Pedoman-KAN-402-2007

PEDOMAN KAN 402 - 2007

PANDUAN INTERPRETASI

UNTUK BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN 401-2000 :

"PERSYARATAN UMUM LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK"

Adopsi dari IAF-GD5-2006 Issue 2

Komite Akreditasi Nasional

1

2

KATA PENGANTAR

The International Accreditation Forum, Inc. (IAF) adalah asosiasi dari lembaga-

lembaga akreditasi penilaian kesesuaian diseluruh dunia dan lembaga lain yang

terkait dengan penilaian kesesuaian di bidang sistem manajemen, produk, jasa,

personel dan program penilaian kesesuaian lain yang serupa.

Sebagai anggota dari International Accreditation Forum (IAF), KAN disyaratkan untuk

melaksanakan akreditasi terhadap Lembaga Sertifikasi Produk berdasarkan

Pedoman BSN 401-2000 (ISO/IEC Guide 65-1996) dan panduan yang diterbitkan

oleh IAF untuk penerapan ISO/IEC Guide 65-1996 (Pedoman BSN 401-2000) .

Pedoman ini diadopsi oleh KAN dari dokumen yang diterbitkan oleh IAF pada tanggal

8 Desember 2006 dan ditetapkan untuk dapat dipergunakan oleh Lembaga

Sertifikasi Produk sejak tanggal 8 Desember 2007. Pedoman ini menggantikan

Pedoman KAN 402-2001.

Untuk informasi lebih lanjut dan untuk memperoleh salinan dari dokumen ini dalam

bahasa aslinya, dapat menghubungi Komite Akreditasi Nasional (KAN) , atau

mengunduh (down load) dari website IAF.

3

DAFTAR ISI

Halaman

Pendahuluan untuk Panduan 5

1. RUANG LINGKUP

Panduan untuk butir 1.1 (G.1.1) 7

Panduan untuk butir 1.2 (G.1.2) 7

2. ACUAN 8

3. DEFINISI 8

Panduan untuk butir 3 (G.3.1) 8

4. LEMBAGA SERTIFIKASI

4.1 Ketentuan Umum 10

Panduan untuk butir 4.1 (G.4.1.1 – G.4.1.5)

4.2 Organisasi 11


4.3 Pelaksanaan 19


4.4 Subkontrak 20


4.5 Sistem Mutu 22

Panduan untuk butir 4.5 (G.4.5.1)

4.6 Kondisi dan Prosedur untuk Pemberian, Pemeliharaan, 22

Perluasan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi


4.7 Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen 22


4.8 Dokumentasi 23


4.9 Rekaman 23

4.10 Kerahasiaan 23

4

5. PERSONEL LEMBAGA SERTIFIKASI

5.1 Umum 23

5.2 Kriteria Kualifikasi 23


6. PERUBAHAN PERSYARATAN SERTIFIKASI 24

7. NAIK BANDING, KELUHAN DAN PERSELISIHAN 24

Panduan untuk butir 7 (G.7.1 – G.7.3)

8. PERMOHONAN SERTIFIKASI 25

9. PERSIAPAN UNTUK EVALUASI 25

10. EVALUASI 25

11. LAPORAN EVALUASI 25

12. KEPUTUSAN SERTIFIKASI 25


13. SURVAILEN 27


14. PENGGUNAAN LISENSI, SERTIFIKAT, & TANDA KESESUAIAN 29


15. KELUHAN TERHADAP PEMASOK 30

LAMPIRAN 1 – SERTIFIKASI JASA 31

5

LAMPIRAN 2 – SERTIFIKASI PROSES 33

PANDUAN INTERPRETASI

UNTUK BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN 401-2000 :


PENDAHULUAN UNTUK PANDUAN

0.1.1 Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) adalah pedoman internasional

yang berisi kriteria untuk lembaga yang melaksanakan sistem sertifikasi produk, jasa

dan proses. Bila suatu lembaga ingin diakreditasi, sesuai dengan persyaratan

Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) yang telah diharmonisasikan di seluruh

dunia, maka diperlukan beberapa panduan untuk digunakan sebagai pedoman.

Panduan ini memberikan penjelasannya. Salah satu tujuannya adalah untuk

menjamin badan akreditasi dapat mengharmonisasikan permohonan mereka

terhadap standar yang diperlukan dalam mengases lembaga sertifikasi. Ini

merupakan salah satu langkah penting ke arah saling pengakuan dalam bidang

akreditasi. Diharapkan bahwa panduan ini juga akan berguna untuk lembaga

sertifikasi itu sendiri dan untuk siapa saja yang memperoleh sertifikatnya.

0.1.2 Panduan ini tidak mencantumkan teks dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC

Guide 65). Pengguna harus membeli dokumen tersebut dari organisasi standar yang

sesuai. Panduan yang diberikan diidentifikasi dengan huruf “G”. Persyaratan

terhadap kesesuaian yang ditetapkan, ditemukan dalam Pedoman BSN 401

(ISO/IEC Guide 65). Panduan ini tidak membuat persyaratan yang lebih lanjut

0.1.3 Panduan ini akan menjadi dasar Perjanjian Saling Pengakuan (MRA)

antara badan akreditasi dan perlu untuk dipergunakan dalam penerapan Pedoman

BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) secara konsisten. Anggota dari Perjanjian Multilateral

(MLA) IAF, dan calon anggotanya akan mengases satu sama lainnya atas

penerapan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), dan seluruh panduan ini

6

diharapkan akan diadopsi oleh badan akreditasi sebagai bagian dari peraturan umum

pelaksanaannya.

0.1.4 Istilah “harus (shall)” yang dipergunakan di dalam seluruh dokumen ini,

menunjukkan aturan-aturan dari persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65)

yang sifatnya “wajib (mandatory)”. Istilah “sebaiknya (should)” dipergunakan untuk

menunjukkan panduan, yang meskipun tidak wajib (mandatory), diberikan oleh IAF

sebagai cara yang diakui untuk memenuhi persyaratan. Lembaga Sertifikasi yang

sistemnya tidak mengikuti Panduan IAF, hanya akan sesuai untuk akreditasi bila LS

tersebut dapat membuktikan kepada badan akreditasi bahwa solusi yang dilakukan

memenuhi butir yang relevan dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), dengan

cara yang ekivalen.

0.1.5 Lembaga Sertifikasi dapat meminta saran dari badan akreditasi untuk

setiap hal yang dapat mempengaruhi akreditasinya. Badan akreditasi sebaiknya

menanggapi dengan saran atau keputusan.

0.1.6 IAF telah menyusun dokumen ini sebagai panduan untuk penerapan

Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). IAF juga menyusun dokumen panduan

untuk Pedoman ISO/IEC 61, 62, 66 dan 17024.

7

PANDUAN INTERPRETASI UNTUK PENERAPAN

BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN 401-2000 :


1. RUANG LINGKUP

Panduan untuk Butir 1.1

G.1.1.1 Materi atau penjelasan yang terdapat di panduan ini terutama ditujukan

untuk sertifikasi yang biasa digunakan untuk produk yang nyata. Panduan ini juga

dapat diterapkan untuk sertifikasi produk tidak nyata (misalnya perangkat lunak,

jasa) dan untuk sertifikasi proses. Gambaran spesifik dari sertifikasi jasa dan

sertifikasi proses dijelaskan secara respektif dalam Lampiran 1 dan Lampiran 2.

Kecuali dinyatakan lain, kata “produk” dimaksudkan untuk mencakup jasa dan

proses.

Panduan untuk Butir 1.2 (G.1.2.1 – G.1.2.4)

G.1.2.1 Dalam menetapkan sistem sertifikasi produk, tujuannya adalah untuk

membuktikan kepada pasar dan/atau regulator bahwa pemasok dapat dan

memproduksi produk sesuai dengan dokumen normative.

