi berkembang dengan pesat di berbagai aspek

kehidupan, mulai dari personal hingga instansi. Pada sebuah instansi baik negeri

maupun swata, teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk optimalisasi segala

proses yang berkaitan dengan pembangunan dan perbaikan sistem. Salah satu

optimalisasi tersebut adalah penerapan sistem informasi. Kriteria dari sistem

informasi antara lain adalah fleksibel, efektif dan efisien. UPT Puskom UNS yang

merupakan salah satu unit pelaksana teknik, Selain memiliki tugas pokok

menyelenggarakan mata kuliah lab komputer, training dan technical support, UPT

Komputer terus mengantisipasi tuntutan kemajuan teknologi informasi dengan

mengembangkan jaringan internet dan intranet yang telah terhubung ke seluruh

unit serta terus mengembangkan sistem informasi administrasi baik di bidang

akademik, keuangan, sarana-prasarana maupun kepegawaian. Saat ini UPT

Puskom UNS tersebut berusaha menerapkan sistem administrasi yang bersifat

komputerisasi.

Pada instansi manapun baik itu instansi pemerintahan maupun instansi

swasta tentunya tak lepas dari kegiatan surat menyurat antar instansi dan individu,

begitu pula pada UPT Puskom UNS. Pemakaian sistem lama yaitu dengan sistem

manual dirasa kurang efektif dan efisien maka perlu adanya pembangunan sistem

yaitu dengan membangun sebuah Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS agar

kegiatan surat menyurat UPT Puskom UNS dapat lebih terkontrol dan

terorganisir.

Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS adalah suatu aplikasi berbasis web

yang memfasilitasi UPT Puskom UNS dalam melakukan surat menyurat

elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas.

Berdasarkan penjelasan diatas tentunya penggunaan Aplikasi Arsip di UPT

Puskom UNS terasa sangat praktis.


commit to user

2

Berdasarkan uraian di atas penulis bermaksud untuk membangun sebuah

Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS, sehingga dengan adanya sistem ini

diharapkan mampu memenuhi kebutuhan sistem yang diperlukan dalam hal surat

menyurat di UPT Puskom UNS.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas dapat disimpulkan bahwa

rumusan masalahnya adalah : bagaimana membangun sebuah Aplikasi Arsip di

UPT Puskom UNS yang dapat membantu pangarsipan surat internal di UPT

Puskom UNS.

1.3 Batasan Masalah

Karena kompleksitas permasalahan seringkali dapat menyulitkan

penelitian, maka penulis melakukan pembatasan masalah sebagai berikut :

1. Pembangunan Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS ini dapat diakses oleh

semua yang berkaitan yang pemberitahuan surat masuk dan surat keluar.

2. Ada dua user level yang dapat mengakses aplikasi ini, yaitu admin dan

personal.

1.4 Tujuan :

Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah mampu membangun Aplikasi Arsip di

UPT Puskom UNS dalam hal surat menyurat elektronis.

1.5 Manfaat :

Pembangunan Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS ini diharapkan

bermanfaat bagi penulis maupun instansi yang bersangkutan.

Adapun manfaatnya antara lain :

1. Dengan terciptanya Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS ini dapat

menjadi solusi instansi terkait dalam menerapkan sistem administrasi

yang bersifat komputerisasi.

2. Dengan adanya pembangunan Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS

menjadikan pendataan surat di UPT Puskom UNS menjadi lebih

fleksibel, efektif dan efisien.


commit to user

3

3. Dapat menerapkan dan mengaplikasikan ilmu yang sudah didapat

selama mengikuti perkuliahan di DIII Teknik Informatika Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

1.6 Metode Penelitian

Metode penelitian dalam pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data

Mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk menganalisis

permasalahan serta sebagai bahan untuk pembangunan Aplikasi Arsip

di UPT Puskom UNS .

2. Analisis kebutuhan dan perancangan sistem

Melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh untuk nantinya

sebagai acuan dalam merancang sistem. Dalam metode kali ini,

dilakukan pula perancangan desain sistem yang akan dibuat nantinya.

3. Implementasi sistem

Dari rancangan yang telah dibuat, selanjutnya mengimplementasikan

melalui pembangunan sistem, yaitu dengan menuliskan kode program

sesuai tahapan-tahapan yang ada pada perancangan.

4. Pengujian dan evaluasi produk

Pengujian terhadap sistem yang telah dibuat untuk mengevaluasi

hasilnya dari sistem tersebut, serta melakukan error handling apabila

terhadap error pada sistem untuk dibenahi

5. Penyusunan laporan

Dari hasil pengumpulan data, analisis kebutuhan dan perancangan

sistem serta pengujian produk pada akhirnya dipakai sebagai bahan

penyusunan laporan.

1.7 Sistematika penulisan

Dalam laporan ini, terdapat 5 bab yang masing – masing akan diuraikan

secara singkat dalam sistematika penulisan sebagai berikut :

a. BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, dimana akan mengemukakan

berbagai hal yang mengkibatkan munculnya masalah sehingga menjadi


commit to user

4

alasan yang mendorong pemilihan topik. Poin selanjutnya adalah

rumusan masalah dan batasan masalah yang saling berkaitan pada latar

belakang. Terdapat juga tujuan dan manfaat, yang merupakan upaya

pokok yang akan dikerjakan dalam pemecahan masalah, selanjutnya

dari tujuan tersebut dapat diambil manfaat apa saja yang dapat

diperoleh.

Berikutnya metodelogi penelitian, yaitu langkah operasional

tentang cara penyelesaian masalah berdasarkan kerangka pemikiran

yang telah ditetapkan. Kemudian sistematika penulisan, yaitu poin

yang membahas bab-bab apa saja yang akan dikelompokkan untuk

mengurai dan menyelesaikan permasalahan.

b. BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini akan mengemukakan teori-teori pendukung yang akan

ditetapkan sebagai landasan dalam proses analisis dan perancangan

untuk memberikan gambaran tentang jenis dan metode mendapatkan

data

c. BAB III ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang analisis kebutuhan yang

dikembangkan dengan mengolah dan menyimpulkan data-data yg

diperoleh dari bab sebelumnya sebagai komponen kebutuhan, serta

dengan pendekatan teori untuk melengkapi analisis yang dilakukan.

