Pemahaman Konseptual Pendekatan dan...

Teori–teori Komunikasi Organisasi

Teori-teori Komunikasi Organisasi

S. Djuarsa Sendjaja, Ph, D..Drs. Tandiyo Pradekso, M. A.

Dr. turnomo Rahardjo

KPENDAHULUAN

omunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindakan komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks. Kita dapat berkomunikasi dengan orang lain dalam konteks antarpribadi (interpersonal communication), kita bisa pula berbagi pesan dalam konteks kelompok (group communication), dapat juga dalam lingkup organisasi (organizational communication), Berta tindak komunikasi kita dengan memanfaatkan pesan dari media massa (mass communication).

Salah satu konteks komunikasi yang menarik untuk dikaji adalah tindakan" komunikasi dalam suatu organisasi, karma pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan ataupun bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai, sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang bertujuan mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat social kemasyarakatan.

Bahasan yang ada dalam modul ini, akan terdiri dari tiga kegiatan belajar, yaitu pentingnya komunikasi dalam organisasi, memahami komunikasi dalam organisasi dan beberapa pendekatan dalam komunikasi organisasi. Setiap kegiatan belajar akan dibahas secara lebih rinci beberapa aspek penting yang berkaitan dengan kegiatan belajar tersebut. Karenanya, mempelajari materi dari modal ini dengan cermat merupakan langkah terbaik untuk memahami komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi.

Setelah mempelajari modal ini, Anda diharapkan memiliki kemampuan untuk memahami peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi

Setelah mempelajari masing-masing kegiatan belajar dengan baik, Anda diharapkan mampu:1. menjelaskan pengertian tenting komunikasi organisasi;2. menguraikan berlangsungnya suatu proses komunikasi;3. menjelaskan fungsi komunikasi dalam organisasi;4. menyebutkan dan menguraikan gaya komunikasi dalam organisasi;5. menjelaskan upaya memperbaiki kemampuan komunikasi organisasi;Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


6. mengenal beberapa pendekatan dalam komunikasi organisasi.

KEGIATAN BELAJAR 1

Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Dalam kehidupan kita sehari-hari, komunikasi merupakan suatu tindakan yang memungkinkan kita mampu menerima dan memberikan informasi atau pesan sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Secara teoretis, kita mengenal beragam tindakan komunikasi berdasarkan pada konteks di mina komunikasi tersebut dilakukan, yaitu konteks komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan komunikasi massa.

Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari, karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi, baik organisasi komersial

Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasiorganisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Di samping itu penting juga mempelajari arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi, yaitu arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) Berta arus komunikasi yang berlangsung antara dan di antara bagian ataupun karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi horizontal.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Sebelum kita membahas pengertian komunikasi organisasi, sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat dalam konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa Latin communis atau common dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita sedang berusaha untuk mencapai kesamaan makna, 'commonness'. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita Sering kali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama. Oleh karena itu, komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai aktivitas di mana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan komunikasi yang terlibat, demikian pengertian komunikasi yang diberikan Kathleen K. Reardon dalam buku Interpersonal Communication, Where Minds Meet (1987).

Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss dalam buku Human Communication menguraikan adanya 3 model dalam komunikas i . Pertanza, model komunikasi linier, yaitu pandangan komunikasi satu arah (one-way view of communication). Dalam model ini, komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respons atau tanggapan yang diharapkan, tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Contoh dalam model komunikasi linier ini adalah teori jarum suntik (hypodermic needle theory). "Jika saya ingin mempersuasi Anda, maka saya menyuntikkan satu dosis persuasi kepada Anda, sehingga Anda akin 'Iekas sembuh' dan melakukan apa yang saya inginkan", dernikian pandangan dari teori jarum suntik tersebut.

Model komunikasi yang kedua adalah interaksional yang merupakan kelanjutan dari Pendekatan linier-"' Pada model komunikasi interaksional, diperkenalkan gagasan tentang umpan balik (Feedback). Dalam model ini, penerima (receiver) melakukan seleksi, interpretasi dan memberikan respons terhadap pesan dari pengirim (sender). Komunikasi dalam model ini, dipertimbangkan sebagai proses dua arah (two-way) ataupun cyclical process, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai sender, namun pada waktu yang lain berlaku sebagai receiver, penerima pesan. Mode l yang ke t iga ada lah t ransaks iona l . Da lam pandangan transaksional, komunikasi hanya dapat dipahami dalarn konteks hubungan (relationship) di Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


antara dua orang atau lebih. pandangan ini nieneLnkan bahwa semua perilaku adalah komunikatif, tidak ada satu pun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan (an organization is a collection, or system, of individuals who commonly, through a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal).

Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di samping itu, dalam organisasi ju ga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun social, memiliki satu biding pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Dengan landasan konsep-konsep komunikas i dan o rgan isas i sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya soling bergantung satu soma lain (the flow of messages Within network of interdependent relationships).

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Masingmasing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut.

Pertama adalah downward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

1. pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction);2. penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu

untuk dilaksanakan (job rationale);3. penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang

berlaku (procedures and practices);4. pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Sedangkan upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

1. penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan;

2. penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan;

3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan;Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


4. penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication. Tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah:

1. memperbaiki koordinasi togas;2. upaya pemecahan masalah;3. Baling berbagi informasi;4. upaya memecahkan konflik;5. membina hubungan melalui kegiatan bersama.

