Pedoman Panduan Apo02 (Rev3)

Dokumen Tata Kelola TI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBERSISTEM INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI ITSinstitut teknologi sepuluh NOPEMBERDokumen Tata Kelola TIPengelolaan Strategi

PEDOMAN

LEMBAR PENGESAHANPEDOMAN

Judul: PENDAHULUAN

No. Dokumen: PE-APO-02-01

Rilis: 00

Revisi: 00

Historis Distribusi:

NoJumlah EksemplarTujuan Distribusi

DIBUAT OLEHDIPERIKSA OLEHDISAHKAN OLEH

JabatanKassubagKetua Jurusan

Tanggal:

PE-APO-02-01NO. RILIS: 00

NO. REVISI: 00

PENDAHULUANTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

1. Pendahuluan

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: DASAR DAN ACUAN


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

DASAR DAN ACUANTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

2. Dasar

3. Acuan

Adapun pembuatan tata kelola ini mengacu pada:1. Cobit 5 Enabling Process 2. ISO/IEC 200003. ISO/IEC 27002 dan ISO/IEC 270014. TOGAF 9 5. PRINCE2/PMBOK6. ITIL V3 20117.

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: TUJUAN


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

TUJUANTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

4. Tujuan dan Indikator

TujuanIndikator Kinerja

Keselarasan strategi IT dan bisnis.

Persentase tujuan dan kebutuhan strategi jurusan yang didukung oleh tujuan strategi IT. Tingkat kepuasaan stakeholder dengan lingkup dari portofolio program dan layanan yang sudah direncanakan. Persentase dari driver nilai IT dipetakan ke driver nilai bisnis

Penyajian layanan IT selaras dengan kebutuhan bisnis Jumlah dari gangguan bisnis yang disebabkan insiden layanan IT. Persentase dari kepuasaan stakeholder bisnis atas penyampaian layanan yang memnih tingkat layanan yang disepakati. Persentase kepuasan pengguna dengan kualitas daru penyampaian layanan IT.

Pengetahuan, keahlian, dan inisiatif untuk inovasi bisnis Tingkat kesadaran eksekutif bisnis dan pemahaman dari kemungkinan inovasi IT. Tingkat kepuasaan stakeholder dengan tingkat keahlian inovasi dan ide-ide. Jumlah hasil insiatif dari ide IT yang inovatif

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: RUANG LINGKUP


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

RUANG LINGKUPTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

5. Ruang LingkupAdapun pembuatan tata kelola ini mencakup proses-proses dalam pengelolaan strategi jurusan. Pengelolaan ini harus dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen pengelolaan strategi dilaksanakan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.a. APO02.01 Memahami arah jurusan

b. APO02.02 Menilai kemampuan dan performa lingkungan saat ini

c. APO02.03 Menetapkan target kemampuan IT

d. APO02.04 Melakukan gap analysis

e. APO02.05 Menetapkan perencanaan strategis dan roadmap

f. APO02.06 Mengkomunikasikan strategi dan arahan IT

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: PROSES BISNIS


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

PROSES BISNISTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

6. Proses BisnisProses Departemen **** telah menetapkan proses bisnis untuk meningkatkan pengelolaan aset sebagaimana Gambar 1.EVALUASIPENCAPAIANNNPENGENDALIAN/AUDITPERANCANGAN & TINDAKAN PERBAIKAN PROGRAMPEDOMAN DAN TARGET CAPAIANPANDUAN DAN KEBIJAKAN PROGRAMPJPJPJAPOMANANGE THE IT MANAGEMEN FRAME WORKMANAGE PORTOFOLIOMANANGE INNOVATIONMANANGE ENTERPRISE ARCHITECTUREMANANGE STRATEGIMANAGE BUDGET AND COSTMANAGE HUMAN RESOURCESMANAGE RELATIONSHIPMANAGE SERVICE AGREEMENTMANAGE SUPPLIERSMANAGE QUALITYMANAGE RISKMANAGE SECURITY

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: STRUKTUR ORGANISASI


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

STRUKTUR ORGANISASITANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

7. Struktur OrganisasiDalam melakukan pengelolaan aset, Departemen **** telah menetapkan struktur organisasi pengelolaan pengetahuan sebagaimana Bagan 1.

Disini tempat layout struktur organisasi jurusan

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: PENANGGUNG JAWAB


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

PENANGGUNG JAWABTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

8. Penanggung JawabPenanggung jawab yang ditetapkan jurusan untuk melaksanakan tata kelola pengelolaan strategi adalah sebagai berikut.

