PEDOMAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PENGUPAHAN PEKERJA PERUSAHAANBahwa hubungan industrial yang harmonis dan produktif mutlak diperlukan untuk menjamin ketenangan dalam bekerja dan berusaha sebagai prasyarat untuk mendukung usaha strategis dalam rangka mencapai kemajuan perusahaan dan peningkatankesejahteraan pekerja.

Salah satu pilar utama dalam hubungan industrial adalah pengupahan.Pada tingkat mikro di perusahaan, masalah pengupahan mempunyai pengaruh strategis dalam menjaga dan meningkatkan produktifitas pekerja dan perusahaan serta kesejahteraan pekerja.Dengan demikian pengupahan perlu diatur dan dikelola melalui manajemen yang baik sebagai bagian tak terpisahkan dari manajemen perusahaan. Dengan menerapkan manajemen pengupahan yang baik, diharapkan akan tercapai efektifitas dan efisiensi dari sumber daya perusahaan.Untuk itu perlu adanya pedoman bagi perusahaan agar dapat menerapkan Sistem Manajemen Pengupahan Pekerja Perusahaan (SMP 3) secara bertahap dan terencana sesuai keadaan dan perkembangan kemampuan perusahaan.

Ruang lingkup SMP3 meliputi bentuk upah,pajak penghasilan terhadap upah,komponen upah,cara dan waktu pembayaran upah,upah dalam situasi dan kondisi khusus, penggolongan jabatan,struktur & skala upah,penetapan upah pekerja dan peninjauan upah.Dalam menerapkan SMP3,setiap perusahaan perlu melaksanakan ;

A. Penetapan kebijakan perusahaan,

B. Perencanaan pengupahan,C. Pelaksanaan rencana pengupahan,

D. Pemantauan dan evaluasi kinerja pengupahan,E. Peninjauan dan peningkatan kinerja pengupahan.

a. PENETAPAN KEBIJAKAN PENGUPAHAN1. Penyusunan kebijakan pengupahan dilakukan melalui ;

a. tinjauan awal kondisi pengupahan, danb. proses konsultasi dengan perwakilan pekerja.

2.Penetapan kebijakam pengupahan harus a. disahkan oleh pimpinan perusahaan,b. tertulis,tertanggal dan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi perusahaan,c. secara jelas menyatakan landasan filosofis.komitmen dan tujuan pengupahan,d. dijelaskan dan disebar luaskan kepada semua unsur pimpinan perusahaan dan pekerja,e. terdokumentasi dan terpelihara dengan baik,

f. bersifat dinamik, dalam arti kebijakan mendorong ke arah kemajuan,ditinjau ulang secaea berkala untuk menjamin bahwa kebijkan tersebut masih sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan peraturan perundangan.3.Untuk melaksanakan butir 2 c,d, dan tersebut,pengusaha atau pimpinan perusahaan perlu :a. menempatkan organisasi pengupahan sebagai bagian dari organisasi sumber daya manusia yang ikut dalam menentukan keputusan perusahaanb. menyediakan anggaran , tenaga yang berkualitas ,komprtrm dan profesional dan sarana prasarana lain yang diperlukan untuk menjamin terlaksananya manajemen pengupahan sesuai kebijakan pengupahanc. menetapkan personil yang mempunyai tanggung jawab ,wewenang dan kewajiban yang jelas dalam pelaksanaan SMP3d. membuat perencanaan pengupahan yang terkoordinasie. melakukan penilaian kinerja pengupahan dan tindak lanjut pelaksanaan pengupahan.4. Pedoman sebagaimana butir 3a sampai eperlu dilakukan peninjauan ulang secara teratur.5. Setiap tingkatpimpinan dalam perusahaan harus menunjukkan komitmen terhadap pengupahan sehingga SMP3 berhasil diterapkan dan dikembangkan untuk mencapai tujuan dansasaran secara efektif dan efisien.6. Setiapharus berperan untuk menjaga dan mengikuti pelaksanaan manajemen pengupahan serta berperan sebagai bagian dalam sistem pengawasan internal perusahaan.

b. PERENCANAAN PENGUPAHAN1.Pengusaha menyusun rencana pengupahan berdasarkan

a. hasil penelaahan awalHasil penelaahan awal merupakan tinjauan awal kondisi pengupahan yang telah dilakukan pada penyusunan kebijakan pengupahan.

b. identifikasi potensi kesalahan dan penyimpangan dalam pengupahan,risiko pelaksanaan pengupahan bagi pekerja dan perusahaan harus dioertimbangkan saat menyusun rencana.c. Peraturan perundangan dan persyaratan lainnya.

