PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)oleh:Tim Pengembang SPMI

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pembelajaran dan KemahasiswaanDirektorat Penjaminan Mutu2018

Langkah untuk Menjalankan AMI yang Baik

1Menyusun organisasiAudit Mutu Internal

2Membuat Dokumen /Instrumen

Audit Mutu Internal

3Melakukan

Audit Mutu Internal

MENYUSUN ORGANISASI AUDIT MUTU INTERNAL

1. Audit Mutu Internal di bawah kendali pimpinaninstitusi.

2. Tim Audit Mutu Internal dibentuk berdasarkan surattugas pimpinan institusi dengan masa kerja satuperiode audit.

3. Ketua, sekretaris, dan anggota Tim Audit MutuInternal harus memenuhi persyaratan standarkompetensi auditor mutu internal.

1

MEMBUAT DOKUMENAUDIT MUTU INTERNAL

1. Prosedur (MP/SOP) Pelaksanaan Audit Mutu Internal.

2. Instruksi Kerja bagi auditor mutu internal dan auditee.

3. Form Audit Mutu Internal.

2

MELAKUKAN AUDIT MUTU INTERNAL

1. Lingkup

2. Jadwal

3. Distribusi auditor mutu internal

4. Metode audit (Desk Evaluation dan/atau Visitasi)

5. Tahap audit: sistem dan kinerja.

3

Pelaksanaan Audit Mutu Internal terdiri dari :

1. Audit Sistem/Desk Evaluation

2. Audit Visitasi/Lapangan

Audit pada implementasi SPMI yang telah

ditetapkan/dijanjikan:

1. Memeriksa apakah standar yang telah ditetapkan dalam

dokumen standar dalam SPMI atau yang telah dijanjikan,

dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi dokumen

evaluasi kinerja.

2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen SPMI (misal:

manual SPMI atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara

tertib dan benar.

Tahapan Audit

Audit Sistem/Dokumen

Audit dilakukan terhadap dokumen sistem organisasi, penjaminan mutu, dan

dokumen SPMI untuk memenuhi persyaratan standar yang ditetapkan. Audit

ini dilakukan oleh tim auditor tanpa kehadiran auditee dengan tujuan

mendapat daftar pertanyaan.

Audit Kinerja/Visitasi

Metode Audit

Desk Evaluation: Review dokumen dilakukan di kantor oleh masing-masing auditor.

Visitasi:Wawancara dan observasi langsung, dilakukan di tempat auditee.

1. Ketua tim auditor membacakan identitas teraudit,lingkup audit, dokumen yang tersedia.

2. Ketua tim auditor membagi tugas kepada semuaanggota tim tentang dokumen yang harus diaudityang menjadi tanggung jawabnya.

3. Setiap anggota tim auditor membuat daftar tilikberupa daftar pertanyaan yang akan dibawa keaudit kepatuhan untuk diverifikasi lebih lanjut.

AUDIT MUTU INTERNAL DOKUMEN/SISTEM

Hasil dari pelaksanaan auditsistem adalah daftar tilik pertanyaan dan kesiapan audit visitasi

No.Referensi

(Butir Mutu) Pernyataan Y T Catatan Khusus

1. Standar 3Butir 3.6

Sebagian dosen belum menyampaikan kontrak perkuliahan

Cek pada Rencana Pembelajaran Semester (RPS) dan jurnal perkuliahan

Contoh Daftar Tilik

LATIHAN MEMBUAT DAFTAR PERTANYAAN

AUDIT LAPANGAN/VISITASI

Tindakan yang Harus Dikuasai Auditor dalamPelaksanaan Audit Lapangan:

1. Teknik Bertanya2. Mencatat Hasil3. Membuat Temuan4. Melakukan Rapat Penutupan5. Membuat Laporan Audit

Contoh Aktivitas Lapangan

1. Memastikan apakah proses belajar mengajar telah tercapai dengan baika. Cek apakah Learning Outcome (LO) / Capaian Pembelajaran

(CP) prodi telah terumuskan dengan baikb. Cek apakah setiap mata kuliah telah mendukung CP prodic. Cek apakah RPS MK (Rencana Pembelajaran Semester Mata

Kuliah) telah sesuai dengan CP Prodi

Contoh Aktivitas Lapangan

d. Cek apakah proses belajar mengajar telah terlaksana dengan baik• Kehadiran dosen• Kehadiran mahasiswa• Kebenaran materi• Kebenaran jumlah sks• Kebenaran penyajian

