Pelatihan manajemen.sdm

Meningkatkan Sumber Daya Manusia

Dengan Public Relations

Oleh :

Laksmi, MA

Jurusan Ilmu PerpustakaanFakultas Ilmu Pengetahuan Budaya

Universitas Indonesia

Pelatihan Manajemen Perpustakaan UmumJakarta, 11 – 18 Agustus 2003

Pelatihan Perpustakaan Umum 2003

Meningkatkan Sumber Daya Manusia

Dengan Public Relations

Ringkasan :

Setelah mengikuti pembahasan ini peserta diharapkan mengetahui permasalahan dalam

manajemen sumber daya manusia di Perpustakaan Umum, dan relevansinya dengan

masyarakat pemakai perpustakaan. Selain itu, peserta juga diharapkan dapat menerapkan

kiat-kiat aktivitas public relations untuk mencapai tujuan.

PENDAHULUAN

Perkembangan perpustakaan umum saat ini tidak jauh berbeda dengan

perpustakaan umum pada beberapa tahun yang lalu. Mulai dari fisik hingga

infrastrukturnya. Jika pun perpustakaan umum berkembang, jumlahnya bisa dihitung

dengan jari dan biasanya kurang memperoleh respon yang luas dari masyarakat.

Hambatan pokok yang selalu dituding adalah permasalahan SDM baik kuantitas maupun

kualitas. Terbatasnya tenaga profesional membuat manajemen perpustakaan kurang

diperhatikan. Akibatnya kinerja perpustakaan yaitu pengolahan, pengadaan dan layanan

perpustakaan tidak lancar. Banyak koleksi yang belum diolah, hilang atau rusak, sehingga

layanan kepada masyarakat tidak maksimal. Kurang optimalnya pengelolaan dana yang

rata-rata jumlahnya kurang juga menjadi penyebab buruknya layanan perpustakaan

umum. Lokasi yang tidak strategis mempengaruhi opini publik. Selain itu, manajer lini

atas sebagai pengambil keputusan kurang memberikan perhatian pada pentingnya

perpustakaan.

Faktor penghambat bukan hanya dari internal tetapi juga faktor eksternal.

Dampak kekacauan ekonomi dan sistem pemerintahan yang dijalankan saat ini

menciptakan kondisi yang sangat tidak kondusif untuk perkembangan institusi

pendidikan otodidak seperti tujuan perpustakaan umum. Sementara itu, ketidakpedulian

2


masyarakat terhadap perpustakaan, termasuk sebagian besar pejabat yang telah

disebutkan di atas, sangat menentukan perkembangan perpustakaan umum.

Perlu diketahui bahwa pada riset yang dilakukan oleh sebuah badan Internasional

mengenai index sumber daya manusia di dunia, SDM di Indonesia menduduki posisi

ketiga dari terendah dari hampir 200 negara di dunia. Pada tahun 1960, seorang sosiolog

asing Prof. Everett M. Rogers, mengungkapkan penelitiannya mengenai 10 ciri sikap

masyarakat Indonesia yang hingga kini masih dirasakan relevan yang dianggap

menghambat kemajuan (Tampubolon, SMH, 2000). Pertama, masyarakat tradisional

memiliki sikap yang kurang bisa saling percaya, kurang kreatif dan inovatif, sangat

mudah pasrah, menyerah dan putus asa, tingkat aspirasi yang rendah, berfoya-foya begitu

mendapat uang, kurang mampu mengantisipasi masalah dan tantangan yang akan

dihadapi, bersikap sangat famililisme, umumnya sangat bergantung pada bantuan

pemerintah, sulit memisahkan diri dari suasana tempat asal (mangan tidak makan

pokoknya kumpul), terakhir, masyarakat tidak mampu berempati.

1. Tiga kepentingan

Apapun jenis dan sifat organisasi, ilmu manajemen menekankan pentingnya

faktor manusia. Dari uraian di atas, hambatan tersebut dapat disimpulkan bahwa ada

konflik antara pimpinan, staf dan masyarakat. Masyarakat mencakup pemakai

perpustakaan, penerbit, toko buku, dan pemerintah. Ketiga kepentingan tersebut perlu

dijaga keseimbangannya dalam menjalankan fungsi manajemen.

