Paperless Paper

7/25/2019 Paperless Paper

1/3

Konsep Paperless untuk Masa Depan yang

Lebih Baik

Dea Mustika M1,a154110661,a

1Program Studi Perencanaan Wilayah dan Kota, Institut Teknologi Bandung.

aEmail:

[email protected]

Abstrak-Dewasa ini, dunia perkantoran masih

menggunakan jumlah kertas yang banyak, yang

notabene kurang ramah lingkungan. Pada konsep

paperless, dunia dituntut untuk terus mengurangi

atau bahkan menghilangkan kertas dalam setiap

kegiatannya. Pertama tama hal ini dilakukan

dengan mengubah dokumen dokumen yang selama

ini digunakan dalam bentuk kertas fisik ke dalambentuk digital. Konsep ini bertujuan untuk

menghemat biaya, menambah produktifitas,

menghemat ruang, membuat pengiriman dokumen

menjadi lebih mudah, dan tentunya akan lebih ramah

lingkungan. Dalam paper ini, penulis akan membahas

tentang konsep ini dalam dunia perkantoran, dunia

pendidikan khususnya universitas, dan pada dunia

perencanaan.

A. Pendahuluan

Konsep paperless, terutama paperless office

pertama kali diprediksi pada artikel di harian

Business Weekpada tahun 1975, yang mengatakan

bahwa otomasi pada dunia perkantoran akan

mengurangi jumlah kertas secara

keseluruhan,terutama pada kegiatan rutin misalnya

pengarsipan data. Namun, hal ini belum terbukti

sampai sekarang akibat muncul dan

berkembangnya teknologi mesin printer dan

fotokopi yang malah menambah jumlah kertas

dalam dunia perkantoran menjadi 2 kali lipat lebih

banyak dari tahun 1980-2000. Konsep ini menjadi

penting seiring dengan perkembangan dunia yangsemakin lama mengesampingkan faktor lingkungan

dalam kegiatannya, yang akan membahayakan bagi

keberlangsungan planet bumi ke depannya. Dengan

semakin banyaknya kertas yang dibuat, maka akan

semakin banyak pula batang pohon yang ditebang

untuk mengakomodasi kebutuhan dari industri

kertas tersebut.

Industri kertas merupakan salah satu penyumbang

utama polusi dan salah satu kontributor terbesar gas

rumah kaca dengan lebih dari 900 juta pohon yang

ditebang setiap tahunnya. Menurut Environmental

Protection Agency, kertas adalah materi yang

paling sering dibuang, membentuk 40% dari sistem

limbah. Studi menunjukkan lebih dari 45% dari

kertas kantor yang dibuang dilempar keluar pada

hari yang sama dengan hari kertas tersebut dicetak,

dan kertas yang dicetak, lebih dari 80% tidak

pernah dipakai lagi.

Meskipun telah terdengar bahwa konsep

"paperless" akan benar benar terjadi, konsumsi

kertas telah meningkat tiga kali lipat selama dekade

terakhir. Amerika Serikat menggunakan hampir 3,7

juta ton salinan kertas (lebih dari 700 miliar

lembar) per tahun. Menurut survei Xerox, rata-rata

pekerja kantor AS mencetak 10.000 sampai 12.000

lembar per tahun. Maka, terwujudnya konsep ini

menjadi penting bagi kualitas lingkungan bumi

tempat kita tinggal ini.

Penerapan konsep ini menjadi penting akanmembantu masyarakat dalam memuluskan jalan

perubahan menuju teknologi yang modern,

terutama automasi.

B. Studi Literatur

Pada pertengahn tahun 70an, konsep paperless

office of the future menjadi sesuatu yang populer.

Menurut Connolly dan Kleinr,1993, di masa depan

bolpoin dan kertas tidak lagi dibutuhkan, karena

semua pekerjaan kantor, terutama dokumen

dokumen akan ditangani oleh jaringan dan terminal terminal komputer. Stephen Poe,presiden dan

CEO dari perusahaan Nautilus Solutions berkata,

Although the paperless office is still only a dream

of the future, the transition has begun. Electronic

documents are redefining how we communicate. It

is important to understand how we manage our

information today impacts our ability to

communicate in the future. (Poe, 2001).