2. Cek apakah CP prodi telah terpenuhi oleh CP MK• Apakah soal sudah dilakukan validasi sesuai CP• Apakah soal sudah dilakukan evaluasi setelah

dilakukan ujian• Apakah pengujian ketercapaian kompetensi dilakukan

dengan satu cara atau beberapa cara

3. Cek apakah bahan kuliah telah memasukkan hasil riset dosen yang terbaru

4. Cek kepuasan mahasiswa atas proses belajar mengajar5. Cek apakah hasil evaluasi telah ditindaklanjuti 6. Lakukan analisis mengapa sasaran mutu tidak tercapai

(Mencari akar masalah)

Tahapan Audit Kepatuhan

1. Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim.

2. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit.

3. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal acara audit untuk disetujui oleh auditee.

4. Tim auditor melakukan audit dengan berpedoman pada daftar tilik yang telah dibuat pada saat Audit Dokumen/Desk Evaluation/Audit Sistem.

Bukti-Bukti Penunjang Dikumpulkan dari :

1. Wawancara dengan pengelola/stakeholder2. Pemeriksaan dokumen atau rekaman3. Pengamatan terhadap aktivitas/proses4. Pengamatan terhadap kondisi lapangan

Dalam visitasi perlu dilakukan verifikasi terhadap

bukti-bukti penunjang /rekaman yang tersedia.

Audit Lapangan Dilakukan terhadap :

Dokumentasi, bahan/material, personil,

proses, peralatan

Faktor Keberhasilan dalam Wawancara :

1. Persiapan yang baik

2. Wawancara dengan orang yang tepat

3. Usahakan agar wawancara dalam keadaan santai

4. Auditor harus berusaha untuk mendapatkan akar masalah

Beberapa Kiat pada saat Wawancara :

1. Lakukan wawancara terpisah antara kepala bagiandan bawahannya/ staff

2. Hindari mengkonfrontasi cross-check pernyataanauditee-auditee lain (misal atasan)

3. Hindari kesan selalu membaca daftar tilik

4. Buatlah pertanyaan yang jelas/spesifik/tidakbermakna ganda

PERTANYAAN SAAT WAWANCARA

Pertanyaan dapat dibedakan

1. Pertanyaan tertutup : ya dan tidak

2. Pertanyaan terbuka

Catatan:

Satu pertanyaan dapat dikembangkan menjadibeberapa pertanyaan baik oleh auditor yang bertanyamaupun anggota tim yang lain.

TEKNIK MENELUSUR BUKTI AUDIT

TujuanPengujian jaringanMengungkap fakta-fakta Identifikasi perbaikan

DasarSistem adalah input-proses-outputSistem adalah sebab-akibatSistem adalah suatu jaringan

MENELUSURI JEJAK (TRAIL FOLLOWING)

Berdasarkan suatu temuan tertentu auditor bergerak(maju atau mundur) untuk mengumpulkan informasidan menyelidiki lebih dalam suatu gejala atau polatertentu.

FORWARD AND BACKWARD TRACINGAuditor dapat bergerak dari sisi input hingga rangkaian-rangkaian kegiatan dan output atau sebaliknya bekerjadari sisi output mundur ke input.

KaprodiSub Bag

PendidikanEvaluasi

Forward trace

Backward trace

Komisi

Pembelajaran

Yang harus Dicatat saat Visitasi :

1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar

2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi/rekaman

3. Aspek dari operasi yang menyimpang/cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian

Catatan Temuan meliputi :

1. Apa yang ditemukan

2. Dimana ditemukan

3. Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian

4. Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan

Setiap anggota tim auditor membuatcatatan-catatan potensi temuanketaksesuaian untuk disampaikanpada rapat tim auditor.

Ketua tim memimpin rapat tim auditor untuk merumuskan daftar temuan audit.

Pernyataan temuan audit harus mengikuti kaidah PLOR

Problem (masalah yang ditemukan)

Location (lokasi ditemukan problem)

Objective (bukti temuan)

Reference (dokumen yang mendasari)

LATIHAN

Merumuskan temuan dari suatu kasus yang dibacakan fasilitator

Format Temuan

KTS/OB

(Initial Auditor)

Referensi

(butir mutu)Pernyataan

PERTEMUAN / RAPAT TIM AUDITOR

Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor tanpa teraudit.1. Dipimpin oleh ketua tim auditor2. Melengkapi formulir ketidaksesuaian3. Meninjau semua ketidaksesuaian4. Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk

mengidentifikasi temuan major5. Mempersiapkan kesimpulan audit6. Mempersiapkan agenda (closing) meeting

Aktivitas pada Pertemuan Tim Audit :

1. Pelajari semua temuan

2. Kelompokkan temuan

3. Adakah hal utama yang perlu diperhatikan (mengarah ke temuan major)

Temuan yang Dilaporkan :

1. Harus disetujui process owner (auditee)2. Berdasarkan bukti

RAPAT PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT

1. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakanrapat penutupan audit bersama teraudit membahastemuan audit untuk disepakati

2. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-samamenandatangani daftar temuan audit.