B. PROSES KOMUNIKASI

Dalam tataran teoretis, paliAg tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu perspektif kognitif dan perilaku. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif, adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambing lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi. Sementara B.F. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX. Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus-respons antara sender dan receiver.

Setelah kita memahami pengertian dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi khusus diharapkan oleh pengir im (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.

Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:

MODEL KOMUNIKASI ANTARMANUSIA


Info

SOURCE RECEIVER

CHANNEL

Message

Transsmitted

by

Encode

ListeningReadingObserving

Receptionby Decode

Feedback

WordsActionsPictures

Ideations

Decode Encode

SpeakingWritingActingDrawing


Somber : Jerry W. Koehler, Karl W.E. Anatol, Ronald L. Applbaum: organizational Communication, Behavioral Perspectives, hat. 6.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tertulis ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun mclalui suatu widakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel it"m saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. saluran LIMA komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset video atau OHP (overhead projector). Sumber berusaha untuk membebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalarn proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran/interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memaharni suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

Tahap terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

1. Fungsi Komunikasi dalam OrganisasiDalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun

sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: fungsi informatif, regulatif, persuasif dan integratif. Kita akan membahas fungsi-fungsi di atas secara terperinci.

1. Fungsi InformatifOrganisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi

(information-processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi RegulatifFungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang

berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orangorang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintahperintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah,2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi,3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang

pemimpin sekaligus sebagai pribadi,4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi PersuasifDalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak

akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang

memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

KEGIATAN BELAJAR 2

Memahami Komunikasi dalam Organisasi

P



ersoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengaruh kekuasaan dalam organisasi clan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan clibahas dalam Kegiatan Belajar 2 berikut.

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kite tenting bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi bawahan. Dan pada bahasan mengenai bagaimana memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisas i , k i ta akan dia jak untuk inemikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerja sama clan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.

A. GAYA KOMUNIKASI

Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respons atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari situ gaya komunikasi yang digunakan bergantung pada maksud dari pengirim (sender) clan harapan dari penerima (receiver).

Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam Kegiatan Belajar 2 ini, yaitu Controlling Style, Equalitarian Style, Structuring Style, Dynamic Style dan Relinquishing Style Berta Withdrawal Style.

1. The Controlling StyleGaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan

adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communicators.

Pihak-pihak yang memakai Controlling Style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikato- satu arch tersebut tidak khav atir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusal..t menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk mernaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual gagasan agar dibicarakan bersama, namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The Controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi oran,-, lain Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

2. The Equalitarian StyleAspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan

kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam l ingkup hubungan kerja.

The equalitarian style ini akin lebih memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3. The Structuring StyleGaya komunikasi yang terstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan

verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4. The Dynamic StyleGaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif,

karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiraniaga (salesmen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan



persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5. The Relinguishing StyleGaya komunikasi ini lebili mencerminkan kesediaan untuk

menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.Pecan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja lama dengan orang-orang yang berpengetahuan lugs, berpengalaman, teliti Berta bersedia untuk bertanggung jawab atas sernua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6. The Withdrawal StyleAkibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya

tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karma ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: "Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini". Pernyataan ini bermakna bahwa is inencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategic untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling, dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produksi

TABEL GAYA KOMUNIKASI



Gaya Komunikator Maksud Tujuan

Controlling Membeh perintah, butuh

Mempersuasi Menggunakanperhatian orang lain orang lain kekuasaan dan

wewenang

Equalitarian Akrab, hangat Menstimulasiorang lain

Menekankanpengertian

bersama

Structuring Objektif, tidak memihak

Mensistemisasi

lingkungan keda,

memantapkan

struktur

Menegaskan

ukuran, prosedur,

aturan yang

dipakai

Dynamic Mengendalikan, agresif

Menumbuhkansikap untuk

bertindak

Ringkas dan

singkat

Relinguishing Bersedia menerima Mengalihkan Mendukunggagasan orang lain tanggung jawab

kepada orang lain.

pandangan

orang lain

withdrawal Independen/berdiri Menghindad MengalihkanSendiri komunikasi Persoalan

Sumber: Jerry W Koehler, Kar I W.E. Anatol, Ronald L. Applbaum: Organizational Communication, Behavioral Perspectives.. hal. 48

B. KEKUASAAN DALAM ORGANISASIOrang-orang yang berada pada pucuk pimpinan suatu organisasi

seperti: manajer, direktur, kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan (power) dalam konteks mempengaruhi peri laku orang-orang yang secara strukturat organisatoris berada di bawahnya. Sebagian pemimpin menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik. Namun, sebagian pemimpin lainnya tidak mampu memakai kekuasaan dengan efektif, sehingga aktivitas untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas tidak dapat dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, sebaiknya kita bahas secara terperinci jenis jenis kekuasaan yang Bering digunakan dalam suatu organisasi.



Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals). Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengarAi tindakan satu sama lain, maka Yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan.Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaltil: lewarel, coercive, referent, expert dan legitimate power.

1. Reward PowerTipe kekuasaan ini memusatkan perhatian pada kernampuan

untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain. Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian atau situasi Yang memungkinkan orang Twin menemukan kepuasan. Dalam deskripsi konkret adalah "jika Anda dapat menjamin atau memberi kepastian gaji atau jabatan saya meningkat, Anda dapat menggunakan reward power Anda kepada saya". Pernyataan ini mengandung makna, bahwa seseorang dapat melakukan reward power karena ia mampu memberi kepuasan kepada oranglain.