Konsep ini tidak hanya bisa dilihat dari segi

praktikal, namun juga dari segi lingkungan. Pada

tahun 2000, Schelberg mengatakan bahwa konsepini dapat memberi dampak yang besar pada


2/3

pengurangan deforestasi, membatasi polusi yang

disebabkan oleh pembuatan kertas dan mengurangi

limbah padat. Walaupun secara konsep telah ideal,

namun kenyataannya konsep ini belum banyak

diterapkan di kehidupan nyata. Dengan

mengautomasi kegiatan perkantoran , kita malahmenambah produksi kertas rata rata sebesar 25%

per tahun ( WatchTower,1999). Penambahan ini

disumbangkan antara lain oleh adanya pertambahan

dan perkembangan dari PC, printer, mesin fax,

email, fotokopi, dan internet.

Halangan terbesar dari penerapan sistem ini adalah

sulitnya perusahaan perusahaan untuk

mempelajari sesuatu yang lebih sulit dan kompleks.

Pembuatan dokumen dokumen perusahaan akan

memakan waktu yang lebih lama karena karyawan

karyawan yang kurang mengerti dan menguasai

sistem baru tersebut. (Katib, 2000)

C. Isi

Harpaz dalam Stimpson, 2004, mengatakan bahwa

pendekatanpaperless officeberakar dari 4 poin :

Produktivitas. Mampu mengerjakan lebih

banyak pekerjaan tanpa menambah sumber

daya manusia.

Biaya Operasi. Mengurangi biaya yang

terhitung, termasuk biaya menyimpan

dokumen,ruang kerja dalam kantor, gudang,

biaya print, surat menyurat, mengkopi

dokumen dan lainnya.

Servis yang baik. Informasi mudah diakses

dan lengkap. Bisa juga berbentuk self service,

misal dengan websitedan lainnya.

Manajemen Resiko. Data yang sensitif tidak

tersimpan dalam bentuk hard copyyang dapat

terkena air, api atau bencana lainnya, tetapi

disimpan online yang diproteksi

menggunakan enkripsi. Dengan begitu, akses

dan kontrol terhadap data dapat lebih

terjamin.

Menurut pcworld.com, saat ini sudah tidak ada

alasan lagi bagi kita untuk terkubur dalam kertas

karena telah ada berbagai macam alat untuk

mendigitasi data, dengan penggunaan yang mudah

dan dengan harga yang terjangkau. Walaupun

paperless society belumlah terbentuk, namun ada

berbagai panduan untuk mengurangi penggunaan

kertas, seperti :

Scan Everything. Langkah termudah untuk

mengurangi jumlah kertas adalah memindai

dan menyimpan dokumennya secara digital.

Set up paperless faxing. Gunakanlah teknologi

fax yang menggunakan email, atau online fax

services yang membuat pesan lebih mudahdibaca dan diteruskan (forward) tanpa harus

dicetak.

Embrace electronic signatures. Dokumen

dokumen persetujuan yang ditujukan untuk

eksternal sering kali harus menggunakan

tanda tangan. Dengan teknologi terkini, maka

tanda tangan digital dapat dibuat dan

dibubuhkan pada dokumen tanpa harus

dicetak.

Take Digital Notes. Tidak usah menggunakan

post-it, karena telah banyak software yangdisediakan untuk menambahkan catatan kecil

pada dokumen.

Reduce Where You Cant Eliminate. Ketika

pencetakan kertas tidak terhindarkan, atau

bekerja dengan orang yang membutuhkan

bentuk fisik kertas cetakan, maka usahakan

untuk mencetak sesedikit mungkin. Mungkin

dengan mencetak di 2 sisi kertas dan lain lain.

