Pedoman Pengendalian Internal Berbasis Risiko dan Internal ... filetujuan yaitu untuk melaksanakan...

PedomanPengendalian Internal Berbasis Risiko

danInternal Control Adequacy Effectiveness

PT Indofarma (Persero) Tbk

i Pedoman PengendalianInternal Berbasis Risiko dan Internal Control Adequacy Effectiveness PT Indofarma (Persero) TbkPrepared by CPRM

DAFTAR ISI

PEDOMANPENGENDALIAN INTERNALBERBASIS RISIKO

DANINTERNAL CONTROL ADEQUACY EFFECTIVENESS

PT INDOFARMA (PERSERO) TbkNo. 0875 /DIR/SK/VIII/2017

No. Halaman

I Pendahuluan 1

II Dasar Hukum 1

III Ruang Lingkup 1

IV Kerangka Sistem Pengendalian Internal Indofarma 2

V Sasaran Pengendalian Indofarma 2

VI Pengendalian Berbasis Risiko Indofarma 3

VII Kriteria Analisa dan Standar Penilaian Internal Control Adequacy

Effectiveness (ICAE) Indofarma

4

VIII Operasional Internal Control

1. Kas Manajemen 6

2. Bank Manajemen 10

3. Biaya Dibayar Dimuka 13

4. Piutang Usaha 15

5. Aktiva Tetap 18

6. Inventory Management 21

7. Procurement Management 23

8. Account Payable Management 26

9. Sales and Marketing Management 28

10. Capital Expenditure 32

11. Operating Expenses 33

12. Pengelolaan Biaya 36

13. Perpajakan 36

14. Pengelolaan Perencanaan Produksi 37

15. Pengendalian Barang dan Jasa Non Dagangan 38

16. Penandatangan Kontrak 44

17. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang dan Jasa 44

1Pedoman PengendalianInternal Berbasis Risiko dan Internal Control Adequacy Effectiveness PT Indofarma (Persero) TbkPrepared by CPRM

PEDOMANPENGENDALIAN INTERNALBERBASIS RISIKO

DANINTERNAL CONTROL ADEQUACY EFFECTIVENESS

PT INDOFARMA (PERSERO) TbkNo. 0875/DIR/SK/VIII/2017

I. Pendahuluan

PT Indofarma ( Persero ) Tbk untuk selanjutnya disebut Indofarma didirikan mempunyai maksud dantujuan yaitu untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program Pemerintah di bidangekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang farmasi, diagnostik, alatkesehatan, serta industri produk makanan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perusahaan Terbatas.Tujuan utama didirikan Indofarma adalah memaksimalkan nilai perusahaan sehingga mampumemupuk dana bagi Negara dan masyarakat serta mampu memenuhi fungsi tanggung jawab sosial.Sebagai konsekuensi dalam mencapai tujuan utama Indofarma maka seluruh sumberdaya ekonomiharus digunakan secara ekonomis, berdaya guna dan berhasil guna (efisien dan efektif).Agar tercapai tujuan dimaksud, diperlukan adanya Ketetapan Direksi berupa kebijakan tertulis sistempengendalian internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset yaitu mencakup sistempengendalian prosedur (tangible) dan pengendalian substansi (intangible) dalam rangka memantaudan memastikan adanya keselarasan segenap aktivitas unit kegiatan terhadap strategi bisnis danstrategi Perusahaan yang telah ditetapkan serta merekomendasikan tindakan perbaikan (correctiveaction) apabila ditemukan adanya penyimpangan serta menjamin atas :1. Kehandalan laporan dan informasi2. Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku3. Efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional dan keamanan aset.

II. Dasar Hukum :

1. Surat Keputusan Menteri BUMN No.01/M-MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 bagian ke enampasal 25 tentang Manajemen Risiko.

2. Surat Keputusan Menteri BUMN No.01/M-MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 bagian ke tujuhpasal 26 tentang Sistem Pengendalian Internal.

3. Surat Keputusan Menteri BUMN No.01/M-MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 bagian ke delapanpasal 28 tentang Sistem Pengendalian Internal.

III. Ruang Lingkup

Kebijakan Sistem Pengendalian Internal Indofarma adalah :1. Pimpinan beserta seluruh tingkatan manajemen Perusahaan bertanggung jawab untuk

menciptakan dan memelihara kinerja pengendalian internal di dalam lingkungan kerjanya masing-masing.

2. Seluruh insan Indofarma sepenuhnya mendukung berfungsinya sistem pengendalian internal danaudit internal dengan baik dalam rangka penegakan good corporate governance

3. SPI ( Satuan Pengawasan Internal ) adalah sebuah bidang dalam perusahaan diIndofarma yang melaksanakan fungsi audit internal dalam konteks pengendalian internal.

4. Bidang CPRM ( Compliance, Performance dan Risk Managemen) adalah sebuah bidang dalamperusahaan di Indofarma yang melaksanakan fungsi pengelolaan kepatuhan, kinerja, manajemenrisiko dan GCG yang mendukung dalam pelaksanaan pengendalian internal.


IV. Kerangka Sistem Pengendalian Internal Indofarma.

1. Pengertian dasarPengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Direksi, manajemen danpersonil lain dari perusahaan yang dirancang untuk memberikan kepastian yang wajar berkenaandengan pencapaian tujuan perusahaan sebagai berikut :a. Kehandalan laporan dan informasib. Kepatuhan terhadap peraturan yang berlakuc. Efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional

2. Keberhasilan sistem pengendalian internal ditentukan oleh (5) lima komponen sebagai berikut:a. Lingkungan Pengendalian internal dalam perusahaan yang disiplin dan terstruktur yang terdiri

dari :1) Integritas, nilai etika dan kompetensi karyawan,2) Filosofi dan gaya manajemen,3) Cara yang ditempuh manajemen dalam melaksanakan kewenangan dan tanggung

jawabnya4) Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia dan5) Perhatian dan arahan yang dilakukan oleh Direksi.

b. Pengkajian dan pengelolaan risiko usaha yaitu suatu proses untuk mengidentifikasi,menganalisis, menilai dan mengelola risiko usaha relevan dengan analisa risiko yaitumengidentifikasi, menganalis risiko serta mengelola faktor-faktor penyebab timbulnya risiko.

c. Aktivitas pengendalian internal yaitu tindakan-tindakan yang dilakukan dalam suatu prosespengendalian terhadap kegiatan perusahaan pada setiap tingkat dan unit dalam strukturperusahaan BUMN, antara lain mengenai kewenangan, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi,penilaian atas prestasi kerja (reviu kinerja), pembagian tugas dan keamanan terhadap asetperusahaan.

d. Sistem informasi dan komunikasi yaitu suatu proses penyajian laporan mengenai kegiatanoperasional, finansial, dan ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku pada BUMNserta metoda dan prosedur penyusunan laporan keuangan serta distribusi Informasi.

e. Monitoring / Pemantauan yaitu proses penilaian terhadap kualitas sistem pengendalianinternal termasuk fungsi internal audit pada setiap tingkat dan unit struktur perusahaan BUMN,Pengawasan rutin terhadap aktivitas yang sedang berjalan dan Evaluasi kegiatan oleh pihakindependen sehingga dapat dilaksanakan secara optimal, dengan ketentuan bahwapenyimpangan yang terjadi dilaporkan kepada Direksi dan tembusannya disampaikan kepadaKomite Audit.

3. Sistem Pengendalian Internal yang dibangun dalam suatu perusahaan mempunyai 5 (lima) fungsiyaitu :a. Preventive yaitu pengendalian untuk mencegah kesalahan-kesalahan baik itu berupa

kekeliruan ataupun ketidakberesan yang sering terjadi dalam operasi suatu kegiatan.b. Detective yaitu untuk mendeteksi kesalahan, kekeliruan dan penyimpangan yang terjadi.c. Corrective yaitu untuk memperbaiki kelemahan, kesalahan dan penyimpangan yang

terdeteksid. Directive yaitu untuk mengarahkan agar pelaksanaan dilakukan dengan tepat dan benar.e. Compensative yaitu untuk menetralisasi kelemahan pada aspek kontrol yang lain.

V. Sasaran Pengendalian Indofarma :

1. Informasi Keuangan dan operasional yang layak dipercayaa. Didukung data yg sah, lengkap, tepat waktu dan diotorisasi.b. Dicatat sesuai pos yang benar, dikelompokkan, diikhtisarkan dan dilaporkan dengan memberi

penjelasan yang cukup dan mudah dimengerti.2. Seluruh transaksi atau kegiatan dilaksanakan berdasarkan ketaatan terhadap kebijakan ,

prosedur dan peraturan yg berlaku.


3. Terselenggaranya pengamanan asset dengan baik4. Penggunaan sumber daya dilakukan secara ekonomis dan efesien5. Kegiatan operasional telah ditangani sesuai rencana dan hasilnya telah sesuai dengan tujuan dan

sasaran yg telah ditetapkan

VI. Pengendalian Berbasis Risiko Indofarma :

1. Pengelola Pengendalian :a. Menempatkan sebagai Pemilik atas sistem pengendalian intern

1) Membangun integritas, etika dan lingkungan pengendalian2) Memberi arah dan revieu pelaksanaan pengendalian intern3) Membangun budaya pengendalian melalui control-self assessment4) Membangun dan memelihara pengendalian intern ; merancang, mengoperasikan dan

mengevaluasi efektivitas pengendalian intern.b. Karyawan :

1) Melaksanakan job description dan manual operation2) Komunikasi efektif; pelaporan ke atasannya berkaitan masalah operasional,

ketidakpatuhan dan pelanggaran peraturanc. Bidang SPI atau Internal Auditor :

1) Melakukan evaluasi perancangan ( design ) sistem pengendalian intern.2) Monitoring efektivitas pelaksanaan pengendalian intern

d. Bidang CPRM :1) Melakukan risk assessment dan2) Monitoring tindaklanjut atas top risk

2. Manajemen Risiko:a. Mengidentifikasi risiko-risiko yang akan dihadapi:

1) Risiko-risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian perusahaana) Risiko Keuanganb) Risiko Prosesc) Risiko Informasi untuk Pengambilan Keputusan

2) Teknik identifikasi risikoa) Daftar Simak (Checklist)b) Brainstormingc) Pertimbangan berdasarkan Pengalaman dan Catatand) Bagan Aruse) Analisis Sistem

b. Mengukur atau menentukan besarnya risiko :1) Dampak (Consequences)

a) Tidak Signifikanb) Rendahc) Menengahd) Besare) Bahaya

2) Kemungkinan (Likelihood)a) Jarangb) Kemungkinan kecilc) Kemungkinan sedangd) Kemungkinan besare) Hampir Pasti


3. Mencari jalan untuk menghadapi dan menanggulangi risiko :a. Identifikasi Opsi Perlakuan Risiko

1) Menghindari Risiko2) Mengurangi Risiko3) Mengurangi Akibat (Consequences)4) Menindahkan Risiko5) Menahan Risiko

b. Menilai Opsi Perlakuan Risikoc. Menyiapkan Rencana Perlakuan Risiko

4. Mengevaluasi program penanggulangan risiko yang telah dibuat yang dengan rencana perlakuanrisiko :a. Mengurangi Dampak (Consequences)