Selain itu desediakan pula paduan implementasi sistem, yaitu

komponen-komponen eksternal yang digunakan untuk membangun

sistem. Komponen tersebut berupa perangkat lunak lain maupun

hardware pendukungnya.

d. BAB IV PENGIMPLEMENTASIAN DAN EVALUASI SISTEM

Implementasi sistem merupakan tahap merealisasikan sistem yang

baru dikembangkan supaya sistem siap dipergunakan/dioperasikan

sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi juga merupakan tahap

untuk menginformasikan kepada pengguna akan kinerja dari masin-


commit to user

5

masing fungsi atau komponen yang disediakan. Sehingga dalam bab

ini dipaparkan sebagai pembahasan yang disertakan pada masing-

masing dokumentasi.

e. BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan, yaitu memuat pernyataan singkat dan

tepat yang dijabarkan dari hasil implementasi dan evaluasi terhadap

sistem. Bab ini juga berisi saran, yaitu sumbang saran pemikiran yang

didasarkan pada kesimpulan yang diperoleh. Tidak lain bertujuan

untuk penyempurnaan dan pembangunan


commit to user

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Arsip

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang

direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh

suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang tercantum dalam

UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche

yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti

bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti

kuno, archais, architect, archaeology, archive, dan arsip. Pengertian-pengertian

tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu

sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur

kemunculannya.

Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara

akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu

pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan

pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan

tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan,

kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan

communication. Semua itu dikemukakan sebagi spesifikasi terhadap eksistensi

kearsipan.

2.2 Tipologi Arsip

Tipologi arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi

arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik.

Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagi berikut :

1. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang

ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim desebut

sebagai arsip yang bersifat konvensional.


commit to user

7

2. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat

dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:

a. Arsip gambar (static image), contohnya foto

b. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.

c. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.

3. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam

suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka

sering dikatakan sebagai machine-readible-records. Contohnya floopy disk,

hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.

Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunika media

perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special

format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah

arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis

kertas, tetapi kerana bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut

merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual

lainnya.

2.3. Konsep Dasar Web

Perkembangan teknologi web telah begitu pesat dan sudah menjadi rahasia

umum bahwa dengan menggunakan website berbagai jenis informasi bisa

diperoleh. The World Wide Web (WWW) adalah sebuah repositori (tempat

penyimpanan) online dalam skala besar yang menyediakan informasi dan data.

Layanan ini disediakan oleh sebuah protokol yang dinamakan dengan HTTP

(HyperText Transfer Protocol). Istilah “WWW” selalu tidak terlepas dengan

istilah “internet”. Internet sendiri memiliki pengertian kesatuan jaringan global

yang terbentuk dari ribuan bahkan jutaan lebih komputer (Newman, 2001).

Arsitektur dari web dapat digambarkan sebagaimana berikut.


commit to user

8

Gambar 2.1. Arsitektur web

2.4. Database Server

2.4.1. Basis Data

Database menurut Irmansyah (2003) merupakan kumpulan data yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Jenjang data

yang diperlukan dalam membentuk basis data adalah.

a. Characters : merupakan bagian data terkecil, yang dapat berupa

karakter numeric, huruf ataupun karakter -karakter khusus (special

characters) yang membentuk suatu item data / field.

b. Field : mempresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan

suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain

sebagainya. Kumpulan dari field akan membentuk suatu record.

c. Record : menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu.

Kumpulan dari record membentuk suatu file.

d. File : terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan

data yang sejenis.

e. Database : kumpulan dari file/tabel membentuk suatu database.

2.4.2. Database Management System (DBMS)

Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk

pengelolaannya disebut sebagai DBMS. Database adalah kumpulan datanya,

sedang program pengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program

komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data

dalam database (Kristanto, 2003).


commit to user

9

2.4.3. Structured Query Language (SQL)

SQL merupakan bahasa standar yang telah diterima ANSI (American

National Standard Input) dan ISO (International Organization for

Standardization) yang digunakan untuk melakukan query data pada database.

Semua pengoperasian data dapat dikerjakan secara mudah dengan menggunakan

bahasa ini, terutama dalam pemasukan dan seleksi data (Shalahudin, 2005). SQL

berisi syntax atau pernyataan yang dapat digunakan untuk memasukkan, merubah,

menghapus, memilih dan melindungi data (Chandra, 2005). Standar SQL yang

telah dikeluarkan oleh ANSI antara lain : SQL-86, SQL-89, SQL-92, SQL-99,

SQL:2003,SQL:2006 dan SQL:2008. Beberapa lingkungan SQL diantaranya.

a. Katalog : Kumpulan skema yang merupakan deskripsi basis data.

b. Skema : Struktur yang berisi deskripsi objek yang dibuat pengguna (tabel,

view, constraint).

c. DDL : (Data Definition Language) merupakan perintah yang

mendefinisikan basis data, termasuk pembuatan (create), pengubahan

(alter), pengahapusan (drop) tabel dan penetapan constraint.

d. DML : (Data Manipulation Language) merupakan perintah untuk merawat

query basis data.

e. DCL : (Data Control Language) merupakan perintah yang mengontrol basis

data, termasuk administrasi hak akses dan commit data.

2.5 Framework

Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang membentuk

aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga dalam

pembuatan aplikasi harus mengikuti aturan yang sudah ditentukan tersebut

(Wardana, 2010). Sedangkan menurut Basuki (2010), framework dapat diartikan

sebagai koleksi atau kumpulan potongan-potongan program yang disusun atau

diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan untuk membantu

membuat aplikasi utuh tanpa harus membangun dari awal. Oleh sebab itu, dengan

menggunakan framework dapat memberikan keuntungan berupa efisiensi waktu

dan kemudahan dalam pembuatan program. Kelebihan dari menggunakan

framework adalah.


commit to user

10

1. Waktu pembuatan aplikasi jauh lebih singkat.

2. Kode aplikasi menjadi lebih mudah dibaca, karena sedikit dan sifatnya

pokok. Detailnya adalah kode dari framework itu sendiri yang sudah

terjamin.

3. Aplikasi menjadi lebih mudah untuk diperbaiki, karena tidak perlu fokus ke

semua komponen kode, terutama kode sistem framework tersebut.

4. Tidak perlu membuat kode penunjang aplikasi seperti koneksi database,

form, GUI, keamanan dan lain sebagainya karena sudah disediakan oleh

framework.