G.1.2.2 Dalam sistem sertifikasi produk peran dari pemasok dan lembaga

sertifikasi adalah saling melengkapi, pemasok bertanggung jawab untuk

kesesuaian produk (lihat butir 3.1 Pedoman BSN 401) dan lembaga sertifikasi

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan skema sertifikasi yang memberikan

kepercayaan kesesuaian produk terhadap pasar dan/atau regulator.

G.1.2.3 Dalam beberapa kasus inspeksi adalah bagian dari seritifikasi produk.

Tujuan dari inspeksi adalah untuk memberikan informasi pemenuhan dari suatu

produk tertentu kepada pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

inspeksi. Bila inspeksi adalah bagian dari skema sertifikasi produk maka pihak

tersebut adalah lembaga sertifikasi.

8

G.1.2.4 Panduan untuk tipe-tipe yang berbeda dari sistem sertifikasi produk

termasuk beberapa tipe asesmen, dapat diperoleh dari PSN 302-2006 (ISO/IEC

Guide 67) atau dari dokumen lain yang relevan.

2. ACUAN

PSN 302-2006 (ISO/IEC Guide 67) Penilaian kesesuaian – Fundamental

sertifikasi produk;

PSN 303-2006 (ISO/IEC 17000) Penilaian kesesuaian – Kosakata dan prinsip

umum;

ISO/IEC 17011 Penilaian kesesuaian – Persyaratan umum untuk badan

akreditasi yang mengakreditasi lembaga penilaian kesesuaian;

SNI 19-17020 (ISO/IEC 17020) Persyaratan umum pengoperasian berbagai

lembaga inspeksi

SNI 19-17025 (ISO/IEC 17025) Persyaratan umum kompetensi laboratorium

pengujian dan laboratorium kalibrasi

PSN 306-2006 (ISO/IEC 17030) Penilaian kesesuaian – Ketentuan umum

penggunaan tanda kesesuaian produk terhadap SNI

SNI 19-19011 (ISO/IEC 19011) Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau

lingkungan

3. DEFINISI

Panduan untuk Butir 3 (G.3.1)

G.3.1 Dalam dokumen ini, digunakan definisi berikut ;

Dokumen Normatif : Dokumen yang memberikan aturan, pedoman atau

karakteristik untuk kegiatan atau hasil dari kegiatan. Istilah ”dokumen normatif”

adalah istilah umum yang mencakup dokumen-dokumen seperti standar,

spesifikasi teknis, aturan pelaksanaan dan regulasi. Suatu ”dokumen” dipahami

sebagai media dengan informasi yang terekam di dalamnya. Istilah untuk jenis

9

yang berbeda dari dokumen normatif didefenisikan dengan mempertimbangkan

dokumen dan isinya sebagai satu kesatuan yang tunggal (PSN 303-2006)

Sistem sertifikasi : Sistem penilaian kesesuaian yang mencakup seleksi,

determinasi, kaji ulang dan akhirnya sertifikasi yang merupakan kegiatan atestasi

Skema Sertifikasi : Sistem sertifikasi untuk produk tertentu dimana

persyaratan, aturan spesifik dan prosedur standar yang sama diterapkan (PSN

303-2006). Skema dapat dikembangkan oleh antar lembaga sertifikasi atau oleh

”pemilik skema” yang mewakili kelompok spesifik dari pihak yang

berkepentingan. Skema dapat mencakup persyaratan prosedur penilaian

kesesuaian dan fungsi lembaga sertifikasi untuk melengkapi persyaratan yang

ditetapkan di Pedoman BSN 401.

Ketidaksesuaian : Penyimpangan (deviasi) dari persyaratan yang ditetapkan,

terkait dengan produk atau dengan persyaratan sertifikasi yang ditetapkan oleh

lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi bebas untuk menetapkan perbedaan

tingkat atau deviasi dan bidang untuk perbaikan (misalnya ketidaksesuaian

mayor atau minor, observasi, dst). Namun seluruh deviasi yang dapat

mengakibatkan keraguan terhadap kesesuaian produk dengan persyaratan yang

ditetapkan sebaiknya harus diselesaikan seperti yang dijelaskan di butir G.12.6.

Survailen : pengulangan yang sistematis dari kegiatan penilaian kesesuaian

yang merupakan dasar untuk pemeliharaan dari keabsahan pernyataan

kesesuaian (PSN 303-2006).

Dokumen sertifikasi formal : dokumen yang diterbitkan sesuai prosedur sistem

sertifikasi dan pengesahan bahwa suatu produk dibuktikan telah memenuhi

persyaratan spesifik.

10

4. LEMBAGA SERTIFIKASI

4.1 Ketentuan Umum


G.4.1.1 Lembaga sertifikasi tidak boleh melakukan segala bentuk diskriminasi

termasuk diskriminasi tersembunyi dengan cara mempercepat atau menunda

proses permohonan.

G.4.1.2 Untuk memenuhi sertifikasi produk, lembaga sertifikasi mewajibkan

pemohon untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki tanggung jawab dalam

menjamin produk memenuhi persyaratan sertifikasi.

G.4.1.3 Dokumen yang dimaksud pada butir 4.1.3 dari Pedoman BSN 401, yang

menetapkan persyaratan produk dan persyaratan lain yang berlaku, harus

disediakan bagi pemohon dan public sesuai permintaan. Dokumen normative

sebaiknya dikembangkan, divalidasi dan dipelihara melalui proses yang dapat

menjamin masukan teknis dari pihak yang berkepentingan seperti pemasok,

regulator dan pengguna produk. Validasi sebaiknya konsisten dengan

karakteristik dari produk yang disertifikasi.

G.4.1.4 Dokumen yang dimaksud pada butir 4.1.3 dari Pedoman BSN 401

mencakup dokumen yang dikembangkan oleh pemilik skema (lihat definisi skema

sertifikasi). Pemilik skema sebaiknya menganut prinsip yang sama untuk

mengembangkan dan memelihara dokumen tersebut.

G.4.1.5 Untuk kasus sertifikasi proses, dokumen yang dimaksud pada butir 4.1.3

dari Pedoman BSN 401 harus secara jelas mengidentifikasi proses yang diases,

persyaratan yang relevan dan metode untuk asesmen kesesuaian.

11

4.2 Organisasi


G.4.2.1 Akreditasi hanya diberikan kepada lembaga yang memiliki status legal

seperti yang disebutkan dalam butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide

65), dan akan dibatasi untuk ruang lingkup dan lokasi yang dideklarasikan.

Ruang lingkup akreditasi untuk lembaga sertifikasi produk sebaiknya

mengidentifikasi skema sertifikasi, produk dan dokumen normative yang

digunakan untuk sertifikasi.

G.4.2.2 Ruang lingkup akreditasi untuk lembaga sertifikasi dapat ditetapkan

dengan jenis kategori produk atau kelompok dokumen normatif yang

membuktikan bahwa lembaga sertifikasi produk memiliki kapabilitas sebagai

pensertifikasi produk dan menunjukkan bahwa lembaga sertifikasi memiliki :

• Akses untuk personel yang kompeten dalam mendukung kategori produk

• Kemampuan teknis untuk mengembangkan, memperluas dan

memodifikasi skema sertifikasi

• Prosedur untuk validasi skema yang diperluas atau yang dimodifikasi

G.4.2.3 Bila kegiatan sertifikasi dilaksanakan oleh suatu lembaga yang status

legalnya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar, hubungan

dengan bagian lain dari organisasi besar tersebut harus dinyatakan dengan jelas

dan sebaiknya ditunjukkan bahwa tidak ada konflik kepentingan seperti yang

disebutkan dalam panduan G.4.2.20 sampai dengan G.4.2.22. Informasi terkait

tentang kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian lain dari organisasi yang lebih

besar tersebut, harus diberikan oleh lembaga sertifikasi kepada badan akreditasi.