1) Memperbaiki Kebijakan2) Perencanaan Kontinjensi3) Penyelarasan Perjanjian /Komitmen, dll

b. Mengurangi Kemungkinan (Likelihood)1) Pelatihan secara terstruktur2) Pengawasan3) Manajemen Mutu4) Perawatan Dini

VII.Kriteria Analisa dan Standar Penilaian Internal Control Adequacy Effectiveness (ICAE)Indofarma

1. Analisa Detail Risk Management :a. Analisa detail dan risk management menggunakan standar Penilaian Risk Overview dan di

gabungkan dengan standar Penilaian Intenal Control Adequacy and Effectivenssb. Analisa detail dan risk management menggunakan pendekatan terhadap alur sistem aktivitas

perusahaan dibandingkan dengan SOP dan SK yang sudah ditetapkan Perusahaanc. Hasil analisa details dan risk overview dinilai dengan Standar Adequacy dan Effectiveness

untuk melihat tingkat kepatuhan dan tingkat efektifitas bagian atau bidang-bidang yang terkait

2. Adequacy menilai salah satu dari hal sebagai berikut :a. Kecukupan design atas Internal Control yang diatur dalam bentuk SOP dan work instruction,

Surat Keputusan, maupun sarana media lain yan ditetapkan secara formal oleh Manajemen.b. Kecukupan Informasi yang terdapat pada report sebagai alat monitoringc. Kecukupan Informasi dalam pelaksanaan Desk Auditd. Kecukupan Informasi yang diperoleh dari Auditee dari Objek Audit saat di Lapangan

3. Effectiveness menilai salah satu dari hal sebagai berikut :a. Konsistensi Pelakasanaan Internal Control.b. Konsistensi pelaksanaan Kepatuhan terhadap SOP dan Work Instructionc. Konsistensi Pelaksaan Penilaian Aspek Manajemen Risiko dalam pelaksanaan Bisnis Existing

ataupun pengembangan Bisnis Perseroan.d. Updating atas Report Monitoring Rekomendasi perbaikan dalam LHA disesuaikan dengan

hasil Implementasi Perbaikan atas Rekomendasi Perbaikan yang tertuang dalam LHA.e. Updating Rekomendasi Internal Control dalam Pelaksanaan Bisnis atas Problem Identification

dan Report Monitoring dari business unit ataupun bidang.


4. Penilaian akhir ICAE merupakan Matrix antara aspek Adequacy dan Effectiveness dari InternalKontrol :

Adequacy :

No Preventive Control Detentive & Corrective Control2 Terdapat prosedur tertulis formal yang

lengkap dan jelasTerdapat report monitoring yang memadai /tracable

1 Terdapat prosedur tertulis formal tetapibelum lengkap dan jelas

Terdapat report monitoring, tetapi belummemadai

0 Belum terdapat prosedur tertulis yangformal

Belum ada report monitoring

Effectiveness :

No Preventive Control Detentive & Corrective Control

2 Proses kontrol sudah dilaksanakansecara konsisten

Report monitoring up to date dan di followup dengan baik

1 Proses kontrol sudah dilaksanakan, tetapibelum konsisten

Report monitoring up to date tetapi belum difollow up dengan baik

0 Proses kontrol belum dilaksanakan Report monitoring tidak up to date

StatusPenilaian:

91% - 100% EXCELLENT76% - 90% GOOD61% - 75% FAIR≤ 61% WEAK

Keterangan :Kategori Control DC = Laporan, P=Prosedur, dan Nilai Atas Kategori Max ditentukan atas usulanManager SPI, Ketua Komite Audit dan Direksi khususnya Direktur Utama. Max adalah penilaiantertinggi kategori Excellent dalam penilain Risk Based Audit & ICAE.

Adequacy

2 2 3 4

1 1 2 3

0 0 1 2

0 1 2 Effectiveness


VIII. Operasional Internal Control:

1. Kas Manajemen :

a. Tujuan Pengendalian Kas Manajemen :1) Penerimaan dan Pengeluaran uang di catat tepat waktu dan tepat Nilai2) Meyakini Saldo kas, tidak berlebih untuk kebutuhan operasional harian.3) Meyakini Nilai phisik sama dengan Saldo Laporan ( Saldo Kas – Laporan Keuangan /

Buku Besar )4) Meyakini selisih kas dapat dipertanggungjawabkan5) Meyakini Kas Bon dikeluarkan sesuai ketentuan ( untuk keperluan Kantor, menggunakan

Form yang baku dan umurnya sesuai ketentuan )6) Meyakini tanggal penyetoran/ penyerahan kas sama dengan penerimaan bank ( RC)7) Meyakini pengeluaran kas telah divalidasi secara lengkap8) Meyakini bahwa pengeluaran kas telah dilampiri bukti pendukung yang lengkap dan

absah serta kewajaran harga9) Transaksi kas didukung oleh dokumen pendukung di otorisasi oleh pejabat yang

berwenang

b. Risiko Kas :1) Saldo Kas melebihi kebutuhan operasional harian (idle cash )2) Selisih phisik kas tidak dapat dipertanggungjawabkan3) Kas Bon tidak sesuai ketentuan ( waktu & peruntukan )4) Selang waktu antara pengeluaran/setoran kas dan penerimaan bank ( RC )5) Pengeluaran kas tanpa didukung dokumen yang lengkap (ketidaklengkapan validasi,

kurangnya dokumen pendukung, ) dan ketidakwajaran harga /biaya

No Overview Risk Analysis Control Analysis StepControl

CategoryICAE

PENILAIAN ICAE

A E

PENERIMAAN KAS

1

1. Perbandingan Saldo harianKas, penerimaan hariandan kebutuhan harian.

2. Dokumen penerimaanuang mencantumkantanggal penerimaan danditandatangani oleh Kasir,serta dicatat pada hariyang sama

1. Bandingkan antaraPenerimaan saldo harian dankebutuhan harian kas.

2. Periksa prosedur yangmengatur mengenaipencantuman tanggal terimauang dan pencatatan

3. Uji 10 dokumen penerimaanuang secara random,bandingkan antara tanggalterima uang dengan tanggalpencatatan

P

2 Penerimaan kas di luarkantor oleh selain Kasirdidukung oleh dokumentanda terima yangprenumbered dan di register

1. Periksa prosedur mengenaimekanisme penggunakaandokumen manual untukpenerimaan diluar kantor

2. Periksa dokumen tandaterima manual prenumbereddan deregister

P



CategoryICAE

PENILAIAN ICAE

A E

3 Dokumen manualmencantumkan tanggalpenerimaan uang,ditandatangani olehCustomer dan penerimauang, serta disetorkan kekasir tepat waktu

1. Periksa prosedur tentangpencantuman tanggalpenerimaan uang danditandatangani olehCustomer pada dokumenmanual, serta batas waktupenyetoran uang ke kasir

2. Sampling acak 20 lembardokumen manual, periksakelengkapan tanggal, tandatangan dan lead timepenyelesaiannya

P

4. Dokumen penerimaan Kas(Kuitansi) dan laporanpenerimaan kas di arsiplengkap dan sistematis

1. Perikasa Prosedur yangmengatur mengenaidokumen pendukung untukpenerimaan Kas.

2. Lakukan Sampling 1 bulan,periksa kelengkapan dansistematika pengarsipandokumen kas

DC

PENYIMPANAN KAS

1 Terdapat pembatasan aksesterhadap fisik kas

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaipembatasan akses terhadapfisik kas (ruangan kasir, cashbox dan brankas)

2. Lakukan observasi apakahfisik kas, cek dan girodisimpan di lokasi yangaksesnya terbatas untukpihak yang berwenang

P

2

Kunci brankas dipegang olehPIC yang ditunjuk dan kodebrankas diganti secaraperiodik oleh PIC custody

1. Terdapat prosedur yangmengatur mengenai PI yangberhak memegang kuncibrankas dan kewajiban PICCustody mengganti kodebrankas secara berkala

2. Konfirmasi pihak yangmemegang kunci brankasdan kapan kode brankasterakhir diganti

P

3 Terdapat kebijakan saldocash/petty cash minimumdan maksimum

1. Periksa SK penetapan saldokas minimum dan maksimum

2. Periksa saldo kas harian(sampling 1 bulan) apakahterdapat saldo kas diluarbatas maksimum danminimum, konfirmasialasannya

P



CategoryICAE

PENILAIAN ICAE

A E

4. Sistem yang digunakan untukpengelolaan Petty cash.

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaipengelolaan petty cash

2. Periksa laporan petty cashharian, apakah sesuaidengan ketentuan

DC

5

Laporan Kas di buat secaraharian dan di dukung olehdok transaksi yang lengkap,diperiksa dan di tandatanganioleh pejabat yangberwenang.

1. Periksa prosedur mengenaipembuatan laporan kasharian

2. Periksa sampling laporan kasharian beserta otorisasi dandokumen pendukungnya(sampling acak 5 hari)

P

6

Berita Acara Opname Kas diakhir bulan ditandatanganioleh Pejabat yangberwenang

1. Periksa ProsedurPelaksanaan Kas Opnamesetiap minggu

2. Periksa Otorisasi BeritaAcara Opname kas 3 bulansecara Acak

3. Lakukan Kas Opnamesecara acak, dan cocokandengan saldo pada klad kasdan buku besar.

DC

7.

Dilakukan cash opnamesecara periodik danmendadak oleh pihakindependen (selain Kasir)disertai Berita Acara danfollow up terhadap selisihyang ditemukan

1. Periksa prosedur mengenaipelaksanaan cash opnameperiodik secara mendadakoleh pihak independen

2. Minta Berita Acara Opname 3bulan terakhir dan follow upatas selisih

3. Mintakan penjelasanpertanggungjawaban atasselisih kas tersebut.

4. Periksa semua dokumen kasbon (peruntukan, validasi,form serta umur kasbon)

P

8.

Cash on hand di cover olehasuransi (tergantung saldokas mengendap harian)

1. Periksa prosedur mengenaiasuransi cash on hand

2. Review apakah pelaksanaansesuai dengan ketentuan

P

9

Dilakukan serah terima bilaada pergantian kasir ( shift )dan di tandatangani pejabatyang berwenang

1. Periksa prosedur mengenaiserah terima pada saatterjadi pergantian Kasir

2. Periksa dokumen serahterima pergantian kasir 1bulan terakhir

P

10

Kasir diharuskan mengambilcuti secara periodik dandiganti oleh PIC yangditunjuk atau dilakukan rotasi

1. Periksa prosedur mengenaikeharusan Kasir mengambilcuti / dilakukan rotasi secaraperiodic.

P



CategoryICAE

PENILAIAN ICAE

A E

kasir secara periodic 2. Review pelaksanaannya 6bulan terakhir

PENGELUARAN KAS

1.

