PEMANFAATAN PDM-WORKGROUP SEBAGAI SISTEM ERP DOKUMEN DESAIN

Rudi Kurniawan AriefTeknik Mesin

Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat - BukittinggiEmail: rudi.arief@gmail.com

ABSTRAK

Kata kunci: ERP, PDM, produk data management, sistem manajemen, manajemen desain.

A. PendahuluanDengan pesatnya kemajuan teknologi informasi mendorong industry untuk ikut serta memanfaatkan teknologi ini

untuk menunjang dan meningkatkan produktifitas dan kinerja mereka. Berabagai aktifitas kerja produksi maupun administrasi di itegrasikan dengan system teknologi informasi, sehingga aktifitas manual yang biasanya membutuhkan banyak kertas dan lemari penyimpanan data seakarang menjadi lebih sederhana dimana data tersimpan dengan rapi hanya di dalam satu atau beberapa kotak kecil bernama PC atau server. Untuk administrasi dan itegrasi data antar departemen biasanya digunakan suatu system yang disebut dengan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP adalah suatu software komersial yang bisa mengintegrasikan semua alur informasi yang mengalir di dalam suatu perusahaan dengan mulus. (T.J. Davenport, Harvard Business Review, July-Aug., 1998). Secara sederhana ERP dapat juga kita sebut sebagai suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai data dari berbagai data dalam satu perusahaan maupun antar perusahaan. Secara umum ERP ini sudah sangat digunakan di bidang finansial, H.R, produksi, supply chain dan hubungan kostumer baik dalam bisnis telekomunikasi, manufaktur maupun jasa. Pembahasan tentang ERP ini sudah banyak di bahas dalam makalah-makalah ilmiah, buku-buku literature, dalam mata pelajaran di kampus-kampus secara lisan, tertulis maupun di dunia maya melalui internet, namun masih sangat sedikit pembahasan yang berfokus pada bidang atau departemen engineering. Oleh sebab itu dalam makalah ini penulis akan membahas penggunaan ERP pada divisi perancangan yang masih tergabung di salam departemen engineering. Pembahasan mengambil tentang pemanfaatan software PDM-workgroup pada PT.W.N untuk untegrasi dan distribusi data antar departemen.

B. Metode PenelitianPenelitian dilakukan melalui pengamatan dan pengalaman penulis secara langsung selama bekerja pada divisi

perancangan di suatu perusahaan multinasional. Penilitian juga melibatkan personel dari departemen lain sebagai pengguna data yang dikeluarkan oleh divisi perancangan. Data diambil melalui interview langsung dengan para pengguna system.

C. Pembahasan1. Produk Data Management

PDM merupakan suatu sistem manajemen data perancangan yang berfungsi untuk menyimpan data, mengatur dan mengkontrol revisi.Divisi perancangan PT.W.N menggunakan software PDM-workgroup untuk mendistribusikan gambar produk

agar bagian perencanaan produksi (PRP) bisa selalu mendapatkan data yang paling update.

2. Proses Implementasi Sistem PT.W.N memulai penerapan PDM ini pada tahun 2006 seiring dengan dipergunkannya software SolidWorks untuk perancangan produk. Dalam perjalananya masih banyak ditemukan kendala-kendala dalam penggunaan sistem ini. Pada tahun 2008 Nicholas Baraal (mahasiswa magang dari Paris) melakukan evaluasi atas sistem PDM ini dan menghasilkan beberapa perubahan yang cukup memuluskan jalannya sistem ini. Di tahun ini juga dimulai ujicoba sistem paperless dimana produk drawing tidak lagi di simpan dan didistribusikan secara

hardcopy. 2010 disebabkan karena masih ada kesulitan yang belum terpecahkan untuk internal divisi perancangan disertai keluarnya beberapa personel yang sudah terlatih dalampenggunaan sistem ini dialakukan penyempitan fungsi PDM dari integrasi data litas departemen menjadi intern departemen saja. Dengan adanya pergantian pimpinan pada departemen engineering di pertengahan tahun 2011 akhirnya evaluasi sistem PDM kembali dilakukan dengan beberapa perubahan yang mulai mencairkan kesulitan-kesulitan yang selama ini dialami.