G.4.2.4 Peragaan bahwa lembaga sertifikasi adalah suatu institusi legal seperti

yang dipersyaratkan pada butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65),

mempunyai arti bahwa bila lembaga sertifikasi pemohon hanya dapat

menunjukkan status legal institusinya adalah bagian dari suatu institusi legal

12

yang lebih besar, akreditasi hanya harus diberikan kepada institusi legal yang

lebih besar. Dalam situasi dimana lembaga sertifikasi adalah bagian dari institusi

legal yang lebih besar, dan dalam rangka melaksanakan tahapan audit tertentu

dan/atau mengkaji ulang rekaman yang terkait dengan lembaga sertifikasi, fungsi

lain dari institusi legal yang lebih besar dapat diases. Hal ini harus dibatasi untuk

fungsi yang kegiatannya dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan Pedoman

BSN 401.

G.4.2.5 Bagian dari institusi legal yang membentuk lembaga sertifikasi dapat

memasarkan (diidentifikasi) jasanya dengan nama tersendiri, dan nama tersebut

sebaiknya menunjukkan sertifikat akreditasi dan sertifikat yang diterbitkan untuk

organisasi yang disertifikasi.

G.4.2.6 Untuk maksud dari butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65),

lembaga sertifikasi yang merupakan bagian dari organisasi pemerintah atau

departemen pemerintah, akan dianggap sebagai institusi legal berdasarkan

status lembaga pemerintahnya. Status dan struktur dari lembaga tersebut harus

didokumentasikan secara resmi dan lembaga tersebut harus memenuhi seluruh

persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65).

G.4.2.7 Bila lembaga sertifikasi dan kliennya adalah bagian dari organisasi

pemerintah, kedua lembaga tersebut tidak boleh secara langsung melapor

kepada personel atau kelompok yang memiliki tanggung jawab operasional

terhadap keduanya. Ditinjau dari persyaratan kenetralan, lembaga sertifikasi

harus mampu mendemonstrasikan bagaimana dia memenuhi persyaratan

tersebut apabila lembaga sertifikasi dan kliennya adalah merupakan bagian dari

pemerintah. Lembaga sertifikasi harus menunjukkan bahwa pemohon tidak

menerima perlakuan istimewa dan kenetralannya dapat dijamin.

G.4.2.8 Kenetralan dan keindependenan dari lembaga sertifikasi tersebut

sebaiknya dijamin pada tiga level berikut:

1. Strategi dan Kebijakan;

13

2. Keputusan Sertifikasi;

3. Evaluasi

G.4.2.9 Kenetralan seperti yang dipersyaratkan oleh butir 4.2.a) Pedoman BSN

401 (ISO/IEC Guide 65), hanya dapat dibuktikan melalui struktur seperti yang

dipersyaratkan dalam butir 4.2.e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), yang

menjamin “partisipasi dari seluruh pihak yang terlibat langsung dalam

pengembangan kebijakan dan prinsip yang berkaitan dengan materi dan fungsi

dari sistem sertifikasi”.

G.4.2.10 Struktur yang menjamin kenetralan seperti yang dipersyaratkan oleh

butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), sebaiknya terpisah dari

manajemen yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan Pedoman BSN 401

(ISO/IEC Guide 65) butir 4.2 c), kecuali fungsi manajemen keseluruhan

dilaksanakan oleh komite atau kelompok yang disusun untuk menjamin

partisipasi dari seluruh pihak seperti yang dipersyaratkan oleh Pedoman BSN

401 (ISO/IEC Guide 65) butir 4.2 e).

G.4.2.11 Struktur yang dipersyaratkan oleh butir 4.2 e) Pedoman BSN 401

(ISO/IEC Guide 65) sebaiknya juga merupakan struktur dimana pertimbangan

komersial atau pertimbangan keuangan lain tidak mempengaruhi konsistensi,

dan ketentuan objektif dari jasa lembaga sertifikasi.

G.4.2.12 Butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 mensyaratkan bahwa struktur yang

terdokumentasi dari lembaga sertifikasi mencakup ketentuan untuk partisipasi

dari seluruh pihak yang secara signifikan terkait. Biasanya struktur ini dbentuk

melalui beberapa jenis komite atau melalui mekanisme masukan lain yang sama.

G.4.2.13 Struktur ini harus secara resmi ditetapkan pada tingkat yang paling

tinggi di organisasi baik di dalam dokumentasi yang menetapkan status legal

lembaga sertifikasi atau melalui cara lain yang mencegah struktur tersebut

dirubah dengan cara yang dapat mengkompromosikan kenetralannya. Setiap

14

perubahan dalam struktur ini sebaiknya mempertimbangkan saran dari komite,

atau yang ekuivalen, yang diacu di butir 4.2 e).

Komite ini, atau yang ekuivalen, harus

a) membantu dalam pengembangan kebijakan yang terkait dengan

kenetralan dari kegiatan sertifikasinya

b) meniadakan setiap kecenderungan dari pihak pemilik lembaga sertifikasi

untuk memberikan pertimbangan komersial atau pertimbangan lain yang

mempengaruhi konsistensi ketentuan objektif dari kegiatan sertifikasi

c) memberikan saran untuk setiap hal yang mempengaruhi kepercayaan

sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik

G.4.2.14 Penerapan butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65)

mensyaratkan bahwa seluruh pihak yang secara signifikan terkait di dalam sistem

mampu untuk berpartisipasi . Yang paling penting adalah bahwa seluruh

kepentingan utama yang teridentifikasi sebaiknya diberikan kesempatan untuk

berpartisipasi dengan memperhatikan keseimbangan kepentingan sehingga tidak

terjadi dominasi kepentingan dari salah satu pihak. Anggota biasanya dipilih

minimal dari antara perwakilan kelompok berikut : pabrikan atau pemasok,

pengguna, konsumen, tenaga ahli penilaian kesesuaian. Untuk alasan

pelaksanaan, dimungkinkan adanya kebutuhan untuk membatasi jumlah

personel.

G.4.2.15 Sesuai permintaan komite atau tim lain yang sejenis seperti yang

disebutkan di dalam butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65),

manajemen yang bertanggung jawab atas berbagai fungsi seperti yang diuraikan

dalam butir 4.2 c) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), sebaiknya

memberikan kepada komite/tim, seluruh informasi yang diperlukan, termasuk

alasan untuk seluruh keputusan dan kegiatan yang penting, dan pemilihan

personel yang bertanggung jawab untuk kegiatan tertentu yang terkait dengan

sertifikasi, untuk menjamin lembaga sertifikasi dapat menjaga keabsahan dan

kenetralan sertifikasi. Bila saran dari komite atau tim lain yang sejenis ini tidak

ditanggapi oleh pihak manajemen, komite atau tim lain yang sejenis tersebut,

15

harus mengambil tindakan yang tepat, termasuk menginformasikannya kepada

badan akreditasi.

G.4.2.16 Persyaratan stabilitas keuangan (diacu dalam butir 4.2 i) mensyaratkan

lembaga sertifikasi untuk menunjukkan bahwa dia memiliki harapan yang layak

untuk mampu memberikan dan melanjutkan jasanya sesuai dengan kewajiban

kontraknya. Lembaga sertifikasi bertanggung jawab untuk menyediakan bukti-

bukti yang memadai kepada badan akreditasi perihal kelangsungan kegiatannya

misalnya laporan atau risalah manajemen, laporan tahunan, laporan audit

keuangan, rencana keuangan.

G.4.2.17 Bila keputusan untuk menerbitkan atau mencabut sertifikasi yang

sesuai dengan butir 4.2.n) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) diambil oleh

komite yang anggotanya antara lain merupakan perwakilan dari salah satu atau

lebih kliennya, prosedur pelaksanaan lembaga sertifikasi tersebut sebaiknya

menjamin bahwa perwakilan tersebut tidak memiliki pengaruh yang besar

terhadap pengambilan keputusan tersebut. Hal ini dapat dijamin melalui distribusi

hak suara atau cara-cara lain yang ekivalen.