3. Ketua tim auditor menutup acara audit

4. Tim auditor membuat laporan audit

5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan auditkepada client

Laporan Audit Mutu Internal harus Memuat :

1. Identifikasi laporan2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit4. Identifikasi dokumen referensi (standar, quality, manual,

prosedur, kontrak, dll)5. Ringkasan temuan6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung

Laporan Audit

1. Harus berdasarkan fakta

2. Harus ringkas dan jelas

3. Tidak memasukkan opini

4. Tidak memasukkan sebab-sebab

ketidaksesuaian

Isi Laporan Audit Mutu Internal :

1. Identifikasi laporan2. Maksud, tujuan, dan ruang lingkup audit3. Rincian program audit, auditor, tanggal, dan

area audit4. Identifikasi dokumen referensi (standar, quality

manual, prosedur, peraturan, dll)

5. Ringkasan temuan6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti

pendukung7. Rekomendasi tindak lanjut, tindakan perbaikan

audit selanjutnya8. Daftar distribusi laporan

Butir-Butir Urutan Pelaporan Hasil Audit

• Apa yang ditemukan oleh auditor sama dengan auditee ketahuiKondisi/Temuan

• Standar/ekspektasi/aturan (Lokal/Nasional /Internasional)

• Yang ada atau dikembangkan

Kriteria/Standar/Klausul

• Dampak atau risiko jika dibiarkan

• Potensi maupun kejadianAkibat/Dampak

• Disain

• ImplementasiSebab/Akar Masalah

• Saran perbaikan yg mengeliminir sebab

• Jangan mengulang kriteriaRekomendasi

• Apa yg akan dilakukan, sesuai rekomendasi

• Kapan akan dilaksanakan dan oleh siapaRencana Perbaikan

• Apa yg akan dilakukan untuk mencegah

• Kapan dilaksanakan dan oleh siapaRencana Pecegahan

Perlunya Laporan Tertulis

Hasil Audit

1. Sebagai bukti pelaksanaan tugas

2. Sebagai sumber referensi untuk perencanaan audit

berikutnya.

3. Sebagai alat pembuktian apabila ada sanggahan dari

pihak yang terlibat.

4. Sebagai media untuk mengkomunikasikan informasi-

informasi penting yang diperoleh selama pelaksanaan

audit.

TINDAKAN KOREKSI

TINDAKAN KOREKSI OLEH PIHAK TERAUDIT/ MANAJEMEN

Tindakan koreksi adalah tindakan untukmeniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadapstandar/rencana dan mencegah pengulanganketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangkapeningkatan mutu secara berkelanjutan.

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN (RTM)

PENGERTIAN

Rapat Tinjauan Manajemen adalah suatu rapatdengan periode waktu tertentu yang bertujuan untukmembahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsungoleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaranmanajemen.

PELAKSANAAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

1. Kaji Ulang Manajemen dilakukan untuk memastikankelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas SistemPenjaminan Mutu Internal (SPMI).

2. Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatandan perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI),termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.

3. Setiap kegiatan Kajiulang Manajemen harus direkam dan rekamannya harus dipelihara.

Materi Rapat Tinjauan Manajemen /KajiulangManajemen

1. Hasil/temuan audit

2. Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei

kepuasan pelanggan)

3. Kinerja layanan/ kinerja dosen

4. Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian

layanan lainnya)

5. Status tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

6. Tindak lanjut dari Kajiulang Manajemen sebelumnya

7. Perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

8. Usulan peningkatan Sistem Penjaminan Mutu Internal(SPMI)

HASIL RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN/KAJIULANG MANAJEMEN

Hasil Kajiulang Manajemen yang diharapkan dapat berupa:

1. Peningkatan efektivitas Sistem Penjaminan Mutu Internal(SPMI) dan prosesnya

2. Peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinyastandar

3. Program peningkatan mutu

KIAT SUKSES AUDITOR MUTU

Kiat Visitasi Audit Mutu yang Baik

Jelaskan maksud diadakannya visitasi dengan bijak.