3. Implementasi sistem PDM lintas departemenSebelum penerapan PDM gambar kerja dan data penunjang yang dibutuhkan untuk produksi di distribusikan secara manual ke bagian PRP sebagai perencana produksi. Desainer dan admin.engineering akan mengadakan meeting dengan personel PRP untuk menjelaskan produk baru atau revisi gambar serta menarik gambar lama yang sudah tidak dipergunakan. Selanjutnya bagian PRP akan mendistribusikan gambar yang dibutuhkan ke departemen quality dan produksi. Apabila ada permasalahan seperti gambar yang kurang jelas atau penulisan dimensi yang tidak lengkap maka yang bersangkutan harus mencari desainer untuk mendapatkan datanya, apabila desainer sedang tidak ditempat sudah dapat dipastikan pekerjaan tersebut akan tertunda. Untuk pengerjaan CNC operator CNC membuat G-Code secara manual sebelum dimasukkan ke dalam mesin.

Kondisi sebelum diterapkannya sistem PDM :a. Distribusi data dilakukan melalui media kertas dengan berbagai form dan meeting yang harus dilakukan dengan departemen lain.b. Sering terjadi kesalahan dan kekurangan produksi.c. Sering terjadi kesalahan pengecekan produk.d. Sering terjadi kesalahan pembelian spare part.e. Sering terjadi kesalahan pengambilan gambar dan pengetikan bill of material (B.O.M)f. Terjadi disharmonisasi dan saling tuding antar departemen saat terjadi masalah.

Setelah diterapkannya sistem PDM setiap departemen akan memiliki satu software sistem PDM ini sehingga setiap personel yang membutuhkan data baik data gambar, 3D maupun data administratif seperti B.O.M tinggal log in ke dalam sistem. Jenis data yang diperbolehkan diambil bisa di seting secara khusus untuk setiap user atau departemen. Departemen lain hanya bisa mengambil data tanpa bisa menyimpan dan merubah data tersebut sehingga dapat di jamin keasliannya.

Kondisi ideal setelah diterapkannya sistem PDM :a. Data yang dibutuhkan bisa diambil langsung dari dalam sistem.b. Tidak terjadi kesalahan penggunaan data revisi.c. Data yang tersedia di dalam sistem selalu data yang paling update.d. Menunjang sistem paperless pemberitahuan update terbaru cukup melalui email.e. Lebih efisien kareta tidak perlu terlau sering mengadakan meeting khusus. f. Tidak terjadi lagi kesalahan pengunaan dan pembacaan data.g. Meminimalisir salah ketik saat departemen lain membuat list B.O.M karena bisa di generate secara otomatis oleh sistem PDM.h. Setiap departemen akan lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya.

Keuntungan dari penerapan sistem PDM :a.Tidak ada kekhawatiran salah ambil data karena data yang tersedia di PDM adalah data terupdate yang resmi.b.Tidak diperlukan penyimpanan kertas dan form2 serah terima dokumen.c.Data design bisa di ambil kapanpun dibutuhkan walaupun designer/admin.eng tidak ada di tempat.d.Data untuk CAD&CAM tidak perlu di generate scr manual.e.Mendukung sistem paperless.f. Meminimalisir kesalahan dalam pengetikan dan input data B.O.M.g.Biaya yang tidak semahal software-software ERP lainnya (seperti SAP dan Oracle)

Agar lebih efektif dibutuhkan user yang khusus bertanggung jawab akan sistem ini di tiap departemen.

4. Implementasi PDM pada internal divisi PerancanganSebelum PT.W.N menggunakan PDM masing-masing desainer bekerja pada proyek terpisah dan dikhususkan bagi desainer tersebut. Kondisi sebelum diterapkannya sistem PDM :a. One man show, satu orang harus mampu menyelesaikan satu project baik kecil maupun besar.b. Satu desainer satu project sehingga dibutuhkan aktu yang lebih panjang.c. Data rentan hilang karena terhapus ataupun karena pemberian nama file yang sama.d. Kurang interaksi dan diskusi antar desainer.e. Apabila memerlukan suatu data harus di copy dahulu ke server atau dengan flash disk.

Dengan PDM data disimpan dalam suatu brankas virtual sehingga bisa diakses oleh semua desainer, keamanan terjaga karena hanya desainer yang mempunyai data (data owner) yang bisa melakukan perubahan. Kondisi setelah diterapkannya sistem PDM :a.Data bisa diakses oleh banyak user tanpa harus copy-paste.b.Budaya kerja sama menjadi lebih berkembang karena satu project bisa dikerjakan oleh beberapa desainer.c.Penyelesaian project menjadi lebih cepat.d.Keamanan data lebih terjamin karena terlindungi dalam brankas virtual daari PDM.e.Berkembangnya budaya diskusi dan saling bertukar pikiran dan ide.