Penyetoran uang kas kebank dilakukan hariandengan memperhatikanbatas saldo maksimum danminimum kas

1. Periksa prosedur mengenaiketentuan penyetoran uangke bank

2. Periksa transaksi kas 1 bulanterakhir, apakah dilakukanpenyetoran ke bank secaraharian

3. Periksa tanggal setorandengan tanggal pada RCBank

P

2.

Pengeluaran melalui kashanya dalam batas nilaitertentu

1. Periksa prosedur mengenaibatas nilai pengeluaranmelalui kas

2. Review pelaksanaannya 1bulan terakhir

3. Periksa Validasi PengeluaranKas

P

3.

Dokumen pengeluaran uangmencantumkan tanggalpengeluaran danditandatangani olehpenerima, serta dicatat padahari yang sama

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaipencantuman tanggal keluaruang, tanda tangan penerimadan pencatatan

2. Uji 10 dokumen pengeluaranuang secara random,bandingkan antara tanggalpengeluaran uang dengantanggal pencatatan, sertatanda tangan pihak penerima

3. Periksa kelengkapan dankeabsahan dokumenpendukung kas.

P

4.

Setiap pengeluaran uangdidukung dokumenpendukung yang lengkap danditanda tangani pihakberwenang

1. Periksa prosedur yangmengatur pengeluaran uang

2. Sampling 10 dokumensecara acak, periksadokumen pendukung danotorisasinya

P

5.

Penggunaan Bon Sementarasesuai dengan peruntukan,nilai, dandipertanggungjawabkansesuai dengan ketentuan

1. Periksa prosedur bonsementara, apakahmengatur mengenaiperuntukan, batasan nilai,otorisasi dan batas waktupenyelesaian

2. Minta list Bon Sementara

P



CategoryICAE

PENILAIAN ICAE

A E

outstanding, periksa apakahsesuai dengan ketentuan

6.

Dokumen dan laporanpengeluaran kas diarsiplengkap dan sistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaidokumen pendukung untukpengeluaran kas

2. Lakukan sampling 1 bulan,periksa kelengkapan dansistematika pengarsipandokumen pengeluaran kas

DC

2. Bank Manajemen :

a. Tujuan Pengendalian Bank Manajemen :1) Penerimaan dan pengeluaran melaui Bank dicatat secara tepat waktu dan tepat nilai2) Terdapat control yang memadai terhadap penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran

Bank3) Transaksi Bank didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap di otorisasi oleh pejabat

yang berwenang.4) Meyakini saldo bank sesuai kebutuhan operasional mingguan,5) Meyakini Saldo bank menurut Buku dan RC sama ( selisih bank dapat teridentifikasi )6) Meyakini Cek /giro dikeluarkan sesuai kebutuhan( tidak untuk mengatur posisi/ saldo bank

)7) Meyakini tanggal pengeluaran bank sama dengan penerimaan kas ( pengisian kas )8) Meyakini pengeluaran bank telah divalidasi secara lengkap9) Meyakini bahwa pengeluaran bank telah dilampiri oleh bukti yang lengkap dan absah

b. Risiko atas Bank :1) Saldo bank melebihi kebutuhan operasional mingguan , idle bank2) Selisih saldo bank ( buku bank dan RC ) tidak teridentifikasi3) Penerbitan cek/giro , dalam rangka pengaturan posisi/saldo bank4) Selang waktu antara pengeluaran bank dan penerimaan kas ( waktu pengisian kas )5) Pengeluaran Bank tanpa didukung dokumen yang lengkap (ketidaklengkapan validasi,

kurangnya dokumen pendukung, )


CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

PENERIMAAN BANK

1

Penerimaan bank dicatattepat waktu dan didukungoleh dokumen pendukungyang lengkap

1. Periksa prosedur pencatatanpenerimaan bank dandokumen pendukungnya

2. Bandingkan saldo mingguanBandingkan saldomingguan, penerimaanmingguan dan kebutuhanmingguan , evaluasi

P



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

terjadinya idle bank3. Periksa 10 penerimaan

terakhir di rekening koran,pastikan sudah dicatat dandidukung oleh dokumenyang lengkap

2

Cek / giro yang diterimadibuat atas namaperusahaan

1. Periksa prosedur mengenaipenerimaan cek / giro

2. Minta register cek / girooutstanding, bandingkandengan fisik cek / giroapakah dibuat atas namaperusahaan

P

3

Dokumen & laporanpenerimaan bank diarsiplengkap dan sistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaidokumen pendukung untukpenerimaan bank

2. Lakukan sampling 1 bulan,periksa kelengkapan dansistematika pengarsipandokumen penerimaan bank

DC

PENYIMPANAN BANK

1. Terdapat pemisahan bankpenerimaan & bankpengeluaran, serta semuarekening bank atas namaperusahaan

1. Periksa prosedur / SK yangmengatur mengenai bankpenerimaan dan bankpengeluaran

2. Periksa apakah perusahaanmemiliki bank penerimaandan pengeluaran secaraterpisah dan atas namaperusahaan, periksatransaksi (rekening koran) 1bulan terakhir apakah sesuaidengan fungsi masing-masing

P

2

Terdapat pembatasan aksesterhadap fisik Cek & Giro (baik yang berasal dariCustomer maupun cek / giromilik perusahaan)

1. Periksa prosedur mengenaipenyimpanan cek / giroapakah mengatur mengenaipembatasan akses(misalnya harus disimpan dibrankas)

2. Periksa penyimpanan fisikcek / giro outstanding

P

3

Ada Daftar Cek/GiroCustomer on hand yangupdate (baik cek/giro dariCustomer maupun milikperusahaan) dan dilakukan

1. Periksa apakah terdapatdaftar giro on hand

2. Minta Berita Acara OpnameCek/Giro oleh pihakindependen dalam 1 bulan

DC



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

opname secara periodik olehpihak independen

terakhir

4

Laporan Bank dibuat secaraharian, didukung olehdokumen transaksi yanglengkap, diperiksa danditandatangani oleh pejabatyang berwenang

1. Periksa prosedur mengenaipembuatan laporan bankharian.

2. Periksa sampling laporanbank harian besertaotorisasi dan dokumenpendukungnya (samplingacak 5 hari)

P

5

Rekonsiliasi Bank dibuatsetiap bulan dan selisihnyaditindaklanjuti paling lambat1 minggu setelah akhir bulan

1. Periksa prosedur mengenairekonsiliasi bank

2. Periksa Rekonsiliasi Bank 3bulan terakhir, identifikasiotorisasi dan tindak lanjutatas selisih

DC

PENGELUARAN BANK

1

Pengeluaran Cek / Girodibuat "atas nama" danditandatangani oleh minimal2 orang

1. Periksa prosedur mengenaipengeluaran cek/giro

2. Sampling 5 cek / giro yangsudah dibuat, periksa "atasnama" dan otorisasinya

3. Periksa tanggal keluar cek/giro di buku bank dengantanggal yang ada di RCBank, evaluasi yangmelebihi 14 hari ataucek/giro yang ditarik kembali

P

2

Cek / Giro ditandatanganisecara lengkap setelahsemua dokumen diotorisasioleh pejabat yangberwenang

1. Periksa prosedur yangmengatur penandatanganancek / giro

2. Minta daftar cek/girooutstanding, periksa apakahsemua giro tersebut belumditandatangani secaralengkap

P

3

Serah terima cek / girodidukung oleh dokumenserah terima dan di-registersecara up to date

1. Periksa buku registrasi,apakah dicatat secara urut,ditandatangani olehpenerima giro/cek

2. Bandingkan antara fisikcek/bilyet giro kosongdengan buku registrasi

3. Periksa tanggalpengeluaran bank dengantanggal yang penerimaan

P



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

kas ( pengisian kas )

4

Pengeluaran bank dicatattepat waktu serta didukungoleh dokumen pendukungdan diotorisasi oleh pejabatyang berwenang

1. Periksa prosedur mengenaipencatatan pengeluaranbank

2. Periksa sampling 5dokumen pengeluaran bank,identifikasikan waktupencatatannya, sertakelengkapan dokumenpendukung dan otorisasi

3. Periksa kelengkapanvalidasi pengeluaran bank

4. Periksa kelengkapan dankeabsahan dokumenpendukung pengeluaranbank

P

5

Dokumen & laporanpengeluaran bank diarsiplengkap dan sistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaidokumen pendukung untukpengeluaran bank

2. Lakukan sampling 1 bulan,periksa kelengkapan dansistematika pengarsipandokumen pngeluaran bank

DC

3. Biaya Dibayar Dimuka :

Tujuan Pengendalian dan Risiko Biaya Dibayar Dimuka:1) Uang muka dikeluarkan sesuai dengan peruntukan dan diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang2) Dilakukan monitoring terhadap penyelesaian uang muka3) Uang muka dicatat tepat waktu dan didukung oleh dokumen yang lengkap dan valid

No Key AnalysisOverview DETAIL Analysis

Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

1

Pengambilan advancedpayment sesuai denganperuntukannya danberdasarkan dokumenpengajuan yang diotorisasioleh pejabat yangberwenang

1. Periksa prosedur yangmengatur kriteriapengambilan advancedpayment dan otorisasi padadokumen pengajuan

2. Periksa 5 advanced paymentsecara random, pastikan

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

sesuai dengan kriteria dandidukung oleh dokumenpengajuan yang diotorisasioleh pejabat yangberwenang

2

Pertanggungjawaban uangmuka dilakukan sesuaidengan batas waktu yangditetapkan

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenai bataswaktu pertanggungjawabanadvanced payment

2. Periksa 5 dokumen secarasampling, apakahdiselesaikan sesuai denganbatas waktu yang ditetapkan

P

3

Uang muka diberikan apabilauang muka sebelumnyasudah diselesaikan terlebihdahulu

1. Periksa prosedur mengenaiketentuan tersebut

2. Periksa uang mukaoutstanding, pastikan tidakada uang muka yangdicairkan sebelum uangmuka sebelumnyadiselesaikan

P

4

Pengambilan danpenyelesaian uang mukatercatat di jurnal accountingsecara up to date

1. Periksa prosedur mengenaipencatatan uang muka

2. Periksa 5 transaksi uangmuka outstanding, cocokkanantara tgl dokumen dengantanggal pencatatanaccounting (baik tanggalpencairan maupunpenyelesaian)

P

5

Dilakukanrekonsiliasi/opname secaraperiodik (min. 1 bulan) antarasaldo di GL denganperincian/dokumen

1. Periksa prosedur mengenairekonsiliasi uang muka

2. Periksa laporan rekonsiliasiatau berita acara opname 3bulan terakhir

P

6

Dilakukan konfirmasi secaraperiodik atas saldo uangmuka ke pihak terkait

1. Periksa prosedur yangmengatur proses konfirmasiini

2. Periksa laporan hasilkonfirmasi 3 bulan terakhir

P

7

Ada sistem monitoring atasoutstanding uang muka dandilakukan follow up terhadapuang muka outstanding

1. Periksa laporan monitoringuang muka

2. Periksa kapan terakhir kali diup date dan follow upterhadap uang muka yangbelumdipertanggungjawabkanlewat waktu

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

8

Dokumen uang muka di-arsip secara lengkap dansistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaidokumen pendukung untukuang muka