5. Pemrograman menjadi lebih terfokus pada alur aplikasi seperti apa yang

akan ditampilkan dan layanan apa saja yang akan diberikan oleh aplikasi.

6. Jika proyek dikerjakan secara team work, maka akan lebih terarah karena

sistem framework mengharuskan adanya keteraturan peletakan kode.

Sehingga tim hanya akan berfokus pada bidang kerjanya masing-masing.

2.6 MVC (Model-View-Controller)

MVC adalah kaidah pemrograman yang digunakan berdasarkan konsep

tim pengembang yang memungkinkan pemisahan antara layer application-logic

dan presentation. Sehingga apabila diaplikasikan dalam sebuah tim, seorang

programmer bisa berkonsentrasi pada core-system dan seorang web desaigner

bisa berkonsentrasi pada sisi tampilan. Dengan demikian aplikasi yang dibuat

akan mudah untuk di-maintenance dan dikembangan lebih lanjut (Basuki, 2010).

Secara spesifik konsep MVC dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 2.2 Konsep MVC


commit to user

11

Ketika datang user request, maka permintaan tersebut akan ditangani oleh

Controller, kemudian Controller akan memanggil Model jika memang diperlukan

operasi database. Hasil dari query oleh Model selanjutnya akan dikembalikan

kepada Controller. Kemudian Controller akan memanggil View yang tepat dan

mengkombinasikannya dengan hasil query Model. Hasil akhir dari operasi ini

akan ditampilkan ke browser yang selanjutnya dilihat oleh user. Keterangan dari

masing-masing Model-View dan Controller adalah sebagai berikut.

1. Model : Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk

memanipulasi database

2. View : Berupa template html/xhtml/php yang digunakan untuk menampilkan

data pada browser

3. Controller : Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk

mengontrol aliran aplikasi (pengontrol antara Model dan View)

2.7 Pemodelan Sistem

UML (Pender, 2002) adalah standar untuk menciptakan model yang

mewakili perangkat lunak berorientasi objek dan sistem bisnis. UML memiliki

standarisasi notasi tetapi tidak mendikte bagaimana menerapkan notasi. UML

mencakup spesifikasi untuk sembilan diagram berbeda yang digunakan untuk

berbagai dokumen perspektif dari solusi perangkat lunak dari awal proyek sampai

instalasi dan pemeliharaan mikrofinansial.

Salah satu cara untuk mengatur diagram UML adalah dengan

menggunakan view. View adalah kumpulan diagram yang menggambarkan aspek

yang sama dari proyek. View mempunyai 3 pelengkap, yaitu Static View,

Dynamic View, dan Functional View.

a. Static View

Static View termasuk diagram yang memberikan gambaran dari unsur-unsur

dari sistem tetapi tidak memberitahu bagaimana elemen akan berperilaku. Hal ini

sangat mirip Blueprint. Blueprint itu komprehensif, tetapi mereka hanya

menunjukkan apa yang tetap diam, maka disebut Static View. Static View

dibentuk oleh dua diagram, yaitu Class Diagram dan Object Diagram.


commit to user

12

b. Dynamic View

Pada Dynamic View meliputi diagram yang mengungkapkan bagaimana

benda berinteraksi dengan satu sama lain dalam respon terhadap lingkungan. Ini

termasuk Sequence Diagram dan Collaboration Diagram, yang kolektif disebut

sebagai diagram interaksi. Mereka secara khusus dirancang untuk menjelaskan

bagaimana benda berbicara satu sama lain. Ini juga mencakup Statechart

Diagram, yang menunjukkan bagaimana dan mengapa perubahan objek dari

waktu ke waktu dalam menanggapi lingkungan.

c. Functional View

Functional View terbentuk oleh Use Case Diagram dan Activity Diagram.

1) Use Case Diagram

Menggambarkan fitur di mana pengguna mengharapkan sistem untuk

menyediakan. Lima elemen pemodelan yang membentuk Use Case Diagram:

actor, use case, association, dan dependency.

Tabel 2.1 Simbol Use Case Diagram

Simbol Keterangan

Actor; Sebuah peran yang dimainkan oleh seseorang,

sistem, atau perangkat yang memiliki saham dalam

keberhasilan operasi dari sistem.

Use Case; Untuk mengungkapkan tujuan bahwa sistem

harus dicapai.

Association; Mengidentifikasi interaksi antara aktor dan

Use Case

Dependency; Mengidentifikasi hubungan komunikasi

antara dua Use Case.

2) Activity Diagram

Diagram ini menggambarkan proses yang termasuk tugas berurutan, logika

kondisional, dan konkurensi. Diagram ini adalah seperti flowchart, tetapi telah

ditingkatkan untuk digunakan dengan pemodelan objek.


commit to user

13

Gambar 2.3 Simbol Activity Diagram

3) Class Diagram

Kelas Diagram terdiri dari tiga kompartemen (ruang persegi panjang) yang

mengandung informasi yang berbeda diperlukan untuk menjelaskan sifat-sifat satu

jenis objek.

Class Name

Attribute

Operations()

Gambar 2.4 Notasi Class Diagram

Notasi dalam class diagram adalah sebagai berikut :

a. Class Name digunakan untuk mendefinisikan class (tipe objek) dalam

sebuah paket.

b. Attribute berisi semua definisi data.

c. Operations berisi definisi untuk setiap perilaku yang didukung oleh jenis

objek.


commit to user

14

Tabel 2.2 Simbol Class Diagram

Simbol Keterangan

Bondary Class atau kelas

pembatas merupakan class yang

menyalurkan interaksi antara

sistem dengan dunia sekitarnya.

Kelas ini biasanya digunakan

untuk menangani informasi yang

mungkin akan selalu disimpan

dalam proses bisnis.

Kelas ini bersifat opsional,

apabila kelas ini digunakan maka

satu kelas control untuk satu use

case yang digunakan mengatur

kejadian dalam use case tersebut.

4) Sequence Diagram

Semua Sequence diagram lebih dimodelkan pada tingkat objek daripada

tingkat kelas untuk memungkinkan skenario yang menggunakan lebih dari satu

instance dari kelas yang sama dan bekerja pada tingkat fakta, data uji, dan contoh.

Sequence Diagram menggunakan tiga elemen notasi mendasar: object,

message/stimuli, and object lifeline.