G.4.2.18 Butir 4.2.o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) memperlihatkan

dua persyaratan yang terpisah. Pertama, lembaga sertifikasi bersama dengan

eksekutif senior dan stafnya tidak boleh memberikan jasa seperti yang

disebutkan dalam sub-butir 1), 2), dan 3) dari butir tersebut. Kedua, meskipun

tidak ada batasan yang khusus untuk jasa atau kegiatan yang diberikan oleh

lembaga terkait, namun hal ini tidak boleh mempengaruhi kerahasiaan,

objektifitas atau kenetralan dari lembaga sertifikasi tersebut.

G.4.2.19 Jasa konsultasi untuk hal-hal yang menghambat sertifikasi dapat

dilakukan dengan cara yang kreatif, untuk pengembangan dan

pemantauan/perbaikan yang terus menerus dari produk, proses, atau jasa,

melalui cara seperti contoh berikut :

a) memberikan dukungan/saran spesifik untuk elemen disain

16

b) menyusun atau membuat manual, buku pegangan atau prosedur

c) keterlibatan dalam pemantauan pemasok, kaji ulang dan proses pengambilan

keputusan yang diterapkan untuk produk

G.4.2.20 Kegiatan oleh lembaga terkait dan lembaga sertifikasi seperti yang

disebutkan di butir 4.2 o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) sebaiknya tidak

dipasarkan dengan cara yang dapat memberikan kesan bahwa kedua kegiatan

tersebut adalah terkait sehingga dapat mengkompromosikan kenetralan dari

lembaga sertifikasi.

G.4.2.21 Sebaiknya tidak ada satupun yang dinyatakan oleh lembaga sertifikasi

yang akan menunjukkan bahwa sertifikasi tersebut akan lebih sederhana, mudah

atau lebih murah bila beberapa kegiatan seperti yang disebutkan di butir 4.2 o)

Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), digunakan.

G.4.2.22 Lembaga terkait seperti yang disebutkan dalam butir 4.2 o) Pedoman

BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), adalah suatu lembaga yang memiliki hubungan

dengan lembaga sertifikasi melalui kepemilikan umum baik sebagian atau

keseluruhan, direktur umum, perjanjian kontrak, nama yang dipergunakan,

perjanjian tidak formal atau melalui cara lain yang menunjukkan bahwa lembaga

terkait tersebut memiliki kepentingan yang legal/sah dalam beberapa keputusan

sertifikasi atau memiliki kemampuan yang potensial untuk mempengaruhi proses.

G.4.2.23 Lembaga sertifikasi sebaiknya menganalisa dan mendokumentasikan

hubungannya dengan lembaga-lembaga terkaitnya, untuk menentukan

kemungkinan adanya konflik kepentingan dengan ketentuan sertifikasi dan

mengidentifikasi kegiatan dari lembaga-lembaga tersebut yang tidak ditujukan

untuk pengendalian tertentu, mempengaruhi kerahasiaan, objektifitas atau

kenetralan.

G.4.2.24 Lembaga sertifikasi harus mendemostrasikan bagaimana mereka

mengatur bisnis sertifikasi mereka dan kegiatan-kegiatan lain sehingga dapat

17

menghilangkan konflik kepentingan yang timbul dan mengurangi resiko yang

teridentifikasi atas kenetralannya.

Demonstrasi tersebut harus mencakup seluruh sumber-sumber yang potensial

dari konflik kepentingan baik yang timbul dari dalam lembaga sertifikasi tersebut

atau dari kegiatan badan terkaitnya.

Badan akreditasi mengharapkan lembaga sertifikasi untuk menjelaskan secara

terbuka proses audit mereka. Hal ini dapat termasuk, kemampuan dan

kebenaran dari prakteknya, tujuan dari setiap kegiatan audit dengan meninjau

rekaman dari lembaga sertifikasi dan lembaga terkaitnya untuk setiap kegiatan

yang diipertimbangkan. Dalam hal perhitungan biaya pelaksanaan audit,

sebaiknya dilaksanakan secara netral oleh lembaga sertifikasi. Bila ditemukan

kegagalan dalam menjaga kenetralannya, maka lembaga sertifikasi perlu

meninjau kembali tahap kegiatan audit terhadap lembaga terkaitnya untuk

memberikan jaminan bahwa konflik kepentingan yang terjadi diluar kendali telah

ditetapkan kembali.

G.4.2.25 Persyaratan dari butir 4 dan butir 5.2.2 Pedoman BSN 401 (ISO/IEC

Guide 65) mempunyai arti bahwa personel, termasuk personel yang bertindak

dalam kapasitas manajerial, tidak boleh ditugaskan untuk melaksanakan evaluasi

yang merupakan bagian dari proses sertifikasi, bila keterlibatannya dengan

pemohon atau pemasok atau lembaga yang terkait dengan pemasok (lihat

G.4.2.20), dalam kegiatan seperti yang diuraikan di butir 4.2 o) Pedoman BSN

401 (ISO/IEC Guide 65) belum lebih dari 2 tahun.

Situasi dimana telah ada keterlibatan awal atau keterlibatan personel dengan

pemasok yang akan dievaluasi, dapat menyebabkan konflik kepentingan.

Lembaga sertifikasi memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi situasi seperti tersebut di atas dan menetapkan tangggung jawab

dan tugas yang dapat menjamin bahwa kenetralannya tidak akan dapat

dipengaruhi.

G.4.2.26 Butir 4.2 f) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) mensyaratkan

bahwa setiap keputusan sertifikasi diambil oleh personel yang berbeda dari yang

18

melaksanakan evaluasi. Pengujian dan inspeksi, atau salah satu diantaranya,

adalah tugas evaluasi. Tugas evaluasi mencakup verifikasi setiap tindakan

koreksi yang dilakukan untuk menyelesaikan setiap ketidaksesuaian yang

diidentifikasi.

G.4.2.27 Eksekutif senior, staf dan/atau personel tidak diharuskan personel yang

“full-time” (permanen) namun kegiatan profesional lainnya tidak boleh

mengkompromikan kenetralannya.

G.4.2.28 Lembaga sertifikasi sebaiknya mensyaratkan seluruh subkontrak yang

terlibat dalam evaluasi atau asesor/auditor eksternal untuk memberikan

pengertian yang terkait dengan pemasaran dari kegiatan seperti yang disebutkan

di butir 4.2 o) setara dengan yang dipersyaratkan di dalam panduan G.4.2.20 dan

G.4.2.21.

G.4.2.29 Lembaga sertifikasi sebaiknya bertanggung jawab untuk menjamin

bahwa lembaga terkait lainnya atau sub-kontraktor, atau asesor/auditor eksternal

melakukan kegiatannya dalam batas-batas yang telah diberikan. Disamping itu

sebaiknya juga bertanggung jawab untuk menerapkan tindakan perbaikan yang

sesuai untuk hal-hal yang telah diidentifikasikan.

G.4.2.30 Lembaga sertifikasi diijinkan untuk menjelaskan temuannya dan/atau

mengklarifikasikan persyaratan dari dokumen normative tetapi tidak boleh

memberikan saran yang sangat rinci atau konsultansi sebagai bagian dari

evaluasi. Hal ini tidak menghambat pertukaran informasi yang umum dengan

klien dan pihak yang berkepentingan lainnya.

G.4.2.31 Hak-hak seperti yang disebut di butir 4.2 g) dapat mencakup kontrak

dengan pemilik skema atau pengakuan lain yang ditetapkan sesuai denga aturan

skema.