2. Coercive PowerKekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan

pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain. Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya mempunyai 'lisensi' untuk menghukum dengan tugas-tugas yang sul i t , mencac i -maki sampai kektiasaannya memotong gaji karyawan. Menurut David Lawless, jika tipe kekuasaan yang koersif ini terlalu banyak digunakan, akan membawa kemungkinan bawahan inclakukan tindakan balas dendam atas perlakuan atau hukuman yang dirasakannya tidak adil, bahkan sangat mungkin bawahan atau karyawan akan meninggalkan pekerjaan yang i-nenjadi tanggung jawabnya.

3. Referent PowerTipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan 'kesukaan' atau l iking,

dalam arti ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya. Dalam uraian yang lebih konkret, seorang pimpinan akan mempunyai referensi terhadap para bawahannya yang mampu melaksanakan pekerjaan danbertanung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya.

4. Expert PowerKekuasaan yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diri pada

suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan tertentu. Seorang atasan akan dianggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pi mpinan



tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan. Inilah indikasi dari munculnya expert power.

5. Legitimate PowerKekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual

power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi. Tipe kekuasaan ini masih bersandar pada struktur social dalam suatu organisasi, dan terutama pada ni lai-ni lai kultural. Dalam contoh yang nyata, j ika seseorang dianggap lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka orang lain setuju untuk 'mengizinkan' orang tersebut melaksanakan kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut.

Dari lima tipe kekuasaan di atas, mana yang terbaik? Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban. Harus diingat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentio) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan. Scharusnya orang-orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif. Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukarela dan patuh untuk melaksanakan pekerjaan adalah dengan cara mempersuasi mereka. Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontan termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority).

C. MEMPERBAIKI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Salah satu karakterist ik komunikasi antarmanusia (human communication) menegaskan, bahwa tindakan komunikasi akan mempunyai efek yang dikehendaki (intentional effect) dan efek yang tidak dikehendaki (unintentional effect). Pernyataan tersebut bermakna, bahwa apa yang kita katakan dan apa yang ki ta lakukan pada orang la in t idak sela lu diinterpretasikan sama sepern yang kita kehendaki. Kenyataan ini dapat terjadi pada setiap konteks komunikasi , baik konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, massa, ataupun komunikasi organisasi.

Mengakhiri uraian pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan membahas prinsip-prinsip umum untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi.

Prinsip yang pertam4 adalah bagaimana mendefinisikan tujuan kita berkomunikasi. Orang berkomunikasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan, namun mereka tidak selalu tabu dengan tepat hasil-hasil apa Yang mereka sari. Untuk itulah, memberi batasan terhadap tujuan kita berkomunikasi merupakan faktor yang menentukan keberhasilan kita berkomunikasi dalam suatu organisasi.

Ada dua cara yang bisa di lakukan untuk mendefinisikan tujuan berkomunikasi, yaitu apa yang kita inginkan untuk terjadi. Artinya pastikan bahwa tujuan kita berkomunikasi sudah spesifik, karena kalau Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


tujuan kita tidak jelas, maka kita tidak akan selalu slap untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Cara kedua yang dilakukan adalah memastikan apakah tujuan kita realistis, dalam arti apa tujuan yang kita harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak. Misalnya, apakah atasan kita akan mempromosikan jabatan kita atau menaikkan gaji kita, kalau penampilan dan prestasi kerja kita masih di bawah ukuran normal? Kalau itu yang terjadi, maka tujuan kita tidak realistis.

Prinsip kedua dalam memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi adalah bagaimana memilih audiens yang `terbaik'. Setiap pesan yang kita sampaikan akan mempunyai beberapa audiens yang potensial, karena berkomunikasi dengan setiap orang mensyaratkan satu pendekatan Yang berbcda dan kemungkinan akan mendapatkan hasil yang berbeda pula.

Dalam suatu organisasi, Prosedur yang ada biasanya mensyaratkan orang untuk menjelaskan setiap gagasan ataupun persoalannya kepada orang lain dengan tegas. Kalau pimpinan suatu organisasi terlalu sibuk, tidak ramah ataupun tidak tertarik dengan gagasan ataupun persoalan yang kita lontarkan, masih ada cara lain untuk menyampaikan keinginan kita, misalnya dalam suatu pertemuan yang diadakan. Oleh karena itu, memilih siapa audiens yang memungkinkan kita dapat menyampaikan persoalan, pendapat ataupun gagasan secara bebas, perlu kita perhatikan kalau kita menginginkan pesanpesan organisasional yang kita sampaikan sesuai dengan apa yang kita harapkan.

Prinsip ketiga adalah menggunakan saluran (channel) yang terbaik. Ada beberapa saluran komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan organisasional. Memilih satu dari beberapa saluran komunikasi yang ada seharusnya tidak menjadi keputusan yang di lakukan secara sambil lalu, karena setiap saluran komunikasi mempunyai keuntungan sekaligus kerugian.