Tabel 2.3 Simbol Sequence Diagram

Simbol Keterangan

Objects; mewakili peserta

Messages/Stimuli; mewakili komunikasi yang dikirim satu

sama lain.

Lifeline; untuk mengatur pesan-pesan dalam urutan yang

relatif tepat.

http://3.bp.blogspot.com/_gj6msE3v2vE/SdxR6nz6IKI/AAAAAAAAADU/pwIstFEYr40/s1600-h/3.JPG

http://3.bp.blogspot.com/_gj6msE3v2vE/SdxREsLWt5I/AAAAAAAAADE/UMjLeLBrfV4/s1600-h/1.JPG

http://2.bp.blogspot.com/_gj6msE3v2vE/SdxXMrFl9gI/AAAAAAAAAEM/Hlnm6JZx-SQ/s1600-h/untitled.bmp














commit to user

15

BAB III

ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Deskripsi Umum Sistem

Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu aplikasi.

Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk memahami dan

merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai sistem alur data yang

terjadi.

Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS adalah suatu aplikasi berbasis web

yang memfasilitasi UPT Puskom UNS dalam melakukan surat menyurat

elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas. Dengan

demikian diharapkan akan menjadi lebih efektif dalam pengaplikasiannya.

Dari deskripsi di atas, akan dijabarkan lebih spesifik pada tahap analisis

dan perancangan untuk menguraikan sub-sub bagian dan visualisasi dari sistem

yang akan digunakan untuk tahap implementasi (pembuatan) sistem.

3.2 Analisis Kebutuhan

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem

Kode Deskripsi Aktor

F1 Dapat login sebelum mengakses sistem Personal, admin

F2 Dapat menulis pesan personal

F3 Dapat melihat surat masuk sesuai dengan hak akses personal

F4 Dapat melihat surat keluar sesuai dengan hak akses personal

F5 Dapat memforward surat masuk personal

F6 Dapat memforward surat keluar personal

F7 Dapat menyimpan surat personal

F8 Dapat mengirim surat personal

F9 Dapat melihat draft surat personal

F10 Dapat mengedit draft surat personal


commit to user

16

F11 Dapat mengirim draft surat personal

F12 Dapat menghapus draft surat personal

F13 Dapat melihat statistik dari surat masuk dan surat

keluar

admin

F14 Dapat melihat arsip admin

F15 Dapat menghapus arsip sesuai masa aktif surat admin

F16 Dapat melihat user admin

F17 Dapat menambah user admin

F18 Dapat mengubah user admin

F19 Dapat menghapus user admin

F20 Dapat melihat aliran surat admin

3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

- User : terdapat 2 aktor yaitu personal dan admin yang masing-masing

memiliki hak akses yang berbeda

- Availability : sistem ini bekerja selama jam kerja kecuali ada

maintenance / perbaikan sistem.

- Tampilan : user friendly

- Bahasa : pilihan bahasa menggunakan Bahasa Indonesia.

- Sistem ini dapat mengurangi kegiatan transaksi manual.


commit to user

17

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Pemodelan Use Case

Gambar 3.1 Use Case diagram Aplikasi Arsip Puskom

Personal

Kelola Surat Masuk

Kelola Surat KeluarTulis Surat

lihat surat masuk

forward surat masuk

lihat surat keluar

forward surat keluar

Kelola draf surat

lihat draf suratkirim draf surat

edit draf

simpan surat

kirim surat

<<include>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<include>><<extend>>

<<extend>>

<<include>>

admin

kelola user

lihat arsip

lihat statistik surat

lihat user

tambah user

ubah user

hapus user

<<include>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

login

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

hapus arsip

<<include>>

User

hapus draf <<extend>>

Lihat aliran surat

<<include>>


commit to user

18

3.3.2 Flowcart

Flowchart adalah diagram alir rancangan sistem yang sudah dibuat yang

diperuntukkan bagi user. Gambar dibawah ini merupakan flowchart hak akses

admin pada gambar 3.2.

mulai

Cek data : ada

dan sesuai

Menu Admin :

1. Kelola Arsip

2. Kelola USer

3. Statistik

Logout

Selesai

tidak

ya

Form Login

Gambar 3.2 Flowchart Login Admin

Flowchart hak akses untuk personal yang username dan password sudah

terdaftar didalam data user ditunjukkan pada gambar 3.3.

mulai

Cek data : ada

dan sesuai

Menu Personal :

1. Tulis Pesan

2. Kotak Masuk

3. Draft

4. Kotak Keluar

Logout

Selesai

tidak

ya

Form Login

Gambar 3.3 Flowchart Login Personal


commit to user

19

3.3.3 Deskripsi Use Case

1. Hak dan Kewajiban Aktor

Tabel 3.2 Hak dan Kewajiban Aktor

Nama Deskripsi

Admin - Mengelola user

- Mengelola arsip

- Melihat statistik surat

- Melihat aliran surat

Personal - Melihat surat masuk

- Melihat surat keluar

- Melihat draf surat

- Manage pesan

Tabel 3.3 Diskripsi Use Case

Nama Deskripsi

Login Fungsi yang digunakan sebagai

autentikasi untuk memberikan hak akses

sesuai yang dimiliki masingmasing user

agar dapat menggunakan fungsi-fungsi

lain di dalam sistem.

Kelola surat masuk Fungsi yang digunakan untuk mengelola

surat masuk yang meliputi lihat surat

masuk dan dapat memfoward surat

masuk.

Kelola surat keluar Fungsi yang digunakan untuk mengelola

surat keluar yang meliputi lihat surat

keluar dan dapat memfoward surat

keluar yang membedakan disini adalah

user dapat mengupdate surat keluar.


commit to user

20

Kelola draf surat Fungsi yang digunakan untuk mengelola

draf surat yaitu user dapat melihat draf

surat, edit dan mengirim draf surat.

Kelola user Fungsi yang digunakan untuk mengelola

user yang berhak menggunakan sistem

meliputi penambahan akun user dan

delete user.

Tulis Pesan Fungsi yang digunakan untuk menulis

surat baru.

Lihat statistik surat Fungsi yang digunakan untuk melihat

statistik banyaknya surat masuk dan

surat keluar di puskom UNS per-

bulannya.