JabatanPenanggung Jawab pada Jurusan/Organisasi

BoardDekanat FTIf

Chief Executive OfficerKetua Jurusan

Chief Financial OfficerStaf Administrasi

Chief Operating OfficerSekretaris Jurusan

Business ExecutiveKetua Jurusan

Business Process OwnersKepala Program Studi

Strategy Executive CommitteeKetua Jurusan

Steering (Programmes/Projects) CommitteeKepala Program Studi

Project Management OfficeKepala Laboraturium

Value Management OfficeKetua Jurusan

Chief Risk OfficerKasubbag

Chief Information Security OfficerKepala Program Studi

Architecture BoardKetua Jurusan

Enterprise Risk CommitteeKetua Jurusan

Head Human ResourceKasubbag

ComplianceKetua Jurusan

AuditKomisi Pertimbangan Jurusan

Chief Information OfficerKassubag

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul: ISTILAH DAN DEFINISI


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

ISTILAH DAN DEFINISITANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PEDOMAN

9. Istilah dan Definisi

B : BoardCEO : Chief Executive OfficerCFO : Chief Financial OfficerCOO : Chief Operating OfficerBE : Business ExecutivesBPO : Business Process OwnersSEC : Strategy Executive CommitteeSC : Steering CommitteePMO : Project Management OfficeVMO : Value Management OfficeCRO : Chief Risk OfficerCISO : Chief Information Security OfficerAB : Architecture BoardERC : Enterprise Risk CommitteeHHR : Head Human ResourcesC : ComplianceA : AuditCIO : Chief Information OfficerHA : Head ArchitectHD : Head DevelopmentHO : Head IT OperationsHIA : Head IT AdministrationSM : Service ManagerISM : Information Security ManagerBCM : Business Continuity ManagerPO : Privacy Officer

PANDUAN

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: DESKRIPSI DAN MAKSUD

No. Dokumen: PA-APO-02-01

Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:

PA-APO-02-01NO. RILIS: 00

NO. REVISI: 00

DESKRIPSI DAN MAKSUDTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

1. Deskripsi ProsesMemberikan pandangan holistik dari bisnis dan TI lingkungan saat ini, memberikan arahan masa depan, serta inisiatif yang diperlukan untuk bermigrasi ke lingkungan kedepannya yang diinginkan. Memberikan pengaruh pada komponen dan building block arsitektur enterprise, termasuk layanan eksternal yang diberikan dan kemampuan terkait untuk memungkinkan respon yang handal gesit, dan efisien untuk tujuan strategis.2. Maksud ProsesMenyelaraskan rencana strategi IT dengan tujuqn bisnis. Mengkomunikasikan dengan jelas tujuan dan pertanggungung jawaban terkait sehingga bias dimengerti oleh semua pihak, dengan diidentifikasikan pilihan strategi IT, terstruktur dan terintegrasi dengan rencana bisnis.

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: STANDAR DAN REFERENSI


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

STANDAR DAN REFERENSITANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

3. Standar dan ReferensiStandar TerkaitDetail Referensi

ISO/IEC 2000 4.0 Planning and Implementing Service Management 5.0 Planning and Implementing New or Changed Service

ITIL V3.2011 Strategy Generation

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: TUJUAN


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

TUJUANTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

4. Tujuan dan Indikator Kinerja

Tujuan ITIndikator Kinerja

1. Keseluruhan aspek dalam strategi IT selaras dengan strategi jurusan. Persentase dari tujuan didalam strategi IT yang mendungku strategi jurusan. Persentase dari tujuan jurusan yang ditujukan didalam strategi IT.

2. Strategi IT efektif dari segi biaya, sesuai, realistis, dapat dicapai, fokus pada jurusan dan seimbang. Persentase dari inisiatif didalam strategi IT yang dibiayai sendiri(keuntungan finansial dari kelebihan biaya) Tren ROI dari inisiatifyang termasuk dalam strategi IT. Tingkat kepuasan stakeholder jurusan pada strategi IT.

3. Tujuan jangka panjang jelas dan konkrit, dapat ditelusuri melalui inisiatif jangka panjang dan dapat diterjemahkan kedalam perencanaan operasional. Persentase dari projek dalam portofolio proyelk TI yang bisa ditelururi secara langsung pada strategi IT.