Keuntungan dari penerapan sistem PDM :a. Semua revisi selalu ter-record dengan baik.b.Tidak ada data yang terhapus/ atau ter-edit tanpa sengaja.c. Memungkinkan pertukaran data antar user dengan lancar tanpa takut dirubah oleh user lain.d.Keamanan data lebih terjamin.e. Bisa mengetahui apabila ada perbedaan antar file yang disimpan di local folder dengan yang ada pada PDM.

Kelemahan dari penerapan sistem PDM :a. Data yang di edit (check out) otomatis ter-update revisinya saat check in.b.Sering terjadi lag saat update sistem, sehingga beberapa komponen tidak tampil saat file dibuka.c. Loading file cukup lama jika tidak memiliki file yang sama di local folder.

5. Permasalahan dan Solusi

Permasalahan yang di hadapi selama implementasi sistem PDM :a. Kegagalan merubah budaya kerja.b. Bugs program yang tidak terselesaikan oleh provider software.c. Kurangnya support dari manajemen.d. Sistem lama manajemen drawing yang rumit dan tidak konsisten.e. Tidak adanya pergantian personel / training saat user atau person in charge berhenti dari perusahaan.f. Tidak ada template khusus untuk desainer sehingga jika ada perbedaan huruf kapital dan tidak akan

memberikan input yang berbeda pada data PDM.

Solusi yang diambil atas permasalahan yang terjadi selama implementasi sistem PDM :a. Untuk mengatasi kesulitan di atas maka pada tahun 2010 ruang lingkup penggunaan PDM workgroup ini

dipersempit hanya sebatas untuk pertukaran data dan iformasi internal depatement Engineering.b. Kontrol dokumen lintas departemen di pergunakan buku panduan (Manufakturing Book) yang berisi master

list semua komponen.

c. Pada tahun 2012 manajemen administrasi design diperbaiki lagi dengan beberapa perubahan pada sistem penomoran gambar dan penyeragaman data properties dari file SolidWorks sehingga dataPDM workgroupselalu konstan.

D. Kesimpulan dan Saran1. Kesimpulan

a. PDM workgroup merupakan sistem manajemen data produk yang cukup kuat untuk perusahaan kecil dengan jumlah user dibawah 10 orang.b. Sistem ini sudah mampu mengintegrasikan bagian design dengan bagian-bagian lainya secara baik jika

dipergunakan dengan benar, untuk yang lebih kompleks bisa di upgrade ke PDM enterprise.c. Dasar dari kegagalan penerapan sistem ini tidak jauh berbeda dari sistem ERP pada umumnya yaitu

ketidaksiapan & ketidakdisiplinan SDM, baik dari sisi user maupun sisi manajemen sebagai pendukung perubahan.

d. Dibutuhkan kerjasama dan keseriusan untuk mengintegrasikan sistem ini dengan manajemen administrasi design agar di dapatkan hasil dan manfaat yang optimal.

2. Saran a.Untuk sistem interaksi data yang lebih baik dan benar-benar sudah terotomatisasi dan paperless lebih baik

sistem di upgrade ke PDM enterprise.b. Perubahan budaya dari sistem manual ke paperless harus didukung penuh oleh segenap manajemen tidak

cukup dari manajer terkait saja (manajer engineering).c.Sebaiknya dibuatkan suatu template khusus untuk manajemen administrasi gambar agar seragam bagi semua

desainer sehingga pembacaan data PDM lebih rapi.

E. Daftar Pustaka

[1] IvicaCrmkovic, “Implementing and integrating product data management software configuration management”, Artech House, Inc. (2003).

[2] Jay Thompson, “Tech Tip: Workgroup PDM vs. Enterprise PDM Explained”, CAPUniversity, (2012). <http://blog.capinc.com/2012/08/tech-tip-workgroup-pdm-vs-enterprise-pdm-explained/ >

[3] Lene Pries-Heje and Yvonne Dittrich, “ERP implementation as design”, Scandinavian Journal of Information System, Vol. 2, No. 21,pp 27-58, (2009).

[4] Mahmoud Dinar, “Customizing product data management tools for design automation”, Lambert Academic Publishing, (2012).

[5] Rajesh Ray, “Enterprise Resource Planning Text & Cases”, Tata McGraw-Hill, (2011).[6] Severin V. G., Steward A. Leech and Bai Lu, “Risk and Controls in the Implementation of ERp Systems”, The

International Journal of Digital Accounting Research, Vol.1, No.1, pp 47-68, (2013)[7] Zeeshan Ahmed, “Proposing LT based Search in PDM System for Better Information Retrieval”, International

Journal of Computer Science & Emerging Technologies, Vol.1, No.4, pp 86-100, (2010).