Lihat arsip Fungsi yang digunakan untuk melihat

arsip surat masuk maupun surat keluar

yang dibutuhkan oleh user.

Lihat aliran surat Fungsi yang digunakan adalah untuk

melihat aliran surat sampai mana saja.

3.3.4 Skenario Use Case

Tabel 3.4 Skenario Use Case Login

Use Case Name Login

ID F1

Importance Level High

Primary Aktor Admin, personal

Stakeholders and Interest Admin dan Personal melakukan login

untuk melakukan akses terhadap sistem

Brief Description Use case ini digunakan sebagai

autentikasi untuk memberikan hak akses

sesuai yang dimiliki masing-masing user


commit to user

21

agar dapat menggunakan fungsi-fungsi

lain di dalam sistem.

Trigger Admin dan Personal

Type Internal

Relationship Association :

Include :

Extend :

Generalization :

Normal Flow Event

Aksi

1. Admin, Personal

2. 1. Memasukkan username dan

password

Reaksi

2. Mencocokkan username dan

password yang dimasukkan dengan

database.

3. Jika data sesuai login berhasil.

4. Mengambil level user sesuai user

yang login.

5. Redirect page ke halaman utama

sesuai level user.

Sub Flow

Alternate/Exceptional Flow

4. Jika data tidak sesuai login gagal

5. Kembali ke langkah 1.

Tabel 3.5 Skenario Use Case Kelola Surat Masuk

Use Case Name Kelola Surat Masuk

ID F2

Importance Level Internal

Primary Aktor Personal


commit to user

22

Stakeholders and Interest Personal : lihat surat masuk , forward

surat masuk

Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola

surat masuk termasuk didalamnya lihat

surat masuk dan forward surat masuk.

Trigger Personal memiliki surat masuk baru

Type Internal

Relationship Association : Personal

Include : Login

Extend :

Generalization :

Normal Flow Event

Aksi

3. Personal

1. Memilih mengelola surat masuk

Reaksi

2. Menampilkan data surat masuk.

3. Melakukan pengecekan terhadap

data surat yang masuk

4. Sistem menampilkan kelola surat

masuk.

Sub Flow

4.1 Memilih forward surat masuk

4.1.1 Sistem menampilkan forward

surat masuk.

4.1.2 Sistem melakukan forward surat

Alternate/ExceptionalFlow


commit to user

23

Tabel 3.6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar

Use Case Name Kelola Surat Masuk

ID F3



Stakeholders and Interest Personal : lihat surat keluar , forward

surat keluar, update surat keluar


surat kelaur termasuk didalamnya lihat

surat masuk forward surat dan update

surat keluar

Trigger Personal memiliki data surat keluar baru

Type Internal


Include : Login

Extend :

Generalization :

Normal Flow Event

Aksi

Personal

1. Memilih mengelola surat

keluar

Reaksi

2. Sistem menampilkan data surat

keluar.

3. Sistem melakukan pengecekan

terhadap data surat keluar

4. Sistem menampilkan kelola surat

keluar

Sub Flow

4.1 Memilih forward surat keluar

4.2.1 Sistem menampilkan forward

surat masuk.


commit to user

24

4.2 Memilih update surat keluar

4.2.2 Sistem melakukan forward surat

4.2.3 Sistem menampilkan data surat

keluar lama

4.2.4 Sistem mengupdate data surat

keluar ke database

Alternate/ExceptionalFlow

4.2.5 Memperbarui data

4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap

akan muncul perinagatan dengan

menandai data tidak lengkap

4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2

Tabel 3.7 Skenario Use Case Kelola Draf Surat

Use Case Name Kelola Draf Surat

ID F8



Stakeholders and Interest Personal : lihat draf surat, edit draf surat,

kirim draf surat


draf surat termasuk lihat draf surat, edit

draf dan mengirim draf surat.

Trigger Personal memiliki data draf surat baru

Type Internal


Include : Login

Extend :

Generalization :


commit to user

25

Normal Flow Event

Aksi

Personal

1. Memilih mengelola draf surat

3.Manage draf surat

Reaksi

2. Menampilkan data draf surat

4.Sistem menampilkan kelola draf surat

Sub Flow

4.1 Menampilkan data draf surat

4.2 Memilih kirim draf surat

4.1.1 Mengedit draf surat

4.1.2 Melakukan pengecekan terhadap

draf surat

4.2.1 Melakukan kirim draf surat



4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap

akan muncul peringatan dengan

menandai data tidak lengkap

4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2

Tabel 3.8 Skenario Use Case Kelola User

Use Case Name Kelola user

ID F15

Importance Level High

Primary Aktor Admin

Stakeholders and Interest admin: lihat user, edit user, tambah user,

hapus user


commit to user

26


user

meliputi penambahan user dan

memperbarui user.

Trigger Admin Sistem mempunyai data user baru

atau

data baru tentang user.

Type Internal

Relationship Association : admin

Include : Login

Extend :

Generalization :

Normal Flow Event

Aksi

Admin

1. Memilih mengelola user

3. Mengelola user

Reaksi

2. Menampilkan data user

4. Sistem menampilkan penambahan dan

perubahan data

Sub Flow

4.1 Melihat user

4.2 Tambah user

4.2.2 Mengisi data user baru

4.3 Update user

4.1.1 Sistem menampilkan data user

4.3.4 Menampilkan form

4.2.3 Insert data ke database

4.2.3 Kembali ke kelola user

4.3.1 Menampilkan detail seluruh user


commit to user

27

4.3.2 Memilih edit user

4.3.2.2 Konfirmasi setuju

4.3.3 Memilih hapus user

4.3.2.1 Sistem menampilkan form

4.3.4.2 Update data ke database

4.3.4.3 Kembali ke halaman kelola user

4.3.3.1 Update data ke database



4.2.3 Jika data tidak lengkap akan

muncul peringatan dengan menandai

data tidak lengkap

3.3.5 Class Diagram Tahap Analisis

Class diagram tahap Analysis merupakan digram yang menjelaskan

hubungan antar kelas secara sederhana.