4. IT adalah mengendali nilai untuk jurusan. Persentase dari tujuan strategi jurusan yang diperoleh sebagai hasil dari inisiatif strategi IT. Jumlah kesempatan baru jurusan yang terealisasi sebagai hasil pengembangan IT secara langsung. Persentase dari inisiatif IT/proyek yang dimenangkan oleh pemilik bisnis.

5. Terdapat kesadaran mengenai strategi IT dan tugas yang jelas dari akuntabilitas. Pencapaian dari Strategi IT yang bisa diukur bagian dari tujuan kinerja staf. Seringnya pembaharuan pada komunikasi rencana strategi IT.

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: LINGKUP AKTIFITAS


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

LINGKUP AKTIFITASTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

5. Lingkup Aktivitas

Memahami arah jurusanMempertimbangkan lingkungan jurusan dan proses bisnis saat ini. Melakukan pertimbangan pula lingkungan eksternal jurusan (regulasi yang relevan, dasar kompetisi, industri, dll).1. Membangun dan mengelola pemahaman mengenai strategi dan tujuan jurusan, seperti lingkungan operasional jurusan dan tantangannya.2. Membangun dan mengelola pemahaman mengenai lingkungan eksternal jurusan.3. Mengidentifikasi stakeholder kunci dan mendapatkan insight dalam kebutuhannya.4. Mengidentifikasi dan menganalisis sumber perubahan dalam jurusan dan lingkungan eksternal.5. Memastikan prioritas untuk perubahan strategi.6. Memahami arsitektur jurusan saat ini dan bekerja dengan proses arsitektur jurusan untuk menetapkan potensi gap arsitektur.

Menilai kemampuan dan performa lingkungan saat iniMemberikan penilaian performa dari bisnis internal saat ini dan kemampuan IT dan layanan IT eksternal Membangun pemahaman mengenai arsitektur jurusan dalam hubungannya dengan IT. Mengidentifikasi permasalahan yang saat ini dialami dan membangun rekomendasi yang dapat menguntungkan dari proses improvement.1. Membangun baseline dari bisnis dan lingkungan IT saat ini, kemampuan dan layanan terhadap kebutuhan di masa yang akan datang.2. Mengidentifikasi risiko potensial dan penurunan teknologi.3. Mengidentifikasi gap antara bisnis, kemampuan dan layanan IT, referensi standar dan best practice, kompetitor bisnis dan kemampuan IT, serta perbandingan best practice dan menyatukan jatah layanan IT.4. Mengidentifikasi permasalahan, kekuatan, kesempatan, dan ancaman (SWOT), kemampuan dan layanan untuk memahami performa saat ini.

Menetapkan target kemampuan ITMenetapkan target bisnis dan kemampuan IT beserta layanan IT yang dibutuhkan. 1. Mempertimbangkan validasi teknologi atau ide yang muncul.2. Mengidentifikasi ancaman penurunan teknologi.3. Menjelaskan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusan.4. Menjelaskan kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT, serta menjelaskan perubahan high-level dalam arsitektur jurusan.5. Keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusan.6. Mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusan.

Melakukan gap analysisMengidentifikasi gap antara lingkungan saat ini dan target, mempertimbangkan keselarasan aset dengan hasil bisnis dan mempertimbangkan faktor penentu keberhasilan. 1. Mengidentifikasi gap dan perubahan yang dibutuhkan untuk mewujudkan lingkungan sasaran.2. Mempertimbangkan implikasi high-level dari seluruh gap.3. Menilai dampak perubahan potensial dalam bisnis dan model operasi IT.4. Memperhalus definisi lingkungan sasaran dan menyiapkan value statement dengan manfaat lingkungan sasaran.

Menetapkan perencanaan strategis dan roadmapMembuat rancangan strategis dalam kerjasama dengan pihak terkait dan mengarahkan IT untuk menentukan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap.1. Menjelaskan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasaran.2. Mengidentifikasi dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll.3. Menentukan ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.4. Mengidentifikasikan sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif.5. Membuat roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatif.6. Menerjemahkan tujuan ke ukuran hasil ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusan.7. Secara resmi mendapatkan dukungan dari stakeholder dan mendapatkan persetujuan perencanaan.

Mengkomunikasikan strategi dan arahan ITMenciptakan kesadaran dan pemahaman mengenai tujuan dan arahan bisnis dan IT, seperti tercantum dalam strategi IT, melalui komunikasi ke stakeholder dan pengguna yang tepat dalam jurusan.1. Membangun dan mengelola jaringan untuk mendukung dan mendorong strategi IT.2. Membangun perencanaan komunikasi mencakup kebutuhan message, sasaran audience, dan mekanisme komunikasi serta penjadwalan.3. Menyiapkan paket komunikasi yang memberikan rencana secara efektif menggunakan media dan teknologi yang tersedia.4. Mendapatkan feedback dan update perencanaan komunikasi.