Pemilik/pimpinan lembaga

Staf Masyarakat

Apabila salah satu kepentingan dilalaikan, organisasi tersebut tidak akan berjalan

baik, bahkan tujuan yang sudah ditetapkan terancam tidak tercapai. Kompleksitas

3


permasalahan yang muncul dalam organisasi bisa diatasi dengan koordinasi yang baik di

antara ketiganya. Banyak penyelesaian yang sebenarnya bisa dan memungkinkan untuk

dilakukan, antara lain adalah dengan mengadakan survai kebutuhan masyarakat, survai

manajemen staf perpustakaan itu sendiri, mengadakan pelatihan staf, meningkatkan

anggaran, mengadakan promosi dan lain sebagainya.

Berikut adalah pembahasan permasalahan di antara 3 kepentingan dan tuntutan

terhadap mereka.

1.1 Ketidakpedulian Masyarakat terhadap Perpustakaan

Apresiasi masyarakat terhadap perpustakaan sampai saat ini masih menyedihkan.

Salah satu fenomena dapat dilihat dari rendahnya frekuensi kunjungan ke perpustakaan

umum. Dalam penelitian Kajian Perpustakaan Umum (2001) yang dilakukan oleh

Perpustakaan Nasional RI yang bekerjasama dengan Universitas Indonesia ditemukan

bahwa dari sample, yaitu pemakai potensial (penduduk) yang ada di Jakarta, Bogor dan

Tangerang, kurang lebih 20 juta, hanya 0,62% yang telah memanfaatkan atau menjadi

anggota perpustakaan, dan rata-rata hanya 4,95% dari jumlah anggota yang berkunjung

rutin setiap bulan ke perpustakaan.

Yang menarik dan ini agak menyimpang dari tema tentang perpustakaan umum,

sepinya pengunjung bukan hanya dialami perpustakaan umum yang pemakainya

cenderung heterogen, tetapi juga oleh Perpustakaan Batu Api di Jatinangor, Bandung.

Meskipun lokasinya strategis, dikelilingi oleh beberapa kampus dengan ratusan

mahasiswa yang pekerjaan utamanya adalah menimba ilmu dengan banyak membaca,

tidak banyak pengunjung.

Fenomena lain adalah rendahnya minat baca masyarakat, terutama mereka yang

berada di daerah. Dari penelitian World Bank terhadap minat baca anak SD, Indonesia

ada di posisi 72 dari 76 negara di dunia. Tidak memiliki hasrat membaca bisa diartikan

tidak berkunjung ke perpustakaan. Kurikulum sekolah pun tidak memiliki program

khusus yang mewajibkan anak didik untuk membaca.

4


1.2 Masalah SDM di Perpustakaan Umum

Dari berbagai penelitian yang dilakukan selama ini, masalah SDM sudah menjadi

masalah klasik. Dari sejarah perkembangan perpustakaan, urusan SDM tidak pernah

tuntas terselesaikan.

Dalam Kajian Perpustakaan Umum (2001) dijabarkan beberapa kendala dalam

SDM Perpustakaan Umum tingkat Kabupaten/Kota, di Jakarta, Bogor dan Tangerang.

Yang pertama adalah pendidikan, sebab lebih dari setengah staf berpendidikan

terakhir SLTA (60% dari 240 orang) dan dari jumlah itu, kurang dari setengahnya (40%)

yang pernah mengikuti kursus perpustakaan. Jumlah staf yang berpendidikan sarjana pun

sangat sedikit (24,4%), dan dari jumlah yang sedikit itu hanya beberapa orang yang

berlatar belakang ilmu perpustakaan (21,5%). Selebihnya adalah SD dan SLTP.

Selain itu, meskipun belum ada penelitian, permasalahan SDM juga mencakup

harga diri sebagai putakawan. Banyak pustakawan, baik yang berlatar belakang ilmu

perpustakaan maupun yang bukan, yang menganggap bahwa profesinya tidak menarik,

tidak memiliki citra yang baik. Sistem rekrutmen dalam perpustakaan umum di

lingkungan pemerintah tidak menyeleksi kompetensi yang dimiliki individu. Sistem ini

bisa diperbaiki meskipun sulit dan memakan waktu lama.

2. Tuntutan terhadap SDM Perpustakaan

Perkembangan dunia informasi yang mengglobal mencakup teknologi berkaitan

erat dengan sumber daya manusia di perpustakaan.