2. Lakukan sampling 1 bulan,periksa kelengkapan dansistematika pengarsipandokumen uang muka

DC

4. Piutang Usaha :

a. Tujuan Pengendalian Piutang Usaha :1) Dilakukan tagihan tepat waktu dan tepat nilai untuk semua Penjualan2) Meyakini tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan alat tagih3) Meyakini Saldo piutang didukung alat tagih yang lengkap ( tidak ada alat tagih yang hilang

)4) Meyakini penagihan piutang dilakukan berulang-ulang5) Meyakini tidak terdapat piutang atas penjualan panel yang tidak terdokumentasi pelangan

sebenarnya.6) Meyakini seluruh hasil penagihan piutang masuk ke kasir tepat waktu ( tidak ada

penggelapan hasil tagihan )7) Pelunasan A/R dicatat secara tepat untuk Customer, Invoice dan Nilai yang seharusnya8) Pencatatan dan Pelunasan A/R di dukung oleh Dokumen yang Lengkap dan valid9) A/ R di control dengan Memadai

b. Risiko Piutang Usaha :1) Selisih piutang akibat penyerahan barang substitusi2) Keterlambatan proses penagihan3) Selisih pencatatan Piutang4) Piutang Tak Tertagih5) Piutang fiktif ( atas penjualan panel )6) Penggelapan hasil penagihan piutang7) Kehilangan Alat tagih /faktur


CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

INVOICING

1 Invoice dibuat tepat waktu

1. Periksa prosedur mengenaibatas waktu pembuatanInvoice

2. Periksa daftar InvoicePending, apakah terdapat Invyang belum di buat melebihibatas waktu yang telah ditetapkan

P



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

2 Invoice didukung oleh Dokyang lengkap dan valid (POcustomer)

1. Cek Prosedur kelengkapanDok Pembuatan Inv.

2. Periksa A/R Outstandingyang belum di tagih pastikankelengkapan Dok.

P

3 Invoice dibuat sesuai dengannilai yang seharusnya,mencantumkan informasipenting (customer, TOP) dandi otorisasi oleh Pejabatyang berwenang.

1. Periksa Prosedur PembuatanInvoice, Khususnyamengenai Nilai TOP danOtorisasi

2. Periksa 5 A/R Outstanding,pastikan Nilai TOP danOtorisasinya sesuai denganKetentuan.

P

COLLECTION

1

Terdapat Pemisahan Fungsiantara bagian Penjualan,bag Penagihan dan bag ygmenerima Pembayaran

1. Periksa apakah terdapatketentuan mengenaipemisahan fungsi tersebut

2. Lakukan konfirmasi lapanganapakah proses penagihandilakukan sesuai denganpemisahan fungsi diatas

P

2

A/R ditagih sebelum jatuhtempo disertai dengandokumen pendukung dantanda terima tagihan yangditandatangani olehCustomer secara resmi

1. Periksa ketepatanpembuatan alat tagih

2. Periksa apakah terdapatprosedur yang mengaturmengenai batas waktudilakukannya tagihan(misalnya 7 hari sebelumjatuh tempo)

3. Periksa apakah terdapat A/Ryang sudah jatuh tempo yangbelum dilakukan penagihan

4. Periksa bukti bukti terlutisyang dapat menyatakanbahwa penagihan telahdilakukan berulang-ulang

P

3

Terdapat serah terima Doktagihan antara staff admindengan PIC Penagihan dandi pertanggung jawabkandalam batas waktu tertentu

1. Periksa apakah terdapatregister serah terimadokumen tagihan antaraadmin dengan PICpenagihan

2. Sampling 5 invoice yangmasih dalam prosespenagihan, apakah sudahdipertanggung jawabkansesuai dengan batas waktuyang ditetapkan.

P

4.Penagihan didukung olehtanda terima tagihan yangditandatangani / di-cap oleh

1. Periksa apakah terdapatprosedur mengenaikeharusan adanya tanda

DC



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

Customer secara resmi terima tagihan yangditandatangani olehCustomer.

2. Periksa 5 A/R outstandingyang sudah ditagih, apakahterdapat tanda terima tagihanasli yang ditandatangani olehCustomer

5

Incoice ( Faktur ) dan tandaterima tagihan asli disimpan"aman" dan mudah untukdilakukan penagihan

1. Periksa Prosedur yangmengatur mengenaipenyimpanan dok inv dantanda terima tagihan

2. Periksa penyimpanan(pengarsipan) Inv asli,identifikasikan Inv aslitersimpan dengan aman danmudah untuk melakukanpenagihan.

P

6

Mekanisme pembayarancustomer, alat pembayaran,pencatatan (tepat nilai dantepat waktu)

1. Bagaimana mekanismecontrol pembayaran daricustomer dan lead timewaktu pembayaran.

2. Bagimana Prosedurpencatatan pembayaran danpelunasan A/R dari customer

DC

A/ R Monitoring

1.

Bagaimana Laporanoutstanding billing (invpending/ penjualan yangbelum ada inv) monitor danfollow up inv pendig

1. Cek report Inv pending danreview bagimana follow upinv pending

P

2.

Bagimana control A/Roverdue lama (piutang lamayang belum di bayar)

1. Prosedur konfirmasi A/Rkepada Customer

2. Bentuk Konfirmasi A/Roverdue kepada Customer

3. Dokumen dan Konfirmasiterakhir kepada customer.

P

3.

Bagaimana Pemeriksaansecara Periodik mengenaiA/R overdue oleh pihakindependen/pejabat terkait(Internal Control) danbagaimana berita acarapemerikasaannya.

1. Cek Prosedur pemeriksaanpelaksanaan control A/Roverdue secara periodic olehpejabat terkait

2. Berita acara pemerikasaanA/R overdue yang terakhir

3. Konfirmasi tertulis piutangyang berumur lebih dari 3bulan

4. Konfirmasi tertulis piutangatas penjualan panel

5. Periksa buku / catatan bukti

P


serah terima faktur antarainkaso dan penagih . Sertabukti monitoring keberadaanfaktur

4.

Prosedur pelaksanaan WriteOff

1. Kriteria persyaratan prosedurPelaksanaan write off dan

2. bagaimana mengenaiotorisasi pelaskanaan writeoff oleh pejabat berwenangyang terkait

P

5. Aktiva Tetap :

a. Tujuan Pengendalian Fixed Assets Management :1) Barang Fixed Assets yang diterima sesuai dengan pemesanan, baik kuantitas maupun

kualitas2) Pengelolaan Fixed Assets Management menjamin keamanan baik fisik maupun dokumen

dan optimalisasi penggunanya3) Proses disposal Fixed Management dilakukan berdasarkan kriteria tertentu4) Meyakini seluruh pembelian AT tercatat dalam pembukuan AT / laporan keuangan5) Meyakini AT yang tercatat dalam laporan keuangan masih ada phisiknya6) Meyakini seluruh AT digunakan /dipakai7) Meyakini AT yang rusak telah diusulkan penghapusannya.

b. Risiko Fixed Assets Management :1) Tidak tercatatnya AT dalam laporan keuangan2) Aktiva tetap yang idle / tidak dipakai3) Hilangnya phisik / tidak jelasnya keberadaan AT4) Tidak dihapuskannya AT yang sudah rusak / tidak terpakai


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

PENGADAAN FIXED ASSET

1.

Pembelian Aktiva Tetap 1. Cek pencatatan pembelianAT yang dimasukkan dalamBiaya

2. Opname phisik AT ,bandingkan dengan daftarAT yang sesuai laporankeuangan.

3. Cek penggunakan AT sesuaiperuntukkannya

4. Cek daftar AT yang rusakyang diusulkan untukdihapus

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

1

Sebelum menandatanganidokumen tanda terimabarang, dilakukanpengecekan terhadapkesesuaian jenis, jumlah dankualitas barang yang diterima

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaimekanisme serah terimabarang antara vendordengan PIC yang ditunjuk

2. Periksa 3 pembelian fixedasset secara sampling,periksa check list / tick markpada dokumen sebagaitanda sudah dilakukanpemeriksaan

P

2

Terdapat register dokumen-dokumen penting yangterkait dengan asset tertentu(tanah, bangunan,kendaraan, dll), termasuk didalamnya monitoring atasmasa berlakunya dokumentersebut

1. Periksa adakah terdapatregister / daftar dokumentersebut.

2. Minta dokumen yang terkaitdengan 5 aktiva tetap,bandingkan dengan daftardiatas

DC

3

Dokumen penting untukasset tertentu (tanah,bangunan, kendaraan,asuransi dll) dan disimpan ditempat yang aman sertatidak mudah diakses olehpihak yang tidakberkepentingan

1. Periksa apakah terdapatprosedur yang mengaturmengenai mekanismepenyimpanan dokumen fixedasset

2. Lakukan observasi ataskelayakan tempatpenyimpanan serta lakukanpengujian terhadap 5dokumen aktiva tetapapakah disimpan di tempatyang ditentukan

P

MUTASI & MAINTAINANCE

1

Asset dikategorikan sebagaifixed asset dan low valueasset

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenai kriteriaasset (fixed / low valueasset)

2. Lakukan pengujian terhadap3 fixed asset dan 3 low valueasset, apakah sudah dicatatsesuai dengan ketentuan

P

2

Pencatatan depresiasisesuai dengan policy danstandar PSAK yang berlaku

1. Periksa ketentuan mengenaidepresiasi asset, apakahsesuai dengan PSAK

2. Sampling pencatatandepresiasi terhadap 3 asset

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

3

Dilakukan pencatatan(registrasi) terhadap fixedasset yang dimiliki dan di-update apabila terjadiperubahan (pengurangan /penambahan / pemindahan /kondisi )

1. Periksa prosedur mengenairegistrasi & monitoring asset,termasuk apakah terdapatPIC yang bertanggung jawabterhadap setiap asset

2. Periksa 5 fixed asset apakahfisiknya sesuai denganregistrasi

P

4

Dilakukan opname secaraperiodik dengan berita acara(minimal sekali setahun)terhadap fixed asset danselisihnya di follow updengan tuntas

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenai opnamefixed asset

2. Periksa berita acara opnamefixed asset tahun terakhir

DC

5

Ada jadwal perawatan danmelakukan perawatan sesuaijadwal

1. Periksa apakah ada jadwalperawatan untuk asset-assettertentu

2. Periksa apakahpelaksanaannya sudahsesuai ketentuan

DC

6 Sistem kontrol yangmemadai untuk keamananasset dari risiko kebakaran

1. Periksa apakah terdapatprosedur tentangpencegahan danpenanganan kebakaran

2. Lakukan observasilapangan, apakah terdapatPIC dan APAR di lokasi-lokasi penting

P

7

Sistem kontrol yangmemadai untuk keamananasset dari risiko kecurian

1. Periksa apakah terdapatprosedur mengenaimekanisme mutasi asset

2. Sampling 3 mutasi assetterakhir, apakah didukungoleh dokumen yang validdan lengkap

P

8

Fixed asset di-cover olehasuransi (kecukupan nilaipertanggungan didasarkankepada perhitungan yangdetail)