Ada dua jenis sa luran, yai tu sa luran komunikas i l isan (ora l communication) dan saluran komunikasi tertulis (written communication). Keuntungan terbesar dari komunikasi lisan adalah kecepatannya, dalam arti ketika kita melakukan tindak komunikasi dengan orang lain, pesan dapat disampaikan dengan segera. Aspek kecepatan ini akan bermakna kalau waktu menjadi persoalan yang esensial. Keuntungan kedua dari oral communication ini adalah munculnya umpan balik yang segera (instant feedback). Artinya, penerima pesan dapat dengan segera memberi tanggapan alas pesan-pesan Yang kita sampaikan. Dan keuntungan ketiga dari tindak komunikasi lisan adalah memberi kesempatan kepada pengirim pesan untuk mengendalikan situasi, dalam arti sender dapat melihat keadaan penerima pesan pada saat berlangsungnya tindak komunikasi tersebut. Jika kita memiliki kemampuan berbicara yang baik, memungkinkan pesan-pesan yang kita sampaikan akan menjadi lebih jelas dan cukup efektif untuk dapat diterima oleh receiver.

Sedangkan pada komunikasi tertulis, keuntungannya adalah bahwa is bersifat permanen, karena pesan-pesan organisasional yang disampaikan dilakukan secara tertulis. Selain itu, catatan-catatan tertulis juga mencegah kita untuk melakukan penyimpangan (distorsi) terhadap gagasan-gagasan yang kita sampaikan. Dengan perkataan Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


lain, ada jaminan bahwa apa yang kita katakan adalah apa yang akan diterima receiver.

Mana yang terbaik dari kedua saluran komunikasi di atas? Tidak ada jawaban atas pertanyaan tersebut, karena beberapa pesan hanya akan efektif kalau disampaikan secara lisan dan beberapa pesan lain akan lebih mudah diterima, apabila disampaikan secara tertulis. Oral communication biasanya disarankan untuk dilakukan, kalau pesan yang ingin disampaikan bersifat pribadi. la juga berguna kalau kita membutuhkan umpan balik yang cepat. Sementara komunikasi tertul is merupakan pi l ihan terbaik kalau kita menginginkan pesan yang kita sampaikan menjadi lebih formal atau resmi. Juga saluran tertulis akan lebih baik jika kita harus memilih kata-kata dengan cermat, di samping juga kalau kita ingin mengomunikasikan gagasan-gagasan yang rumit (complicated).

Komunikasi Lisan dan Komunikasi Tertulis

Komunikasi Lisan Komunikasi TertulisLebih personal (pribadi)Efektif untuk gagasan yang relatifsederhana

Lebih formal (resmi)Efektif untuk gagasan yang relatif kompleks

Memberikan umpan balik segera Memberikan umpan balik yang tertunda

Ada catatan resmiOff the record

Efektif kalau mencan respons yang cepatdan emosional

Efektif kalau mencari respons yang tertunda

Sumber : Ronald B. Adler, George Rodman, Understanding Human Communication, Second Edition, hal 249

KEGIATAN BELAJAR 3



Beberapa Pendekatan dalam Komunikasi Organisasi

Sosiolog Amitai Etzioni mengatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi. Kita dilahirkan dalam organisasi dan dididik dalam suatu organisasi pula serta sebagian benar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi.

Dalam Kegiatan Belajar 3 ini, kita akan mempelajari beberapa pendekatan yang berhubungan dengan pelaksanaan komunikasi dalam suatu organisasi. Pendekatan-pendekatan tersebut meliputi struktur dan fiingsi organisasi; hubungan manusiawi (human relations); komunikasi sebagai proses pengorganisasian serta pendekatan organisasi sebagai kultur.

A. PENDEKATAN STRUKTUR DAN FUNGSI ORGANISASI

Teori pertama yang memiliki keterkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalkan oleh Max Weber, seorang teoritisi terkenal sepanjang zaman. la mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan.

Intl dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan legitimasi. Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain. la juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas), yaitu otoritas tradisional, otoritas birokratik (rasional-legal) dan otoritas karismatik. Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagai sesuatu yang sudah pastas atau sudah benar menurut ukuran tradisi. Sedangkan kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasaan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi. Dan kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang. Selain itu, Weber juga mengemukakan pandangannya mengenai enam prinsip birokrasi yang terdiri dari:1. birokrasi didasarkan pads aturan-aturan yang memungkinkan

diselesaikannya suave persoalan;2. birokrasi mengenai pembagian secara sistematis terhadap tenaga

kerja. Setiap tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefinisikan secara jelas;

3. esensi dari birokrasi adalah adanya penjenjangan (hierarki);4. pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka;5. birokrasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan

sumbersumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya;6. birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi.

Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah teori sistem. Salah satu teoritisinya adalah Chester Barnard yang merupakan Presiders dari Bell Telephone Company



di New Jersey, Amerika Serikat. Barnard mengungkapkan sebuah tesis, bahwa organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerja sama antar manusia, dan bahwa kerja sama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi. Selain itu, kita juga dapat menyimak karya Daniel Katz dan Robert Kahn yang mengatakan bahwa sebagai suatu sistem sosial, organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap dalam keadaan terkendali. Dengan perkataan lain, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskannya menomor-duakan kebutuhan individu-individu.

B. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIAWI (HUMAN RELATIONS)

Dalam banyak hal, pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia dipandang sebagai variabel dalam suatu pengertian yang lebih luas. Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengalahkan perkembangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang-ulang. Atau dalam bahasa Agrys, ketika kompetensi teknis tinggi, maka kompetensi antarpribadi dikurangi. Oleh karena itu, munculnya pendekatan human relations ini merupakan kritik terhadap perspektif struktural fungsional.

Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan human relations, yaitu:1. produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan faktor psikologis;2. seluruh imbalan yang bersifat non-ekonomis, sangat penting

dalam mernotivasi para karyawan;3. karyawan biasanya memberikan reaksi terhadap suatu persoalan,

lebih sebagai anggota kelompok daripada individu;4. kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dan

mencakup aspek-aspek formal dan informal;5. penganut aliran human relations menganggap komunikasi

sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan.

Teori mengenai human relations lebih terperinci, dikemukakan oleh Rensis Likert dan dikenal dengan Hama Empat Sistem Likert, yaitu sistem exploitative authoritative; sistem benevolent-authoritative; sistem consultative dan sistem participative management.

Sistem yang pertama, exploitative authoritative, pimpinan menggunakan kekuasaan dengan Langan besi. Keputusan yang dibuat oleh pimpinan tidak memanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari para bawahannya. Sedangkan sistem kedua, benevolent authoritative, hampir sama dengan sistem yang pertama. Perbedaannya, pada sistem yang kedua, pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para karyawan. Pada sistem yang ketiga, consultative, pimpinan masih memegang kendali, namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawah. Dan sistem yang keempat, Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


participative management, mernberi kesempatan kepada para karyawan untuk berpartisipasi penuh dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini mengarahkan para bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi bekerja yang lebih baik.

C. PENDEKATAN KOMUNIKASI SEBAGAI SUATU PROSES PENGORGANISASIAN

Salah satu gagasan paling penting dalam referensi tentang komunikasi organisasi adalah, bahwa komunikasi bukan semata-mata sesuatu yang dilakukan oleh para anggota organisasi, bukan pula merupakan alai untuk menyelesaikan suatu persoalan. Namun, komunikasi itu sendiri lebih dipandang sebagai suatu proses pengorganisasian. Dalam bahasan ini, kita akan menyimak dua teori yang dikemukakan oleh Carl Weick dan Marshall Scott Poole mengenai teori pengorganisasian, Berta teori strukturasi dalam organisasi yang merupakan basil pemikiran Robert D. McPhee.

Teori pengorganisasian memandang organisasi bukan sebagai struktur atau kesatuan, tetapi suatu aktivitas. Oleh karena itu, lebih sesuai untuk disebut sebagai 'pengorganisasian' dari organisasi, sebab organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terus-menerus dilaksanakan. Jadi ketika sekelompok orang melakukan apa yang mereka lakukan, dalam arti aktivitas mereka menciptakan organisasi, maka pengorganisasian dilakukan secara berkesinambungan.

Esensi dari setiap organisasi adalah bahwa orang bertindak atau beraksi dalam suatu Cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait. Dalam deskripsi yang konkret, perilaku seseorang bergantung pada perilaku orang lain. Ukuran dasar dari perilaku yang saling terkait tersebut adalah, bahwa komunikasi inernainkan peran di antara orang-orang dalam organisasi. Jadi aktivitas pengorganisasian terdiri dari interaksi ganda', yaitu suatu tindakan yang diikuti oleh suatu respons dan kemudian tindakan penyesuaian oleh orang pertama. Contoh: seorang pimpinan meminta sekretarisnya untuk melakukan sesuatu (aksi). Ka rena belum paham, sekretaris meminta penjelasan kepada pimpinann~a (interaksi), dan pimpinan tersebut menjelaskan kembali perintahnya tersebut (interaksi ganda). Weick sangat meyakini bahwa seluruh aktivitas pengorganisasian adalah interaksi ganda, karena dari aktivitas seperti yang dicontohkan di atas, suatu organisasi dibangun.

Pemikiran strukturasi dalam organisasi yang dikemukakan Poole dan McPhee, dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu. Komunikasi tersebut terjadi dalam tiga tempat atau pusat-ousat dari strukturasi, yaitu konsepsi, implementasi dan penerimaan (reception). Pertania adalah tempat dari `konsepsi' yang meliputi seluruh bagian dari kehidupan organisasi di many orang-orang membuat berbagai keputusan dan pilihan. Contoh: ketika sebuah panitia yang dibentuk oleh pimpinan universitas memutuskan untuk mendirikan sebuah jurusan baru di lingkungan universitas tersebut, maka alur komunikasi selanjutnya dalam fakultas tersebut akan 'distrukturkan' oleh keputusan yang telah dibuat tersebut.

Tempat yang kedua dari strukturasi organisasi adalah 'implementasi', yaitu kodifikasi formal dan pemberitahuan mengenai berbagai keputusan dan pilihan. Contoh: sekali keputusan telah diambil untuk mendirikan jurusan baru, Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


maka pimpinan universitas akan mengeluarkan memorandum resmi kepada fakultas yang memberitahukan adanya perubahan. Pemberitahuan resmi itu sendiri akan berguna untuk mempertegas struktur organisasi tersebut di masa mendatang.

Strukturasi yang ketiga terjadi di tempat penerimaan (reception), yaitu ketika para anggota kelompok bertindak dengan menyesuaikan diri kepada keputusan-keputusan organisasi. Dalam uraian yang lebih konkret, setelah diambil keputusan untuk mendirikan jurusan baru, maka akan diangkat seorang ketua jurusan dan karenanya alur komunikasi dalam fakultas akan mengalami perubahan.