a. Login

Gambar 3.4 Class Diagram Tahap Analysis Login

LoginformLogincontrol

Userdata

Personal

admin

User

session


commit to user

28

b. Tulis Pesan

Gambar 3.5 Class Diagram Tahap Analysis Tulis Pesan

c. Kelola User

Gambar 3.6 Class Diagram Tahap AnalysisKelola User

Personal

Simpansuratform

Tulispesanform

Pesancontrol

Pesandata

Userdata

session

Personal

admin

User

Userdata

Lihatuserform

Edituserform

Hapususerform

Tambahuserform

Usercontrol

session


commit to user

29

d. Kelola Surat Masuk

Gambar 3.7 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Masuk

e. Kelola Surat Keluar

Gambar 3.8 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Keluar

Lihatsuratmasukform

Forwardsuratmasukform

Pesancontrol

Userdata

Personal

Pengirimdatasession

Personal

Userdata

Pesancontrol

Lihatsuratkeluarform

Forwardsuratkeluarform

Penerimadata

session


commit to user

30

f. Kelola Draf Surat

Gambar 3.9 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Draf Surat

g. Kelola Arsip

Gambar 3.10 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Arsip

Personal LihatdraftsuratformPesancontrol Pesandata

Userdata

session

admin

Lihatarsip

Lihatstatistiksurat

Pesancontrol

Pesandata

Userdata

session


commit to user

31

3.3.6 Sequence Diagram

a. Login

Gambar 3.11 Sequence Diagram Login

: User

: Loginform<<boundary>>

: Logincontrol<<control>>

: Userdata<<entity>>

: session<<control>>

1 : setUsername()

2 : setPassword()

3 : setLevel()

4 : getUsername()

5 : getPassword()

6 : getLevel()

7 : cekFormat()

8 : displayMassage()

9 : username:=getUsername()

10 : password:=getPassword()

11 : level:=getLevel()

12 : cekFormat()

13 : displayMassage()14 : setLevel&username()


commit to user

32

b. Edit user

Gambar 3.12 Sequence Diagram Edit User

: admin


: Edituserform<<boundary>>

: Usercontrol<<control>>


1 : setLevel&Username()

2 : setNamaLengkap()

3 : setTempatLahir()

4 : setTanggalLahir()

5 : setAlamat()

6 : setTelepon()

7 : setEmail()

8 : setJabatan()

9 : editUser()10 : editUser()

11 : cekEditUser()

12 : getNamaLengkap()

13 : getTempatLahir()


15 : getTanggalLahir()

16 : getAlamat()

17 : getTelepon()

18 : getEmail()

19 : getJabatan() 20 : updateUser()



commit to user

33

c. Hapus user

Gambar 3.13 Sequence Diagram Hapus User

: admin

: Hapususerform<<boundary>>





2 : setUsername()

3 : deleteUser()

4 : getUsername()5 : deleteUser()



commit to user

34

d. Tambah user

Gambar 3.14 Sequence Diagram Tambah User

: admin

: Tambahuserform<<boundary>>





2 : setUsername()

3 : setPassword()

4 : setConfirmPassword()

5 : setNamaLengkap()

6 : setTempatLahir()

7 : setTanggalLahir()

8 : setAlamat()

9 : setTelepon()

10 : setEmail()

11 : setJabatan()

12 : addUser()

13 : cekAddUser()

14 : getUsername()

15 : getPassword()

16 : getConfirmPassword()

17 : getNamaLengkap()


19 : getTanggalLahir()

20 : getAlamat()

21 : getTelepon()

22 : getEmail()

23 : getJabatan()

24 : createUser()



commit to user

35

e. Lihat Surat Masuk

Gambar 3.15 Sequence Diagram Lihat Surat Masuk

f. Lihat Surat Keluar

Gambar 3.16 Sequence Diagram Lihat Surat Keluar

: Personal

: Pesancontrol<<control>>

: Lihatsuratmasukform<<boundary>>

: Pesandata<<entity>>



2 : view()

3 : suratMasuk()

4 : viewSuratMasuk()

: Personal

: Lihatsuratkeluarform<<boundary>>





2 : view()

3 : suratKeluar()

4 : viewSuratKeluar()


commit to user

36

g. Tulis surat

Gambar 3.17 Sequence Diagram Tulis Surat

: Personal

: Tulispesanform<<boundary>>





2 : setIdSurat()

3 : setUsername()

4 : setTanggal()

5 : setKepada()

6 : setPerihal()

7 : setLampiran()

8 : setIsi()

9 : addSurat()10 : addSurat()

11 : return()12 : return()

13 : cekFormat()

14 : getIdSurat()

15 : getUsername()

16 : getTanggal()

17 : getKepada()

18 : getPerihal()

19 : getLampiran()

20 : getIsi()

21 : createSurat()



commit to user

37

h. Lihat Draf Surat

Gambar 3.18 Sequence Diagram Lihat Draf Surat

3.3.7 Class Diagram Tahap Desain

a. Login

Gambar 3.19 Class Diagram Tahap Desain Login

: Personal

: Lihatdraftsuratform<<boundary>>





2 : view()

3 : drafSurat()

4 : viewDrafSurat()

Loginform<<boundary>>

+setUsername()+setPassword()+getUsername()+getPassword()+displayMassage()+setLevel()+getLevel()+displayMassage()+init()

Logincontrol<<control>>

+cekLogin()+viewUser()+return()+cekFormat()+setLevel&uUsername()

Userdata<<entity>>

+NIP/NIK+nama+username

+cekLogin()+viewUser()+createUser()+editUser()+viewUserAdmin()+viewUserPengirim()+viewUserPenerima()+username:=getUsername()+password:=getPassword()+level:=getLevel()


commit to user

38

b. Tulis pesan

Gambar 3.20 Class Diagram Tahap Desain Tulis Pesan

c. Kelola Surat Masuk

Gambar 3.21 Class Diagram Tahap Desain Kelola Surat Masuk

Tulispesanform<<boundary>>

+setIdSurat()+setUsername()+setTanggal()+setKepada()+setPerihal()+setLampiran()+setIsi()+return()+getIdSurat()+getUsername()+getTanggal()+getKepada()+getPerihal()+getLampiran()+getIsi()+displayMassage()+init()

Pesancontrol<<control>>

+suratMasuk()+suratKeluar()+drafSurat()+addSurat()+return()+cekAddSurat()+kirimSurat()+editDrafSurat()+cekFormat()+kirimDrafSurat()+setLevel&Username()