1. Periksa prosedur mengenaiasuransi fixed asset

2. Periksa 2 asuransi fixedasset apakah sudah sesuaidengan ketentuan

P

DISPOSAL

1

Asset yang di-disposedsesuai dengan kriteria yangtelah ditetapkan

1. Periksa prosedur mengenaikriteria disposal

2. Periksa proses disposalterhadap 2 asset, apakahsesuai dengan kriteria yangditetapkan

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

2

Dokumen yang terkaitdengan proses disposaldiotorisasi oleh pejabat yangberwenang dan diarsipsecara lengkap dansistematis

1. Periksa prosedur mengenaidokumen-dokumen disposal

2. Periksa sampling 2 prosesdisposal, apakah dokumenpendukungnya lengkap dandiarsip secara sistematis

P

3

Segera dilakukanpenghapusbukuan terhadapasset yang sudah di-disposed

1. Periksa prosedur tentangpenghapusbukuan assetyang sudah di-disposed

2. Lakukan pengujian terhadapcatatan Accounting terhadap2 asset terakhir yang di-disposed

P

6. Inventory Management :

a. Tujuan Pengendalian Inventory Management :

1) Meyakini jumlah phisik sama dengan Saldo Laporan ( Kartu Stock–Buku Besar /APK)2) Meyakini selisih stock dapat dipertanggung jawabkan3) Meyakini barang rusak dan ED telah dikeluarkan dari persediaan /APK4) Meyakini pengeluaran barang telah FEFO ( First Expired First Out)5) Meyakini barang kurang laku /tidak laku ( bertumpuk ) telah dilakukan upaya penjualan

secara khusus.6) Meyakini penyimpanan barang telah memadai dari keamanan dan kerusakan7) Meyakini up date stock level dilakukan secara rutin8) Barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan baik itu volume maupun kualitasnya9) Pengelolaan Inventory menjamin keamanan dan optimalisasi Stock inventory10) Masuk dan keluarnya barang berdasarkan dokumen-dokumen terkait11) Pengakuan dan pengelompokan inventory berdasarkan dengan jenis dan manfaat

inventory

b. Risiko atas Inventory Management :

1) Selisih phisik persediaan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan2) Barang bertumpuk, melebihi kemampuan jual dalam suatu periodik ( barang kurang laku /

tidak laku )3) Ketidakteraturan / ketidakamanan penyimpanan barang4) Stock level tidak up date, sehingga terjadi kekurang tepatan dalam droping barang dari

Kantor Pusat (KP) karena kuantum berlebih atau kurang.5) Barang Rusak dan Barang ED



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

PEMBELIAN FINISHED GOODS

1

Pembelian Finished Goodsdisesuaikan dengan orderdari marketing ataupunanalisa proyeksi penjualandari bagian marketing

1. Volume pembelian FinishedGood berdasarkan ataskebutuhan order marketing

2. Proyeksi pembelian FinishedGood untuk jangka waktutertentu berdasarkan atasanalisa proyeksi penjualandari Marketing.

P

PENERIMAAN FINISHED GOODS

1. Serah terima finished gooddilakukan kontrol,pengecekan terhadapkesesuaian jenis, jumlah dankualitas barang yangditerima untuk finishedgoods yang di beli darisupplier.

Prosedur mengenai kontroldan mekanisme pengecekanoleh petugas gudangterhadap barang yangditerima oleh suppliers(tickmark dok)

P

2.Pencatatan barang finishedgoods sebagai availablestocks dilakukan di hari yangsama dengan pada saatpenerimaan barang

1. Prosedur batas waktumaksimal pencatatanpenerimaan oleh petugasgudang.

2. Perbandingan antara tanggaltanda terima dengan tanggaldokumen good Received

P

FINISHED GOODS WAREHOUSING1. Pembatasan akses ke

gudang1. Prosedur yang mengatur

keluar masuk gudang2. Observasi keamanan

penyimpanan barang

P

2.

Sistem tata letakpenyimpanan inv

1. Prosedur mengenai tataletak penyimpanan inv

2. Sampling stock lokasikesesuaian antara lokasidalam kartu stock dan lokasifisik.

3. Bandingkan stock leveldengan kemampuan jualnya/realisasi penjualan

DC

3.Laporan Stock Update danJumlah Fisik

1. Laporan Update Availabestock for sales dan stockhand report card

2. Opname phisik , cocokkandengan saldo di kartu stocksdan buku besar/ APK.

DC

4.

Stock opname report secaraperiodik dan berita acaraopaname secara mendadakoleh pihak independen,

1. Stock opname reportperiodik dan stock opnamesampling dengan pihakindependen

P



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

2. Mintakan penjelasan/pertanggungjawabanterjadinya selisih persediaan

5.

kriteria dan systemidentifikasi umur stock ( fastmoving, slow moving, deadstock dan over stock)

1. Kriteria umur stockberdasarkan umur danaturan mengenai umur stockitu sendiri

2. Laporan stock yangmencantumkan umur stock

3. Inventarisir barang rusak danED serta barang kuranglaku/tidak laku.

4. Periksa /bandingkan daftarbarang rusak dan EDdengan daftar barang yangbaik

5. Konfirmasi upaya pencairan/penjualan barang kuranglaku/ tidak laku

DC

6.

Sistem kontrol atas akurasivaluation stock (fast moving,slow moving, dead stock danover stock)

Pengakuan nilai inventoryberdasarkan metodeakuntasi

P

1.

Pengeluaran barangberdasarkan ataspermintaan melalui dokumenresmi pejabat berwenang

Mekanisme mengenaipermintaan dan pengeluaranbarang dari gudang.

P

2.Mekanisme serah terimabarang stock keluar

Mekanisme serah terimastock dan bukti serah terimatersebut

P

3.Mekanisme penjualan danpengeluaran barang scarpdari gudang

Kebijakan dan mekanismepenjualan barang scrap darigudang, disertai dengandokumen dan otoritaspenjualan barang scraptersebut.

P

7. Procurement Management :

a. Tujuan Pengendalian Procurement Management :

1) Pengadaan barang dalam jumlah kualitas dan waktu yang tepat serta harga yang sesuaistandar

2) Kelengkapan dokumen pembelian sebagai dasar pembayaran3) Pemilihan Vendor dan penetapan vendor dikelola dengan baik



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

VENDOR MANAGEMENT

1

Pemilihan Pemasok /Vendor dilakukan melaluiproses assessment / tenderdan diotorisasi oleh Pejabatyang berwenang

1. Periksa prosedurpenerimaan vendor baru

2. Pilih 3 vendor secararandom, periksakelengkapan data mengenaiproses assessment / tenderterhadap vendor tersebut

P

2

Dilakukan proses validasiVendor untuk melengkapidata Vendor

1. Periksa prosedur validasiVendor

2. Pilih 3 vendor secararandom, periksakelengkapan data Vendorseperti : NPWP, PKP/NonPKP, SIUP, Surat PerjanjianKerjasama/Surat kontrak dll.

P

3

Dilakukan evaluasi kinerjavendor / supplier secaraperiodik dan dilakukancorrective action terhadapgap yang terjadi

1. Periksa apakah terdapatprosedur yang mengaturmengenai mekanisme danperiode evaluasi kinerjavendor. minta laporanevaluasi kinerja vendor untuk2 periode terakhir, apakahsesuai dengan mekanismedan waktu yang ditetapkan

2. Pilih 1 vendor yang tidakperformed, apakah terdapatrencana corrective actiondan follow up progress-nya

DC

4

Daftar / database vendormemuat informasi penting(alamat, contact person,nomor rekening, credit limit,TOP, dll) dan up to date

1. Minta daftar / data vendor,apakah memuat informasipenting mengenai vendortersebut

2. Periksa 3 vendor secararandom, bandingkan apakahdata di daftar data vendorsama dengan data padadokumen

DC

5

Dilakukan sosialisasikepada Vendor bahwa tidakdibenarkan untukmemberikan sesuatukepada karyawan (bagianProcurement dan bagianterkait lainnya)

1. Minta kebijakan tertulis dariperusahaan mengenailarangan menerimapemberian dari vendor

2. Periksa apakah aturantersebut sudah disosialisikankepada vendor, berikutsanksi terhadap vendorapabila terbukti melanggar

DC

PURCHASING



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

1

Pembelian dilakukanberdasarkan permintaantertulis dari bagian terkaityang diotorisasi olehpejabat yang berwenang

1. Periksa prosedur mengenaiproses permintaanpembelian barang

2. Periksa sampling 4 prosespembelian (2 rutin & 2 nonrutin), apakah didukung olehdokumen permintaan daribagian terkait dan diotorisasioleh pejabat yangberwenang

P

2

Dokumen Purchase Order (PO ) diotorisasi olehpejabat yang berwenangdan ditandatangani pihakVendor sebagai validasi

1. Periksa prosedur mengenaipengajuan order, apakahmengatur mengenai otorisasidari pejabat yang berwenangdan validasi PO oleh vendorsebagai persetujuan.

2. Periksa sampling 5 lembarPO, pastikan kelengkapanotorisasi dari pejabat yangberwenang danditandatangani oleh vendorsebagai validasi

P

3

Dilakukan pemeriksaanmengenai kelengkapandokumen tagihan darivendor sebelum diserahkanke bagian Finance untukdilakukan prosespembayaran

1. Periksa prosedur mengenaipemeriksaan kelengkapandokumen tagihan olehbagian procurement

2. Periksa sampling 5 dokumenpembayaran A/P, apakahterdapat tanda tanganbagian procurement sebagaitanda sudah dilakukanpemeriksaan terhadapdokumen tagihan tersebut

P

4

Setiap pengembalianbarang ke Vendordilengkapi dengan SuratPengembalian Barang yangditandatangani pihakpenerima (vendor ) -->nama jelas, tanggal terimabarang dan tanda tangan /cap / stempel

1. Periksa prosedurpengembalian barang / returbarang

2. Periksa sampling 3 dokumenretur, apakah terdapat SuratPengembalian Barang yangditandatangani olehpenerima (nama jelas,tanggal terima barang dantanda tangan / cap / stempel)

P



CategoryICAE

PENILAIANICAE

A E

5 Terdapat tracking systemyang jelas dan up to datemulai dari prosespermintaan pembelianbarang, PO, penerimaanbarang, tagihan dan fakturpajak

1. Periksa apakah trackingsystem (laporan) mengenaihal tersebut

2. Periksa apakah laporanoutstanding mengenai point-point diatas up to date

DC

6

Dokumen pembelian (Invoice, Surat Jalan, SuratPengembalian Barang dll.)diarsip lengkap dansistematis

Periksa prosedur mengenaisistem pengarsipan dokumen,apakah mengatur mengenai PICyang bertanggung jawabmelakukan arsip terhadapdokumen-dokumen tertentu

DC

8. Account Payable Management :

a. Tujuan Pengendalian :1) Hutang dibayar atas barang yang benar-benar dipesan, diterima dan harga sesuai dengan

PO2) Pencatatan dan pembayaran hutang didukung oleh dokumen yang lengkap dan valid3) A/P dikontrol dengan memadai


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

PENERIMAAN TAGIHAN

1

Invoice yang diterima darivendor lengkap dengan datapendukungnya (Surat Jalandari Vendor / SuratPenerimaan Barang dan PO)dan diperiksa kebenaranharga dan Quantitybarangnya.

