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Control de la Documentación

PARA LA CARRERA DE PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN

55667312

a:

L M M

ASISTENTE DIRECTIVO

ecbcc Capacitado por

Conalep

Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido

Específico

Control de Documentación 2

PARTICIPANTES

Director General José Efrén Castillo Sarabia

Secretario Académico Marco Antonio Norzagaray Gámez

Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional Gustavo Flores Fernández

Autores: Consultores FORMO Internacional, S.C.

Revisor técnico: Hugo Labastida Herrera

Revisor pedagógico: Patricia Toledo Márquez

Revisores de Contextualización: Armando Guillermo Prieto Becerril Agustín Valerio

Comercio y Administración Manual del curso – módulo Autocontenido Específico “Control de Documentación” Asistente Directivo. D.R. © 2006 CONALEP. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual perseguido por la Ley Penal. E-CBCC

Av. Conalep N° 5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P. 52140 Metepec, Estado de México.

HECHO EN MÉXICO ISBN: EN TRÁMITE


ÍNDICE

Participantes I. Mensaje al alumno. 8 II. Cómo utilizar este manual. 9 III. Propósito del Modulo. 12 IV. Especificaciones de evaluación. 13 V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 14 Capítulo 1 Manejo de documentación 15 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 16 1.1.1 Conceptos. 17

Documento. 17 Documentación. 18 Administración de documentos. 18 Comunicación. 18 Información. 18 Correspondencia. 18

1.1.2 Importancia. 18 Legal. 19 Económica. 19 Social. 19 Administrativa. 19

1.1.3 Clasificación. 19 Interna. 19 Externa. 20 Mixta. 20 Legal. 20

Contratos. 20 Títulos de crédito. 20

Mercantil. 21 Facturas. 21 Recibos. 21

1.2.1 Procedimientos de recepción o entrada de documentación. 21 Verificar. 21 Sellar. 22 Registrar. 22 Acuse de recibo. 22


Clasificar. 22 Turnar y distribuir copias. 22 Seguimiento. 23 Archivar. 23

1.2.2 Procedimiento de turno de documentación. 23 Registro de datos. 23

Destinatario. 24 Área funcional. 24 Fecha de turno. 24 Instrucciones de atención. 24 Fecha límite de atención. 24

Seguimiento de atención. 24 Fecha de descargo. 24 Finiquito de asuntos 24

1.2.3 Procedimiento de despacho o salida de documentación. 25 Registro. 25 Síntesis del asunto. 25 Destinatario. 25 Archivar. 25 Seguimiento. 26

1.3.1 Codificación. 26 Definición. 26 Objetivos. 26 Uso. 26 Ventajas. 27 Desventajas. 27

1.3.2 Sistemas de codificación. 27 Manuales. 28

Definición. 28 Objetivos. 28 Características. 28

Automatizados. 28 Definición. 28 Objetivos. 28

1.3.3 Tipos de codificación. 29 Alfabeto. 29 Unidad de archivo. 29 Unidad clave. 29 Unidad de identificación. 29


Campo de caracteres o de texto. 29 Campo numérico. 29 Campo decimal. 29 Campo de fechas. 29 Campo lógico. 29 Campo memo. 30

1.3.4 Reglas para codificar. 30 Personas. 30 Firmas comerciales. 30 Instituciones. 31 Agencias gubernamentales. 31

Prácticas y Listas de Cotejo. 32 Resumen. 51 Autoevaluación de conocimientos. 52

Capítulo 2 Control de documentación. 53 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 54 2.1.1 Tipos de documentación y sus características. 55

Legal. 55 Contratos. 55 Títulos de crédito. 56

Mercantil. 56 Facturas. 56 Recibos. 56 Contrarecibos. 57 Nota de remisión. 57

Contable-financiera. 57 Estados financieros. 57 Presupuestos. 58

Organizacional. 58 Manual de organización 58 Manual de procedimientos. 58

Administrativa. 59 Informes. 59 Cartas. 59 Memoranda. 59 Cotizaciones 59 Solicitudes. 59 Vales. 59

2.2.1 Equipos de control. 60 Archivadores de correspondencia. 60 Gabinetes especiales para archivo. 60

Archivador de disquetes. 60 Tubos para mapas. 60 Mapoteca horizontal. 60

2.2.2 Materiales de control. 60 Marbetes. 60 Guías. 61 Carpetas para archivo. 61 Tarjeteros. 61 Cédulas de catalogación. 61


2.3.1 Tipos de correspondencia. 61 Ordinaria. 61 Urgente. 62 Confidencial. 62

2.3.2 Control de correspondencia. 62 Procedimiento de recepción. 62 Procedimiento de despacho. 63

2.4.1 Medios de conservación. 63 Papel. 63 Cintas magnéticas. 64 Microformas. 64 Videocintas. 64 Audiocintas. 64 Discos flexibles. 64 Discos duros. 64 Discos ópticos compactos. 64

2.4.2 Unidades administrativas responsables del control de la documentación. 65 Mesas. 65 Secciones. 65 Oficinas. 65 Oficialías de partes 65

2.4.3 Sistemas de cargo. 65 Componentes. 66 Formulario o tarjeta de requisición. 66 Formulario de salida. 66 Sistema de seguimiento. 66 Procedimientos para localización de expedientes. 66

2.4.4 Control de archivos electrónicos. 67 Protección de la información. 67 Guías para la conservación de la información. 67


2.4.5 Protección de documentos. 68

Medidas y sistemas para el control de acceso. 68 Regulado por personas. 68 Mecánicos. 68 Electrónicos. 69

Medidas de protección para archivos electrónicos. 69 Copias de resguardo. 69 Programas (antivirus). 69 Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. 70 Sistema de batería de resguardo. 70 Tecnología de la caja negra. 70

Prácticas y Listas de Cotejo. 71 Resumen. 93 Autoevaluación de conocimientos. 95 Glosario de Términos de E-CBNC. 96 Glosario de Términos Técnicos. 99 Referencias Documentales. 104


I.- MENSAJE AL ALUMNO

¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO ESPECÍFICO CONTROL DE DOCUMENTACIÓN! EL CONALEP, a partir de la Reforma Académica 2003, diseña y actualiza sus carreras, innovando sus perfiles, planes y programas de estudio, manuales teórico-prácticos, con los avances educativos, científicos, tecnológicos y humanísticos predominantes en el mundo globalizado, acordes a las necesidades del país para conferir una mayor competitividad a sus egresados, por lo que se crea la modalidad de Educación y Capacitación Basada en Competencias Contextualizadas, que considera las tendencias internacionales y nacionales de la educación tecnológica, lo que implica un reto permanente en la conjugación de esfuerzos. Este manual teórico práctico que apoya al módulo autocontenido, ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Competencias

Contextualizadas, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes que contribuyan a elevar tu potencial productivo y, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral, te formen de manera integral con la oportunidad de realizar estudios a nivel superior. Esta modalidad requiere tu participación y que te involucres de manera activa en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y casos reales para promover un aprendizaje integral y significativo, a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de competencias laborales y complementarias requeridas. El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño laboral y social, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral.


II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL

Las instrucciones generales que a continuación se te pide que realices, tienen la intención de conducirte a que vincules las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico bachiller.

Redacta cuales serían tus objetivos personales al estudiar este módulo integrador.

Analiza el Propósito del módulo

integrador que se indica al principio del manual y contesta la pregunta ¿Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? si no lo tienes claro, pídele al docente que te lo explique.

Revisa el apartado, especificaciones de

evaluación, son parte de los requisitos que debes cumplir para aprobar el curso - módulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del módulo integrador para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad.

Es fundamental que antes de empezar a

abordar los contenidos del manual tengas muy claros los conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, unidad de competencia (básica, genérica específica), elementos de competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño, evidencias de conocimiento, evidencias

por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo ocupacional, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado glosario de términos, que encontrarás al final del manual.

Analiza el apartado «Normas Técnicas

de competencia laboral Norma técnica de institución educativa».

Revisa el Mapa curricular del módulo

integrador. Está diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales que requiere la ocupación para la cual te estás formando.

Realiza la lectura del contenido de cada capítulo y las actividades de aprendizaje que se te recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, ya que eres el que desarrolla y orienta sus conocimientos y habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular.

En el desarrollo del contenido de cada capítulo, encontrarás ayudas visuales como las siguientes, haz lo que ellas te sugieren efectuar. Si no haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño.


III.- IMÁGENES DE REFERENCIA

Estudio individual

Investigación documental

Consulta con el docente

Redacción de trabajo

Comparación de resultados con otros compañeros

Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo

Sugerencias o notas

Realización del ejercicio

Resumen

Observación

Consideraciones sobre seguridad e higiene

Investigación de campo

Portafolios de evidencias


IV.-PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Al término del módulo, el alumno manejará la información documental que se utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicación de técnicas establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la optimización de la gestión administrativa de la empresa.


V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN

Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente mediante la observación directa y con auxilio de una lista de cotejo confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento.

Al término del módulo autocontenido especifico deberás presentar un Portafolios de Evidencias11, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del módulo integrador, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral.

Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación.

1 El portafolios de evidencias es una compilación de documentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno, y a éste le permite organizar la documentación que integra los registros y productos de sus competencias previas y otros materiales que demuestran su dominio en una función específica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumentación de la educación y capacitación basada en competencias, Pág. 180).


VI.- MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Resultados De

Aprendizaje

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el procedimiento establecido.

14 hrs.

1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las particularidades que éstos presentan.

14 hrs.

1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, según especificaciones.

15 hrs.

2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de sus reglas de elaboración.

7 Hrs.

2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información requerida por la empresa.

6 hrs.

2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los procedimientos que se utilicen en la empresa.

8 hrs.

2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización de los archivos.

8 Hrs.

Unidad de Aprendizaje

Módulo

2. Control de documentación.

29 hrs.

CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN

72 HRS.

1. Manejo de documentación.

43 Hrs.


MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno manejará la documentación de una oficina mediante la identificación de los tipos de información que se genera, de acuerdo con los procedimientos establecidos para su óptimo funcionamiento administrativo.


Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

Resultados

De Aprendizaje

1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el procedimiento establecido.

14 hrs.

1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las particularidades que éstos presentan.

14 hrs.

1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, según especificaciones.

15 hrs.


Módulo


29 hrs.

CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN

72 HRS.


43 Hrs.


CONTROL DE DOCUMENTACIÓN SUMARIO

Conceptos Importancia Clasificación Procedimientos de recepción o entrada

de documentación Procedimiento de turno de

documentación Procedimiento de despacho o salida de

documentación Codificación Sistemas de codificación Tipos de codificación Reglas para codificar

RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1. Obtener información necesaria para

el cliente de acuerdo con el procedimiento establecido.