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: MODEL TATA KELOLA PROSES


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

MODEL TATA KELOLA PROSESTANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

6. Model Tata Kelola Proses

EVALUASIPENCAPAIANPENGENDALIAN/AUDITPERANCANGAN & TIDANAKAN PERBAIKAN PROGRAMPEDOMAN DAN TARGET CAPAIANPANDUAN DAN KEBIJAKAN PROGRAMPJPJPJAPO02MENGERTI ARAHAN PERUSAHAANMELAKUKAN GAP ANALYSISMENILAI KEMAMPUAN DAN PERFORMA LINGKUNGAN SAAT INIMENETAPKAN TARGET KEMAMPUAN ITMENETAPKAN PERENCANAAN STRATEGIS DAN ROAD MAPMENGKOMUNIKASIKAN STRATEGI DAN ARAHAN IT

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: PRAKTIK MANAGEMEN KUNCI


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

PRAKTIK MANAGEMEN KUNCITANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

7. Praktik Manajemen KunciDalam proses mengelola strategi jurusan, terdapat beberapa praktik manajemen kunci yang melibatkan pemangku kepentingan terkait, sebagaimana terlihat pada tabel berikut ini.

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

Judul: ISTILAH DAN DEFINISI


Rilis: 00

Revisi: 00





Tanggal:


NO. REVISI: 00

ISTILAH DAN DEFINISITANGGAL TERBIT:

HALAMAN:

PANDUAN

8. Istilah dan Definisi

B : BoardCEO : Chief Executive OfficerCFO : Chief Financial OfficerCOO : Chief Operating OfficerBE : Business ExecutivesBPO : Business Process OwnersSEC : Strategy Executive CommitteeSC : Steering CommitteePMO : Project Management OfficeVMO : Value Management OfficeCRO : Chief Risk OfficerCISO : Chief Information Security OfficerAB : Architecture BoardERC : Enterprise Risk CommitteeHHR : Head Human ResourcesC : ComplianceA : AuditCIO : Chief Information OfficerHA : Head ArchitectHD : Head DevelopmentHO : Head IT OperationsHIA : Head IT AdministrationSM : Service ManagerISM : Information Security ManagerBCM : Business Continuity ManagerPO : Privacy Officer

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Memahami arah jurusan.DeskripsiMempertimbangkan lingkungan jurusan dan proses bisnis yang berjalan saat ini serta melakukan pertimbangan pula untuk lingkungan eksternal jurusan (regulasi yang relevan, dasar kompetisi, industri, dll).Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.01 Understand Enterprise Direction ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1Ketua JurusanVisi dan Misi Jurusan