1. Periksa prosedur mengenaimekanisme pemeriksaankelengkapan dokumenpenagihan dari Vendor,termasuk PIC yangbertanggung jawabmelakukan pemeriksaandokumen

2. Uji verfikasi terhadapdokumen (kelengkapandokumen pendukung,kesesuaian harga & quantity,serta tanda tangan pihakpemeriksa)

P

2

Pengakuan A/P di LaporanA/P segera dilakukansetelah invoice dan semuadokumen pendukunglengkap

1. Periksa prosedur mengenaimekanisme pencatatan A/P

2. Minta 3 invoice vendor yangbelum dibukukan sebagaiA/P, analisa lead time dankonfirmasi penyebabnya

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

PEMBAYARAN TAGIHAN

1

Pembayaran A/P dilakukanberdasarkan Laporan A/PJatuh tempo yang telahditandatangani pejabatberwenang dilengkapidokumen Invoice, SuratJalan / Surat PenerimaanBarang dan PO

1. Periksa prosedur mengenaipersyaratan pembayaran A/P

2. Sampling random sebanyak5 pembayaran A/P, periksaapakah terdapatpembayaran A/P yangmelewati tanggal jatuh tempo

P

2

Dokumen pengeluaranbank/kas atas pembayaranA/P ditandatangani penerimadan pejabat perusahaanyang berwenang ,dilengkapidengan dokumen Kuitansidan Invoice asli sebagaibukti pembayaran

1. Periksa prosedur mengenaipembayaran A/P

2. Sampling 5 dokumenkas/bank untuk pembayaranA/P, periksa otorisasi dankelengkapan dokumenpendukungnya

P

3

Laporan A/P di-updatesetelah dilakukanpembayaran berdasarkanbukti pengeluaran bank/kas

1. Periksa prosedur mengenaimekanisme updating datalaporan A/P

2. Periksa kebenaran Laporanmutasi A/P dengan caracrosscheck antara kolompengurangan A/P denganlaporan pengeluaranbank/kas

DC

4

Faktur Pajak diterima sesuaidengan masa pajak dantanggal Faktur Pajakmaksimal 1 bulan daritanggal Invoice

1. Periksa prosedur mengenaipenerimaan Faktur Pajak

2. Crosscheck Invoice denganFaktur Pajak, pastikantanggal faktur pajak tidakmelebihi 1 bulan dari tanggalInvoice, dan diterima sesuaimasa pajak

P

5

Nota Retur Pajak diterimasesuai dengan masa pajak,sesuai dengan Suratpengembalian barang &Nota Retur Commercial

1. Periksa prosedur mengenaipenerimaan Nota ReturPajak

2. Crosscheck Nota ReturPajak dengan Suratpengembalian barang danNota Retur Commercial,pastikan Nota Retur Pajakditerima sesuai masa pajak

P

A/P MONITORING

1Laporan A/P Outstandingdimonitor dan di follow upsecara periodik

1. Periksa apakah Laporan A/Pinformative

2. Minta dokumen kapandilakukan review terhadaplaporan A/P dan follow up-

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

nya

2Dilakukan reguler konfirmasikepada vendor mengenaisaldo A/P

1. Periksa prosedur yangmengatur mengenaimekanisme regulerkonfirmasi A/P kepadavendor

2. Minta data reguler konfirmasi1 tahun terakhir

P

3

Terdapat review terhadapA/P secara periodik berikutdengan corrective action danfollow up-nya

1. Periksa prosedur mengenaimekanisme review A/P

2. Minta dokumen review /notulen berikut dengancorrective action dan followup progress-nya

P

9. Sales and Marketing Management :

Tujuan Pengendalian Sales and Marketing Management,Penjualan PT Indofarma (Persero) Tbk dan anak Perusahaan PT IGM dikarenakan Penjualansecara terintegrasi dilaksanakan oleh 2 elemen entitas yang saling terkait mulai dari Holding yangpenjualannya terdiri atas penjualan transaksi afiliasi, penjualan lokal e-catalogue , penjualan lokalreguler, dan penjualan eksport dan penjualan anak perusahaan PT IGM yang mencatat penjualaninstitusi dan regular serta transaksi afiliasi maka tujuan pengendalian dan aspek risiko dibagi kedalam masing-masing pencatatan penjualan entitas.


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

RENCANA PENJUALAN ( Marketing Plan Holding Lini Marketing)

1.

Ada metode tertentu untukmembuat sales planningyang digunakan secarakonsisten

Prosedur dan metode formatuntuk pembuatan salesplanning, apakah prosedur /metode tersebut dibuat secarakonsisten

P

2.

Sales planningdiinformasikan ke bagianterkait (Produksi, gudang,logistic, finance)

Prosedur yang mengatur salesplanning diinformasikan kebagian apa saja.

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

3.

Activity plan untukmenunjang pencapaiansales planning yang ditetapkan

1. Prosedur pembuatanactivity plan

2. Identifikasi activity plantahun berjalan yangmenunjang pencapaiansales planning

P

4.

Laporan sales planningdidasarkan atassegementasi dan periodewaktu yang ditetapkan dandiotorisasi pejabat terkait

Prosedur mengenai penetapansegementasi dan periodewaktu dalam laporan salesplanning, serta otorisasipejabat berwenang

P

5.

Cek Periodical Reviewproses pencapaian salesplanning, corrective actiondan GAP, serta follow upterhadap corrective actiontersebut.

Kontrol COE review progresspencapaian sales planningReview notulen 6 bulanterakhir sesuai dengan COE,corrective action, PIC, targetwaktu dan identifikasi terhadapprogress follow up.

P

Aktivitas Penjualan (Holding lini Marketing)

1.

Harga jual, discount danterm of paymentberdasarkan analisa pejabatpemasaran berwenang

Prosedur penetapan hargajual, discount dan term ofpayment.SK harga jual, term ofpayment dan discount

P

2.

Plafon penjualan kredit didasarkan atas analisa dankualitas pembayaran historisdi di otorisasi oleh pejabatterkait

Prosedur mengenai penetapanplafon kredit / credit limit

P

3.

Penjualan terhadapcustomer dengan over creditlimit diotoriasi oleh pejabatberwenang terkait dandengan alasan yang jelas.

1. Periksa prosedurmengenai penjualandengan status over creditlimit

2. Minta daftar A/Routstanding, bandingkansaldo A/R dengan creditlimit, sampling otorisasiuntuk 3 faktur yang overcredit limit

P

4.

Proses faktur Jual dilakukansetelah sales

Prosedur penjualan mengenaiproses pembuatan faktur

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

5.

Tindak lanjut mengenaiSales Retur

Periksa prosedur mengenaiSales Retur / Claim, apakahmengatur mengenaipersyaratan, otorisasi danjangka waktu persetujuan retur/ claim

P

6.

Analisa profitability ataspenjualan

Periksa sampling 3 bulanrandom, apakah terdapatlaporan mengenai analisaprofitabiliy by job order,customer, produk atausegementasi lainnya.Periksa notulen review untuk 3bulan tersebut, apakahdibuatkan corrective actionuntuk yang tidak sesuaistandar.

P

7.

Laporan Outstanding SalesOrder, delivery, invoicing,sales retur & claim secara update

Prosedur mengenaipembuatan laporanoutstanding sales order,delivery dan invoicing danidentifikasi periode pembuatanatas laporan outstandingtersebut.

P

8.

Laporan Penjualan, LaporanRetur/Claim, Laporan NotaKredit dibuat secara up todate dan closingberdasarkan dokumen & cutoff date yang jelas

Prosedur mengenaipembuatan laporan tersebutapakah mengatur mengenaicut off date secara jelas.

DC

Penjualan Reguler

1

1. Meyakini penjualan paneltermonitor pelangan ygsebenarnya

2. Meyakini tidak adanyapelanggaran kebijakandicount harga

3. Meyakini sisa piutangtidak melebihi plafon

4. Meyakini penetapandebitur baru sesuaikajian yg memadai

5. Meyakini surat pesanandiketahui salesmen dandebitur

6. Meyakini tidak adanyapenyerahan konsinyasiyg dicatat sebagai

1. Konfirmasi internal ( Bag.Penjualan /salesmen)mengenai penjualanpanel

2. Periksa penjualan paneltermonitor /tercatatpelangan yg sebenarnya.

3. Inventarisr penjualandibawah standar

4. Bandingkan saldo piutangper debitur dengan plafonkreditnya.

5. Periksa surat pesananyang tidak ditandatanganisalesmen dan debitur

6. Periksa kelengkapan datadebitur baru dan evaluasi

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

penjualan7. Meyakini produk principal

yg didroping KantorPusat merupakan baranglaku

dengan kriterianya7. Inventaris penyerahan

konsinyasi dan cek kepenjualannya.

8. Bandingkan mutasi barangdengan saldo awal danakhir

1.

1. Meyakini omzet yangtercatat sesuai denganpenyerahan barangnya

2. Meyakini waktupenyerahan barangsesuai batas waktukontrak

3. Meyakini penyerahanbarang sesuai spesifikasikontrak

4. Meyakini efektivitaskeikutsertaan pesertatender.

1. Bandingkan penyerahanbarang via ekspedisi ( DO/SKB ) dengan buku besarpenjualannya.

2. Bandingkan tanggal DO/SKB terakhir denganketentuan kontrak

3. Bandingkan spesifikasibarang antara DO/SKBdengan kontrak

4. Bandingkan jumlah tenderyang ada , jumlah tenderyang diikuti dan jumlahtender yang dimenangkan .

P

Customer Prospecting and Maintenance

1

Penerimaan Customer baru(Penjualan dengan TOP)dilakukan berdasarkan ujikelayakan terhadapcustomer dan di dukung olehdokuemen yang lengkap.

1. Periksa prosedurpenerimaan customerbaru, khususnya untukpenjualan dengan TOP,apakah mengatur syarat-syarat yang harus dipenuhiuntuk diangkat sebagaicustomer

2. Periksa sampling 3Customer baru, apakahpengangkatannya sudahsesuai dengan prosedurdan disertai dengandokumen pendukung yanglengkap (seperti : NPWP,Surat Pernyataan PKP/NonPKP, SIUP, statuskepemilikan, fotocopysertifikat dll. )

P

2

Daftar / database Customermemuat informasi penting(credit limit, TOP, alamat,contact person, dll) dan up todate

1. Minta daftar / dataCustomer, apakah memuatinformasi pentingmengenai Customer

2. Periksa 5 Customerrandom, bandingkanapakah data di daftar datacustomer sama dengan

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

data pada dokumen

3

Dilakukan periodical reviewatas Customer Performancesebagai dasar evaluasikebijakan pemberianplafon,term of sales dll.