Meskipun setiap orang dalam suatu organisasi dapat berpartisipasi pada setiap atau keseluruhan dari ketiga tempat tersebut, namun strukturasi cenderung untuk dikhususkan. Artinya, manajemen tingkat tinggi biasanya terlibat dalam komunikasi konseptual, personal staf melaksanakan pekerjaan implementasi dan karyawan pada umumnya berpartisipasi dalam penerimaan atau reception.

D. PENDEKATAN ORGANISASI SEBAGAI KULTUR

Ketiga pendekatan yang telah diuraikan di atas, memandang organisasi sebagai struktur togas, dalam arti bahwa organisasi selalu berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan. Pada bahasan terakhir kita akan melihat suatu pandangan yang agak berbeda, yaitu organisasi sebagai kultur, dalam arti bahwa organisasi jugs merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya. Secara khusus kita akan mempelajari teori kultur organisasi sebagai suatu penampilan (performance) sebagaimana dikemukakan oleh Michael Pacanowsky dan Nick O'Donnell-Trujillo. Menurut Pacanowsky dan Trujillo, ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu ritual, hasrat (passion), sosialitas, politik organisasi dan enkulturasi.

Ritual merupakan suatu penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktivitas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin. Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting, karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan.


Missing Text


Kategori ketiga dari penampilan adalah `sosialitas'. Bentuk penampilan ini akan memperkuat suatu pengertian bersarna mengenai kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti tata susila dan sopan santun. Aspek lain dari sosialitas ini adalah privacy, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi. Pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik merupakan wujud dari privacy tersebut.

Politik organisasi merupakan bentuk penampilan yang keempat. Bentuk penampilan tersebut menciptakan dan memperkuat minas terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kekuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar-menawar (bargaining power) dan sebagainya.

Kategori terakhir dari penampilan adalah 'enkulturasi' atau proses mengajarkan budaya kepada Para anggota organisasi. Contoh bentuk penampilan ini adalah learning the ropes yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu, Meskipun hal tersebut dapat dilakukan melalui instruksi secara langsung, namun sering kali jenis belajar semacam ini terjadi ketika orang berbicara mengenai sesuatu yang terjadi, dalam upaya untuk membantu orang lain belajar mengartikan suatu kejadian tertentu.

KEGIATAN BELAJAR 4

Teori Integratif dalam Komunikasi Organisasi

T

eori sistem dalam komunikasi organisasi biasanya dipandang pula sebagai struktural-fungsionalisme, seperti yang telah sedikit dibahas pada bagian awal Kegiatan Belajar 3. Berangkat dari kerangka pikir klasik yang dikemukakan oleh Weber mengenai struktur dan fungsi organisasi, teori-teori sistem yang antara lain dikemukakan oleh Chester Barnard, Daniel Katz dan Robert Kahn, Herbert Simon dan James March, dianggap telah memberikan semacam otot dan daging bagi kerangka yang telah disusun oleh Weber. Teori-teori sistem yang mereka kemukakan telah memberikan lebih' banyak substansi, kompleksitas, dan reliabilitas mengenai organisasi daripada yang dilakukan oleh aliran klasik.



Pada bagian berikut kita akan membahas lebih lanjut suatu pendekatan sistem yang menekankan pada proses integratif dari konsep-konsep sistem.

A. TEORI INTEGRATIF

Teori yang dikemukakan oleh Richard Farace, Peter Monge, dan Hamish Russel ini menunjukkan suatu pandangan umum yang sangat menarik mengenai konsep-konsep sistem dari organisasi. karya mereka merupakan integrasi dari berbagai gagasan terbaik ke dalam suatu bentuk yang secara internal telah memberikan suatu sintesis mengenai pandangan sistem. Sebagai tambahan, karya mereka jUga menyatukan sejumlah besar pemikiran yang didasarkan atas penelitian, dan terakhir mereka menempatkan komunikasi sebagai pusat dari struktur organisasi.

Mereka mendefinisikan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang setidaknya terdiri dari dua orang (atau lebih), ada saling ketergantungan, input, proses dan output. Kelompok ini berkomunikasi dan bekerja sama untuk menghasilkan suatu hasil akhir dengan menggunakan energi, informasi, dan bahan-bahan lain dari lingkungan.

Salah satu sumber daya penting dalam organisasi adalah informasi. Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar, Farace dan rekannya mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika orang mampu untuk memperkirakan pola-pola terjadi dalam aliran tugas yang terjadi dalam aliran tugas dan h u b u n g a n -h u b u n g a n n y a , m a k a k e t i d akpastian dapat dikurangi dan informasi berhasil diperoleh. Komunikasi sendiri, sebagian merupakan pengurangan ketidakpastian melalui informasi, pencygunaan 'bentUk-bentuk simbolis' umum karena komunikasi mencakup yang saling dimengerti oleh para partisipannya.

Dalam teorinya mereka mengemukakan dua bentuk komunikasi-komunikasi yang mengemukakan dengan dua bentuk informasi. Pertama adalah informasi absolut' yang terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan-pengetahuan yang ada dalam sistem. Jadi keseluruhan informasi yang dikomunikasikan dalam suatu organisasi adalah komunikasi absolut. Sebaliknya informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui organisasi. Kenyataa bahwa info rmasi ada dalam suatu organisasi tidak menjamin bahwa informasi tersebut cukup dikomunikasikan di dalam sistem. Pertanyaan mengenai informasi absolute berkaitan dengan apa Yang diketahui sedangkan pertanyaan mengenai distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya. Implikasi praktis dari perbedaan teoritis ini adalah bahwa kegagalan dalam kebijakan distribusi informasi disebabkan oleh kegagalan manajer untuk mengenali kelompok mana yang perlu mengetahui suatu hal tertentu atau kesalahan untuk mengarahkan di mana seharusnya kelompok-kelompok tersebut dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan.