Peraturan perundangan dibidang pengupahan serta persyaratan lainnya

1]ditetapkan,dipelihara,diinventartisir dan diidentifikasi oleh perusahaan,dan 2] disosialisasikan kepada seluruh pekerja.

d. sumber daya yang dimliki.

Dalam menyusun perencanaan harus mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki meliputi tersedianya sumber daya manusia yang kompeten,sarana prasarana serta dana.

2.Rencana pengupahan yang bdisusun perusahaan paling sedikit memuat:

A.Tujuan dan sasaran.

Tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan di tinjau kembali secara teratur sesuai dengan perkembangan,tujuan dan sasaran pengupahan paling sedikit menemui kualifikasi1) Dapat diukur

2) Satuan indicator pengukuran,dan

3) Sasaran pencapaian

Dalam menetapkan tujuan dan sasaran pengupahan,pengusaha dapat berkonsultasi dengan

1) Wakil pekerja/buruh

2) Konsultan bidang pengupahan

3) Organisasi perusahaan yang bertanggung jawab di bidang pengupahan

4) Pihak lain yang relevan dan kompeten

B.Skala prioritas

Skala prioritas merupakan urutan pekerjaan berdasarkan tingkat manfaat bagi perusahaan dan pekerja serta resiko bagi perusahaan dan pekerja juga.

Pekerjaan yang tingkat manfaatnya dan resikonya tinggi di prioritaskan dalam perencanaan.

C.Upaya melipat gandaan manfaat.

Upaya untuk melipat gandakan manfaat dilakukan berdasarkan hasil analisa,proyeksi manfaat melalui sosialisai,sarana dan prasarana administrasi dan konsultasi pribadi.

D.Upaya pengendalian resiko

Upaya pengendalian resiko pengupahan dilakukan berdasarkan hasil analisa resiko melalui konsultasi intensif pribadi dan kelompok pekerja sosialisasi kepada wakil pekerja,sarana dan prasarana administrasi pengupahan,dan penerapan prosedur pengawasan internal pekerja maupun pengawasan internal perusahaan.

E.Penetapan sumber daya

Penetapan sumberdaya dilaksanakan untuk menjamin tersedianya sumberdaya manusia yang kompeten,sarana prasarana,serta dana yang memadai agar pelaksanaan manajemen pengupahan dapat berjalan.

F. Jangka waktu pelaksanaan

Dalam perencanaan setiap kegiatan harus mencakup jangka waktu pelaksanaan.

G. Indicator pencapaian.

Dalam menetapkan indicator pencapaian harus ditentukan dengan parameter yang dapat di ukur sebagai dasar penilaian kinerja pengupahan yang sekaligus merupakan informasi mengenai keberhasilan pencapaian tujuan penerapan SMP3.

H. Sistem pertanggung jawaban

Pengusaha menjamin terlaksananya perencanaan dan tercapainya tujuan dan sasaran pengupahan.

1) Menentukan, menunjuk, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan kepada penanggung jawab dari setiap rencana kerja pengupahan.

2) Menetapkan prosedur pemantauan dan mengkomunikasikan setiap terjadi perubahan/perkembangan pelaksanaan rencana dan perubahan tanggung jawab

3) Memberikan tanggapan secara cepat dan tepat terhadap kondisi yang menyimpang ataupun kesalahan sebagai akses dari pelaksanaan SMP3,yang secara sungguh sungguh melakukan koreksi dan normalisasi keadaan.c.PELAKSANAAN RENCANA PENGUPAHANPelaksanaan rencana Pengupahan pekerja harus dilaksanakan oleh pengusaha dengan :

1. Menyediakan sumber daya manusia yang mempunyai kualifikasi yang sesuai dan

2. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai

1.Penyediaan sumber daya manusia

a. penyediaan sumber daya manusia harus dilaksanakan berdasarkan prosedur pemilihan dan penerimaan serta pelatihan pekerja yang ditetapkan perusahaanb. kualifikasi,kompetensi sumber daya manusia disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi masing masing jambatan yang berwewenang dan bertugas di bidang manajemen pengupahanc. kompetensi pengupahan sekurangkurangnya meliputi :

