BUKU PEDOMAN

AUDIT SDM

I. DEFINISI DAN PENGERTIAN

AUDIT SDM

“Pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan

terdokumentasi terhadap fungsi–fungsi organisasi yang

terpengaruh oleh manajemen SDM dengan tujuan

memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektifitas dan

efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk

mendukung tercapainya sasaran–sasaran fungsional maupun

tujuan besar organisasi keseluruhan baik jangka pendek,

menengah maupun jangka panjang ”.

Willy Susilo [ 63; 2002 ]

TEMUAN AUDIT

“Hasil pemeriksaan berupa kesimpulan auditor yang berisi

informasi faktual dan signifikan untuk ditindak lanjuti ”.

SKALA KEKRITISAN

Tingkat keseriusan masalah, yang dikelompokkan menjadi 3

kategori yaitu :

A. Temuan cukup serius [ S ] :temuan mengandung

kerugian cukup besar bagi perusahaan.

B. Temuan serius [ SS ] :temuan bersifat signifikan

dan mengandung kerugian besar serta potensi nilai

tambah.

C. Temuan sangat serius [ SSS ] :temuan sangat

signifikan dan mengandung kerugian sangat besar dan

mengandung nilai tambah sangat signifikan.

HEBAT GROUP

BUKU PEDOMAN

Laporan Audit

“Deskripsi komprehensif aktivitas sumber daya manusia yang

meliputi rekomendasi untuk praktik yang efektif dan

rekomendassi untuk memperbaiki praktik–praktik yang tidak

efektif ”.

II. TUJUAN

Audit SDM berfokus pada pencarian data dan informasi tentang

permasalahan organisasi dari perspektif SDM. Masalah – masalah

yang secara langsung atau tidak langsung dapat mengakibatkan

kegagalan organisasi dapat diidentifikasi sedini mungkin melalui

proses audit sehingga manajemen dapat segera memberikan

perhatian dan tindakan koreksi dapat segera diambil. Bila informasi

temuan audit ditindak-lanjuti maka diharapkan dampaknya adalah

perolehan nilai manfaat bagi organisasi.

Dengan kata lain tujuan audit SDM adalah mengendalikan kegiatan

organisasi melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap

permasalahan organisasi [ ketaatan, efektifitas dan efisiensi ] yang

disoroti dari dimensi SDM agar sasaran-sasaran fungsional maupun

tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dipastikan tercapai.

III. PELAKU AUDIT SDM

Audit SDM dapat dilakukan oleh auditor internal yang secara

formal telah dibentuk dalam suatu perusahaan untuk

melakukan audit SDM secara terencana pada seluruh fungsi

organisasi baik pada fungsi SDM maupun pada fungsi –fungsi

non-SDM.

Audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau spesialis SDM

yang ditunjuk untuk melakukan audit dibagian SDM dengan

pendekatan self-assesment [ penilaian sendiri ]

HEBAT GROUP

BUKU PEDOMAN

Audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau tenaga spesialis

SDM senior terhadap fungsi-fungsi non-SDM.

Audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli manajemen SDM

dari luar perusahaan atas persetujuan pimpinan perusahaan.

IV. RUANG LINGKUP AUDIT SDM

Ruang Lingkup Audit SDM sama luasnya dengan manajemen SDM

itu sendiri. Artinya semua aspek manajemen SDM mulai dari

strategi, kebijakan, filosofi, prinsip-prinsip, sampai fungsi-fungsi

spesifik manajemen SDM bisa menjadi target audit. Jelasnya lingkup

audit SDM dapat meliputi seluruh fungsi manajemen SDM.

V. MANFAAT AUDIT SDM

Informasi yang diperoleh melalui audit SDM dapat dimanfaatkan

untuk berbagai keperluan, misalnya untuk acuan dalam membuat

kebijakan, melakukan perbaikan, sebagai dasar mengambil

keputusan, untuk mengecek posisi kinerja, mengkomunikasikan

permasalahan kepada pihak – pihak terkait, untuk menentukan

prioritas dalam menanggulangi permasalahan dan untuk memacu

prestasi anggota organisasi.

Audit SDM dapat menyadarkan para pelaku organisasi, Top

Management, para pimpinan unit – unit pengelola SDM, pimpinan

unit – unit kerja non-SDM serta para spesialis pengelolaan SDM agar

tidak terlena dan terjebak dalam rutinitas dan trivialitas

pelaksanaan manajemen SDM sehingga melupakan pemikiran dan

tindakan strategis untuk mengamankan kepentingan organisasi di

masa depan.