2.1 Pengetahuan dan keterampilan teknologi

Pesatnya teknologi informasi mengharuskan semua orang yang berkecimpung dalam

dunia informasi wajib memiliki kompetensi teknologi informasi. Pusat-pusat data atau

yang dikenal sebagai clearing house dibangun dengan program-program komputer yang

terus berevolusi.

5


2.2 Orientasi ke pihak pemakai

Pemakai perpustakaan yang menjadi sasaran layanan perpustakaan wajib menjadi titik

tolak dari semua kegiatan yang dilakukan dalam aktivitas perpustakaan. Dalam ilmu

sosiologi, sebuah lembaga yang tidak dibutuhkan masyarakat otomatis akan ditinggalkan

dan lembaga tersebut mati. Meskipun tujuan perpustakaan umum sangat penting bagi

kehidupan masyarakat, lembaga ini tidak akan bisa hidup selama belum munculnya

kesadaran tentang perlunya pendidikan. Oleh karena itu, perpustakaan umum harus

proaktif terus menerus mengajak masyarakat untuk datang ke perpustakaan,

membangkitkan motivasi mereka untuk meningkatkan pengetahuan demi kepentingan

mereka sendiri.

2.3 Spesialis subjek

Staf perpustakaan yang memiliki latar belakang ilmu perpustakaan ditambah dengan

disiplin ilmu lain memperoleh nilai lebih. Meledaknya informasi membuat manusia harus

lebih jeli dalam menyaring informasi yang betul-betul diperlukan, cepat dan tepat dengan

biaya dan tenaga yang sekecilnya. Kesulitan akan bertambah jika bahasa pencari

informasi tidak menguasai bahasa internasional, seperti bahasa Inggris, Perancis, Cina

dan sebagainya. Pustakawan semacam ini bisa menjadi subject specialist di perpustakaan

khusus. Kelebihan ini akan banyak bermanfaat untuk para peneliti, penulis atau dalam

bisnis.

2.4 Komunikasi

Dengan adanya jaringan, keterampilan komunikasi menjadi keterampilan yang wajib

dikuasai oleh pustakawan. Tidak mudah mengajak pihak lain untuk bekerjasama,

kemudian melakukan sesuatu untuk digunakan bersama. Dalam jaringan, diperlukan

komitmen yang kuat untuk mencapai tujuan jaringan yang dibentuk. Memberi pelayanan

kepada masyarakat dengan aneka ragam budaya yang heterogen lebih sulit dibanding

dengan lingkungan yang homogen.

6


2.4 Kesadaran budaya

Pustakawan perpustakaan umum dengan pemakai yang sangat plural perlu menyadari

kebudayaan masyarakat Indonesia. Bahwa ada ratusan suku, bahasa dan adat kebiasaan

yang perlu diperhatikan dalam masyarakat yang majemuk. Perbedaan agama, tingkat

pendidikan, tingkat pendapatan, gaya hidup juga menjadi perhatian.

3. Relevansi antara 3 Kepentingan

Kelemahan dasar manajemen SDM di perpustakaan umum terganggunya

keseimbangan anatara ketiga kepentingan. Pertama, pemimpin atau pengambil keputusan

tidak atau kurang memiliki kepedulian terhadap perpustakaan. Baik organisasi profit

maupun nonprofit, kebanyakan lebih mementingkan tujuan lembaga dan keselamatan

kedudukan daripada kepentingan staf dan masyarakat. Mereka membuat perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan hingga pengawasan yang sesuai dengan tujuan

pimpinan/lembaga, misalnya meningkatkan pemasukan, produksi atau sesuai dengan

dana yang ada. Aspek-aspek kepemimpinan itu sendiri juga perlu dilihat lebih jauh. Jenis

dan sifat pemimpin, Lebih parah lagi kalau pimpinan tersebut tidak menganggap penting

perpustakaan.

Mengenai kepentingan staf, kelompok ini menghadapi masalah lebih rumit karena

posisinya berada di antara pimpinan/lembaga dengan masyarakat. Bisa saja terjadi,

pimpinan/lembaga tidak memenuhi kepentingan mereka untuk memperoleh imbalan yang

sesuai dengan hasil kerja, tetapi masyarakat menuntut mereka untuk memberi pelayanan

yang lebih baik. Dengan adanya tuntutan kompetensi yang tinggi dalam dunia globalisasi

ini, padahal diketahui bahwa pada kenyataannya tingkat pendidikan pustakawan masih

setara dengan SLTA.