Periksa prosedur mengenaireview customer performance,dan kaitannya denganevaluasi terhadap credit limit,TOP dan fasilitas lainnya yangdiberikan kepada CustomerMinta laporan review yangterakhir, apakah sesuaidengan waktu yangditetapkan, serta apakahdilakukan evaluasi terhadapCustomer yang tidakmencapai performance yangdisepakati

P

4.

Ada daftar CustomerProspecting per Area & persalesman, dan dimonitorsecara rutin dan konsisten

Periksa prosedur yangmengatur mengenai RegisterCustomer ProspectingPeriksa catatan CustomerProspecting, pilih 3 Customersecara random, pastikan adaprogress tindak lanjut terhadapCustomer tersebut

DC

10. Capital Expenditure

Tujuan Pengendalian Capital Expenditure/ Belanja Modal :a. Capital Expenditure diajukan berdasarkan Cost and Benfit Analysisb. Capital Expenditure dibiayai oleh Pinjaman Jangka Panjangc. Dilakukan Evaluasi terhadap efektifitas realisasi Capital Expenditure


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

RENCANA PEMBELIAN

1Sudah ada annual budgetuntuk Capital Expenditure

Periksa prosedur yangmengatur Capex harusdibuatkan annual budget danapakah terdapat dalambudget

P



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

2Persetujuan Capexberdasarkan analisa Cost &Benefit (feasibility study)

1. Periksa prosedurmengenai keharusandilakukan analisa cost &benefit (feasibility study)untuk Capex

2. Periksa 2 Capex terakhir,apakah sudah adafeasibility study

P

3

Adanya pemisahan antarafungsi antara bagianpengadaan dengan yangmelakukan persetujuanterhadap pembelian asset

1. Periksa prosedurmengenai mekanismepersetujuan danpengadaan asset

2. Periksa 2 Capex, periksadokumen persetujuandan pengadaan, apakahdilakukan oleh pihakyang terpisah sesuaidengan ketentuan

P

REALISASI CAPEX

1

Dibiayai dari pinjaman jangkapanjang (tidak dibiayaidengan pinjaman jangkapendek/modal kerja)

1. Periksa WI/SOP/SK yangmengatur tentang ini

2. Periksa 2 Capex terakhirdibiayai oleh apa

P

2

Ada monitoring dan kontrolterhadap realisasi Capex onBudget

1. Periksa apakah terdapatlaporan monitoringrealisasi Capex yanginformative

2. Apakah monitoring dibuatsebelum realisasi Capex

DC

3

Adanya evaluasi secaraperiodik atas efektifitasrealisasi Capex

1. Periksa apakah terdapatCOE meeting tentangreview realisasi Capex

2. Minta notulen, correctiveaction dan folow up-nyauntuk 6 bulan terakhir

DC

11. Operating Expenses

Tujuan Pengendalian Operating Expenses / biaya-biaya operasional :a. Operating Expenses dikeluarkan berdasarkan Budget dan di otorisasi oleh pihak yang

berwenangb. Operating Expenses dicatat sesuai dengan seharusnya serta di dukung oleh dokumen yang

lengkap dan di arsip secara sistematisc. Dilakukan Review dan Monitoring terhadap realisasi Operating Expenses



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

ENTERTAINMENT & DONATION

1 Pengajuan persetujuanuntuk biaya entertainment &donation mengacu kepadaannual budget

1. Periksa posentertainment & donationdalam annual budgettahun berjalan

2. Periksa 3 dokumenpersetujuan biayaentertainment &donation, apakahmencantumkan informasiketersediaan budget

DC

2 Pengeluaran dana untukentertainment dan donationsesuai denganperuntukannya dan disetujuioleh pejabat yangberwenang sesuai denganbatasan nilai yangditentukan

1. Periksa prosedurmengenai peruntukan,batasan nilai danotorisasi biayaentertainment dandonation

2. Periksa 5 transaksiterakhir entertaiment dandonation, apakah sesuaidengan ketentuan

P

3 Dilakukan monitoringterhadap realisasi biayaentertainment & donation

1. Periksa apakah adareport monitoringterhadap realisasi dansisa budget

2. Minta laporan monitoringterakhir, apakah up todate dan di follow upsecara memadai

DC

4 Dilakukan review secaraperiodik untuk realisasi biayaentertainment & donation,berikut dengan correctiveaction & follow up-nya

1. Apakah terdapat COEuntuk membahas biayaentertainment & donation

2. Minta notulen, correctiveaction & follow up untuk3 bulan terakhir

DC

5 Dokumen untuk biayaentertainment & donation di-arsip secara lengkap dansistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur dokumen yangterkait dengan biayaentertainment & donation

2. Periksa 5 transaksiterakhir adakah dokumenpendukungnya lengkapdan diarsip sistematis

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

KOMISI

1 Pengajuan persetujuanuntuk biaya komisi mengacukepada annual budget

1. Periksa pos komisi dalamannual budget tahunberjalan

2. Periksa 3 dokumenpersetujuan biaya komisi,apakah mencantumkaninformasi ketersediaanbudget

DC

2 Pengeluaran dana untukkomisi sesuai denganperuntukannya dan disetujuioleh pejabat yangberwenang sesuai denganbatasan nilai yangditentukan

1. Periksa prosedurmengenai peruntukan,batasan nilai danotorisasi biaya komisi

2. Periksa 5 transaksiterakhir komisi, apakahsesuai dengan ketentuan

p

3 Ada sistem yangmemastikan bahwa komisiditerima oleh pihak yangberhak dalam jumlah yangtelah disepakati

1. Periksa prosedurmengenai pemisahanfungsi antara yangmengajukan, menyetujuidan membayar, sertamekanisme pembayaran

2. Periksa realisasipembayaran terhadap 2transaksi terakhir

P

4 Dilakukan monitoringterhadap realisasi biayakomisi

1. Periksa apakah adareport monitoringterhadap realisasi dansisa budget

2. Minta laporan monitoringterakhir, apakah up todate dan di follow upsecara memadai

DC

5 Dilakukan review secaraperiodik untuk realisasi biayakomisi, berikut dengancorrective action & follow up-nya

1. Apakah terdapat COEuntuk membahas biayakomisi

2. Minta notulen, correctiveaction & follow up untuk3 bulan terakhir

DC

6 Dokumen untuk biaya komisidiarsipkan secara lengkapdan sistematis

1. Periksa prosedur yangmengatur dokumen yangterkait dengan biayakomisi

2. Periksa 5 transaksiterakhir adakah dokumenpendukungnya lengkapdan diarsip sistematis

DC


12. Pengelolaan Biaya :


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E

1 1. Meyakini seluruh biayausaha terkait keperluankantor

2. Meyakini realisasi biayatidak melebihi / naiksecara material

3. Meyakini seluruh postingbiaya telah dimasukkanpada pos rekening yangtepat

4. Meyakini pengeluaraninvestasi dicatat posaktiva

1. Periksa pengeluaranbiaya yang tidak terkaitkeperluan kantor

2. Bandingkan realisasibiaya dengan anggarandan tahun lalu

3. Konfirmasi selisih/kenaikan biaya yangmateril

4. Periksa pengeluaranbiaya yang terkaitinvestasi

P


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIANICAE

A E2 1. Meyakini Pengeluaran

Biaya Pelanggan sesuai/tidak melebihi ijin Direksi

2. Meyakini tidak adanyabiaya lain-lain yangdimasukkan ke BiayaPelanggan

3. Meyakini tidak adanyaperbedaan materialantara Proposal danrealisasi.

1. Periksa pengeluaranbiaya yang tidak terkaitkeperluan kantor

2. Bandingkan realisasibiaya dengan anggarandan tahun lalu

3. Konfirmasi selisih/kenaikan biaya yangmateril

4. Periksa pengeluaranbiaya yang terkaitinvestasi

P

13. Perpajakan :


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

1 1. Meyakini telah dipotongPPH pasal 21 pihak IIIperorangan atashonorarium / imbalanjasa

2. Meyakini telah dipotong

1. Periksa seluruhpembayaran honorarium/ imbalan jasa kepadapihak III ( peroranganmaupun badan usaha )telah dilakukan

DC


PPH pasal 23 pihak IIIbadan usaha ataspembayaran imbalanjasa

3. Meyakini pemotonganPPH psl 4 perorangan/badan usaha

4. Meyakini pengisian SPTtelah benar dan tidakfiktif

5. Meyakini Faktur PajakKeluaran telah benar dantidak terlambat

6. Meyakini tidak adaketerlambatan pelaporan/ penyetoran SPT masa (bulanan ) dan tahunanatas PPN dan PPH

7. Meyakini Faktur Pajakmasukan telah benar

8. Meyakini SSP PPh 22telah benar dan tidakterlambat

pemotongan PPh pasal21 atau pasal 23 ataupasal 4

2. Periksa kelengkapan /kebenaran pengisianSPT dan didukung buktiyang syah

3. Periksa kebenaranpengisian Faktur PajakKeluaran serta tidakcacat dan tidak terlambat

4. Periksa tanggalpelaporan / penyetoranSPT masa ( bulanan )dan tahunan atas PPNdan PPH, dikaitkanketentuan perpajakan

5. Periksa kebenaran isiFaktur Pajak masukan

6. Periksa kebenaran isiSSP PPh 22 danditerima tidak terlambat

14. Pengelolaan Perencanaan Produksi :


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

1 1. Meyakini tidak adanyaketerlambatan/tertundannya prosesproduksi yang material

2. Meyakini kuantumproduksi sesuaipermintaan pemasaran

3. Meyakini proses maklontelah ekonomis dan tepatwaktu serta kualitasproduk sesuai standarPerusahaan

1. Bandingkan rencanainduk produksi denganrealisasi produksi pertriwulan / bulan

2. Bandingkan kuantumpermintaan pemasarandengan realisasipenyerahan barang keLogistik Sentral pertriwulan / bulan

3. Periksa hasil evaluasipemilihan / penetapanmakloner

4. Bandingkan jadualmaklon denganketidaktersediankapasitas produksi danrencana pemasaran

DC

2. 1. Meyakini penggunaan/pengeluaran BB/BKtelah FEFO

2. Meyakini setiaptambahan pemakaian

1. Meyakini tidak adanyaketerlambatanpermintaan pembelian

2. Meyakini tidak adanyaketrelambatan

DC


BB/BK telah menunjukSPKP dan No Batchproduk yang diproduksi

penerimaan barang3. Meyakini jumlah

permintaan barangsesuai kebutuhanproduksi

4. Meyakini prosespengadaan internal Plantsesuai kebijakanpengadaan Kantor Pusat

5. Meyakini barang yangdikirim/diterima sesuaispesifikasi

15. Pengendalian Barang dan Jasa Non Dagangan :


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

1 1. Meyakinkan bahwapengadaan barang/jasadilakukan sesuai dengankebutuhan, baik segikuantitas , kualitas danwaktu

2. Meyakinkan bahwaproses pengadaanbarang/jasa telah sesuaidengan PedomanPelaksanaan PengadaanBarang/Jasa .

3. Meyakinkan bahwakuantitas, kualitas danharga barang/jasa yangdiperoleh melalui prosespengadaan telah sesuaidengan ketentuan dalamkontrak sertadiserahterimakan tepatwaktu.