Pesandata<<entity>>

+tanggal+no_surat+asal_surat+perihal+lampiran+isi+is_surat+status+dibaca+jenis

+viewSuratMasuk()+viewSuratKeluar()+viewDrafSurat()+addSurat()+addSurat()+editDrafSurat()+kirimDrafSurat()+createSurat()Userdata

<<entity>>



session<<control>>

+setLevel&username()+init()

Lihatsuratmasukform<<boundary>>

+view()+init()



Userdata<<entity>>



Pesandata<<entity>>


+viewSuratMasuk()+viewSuratKeluar()+viewDrafSurat()+addSurat()+addSurat()+editDrafSurat()+kirimDrafSurat()+createSurat()

session<<control>>



commit to user

39

d. Kelola Surat Keluar

Gambar 3.22 Class Diagram Tahap Desain Kelola Surat Keluar

e. Kelola Draf Surat

Gambar 3.23 Class Diagram Tahap Desain Draf Surat

Lihatsuratkeluarform<<boundary>>

+view()+init()

Pesandata<<entity>>





Userdata<<entity>>



session<<control>>


Editdraftsuratform<<boundary>>

+selectDrafSurat()+setTanggal()+setTujuan()+setPerihal()+setLampiran()+setIsi()+getTanggal()+getTujuan()+getPerihal()+getLampiran()+getIsi()+init()

Kirimdraftsuratform<<boundary>>

+setJudul()+setTujuan()+return()+init()

Lihatdraftsuratform<<boundary>>

+view()+init()



Userdata<<entity>>



Penerimadata<<entity>>

+id_surat+penerima

+jenis()+pengirim()+perihal()

session<<control>>



commit to user

40

f. Kelola User

Gambar 3.24 Class Diagram Tahap DesainKelola User

g. Kelola Arsip

Gambar 3.25 Class Diagram Tahap Desain Arsip

Userdata<<entity>>



Lihatuserform<<boundary>>

+view()+return()+init()

Edituserform<<boundary>>

+setNamaLengkap()+setTempatLahir()+setTanggalLahir()+setAlamat()+setTelepon()+setEmail()+return()+init()

Hapususerform<<boundary>>

+setUsername()+getUsername()+displayMassage()+init()

Tambahuserform<<boundary>>

+setUsername()+setPassword()+setConfirmPassword()+setNamaLengkap()+setTempatLahir()+setTanggalLahir()+setAlamat()+setTelepon()+setEmail()+getUsername()+getPassword()+getNamaLengkap()+getConfirmPassword()+getNamaLengkap()+getTempatLahir()+getTanggalLahir()+getAlamat()+getTelepon()+getEmail()+displayMassage()+init()

Usercontrol<<control>>

+deleteUser()+addUser()+cekAddUser()+editUser()+cekEditUser()+updateUser()+setLevel&Username()

session<<control>>


Lihatarsip<<boundary>>

+view()

session<<control>>


Pesandata<<entity>>



Userdata<<entity>>




+suratMasuk()+suratKeluar()+drafSurat()+addSurat()+return()+cekAddSurat()+kirimSurat()+editDrafSurat()+cekFormat()+kirimDrafSurat()+setLevel&Username()+cekFormat()


commit to user

41

3.3.8 ERD (Entity Relationship Diagram)

surat pengirim

user

penerima

aliran

berkas

pegawai

mempunyai

forward mempunya

imembuat

mengambl perihal

menjadi

dikirimi

Id_surat

M

penerima

1 1 1

1

M

1

MM

1

1

1

Asal_surat

Id_surat

Id_perihal Nama_perihal

Id_surat pengrim

berkasId_berkas

Id_aliran Surat_tujuan

Surat_asal

perihal

lampiran

tanggal

No_surat

NIP/NIK usernamenama

status

dibacaisi

Id_surat

jenis

username

status

password

label

personal

1

M

menjadi

menjadi

M

1

M

1

Gambar 3.26 ERD (Entity Relationship Diagram)

3.3.9 Skema Database

Gambar 3.27 Skema Database


commit to user

42

3.3.10 Desain Interface

Interface yang disediakan meliputi 2 buah halaman, diantaranya

adalah halaman login dan halaman utama.

1. Halaman Login

Welcome

Gambar 3.28 Rancangan Form Login

2. Halaman Utama

Gambar 3.29 Rancangan Form Utama

Username

e

Password

login

HEADER

HEADER

Tulis Pesan | Kotak Masuk | Draf | Kotak Keluar |

Logout |

Content Sidebar

FOOTER


commit to user

43

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

4.1 Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap merealisasikan sistem yang baru

dikembangkan agar sistem siap digunakan/dioperasikan sesuai dengan yang

diharapkan. Tujuan dari implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Beberapa

kegiatan implementasi yang dilakukan adalah :

4.1.1. Implementasi Database

Untuk membuat dan mengelola database, penulis menggunakan mysql

untuk mengimplementasikan database yang sudah dirancang

sebelumnya.

4.1.2. Implementasi Sistem

Implementasi sistem dilakukan dengan cara pengujian terhadap

komponen dan proses yang dilakukan oleh sistem, apakah dengan

rancangan atau tidak. Implementasi sistem ini digambarkan

sebagaimana berikut :

1. Halaman Login Admin

Gambar 4.1 Halaman Login Admin


commit to user

44

Halaman ini disediakan untuk login admin sistem. Setelah login maka

admin sistem dapat mengakses menu-menu yang tersedia didalamnya.

2. Halaman Kelola Arsip

Gambar 4.2 Halaman Kelola Arsip

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diakses pada halaman

kelola arsip. Halaman ini berfungsi untuk mengelola arsip dan dapat mengetahui

aliran surat sampai mana.


commit to user

45

3. Halaman Detail Arsip

Gambar 4.3 Halaman Detail Arsip

Halaman ini disediakan untuk melihat detail arsip. Halaman tersebut muncul

ketika admin klik nomor pada tabel arsip.

4. Halaman Kelola User

Gambar 4.4 Halaman Kelola User


commit to user

46

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diakses pada halaman

kelola user. Halaman ini berfungsi untuk melihat user yang tersedia.

5. Halaman Tambah User

Gambar 4.5 Halaman Tambah User

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diakses dengan klik

“tambah user” pada halaman kelola user. Halaman ini berfungsi untuk

menambahkan user.