Kelompok ketiga, yaitu masyarakat, khususnya masyarakat pengguna

perpustakaan adalah kelompok yang paling menentukan, sekaligus paling menderita.

Mereka dapat memilih apakah akan datang ke perpustakaan A atau B, atau sama sekali

tidak ke perpustakaan manapun. Selain tergantung pada keinginan atau kebutuhan

7


individu, pilihan juga tergantung pada baik buruknya layanan yang diberikan. Sebagai

kelompok yang menderita, individu terpaksa menggunakan perpustakaan meskipun

layanan buruk atau individu tersebut tidak terjangkau layanan perpustakaan umum.

Penyelesaian internal, dalam hal ini, antara pimpinan/lembaga dengan staf

kemungkinan bisa dilaksanakan, tetapi kemungkinan lebih jauh, penyelesaian itu bisa

mengecewakan masyarakat. Atau penyelesaian antara staf dengan masyarakat tanpa

melihat kepentingan organisasi juga tidak menguntungkan. Hal itu bisa-bisa

membahayakan kepentingan staf itu sendiri. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa

penyelesaian masalah SDM tidak bisa ditangani secara terpisah-pisah, tetapi harus

ditempatkan sebagai kesatuan yang saling terkait kuat. Kesatuan tersebut harus diikat

dengan komunikasi yang baik.

4. Bantuan Public Relations

Sudah pasti untuk mengatasi masalah SDM banyak yang bisa dilakukan. Untuk

mengatasi ketidakseimbangan di antara ketiga kepentingan tersebut dibutuhkan bantuan

salah satu tool management, yaitu public relations atau hubungan komunitas. Pada

dasarnya, PR dapat dipahami sebagai suatu kegiatan manajemen yang bertujuan untuk

menanamkan dan memperoleh pengertian, good will, kepercayaan dan penghargaan pada

dan dari publik. Hasil dari kegiatan ini diharapkan terciptanya hubungan yang harmonis

antara organisasi dan publik. Definisi tersebut ditetapkan oleh asosiasi PR di Amerika

yaitu Public Relations Society of America bahwa :

Public relations is the deliberate, planned, and sustained effort to establish and maintain mutual understanding between an organisation and its publics. (Wilcox, 1995: 6)

Publik yang dimaksud di sini bukan hanya masyarakat atau publik eksternal,

tetapi juga publik internal, yaitu staf di dalam organisasi itu sendiri. Sementara itu,

pengertian relations adalah hubungan timbal balik antara organisasi dan masyarakat.

Umumnya, di dalam suatu hubungan ada empat sifat negatif , yaitu antipati,

curiga, apatis dan kurang tahu. Tugas Public Relations Officer (selanjutnya PRO) adalah

mengubah sifat negatif tersebut menjadi positif, ialah simpati, menerima, tertarik dan

8


tahu betul. Untuk menciptakan hubungan yang harmonis, yang perlu dilakukan pertama

kali adalah menciptakan citra yang positif. Sesuatu yang baik akan menimbulkan

perasaan ‘kasih’ dan ‘percaya’. Hubungan yang sehat seperti ini dapat memperlancar

fungsi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen modern,

kedudukan PR adalah sangat penting, sebab seluruh kontribusi PR terkait langsung

dengan pemikiran dan kebijakan manajemen.

5. Tugas dan kegiatan PRO

Untuk menyelesaikan isu, PRO melakukan kegiatan secara sistematis yang

dikenal sebagai RACE, yaitu research, action/planning, communication dan evaluating.

Dalam tahap riset, misalnya untuk penyelesaian perselisihan pada 3 kepentingan di atas,

PRO akan mencari fakta dan meneliti masalah yang sebenarnya dari ketiga pihak. Riset

dapat dilakukan melalui penelitian kepustakaan, atau terjun langsung mencari fakta dan

penelitian lapangan. Dalam tahap kedua, PRO membuat perencanaan dan mengorganisir

suatu kegiatan atau tindakan, mulai dari siapa yang melakukan, kapan, di mana hingga

biaya yang diperlukan. Kegiatan berikutnya adalah menyebarkan atau mensosialisasikan

kegiatan melalui media cetak maupun elektronik. Tahap terakhir adalah melakukakan

evaluasi, mulai dari sebelum dimulainya tindakan/kegiatan hingga selesai.