KeluaranNoTujuan KeluaranJenis KeluaranNomor dan Nama Dokumen

1KassubagVisi dan Misi Departemen IT

2KassubagTujuan Proyek IT

Peralatan dan Perlengkapan Responsible : orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan Accountable : orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara Consulted : orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi terhadap kegiatan tersebut Informed : orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakanAktivitas1. Membangun dan mengelola pemahaman mengenai strategi dan tujuan jurusan, seperti lingkungan operasional jurusan dan tantangannya.a. Ketua Jurusan menetapkan strategi dan tujuan jurusan.b. Ketua Jurusan bertanggung jawab terhadap pembangunan dan pengelolaan pemahaman mengenai strategi dan tujuan jurusan.c. Kassubag melakukan penanaman pemahaman strategi dan tujuan jurusan.d. Kassubag - kassubag menjalankan strategi dan tujuan jurusan yang telah ditetapkan oleh Ketua Jurusan.e. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan melakukan kontrol terhadap pemahaman strategi dan tujuan jurusan yang dijalankan. 2. Membangun dan mengelola pemahaman mengenai lingkungan eksternal jurusan.a. Ketua Jurusan membangun dan menetapkan strategi pemahaman terhadap lingkungan eksternal jurusan seperti pelanggan dan kesempatan.b. Ketua Jurusan bertanggungjawab terhadap pemahaman mengenai lingkungan eksternal jurusan.c. Kassubag melakukan penanaman pemahaman lingkungan eksternal jurusan.d. Kassubag mengelola pemahaman terhadap lingkungan eksternal jurusan.e. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap pemahaman lingkungan eksternal jurusan.3. Mengidentifikasi stakeholder kunci dan mendapatkan insight dalam kebutuhannya.a. Ketua Jurusan menetapkan kebutuhan bisnis dan menjalin hubungan dengan stakeholder kunci.b. Ketua Jurusan menugaskan Kassubag untuk mengidentifikasi stakeholder kunci dan menganalisis kebutuhannya.c. Kassubag melakukan analisis kebutuhan stakeholder kunci.d. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap hasil identifikasi stakeholder kunci dan kebutuhannya.4. Mengidentifikasi dan menganalisis sumber perubahan dalam jurusan dan lingkungan eksternal.a. Ketua Jurusan menetapkan manajemen perubahan internal dan eksternal jurusan.b. Ketua Jurusan bertanggungjawab terhadap proses identifikasi dan analisis perubahan pada bagian internal dan eksternal jurusan.c. Kassubag melakukan identifikasi sumber perubahan internal maupun eksternal.d. Kassubag melakukan analisis dari identifikasi sumber perubahan internal maupun eksternal.e. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap sumber perubahan internal dan eksternal.5. Memastikan prioritas untuk perubahan strategi.a. Ketua Jurusan menentukan prioritas perubahan strategi.b. Ketua Jurusan bertanggungjawab dan memastikan penetapan prioritas perubahan strategi berjalan sesuai yang diharapkan.c. Kassubag menjalankan perubahan strategi sesuai prioritas.d. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap perubahan strategi sesuai prioritas.6. Memahami arsitektur jurusan saat ini dan bekerja dengan proses arsitektur jurusan untuk menetapkan potensi gap arsitektur.a. Ketua Jurusan membangun arsitektur jurusan dan menetapkan potensi kesenjangan tiap arsitektur.b. Ketua Jurusan bertanggungjawab terhadap proses arsitektur jurusan.c. Kassubag menjalankan proses arsitektur jurusan.d. Kassubag melakukan analisis potensi gap arsitektur.e. Ketua Jurusan, Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap proses arsitektur jurusan.

2. Menilai kemampuan dan performa lingkungan saat iniDeskripsi Memberikan penilaian performa dari bisnis internal saat ini dan kemampuan IT dan layanan eksternal IT Membangun pemahaman mengenai arsitektur jurusan dalam hubungannya dengan IT. Mengidentifikasi permasalahan yang saat ini dialami dan membangun rekomendasi yang dapat menguntungkan dari proses improvement.

Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.02 Assess the current Enviroment Capabilities and Performance ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1Staf AdministrasiLaporan Keuangan Jurusan

2Sekretaris JurusanDaftar Dokumen Proyek

3KassubagDokumen Analisis Resiko Jurusan


1KassubagDokumen SWOT Departemen IT

2KassubagDokumen Analisis Resiko IT

Peralatan dan PerlengkapanAktivitas1. Membangun baseline dari bisnis dan lingkungan IT saat ini, kemampuan dan layanan terhadap kebutuhan di masa yang akan datang.a. Kassubag menetapkan baseline bisnis lingkungan IT.b. Kassubag terkait beserta Ketua Jurusan membangun service portfolio unutk merepresentasikan keseluruhan sumber daya dalam layanan.c. Ketua Jurusan, Kassubag, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap pembuatan service portfolio.2. Mengidentifikasi risiko potensial dan penurunan teknologi.a. Kassubag bertanggungjawab dalam mengidentifikasi risiko dan kemungkinan penurunan teknologi.b. Kassubag terkait beserta Ketua Jurusan menentukan faktor sukses kritis dan membuat servide catalogue terkait biaya dan risiko.c. Ketua Jurusan, Kassubag, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi melakukan kontrol terhadap pembuatan service catalogue.

3. Mengidentifikasi gap antara bisnis, kemampuan dan layanan IT, referensi standar dan best practice, kompetitor bisnis dan kemampuan IT, serta perbandingan best practice dan menyatukan jatah layanan IT.a. Kassubag menetapkan penggunaan best practice dan menentukan jatah layanan IT. b. Kassubag terkait beserta Ketua Jurusan melakukan identifikasi gap antara bisnis, kemampuan, dan layanan IT dan melaporkannya ke Kassubag.c. Ketua Jurusan, Kassubag, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap hasil jatah layanan IT serta perbandingan best practice.4. Mengidentifikasi permasalahan, kekuatan, kesempatan, dan ancaman (SWOT), kemampuan dan layanan untuk memahami performa saat ini.a. Kassubag bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan. b. Kassubag terkait beserta Ketua Jurusan melakukan identifikasi SWOT kemudian melaporkannya kepada Kassubag untuk diambil keputusan maupun mendapatkan pemahaman mengenai performanya.c. Ketua Jurusan, Kassubag, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol solusi dari SWOT yang dijalankan.