1.1.1 Conceptos. Evidentemente el mundo moderno requiere de mayor precisión, con el manejo de archivos en computadora o archivos físicos, es vital mantener el orden, por ello es necesario conocer el orden de importancia de los diversos documentos que se manejan dentro de una oficina y aprender a archivarlos adecuadamente, a continuación se presentan algunos conceptos. • Documento Es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. La información contenida en un

documento puede ser producida por personas o máquinas. Los documentos pueden ser de diferentes categorías y estar en diferentes medios. Para contextualizar:


Competencia de información Consultar información

bibliográfica y en páginas Web de Internet.

- El Alumno Realizará una investigación en Internet para determinar los siguiente: • Antecedentes históricos del uso de la

documentación. • Antecedentes en México.

• Documentación Es la recolección de documentos para su uso y toma de decisiones posteriores. • Administración de Documentos Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación contemporánea, localización, protección, control, uso y disposición o conservación permanente. Las responsabilidades relativas de la administración de documentos y bases de datos no


corresponden a una sola persona dentro de la empresa o negocio. Estas responsabilidades competen a todos los que manejan de alguna forma los documentos comerciales. • Comunicación Es el proceso esencial en las relaciones interpersonales y comerciales. Sin la comunicación no existiría la familia ni ninguna institución social, económica, política o religiosa. La comunicación sirve a las instituciones para poder lograr sus propósitos. El proceso de la comunicación permite a los individuos intercambiar mensajes, actitudes, sentimientos. Los mensajes que se intercambian contienen ideas. • Información Es un recurso vital para las empresas. Está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos organizados de cierta forma. Se dice que es la materia prima que se procesa en las oficinas y es esencial para que un negocio o institución pueda funcionar. Es vital para que la gerencia pueda llevar acabo funciones básicas como planificar, dirigir, organizar y controlar. Para realizar estas funciones es necesario poder contar con información veraz del pasado, presente y futuro. • Correspondencia Es cualquier documentación escrita que no está destinada a ser colocada en una tarjeta o formato para archivo, y se refiere al conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorádums y mensajes que se reciben o se envían por medios electrónicos o papel. 1.1.2. Importancia

Todo documento que se maneja en la oficina es importante, sin embargo algunos de estos documentos tienen importancia legal o judicial, algunos documentos obligan y otros conceden derechos, por tal razón deben mantenerse bajo un resguardo especial, según dicha importancia. • Legal Los documentos también sirven como evidencia y protección en procesos legales ante los tribunales o en la reclamación de ciertos derechos. • Económica Para cualquier persona la pérdida de ciertos documentos puede significar contratiempos y molestias. Sin embargo, la pérdida de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa. • Social Es importante que la información esté a la vista y completa, para que se pueda aprovechar al menor costo posible y a tiempo para las personas que necesitan tomar decisiones. • Administrativa Muchas instituciones privadas y gubernamentales han tenido problemas al preparar una cronología o trayectoria, pues no conservan documentos históricos, sin embargo otras empresas, concientes de la importancia de documentos, los conservan celosamente. Para contextualizar:


Trabajo en equipo

Competencia analítica Utilizar razonamientos deductivo e

inductivo en el análisis de problemas.

- El Alumno Realizará en equipo un cuadro comparativo entre los diferentes tipos de información en las que destaca: • Legal • Económica. • Social. • Administrativa

1.1.3. Clasificación Ya se ha mencionado que los documentos conceden derechos u obligaciones y que es importante mantenerlos en lugares seguros, es importante mencionar que también existen documentos que se manejan interna y externamente y desde luego cada uno tiene un tratamiento especial como se menciona a continuación. • Interna La documentación interna se genera en la propia empresa y fluye por toda la organización. Como ejemplos de documentación interna tenemos: 1. Oficios 2. Cartas 3. Memorándum 4. Circulares 5. Pólizas 6. Cheques

7. Facturas Esta información también se maneja como correspondencia interna porque se realiza u origina en la propia empresa y circula entre dichas áreas organizacionales y también externamente. Incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa; como memorándum, informes, circulares, oficios, etc. • Externa Correspondencia recibida, es la llegada de documentos de empresas externas, como oficios, telegramas, solicitudes, etc. La correspondencia o documentación externa, es la que se genera en otras empresas. • Mixta El sistema de clasificación mixto, comprende la documentación tanto interna como externa, la cual ya se explicó en los puntos que anteceden. En este sistema se controlan documentos básicamente como van recibiéndose y/o remitiéndose; por lo que la variable importante es la fecha de entrada o de salida de dicha documentación. • Legal Es necesario conservar los documentos para cumplir con requisitos jurídicos que den testimonio de prueba o comprobación. − Contratos

Son las obligaciones que tiene una persona con otra; siempre que exista un contrato o simplemente la palabra, para que un contrato se considere legal debe cumplir con los requisitos que marca la


Ley general de títulos y operaciones de crédito o en su caso el código civil de cada entidad federativa. − Títulos de crédito

Documentos de crédito. A quien se le va a garantizar el crédito, por qué cantidad y por cuánto tiempo, también se consideran títulos de crédito a las acciones emitidas por una sociedad, estas acciones conceden derechos y obligaciones para con la sociedad emisora. • Mercantil La documentación mercantil, es aquella que se genera por las actividades u operaciones comerciales entre las empresas, básicamente por la compra-venta de insumos, para la fabricación, operación o comercialización de una empresa. A continuación se describe algunos documentos de carácter mercantil. − Facturas

Documento mercantil que ampara la compra de un producto. Garantiza la propiedad, contablemente justifica el pago realizado, fiscalmente concede la oportunidad de depreciar un artículo o deducir algunos importes. − Recibos

Documento que se expide cuando se recibe algo, avala una operación realizada. Para contextualizar:


Competencia tecnológica

Identificar las innovaciones tecnológicas que ayudan al mejoramiento de los procesos dentro de un área determinada.

- El Alumno Realizará una investigación en la cual determinará las herramientas tecnológicas que durante el paso del tiempo han ayudado a la elaboración de la documentación. • Entregará un informe acerca de esta

actividad.

RESULTADO DE APRENDIZAJE: 1.2. Utilizar formas de registro de

documentos de acuerdo con las particularidades que éstas presenten.

1.2.1. Procedimientos de recepción

o entrada de documentación Todo documento que se recibe o se expide, debe ser registrado debidamente, ello permitirá darle un seguimiento o una respuesta, como a continuación se detalla. • Verificar Consiste en corroborar si en la entrega de los documentos coincide con lo que se asienta en el acuse de recibo. • Sellar Colocar la fecha y hora de recibo para el propósito de control interno. • Registrar El procedimiento de recepción o entrada de documentación inicia con su registro.


Dicho registro puede denominarse control de recepción de documentos, el cual contiene los siguientes elementos, entre otros: fecha de recepción, número de documento, número de clasificación interna, remitente y asunto. • Acuse de recibo Es el documento que respalda o comprueba la recepción de la correspondencia. Indica que el documento es recibido por el destinatario. El acuse de recibo puede ser otro documento que contiene la siguiente información, entre otras: 1. Acuse de recibo. 2. Fecha y hora de recepción. 3. Número de documento recibido. 4. Destinatario. 5. Asunto. 6. Área que recibe el documento. 7. Firma de quien recibe el documento y

sello. Únicamente, basta colocar el sello en la copia del destinatario del área que recibe, el sello indica: 1. Área que recibe. 2. Fecha y hora. 3. Leyenda de recibo • Clasificar La clasificación se hará de acuerdo al sistema que tenga establecido la empresa, y puede ser: 1. Alfabético. 2. Numérico. 3. Alfa-numérico.

Implica registrar la información que la empresa recibe, posteriormente el documento se ubica en un expediente o lugar previamente establecido. • Turnar y distribuir copias Se distribuyen copias sólo al personal y áreas que lo indique el documento. El proceso de turnar y distribuir copias, puede utilizar el siguiente formato:

Distribución de Copias

• Seguimiento El seguimiento del procedimiento de entrada o recepción de documentación, consiste en verificar el estado que guarda un documento, es decir, saber cuál es la situación o momento en que se encuentra un asunto determinado. Normalmente las situaciones o estado que guarda un documento de acuerdo al seguimiento pueden ser entre otros los siguientes: a) Turnado. b) Contestado. c) Pendiente. d) En proceso de... e) Finiquitado. f) Archivado. • Archivar Procedimiento por el cual se clasifican, ordenan y almacenan los documentos, de


tal manera que puedan ser localizados fácilmente cuando se necesiten. Para contextualizar:

Observación

Competencia lógica Inferir posibles resultados

esperados en una serie de eventos.- El Alumno

Visitará alguna empresa de su localidad para constatar como se lleva acabo el proceso de recepción y turno de documentación. • Entregará un reporte escrito acerca

de la actividad.

1.2.2. Procedimiento de turno de

documentación. Es un registro de documentación que permite informar, encomendar o dar respuesta o seguimiento a la correspondencia o documentación que llega o se recibe. Este procedimiento se realiza en forma interna para el control de la oficina o empresa. • Registro de datos Consiste en anotar en un formato o libreta de correspondencia los datos más sobresalientes del documento que se recibió.

Es la verificación de quién o de quiénes se reciben o se envía la documentación, con la finalidad de llevar un orden o un registro de cada documento.

− Destinatario

Persona a la que se le dirige un documento, ya sea un expediente, carta e informe entre otros. − Área funcional

Área de la empresa que manda el documento. − Fecha de turno

Fecha del envío del documento. − Instrucciones de atención

Es la orden que se envía al departamento para que sea cumplida una instrucción al departamento, dependencia, área, sección o persona a quien se dirige el documento, archivo, carta, expediente e informe, entre otros − - Fecha límite de atención

Es el plazo final, en que debe darse una respuesta a determinados documentos. • Seguimiento de atención Es la verificación, certificación o respuesta que deberá dársele a un documento.


• Fecha de descargo Es el registro de la fecha en que fue entregado o recibido un documento. • Finiquito de asuntos Fecha en que se concluye un asunto y que puede archivarse sólo para dar algunas referencias, es decir el caso se da por cerrado. Para contextualizar:

Trabajo en equipo

Competencia científico-teórica Aplicar correctamente la lengua

española para la solución de problemas o entablar una conversación que ayude a visualizar mejor situaciones especificas.

- El Alumno Dramatizarán en equipo el tema Procedimiento de turno de documentación aplicando cada una de las actividades de ésta.