1) penguasaan pemahaman peraturan perundangundangan

2) penguasaan dan terampil menggunakan alatalat manajemen pengupahan seperti evaluasi jabatan, struktur dan skala upah, teknik penilaian kinerja, administrasi dan tata kelola pengupahan

3) mengenal teknologi sarana dan prasarana administrasi dan informasi pengupahan dll 4) memahami keterkaitan upah dengan produktivitas

5) mengetahui keterkaitan antara upah dengan biayabiaya perusahaan

6) menguasai keterkaitan upah dengan tingkat kesejahteraan dan kehidupan social ekonomi pekerja

d. pelatihan pekerja yang bertnaggung jawab di bidang pengupahan dan sosialisasi kepada pekerja tentang penerapan MP3 harus dilakukan secara terencana dan terjadwal serta terdokumentasikan .

2. penyediaan sarana dan prasarana .

Pengusaha wajib menyediakan sarana dan prasarana pengupahan untuk bisa dilaksanakannya MP3 secara bertahap sesuai dengan rencana perusahaan yang ditetapkan setiap periode

Sarana dan prasarana dimaksud meliputi anatara lain : a. organisasi kerja / unit kerja bidang pengupahan seperti tim evaluasi jabatan, tim pengembangan peraturanperaturan pengupahan, tim pengembangan alat-alat manajemen pengupahan dan organisasi yang bertanggung jawab menjalankan semua prosedur dan proses kerja pengupahan

b. anggaran biaya untuk penyelenggaraan MP3 yang terperinci sebagai bagian dari anggaran biaya perusahaan

c. buku , buku kumpulan peraturan perundangundangan dan referensi yang berkaitan dengan upah pekerja pada umumnya

d. perlengkapan teknis dan teknologi untuk pencatatan kehadiran dan waktu kerja yang akurat dan terkalibrasi .

e. perangkat lunak dan perangkat keras untuk system pencatatan perhitungan , pemeriksaan , pembayaran , pelaporan upah kerja yang memenuhi syaratsyarat handal layak telusur dan akurat

f. kumpulan dokumen peraturanperaturan perusahaan dan pedoman alat manajemen pengupahan , petunjuk , petunjuk teknis serta prosedur pelaksanaannya yang sah dan terbarukan

g. prosedur evaluasi dan pelaporan upah pekerja yang terdokumentasikan dan terpelihara .

h. sarana dan prasarana untuk melakukan edukasi dan sosialisasi pengupahan kepada para pekerja .

i. sarana dan prasarana untuk komunikasi dan informasi kepada pekerja

j. sarana , media dan prosedur perusahaan melakukan koreksi terhadap penyimpangan dan kesalahan dalam penerapan manajemen pengupahan .

k. sarana media dan prosedur untuk bekerja menyampaikan informasi terhadap kesalahan dan penyimpangan upahnya serta prosedur pembetulan kembali .

l. prosedur pencatatan , perhitungan dan pembayaran upah pekerja dalam kondisi darurat dimana sarana dan prasarana standar sedang tidak berfungsi sebagaimana mestinya

m. sarana dan prasarana lain yang diperlukan

d.PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJAPemantauan Dan evaluasi kinerja MP3 dilaksanakan di perusahaan meliputi :1. Pemeriksaan pengujian dan pengukuran.

Pemeriksaan , pengujian dan pengukuran harus ditetapkan dan dipelihara prosedurnya. Prosedur pemeriksaan, pengujian dan pengukuran MP3 harus sesuai dengan tujuan dan sasaran MP3 .Frekuensinya ditetapkan sesuai obyek yang diperiksa, diuji dan diukur mengacu pada alur proses kerja dalam MP3

a. Pemeriksaan meliputi isi dan substansi MP3 dengan standar bakunya adalah peraturanperaturan pengupahan yang mempunyai kedudukan hukum yang lebih tinggi.Pemeriksaan dokumentasi dilakukan dengan melihat kelengkapan, keabsahan, keterpeliharaan semua dokumendokumen yang terkait dengan MP3

b. Pengujian Meliputi1) Tingkat kehandalan sarana prasarana MP3

2) Tingkat keterpeliharaan standar operasi kerja MP3

3) Tingkat pemahaman kerja terhadap SMP3 yang diterapkan perusahaan

4) Tingkat konsitensi atau taat azas terhadap penerapan peraturan peraturan perusahaan , pedoman , pedoman MP3 serta standar prosedur kerja operasi

c. pengukuran meliputi

1) Pengumpulan data yang terkait parameter dan indicator kinerja MP3 yang bersumber dari pelaporan rutin MP3