19

G.4.2.32 Cara yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi untuk memperoleh

dukungan keuangan sebaiknya mengijinkan lembaga sertifikasi mempertahankan

kenetralannya.

4.3 Pelaksanaan


G.4.3.1 Lembaga sertifikasi harus mampu menunjukkan kepada badan

akreditasi bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan penilaian kesesuaian (pengujian,

inspeksi, evaluasi sistem manajemen mutu, survailen, dst) dilaksanakan dengan

cara yang kompeten dan dipercaya, konsisten dengan persyaratan yang

diterapkan dari dokumen normative untuk kegiatan tersebut. Pembuktian

kompetensi dari kegiatan pengujian dapat didasarkan kepada evaluasi

terdokumentasi yang dilaksanakan oleh personel kompeten dari internal atau

eksternal sesuai dengan prosedur terkait. Bila bukti-bukti yang disediakan oleh

lembaga sertifikasi tidak memberikan kepercayaan dalam kegiatan pengujian,

asesmen tambahan pada lokasi pengujian sebaiknya dipertimbangkan oleh

badan akreditasi. Hal yang sama diterapkan untuk kegiatan penilaian kesesuaian

lainnya. (Untuk kegiatan subkontrak lihat G.4.4.2)

G.4.3.2 Persyaratan dari skema sertifikasi spesifik harus tersedia bagi pemohon

dan bila diminta, bagi masyarakat. Hal tersebut dapat mencakup dokumen yang

menjabarkan kegiatan seperti pengambilan contoh, pengujian, inspeksi, survailen

dan asesmen dari sistem manajemen yang sesuai. Dokumen skema sebaiknya

dikembangkan dan dipelihara melalui proses yang mempertimbangkan

pandangan dari pihak yang berkepentingan.

G.4.3.3 Dokumen yang disebut dalam butir 4.3 mencakup dokumen yang

dikembangkan oleh pemilik skema (lihat definisi skema sertifikasi dalam G.3.1).

Contoh dari jenis persyaratan pelengkap dari pemilik skema adalah :

• Persyaratan kualifikasi, pengalaman, pelatihan dan registrasi auditor;

• Persyaratan laporan audit;

20

• Persyaratan durasi dan frekuensi audit;

• Panduan lain untuk prosedur penilaian kesesuaian lembaga sertifikasi

4.4 Subkontrak


G.4.4.1 Lembaga sertifikasi dapat mensubkontrakkan kegiatan ke lembaga lain

(misalnya pengujian atau inspeksi atau evaluasi sistem manajemen mutu), yang

memberikan pengaturan bahwa lembaga yang disubkontrak disyaratkan untuk

memenuhi seluruh persyaratan yang relevan dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC

Guide 65) dan bila mungkin SNI 17025 dan SNI 17020 serta Pedoman BSN 301-

1999.

Bila jaminan ini didasarkan untuk sebagian atau keseluruhan akreditasi dari

subkontraktor, ruang lingkup akreditasi sebaiknya mencakup kegiatan yang

dilaksanakan di bawah skema sertifikasi dan lembaga sertifikasi harus memiliki

rekaman yang dapat menunjukkan bahwa status akreditasi dari subkontraktor

telah diperiksa.

G.4.4.2 Bila lembaga subkontrak yang digunakan tidak diakreditasi sesuai

dengan standar relevan untuk kegiatan spesifik yang disyaratkan oleh skema

sertifikasi, lembaga sertifikasi harus menunjukkan kompetensi dari lembaga yang

disubkontrak melalui cara lain, seperti evaluasi terdokumentasi yang

dilaksanakan oleh personel yang kompeten sesuai dengan prosedur yang

mencakup evaluasi awal kompetensi dan pemantauan yang terus menerus

terhadap unjuk kerja dari lembaga yang disubkontrak.

G.4.4.3 Evaluasi dari laporan dan keputusan sertifikasi harus dibuat hanya oleh

lembaga sertifikasi itu sendiri dan tidak oleh lembaga lain. Bila evaluasi

gabungan dilaksanakan, maka setiap lembaga sertifikasi harus menyakinkan

dirinya sendiri bahwa seluruh kegiatan evaluasi telah dilaksanakan secara

memuaskan oleh personel yang kompeten.

21

Individu yang bekerja berdasarkan perjanjian resmi dengan lembaga sertifikasi,

dalam sistem yang diakreditasi, dan dibawah wewenang dan pengendalian dari

manajemen lembaga sertifikasi tidak dianggap sebagai subkontraktor.

G.4.4.4 Bila fasilitas pengujian yang independen tidak digunakan, lembaga

sertifikasi harus memastikan bahwa pengendalian/kontrol tertentu ada di lokasi

fasilitas pengujian pemasok, yang diatur dengan cara yang dapat memberikan

kepercayaan terhadap hasil yang diperoleh dari pengujian dan bahwa rekaman

tersedia untuk menentukan kepastian. Dalam hal ini ketentuan dari G.4.4.1

dan/atau G.4.4.2 juga diterapkan dan tergantung dari cakupan pengendalian

yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi dan beberapa persyaratan dari SNI 19-

17025 dapat tidak disyaratkan atau tidak diterapkan. Hal yang sama diterapkan

untuk kegiatan penilaian kesesuaian yang lain.

G.4.4.5 Catatan 2 menguraikan situasi dimana lembaga sertifikasi percaya

terhadap hasil kerja dari lembaga lain. Kepercayaan tersebut perlu didukung oleh

evaluasi teknis dari hasil kerja yang dilaksanakan. Evaluasi tersebut harus

didokumentasikan oleh lembaga sertifikasi.

Catatan 3 juga menjelaskan situasi dimana lembaga sertifikasi percaya terhadap

hasil kerja dari lembaga lain. Sebaiknya juga dijamin bahwa informasi terhadap

evaluasi hasil kerja yang dipercayakan adalah mutakhir dan sesuai. Dalam hal

dimana lembaga sertifikasi bertanggung jawab terhadap terhadap hasil kerja

yang sebelumnya dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi lain, lembaga sertifikasi

harus memiliki seluruh laporan dan rekaman yang relevan untuk membuktikan

kompetensi dan kesesuaian dengan persyaratan (ditetapkan oleh lembaga

sertifikasi) dari lembaga sertifikasi lain untuk periode waktu dimana kegiatan

dilaksanakan.

G.4.4.6 Lembaga sertifikasi sebaiknya mengkonfirmasikan ruang lingkup,

kemutakhiran dan penerapan dari sertifikasi atau akreditasi yang ditetapkan

(seperti yang dipersyaratkan oleh skema sertifikasi yang relevan dari lembaga

sertifikasi).

22

4.5 Sistem Mutu

Panduan untuk butir 4.5

G.4.5.1 Butir 4.5.3. i) Pedoman ISO/IEC 65 mensyaratkan lembaga sertifikasi

untuk memantau unjuk kerja dari personel yang dimilikinya. Sebagai tambahan

dalam pemantauan unjuk kerja dapat digunakan metode lain, misalnya dengan

membuat ketentuan penyaksian secara berkala untuk kegiatan yang biasanya

dilaksanakan oleh personel pada lokasi pemasok dan subkontrak, sejauh hal ini

memungkinkan.

4.6 Kondisi dan Prosedur untuk Pemberian, Pemeliharaan, Perluasan,

Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi


G.4.6.1 Bila sertifikasi dibekukan, lembaga sertifikasi harus mensyaratkan bahwa

selama periode pembekuan, pemasok tidak membuat pernyataan yang

menyesatkan dan sebaiknya menginformasikan pembeli yang relevan dan yang

potensial terkait status sertifikasi, dan tidak boleh menggunakan tanda sertifikasi

pada produk yang diproduksi sejak tanggal pemberitahuan pembekuan.