1.2.3. Procedimiento de despacho o

salida de documentación Este consiste en registrar fechas de salida de documentos oficiales que tienen que ver con el giro, o personas relacionadas con la empresa, para ello es necesario: • Registro El registro de la documentación de despacho o salida, tiene por objeto anotar en el control de documentación que lleve la oficina, todos los elementos necesarios

para la identificación y control de dicha documentación. Los datos principales que se registran son entre otros, los siguientes: fecha del documento o del tipo de correspondencia que se trate, número del documento, área a donde se turna, a quién se turna, síntesis del asunto, dirección, etc. • Síntesis del asunto Es una breve explicación del asunto o los asuntos que motivaron al envío de documento o documentos. La síntesis del contenido del asunto se registra o anota normalmente al margen superior derecho del documento; y consta de breves líneas que refleja el contenido de dicho documento. • Destinatario Persona a quien va dirigido y recibe el documento. • Archivar Se archivará de acuerdo al sistema establecido por la empresa y puede ser: a) Alfabético. b) Numérico. c) Geográfico. d) Cronológico. e) Por asunto. Se pueden utilizar carpetas especiales, en colores, bandejas de salida u otros medios para colocar el material que está listo para los archivos, el personal a cargo de recoger los documentos a archivar, pasa una o dos veces al día y recoge todo lo que está en carpetas o bandejas rotuladas, archivo para llevarlo al archivo central.


Para contextualizar:

Repetición del ejercicio

Competencia emprendedora Incorporar técnicas nuevas para el

control administrativo de documentos.

- El Alumno Repetirán el ejercicio anterior anexándole lo siguiente: • El procedimiento de despacho o

salida de documentación • Seguimiento El seguimiento de la documentación tiene por objeto llevar el control de los asuntos recibidos o turnados por alguna área organizacional, para que en un momento dado el asistente directivo tenga conocimiento de los siguientes puntos al respecto: 1. Asuntos terminados. 2. Asuntos en pendiente o en proceso. 3. Asuntos archivados. Para el seguimiento de la documentación se puede utilizar el siguiente formato:

RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.3. Utilizar los sistemas de codificación

para el registro de los documentos según especificaciones.

1.3.1 Codificación Consiste en dar números, letras o ambos, a los distintos documentos o archivos que existen, esto permite un manejo rápido y adecuado de ellos. • Definición Es el proceso de dar el orden lógico en el que se deben colocar las palabras, números o símbolos que forman parte del nombre de un individuo, firma comercial, organización, institución o agencias gubernamentales. • Objetivos El objetivo de la codificación, es asignar la forma de registrar o codificar nombres de individuos, nombres de firmas comerciales, nombres de organizaciones e instituciones y nombres de agencias gubernamentales, para su rápida localización y control. • Uso Existen dos formas de uso:


Manual: es utilizado en forma mecanizada logrando identificar su uso. Sistematizado: se puede llevar en forma electrónica, logrando una eficiencia en cuanto a rapidez. • Ventajas Las ventajas de la codificación de la documentación entre otras son las siguientes: Se identifica rápidamente la documentación de acuerdo al sistema de archivo que lleva la empresa. Se organiza con mayor precisión la documentación. Se facilita la localización de la documentación. • Desventajas Se requiere personal con conocimientos técnicos sobre la materia. Existe poco personal capacitado al respecto. En ocasiones resulta costoso para la empresa, cuando no tiene un sistema de archivo establecido. Para contextualizar:



bibliográfica y en páginas Web de

Internet. - El Alumno Investigará los antecedentes que tienen los códices en las diferentes culturas del mundo. • Realizará un reporte escrito acerca

del tema codificación. 1.3.2. Sistemas de codificación. Procedimientos que permiten ordenar, identificar y seleccionar con mayor facilidad documentos o archivos de una empresa, lo cual permite unificar el registro, originando un control en toda la empresa u oficina, dicha codificación es conocida por las personas involucradas en esa área, facilita el manejo y permite que las personas clasifiquen y encuentren todo documento, archivo o expediente, sin mayor problema. Diferenciar entre sistema manual y automatizado. • Manuales Los sistemas de codificación manuales, son aquellos que asignan claves alfabéticas, numéricas o alfanuméricas en forma manual a los documentos enviados o recibidos. − Definición

Es un procedimiento para facilitar y unificar la identificación y localización de documentos. − Objetivo

El objetivo principal es ordenar la información de la empresa o del área en la cual se van a difundir.


− Características

Se utiliza principalmente para codificar nombres de personas, empresas, instituciones, etc. Las principales características de la codificación, son, entre otras, las siguientes: a) Permite la organización de la

documentación. b) Facilita la localización. c) Flexibilidad al insertar o agregar nuevos documentos. • Automatizados La tecnología, facilita la codificación, y permite llevar un orden cronológico de la información, dando como resultado ahorro de tiempo y precisión en la información, siempre y cuando el factor humano se encuentre debidamente capacitado para el uso de la misma. − Definición.

En los sistemas de codificación automatizada la asignación de claves alfanuméricas se realiza electrónicamente. − Objetivos.

Actualizar, reorganizar y localizar datos en diferente orden. También pueden ser consideradas en los sistemas manuales, la diferencia es que la información se identifica y localiza muy rápidamente. Para contextualizar:

Trabajo en equipo

Competencia de información Buscar fuentes directas de

información. - El Alumno Realizará un listado acerca de los diferentes sistemas de codificación y cuales son los más usados dentro de las empresas mexicanas.

1.3.3. Tipos de codificación Existen diversas formas para la codificación de la información, entre las cuales se encuentran: • Alfabeto Se refiere al proceso de ordenar los documentos en estricto orden alfabético, según se codifican. • Unidad de archivo Es cada parte del nombre del individuo firma o institución que se usa para su codificación. Al archivar cada palabra, cada inicial, cada abreviatura, cada letra separada, constituye una unidad distinta de archivo.

• Unidad clave Es la primera unidad que se considera al codificar el nombre de un individuo, firma o institución. Por ejemplo:


01. A1 (Oficios del departamento de 1a. 2a. Personal) Claves: 01 = Oficios A1 = Departamento de Compras • Unidad de identificación Es el lugar donde se registran los nombres de individuos o empresas, instituciones, etc. • Campos de caracteres o de texto Se utiliza para información de caracteres, tales como letras, símbolos, espacios en blanco y números. • Campo numérico Se utiliza para escribir números enteros con los cuales se tiene en mente hacer algún cálculo. • Campo decimal Se utiliza para escribir números decimales con los cuales se tiene en mente hacer algún cálculo. • Campo de fechas Se utiliza para escribir fechas, generalmente en el siguiente orden: mes, día y año, con dos dígitos para cada uno. • Campo lógico Este tipo de campo es de una sola letra. Se utiliza para contestar sí o no.

• Campo memo Se utiliza para anotar información descriptiva o narrativa particular a cada récord. Este campo tiene capacidad para contener un gran número de caracteres. Para contextualizar:

Trabajo en equipo



- El Alumno Realizarán en equipo un catálogo con las diferentes tipos de codificación utilizando los siguientes campos: • Alfabeto • Unidad de archivo • Unidad clave • Unidad de identificación • Campos de caracteres o de texto • Campo numérico • Campo decimal • Campo de fechas • Campo lógico • Campo memo

1.3.4. Reglas para codificar Las reglas para codificar, las determina cada empresa o institución, depende mucho del tamaño de éstas y del tipo de control que deseen llevar dentro de las mismas. • Personas Esta regla es una guía general respecto a cómo se deben codificar y ordenar los


nombres de los individuos. Estas reglas se deben publicar en el manual de procedimientos para el sistema de administración de documentos de la empresa. Para clasificar bien los documentos es necesario conocer y aplicar correctamente las reglas para la codificación y conocer bien el abecedario. Al codificar los nombres de los individuos es necesario invertirlos. Al invertir los nombres, se escribe en primer lugar el apellido o apellidos seguido del nombre, segundo nombre o inicial. • Firmas comerciales Los nombres de las firmas comerciales, las instituciones y las sociedades se codifican según aparecen escritos. Para determinar el nombre oficial completo se puede usar como referencia el membrete o nombre que aparece impreso en diferentes documentos. Ejemplo: Secretaría de Educación Pública. (SEP). • Instituciones Al igual que los títulos personales tales como Sr., Sra. y títulos profesionales o académicos, se consideran unidad de archivo cuando se incluyen en el nombre

de una institución o firma comercial y se considera tal como aparecen escritos. • Agencias gubernamentales Al codificar y alfabetizar los nombres de las agencias gubernamentales es necesario tener conocimiento de la estructura del gobierno y poder distinguir entre la estructura del gobierno nacional, la del gobierno estatal y las estructuras municipales. Para contextualizar:




- El Alumno Realizará una investigación en Internet acerca de las reglas para codificar: • Personas • Firmas comerciales • Instituciones • Agencias gubernamentales


PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 1 Nombre de la práctica: Clasificación de documentos. Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno clasificará la documentación

que se utiliza en una unidad organizacional, de acuerdo con su tipo y finalidad, para el control de documentos.

Escenario Aula Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Fotocopias de

formatos: − Aviso de apertura

de un establecimiento comercial.

− Aviso de apertura al Instituto de Estadística, Geografía e Informática (INEGI).

− Carta poder.

• Máquina de escribir. • Computadora. • Impresora.


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

− Contrarrecibo. − Factura. − Portada de fax. − Giro postal − Giro telegráfico. − Letra de cambio. − Nota de

remisión. − Pagaré. − Telegrama. − Vale.

• Fotocopias de documentos requisitados: − Anuncio de

calidad mercantil.

− Aviso de inscripción al Seguro Social.

− Balance general. − Carta comercial. − Circular. − Contrato de

arrendamiento. − Contrato

individual de trabajo.

− Cheque. − Hojas Blancas.


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

− Colores. − Documentación

diversa. − Declaración

anual de impuestos al ingreso de las personas físicas.

− Declaración anual de impuesto al ingreso de las personas morales.

− Giro bancario. − Memorándum. − Orden de

compra. − Pedido de

material, mercancía.

− Solicitud de licencia sanitaria.

− Nacional de Comercio.

− Solicitud de (AFORE).


Procedimiento Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Evitar la duplicidad de documentos. • Evitar la duplicidad de información.

1 Concentrar en el cuadro “Concentración de Documentos” que se presenta en el anexo

1, la información que se solicita de cada documento en el apartado correspondiente, como se muestra en la figura 1.