Agar tugas dan kegiatan PRO lebih efisien dan efektif, biasanya dilakukan dengan

teknik komunikasi persuasif, yaitu penyampaian pesan dengan teknik membujuk untuk

mengharapkan perubahan yang diinginkan. Metode ini dikenal dengan pendekatan AA

Procedure atau AIDDA Procedure. AA merupakan akronim dari from attention to action,

sementara AIDDA adalah attention (perhatian), interest (ketertarikan), desire

(keinginan), decision (keputusan) dan action (tindakan).

6. Manfaat PRO

9


Keberhasilan PRO ditentukan oleh terciptanya sikap positif dari publik, yaitu public

understanding (pengertian), public convidence (kepercayaan), public support (dukungan)

dan public cooperation (kerjasama). Adanya pengertian dari ketiga pihak akan

pentingnya keberadaan perpustakaan umum merupakan sikap dasar yang sangat

dibutuhkan untuk institusi semacam perpustakaan umum. Sikap positif saling percaya di

antar ketiga kepentingan diharapkan dapat memberi motivasi yang tinggi untuk bersama-

sama memberikan kontribusi masing-masing. Sikap saling mendukung dari ketiga pihak

sangat dibutuhkan. Manfaat terakhir yaitu kerjasama, merupakan modal untuk bersama-

sama secara harmonis mencapai tujuan organisasi.

PENUTUP

Sangat disayangkan bahwa hingga saat ini, manajemen perpustakaan umum belum ada

yang memanfaatkan kehadiran public relations untuk menangani sumber daya manusia,

terutama menjaga keseimbangan antara 3 kepentingan. Keseimbangan tersebut otomatis

meningkatkan pula pemanfaatan perpustakaan umum oleh masyarakat, sehingga tujuan

mencerdaskan kehidupan bangsa akan tercapai.

Semakin pesat perkembangan teknologi, permasalahan yang selama ini ada akan

semakin kompleks. Sementara itu, masyarakat yang semakin pandai juga akan menuntut

kebutuhan yang lebih tinggi. Sudah saatnya perpustakaan umum memikirkan keberadaan

PRO, terutama untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat. Untuk staf PRO

yang profesional, manajemen dapat merekrutnya dari perusahaan atau konsultan

profesional PR.

%%%

Sumber Pustaka

1. Maswan, Bdu S. Perpustakaan umum sebagai media pengembangan sumber daya manusia pembangunan. Disampaikan pada seminar sehari “Peranan perpustakaan dalam menuju masyarakat informasi”, 25 Juli 1995 di Kantor Walikota Jakarta Utara.

2. Perpustakaan Nasional RI, bekerjasama dengan Universitas Indonesia. Kajian perpustakaan umum. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002

3. Sudarsono, B. “Peran pustakawan dalam pembangunan nasional Indonesia.” Majalah Ikatan Pustakawan Indonesia, Vol. 16, No. 1-2, hal. 17-27, 1994

10


4. Syuaib, Muhammad Fauzie. Hakikat dan peran public relations. Makalah ini disampaikan dalam Pendidikan dan Latihan Dasar Public Relations ’97 yang diselenggarakan Kelompok Studi Mahasiswa UI Eka Prasetya di Auditorium Gedung Pusat Studi Jepang FSUI, Depok, 21-23 April 1997.

5. Tampubolon, SMH. “10 sikap penghambat kemajuan”. Suara Pembaruan, 18 September 2000.6. Wilcox, Dennis L. Public relations: strategies and tactics. New York: Harper Collins Publishers,

1995.7. Wulandari, Rieska. “Perpustakaan Batu Api yang menebar api.” Suara Pembaruan, 27 Juni 2001. 8. Zen, Zulfikar. Pengaruh informasi global terhadap kinerja pustakaan. Disampaikan pada seminar

sehari “Peranan perpustakaan dalam menuju masyarakat informasi”, 25 Juli 1995 di Kantor Walikota

Jakarta Utara.

1. http://mictransformer.com/tentang-mic/ 2. http://mi-comm.com/ 3. http://the-coach.mi-comm.com/ 4. http://transformercenter.com/

11

http://transformercenter.com/

http://the-coach.mi-comm.com/

http://mi-comm.com/

http://mictransformer.com/tentang-mic/

Pelatihan manajemen.sdm

Leadership & Management

Transcript of Pelatihan manajemen.sdm