Lembaga sertifikasi harus memiliki prosedur untuk menjamin bahwa produk cacat

yang disertikasi, yang mengakibatkan pembekuan sertifikasi :

• Dilakukan tindakan koreksi termasuk, bila sesuai, penarikan produk.

• Dicegah, dengan seluruh cara yang praktis, dari lokasi pasar setelah

pembekuan ditetapkan

4.7 Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen


G.4.7.1 Audit internal dan kaji ulang manajemen dari sistem manajemen mutu

lembaga sertifikasi seperti yang dipersyaratkan Pedoman BSN 401 sebaiknya

dilaksanakan paling sedikit 1 kali setahun.

23

Frekuensi audit internal dapat dikurangi bila lembaga sertifikasi dapat

membuktikan bahwa sistem manajemennya telah diterapkan dengan efektif dan

terbukti stabil. Resiko berdasarkan program audit sebaiknya direncanakan

dengan mempertimbangkan kepentingan dari proses dan bidang yang diaudit,

begitu juga dengan hasil dari audit sebelumnya.

G.4.7.2 Rekaman dari audit internal dan kaji ulang manajemen sebaiknya selalu

tersedia apabila diminta oleh badan akreditasi.

4.8 Dokumentasi


G.4.8.1 Informasi yang dipersyaratkan oleh butir 4.8.1 c) Pedoman BSN 401

(ISO/IEC Guide 65) sebaiknya menguraikan secara jelas elemen-elemen yang

dicakup atau diacu dalam butir 1.2 Pedoman BSN 401 dan informasi atau

sumber informasi dari dokumen normative yang digunakan untuk sertifikasi

produk.

4.9 Rekaman

4.10 Kerahasiaan

5. Personel Lembaga Sertifikasi

5.1 Umum

5.2 Kriteria Kualifikasi

Panduan untuk butir 5 (G.5.2.1 – G.5.2.2)

G.5.2.1 Lembaga sertifikasi harus memiliki personel yang memadai untuk

pelaksanaan sistem sertifikasi produk dan skemanya (lihat butir 4.2 j Pedoman

BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). Hal ini mencakup kompetensi personel teknis

24

dalam pengembangan kriteria spesifik produk (dokumen penjelasan,

pengambilan contoh, pengujian dan persyaratan inspeksi, elemen sistem

manajemen/evaluasi sistem mutu dan sertifikasi).

G.5.2.2 Istilah “personel” dapat mencakup personel individu yang bekerja untuk

lembaga sertifikasi berdasarkan kontrak dan sumber daya ekternal lain. Lembaga

sertifikasi harus dalam posisi untuk mengatur, mengendalikan dan bertanggung

jawab terhadap unjuk kerja dari seluruh sumber dayanya dan memelihara

rekaman yang menyeluruh dalam pengendalian kesesuaian dari seluruh staf

yang digunakan di bidang tertentu, yang mencakup pegawai, pegawai yang

dikontrak atau yang disediakan oleh lembaga eksternal.

Lembaga sertifikasi harus memiliki personel yang secara teknis berkompeten

untuk menilai produk dan proses serta memutuskan, sesuai dengan butir 4.2 f)

Pedoman BSN 401, apakah produk tersebut dapat disertifikasi atau tidak,

berdasarkan informasi dari proses evaluasi termasuk inspeksi dan hasil

pengujian.

Rekaman sebaiknya memperlihatkan penunjukan personel yang berkompeten

dan tanggal validasinya.

6. Perubahan Persyaratan Sertifikasi

7. Naik Banding, Keluhan dan Perselisihan


G.7.1 Personel, termasuk yang bertindak dalam kapasitas manajerial,

sebaiknya tidak ditugaskan untuk menyelidiki masalah naik banding, keluhan

atau perselisihan, bila ada hubungan yang dapat mengkompromikan kenetralan

dari investigasi.

G.7.2 Naik banding, keluhan dan perselisihan memunculkan sumber informasi

yang mungkin menimbulkan ketidaksesuaian dengan Pedoman BSN 401. Bila

25

ketidaksesuaian diidentifikasi, lembaga sertifikasi sebaiknya mengambil tindakan

yang sesuai.

G.7.3 Kebijakan dan prosedur yang diacu dalam butir 4.2 p) sebaiknya

menjamin bahwa seluruh banding, keluhan dan perselisihan diselesaikan dengan

cara yang konstruktif dan tepat waktu. Lembaga sertifikasi harus memiliki

prosedur banding yang mencakup ketentuan untuk hal-hal berikut :

• Kesempatan untuk pihak yang mengajukan banding untuk

mempresentasikan kasusnya secara resmi;

• Memastikan kenetralan dari proses banding;

• Pernyataan tertulis kepada pihak yang mengajukan banding terkait

temuan banding termasuk alasan untuk keputusan yang diambil.

Lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa seluruh pihak yang berkepentingan

peduli, dan bila sesuai, eksistensi dari prosedur banding yang diikuti

8. Permohonan Sertifikasi

9. Persiapan untuk Evaluasi

Panduan untuk butir 9 (G.9.1)

G.9.1 Tergantung kepada karakteristik dari skema sertifikasi dan persyaratan

produk, rencana yang diacu dalam butir 9.2 dapat berupa rencana umum yang

diterapkan untuk seluruh kegiatan, termasuk evaluasi sistem mutu pemasok, bila

diterapkan, atau satu kegiatan tertentu atau kombinasi keduanya.

10. Evaluasi

11. Laporan Evaluasi

12. Keputusan Sertifikasi

26


G.12.1 Informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi sebaiknya

memadai:

• bagi lembaga sertifikasi untuk dapat mengambil keputusan sertifikasi;

• bagi kemamputelusuran yang disediakan pada saat misalnya terdapat kasus

naik banding atau untuk perencanaan kegiatan selanjutnya (sebaiknya oleh

personel atau lembaga yang berbeda);

• untuk dasar kegiatan survailen yang terus menerus untuk menjamin

kesesuaian yang berkesinambungan dengan persyaratan sertifikasi.

G.12.2 Informasi yang menjadi dasar keputusan dan yang berasal dari sumber-

sumber selain dari proses evaluasi sebaiknya diberitahukan kepada pemohon

atau pemasok bersama-sama dengan informasi proses evaluasi. Pemohon atau

pemasok sebaiknya diberi kesempatan untuk menanggapinya.

G.12.3 Rekaman sebaiknya memberikan bukti objektif untuk mendukung

evaluasi dan keputusan.

G.12.4 Personel yang mengambil keputusan pemberian/pencabutan sertifikasi di

dalam lembaga sertifikasi harus memiliki tingkat pengetahuan dan pengalaman

yang memadai untuk mengevaluasi informasi yang diperoleh dari proses

evaluasi.

G.12.5 Bila lembaga sertifikasi bertanggung jawab terhadap tugas yang terkait

dengan sertifikasi yang dilaksanakan oleh lembaga lain, lembaga sertifikasi harus

memiliki pengaturan untuk memastikan ruang lingkup, kemutakhiran dan

penerapan dari sertifikasi (seperti yang dipersyaratkan oleh skema sertifikasi

relevan dari lembaga sertifikasi) yang diakui, dan data lain yang mencakup

kompetensi lembaga, sebelum menerbitkan sertifikasinya sendiri (lihat juga butir

4.4, catatan 2 Pedoman BSN 401).

27

G.12.6 Sertifikasi tidak dapat diberikan sebelum seluruh kriteria dipenuhi.

Ketidaksesuaian yang menimbulkan keraguan terhadap kesesuaian produk harus

dikoreksi dan koreksi tersebut diverifikasi oleh lembaga sertifikasi ( melalui

kunjungan ke lokasi atau bentuk verifikasi lain) sebelum sertifikasi diberikan.