2 Requisitar una carta poder. 3 Requisitar un contrarrecibo. 4 Requisitar un cheque. 5 Requisitar una portada de fax. 6 Registrar un giro postal. 7 Requisitar un giro telegráfico. 8 Requisitar una letra de cambio. 9 Requisitar una nota de remisión. 10 Requisitar un pagaré. 11 Requisitar un telegrama. 12 Requisitar un vale. 13 Elaborar un reporte de la práctica que incluya:

• Descripción de la importancia de los documentos. • Documentos requisitados. • Observaciones. • Conclusiones.

Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner.

Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso.


Lista de cotejo de la práctica número 1:

Clasificación de documentos

Nombre del alumno: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño.

Instrucciones:

Desarrollo Si No No aplica

Aplicar las medidas de seguridad e higiene

• Evitar la duplicidad de documentos.

• Evitar la duplicidad de información.

1. Concentró en el anexo 1, la información solicitada en cada documento, de acuerdo con la figura 1 del procedimiento establecido.

2. Requisitó una carta poder.

3. Requisitó un contrarrecibo.

4. Requisitó un cheque.

5. Requisitó una portada de fax.

6. Registró un giro postal.

7. Requisitó un giro telegráfico.

8. Requisitó una letra de cambio.

9. Requisitó una nota de remisión.

10. Requisitó un pagaré.

11. Requisitó un telegrama.


12. Requisitó un vale.

13. Elaboró un reporte de la práctica que consideró:

• Descripción de la importancia de los documentos.

• Documentos requisitados

• Observaciones.

• Conclusiones

Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner.

Colocó desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso.

Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 2 Nombre de la práctica: Recepción, turno y despacho de documentos Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia

que se emplea en la unidad organizacional, mediante el registro de documentos para su control y distribución, de acuerdo con sus características e instrucciones del directivo.

Escenario Aula. Duración 10 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Correspondencia

diversa (20 a 25 documentos).

• Hojas tabulares. • Hojas blancas

tamaño carta. • Sellos. • Charolas. • Gavetas.

• Fotocopiadora


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene • Evitar la duplicidad de documentos. • Evitar la duplicidad de información.

1 Recepción de correspondencia. • Recibir correspondencia. • Sellar copia de constancia de recibo. • Firmar. • Anotar fecha y hora.

2 Registro de correspondencia (anexo 2). • Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:

− Número progresivo de entrada en el registro. − Número del documento. − Síntesis del asunto. − Remitente. − Procedencia. − Anexos. − Observaciones.

• Llenar el registro de la información proporcionada. 3 Atención de correspondencia interna.

• Acordar con el superior inmediato. • Anotar acuerdos. • Acatar instrucciones. • Elaborar oficio o carta de respuesta. • Recabar firma del superior inmediato en el documento original. • Rubricar copias. • Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención

del superior inmediato. • Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite

para su despacho. • Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias). • Archivar copia en la gaveta correspondiente.


Procedimiento 4 Distribución interna (anexo 3).

• Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se muestra en la figura tres que incluya: − Número progresivo de registro. − Número de la carta u oficio. − Síntesis del asunto. − Destinatario. − Domicilio del destinatario.

• Anexos. − Observaciones.

• Llenar el formato con la documentación proporcionada. • Turnar correspondencia. • Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la

correspondencia. • Archivar copia de recibido.

5 Distribución externa. • Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a

la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia. • Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. • Archivar copia del registro de salida de correspondencia.

6 Seguimiento (anexo 4). • Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se

muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información: − Número progresivo de registro. − Número de oficio. − Fecha de turno del asunto. − Unidad organizacional que recibe el oficio. − Instrucciones del inmediato superior.

• Identificar los asuntos pendientes de respuesta. • Elaborar informe de asuntos pendientes.


Procedimiento

• Informar a su inmediato superior. • Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención

del superior inmediato. • Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite

para su despacho. • Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias). • Archivar copia en la gaveta correspondiente.

7 Distribución interna (anexo 3). • Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,

como se muestra en la figura tres que incluya: − Número progresivo de registro. − Número de la carta u oficio. − Síntesis del asunto. − Destinatario. − Domicilio del destinatario.

• Anexos. 8 Elaborar un reporte de la práctica que considere:

• Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de correspondencia.

• Registros de control de correspondencia. • Observaciones. • Conclusiones. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner.




Recepción, turno y despacho de documentos.

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Si No No

aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene



1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el procedimiento indicado.

2. Selló la copia del documento como constancia de recibido.

3. Firmó el original y la copia del documento.

4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.

5. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.

• Diseñó un formato de registro como el ejemplo del anexo 2, considerando:

− Número progresivo de entrada en el registro

− Número del documento

− Síntesis del asunto

− Remitente

− Procedencia


Desarrollo Si No No

aplica − Anexos

− Observaciones

• Llenó el registro con la información proporcionada.

6. Atendió la correspondencia interna.

• Acordó con el superior inmediato cada documento para recibir indicaciones de atención.

• Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.

• Acató las instrucciones del directivo en tiempo y forma.

• Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo con las instrucciones del directivo.

• Recabó la firma del superior inmediato en el documento original elaborado.

7. Distribuyó la información interna (anexo 3)

• Diseñó un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, de acuerdo con lo indicado en el anexo 3, considerando:

− Número progresivo de registro.

− Número de la carta u oficio.

− Síntesis del asunto.

− Destinatario.

− Domicilio del destinatario.

− Anexos.

− Observaciones

• Llenó el formato con la documentación proporcionada.

• Turnó la correspondencia.


Desarrollo Si No No

aplica • Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la

que se turnó la correspondencia.

• Archivó el acuse de recibido.



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Codificación de documentos Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno codificará la

documentación que se emplea en la unidad organizacional, mediante la aplicación de las reglas establecidas para el control, localización y préstamo de documentos.


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Listado en desorden

con las reglas de codificación: − Nombres de

personas. − Firmas

comerciales. − Instituciones y

agencias gubernamentales.

• Hojas blancas. • Tarjetas blancas de

3 x 5 pulgadas.

• • Máquina de escribir. • Computadora. • Impresora. • Tarjetero.

• Juego Geométrico


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Evitar la duplicidad de documentos. • Evitar la duplicidad de información.

1. Registrar nombres en la primera columna del anexo 5.

2. Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas:

• Orden alfabético por unidades. • Apellidos y nombres compuestos. • Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios. • Nombre legal de la mujer casada. • Individuos con nombres idénticos (homónimos). • Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e

instituciones. • Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales. • Símbolos y signos de puntuación. • Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras

compuestas. • Agencias gubernamentales.

3. Anotar la codificación en el documento.

4. Registrar la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.

5. Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas

5 y 6, del anexo 5.

6. Registrar dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.

7. Codificar los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el

cuadro de la figura 5.

8. Ordenar las tarjetas alfabéticamente.


Procedimiento 9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:

• Manejo de las reglas de codificación. • Codificación de documentos. • Elaboración de tarjetas con la codificación. • Organización del tarjetero.

10. Elaboración individual de reporte de la práctica que incluya:

• Importancia de la codificación. • Cuadro de nombres codificados. • Conclusiones Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner.




Codificación de documentos.



Desarrollo Si No No

aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene



1. Registró los nombres en la primera columna del anexo5.

2. Codificó los nombres de acuerdo con las siguientes reglas:

• Orden alfabético por unidades.

• Apellidos y nombres compuestos.

• Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios.

• Nombre legal de la mujer casada.

• Individuos con nombres idénticos (homónimos).

• Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e instituciones.

• Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales.


Desarrollo Si No No

aplica • Símbolos y signos de puntuación.

• Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras compuestas.

• Agencias gubernamentales.

3. Anotó la codificación en el documento.

4. Registró la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.

5. Registró las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran, en las columnas 5 y 6, del anexo 5.

6. Registró la dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.

7. Codificó los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el anexo 5.

8. Ordenó las tarjetas alfabéticamente.

9. Archivó las tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:

• Manejo de las reglas de codificación.

• Codificación de documentos.

• Elaboración de tarjetas con la codificación.

• Organización del tarjetero.

10. Elaboró el reporte de la práctica considerando:

• Importancia de la codificación.

• Cuadro de nombres codificados.




Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


RESUMEN

El control Administrativo dentro de cualquier empresa o institución es básico, considerando que es el medio por el cual la información circula. Dicha información es vital en cualquier nivel, ya que de ella dependen muchas decisiones importantes para la empresa, el manejo de la documentación la debe realizar el profesional o la profesional, que de antemano sepa la importancia de los documentos, pero que, además, sepa clasificar, enviar, recibir, codificar y archivar, entre otras cosas, dicha documentación, también es necesario que existan manuales dentro de la organización, ya que ello permite que todos los empleados conozcan las políticas, normas y objetivos que tiene la empresa para la cual se labora, lo anterior permite unificar criterio y controlar la información tanto interna como externa dentro de la entidad. Cabe señalar que todo documento que se encuentra en la empresa otorga derechos y también genera obligaciones, ya sea en forma interna o externa.

Entre los diversos documentos que se generan dentro de una institución, dependencia o empresa se encuentran: recibos, expedientes, memorándums, oficios, contratos y títulos de crédito. Algunos documentos deben cumplir con ciertas formalidades para que sean válidos, otros en cambio solo generan informes. Todo documento recibido debe seguir un trámite, ya sea par informar y archivar directamente, o bien debe darse una respuesta o esperar una respuesta para poder tomar una decisión. Para facilitar el manejo de dichos documentos es necesario codificarlos y clasificarlos, esto permite una localización rápida y eficiente. Para dicha codificación existen métodos manuales y automatizados y existen diferentes tipos de codificación, entre los que se encuentran por alfabeto, numéricos o mixtos, el tipo de codificación lo determina cada empresa y habrá que adaptarse a las necesidades de la misma.


AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. Explique qué es un documento.

2. Explique en qué consiste la administración de documentos.

3. Explique qué es o en qué consiste la comunicación.

4. Explique en qué consiste la información.

5. ¿Cómo se define el concepto de correspondencia?

6. ¿Por su importancia, cómo se clasifican los documentos?

7. ¿De acuerdo con su información, los documentos pueden ser?

8. ¿Cuál es el procedimiento de recepción o entrada de documentación?

9. ¿Qué procedimiento debe seguir para turnar la documentación?

10. Mencione el procedimiento de despacho o salida de documentación.

11. ¿Cuál es la característica principal de los sistemas de codificación manual y

los sistemas de codificación automatizados?

12. ¿Cuáles son las diversas formas para codificar?


CONTROL DE DOCUMENTACIÓN

Al finalizar la unidad, el alumno controlará la documentación, mediante la aplicación de técnicas establecidas y el uso de diversos sistemas de control, para hacer más eficiente la gestión administrativa de la oficina.


MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE

Resultados

De Aprendizaje

2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de sus reglas de elaboración.

7 Hrs.

2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información requerida por la empresa.

6 hrs.

2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los procedimientos que se utilicen en la empresa.

8 hrs.

2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización de los archivos.

8 Hrs.


Módulo


29 hrs.

CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN

72 HRS.


43 Hrs.


SUMARIO

Tipos de documentación y sus características

Equipos y materiales de control Tipos de correspondencia Control de correspondencia Medios de conservación Unidades administrativas responsables

del control de la documentación Sistemas de cargo Control de archivos electrónicos Protección de documentos

RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.1. Verificar el control de calidad de los

documentos por medio del uso de sus reglas de elaboración.

2.1.1. Tipos de documentación

y sus características • Legal La documentación legal es aquella que contiene información normativa emanada por dependencias gubernamentales u otras instancias, de acuerdo a las leyes, reglamentos, circulares vigentes, etc., de acuerdo a los diferentes sectores. Es necesario conservar los documentos para cumplir con requisitos de diferentes leyes o reglamentos. Existe documentación o diferentes documentos que tienen contenido eminentemente de carácter legal: entre otros son los siguientes: Contratos, títulos de crédito, facturas, recibos, contrarecibos, etc. A continuación se describe brevemente cada uno de estos documentos.

− Contratos Son los documentos de carácter legal donde se estipulan derechos y obligaciones contractuales entre las partes que lo celebran. A través de un contrato se estipulan las obligaciones que tiene una persona física o moral para con otra. Para contextualizar:




- El Alumno Realizará una investigación acerca de los tipos de documentación que existen y de sus características. Realizará un informe acerca del tema.

Un contrato también contiene cláusulas sobre las cuales se regirá el contrato. Como ejemplos de contrato, se tienen los siguientes: Contrato de arrendamiento. Contrato de compra venta. Contrato hipotecario.

− - Títulos de crédito

Los títulos de crédito son documentos que también tienen características eminentemente legales, y están regidos por la Ley General de Títulos de Crédito. Entre los títulos de crédito más usuales tenemos los siguientes:


Cheques. Pagarés. Letras de cambio.

Los documentos mencionados se utilizan para la realización de las operaciones o transacciones comerciales que realiza la empresa, a crédito y al contado. • Mercantil La documentación mercantil es aquella que se utiliza para documentar las operaciones comerciales, a crédito y al contado, por la compra o venta de productos y/o servicios de la empresa. Dentro de la documentación mercantil más usual, entre otras, son las siguientes: Facturas, recibos, contrarecibos, etc. A continuación se describe de manera general cada una de esta documentación. − Facturas

La factura es un documento mercantil que ampara y garantiza la propiedad que se especifica en ella. Los elementos o información que contiene una factura, son los siguientes, entre otros: Nombre del proveedor Registro federal de causantes. Fecha. Número de factura. Descripción del artículo o producto. Monto o importe. Dirección. Sello. Otros requisitos legales y

administrativos.

− Recibos Un recibo es también un documento de carácter mercantil que se utiliza en las transacciones comerciales de la empresa. Puede amparar la recepción de una cantidad de dinero, o de algún otro concepto. En ocasiones, funciona de manera provisional y que posteriormente se formaliza con el documento mercantil definitivo, como puede ser una factura. Los elementos o información que contiene un recibo, entre otros los siguientes: Fecha Cantidad que ampara el recibo en

número y letra. Descripción o concepto Firma de quién recibe Sello Otros requisitos legales y

administrativos − - Contra recibos

Es el documento mercantil que ampara provisionalmente la documentación o el valor de otro documento, como puede ser el pago de una factura que se ha recibido para su trámite de pago. Contiene los siguientes datos o información: Fecha de expedición Concepto Descripción Fecha de pago Sello Otros requisitos legales y

administrativos


− Nota de remisión Es un comprobante mercantil para el comprador o consumidor que ampara la compra venta de un producto o servicio y que puede ser provisional, a reserva de expedirse la factura correspondiente. Contiene la información siguiente, entre otra: Fecha Número de remisión Descripción Monto o cantidad Sello Otros requisitos legales y

administrativos • Contable – financiera La situación Contable – financiera, de una empresa o institución, es fundamental, ya que de ésta se toman decisiones de carácter financiero o económico que afectan a la empresa o dependencia en su conjunto. − Estados financieros

Los estados financieros son documentos contables que reflejan la situación económica de la empresa en un periodo de tiempo determinado. − Presupuestos

Dentro de la iniciativa privada son cantidades estimadas que dicha empresa debe gastar en un determinado tiempo o periodo, permitiéndole planear los gastos para medir lo realizado contra lo presupuestado y tener un análisis comparativo para dar soluciones

oportunas, por lo general este tipo de presupuestos son flexibles. Dentro de la empresa pública, los presupuestos, no son flexibles y generalmente son conocidos como presupuesto por programas, es decir, cada programa ya está etiquetado con una determinada cantidad y se miden con el número de personas beneficiadas por dicho programa. En ambos casos se debe dar seguimiento, para gastar sólo en lo que se presupueste y no realizar gastos innecesarios. • Organizacional Cualquier empresa debe iniciar operaciones con una administración previamente establecida, para ello se cuenta con: − Manual de organización

El manual de organización es el documento técnico de la empresa que refleja la estructura orgánica de la misma y su funcionamiento. La información que contiene un manual es la siguiente: a) Mención de ser manual de

organización. b) Introducción. c) Marco legal. d) Antecedentes de la empresa. e) Misión de la empresa. f) Objetivos generales. g) Organigrama general. h) Organigramas de cada área

organizacional. i) Funciones y actitudes de cada área

organizacional.


− Manual de procedimiento

El manual de procedimientos es el documento técnico donde se describe el cómo se llevan a cabo las funciones, actividades, tareas y operaciones de todas las áreas funcionales de la empresa; mismas que se representan gráficamente. Este manual contiene los siguientes elementos, entre otros: a) Mención de ser manual de

procedimientos. b) Introducción. c) Descripción textual detallada de cada

procedimiento. d) Descripción gráfica de cada

procedimiento. e) Recomendaciones para su manejo. f) Observaciones. • Administrativa La administración no abarca únicamente los aspectos financieros, también debe incluirse la administrativa, considerando que de ella dependen muchos objetivos que se deban cumplir en tiempo y forma de acuerdo con lo establecido. − Informes

Describen de forma detallada y ordenada los avances y resultados de los diferentes departamentos de la empresa u oficina. − Cartas

Documento por medio del cual se manda información, ya sea confidencial o pública, para cualquier departamento.

− Memorándums Comunicación escrita que se utiliza para recordar uno o más asuntos, su uso es interno. − Cotizaciones

Medio por el cual se da a conocer por escrito el precio de algún objeto o servicios que la empresa u organización ofrezca. − Solicitudes

Escrito por el cual una persona pide a otra realizar alguna actividad y lo hace por medio de una solicitud para hacerlo de una manera más formal. − Vales

Comprobante interno provisional de algo que se entregó, y se elabora para garantizar la acción de entrega que debe devolverse en una fecha determinada.



Trabajo en equipo

Competencia científico-teórica Aplicar los principios del proceso

administrativo dentro de un área específica en la empresa.

- El Alumno Realizará en equipo un catálogo acerca de los diferentes tipos de documentación.

RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.2. Emplear el equipo de oficina

necesario para manejar la información requerida por la empresa.

2.2.1. Equipos y materiales de

control • Archivadores de correspondencia. Son las gavetas que se utilizan para resguardar los documentos que utilizan en la oficina. • Gabinetes especiales para archivo Se consiguen gabinetes de archivos para guardar cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas perforadas, cintas, planos, plumas, lápiz, y otros materiales de oficina.

− Archivador de disquetes

Son cajas pequeñas que sirven para proteger los discos y tenerlos de una forma ordenada. − Tubos para mapas

Son tubos para proteger mapas, y planos, y es la forma más fácil de transportarlos. − Mapoteca horizontal

Regularmente son de plástico en los extremos y se utiliza para proteger los mapas.

2.2.2 Materiales de control. • Marbetes Se utiliza para cuando la secretaria se ve en la necesidad de enviar un paquete por medio de un mensajero. Es una tarjeta donde se colocan los datos del destinatario. Estos marbetes pueden ser también para el control de inventario de mercancías o del mobiliario y equipo de oficina existentes. • Guías Son la clave para un archivo vertical eficiente, sin ellas, los documentos no


tendrán la forma adecuada en la gaveta, también sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda de un archivo.

• Carpetas para archivo Hojas de cartulina o de fibra que sirven para guardar correspondencia en los archiveros. • Tarjeteros Es un conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenada. • Cédulas de catalogación Son muy parecidos a los tarjeteros y tienen la misma función. Para contextualizar:




- El Alumno Buscará en Internet catálogos de equipos y materiales de control, y compararán con sus compañeros la información obtenida.

RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.3. Realizar el control de la

correspondencia por medio de los procedimientos que para ello se usen en la empresa.

2.3.1. Tipos de correspondencia • Ordinaria Es aquella correspondencia que llega cotidianamente. Son características de la correspondencia ordinaria: a) Información general. b) Información de conocimiento y archivo. c) Información no urgente. d) Información que no genera

necesariamente respuesta. e) Información que no tiene seguimiento. • Urgente Es correspondencia que debe llegar de forma inmediata a su destinatario por varias razones. − Características

a) Se envía por un medio de

comunicación rápido: fax, correo electrónico y teléfono.

b) Con frecuencia se envía con un propio (personalmente).

• Confidencial


Es aquella correspondencia que sólo la debe leer el destinatario y nadie más. − Características

a) Se entrega personalmente (un propio). b) Se entrega en un sobre sellado. Para contextualizar:

Estudio individual



- El Alumno Investigará los tipos de correspondencia más usados en México.

2.3.2. Control de correspondencia • Procedimiento de recepción Se recibe toda la correspondencia y se separa por áreas o unidades administrativas, de acuerdo a la fecha. Normalmente se registra en el control de recepción de correspondencia, que contiene la siguiente información, entre otra: a) Fecha de recepción. b) Fecha del documento recibido. c) Número. d) Asunto. e) Trámite. f) Número de control de recepción.

• Procedimiento de despacho Cada determinado día se reúne toda la correspondencia de la oficina para ser enviada a la unidad administrativa indicada, la cual se registrará en el control que lleve cada empresa. En forma general el procedimiento es el siguiente: organizar la correspondencia, clasificarla, registrarla en el control correspondiente, distribuirla a las áreas correspondientes y recabar acuse de recibo. Para contextualizar:

Realización del ejercicio



- El Alumno Dramatizará el procedimiento de recepción de documentación en el salón de clases.

RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.4. Mantener el control de los

documentos por medio de la actualización de los archivos.

2.4.1. Medios de conservación Los documentos que se generan dentro de la empresa o que son recibidos deben mantenerse bajo resguardo y conservación, para lo cual es necesario


que se coloquen en fólders y estos sean resguardados en archiveros u otros medios como a continuación se detalla: • Papel La información generada y recibida debe conservarse en un lugar seco y de preferencia en los archiveros, logrando con ello salvaguardarlos.

• Cintas magnéticas Estas deben conservarse en sus respectivas cajas para evitar la pérdida o daño de las cintas que cuenta la información. • Microformas Se debe de custodiar en cajas, ya que contienen una imagen microfilmada de un documento y deben resguardarse en lugares seguros. • Videocintas Se requiere que para su conservación, se utilicen lugares oscuros y cajas selladas, evitando su deterioro. • Audiocintas.

Son datos que contienen información de cintas, mismas que debe conservarse en lugares secos y de máxima seguridad, ya que son confidenciales. • Discos flexibles. Son datos o archivos que son generados en los archiveros de discos, para guardarse información generada y deberán guardarse en un espacio especial para su mejor conservación.

• Discos duros Es el dispositivo de almacenamiento secundario de datos de mayor importancia en una computadora. La capacidad de los discos duros varía de acuerdo al tipo y modelo de computadora, existiendo en la actualidad discos duros con una capacidad de hasta 100 GB, que son los comerciales. Los de más capacidad, ya son para servidores o programas muy específicos. • Discos ópticos compactos Es similar al disco compacto que se utiliza para grabar música. La vida de un disco es de 100 años, mismos que deberán


permanecer en sus cajas plásticas, logrando con ello su conservación. Para contextualizar:


Competencia de sustentabilidad Fomentar actitudes, que

promuevan el desarrollo sustentable en la operación de la empresa.

- El Alumno Visitará una empresa de la localidad en la cual investigará acerca de los medios de conservación de la información haciendo un informe sobre la visita.

2.4.2 Unidades administrativas

responsables del control de la documentación.

Las unidades responsables del control de esta documentación se llaman archivos, y en la recepción de documentos algunas dependencias las denominan oficialía de partes, en las industrias se encuentran la recepción y son las responsables de recibir todo tipo de documentación que llegue. • Mesas Es la unidad mínima de mando de una entidad, puede contar con algunas personas a su cargo y su nivel de decisión es mínimo. • Secciones

Es la unidad de mando que le sigue a las mesas, tiene más personas a su cargo y un mayor nivel de decisión. • Oficinas Es la unidad de mando con mayor jerarquía, por lo mismo, la que tiene mayor número de personas que dependen de ella, y su nivel de decisión es muy elevado. • Oficialías de partes Es el lugar encargado de todo lo relacionado a la mensajería de la empresa, desde su envío, recepción, colocación de sello, colocación de timbre, etc. 2.4.3 Sistemas de cargo Es aquel que se establece para controlar el acceso y retiro de los documentos de los archivos y para poder responder por todos los documentos que están en los archivos o han sido prestados. • Componentes Los componentes pueden variar dependiendo de cada empresa o institución, sin embargo los más comunes son: − Formulario o tarjeta de

requisición Los documentos se pueden solicitar por teléfono, por correo interno, por mensajero o persona. La persona que solicita el récord a un empleado de los archivos debe llenar una tarjeta o formulario de solicitud, este formulario


debe proveer espacio para anotar el nombre de la persona que lo solicita y su firma, el departamento o la división, asunto o fecha del documento, fecha de entrega y fecha de devolución. − Formulario de salida

Los formularios substitutos o de reemplazo se colocan en el lugar de los documentos prestados, su utilidad es la siguiente: - Indican que los documentos están en uso

o prestados y que no están perdidos o mal archivados.

- Ayudan al encargado de los archivos a

rastrear los documentos prestados para asegurarse que los devuelvan a los archivos.

- Sirven como marcadores para facilitar el

volver a archivar los documentos devueltos en el sitio correspondiente.

• Sistema de seguimiento Tan pronto como se presta un documento se procede a colocar la tarjeta de solicitud en un tarjetero de seguimiento, conocido como archivo cronológico, archivo recordatorio o archivo de anotaciones. Es necesario establecer un sistema para seguir el curso de los documentos prestados y así poder mantener su control. • Procedimientos para localización

de expedientes.

En un sistema manual, el procedimiento a seguir para tratar de localizar los documentos extraviados incluye: Buscar en las bandejas del escritorio • Verificar si el documento está fuera de

orden de su carpeta. • Buscar en la carpeta anterior y

posterior a la carpeta en que debería de estar el documento.

• Buscar entre la carta anterior y posterior y debajo de las carpetas.

• Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido.

• Buscar bajo las otras unidades de archivo si el sistema es alfabético.

• Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el documento extraviado.

• Buscar bajo otras posibles combinaciones de número si el sistema es numérico. Al leer se pudo cometer un error de transposición.

• Verificar en el Zafacón. • Verificar con aquellas personas a

quienes en fecha reciente se les prestó el documento o el expediente.

• Buscar en escritorios del personal. • Buscar en escritorios de directivos. • Verificar si se transfirió a otra área o a

los archivos inactivos y mantener la calma.

2.4.4. Control de archivos

electrónicos • Protección de la información Muchas veces es imperativo el tener que prestar material conservado en un disco o permitir el acceso por medio de una red a


material archivado electrónicamente. En estos casos se deben tomar las siguientes precauciones: • Asegurarse de que el usuario sabe

como operar el sistema. Si el usuario es inexperto, es muy probable que se pueda perder información.

• Copiar en un disco flexible los

documentos que solicitan y que están archivados en el disco duro o en un disco flexible. Esto asegura que no se le hagan cambios a los documentos en los discos.

• Guías para la conservación de la

información. Los sistemas electrónicos, por ser invisibles, facilitan el archivo innecesario de documentos. Esto limita el espacio disponible para documentos importantes y vitales. Algunas guías relativas al almacenaje en archivos electrónicos son las siguientes: • Establecer un procedimiento para

determinar los documentos que tienen un valor a corto plazo y cuáles requieren que se conserven por más tiempo.

• Eliminar de forma rutinaria aquellos

documentos que no tienen una aplicación o un uso prolongado.

• Mantener un índice de todos los

documentos conservados en medios electrónicos. También se pueden mantener los índices en carpetas separadas.

• Realizar copias de resguardos de

documentos importantes, periódicamente es necesario hacer copias adicionales en otros discos de los documentos conservados en un disco duro o en sistemas de unidades centrales de procesamiento de palabras.



Competencia de sustentabilidad Fomentar actitudes, que

promuevan el desarrollo sustentable en la operación de la empresa.

- El Alumno Verificará cuáles son los mejores medios para la conservación de la información en archivos electrónicos.

2.4.5 Protección de documentos. • Medidas y sistemas de control de

acceso. - Regulado por personas. a) Sólo el personal autorizado puede

tener acceso al material archivado. b) El visitante se identifica y anota su

nombre en un registro, se le entrega una tarjeta de identificación.


c) Los visitantes no pueden circular por la empresa sin estar acompañados de un empleado autorizado.

- Mecánicos. a) Se instalan cerraduras de combinación

y llaves en los gabinetes o anaqueles de archivos o en la entrada de las oficinas de los centros de almacenajes de documentos.

b) Sólo el personal autorizado tiene llaves o conoce la combinación para tener acceso a las oficinas.

- Electrónicos a) Se utilizan sistemas computarizados

para controlar y hacer la monitoría del acceso de las áreas.

b) En unos sistemas las personas

autorizadas tienen que tener una tarjeta electrónica con tirilla magnética o llaves electrónicas para tener acceso a las áreas. El sistema registra el nombre de la persona, fecha y hora del acceso al área.

c) Hay otros sistemas de acceso activado

por la voz o por las huellas digitales del personal autorizado. El personal autorizado debe registrar su voz o sus huellas digitales, según sea el sistema. Estos sistemas también se usan para tener acceso a la información computarizada.

• Medidas de protección para

archivos electrónicos. - Copias de resguardo a) Es la medida más importante para la

protección de la información de archivos electrónicos.

b) La preparación de copias de resguardo

debe ser un procedimiento rutinario. c) La capacidad de realizar copias de

resguardo debe ser una prioridad en los componentes del sistema operativo de la computadora.

d) Se debe tener copias de resguardo del

contenido del disco duro y del archivo de los discos flexibles. Esto incluye copiar todos los archivos en el disco duro y los medios magnéticos.


- Programas (antivirus). a) Son esenciales para la protección de los

archivos electrónicos. b) Protege la información que se conserva

en el disco duro o en medios magnéticos de modo que no se pueda alterar o destruir.

c) Detecta diferentes virus que pueda

tener un disco que se inserte en la computadora e indica en su pantalla las instrucciones a seguir para limpiar o eliminar el virus del sistema. Hay que mantenerse al día en la compra e instalación de programas antivirus, pues cada día aparecen nuevos virus.

- Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. a) Protege los archivos electrónicos de su

destrucción por cambios súbitos en la corriente eléctrica, se coloca entre la toma de corriente o enchufe y el cable de energía de la computadora.

- Sistema de batería de resguardo. a) Provee energía alterna temporánea al

sistema computarizado en caso de bajas en la corriente eléctrica.

- Tecnología de la caja negra a) El sistema computarizado tiene un

depósito de seguridad con información de los usuarios autorizados a tener acceso a la red.

b) Al entrar al código de acceso se genera

automáticamente una llamada telefónica al usuario de red para verificar si realmente es él quien está solicitando el acceso a la red.



Competencia emprendedora. Incorporar técnicas nuevas para el


- El Alumno Incorporará técnicas diferentes en la protección de documentos.


PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 2 Práctica número: 4 Nombre de la práctica: Recepción y despacho de documentos. Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la

correspondencia que se emplea en la unidad organizacional, mediante el registro de documentos para su control y distribución, de acuerdo con sus características e instrucciones del directivo.



diversa (20 )

• Hojas tabulares.

• Hojas blancas tamaño carta.

• Sellos.

• Charolas.

• Gavetas.

• Fotocopiadora.


Procedimiento


1. Recibir correspondencia. 2. Sellar copia de constancia de recibo. 3. Firmar. 4. Anotar fecha y hora. Registro de correspondencia (anexo 2). 5. Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:

• Número progresivo de entrada en el registro. • Número del documento. • Síntesis del asunto. • Remitente. • Procedencia. • Anexos. • Observaciones.