Siapa yang memanfaatkan hasil audit SDM? Terutama adalah para

pimpinan perusahaan untuk menilai sejauh mana efektivitas dan

kesesuaian dalam pelaksanaan kebijakan yang telah dikeluarkan.

HEBAT GROUP

BUKU PEDOMAN

Manfaat – manfaat audit SDM secara lebih rinci adalah sbb:

MANFAAT BAGI PUCUK PIMPINAN

Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk

referensi dalam membuat keputusan atau mengambil /

merubah kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM

dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka

panjang. Informasi dan rekomendasi auditor yang

disampaikan kepada auditee dengan tembusan kepada Top

Management memberikan kesempatan kepada pimpinan

organisasi di tingkat atas untuk meninjau kembali berbagai

kebijakan perusahaan yang berlaku dan memprakarsai

perubahan sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan

organisasi. Misalnya perubahan strategi perencanaan tenaga

kerja, perubahan mekanisme rekrutmen, penilaian karya,

pelatihan, sistem pengajian, dsb.

Peran auditor dalam konteks ini dapat juga diposisikan

sebagai perpanjangan mata dan telinga pucuk pimpinan

untuk memastikan semua kebijakan yang berlaku dan masih

relevan dipastikan dilaksanakan secara efektif.

MANFAAT BAGI PIMPINAN UNIT-UNIT KERJA NON-SDM

Audit SDM membantu para pimpinan unit-unit operasi untuk

mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh

perusahaan secara keseluruhan maupun secara spesifik yang

dihadapi oleh unit-unit operasi dilihat dari perspektif SDM,

sehingga setiap pimpinan unit dapat mengambil langkah-

langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang

diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor.

Misalnya auditor menemukan adanya situasi komunikasi

internal yang tidak harmonis dalam suatu unit kerja sehingga

menimbulkan berbagai ekses yang menghambat produktifitas

HEBAT GROUP

BUKU PEDOMAN

kerja atau berakibat memburuknya kinerja mutu, biaya dan

waktu penyelesaian pekerjaan.

Contoh lain misalnya ditemukan ketidakseimbangan dalam

pembagian tugas, tanggung jawab dan kewenangan yang

tergambar dalam struktur organisasi dan terefleksi dalam

kegiatan sehari-hari yang tidak lancar, banyak hambatan

karena pengaturan struktur organisasi yang tidak jelas.

Karena masalahnya telah diungkap oleh auditor, diberikan

rekomendasi pemecahannya dan telah dikomunikasikan

kepada pimpinan perusahaan, maka hal ini menimbulkan

dampak psikologis pada pimpinan unit untuk secepatnya

menyelesaikan permasalahan tersebut.

MANFAAT BAGI PIMPINAN UNIT PENGELOLA SDM

Bagi pimpinan dan tenaga spesialis yang ada pada unit

pengelola SDM, audit SDM bermanfaat untuk membantu

dalam menetapkan prioritas permasalahan dan perbaikan

manajemen fungsional yang berada dalam wilayah tanggung

jawab unit pengelola SDM. Persoalan manajemen SDM

spesifik yang telah diidentifikasi oleh auditor, misalnya

permasalahan pada kegiatan pelatihan, program orientasi

karyawan baru, pembuatan peraturan ketenagakerjaan,

sistem informasi ketenagakerjaan dsb, dapat segera

diprogram untuk diperbaiki.

VI. INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Beberapa instrumen pengumpulan informasi membantu

menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia.

Instrumen-instrumen ini meliputi:

6.1 WAWANCARA

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu

sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia.

HEBAT GROUP

BUKU PEDOMAN

Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan

yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi

kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer

dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka

servis yang lebih baik.

6.2 KUESIOER

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap

hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber

daya manusia yang menggunakan kuesioner-kuesioner untuk

memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuesioner juga

dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka

dibandingkan wawancara tatap muka.

6.3 INFORMASI EKSTERNAL

Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-

perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu

perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat

dinilai.

6.4 EKSPERIMEN RISET

Eksperimentasi digunakan untuk meneliti ketidakhadiran,

perputaran karyawan, kepuasan kerja, kompensasi,

keselamatan kerja dan aktivitas-aktivitas lainnya.

HEBAT GROUP