perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Program Diploma III Teknik Informatika

Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2012

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

HALAMAN PERSETUJUAN

PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS

Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

Tugas Akhir ini disetujui untuk dipresentasikan

pada Ujian TA

pada tanggal, 3 Juli 2012

Pembimbing

Ristu Saptono, S.Si, M.T

NIP. 19790210 200212 1 001

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

HALAMAN PENGESAHAN

PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI UPT PUSKOM UNS

Disusun Oleh :

YUNITA WULANDARI

NIM. M3209093

Pembimbing Utama,

Ristu Saptono, S.Si, M.T

NIP. 19790210 200212 1 001

Tugas Akhir ini telah diterima dan disahkan oleh dewan penguji Tugas Akhir

Program Diploma III Teknik Informatika

Pada tanggal, 3 Juli 2012

Dewan Penguji:

1. Penguji 1 : Ristu Saptono, S, Si, M.T ( ) NIP. 19790210 200212 1 001

2. Penguji 2 : Drs. Syamsurizal ( ) NIP. 19561212 198803 1 001

3. Penguji 3 : Tutut Maitanti, S. Si, M. Kom ( ) NIDN. 0625058501

Disahkan Oleh :

Dekan

FMIPA UNS

Prof. Ir. Ari Handono Ramelan, M.Sc (Hons)., Ph.D

NIP. 19610223 198601 1 001

Ketua

Program DIII Teknik Informatika

FMIPA UNS

Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc.

NIP. 19560407 198303 1 004

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

ABSTRACT

YUNITA WULANDARI, 2012, ARCHIVE APPLICATION DEVELOPMENT AT

INFORMATION TECHNOLOGY CENTER SEBELAS MARET UNIVERSITY

SURAKARTA. Diploma III Information and Technology Program, Mathematics ans

Natural Science Faculty Sebelas Maret University Surakarta.

An institution needs an application which can help in managing mails. Managing

mails in institution using printed archives often occurs errors in mail data storage.

Mailing application is really needed beside to manage mail, it is also needed to make

faster and more efficient mail. This mail application has purpose to change mail storage

through hard file into of file mail archive. Mailing application gives good contribution for

the institution.

Method of collecting the data used were reference study, observation, and

documentation. The development of this artificial software was based on Object Oriented

(OO) using UML as the model method, so analysis and system design used covered use

case diagram, class diagram, package diagram and sequence diagram. Meanwhile from

the implementation it was used Code Igniter as the development frame work.

Mailing application can make the mail goes out faster and more efficient, enters

inbox mail data and gives mail archive storage suggestion in order to the application can

be managed well. This application can be accessed and run via localhost.

Keywords: Application, Mailing

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

ABSTRAK

YUNITA WULANDARI, 2012, PEMBANGUNAN APLIKASI ARSIP DI

UPT PUSKOM UNS. Program Diploma III Teknik Informatika Fakultas

Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Sebuah instansi membutuhkan aplikasi yang dapat membantu dalam

pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan file cetak

sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat. Aplikasi surat-menyurat

sangat diperlukan, selain untuk pengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat

surat agar lebih cepat dan efisien. Aplikasi surat-menyurat ini bertujuan

mengubah cara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud

softfile. Aplikasi surat-menyurat memberikan kontribusi baik bagi instansi.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka,

observasi, dan dokumentasi. Pembangunan sistem rekayasa perangkat lunak ini

sendiri berbasis Object Oriented (OO) yang menggunakan UML sebagai metode

pemodelannya, sehingga analisis dan perancangan sistem yang digunakan

meliputi use case diagram, class diagram, package diagram, dan sequence

diagram. Sedangkan dari segi implementasinya digunakan CodeIgniter sebagai

framework pembangunnya. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan

efisien, memasukkan data surat masuk serta memberikan sarana penyimpanan

arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan

dijalankan secara localhost.

Keywords: Aplikasi, Surat-Menyurat

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

MOTTO

Say on the basic with love and honesty

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Untuk kedua orang tuaku Syamsuri dan Atim Harminah, doa, kerja keras dan nasehat

nasehatmu yang menjadi penuntun dalam hidupku...

Kedua kakakku Eko Arif Wicaksono dan Novita Sari Wulaningrum terima kasih, kalianlah yang

selalu mendukungku.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, karunia, dan nikmat-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Ucapan hormat dan

penghargaan yang setinggi-tingginya juga penulis sampaikan kepada orang tua

yang telah memberikan dukungan penuh baik secara moril maupun materi serta

restu yang tiada batas.

Dalam penyusunan laporan ini telah banyak pihak yang membantu. Oleh

karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kapada :

1. Drs. YS. Palgunadi, M.Sc selaku ketua jurusan Program DIII Teknik

Informatika Fakultas MIPA Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Ristu Saptono, S.Si, M.T selaku dosen pembimbing TA.

3. Kedua orang tua yang senantiasa memberikan sarana prasarana,

motivasi, perhatian dan doa restu.

4. Teman-teman Teknik Informatika D angkatan 2009, yang telah

menyediakan waktu untuk membagi ilmu mereka ketika penulis

memiliki permasalahan.

5. Dan kepada semua pihak yang telah membantu tetapi tidak dapat penulis

sampaikan satu-persatu. Terima kasih atas segalanya.

Akhir kata, penulis sampaikan terima kasih atas perhatian pada laporan ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta bagi

perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan.

Surakarta, 3Juli 2012

Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi berkembang dengan pesat di berbagai aspek

kehidupan, mulai dari personal hingga instansi. Pada sebuah instansi baik negeri

maupun swata, teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk optimalisasi segala

proses yang berkaitan dengan pembangunan dan perbaikan sistem. Salah satu

optimalisasi tersebut adalah penerapan sistem informasi. Kriteria dari sistem

informasi antara lain adalah fleksibel, efektif dan efisien. UPT Puskom UNS yang

merupakan salah satu unit pelaksana teknik, Selain memiliki tugas pokok

menyelenggarakan mata kuliah lab komputer, training dan technical support, UPT

Komputer terus mengantisipasi tuntutan kemajuan teknologi informasi dengan

mengembangkan jaringan internet dan intranet yang telah terhubung ke seluruh

unit serta terus mengembangkan sistem informasi administrasi baik di bidang

akademik, keuangan, sarana-prasarana maupun kepegawaian. Saat ini UPT

Puskom UNS tersebut berusaha menerapkan sistem administrasi yang bersifat

komputerisasi.

Pada instansi manapun baik itu instansi pemerintahan maupun instansi

swasta tentunya tak lepas dari kegiatan surat menyurat antar instansi dan individu,

begitu pula pada UPT Puskom UNS. Pemakaian sistem lama yaitu dengan sistem

manual dirasa kurang efektif dan efisien maka perlu adanya pembangunan sistem

yaitu dengan membangun sebuah Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS agar

kegiatan surat menyurat UPT Puskom UNS dapat lebih terkontrol dan

terorganisir.

Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS adalah suatu aplikasi berbasis web

yang memfasilitasi UPT Puskom UNS dalam melakukan surat menyurat

elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas.

Berdasarkan penjelasan diatas tentunya penggunaan Aplikasi Arsip di UPT

Puskom UNS terasa sangat praktis.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

Berdasarkan uraian di atas penulis bermaksud untuk membangun sebuah

Aplikasi Arsip d