6. Llenar el registro de la información proporcionada. 7. Atención de correspondencia interna. 8. Acordar con el superior inmediato. 9. Anotar acuerdos. 10. Acatar instrucciones. 11. Elaborar oficio o carta de respuesta. 12. Recabar firma del superior inmediato en el documento original. 13. Rubricar copias utilizando el facsímil. 14. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención

del superior inmediato. 15. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite

para su despacho. 16. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).


Procedimiento 17. Archivar copia en la gaveta correspondiente. Distribución interna (anexo 3). 18. Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se

muestra en la figura 3 que incluya: • Número progresivo de registro. • Número de la carta u oficio. • Síntesis del asunto. • Destinatario. • Domicilio del destinatario. • Anexos. • Observaciones.

19. Llenar el formato con la documentación proporcionada. 20. Turnar correspondencia. 21. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la correspondencia. 22. Archivar copia de recibido. Distribución externa. 23. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a la

oficina de Oficialía de Partes, en original y copia. 24. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. 25. Archivar copia del registro de salida de correspondencia. Seguimiento (anexo 4).

26. Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:

• Número progresivo de registro. • Número de oficio. • Fecha de turno del asunto


Procedimiento

• Unidad organizacional que recibe el oficio. • Instrucciones del inmediato superior.

27. Identificar los asuntos pendientes de respuesta. 28. Elaborar informe de asuntos pendientes. 29. Informar a su inmediato superior. 30. Elaborar un reporte de la práctica que considere:


• Registros de control de correspondencia. • Observaciones. Conclusiones.





Recepción y despacho de correspondencia.





Recepción de correspondencia 1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el

procedimiento indicado.

2. Selló la copia del documento como constancia de recibido.

3. Firmó el original y la copia del documento. 4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.

5. Diseñó un formato de registro como el ejemplo del anexo 2.

6. Llenó el registro con la información proporcionada. Atención de correspondencia interna.



7. Acordó con el superior inmediato cada documento para recibir indicaciones de atención.

8. Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo. 9. Acató las instrucciones del directivo en tiempo y

forma.

10. Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo con las instrucciones del directivo.

11. Recabó la firma del superior inmediato en el documento original elaborado.

12. Rubricó copias utilizando el facsímil. 13. Elaboró respuesta utilizando los modelos respectivos,

de no requerirse la atención del superior inmediato.

14. Acomodó de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite para su despacho.

15. Despachó la correspondencia (turnó y distribuyó copias).

16. Archivó copia en la gaveta correspondiente. Distribución interna (anexo 3) 17. Diseñó un formato para el registro de salida o

despacho de correspondencia, de acuerdo con lo indicado en el anexo 3, considerando:

• Número progresivo de registro. 1. Número de la carta u oficio. 2. Síntesis del asunto. 3. Destinatario. 4. Domicilio del destinatario. 5. Anexos. 6. Observaciones



18. Llenó el formato con la documentación proporcionada.

19. Turnó la correspondencia. 20. Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la

que se turnó la correspondencia.

21. Archivó el acuse de recibido. Distribución externa. 22. Envió el control de registro de salida de

correspondencia a la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia, de acuerdo con el procedimiento establecido.

23. Recabó la firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.

24. Archivó la copia del registro de salida de correspondencia.

Seguimiento (anexo 4). 25. Diseñó el control de salida de correspondencia

interna y externa, como se indica en el anexo 4, considerando la siguiente información:

• Número progresivo de registro. • Número de oficio. • Fecha de turno del asunto. • Unidad organizacional que recibe el oficio. • Instrucciones del inmediato superior.

26. Identificó los asuntos pendientes de respuesta. Desarrollo 27. Elaboró informe de asuntos pendientes. 28. Informó a su inmediato superior. 29. Elaboró un reporte de la práctica que considere:




• Registros de control de correspondencia



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 2 Práctica número: 5 Nombre de la práctica: Manejo de controles de entrada y salida de documentos. Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia

mediante la aplicación de técnicas para el préstamo, localización y seguimiento de asuntos técnico-administrativos que se utilizan en la empresa para la gestión administrativa.



diversa. • Tarjetas blancas

media carta. • Guías principales y

auxiliares. • Carpetas. • Hojas cuadriculadas. • Hojas blancas

tamaño carta. • Hoja de seguimiento

de correspondencia requisitada.

• Tarjetero. • Gavetas. • Máquina de escribir


Procedimiento


Solicitud de documentos. 1. Diseñar tarjeta o formato de solicitud incluyendo los siguientes datos:

• Nombre y firma de la persona solicitante. • Nombre de la unidad organizacional. • Asunto y fecha del documento. • Fecha de entrega y fecha de devolución.

2. Llenar cinco tarjetas o formularios como se muestra en el anexo 6, con la información proporcionada.

Salida de documentos. 3. Llenar hoja o formulario de salida, como se muestra en el anexo 7. 4. Colocar en lugar del documento prestado la hoja de salida. 5. Retirar hoja de salida a la devolución del documento prestado. Seguimiento. 6. Organizar tarjetero con doce guías principales rotuladas con los meses del año y 31

guías secundarias rotuladas con los días del mes como se muestra en el anexo 8. 7. Colocar guía del mes en curso al frente. 8. Colocar cronológicamente detrás de la guía del mes en curso, las guías que

corresponden a los días del mes. 9. Colocar tarjeta de salida detrás de la guía que corresponda a la fecha de devolución

del registro. 10. Retirar la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolución de los documentos. 11. Destruir tarjeta de solicitud. Localización de expedientes extraviados. 12. Consultar hoja de seguimiento de correspondencia.


Procedimiento 13. Buscar el documento en las bandejas del escritorio. 14. Verificar si el documento está fuera de orden en su carpeta. 15. Buscar en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debería estar el

documento. 16. Buscar entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas. 17. Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido. 18. Buscar bajo las otras unidades de archivo, si el sistema es alfabético. 19. Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el

documento extraviado. 20. Buscar bajo otras posibles combinaciones del número, si el sistema es numérico. 21. Verificar en el zafacón (cesto de basura). 22. Verificar con aquellas personas a quienes en fecha reciente se les prestó el

documento o el expediente. 23. Cotejar en los escritorios del personal gerencial. 24. Verificar si se transfirió a otra área o a los archivos inactivos. 25. Elaborar individualmente el reporte de la práctica que incluya:

• Importancia del control de la correspondencia. • Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos. • Requisitación correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia. • Seguimiento de la correspondencia prestada. • Procedimiento de localización de expedientes extraviados. • Observaciones. • Conclusiones.





Manejo de controles de entrada y salida de documentos.



Desarrollo Si No No

aplica Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Evitar la duplicidad de documentos.

• Evitar la duplicidad de información. 1. Diseñó la tarjeta o formato de solicitud incluyendo los

siguientes datos:

• Nombre y firma de la persona solicitante.

• Nombre de la unidad organizacional.

• Asunto y fecha del documento.

• Fecha de entrega y fecha de devolución. 2. Llenó cinco tarjetas o formularios de acuerdo con el

anexo 6.

Salida de documentos. 3. Llenó la hoja o formulario de salida, de acuerdo con en

el anexo 7.

4. Colocó la hoja de salida, en lugar del documento prestado.


Desarrollo Si No No

aplica 5. Retiró la hoja de salida a la devolución del documento

prestado.

Seguimiento. 6. Organizó tarjetero con doce guías principales rotuladas

con los meses del año, y 31 guías secundarias rotuladas con los días del mes, como se muestra en el anexo 8.

7. Colocó la guía del mes en curso al frente. 8. Colocó cronológicamente detrás de la guía del mes en

curso, las guías que correspondían a los días del mes.

9. Colocó la tarjeta de salida detrás de la guía que correspondiera a la fecha de devolución del registro.

10. Retiró la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolución de los documentos.

11. Destruyó la tarjeta de solicitud. Localización de expedientes extraviados. 12. Consultó la hoja de seguimiento de correspondencia. 13. Buscó el documento en las bandejas del escritorio. 14. Verificó si el documento estaba fuera de orden en su

carpeta.

15. Buscó en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debería estar el documento.

16. Buscó entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas.


Desarrollo Si No No

aplica 17. Buscó en las carpetas rotuladas con un nombre

parecido.

18. Buscó bajo las otras unidades de archivo si el sistema es alfabético.

19. Buscó bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el documento extraviado.

20. Buscó bajo otras posibles combinaciones del número, si el sistema es numérico.

21. Verificó en el zafacón (cesto de basura). 22. Verificó con aquellas personas a quienes en fecha

reciente se les había prestado el documento o el expediente.

23. Cotejó en los escritorios del personal gerencial. 24. Verificó si se transfirió a otra área o a los archivos

inactivos.

25. Elaboró el reporte de la práctica considerando: • Importancia del control de la correspondencia.

• Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos.

• Requisitación correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia.

• Seguimiento de la correspondencia prestada.

• Procedimiento de localización de expedientes extraviados.




Desarrollo Si No No

aplica

Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Anexo 1

N° de

documento Título o nombre del

documento Tipo según su clasificación

Uso o finalidad

Requisitos o elementos que lo caracterizan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

35. 36. 37. 38. 39. 40. 41.


Anexo 2

Recepción de Correspondencia

México D.F.,__________ de ________ de 19___

Correspondencia que con esta fecha recibe el Departamento de ________________

No. Progresivo

No. del Documento

Asunto Remitente

Procedencia Anexo Obs.

1215 R-815 Solicita precio de 10

refrigeradores IEM Modelo Z-18

Carlos Martínez

Puebla, Pue.

1216 S/núm. Envía pedido por 10 ventiladores, 10 radios General Electric y otros

artículos

Rodríguez Hnos.

Durango, Dgo. Pedido y Ch/B-11230 por $1,000.00

Recibí


Anexo 3

Salida de correspondencia

Núm. del Oficio

ASUNTO DESTINATARIO ANEXOS OBSERVACIONES

C-12547 Se ponen a disposición de esa Escuela, tres plazas de Profesor C. de Enseñanza Especial, con seis horas.

Director de la Esc. Sec. Téc. No. 2; Ciudad

C-12848 Se remiten copias de constancias de pago del personal de esa Escuela

Director de la Esc. Sec. Téc. No. 48, Teloloapan, Gro.