3. Menetapkan target kemampuan ITDeskripsi Menetapkan target bisnis dan kemampuan IT beserta layanan IT yang dibutuhkan. Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.03 Define the target IT Capabilities ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1KassubagDokumen Rancangan Implementasi IT


1KassubagDokumen Implementasi IT

2Sekretaris JurusanDokumen Proyek Charter IT

3KassubagDokumen Rancangan Kebutuhan IT

Peralatan dan PerlengkapanAktivitas1. Mempertimbangkan validasi teknologi atau ide yang muncul.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam mempertimbangkan validasi teknologi atau ide yang munculb. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan validasi teknologi atau ide yang munculc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap validasi teknologi atau ide yang munculd. Kepala Program Studi mengetahui status pertimbangan dari validasi teknologi atau ide yang muncul2. Mengidentifikasi ancaman penurunan teknologi.a. Ketua Jurusan harus menetapkan dalam pengidentifikasian ancaman penurunan teknologib. Ketua Jurusan dan Kassubag melakukan proses identifikasi ancaman penurunan teknologic. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap pengidentifikasian ancaman penurunan teknologid. Kepala Program Studi mengetahui status pengidentifikasian ancaman penurunan teknologi

3. Menjelaskan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusan.a. Ketua Jurusan menetapkan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusanb. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusan.c. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap penentuan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusan, teknologi atau ide yang munculd. Kepala Program Studi mengetahui status penentuan tujuan high-level IT dan bagaimana mereka berkontribusi dalam tujuan jurusan.teknologi atau ide yang muncul4. Menjelaskan kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT, serta menjelaskan perubahan high-level dalam arsitektur jurusan.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam menetapkan kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT b. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT dan perubahan high-level dalam arsitektur jurusanc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT dan perubahan high-level dalam arsitektur jurusand. Kepala Program Studi mengetahui status kebutuhan dan keinginan bisnis proses, layanan dan kemampuan IT dan perubahan high-level dalam arsitektur jurusan5. Keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusan.a. Ketua Jurusan menetapkan keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusanb. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusanc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusand. Kepala Program Studi mengetahui status dari keselarasan dan persetujuan arsitek jurusan dalam usulan perubahan arsitektur jurusan6. Mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusan. a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusan b. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan dalam mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusanc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusand. Kepala Program Studi mengetahui status mendemonstrasikan penelusuran strategi dan kebutuhan jurusan

4. Melakukan gap analysis Deskripsi Mengidentifikasi gap antara lingkungan saat ini dan target. Mempertimbangkan keselarasan aset dengan hasil bisnis. Mempertimbangkan faktor penentu keberhasilan. Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.04 Conduct a Gap Analysis ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1Ketua JurusanDokumen Evaluasi Strategi Jurusan


1KassubagDokumen Evaluasi Strategi IT

2Sekretaris JurusanDokumen Revisi Strategi IT

Peralatan dan PerlengkapanAktivitas1. Mengidentifikasi gap dan perubahan yang dibutuhkan untuk mewujudkan lingkungan sasaran.a. Kassubag bertanggung jawab dalam mengidentifikasi gap dan perubahan yang dibutuhkan untuk mewujudkan lingkungan sasaranb. Ketua Jurusan, Kepala Program Studi menentukan dalam mengidentifikasi gap dan perubahan yang dibutuhkan untuk mewujudkan lingkungan sasaranc. Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap dalam menentukan identifikasi gap dan perubahan yang dibutuhkan untuk mewujudkan lingkungan sasaran2. Mempertimbangkan implikasi high-level dari seluruh gap.a. Kassubag bertanggung jawab dalam mempertimbangkan implikasi high-level dari seluruh gapb. Ketua Jurusan, Kepala Program Studi menentukan pertimbangan implikasi high-level dari seluruh gapc. Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap mempertimbangkan implikasi high-level dari seluruh gap3. Menilai dampak perubahan potensial dalam bisnis dan model operasi IT.a. Kassubag menetapkan nilai dampak perubahan potensial dalam bisnis dan model operasi ITb. Ketua Jurusan, Kepala Program Studi menentukan nilai dampak perubahan potensial dalam bisnis dan model operasi IT c. Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap penetapan nilai dampak perubahan potensial dalam bisnis dan model operasi IT4. Memperhalus definisi lingkungan sasaran dan menyiapkan value statement dengan manfaat lingkungan sasaran.a. Kassubag bertanggung jawab dalam menetapkan definisi lingkungan sasaran dan menyiapkan value statement dengan manfaat lingkungan sasaran.b. Ketua Jurusan dan Kepala Program Studi menentukan definisi lingkungan sasaran dan menyiapkan value statement dengan manfaat lingkungan sasaran.c. Ketua Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap definisi lingkungan sasaran dan menyiapkan value statement dengan manfaat lingkungan sasaran.