Kerangka structural fungsional bagi komunikasi organisasi terletak pada tiga dimensi analisis. Pertama adalah `system level' yang terdiri atas empat sublevel: individual, dyadic, kelompok, dan organisasional, dalam suatu prinsip hierarki sistem. Individu berkomunikasi satu dengan yang yang lain dalam dyad; beberapa dyad berkerumun bersama-sama ke dalam berkelompok. Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


Organisasi sebagai suatu keseluruhan adalah suatu sistem dari kelompok-kelompok yang saling berhubungan dan membentuk suatu jaringan kerja makro.

Pada set iap leve l anal is i s , k i ta dapat mengamat i fungsi -fungs i komunikasi yang sekaligus juga merupakan dimensi analisis yang kedua. Di antara berbagai fungsi komunikasi yang ada, Farace menekankan pada tiga fungsi, yaitu produksi, inovasi, dan pemeliharaan. Produksi mengacu pada pengarahan, koordinasi dan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Inovasi membangkitkan atau mendorong perubahan dan gagasan barn dalam sistem. Sedangkan pemeliharaan diartikan untuk melindungi nilai-nilai individual dan hubungan antarpribadi yang dibutuhkan untuk mempertahankan system.

Dimensi ketika adalah struktur. Jika fungsi berkaitan dengan isi pesan, maka struktur berkaitan dengan tumbuhnya pola-pola atau aturan-aturan dalam penyampaian pesan. Pada setiap level organisasi (individual, dyadic, kelompok, dan organisasional) kita dapat meneliti cara-cara bagaimana komunikasi dapat berfungsi dan distrukturkan. Selanjutnya, Farace mengemukakan secara terperinci masing-masing dari keempat level pengorganisasian. Tetapi, pada bagian berikut kita hanya akan membahas level individu, dyad, dan kelompok secara r ingkas, sekedar untuk memperoleh gambaran umum sebagai latar belakang. Oleh karna fokus perhatian Farace lebih kepada jaringan kerja makro, sebagai kontribusi terpenting teori ini, maka kita akan lebih banyak memusatkan perhatian pada masalah tersebut.

Konsep kunci yang berhubungan dengan komunikasi individual dalam organisasi adalah 'beban' (load). Beban/muatan komunikasi adalah tingkatan dan kompleksitas dari masukan informasi terhadap seseorang. Tingkatan adalah kuantitas dar i masukan sepert i pesan-pesan atau permintaanpermintaan, sedangkan kompleksitas adalah jumlah faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam memproses informasi. Ada dua lingkup persoalan berkaitan dengan muatan tersebut, yaitu underload dan overload. Underload terjadi ketika aliran pesan kepada seseorang berada di bawah kapasitas orang tersebut untuk memprosesnya. Overload terjadi ketika muatan melampaui kapasitas seseorang.

Sementara pengertian mengenai load, underload, dan overload berhubungan secara optimal dengan komunikasi yang diterima oleh individu tunggal, sehingga konsep ini juga dapat diterapkan pada seluruh level la innya, termasuk dyadic, kelompok, dan organisasional . Jadi , ada kemungkinan suatu keseluruhan organisasi dapat menjadi underloaded atau overloaded.

Konsep kunci yang dapat diterapkan pada level dyad adalah aturanaturan (rules). Para anggota dyad saling berhubungan sesuai dengan polapola harapan/tuntutan, di camping aturah-aturan eksplisit, maupiin iffiplis'it untuk berkomunikasi. Aturan-aturan ini secara eksplisit dan implicit menunjukkan kebijakan komunikasi dari organisasi. Isinya mengajarkan pada anggota organ isas i baga imana harus berkomunikas i , kapan harus berkomunikasi, kepada siapa harus berkomunikasi, dan hal-hal yang harus dikomunikasikan. Beberapa topik umum mengenai aturan-aturan tersebut antara lain meliputi siapa yang berinisiatif untuk berinteraksi, bagaimana memperlakukan penundaan, topik-topik apa yang dibicarakan dan bagaimana Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


menyeleksinya, bagaimana menangani perubahan topik, bagaimana mengakhiri interaksi, dan seberapa sering komunikasi terjadi.

Melalui kontak setiap hari antar anggota organisasi, individu-individu dalam berbagai kelompok cenderung untuk bekerja, berinteraksi, dan berkomunikasi secara bersama-sama. Kenyataan menunjukkan bahwa struktur dari keseluruhan organisasi tergantung pada pengelompokan ini. Sejak orang bekerja bersama-sama dalam kelompok dan fungsi yang berbeda, maka muncul berbagai jenis kelompok yang berbeda dalarn suatu organisasi. Dan seseorang secara bersama dapat menjadi anggota dari beberapa kelompok sekaligus. Dengan menganalisis lebih jauh, kita harus menyadari bahwa organisasi terdiri dari banyak struktur (multiple structures). Misalnya: struktur dapat dibentuk berdasarkan hubungan tugas, hubungan kekuasaan, kesukaan dan sebagainya. Kita akan kembali pada struktur organisasional kemudian, namun sebelumnya kita akan melihat pada beberapa aspek dari berbagai kelompok individual.