Constancia de Pagos

Recibí

México, D.F., ______ de _____ de 19__ Registro núm._____ Hoja _______ Correspondencia que con esta fecha se envía a: __________________


Anexo 4

Control de Asuntos Pendientes

No. Progresivo de Registro

No. de Oficio

Fecha de Turnado

Síntesis del Asunto Turnado a: Instrucciones


Anexo 5

No. Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad de Identidad

Unidad de Identidad

Dirección

1

2

3 4

5

6 7

8

9 10

11

12 13

14

15 16 17 18

19

20 21

22

23 24

25

26 27

28

29 30


Anexo 6

Nombre: Tiendas Jazmín

Fecha de devolución: 23/11/--

Asunto: Factura No. 121516

Fecha de documento: 18/10/--

Prestado a: Mariel Román

Departamento: Ventas

Fecha del préstamo: 16/11/--

Firma de quien recibe: Mariel Román

SC-JS

Nombre:

Fecha de devolución:

Asunto:

Fecha de documento:

Prestado a:

Departamento:

Fecha del préstamo:

Firma de quien recibe:


Anexo 7

DICIEMBRE NOVIEMBRE

OCTUBRE SEPTIEMBRE

AGOSTO JULIO

JUNIO MAYO

ABRIL

10 9 8 7 6

5 4 3 2 1

MARZO

NOMBRE FECHA DE DEVOLUCIÓN

HERNÁNDEZ ZAVALA

23/3/--

ASUNTO FECHA DEL DOCUMENTO

FACTURA No. 121516

18/10/--

PRESTADO A DEPARTAMENTO MARIBEL ROMÁN

VENTAS

FECHA DE PRÉSTAMO

FIRMA

16/3/-- MARIBEL ROMÁN


RESUMEN

Dentro de la información y documentación que se genera en una empresa se encuentra la información contable – financiera, ésta es de vital importancia en la toma de decisiones de la misma, por lo que es una de las informaciones que no puede ni debe faltar, asimismo los presupuestos le permiten a toda organización controlar sus gastos y medir el avance fijado, para corregir las desviaciones que pudieran presentarse en un lapso determinado de tiempo. Los manuales tanto de organización como de procedimiento permiten conocer la estructura organizacional de la empresa, tanto para la gente que labora, como para las personas que se encuentran esporádicamente o de visita. Para el logro de una buena organización administrativa es necesario contar con material y equipo de oficina adecuado, ello permitirá resguardar la información ordenadamente y todas las personas relacionadas con dicha información puede tener la seguridad de contar con la documentación necesaria en el momento que sea requerida, no importando el tiempo que haya transcurrido. Entre los materiales requeridos por toda institución y dependiendo del giro o actividades que se realice es necesario contar con los siguientes materiales: archivadores de correspondencia, gabinetes especiales para archivo, archivador para disquetes, tubos para mapas, mapoteca horizontal, marbetes, guías, carpetas para archivo,

tarjeteros, carpetas para archivo y cédulas de catalogación. Toda correspondencia enviada o recibida puede ser: ordinaria, urgente o confidencial, es necesario identificar lo anterior antes de realizar cualquier actividad con ella, es necesario que la información se maneje con discreción y confiabilidad aún cuando ésta no tenga la leyenda confidencial. Para conservar todo tipo de información se debe considerar con algunos de los siguientes materiales: papel, cintas magnéticas, microformas, videocintas, audiocintas, discos flexibles, discos duros y discos ópticos compactos. Las unidades administrativas responsables del control de documentación son: mesas, secciones, oficinas y oficialía de partes. Los procedimientos para localizar y proteger expedientes son: a) Electrónicos. b) Mecánicos. En el sistema manual es: buscar en las bandejas del escritorio, cotejar en el escritorio del personal y verificar si se transfirió a otra área o a los archivos y mantener la calma. En el sistema electrónico se sigue el siguiente procedimiento: Copias de resguardo, programas antivirus, protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad, sistemas de batería de resguardo y en caso de ser necesario contar con tecnología de la caja negra.


.

AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. ¿Por qué es importante la información contable – financiera dentro de cualquier

institución o empresa?

2. ¿Qué diferencia existe entre el manual de organización y el de procedimiento?

3. ¿Qué tipo de equipo y materiales de control se deben tener dentro de una oficina?

4. ¿Cuál es el sistema de archivo que se considera como base de los demás?

5. Menciona las guías que se utilizan en la integración de carpetas mediante la

clasificación alfabética.

6. Menciona el elemento que se requiere en un sistema de archivo numérico.

7. Menciona el orden lógico para archivos de correspondencia en el sistema numérico.

8. Menciona tres sistemas de archivo por asunto.

9. Menciona los procedimientos para archivar correspondencia en el sistema de archivo

por asunto.

10. Menciona las formas más usuales de codificar, marcar y clasificar en el sistema de

archivo geográfico.


GLOSARIO DE TÉRMINOS DE E-CBNC

Campo de aplicación

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para validarlo

Competencia laboral

Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.

Criterio de desempeño

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia.

Elemento de Competencia.

Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o un resultado que se debe demostrar, por lo tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.

Evidencia de conocimiento.

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el desempeño competente. Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que pertenecen.

Evidencia por producto

Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y tangibles de las consecuencias del desempeño


Evidencia de Desempeño.

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.

Evidencia de actitud

Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado

Formación ocupacional

Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.

Módulo ocupacional

Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.

Norma Técnica de Competencia Laboral

Documento en el que se registran las especificaciones con base en las cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma Técnica de Competencia Laboral está constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento.


GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS Administración

Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los recursos humanos, materiales y técnicos, pretende el logro óptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para obtener una mayor utilidad.

Aplicación de la auditoria interna de calidad

Se emplea para verificar el comportamiento de cada uno de los factores involucrados en la creación de productos y servicios de calidad, como es el caso de la materia prima, los métodos de trabajo, la maquinaria, la materia prima y el medio ambiente de la empresa; para determinar las acciones que deben emprenderse con la finalidad de alcanzar los niveles de calidad establecidos por la propia empresa.

Auditoria de calidad.

Una revisión independiente del comportamiento de la calidad

Auto-control Es el estado en el cual un individuo posee: 1. Los medios para saber cuál es el comportamiento real; 2. Los medios para saber cuál es el comportamiento buscado y 3. Los medios para cambiar el comportamiento en el caso de que el comportamiento real no sea conforme con el comportamiento buscado.

Calidad 1. Comportamiento del producto que produce satisfacción en el cliente; 2. Ausencia de deficiencias en el producto, que evita la insatisfacción del cliente. Una expresión abreviada que combina ambos significados es la de adecuación al uso.

Calidad de Proceso Una evaluación normalizada de la capacidad intrínseca de un proceso para funcionar bajo las condiciones operativas; el comportamiento de un proceso después que se han eliminado las causas significativas de variación; en la fabricación, la capacidad del proceso generalmente se equipará a seis desviaciones estándar de la variabilidad.

Comunicación Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social.

Control Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

Coordinación Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Control durante el funcionamiento

El tipo de control del proceso que tiene lugar periódicamente durante la operación del proceso. El objetivo consiste en tomar la decisión de funcionar o parar.


Departamentaliza- ción

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Desarrollo del persona

Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.

Dirección

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Estrategias

Son cursos de acciones generales o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Diagrama de flujo Un método gráfico para visualizar las etapas de un proceso. Entrada Todos los medios que utiliza un proceso para producir su

producto. Equipo procesador

Cualquier unidad de la organización (de una o más personas) que ejecuta un proceso determinado.

Estándar de calidad Un modelo de calidad que se ordena seguir. Integración

Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

Investigación del mercado

Investigación para descubrir las necesidades de calidad de los clientes.

Liderazgo

Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen, con buena disposición y entusiasmo hacia la consecución de las metas grupales.

Mando Es el ejercicio de la autoridad. Misión o propósito Identifica la función o tarea básica de una empresa o agencia. Mejora de la calidad La creación organizada de un cambio ventajoso; la mejora del

comportamiento crónico a un nivel sin precedentes. Norma de la calidad

Es un conjunto de reglas y estándares que indican el nivel de eficiencia que debe alcanzarse como resultado de un desempeño, determinando de esa manera el nivel de calidad que debe alcanzar un producto o servicio, o bien una persona, una empresa o una de sus áreas.

Motivación Son todos aquellos factores capaces de provocar y dirigir la conducta hacia un objetivo.


Objetivos o metas

Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el objetivo final de la planeación sino también el fin hacia el que se encaminan la organización.

Organigrama

También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran la interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Objetivo Un blanco hacia el que se apunta; un logro hacia el cual se dirigen los esfuerzos.

Objetivo de calidad Un blanco de calidad hacia el que se apunta. Objeto de control

Cosas específicas que se han de controlar; una mezcla de las características del producto, características del proceso y características secundarias.

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.

Organización informal

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Planificación conjunto

Planificación llevada a cabo a través de los límites de la organización para reducir los efectos adversos de la sub-optimización; es también una forma de optimizar internamente por medio de la utilización de los equipos de planificación Interdepartamentales.

Política Una guía de las acciones gerenciales. Precisión

Medida de la capacidad de un censor para reproducir sus propios resultado al repetir un ensayo.

Planeación

Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones: selección de un curso de acción entre varias opciones.

Planeación operativa

Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Planeación táctica Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

Planes

Son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.


Políticas

También son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.

Presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Procedimientos

Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas. Son pautas de acción más que de pensamiento que detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas actividades.

Programas

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Reglas

Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de acción. Por lo general constituye el tipo más sencillo de plan.

Reclutamiento

Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto de ella.

Selección

Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.

Supervisión

Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

Supervisión del sistema de calidad

Consiste en dar seguimiento permanente al desempeño de cada uno de los factores involucrados en el logro de la calidad para tener elementos de comparación entre los RESULTADOS logrados y los planeados, con el propósito de derivar acciones susceptibles de resolver la problemática que se haya presentado.


REFERENCIAS DOCUMENTALES. • Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración General, México, Mc. Graw-Hill /

Interamericana, 1993. • Fernández Ríos, Manuel. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo: Teoría, Métodos y

Ejercicios, España, Díaz de Santos. • Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos: Análisis y Diseño, México, McGraw-

Hill, 1997. • Koontz, Harold y Weihrich. Heinz. Administración, una Perspectiva Global, Décima

Edición, México, McGraw-Hill, 1994. • Rodríguez Valencia, J. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos, Segunda

edición, México, ECASA, 1993. • Correa, Carmen M. y Abigail Díaz-Colón. Administración de documentos, México, Mc

Graw Hill, 1997. • Domínguez Corona, Talía. Archivonomía, México, Mc Graw Hill, 1997. • Llabrés de Charneco, A. Técnicas y Prácticas de Oficina, México Mc Graw Hill, 1989.

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