Ajukan pertanyaan pertanyaan yang menyangkutpokok persoalan.

Pembicaraan harus tetap terarah pada fakta yangberhubungan dengan maksud visitasi.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan selama visitasiberlangsung:

Upayakan semua informasi yang diperlukandiperoleh saat visitasi.

Buat ikhtisar informasi yang telah diperoleh.

Jangan sampai melebihi batas waktu.

Dalam Visitasi,

Auditor Sebaiknya Tidak

1. Meminta layanan di luar proses audit.

2. Menerima hadiah.

3. Mengenakan pakaian yang kurang pantas

(T-Shirt).

4. Memberi komentar di luar konteks/substansi

yang diaudit.

Dalam Visitasi,

Auditor Sebaiknya Tidak

5. Memberikan janji-janji yang di luar

kewenangan auditor.

6. Menggunakan sebutan yang kurang pantas,

seperti “kalian”, ”kamu” kepada auditee.

7. Berdebat dalam diskusi dengan sikap ”bossy”

dan mendominasi sesi audit, atau terlalu pasif.

8. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan

arogan (memandang rendah).

9. Saling menyalahkan di antara auditor di depan auditee.

10. Menyalahkan auditor yang melakukan audit sebelumnya.

11. Menciptakan suasana underpressure dan tidak kondusif bagi

atmosfir diskusi.

12. Menunjukkan emosi negatif yang tampak dari perilaku dan

bahasa tubuh.

13. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan lapangan tanpa

alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

14. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan arogan

(memandang rendah).

15. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan lapangan tanpa

alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

16. Membuat opini, asumsi, asumsi awal

17. Membiarkan auditee mendikte audit

18. Berada ‘diluar jalur’, Mengarahkan ‘misleading’

19. Terpaku’, bingung

20. Mengubah jadwal pertemuan secara sepihak.

21. Mempersingkat waktu pelaksanaan audit tanpa alasan yang

dapat dipertanggungjawabkan.

22. Menjalankan tugas audit melebihi waktu yang dialokasikan.

Hal yang Tak Terduga dalam

Visitasi

Bertemu auditee yang agresif, situasi emosional

Missing people, missing document

Dokumen, catatan, laporan, sample, yang telahdisiapkan auditee tidak lengkap

Kasus-kasus khusus/ spesial

Etika Umum Auditor

1. Seorang auditor harus menunjukkan kinerja dan menggambarkan

profil auditor yang profesional.

2. Seorang auditor harus meningkatkan pengetahuan secara proaktif

tentang sistem penjaminan mutu secara gradual dan terus menerus,

sehingga tidak ketinggalan informasi tentang sistem penjaminan

mutu.

3. Seorang auditor tetap memprioritaskan tugas pokok dosen.

4. Seorang auditor harus berupaya menjadi living example dan

pelaksana good practices.

5. Memahami tugas dan tanggung jawab sebagai auditor.

6. Memahami Prosedur mengaudit dengan baik.

7. Melakukan koordinasi antar auditor sebelum melakukan audit.

Etika Kunjungan Lapangan (Visitasi)

1. Datang tepat waktu dan menepati komitmen.

2. Menghindari konflik kepentingan.

3. Menghindari kesalahpahaman

4. Menjaga kerahasiaan.

5. Mengenal standar budaya setempat dan berhati-hati dalam

berbicara. Bertanya secara jelas dan pasti dan sebisa mungkin

sedikit bicara.

6. Setiap auditor harus membuat catatan setiap pertemuan dan

segera memberikan evaluasi.

7. Mengelola informasi yang diterima secara proporsional agar tidak

bereaksi berlebihan.

8. Menggunakan guideline sebagai acuan audit.

9. Konsisten dalam melakukan penilaian.

Aktivitas Auditor Mutu Internal

Membantu organisasi dalam mencapai tujuannyadengan cara mengevaluasi mencocokan denganketentuan dan mendorong adanya peningkatan prosesuntuk mencapai tujuan.