Kita menyadari bahwa kelompok-kelompok itu cenderung untuk memiliki struktur internal, yang menurut Farace dapat dibagi menjadi tiga. Pertama, struktur komunikasi; atau jaringan kerja mikro, yaitu pola-pola interaksi di dalarn k°Iompok. Pertanyaan yang muncul di sini adalah siapa berkomr iikasi dengan siapa di dalam kelompok? Jenis struktur kedua adalah struktur kekuasaan. Di sini pertanyaannya adalah siapa memiliki kekuasaan atas siapa? Jenis struktur ketiga yang ditekankan dalam teori ini adalah kepernimpinan. Struktur kepemimpinan berkaitan dengan distribusi peran di dalarn kelompok, terutama distribusi dari, peran-peran yang berhubungan dengan pengaruh antarpribadi dari para anggota kelompok.

Kembali pada jaringan kerja makro, Farace mengemukakan bahwa jaringan kerja makro adalah suatu pola yang berulang-ulang dari transmisi informasi di antara kelompok-kelompok dalam suatu organisasi. Jenis-jenis jaringan kerja 'dapat terjadi dalam suatu organisasi, clan masing-masing mempunyai fungsi tersendiri bagi organisasi. Mungkin jaringan kerja yang biasanya mudah dipahami adalah label atau diagram susunan organisasi formal, yang menjabarkan jaringan tugas. Meskipun demikian terjadi pula sejumlah jaringan tidak resmi atau informal networks, di mana setiap jaringan aringan terdiri dari dua bagian pokok yaitu: para anggota dan rantai/pertautan/kaitan yang menghubungkannya.

Rantai (links) ditandai oleh lima sifat. Pertama adalah 'simetri' atau tingkat yang menghubungkan para anggota, umumnya berupa suatu rantai interaksi atas dasar keseimbangan/kesejajaran . Dalam suatu hubungan yang simetris, para anggota memberi dan rnencrima informasi secara seimbang. Sedangkan rantai yang asimetris sifatnya searah, artinya memisahkan secara tegas pengirim dan penerima informasi. Ciri kedua adalah 'kekuatan' (strength) yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat dari pada orang yang jarang berkomunikasi.

Sifat ketiga adalah 'resiprositas' (timbal-balik), yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka, jika seseorang merasa yakin bahwa dia sering berkomunikasi dengan orang lain, tetapi orang lain menyangkalnya, maka rantai hubungannya tidak resiprokal. Ciri keempat adalah `isi' (content) yang merupakan esensi dari interaksi. Hal ini menyangkut apakah komunikasi yang dilakukan Bacaan Kuliah Teori Komunikasi


terutama mengenai pekerjaan, masalah social, atau materi lainnya. Dengan mengamati isi dari berbagai rantai dalam suatu jaringan, kita dapat mengenai fungsi keseluruhan dari jaringan. Sifat kelima adalah 'cara' (mode), di sini pertanyaannya adalah bagaimana komunikasi dapat dicapai clan melalui saluran apa. Caranya dapat berupa pembicaraan langsung, pertemuan kelompok, atau komunikasi melalui surat/telepon.

Suatu jaringan terdiri dari anggota-anggota yang bersama-sama dihubungkan dalam berbagai cara untuk berbagi informasi. Untuk memahami suatu jaringan, kita harus memperhatikan pula beberapa faktor tambahan. Para anggota organisasi memiliki peran-peran yang berbeda dalam jaringan. Salah satu peran tersebut adalah isolasi/terpencil. Orang yang termasuk dalam kategori isolasi tidak memiliki rantai hubungan dengan anggotajaringan lainnya. Dari mereka yang Baling berhubungan satu sama lain, beberapa di antaranya berkerumun menjadi kelompok-kelompok. Dalam pengertian jaringan, kelompok ditandai oleh empat kriteria, yaitu:

1. lebih dari separuh aktivitas komunikasi yang dilakukan kelompok beradadi dalam kelompok;

2. setiap individu harus dikaitkan dengan individu lain dalam kelompok,3. kelompok tidak akan hancur oleh keluarnya satu orang atau rusaknya

satu rantai hubungan;4. kelompok harus memiliki minimal tiga anggota.

Keempat kriteria di atas akan rnembuat kelompok relatif stabil

Jadi suatu jaringan adalah suatu rangkaian kelompok-kelompok dan anggota-anggota yang saling berkaitan. Dua peran lain yang juga penting dalam struktur jaringan adalah peran 'penghubung' (liaison) dan jembatan' (bridge). Bridge adalah anggota kelompok yang juga berhubungan dengan kelompok lainnya. Sementara liaison bukan anggota dari kelompok mana pun, meskipun dia menghubungkan dua kelompok atau lebih. Gambar 4.1 menunjukkan aspek-aspek dari struktur jaringan, yang memberikan suatu logika untuk mengamati struktur dan fungsi organisasi dalam pengertian komunikasi.

Gambar 4.1

Kelompok :Kelompok 1-4, 5, 6, 7, 8

Bridge-5, 9 Tunggal-1



Kelompok 2-9,10,11,12 Liaison-13 Dyad-2,3Kelompok 3-14,15,16,17,18 Liaison-19


Pemahaman Konseptual Pendekatan dan...

Documents

Transcript of Pemahaman Konseptual Pendekatan dan...