2) Mengukur tingkat pencapaian kinerja dengan membandingkan tujuan dan sasaran MP3 dengan realisasinya berdasarkan data pada butir 1

3) Pengukuran dinyatakan dengan nilai kuantitatif dan pernyataan kualitatif

d. hasil pemantauan , pemeriksaan , pengujian dan pengukuran harus didokumentasikan dan dipelihara sebagai salah satu sumber dokumen yang menggambarkan kondisi penerapan MP3 pada suatu periode tertentu

e. apabila terjadi penyimpangan dan kesalahan dalam pelaksanaan penerapan MP3 harus segera dilakukan tindakan perbaikan dan koreksi berdasarkan prosedur yang ditetapkan f. setiap terjadi penyimpangan dan kesalahan agar dianalisa sebab musababnya dan didokumentasikan tindakan koreksinya untuk digunakan sebagai bahanbahan masukan penyempurnaan SMP3

g. personel yang bertugas dalam pemeriksaan , pengujian dan pengukuran harus mempunyai pengalaman dan keahlian yang memadai h. pemeriksaan , pengujian dan pengukuran MP3 menjadi bagian dalam system pengendalian internal perusahaan.2.Audit SMP3

a. Audit internal SMP3 harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi penerapan SMP3b. Audit SMP3 dilakukans ecara sistematik dan independen oleh persoi=nil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang ditetapkan perusahaanc. dalam hal perusahaan belum memiliki personil audit SMP3 maka prosedur audit SMP3 bisa diintegrasikan dengan system audit internal dan eksternal dari perusahaand. frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber penyimpangan dari resiko yang diperoleh di lapangane. hasil audit harus dipublikasikan dan disosialisasikan kepada semua unsur pimpinan dan personel yang terkait dengan penerapan SMP3f. Hasil audit harus didokumentasikan dan sebelum periode jadwal audit berikutnya harus dilakukan tinjauan ulang tentang tindak lanjut perbaikan dan pembetulan dari temuan penyimpangan ataupun ketidakefektifan MP3g. Hasil audit bersama dengan laporan pemantauan digunakan untuk menyempurnakan SMP3 yang berorientasi pada pencegahan terjadinya resiko dan pelipatgandaan manfaat MP3.E. PENINJAUAN DAN PENINGKATAN KINERJA SMP3Untuk menjamin efektifitas dan efisiensi yang berkesinambungan guna mencapai tujuan SMP3, pengusaha/pimpina perusahaan harus

1. melakukan tinjauan terhadap penerapan SMP3 secara berkala,2. tinjauanulang SMP3 harus dapat mengatasi implikasidan dampak pengupahan pekerja terhadap keseluruhan kegiatan operasi perusahaan termasuk dampak terhadap kinerja pekerja dan perusahaan.

Tinjauan ulang penerapan SMP3 paling sedikit meliputi ;

1. Evaluasi terhadap kebijakan pengupahan2. Tujuan,sasaran dan kinerja pengupahan

3. Hasil temuan pengawasan internal dan audit SMP3 dan4. Evaluuasi efektifitas dan efisiensi penerapan SMP3 dan kebutuhan pengembangan SMP3.Perbaikan dan peningkatan kinerja dilakukan berdasarkan pertimbangan;i. perubahan peraturan perundang undanganii. tuntutan dari pihak yang terkaitiii. hasil temuan dan saran auditiv. perubahan struktur danorganisasi perusahaanv. perkembangan teknologi dan administrasi pengupahanvi. perubahan system kerja dan operasi perusahaanvii. perkembangan pasar tenaga kerjaviii. adanya saran dari pekerja dan buruhix. perubahan hal2 lain yang sangat kuat implikasinya terhadap manajemen pengupahan.Jakarta 17 oktober 2013.

Drs. Mustofa.Apt.

Anggota Dewan Pengupahan Nasional

Praktisi Manajemen Pengupahan.

9/9