5. Menetapkan perencanaan strategis dan roadmapDeskripsi Membuat rancangan strategis dalam kerjasama dengan pihak terkait. Mengarahkan IT untuk menentukan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap.Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.05 Define the Strategic Plan and Road Map ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1Ketua JurusanDokumen Perencanaan Strategi Jurusan


1KassubagDokumen Perencanaan Strategi IT

2Sekretaris JurusanDokumen Project Charter IT

Peralatan dan PerlengkapanAktivitas1. Menjelaskan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasaran.a. Ketua Jurusan menetapkan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasaranb. Kepala Laboratorium menentukan inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasaranc. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasarand. Staf Administrasi mengetahui status inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup gap dan memindahkannya dari lingkungan saat ini ke lingkungan sasaran

2. Mengidentifikasi dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam mengidentifikasi dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll.b. Kepala Laboratorium menentukan pengidentifikasian dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll.c. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap pengidentifikasian dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll.d. Staf Administrasi mengetahui status pengidentifikasian dan mengatasi risiko, implikasi pada perubahan organisasi, evolusi teknologi, dll3. Menentukan ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.a. Ketua Jurusan menetapkan ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.b. Kepala Laboratorium menentukan ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.c. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.d. Staf Administrasi mengetahui status ketergantungan, overlaps, sinergi, dan dampak antara inisiatif, dan memprioritaskan inisiatif.4. Mengidentifikasikan sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam mengidentifikasi sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif.b. Kepala Laboratorium menentukan pengidentifikasikan sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif.c. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap mengidentifikasikan sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif.d. Staf Administrasi mengetahui dalam mengidentifikasikan sumber kebutuhan, penjadwalan, dan budget investment/operasional tiap inisiatif5. Membuat roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatif.a. Ketua Jurusan menetapkan roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatifb. Kepala Laboratorium membuat roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatifc. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatifd. Staf Administrasi mengetahui status roadmap yang mengindikasi penjadwalan relatif dan saling ketergantungan inisiatif6. Menerjemahkan tujuan ke ukuran hasil ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusan.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab menerjemahkan dalam tujuan ke ukuran hasil ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusanb. Kepala Laboratorium menentukan tujuan ke ukuran hasil yang ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusanc. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap tujuan ke ukuran hasil yang ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusand. Staf Administrasi mengetahui status menerjemahkan dalam tujuan ke ukuran hasil yang ditampilkan oleh metrics dan target yang dapat dikaitkan dengan keuntungan jurusan7. Secara resmi mendapatkan dukungan dari stakeholder dan mendapatkan persetujuan perencanaan.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam dukungan dari stakeholder dan persetujuan perencanaanb. Kepala Laboratorium harus mendapatkan dukungan dari stakeholder dan mendapatkan persetujuan perencanaanc. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kassubag melakukan kontrol terhadap dukungan dari stakeholder dan persetujuan perencanaand. Staf Administrasi mengetahui status dukungan dari stakeholder dan persetujuan perencanaan

6. Mengkomunikasikan strategi dan arahan ITDeskripsiMenciptakan kesadaran dan pemahaman mengenai tujuan dan arahan bisnis dan IT, seperti tercantum dalam strategi IT, melalui komunikasi ke stakeholder dan pengguna yang tepat dalam jurusan.Standar yang Berlaku COBIT 5 : APO02.06 Communicate the IT Strategy and Direction ITIL V3 Strategy GenerationMasukan NoSumber MasukanJenis MasukkanNomor dan Nama Dokumen