1. Mengkomunikasikan tujuan dan nilai-nilai yang telah ditetapkan institusi

2. Mengkomunikasikan standar-standar yg digunakaninstitusi apakah sudah tercapai

3. Memantau proses pencapaian tujuan, apakahsesuai visi misi ?

4. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan kegiatan , 5. Mengukur nilai nilai capaian yang telah disepakati

0, 1, 2, 3, 4, 5 dst, WTP, Fraud, Etik, Kepatutan ataulainnya dalam rangka mencari ruang peningkatan

Aktivitas :

Saran bagi Auditor Baru

1. Selalu ingat tujuan audit mutu ialah mengupayakanperbaikan kualitas.

2. Pahami pada umumnya orang tidak mau disalahkan.

3. Apabila dijumpai kesalahan, muncul mekanismepertahanan diri, sehingga auditor tidak dapat mengetahuipermasalahan yang sesungguhnya.

4. Perlu penguasaan kemampuan komunikasi oleh

5. Upayakan auditor dan auditee puas dengan audit mutuyang dilakukan

6. Upayakan auditee percaya dengan fungsi audit mutusehingga membuka diri untuk kemajuan/peningkatan mutu.

PENGEMBANGAN KODE ETIK AMI

Sebaiknya kode etik meliputi aspek berikut:

1. Integritas

Integritas auditor mutu internal membangun kepercayaan dan

dengan demikian memberikan dasar untuk landasan

penilaian mereka.

2. Objektivitas

Auditor mutu internal menunjukkan objektivitas profesional

tingkat tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan

kewajiban profesional untuk melakukannya.

3. Kompetensi

Mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau

proses yang sedang diperiksa. Auditor mutu internal

membuat penilaian yang seimbang dari semua keadaan

yang relevan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan-

kepentingan mereka sendiri atau pun orang lain dalam

membuat penilaian.

4. Kerahasiaan

Auditor mutu internal menghormati nilai dan kepemilikan

informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan

informasi tanpa izin kecuali ada ketentuan perundang-

undangan atau auditor mutu internal menerapkan

pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang

diperlukan dalam pelaksanaan layanan Audit Mutu

Internal.

Kode Etik

Audit Mutu Internal

1. Integritas

Auditor Mutu Internal:

1.1. Harus melakukan pekerjaan auditor dengan kejujuran,

ketekunan, dan tanggung jawab.

1.2. Harus mentaati hukum dan membuat pengungkapan

yang diharuskan oleh ketentuan perundang-undangan

dan profesi.

1.3. Sadar tidak boleh terlibat dalam aktivitas ilegal

apapun, atau terlibat dalam tindakan yang memalukan

untuk profesi Audit Mutu Internal atau pun organisasi.

1.4. Harus menghormati dan berkontribusi pada tujuan

yang sah dan etis dari organisasi.

2. Objektivitas

Auditor Mutu Internal:

2.1. Tidak akan berpartisipasi dalam kegiatan atau hubungan

apapun yang dapat mengganggu, atau dianggap

mengganggu, ketidakbiasan penilaian auditor. Partisipasi

ini meliputi kegiatan-kegiatan atau hubungan-hubungan

yang mungkin bertentangan dengan kepentingan

organisasi.

2.2. Tidak akan menerima apa pun yang dapat mengganggu,

atau dianggap mengganggu, profesionalitas penilaian

auditor.

2.3. Harus mengungkapkan semua fakta material yang auditor

ketahui yang jika tidak diungkapkan dapat mengganggu

pelaporan kegiatan yang sedang diperiksa.

3. Kerahasiaan

Auditor Mutu Internal:

3.1. Harus berhati-hati dalam penggunaan dan kerahasiaan

informasi yang diperoleh dalam tugas auditor.

3.2. Tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan pribadi

atau yang dengan cara apapun yang akan bertentangan

dengan ketentuan perundang-undangan atau merugikan

tujuan dan etika dari organisasi.

4. Kompetensi

Auditor Mutu Internal:

4.1. Hanya akan memberikan layanan sepanjang mereka memiliki

pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan.

4.2. Harus melakukan Audit Mutu Internal sesuai dengan standar

yang telah ditetapkan.

4.3. Akan terus-menerus meningkatkan kemampuan dan efektivitas

serta kualitas layanan auditor.

DAMPAK POSITIF AMI

1. Hasil Audit Mutu Internal merupakan peluang untuk

perbaikan mutu di PT yang berdasarkan fakta di lapangan.

2. Hasil Audit Mutu Internal melahirkan kebijakan pimpinan

untuk pemenuhan terhadap ketidaksesuaian sistem

penjaminan mutu internal (SPMI).

3. Hasil Audit Mutu Internal akan selalu melahirkan perbaikan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) PT.

Audit Mutu Internal yang Baik akan Selalu Memberikan Ruang Peningkatan Mutu

Pendidikan Tinggi

TERIMA KASIH