Sedangkan pada dunia universitas, Anaheim

University di California mengklaim universitas

mereka sebagai universitas pertama di dunia yang

menggunakan konsepPaperless University. Dalam

visi mereka di tahun 2020, tercantum bahwa

Anaheim Universitymerasa bangga bahwa mereka

adalah Universitas dengan konsep Paperless

pertama di dunia, dan mereka berkeinginan untuk

mendorong universitas lain untuk bergabung dalam

menerapkan konsep tersebut dan mewujudkan

masa depan yang lebih baik melalui perbaikan

lingkungan dan tanggung jawab sosial. Dari

beberapa misi yang mereka turunkan, misi untuk

mencapai visipaperlesstersebut antara lain :

Pemanfaatan teknologi baru dan handal

Pengerahan sumber daya pendidikan berbasis

teknologi

Selain Anaheim University,di Amerika terdapat

sebuah gerakan yang bernama The Paperless

University Project. Proyek tersebut merupakan

sebuah gerakan yang diinisiasi oleh Loyola

University yang bertujuan untuk menghemat biaya

yang ditimbulkan oleh universitas universitas

dalam berkegiatan menggunakan bahan baku

kertas. Alasan mereka melakukan gerakan ini


3/3

diantaranya adalah ingin menaikkan efisiensi (di

dalam proses kegiatan di Universitas), masalah

lingkungan, terpadunya data dan dokumen,

kemudahan pubikasi dari penemuan dan klasifikasi

dari data dan informasi yang dimiliki Loyola

University. Langkah langkah yang merekalakukan untuk mencapai gerakan ini diantaranya

adalah: manajemen pencetakan (print), digital

signage, buku teks dan material kuliah yang

paperless, penyimpanan data secara digital,

pengaturan jadwal secara online, data medis

elektronik, sistem pembayaran secara online, dan

lainnya.

Bagi dunia perencanaan sendiri, konsep paperless

ini menjadi penting misalnya untuk penyimpanan

data secara digital, misalnya peta peta

perencanaan, buku buku teks untuk referensi

penelitian ataupun perencanaan praktis, dan

dokumen dokumen perencanaan yang mudah

diakses secara online, untuk memudahkan

pekerjaan sebagai seorang perencana. Ketika

sedang ke lapangan, tidaklah praktis untuk

membawa berbagai macam dokumen yang rentan

untuk rusak, misal karena cuaca.

D. PENUTUP

Penerapan konsep paperless telah diperkirakan

akan terjadi sejak berpuluhpuluh tahun yang lalu.

Namun mengapa hal ini belum sepenuhnya terjadi

sampai sekarang? Hal ini terjadi karena pesatnya

perkembangan teknologi, khususnya teknologi

pencetakan, dan teknologi pengkopian kertas, yang

malah menambah kebutuhan akan jumlah kertas

yang diperlukan setiap harinya.

Maka, penulis menyarankan penerapan konsep

paperless seutuhnya di masa depan akan

bermanfaat bagi kualitas lingkungan yang lebih

baik, juga dapat mempermudah urusan manusia

sehari hari. Penerapan konsep ini dapat kita

lakukan mulai dari hal hal yang sederhana,

misalnya mengurangi penggunaan kertas, dengan

memaksimalkan penggunaan printer dan mesin

fotokopi. Penelitian lebih lanjut dan perkembanganteknologi juga akan membantu penerapan konsep

tersebut agar semakin diterima dalam kehidupan

manusia.

F. Daftar Pustaka

Katib, Haney Abdulrahman. (2003) Factors

Impacting the Realization of the Paperless Office

(Doctor Dissertation). The George Washington

University.

Stimpson, Jeff. The Nitty-Gritty of Going

Paperless. The Practical Accountant; Dec 2004; pg.

46

http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43

020+08-May-2009+PRN20090508 diakses pada

tanggal 29 November pukul 16.34 WIB

https://anaheim.edu/about-anaheim-

university/2020-vision diakses pada tanggal 29

November pukul 16.45 WIB

http://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-

guide-to-the-paperless-office.html diakses pada

tanggal 29 November pukul 16.50 WIB

https://anaheim.edu/about-anaheim-

university/mission diakses pada tanggal 29

November pukul 16.50 WIB
http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508https://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttp://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508

Paperless Paper

Documents

Transcript of Paperless Paper