6. Halaman Ubah User

Gambar 4.6 Halaman Ubah User


commit to user

47

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diakses dengan klik

“ubah user” pada halaman kelola user. Halaman ini berfungsi untuk mengedit

user.

7. Halaman Konfirmasi Hapus User

Gambar 4.7 Halaman Konfirmasi Hapus User

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diakses dengan

klik“hapus user” pada halaman kelola user. Halaman ini berfungsi untuk

menghapus user.

8. Halaman Statistik Surat

Gambar 4.8 Halaman Statistik Surat


commit to user

48

Halaman ini disediakan untuk admin sistem, dapat diaksespada halaman

statistik. Halaman ini berfungsi untuk melihat statistik surat masuk dan surat

keluar pada tahun tertentu.

9. Halaman Login Personal

Gambar 4.1 Halaman Login Personal

Halaman ini merupakan portal untuk dapat mengakses sistem, personal

dapat mengakses halaman login tersebut. Fungsionalitas halaman masing-

masing aktor akan dilewatkan melalui proses redirecting.


commit to user

49

10. Halaman Tulis Pesan (surat eksternal)

Gambar 4.10 Halaman Tulis Pesan

Halaman tulis pesan ini disediakan untuk personal setelah login. Halaman

ini berfungsi untuk menulis surat keluar dan dapat juga untuk menyimpan surat

yang belum dikirim.

11. Halaman Tulis Pesan (surat internal)

Gambar 4.11 Halaman Tulis Pesan (surat internal)


commit to user

50

Halaman tulis pesan ini disediakan untuk personal setelah login. Halaman

ini berfungsi untuk menulis surat keluar dan dapat juga untuk menyimpan surat

yang belum dikirim. Yang membedakan dengan surat eksternal adalah nomor

surat pada halaman surat internal ini di generate secara otomatis oleh aplikasi

dan tidak ada attachment file di dalamnya.

12. Kotak Masuk

Gambar 4.12 Halaman Kotak Masuk

Halaman ini disediakan untuk personal setelah login, dapat diakses dengan

klik kotak masuk. Halaman ini berfungsi untuk melihat daftar surat masuk serta

dapat memforward surat yang masuk.


commit to user

51

13. Halaman draft

Gambar 4.13 Halaman Draft

Halaman draf ini disediakan untuk personal setelah login. Halaman ini

berfungsi untuk daftar draft surat yang tersimpan. Pada halaman ini personal

dapar melakukan udah, hapus dan kirim surat.

14. Halaman Kotak Keluar

Gambar 4.14 Halaman Kotak Keluar


commit to user

52

Halaman ini disediakan untuk personal setelah login, dapat diakses dengan

klik kotak keluar. Halaman ini berfungsi untuk melihat daftar surat keluar dan

dapat juga untuk memforward surat keluar.

4.2 Evaluasi Program

Tabel 4.1 Evaluasi Program

Input Proses Output yang

diharapkan Hasil

Login Form

Login Mengetahui authentikasi

dari pengguna yang

masuk sistem

[Benar]

- Masuk ke

halaman

berdasarkan

level user

Sukses

[Salah]

- Pesan required

(harus diisi).

- Pesan error (input

salah).

Sukses

Tulis pesan

- Tanggal

- No. Surat

- Kepada

- Asal surat

- Perihal

- Lampiran

- Isi

Memasukkan identitas

surat kedalam database.

[Benar]

- Pesan input

sukses.

Sukses

[Salah]

- Pesan required

(harus diisi).

Sukses

Tambah User Form

- Username

- Password

- Status

Memasukkan data user

ke dalam database.

[Benar]

- Pesan input

sukses.

Sukses


commit to user

53

- Personal

- Label

[Salah]

- Pesan required

(harus diisi).

- Pesan error

(inputan salah).

Tulis Surat Keluar

Tulis surat

- Tanggal

- No surat

- Asal surat

- Tujuan

- Perihal

- Lampiran

- Isi

Memasukkan identitas

surat ke dalam database

[Benar]

- Pesan input

sukses

Sukses

[Salah]

- Pesan error

(inputan salah).

- Pesan required

(harus diisi).

Sukses

Ubah user

- Username

- Label

Memasukkan data user

baru

[Benar]

- Pesan input

sukses

Sukses

[Salah]

- Pesan error

(inputan

salah).

- Pesan required

(harus diisi).

Sukses

Deskripsi dari hasil pengujian di atas adalah form yang digunakan untuk

input data ke dalam database sebagian besar telah berhasil sesuai dengan

requirement yang diminta yang ditandai dengan munculnya pesan input sukses

pada masing-masing form dan data yang masuk ke dalam database. Pesan

kesalahan yang muncul adalah invalid SQL (kesalahan SQL) akibat inputan yang

tidak sesuai dengan tipe data pada database.


commit to user

54

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan analisa yang telah dibahas sebelumnya,

maka dapat diambil kesimpulan bahwa penelitian yang dilakukan telah berhasil

membangun sistem rekayasa perangkat lunak yang dapat menyediakan informasi

surat menyurat di UPT Puskom UNS.

5.2 Saran

Dalam aplikasi masih terdapat kekurangan, sehingga dalam kinerjanya

masih belum maksimal. Berikut saran-saran yang dapat penulis sampaikan

diantaranya :

1. Masih belum adanya fasilitas broadcast surat sehingga untuk mengirim ke

banyak tujuan harus melalui forward surat.

2. Masih belum adanya halaman tentang masalah jenis-jenis surat, sehingga

dalam pengelompokan suratnya masih belum ada.


commit to user

55

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Awan Pribadi, 2010, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework

Codeigniter. Yogyakarta : Lokomedia.

Irmansyah, F. 2003. Pengantar Database. Ilmu Komputer.com. Jakarta

Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta. Gava Media.

Newman, Frans, 2001, Membangun Database Web dengan CGI dan Database

Server, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Pender, Thomas A, 2002, UML Weekend Crash Cource. Indianapolish : Wiley

Publishing.

Shalahuddin, M. dan Rosa A.S.,2005, User Friendlyness SQL92 Standard Dilihat

dari Operasi Join 3 Level. Institute Teknologi Bandung : Bandung.

Wardana, 2010, Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta :

PT. Elex Media Komputindo.

PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS... · Program Diploma III Teknik Informatika Pada...

Documents

Transcript of PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS... · Program Diploma III Teknik Informatika Pada...