Ketidaksesuaian dan penyelesaiannya sebaiknya didokumentasikan oleh


G.12.7 Untuk dokumen sertifikasi yang menunjukkan sertifikasi yang

diakreditasi, sebaiknya diterbitkan oleh lembaga sertifikasi sesuai dengan kondisi

akreditasinya dan sebaiknya tidak membingungkan identifikasi dari badan

akreditasi dan lembaga sertifikasi yang menerbitkan. Bila lembaga sertifikasi

memiliki akreditasi lebih dari satu untuk ruang lingkup sertifikasinya, dokumen

sertifikasi yang diakreditasi sebaiknya mencantumkan paling sedikit satu badan

akreditasi.

G.12.8 Dokumen sertifikasi (Pedoman BSN 401 butir 12.3 b)1) sebaiknya

menjelaskan produk, jasa atau proses yang disertifikasi.

Dokumen sertifikasi sebaiknya mencantumkan atau mengacu kepada uraian dari

skema sertifikasi (lihat butir 1.2 Pedoman BSN 401 dan/atau PSN 302-2006).

G.12.9 Bila tidak ada acuan untuk masa berakhir dari dokumen sertifikasi, harus

ada informasi yang cukup di dalam dokumen tersebut untuk memastikan

validitas dari sertifikasi sesuai sistem sertifikasi yang relevan (lihat butir 12.3

Pedoman BSN 401).

13. Survailen


G.13.1 Dalam hal dimana survailen adalah bagian dari sistem sertifikasi

sebaiknya memberikan kepastian bahwa produk yang disertifikasi selalu

memenuhi dokumen normatif yang digunakan untuk sertifikasi. Prosedur

survailen seperti yang dipersyaratkan pada butir 13.1 Pedoman BSN 401

28

(ISO/IEC Guide 65), sebaiknya mencakup, bila sesuai, pengujian, inspeksi

dan/atau asesmen produksi dan/atau sistem mutu, dst (lihat juga PSN 302-2006).

Sampel untuk survailen pengujian sebaiknya jenis produksi. Sampel tersebut

sebaiknya dipilih oleh, atau dibawah pengendalian, lembaga sertifikasi dari pabrik

(misalnya dari produksi, dari gudang persediaan) atau dari pasar (misalnya

distributor atau pengecer) dengan cara yang menjamin kenetralan dari seleksi

dan integritas sample tidak dapat dikompromikan.

G.13.2 Persyaratan survailen untuk pemasok tertentu dapat bervariasi

tergantung pada kemampuan yang telah ditunjukkan oleh pemasok dalam

memenuhi persyaratan sertifikasi sesuai dengan perubahan yang terjadi. Untuk

situasi tersebut, lembaga sertifikasi sebaiknya memiliki prosedur yang

terdokumentasi untuk perubahan kegiatan survailen misalnya dengan

mempertimbangkan kompleksitas produk, kematangan dari dokumen normative,

pengalaman pemasok, siklus hidup dari produk, dan perubahan teknologi.

G.13.3 Banyak teknik kegiatan yang tersedia bagi lembaga sertifikasi untuk

melaksanakan survailen. Teknik-teknik tersebut dapat dilaksanakan pada

berbagai tahap dan berbagai frekuensi selama rantai disain-produksi-distribusi-

rantai penjualan. Pada saat yang sama, karakteristik proses produksi dapat

membantu atau mengganggu kesinambungan kesesuaian terhadap persyaratan

sertifikasi. Sebagai bagian dari persyaratan yang harus dipenuhi di butir 4.2 j)

Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), lembaga sertifikasi sebaiknya memiliki

personel yang kompeten untuk membuat disain dan pelaksanaan yang sesuai

untuk program survailen.

G.13.4 Mengingat :

• survailen berperan langsung pada pencapaian keuntungan yang diharapkan

dari sistem sertifikasi,

• kegiatan pelaksanaan program survailen memiliki perbedaan yang sangat

besar, dan

• elemen program survailen dapat berubah dengan terus menerus;

29

persyaratan survailen harus dipertimbangkan oleh pihak (misalnya pihak yang

berwenang) yang terlibat dalam pengembangan skema.

G.13.5 Bila lembaga sertifikasi memberikan lisensi atau memberikan pemasok

kewenangangan untuk membubuhkan tanda pada produk yang telah memenuhi,

program survailen yang sesuai harus ditetapkan.

14. Penggunaan Lisensi, Sertifikat dan Tanda Kesesuaian


G.14.1 Lembaga sertifikasi sebaiknya menghindarkan penggunaan tanda yang

sama untuk menunjukkan sistem sertifikasi kesesuaian yang berbeda, dan

sebaiknya menghindarkan kebingungan pengertian masing-masing tandanya.

Lembaga sertifikasi dapat menggunakan logo perusahaan yang sama dalam

sistem atau skema yang berbeda yang memberikan tanda yang secara jelas

dapat dibedakan.

G.14.2 Lembaga sertifikasi harus memiliki prosedur terdokumentasi untuk

penggunaan tandanya (lihat juga PSN 306-2006), dan untuk tindakan yang

dilakukan dalam hal terjadi penyalahgunaan, termasuk pernyataan yang salah

terhadap sertifikasi dan penggunaan yang salah dari tanda lembaga sertifikasi.

G.14.3 Bila lembaga sertifikasi memberikan pernyataan yang tidak benar

tentang status akreditasinya pada sertifikat yang diterbitkan sebelum akreditasi

diberikan, badan akreditasi selanjutnya dapat mencabut status akreditasinya.

G.14.4 Lembaga sertifikasi sebaiknya memiliki prosedur untuk menjamin bahwa

tandanya digunakan dengan cara yang dapat membingungkan atau

menimbulkan kesalahan di pasar.

G.14.5 Bila lembaga sertifikasi menggunakan tanda yang telah ditetapkan oleh

lembaga lain misalnya pemilik tanda, maka perjanjian dengan lembaga tersebut

30

harus menjamin kesesuaian dengan yang dimaksudkan padaseluruh bagian dari

butir ini.

G.14.6 Lembaga sertifikasi sebaiknya memiliki prosedir terdokumentasi untuk

menjamin ketertelusuran dari tandanya terhadap persyaratan sertifikasi yang

relevan.

16. Keluhan Terhadap Pemasok

31

Lampiran 1 – Sertifikasi Jasa

1.1 Pendahuluan

Istilah “produk” seperti yang dijabarkan dalam Pedoman BSN 401 mencakup

jasa, sehingga panduan umum yang diberikan dalam dokumen ini diterapkan

untuk lembaga sertifikasi yang memberikan sertifikasi jasa. Khusus untuk

karakteristik spesifik dari jasa, diperlukan panduan yang lebih lanjut.

Lampiran ini memberikan panduan untuk lembaga sertifikasi dalam

melaksanakan sertifikasi jasa.

Dalam dokumen ini “jasa” adalah setiap kegiatan yang ditawarkan oleh satu

organisasi (pemasok) untuk pelanggannya, berbeda dengan produk nyata dan

proses. Kegiatan tersebut mencakup, sebagai contoh, jasa legal dan penasehat,

jasa transportasi (penumpang dan armada angkutan), jasa hotel. Sertifikasi jasa

adalah asesmen kesesuaian terhadap gambaran spesifik dari jasa dengan

persyaratan yang diterapkan.

Dari penjelasan di atas, disimpulkan bahwa kegiatan internal organisasi seperti

sistem manajemen untuk setiap jenis tidak dipertimbangkan sebagai jasa. Untuk

disertifikasi, jasa selanjutnya harus disediakan oleh pemasok kepada kliennya.