1KassubagRencana Operasi IT

2KassubagTemplate SOP


1KassubagLog Insiden

2KassubagLog Backup

3KassubagLog Impelementasi SOP

Peralatan dan PerlengkapanAktivitas1. Membangun dan mengelola jaringan untuk mendukung dan mendorong strategi IT.a. Ketua Jurusan menetapkan dalam membangun dan mengelola jaringan untuk mendukung dan mendorong strategi ITb. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan dalam membangun dan mengelola jaringan untuk mendukung dan mendorong strategi ITc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium, Kassubag, Komisi Pertimbangan Jurusan mengetahui status dari membangun dan mengelola jaringan untuk mendukung dan mendorong strategi IT2. Membangun perencanaan komunikasi mencakup kebutuhan message, sasaran audience, dan mekanisme komunikasi serta penjadwalan.a. Ketua Jurusan menetapkan dalam membangun perencanaan komunikasi mencakup kebutuhan message, sasaran audience, dan mekanisme komunikasi serta penjadwalanb. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan dalam membangun perencanaan komunikasi mencakup kebutuhan message, sasaran audience, dan mekanisme komunikasi serta penjadwalanc. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium, Kassubag, Komisi Pertimbangan Jurusan mengetahui status dari perencanaan komunikasi mencakup kebutuhan message, sasaran audience, dan mekanisme komunikasi serta penjadwalan3. Menyiapkan paket komunikasi yang memberikan rencana secara efektif menggunakan media dan teknologi yang tersedia.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam penetapan paket komunikasi yang memberikan rencana secara efektif menggunakan media dan teknologi yang tersediab. Ketua Jurusan dan Kassubag menentukan paket komunikasi yang memberikan rencana secara efektif menggunakan media dan teknologi yang tersediac. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium, Kassubag, Komisi Pertimbangan Jurusan mengetahui status paket komunikasi yang memberikan rencana secara efektif menggunakan media dan teknologi yang tersedia4. Mendapatkan feedback dan update perencanaan komunikasi.a. Ketua Jurusan bertanggung jawab dalam hasil analisis pengelolaan feedback dan update perencanaan komunikasib. Ketua Jurusan dan Kassubag harus menentukan analisis feedback dan update perencanaan komunikasic. Staf Administrasi, Sekretaris Jurusan, Kepala Program Studi, Ketua Jurusan, Kepala Laboratorium, Kassubag, Komisi Pertimbangan Jurusan mengetahui status feedback dan update perencanaan komunikasi

FORMULIR

1. Formulir template potensial layananInisiatif manajemen layananUsaha pengingkatan layanan potensial dari kemampuan perusahaanUsaha pengingkatan layanan potensial berdasarkan sumber

2. Formulir template faktor internal dan eksternal bagi penilaian strategisFaktorDeskripsi Faktor

Kelebihan dan Kelemahan

Kompetensi

Strategi Bisnis

Faktor Sukses Kritis

Ancaman dan Kesempatan

3. Formulir template struktur perencanaan bisnisStruktur Bisnis

1. Pendahuluan

1. Metode dan asumsi

1. Dampak Bisnis

1. Risiko dan kontingensi

1. Rekomendasi

4. Formulir template struktur sumber layananStruktur sumberDeskripsi

Internal

Layanan

Layanan outsourcing penuh

Utama

Konsortium

Pemilihan outsourcing

5. Formulir template peran dan tanggung jawabPeranDeskripsiKompetensi Kunci

6. Formulir pendefinisian manajemen teknikTeknikTindakan

7. Formulir template daftar risiko resikoKategoriAset KritisAncamanID ResikoResikoRisk OwnerCause CategoryCauseImpact

8. Formulir kehadiran rapatNo.NamaJabatanTTD

9. Formulir pemantauan pelaksanaan tujuan dan strategi bisnisNo.DepartmenPelanggaran

NamaDeskripsiPenyebab

10. Formulir kehadiran rapatNo.NamaJabatanDepartmenTTD

11. Formulir daftar stakeholder kunci dan kebutuhannyaNo.Nama StakeholderDeskripsiKebutuhan

12. Formulir pembaharuan kebijakanNo.Kebijakan LamaAlasan Tidak RelevanRevisi Kebijakan

13. Formulir roadmap perencanaan strategisNo.PenjadwalanKetergantungan Inisiatif

14. Formulir perencanaan komunikasi perusahaanNo.Sasaran AudienceKebutuhan KomunikasiMekanisme

Jurusan Sistem Informasi ITS Dokumen Tata Kelola TI Pengelolaan Strategi

Pedoman Panduan Apo02 (Rev3)

Documents

Transcript of Pedoman Panduan Apo02 (Rev3)