4. Meyakinkan bahwabarang & jasa yangdiperoleh telahdimanfaatkan sesuaitujuan.

1. Pastikan anggaranpengadaan sesuaidengan anggaran danHPS Pengadaan supayatidak adapenggelembungananggaran (gejalapenggelembunganterlihat dari unit priceyang tidak relistis);

2. Pastikan mengenairencana pengadaan dankemampuan spesifikasikhusus jasa vendorpengadaan sesuaidengan hak paten danspesialis pengadaanyang diarahkan(spesifikasi teknis yangmengarah pada merektertentu atau pengusahatertentu);

3. Pemaketan pekerjaanyang direkayasa(pekerjaan hanya mampudilaksanakan olehkelompok tertentu saja);

4. Memecah pengadaanbarang/jasa menjadibeberapa paket untukmenghindari pelelangan;

5. Memecah paketpekerjaan yang menurutsifat pekerjaannya

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

seharusnya merupakansatu kesatuan konstruksiatau sebaliknya;

6. Menyatukan ataumemusatkan beberapakegiatan yang tersebar dibeberapa daerah yangmenurut sifat pekerjaandan tingkat efisiensinyaseharusnya dilakukan didaerah masing-masing;

7. Rencana pembelian yangtidak sesuai kebutuhan;

8. Penentuan jadwal waktuyang tidak realistis;

9. Pemilihan metodepenunjukan langsunguntuk kontrak yangseharusnya pelelanganumum;

10. Pengalokasian anggarankegiatan yangdirencanakan dilakukandengan cara swakelola,dalam pelaksanaannyadilakukan dengan carakontraktual kepadapenyedia barang/jasa,atau sebaliknya;

2 1. Panitia pengadaan tidakmemiliki sertifikatkeahlian pengadaandan/atau buktikeikutsertaan dalampelatihan pengadaanbarang/jasa;

2. Panitia pengadaan yangtertutup dan tidaktransparan ( ketidakterbukaan dan ketidakadilan panitia);

3. Panitia pengadaan yangmemihak (panitiamemberi keistimewaankepada kelompoktertentu);

4. Paniitia pengadaan tidakindependen (panitiadikendalikan oleh pihak

1. Pastikan KompetensiPanitia Pengadaandengan memintasertifikat keahlian danatau pelatihanpengadaan yang pernahdiikuti

2. Pastikan PanitiaPengadaan membuatpernyataan FaktaIntegritas

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

tertentu);

3 1. HPS tidak ada;2. HPS tidak ditandatangani

oleh seluruh anggotapanitia pengadaan

3. HPS tidak disahkanPejabat Berwenang;

4. Harga barang/jasa dalamHPS mengarah padamerk/produk tertentu;

5. Penggelembungan(mark-up) dalam HPS;

6. Harga dasar yang tidakstandar dalam menyusunHPS;

7. Sumber/referensi hargapenyusunan HPS yangfiktif;

8. Penambahan item-itembiaya yang tidakdiperkenankan

1. Review seluruh dokumenyang terkait prosespengadaan yang telahdilaksanakan danbandingkan denganprosedur pengadaan

2. Lakukan pemeriksaanlapangan untukmemastikan barang yangdiadakan telah sesuaispesifikasi.

3. Lakukan survey pasaruntuk perbandinganharga jika pengadaanbarang/jasa tidakspesifik.

DC

4 1. Dokumen pemilihan tidakdisyahkan PejabatBerwenang ;

2. Persyaratan tekhnismengada-ada atauberlebihan, dibandingkankebutuhan dalam rangkapelaksanaan pekerjaan;

3. Kriteria kelulusanevaluasi tidak ada atautidak jelas;

4. Spesifikasi teknismengarah pada produkatau kelompok tertentu

5. Adanya penambahankriteria evaluasi yangtidak perlu;

6. Dokumen lelang tidakstandar;

7. Dokumen lelang tidaklengkap.

1. Review seluruh dokumenyang terkait prosespengadaan yang telahdilaksanakan danbandingkan denganprosedur pengadaan

2. Lakukan pemeriksaanlapangan untukmemastikan barang yangdiadakan telah sesuaispesifikasi

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

5 1. Tidak mengumumkanpelelangan/seleksi/pengadaan;

2. Diumumkan, tetapi tidakdi surat kabar nasional .

3. Persyaratan pendaftarandan pengambilandokumen harusmembawa dokumen asli,yang berimplikasi dapatmenghambat/membatasipeserta;

4. Mengumumkanpelelangan/seleksi/pengadaan di surat kabar padahari libur;

5. Pengumuman lelangyang palsu;

6. Materi pengumumanlelang membingungkan;

7. Jangka waktupengumuman tidaksesuai ketentuan ;

8. Pengumuman lelangtidak lengkap.

Review seluruh dokumenyang terkait prosespengadaan yang telahdilaksanakan danbandingkan denganprosedur pengadaan

DC

6 1. Dokumen lelang yangdiserahkan tidak sama(inkonsisten);

2. Waktu pendistribusianterbatas;

3. Penyebarluasandokumen terbatas;

4. Lokasi pengambilandokumen sulit dicari;

5. Menyatakan bahwapendaftaran danpengambilan dokumentidak boleh diwakilkan;

6. Menyatakan bahwapendaftaran danpengambilan dokumenharus dilengkapi ataumembawa dokumen asli.


DC

7 1. Penjelasan (aanwijzing)terbatas pada kelompoktertentu;

2. Informasi dan deskripsiyang terbatas;

3. Penjelasan kontroversi;


DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

4. Tidak dibuatdokumentasi rapatpenjelasan;

5. Berita Acara Penjelasantidak disebarluaskankepada seluruh peserta;

8 1. Adanya relokasi tempatpenyerahan dokumenpenawaran;

2. Batas akhir pemasukandokumen penawarandiundurkan ataudimajukan tanpa adanyaaddendum dokumenpemililihan penyedia;

3. Penyimpanan dokumenpenawaran tidakdilakukan pada kotakatau tempat yangaman/terkunci;

4. Adanya penerimaandokumen penawaranyang terlambat;

5. Adanya penyerahandokumen fiktif;

6. Ketidaklengkapandokumen penawaran;

7. Pembukaan penawarandilakukan pada hari libur;

8. Pembukaan dokumenpenawaran ditunda tanpaalasan yang jelas.


DC

9 1. Kriteria evaluasi yangcacat ( dirubah/disesuaikan untukmemenangkan salahsatu penyedia ) ;

2. Penggantian dokumenpenawaran;

3. Surat / dokumenpenawaran palsu;


DC

10 1. Tidak ada pengumumanpemenang;

2. Pengumuman pemenangtidak diberitahukankepada seluruh pesertalelang;

3. Pengumuman tidakmengindahkan aspek


DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

publik atau dilakukantersembunyi;

4. Tanggal pengumumanditunda-tunda;

11 1. Surat sanggahan tidakditanggapi;

2. Jawaban sanggahanditunda-tunda;

3. Tidak seluruh sanggahanditanggapi;

4. Substansi sanggahantidak ditanggapi;

5. Sanggahan preformauntuk menghindarituduhan proses lelangdiatur


DC

12 1. Surat penunjukan tidaklengkap;

2. Surat penunjukansengaja ditunda-tundapengeluarannya;

3. Surat penunjukandikeluarkan terburu-buru;

4. Surat Penunjukan tidaksah;

5. Tanggal suratpenunjukan dibuat lebihbelakangandibandingkan tanggalkontrak.

6. Pembukaan penawarandilakukan pada hari libur;

7. Pembukaan dokumenpenawaran ditunda tanpaalasan yang jelas.


DC


16. Penandatangan Kontrak :


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

1 1. Adanya kejanggalandalam kontrak;

2. Penundaanpenandatanganankontrak secara sengaja;

3. Penandatanganankontrak yang tidak sah;

4. Tidak dilengkapi suratjaminan pelaksanaandari bank

5. Tanggal surat jaminanpelaksanaan lebihbelakangandibandingkan tanggalkontrak.

Review seluruh Kontrakterkait pengadaan yang telahdilaksanakan dan pastikantelah sesuai ketentuanumum yang berlaku.

DC

17. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang dan Jasa


Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

1 1. Kuantitas/volumepekerjaan/barang yangdiserahkan tidak sesuaidengan kontrak;

2. Kualitas pekerjaan yangdiserahkan tidak samadengan ketentuan dalamspesifikasi teknis/kontrak;

3. Kualitas pekerjaan yangdiserahkan lebih rendahdari dari ketentuan dalamspesifikasi teknis/kontrak;

4. Keterlambatanpenyerahan barang/jasa

5. Perintah perubahanvolume (ContractChange Order) yangtidak sesuai ketentuan ;

1. Review seluruh Kontrakterkait pengadaan yangtelah dilaksanakan danpastikan telah sesuaiketentuan umum yangberlaku

2. Review seluruh BeritaAcara serah terimapekerjaan Pengadaanbarang / Jasa.

3. Lakukan pemeriksaanlapangan terhadappekerjaan PengadaanBarang /Jasa danpastikan telah sesuaidengan Berita Acara

DC

2 1. Pembayaran yang tidaksesuai dengan kemajuanfisik yang sebenarnya;

2. Pembayaran tidakdidukung dokumen yang

1. Review seluruhDokumen Pembayarandan Berita Acara serahterima pekerjaanPengadaan barang /

DC



Step

ControlCategory

ICAE

PENILAIAN ICAE

A E

lengkap ( berita acarakemajuan pekerjaan ,berbeda dengan tahapantermin pembayaransesuai kontrak ,ketidaklengkapankwitansi /faktur pajak

3. Kekurangan pemungutandata penyetoran pajak

Jasa.2. Pastikan apakah sesuai

dengan Kontrak tentangsyarat dan ketentuanpembayaran.

3. Lakukan pemeriksaanlapangan terhadappekerjaan PengadaanBarang /Jasa danpastikan telah sesuaidengan Berita Acara atauTahapan Pekerjaan

3 1. Kuantiítas barang/jasayang diterima tidaksesuai kebutuhan

2. Kualitas barang/jasayang diterima tidaksesuai kebutuhan;

3. Penyerahan barang/jasadi lokasi yang tidak tepat;

4. Barang/jasa belumdimanfaatkan

5. Barang / jasa tidak dapatdimanfaatkan (ContractChange Order) yangtidak sesuai ketentuan ;

1. Review seluruh Kontrakterkait pengadaan yangtelah dilaksanakan danpastikan telah sesuaiketentuan umum yangberlaku dan sesuaidengan PermintaanInvestasi (PI)

2. Review seluruh BeritaAcara serah terimapekerjaan Pengadaanbarang / Jasa.

3. Lakukan pemeriksaanlapangan terhadappekerjaan PengadaanBarang /Jasa danpastikan telah sesuaidengan Berita Acara danpenggunaannya.

DC

Pedoman Pengendalian Internal Berbasis Risiko dan Internal ... filetujuan yaitu untuk melaksanakan...

Documents

Transcript of Pedoman Pengendalian Internal Berbasis Risiko dan Internal ... filetujuan yaitu untuk melaksanakan...