1.2 Dokumen normatif dan Skema

Skema sertifikasi jasa sebaiknya mencakup :

Persyaratan Jasa : Persyaratan yang menjabarkan jasa yang disertifikasi harus

ditetapkan di dalam dokumen normative dan sebaiknya secara objektif dan

terukur dalam menetapkan karakteristik jasa yang akan disertifikasi. Persyaratan

yang ditetapkan harus diuraikan dengan cara yang dapat menunjukkan bahwa

pemenuhannya dapat dievaluasi baik oleh pemasok yang menawarkan jasa dan


Persyaratan untuk Pemasok Jasa: Untuk pelaksanaan yang benar dari skema

sertifikasi, penting bagi pemasok untuk mampu memperagakan kepada lembaga

sertifikasi bahwa jasa memenuhi persyaratan tertentu yang ditetapkan. Untuk

alasan ini dokumentasi skema sebaiknya mencakup persyaratan yang menjamin

32

bahwa pemasok memiliki pengendalian yang sesuai di seluruh waktu dan bahwa

jasa yang diberikan memenuhi persyaratan serta rekaman yang sesuai untuk

pengendalian tersebut dijaga. Hal ini dapat mencakup persyaratan untuk sistem

manajemen mutu yang mencakup karakteristik jasa, indikator, metrik mutu, atau

lainnya.

1.3 Pelaksanaan

Lembaga sertifikasi harus mendokumentasikan cara penilaian terhadap

pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen normatif.

Untuk hal ini sebaiknya dilaksanakan dua jenis metode asesmen yang secara

umum akan mensyaratkan teknik evaluasi yang berbeda :

Evaluasi Kesesuaian dengan Persyaratan Jasa : Lembaga sertifikasi sebaiknya

secara langsung mengamati bagaimana pemasok mengirimkan jasanya untuk

menjamin bahwa seluruh persyaratan yang ditetapkan diselesaikan dengan baik

dan tepat. Dalam hal dimana pengamatan ini tidak dapat dilaksanakan tanpa

mempengaruhi personel yang memberikan jasa, lembaga sertifikasi sebaiknya

menggunakan teknik yang sesuai sebagai “mystery shopper” ( personel yang

kompeten, bertindak sebagai pelanggan atas nama lembaga sertifikasi untuk

melaksanakan penilaian jasa) yang melaksanakan evaluasi jasa dalam kondisi

nyata.

Evaluasi Pengendalian Internal yang Dilaksanakan oleh Pemasok: Lembaga

sertifikasi sebaiknya menjamin bahwa proses yang diikuti oleh pemasok dalam

menjamin kesinambungan pemenuhan terhadap persyaratan sertifikasi

diterapkan dengan tepat dan efektif. Lembaga sertifikasi harus mengkaji

dokumentasi pemasok untuk menentukan kesesuaian dengan sistem, sesuai

dengan dokumentasinya, dengan kriteria sertifikasi, hal ini dapat mencakup

dokumen dan rekaman sistem manajemen yang relevan. Lembaga sertifikasi

sebaiknya menyusun rencana evaluasi untuk memberikan dasar bagi perjanjian

diantara pemasok dan lembaga sertifikasi terkait dengan pelaksanaan evaluasi.

Kedua jenis asesmen tersebut sebaiknya digunakan pada proses awal dan

survailen.

33

Lampiran 2 – Sertifikasi Proses

2.1 Pendahuluan

Istilah “produk” seperti yang dijabarkan dalam Pedoman BSN 401 mencakup

proses, sehingga panduan umum yang diberikan dalam dokumen ini diterapkan

untuk lembaga sertifikasi yang memberikan sertifikasi proses. Khusus untuk

karakteristik spesifik dari proses, diperlukan panduan yang lebih lanjut.

Lampiran ini memberikan panduan untuk lembaga sertifikasi dalam

melaksanakan sertifikasi proses.

Dalam dokumen ini “proses” adalah rangkaian kegiatan yang saling terkait atau

saling berinteraksi dimana masukan ditransformasikan menjadi keluaran.

Sertifikasi proses adalah asesmen kesesuaian terhadap gambaran spesifik dari

proses dengan persyaratan yang diterapkan.

Sertifikasi proses hanya diterapkan untuk proses yang mengirimkan keluaran

yang dimaksudkan untuk digunakan langsung oleh pemangku kepentingan

eksternal pemasok. Pedoman BSN 401 sebaiknya tidak digunakan untuk

sertifikasi sistem/proses manajemen internal pemasok (atau bagiannya) seperti

yang diacu di dalam standar sistem manajemen kecuali persyaratan yang

ditetapkan dari skema tersebut dapat dibuktikan memenuhi persyaratan standar

ini. (lihat di bawah)

Contoh proses adalah proses teknik pengelasan (ISO 3834), proses pengolahan

panas, proses pabrikan yang mensyaratkan konfirmasi dari kapabilitas proses

(misalnya pelaksanaan atau produksi produk dalam toleransi yang ditetapkan).

2.2 Dokumen normative dan Skema

Skema sertifikasi proses sebaiknya mencakup :

Persyaratan Proses (Spesifikasi Proses) : Persyaratan yang menjabarkan

proses yang disertifikasi, harus ditetapkan berdasarkan dokumen normative yang

relevan dan sebaiknya secara objektif dan terukur dalam menetapkan

karakteristik proses yang akan disertifikasi. Sertifikasi proses dapat

mensyaratkan kesesuaian dengan kriteria dari produk yang merupakan hasil dari

proses. Persyaratan yang ditetapkan harus diuraikan dengan cara yang dapat

34

menunjukkan bahwa pemenuhannya dapat dievaluasi baik oleh pemasok yang

melaksanakan proses dan oleh lembaga sertifikasi.

Persyaratan untuk Pemasok: Untuk pelaksanaan yang benar dari skema

sertifikasi, penting bagi pemasok untuk mampu memperagakan kepada lembaga

sertifikasi bahwa proses memenuhi persyaratan tertentu yang ditetapkan. Untuk

alasan ini dokumentasi skema sebaiknya mencakup persyaratan yang menjamin

bahwa pemasok memiliki pengendalian yang sesuai di seluruh waktu dan bahwa

proses yang dilaksanakan memenuhi persyaratan serta rekaman yang sesuai

untuk pengendalian tersebut dijaga. Hal ini dapat mencakup persyaratan untuk

sistem manajemen mutu yang mencakup karakteristik proses, indikator, metrik

mutu, atau lainnya.

2.3 Pelaksanaan

Lembaga sertifikasi harus mendokumentasikan cara penilaian terhadap

pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen normatif.

Untuk hal ini sebaiknya dilaksanakan dua jenis metode asesmen yang secara

umum akan mensyaratkan teknik evaluasi yang berbeda :

Evaluasi Kesesuaian dengan Persyaratan Proses: Lembaga sertifikasi

sebaiknya secara langsung mengevaluasi proses yang dilaksanakan oleh

pemasok untuk menjamin bahwa seluruh persyaratan yang ditetapkan

diselesaikan dengan baik dan tepat sesuai dengan hal-hal berikut.

1. Kecukupan dari spesifikasi proses

2. Sumberdaya yang sesuai (personel, peralatan, kondisi lingkungan, dst)

3. Kesesuaian penerapan dari proses dengan spesifikasi proses

4. Kesesuaian produk dengan kriteria produk, bila dapat diterapkan

Evaluasi Fungsi Internal yang Dilaksanakan oleh Pemasok: Lembaga

sertifikasi sebaiknya menjamin bahwa fungsi internal yang diikuti oleh pemasok

dalam menjamin kesinambungan pemenuhan terhadap persyaratan sertifikasi

diterapkan dengan tepat dan efektif. Untuk menjamin hal ini, lembaga sertifikasi

35

sebaiknya melaksanakan beberapa jenis audit yang sama dengan audit sistem

manajemen yang diuraikan di dalam SNI 19-19011 termasuk persiapan rencana

evaluasi spesifik.

Kedua jenis asesmen tersebut sebaiknya digunakan pada proses awal dan

survailen.

Pedoman-KAN-402-2007

Documents

Transcript of Pedoman-KAN-402-2007